KANTOR PERPUSTAKAAN ARSIP DAN DOKUMENTASI KABUPATEN SUMENEP

Transkripsi

1 KANTOR PERPUSTAKAAN ARSIP DAN DOKUMENTASI KABUPATEN SUMENEP PROFIL KANTOR PERPUSTAKAAN ARSIP DAN DOKUMENTASI A. ALAMAT Kantor berada di tengah kota di sebelah selatan gedung DPRD Kab. Sumenep, dimana dipimpin oleh : Nama : AGUS D. PUTRA, S.Sos. NIP. : Jabatan : Kepala Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Alamat Kantor : KH. Sajad No. 2A Telp (0328) perpusdasumenep@yahoo.co.id : B. SEJARAH INSTANSI Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Sumenep awalnya berdiri berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Sumenep Nomor : 24 tahun 2000 tanggal 7 desember 2000 tentang Pembentukan Organisasi Perangkat Daerah. Sedangkan tugas pokok dan fungsinya termuat dalam Keputusan Bupati Sumenep Nomor: 0 tahun 200 tanggal 7 Januari 200. Kantor ini merupakan penggabungan dari Dua Kantor yang tadinya masing-masing berdiri sendiri yaitu Kantor Arsip daerah Kabupaten daerah Tingkat II Sumenep (yang berdirinya berdasarkan Peraturan Daerah kabupaten daerah Tingkat II sumenep

2 Nomor: 05 tahun 998 tanggal 6 Mei 998 tentang pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Kantor Arsip Daerah Kabupaten daerah tingkat II sumenep) dengan perpustakaan Umum Daerah Kabupaten daerah Tingkat II Sumenep. Dalam perkembangan pemerintahan berikutnya, mengenai Kantor arsip dan perpustakaan Kab. Sumenep diatur dalam Peraturan Daerah Kabupaten Sumenep Nomor 03 Tahun 2006 tentang Pembentukan Organisasi Lembaga Teknis Daerah, serta Peraturan daerah Kabupaten sumenep Nomor 2 Tahun 2006 tentang perubahan Atas Peraturan Daerah kabupaten sumenep Nomor 03 Tahun 2006 tentang pembentukan Organisasi Lembaga Teknis Daerah. Sedangkan tugas dan fungsinya diatur dalam Peraturan Bupati Sumenep Nomor 04 Tahun 2006 tentang Tugas dan fungsi organisasi Lembaga Teknis Daerah,pasal 245 sampai dengan pasal Kemudian Dalam perkembangan pemerintahan berikutnya, mengenai Kantor arsip dan perpustakaan berubah menjadi Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Sumenep yang diatur dalam Peraturan Daerah Kabupaten Sumenep Nomor 7 Tahun 2008 tentang Organisasi Tata Kerja Lembaga Teknis Daerah, Sedangkan tugas dan fungsinya diatur dalam Peraturan Bupati Sumenep Nomor 29 Tahun 2008 tentang Tugas dan Fungsi Organisasi Perangkat Daerah Tahun Berdasarkan Keputusan Bupati tersebut Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi dipimpin oleh seorang Kepala Kantor yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggungjawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah. C. STRUKTUR ORGANISASI D. BIDANG PERPUSTAKAAN a. Pengertian Layanan perpustakaan adalah semua jenis kegiatan yang ditujukan untuk menyiapkan segara sarana ( fisik dan non fisik ) guna mempermudah perolehan informasi /bahan pustaka yang dibutuhkan pemakai. layanan perpustakaan dapat berarti pula : Pengorganisasian secara teratur dan sistematis melalui kegiatan pencatatan, pendaftararn, pengklasifikasian, pemrosesan dan penyiapan bahan pustakadalam rak rak buku serta penyusunan semua bahan pustaka yang ada diperpustakaan. Sistem peminjaman semua fasilitas perpustakaan yang diperuntukkan bagi pemakai dengan mudah dan cepat sebagai suatu tugas layanan perpustakaan yang berhubungan langsung dengan pemakai.

3 b. Tujuan Jenis layanan yang dekat dengan pengunjung ini merupakan bagian penting dalam suatu perpustakaan dengan tujuan : Supaya mereka mampu memanfaatkan koleksi tersebut secara maksimal. Mudah diketahui siapa yang meminjam koleksi. Terjamninnya pengembalian pinjaman dalam waktu yang jelas. Diperoleh data kegiatan perpustakaan. Bila terjadi pelanggaran akan segera diketahui. c. Syarat Agar tujuan dapat tercapai maka perlu diperhatikan syarat syarat dalam pelayanan meliputi : Pencatatan kegiatan itu dapat dilakukan secara teratur Prosedur yang dianut sederhana, mudah diikuti dan tidak banyak menimbulkan masalah. Pekerjaan itu dapat dilakukan dengan cepat dan mudah. Keamanan koleksi dapat dijaga dengan baik. d. Tugas tugas. Peminjaman Peminjaman koleksi ada yang boleh dibawa pulang dan ada yang hanya boleh dibaca di tempat. Sedangkan jangka waktu bervariasi misalnya : Jangka lama : setahun, semester, kwartal, sebulan. Jangka menengah : setengah bulan, sepuluh hari, seminggu. Jangka pendek : tiga hari, dua hari, sehari. Jangka singkat : semalam, sesiang, sejam. 2. Pengembalian Kegiatan ini biasanya dijadikan satu dengan bagian pengembalian. Tugas di bagian ini harus tegas dan teliti, sebab sering terjadi pelanggaran misalnya : keterlambatan dalam pengembalian, penyobekan halaman, terdapat coretan, pemalsuan pada tanggal kembalian. 3. Penagihan Bila terjadi keterlambatan pengembalian yang melebihi batas kewajaranperlu diadakan penagihan. Penagihan dapat dilakukan dengan surat maupun lisan. 4. Sanksi Sanksi yang dikenakan kepada pelanggar hendaknya bersifat mendidik agar mereka meyadari bahwa bahan pustaka itu juga diperlukan oleh orang lain. Berat ringannya sanksi tergantung pada jenis pelanggaran. Oleh karena itu sanksi dapat berupa denda, penggantian koleksi, sanksi administrasi. 5. Statistik Kegiatan ini dilakukan pada akhir kegiatan dengan bertujuan untuk mengetahui perkembangan perpustakaan.

4 Statistik ini dapat dibuat untuk mengetahui jumlah pengunjung, peminjam, pengembalian, buku yang dibaca. e. Unsur yang menyebabkan layanan. Koleksi Koleksi yang akan disajikan perlu dibina dahulu/seleksi setelah ini diolah dan didayagunakan / dilayankan. 2. Fasilitas Agar layanan kepada pemakai cepat dan tepat maka diperlukan ragam layanan atau sistem layanan. 3. Petugas Petugas diperlukan sebagai jembatan antara pemakai dengan bahan bacaan petugas bisa teknisi dan pustakawan. 4. Pemakai Pemakai perpustakaan berupa perorangan atau kelompok bisa ( mahasiswa, guru, pelajar ) Dimana setiap Anggota perpustakaan harus mempunyai kartu anggota : Kartu Anggota biasanya memuat : Nomor anggota Nama Alamat Pekerjaan Foto Contoh kartu anggota bagian depan : Perpustakaan No... Tahun... Nama : Alamat : Pekerjaan : KARTU ANGGOTA Kepala Perpustakaan ( Foto )

5 Kartu buku memuat : Nomor panggil Nama pengarang Judul buku Nomor anggota Tanggal kembali Contoh : 83 23/BPP/p/2006 BUD BUDIONO, Heri b Bertempur melawan srigala Kantong kartu buku memuat : Nomor panggil Nama pengarang Judul buku Contoh : 83 00/PD/95 BUD BUDIONO, Heri b Bertempur melawan srigala

6 Slip tanggal kembali. Slip tanggal kembali biasanya ditempelkan pada halaman akhir buku, dengan maksud kapan buku tersebut dikembalikan, sehingga anggota akan mengetahui. Contoh : Perpustakaan Kembali buku ini sebelum atau pada tanggal yang tertera dibawah ini.

7 f. Jumlah Koleksi buku Perpustakaan No. Klasifikasi Judul eksemplar Referensi

8 g. Gedung Perpustakaan Kabupaten Sumenep Bangunan Gedung Perpustakaan ini dibangun terpisah, yang terletak di belakang Gedung Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Sumenep. Dengan dipisahkannya bangunan Gedung Perpustakaan diharapkan dapat memberikan Pelayanan Kepada Masyaratakat lebih Maksimal. Dimana Perpustakaan mempunyai peran penting untuk mencerdaskan masyarakat khususnya di Kabupaten Sumenep.

9 h. Ruang Perpustakaan Sirkulasi Ruang Peminjaman Bagi anggota Perpustakaan yang telah mempunyai Kartu Anggota bila akan meminjam atau mengembalikan buku.perpustakaan Ruang Baca Buku di Lantai I Buku yang terdapat di lantai I merupakan buku yang disediakan untuk pelajar, mahasiswa dan masyarakat untuk dipinjam. Diruangan ini juga tersedia ruang baca bagi yang ingin membaca buku di diperpustakaan. Ruang Baca Buku Referensi di Lantai II Buku referensi merupakan buku yang disediakan untuk Pelajar, Mahasiswa, masyarakat untuk menambah wawasan. Buku referensi ini tidak dapat dipinjam tetapi bisa dibaca di tempat yang telah disediakan. Pelayanan Internet Gratis Dengan semakin berkembangnya teknologi Informasi. Maka Perpustakaan menyediakan internet gratis untuk mempermudah Pelajar, Mahasiswa dan Masyarakat memperoleh pengetahuan dan informasi terbaru yang ada. Rak Buku Untuk menunjang semakin bertambahnya koleksi buku perpustakaan setiap tahun, Perpustakaan menambah rak buku yang terbuat dari bahan besi yang dapat dibongkar pasang dan lebih kokoh.

10 i. Kegiatan Perpustakaan Perpustakaan Keliling Perpustakaan Keliling merupakan kegiatan yang dilaksanakan oleh kantor perpustakaan, dimana sampai tahun 20 jumlah perpustakaan keliling mencapai 39 perpustakaan Sekolah. NO. NAMA DESA KECAMATAN SDN Legung Barat I Batang batang 2 RA Atta'awun Batang batang 3 MTs Atta'awun Batang batang 4 MA Atta'awun Batang batang 5 MTs Al Karimiyah Gapura 6 SMP Al Hidayah/SMPIT Pangarangan 7 SMPN 5 Sumenep Pamolokan 8 MA Mathla'ul Amien Dungkek 9 PP Mathla'ul Amien Dungkek 0 MI Mathla'ul Amien Dungkek MTs Mathla'ul Amien Dungkek 2 FKKT Batang-Batang Batang-Batang 3 MI Al Qadiri Jenangger Batang-Batang 4 K5( Khazanah Kajian Kitab Klasik) Gapura 5 MA Nurul Islam Tamidung Batang-Batang 6 TK Al Karimiyah Gapura 7 SMP Islam Raudlatul Amal Ganding 8 MA Nurud Dhalam Ganding 9 SDN Daramista Lenteng 20 PP Pesantren Annuqoyah Guluk-guluk 2 SDN Moncek tengah Lenteng 22 PP Al Ishlah Guluk-Guluk TK,MI,MTs,MA,MD, Umum 23 SDN Sendir Lenteng 24 SMP Islam Ar Raudah Kota Sumenep 25 MTs Sumber Mas Ganding 26 MTs NU Bukabu Ambunten 27 MA Aswaj Ambunten 28 MI Darul Ulum Batu Putih 29 MTs Darul Ulum Batu Putih 30 RA Darul Ulum Batu Putih 3 RA Agung Damar Pragaan 32 MA Nurur Rahmah Pragaan 33 MTs Nurur Rahmah Pragaan 34 MI Agung Damar (PA ) Pragaan 35 MI Agung Damar (PI ) Pragaan 36 MTs Agung Damar Pragaan 37 SDN Nambakor no.27 Nambakor

11 Foto kegiatan perpustakaan keliling

12 E. BIDANG KEARSIPAN Tugas : Membantu Bupati dalam penyelenggaraaan kewenangan bidang kearsipan dan perpustakaan. Fungsi :. Perumusan kebijakan teknis di bidang kearsipan 2. Pengadaan dan pengolahan bahan kearsipan. 3. Penyusunan rencana dan program di bidang kearsipan 4. Pengolahan arsip inaktif perangkat daerah 5. Pengumpulan dan pengolahan arsip statis 6. Pelaksanaan bimbingan teknis pengelolaan kearsipan. 7. Pelaksanaan dan pengelolaan warung informasi dan teknologi a. Jumlah Arsiparis Tingkat Ketrampilan : - Tingkat Keahlian : - Petugas Kearsipan : 3 orang b. Pedoman Kearsipan yang diciptakan Daerah Peraturan Bupati Nomor 38 Tahun 2004 tentang Tata Kearsipan c. Sarana Prasarana Penyimpanan Arsip Depo/ruang penyimpanan sementara masih diruang perkantoran dan sebagian besar masih tersimpan di masing-maing SKPD.

13 d. Khasanah Arsip Arsip Inaktif No Asal Arsip BP-7 Dep. Penerangan Dep. Koperasi Pembantu Bupati Sumenep Pembantu Bupati Kangean Pembantu Bupati Sapudi Pambantu Bupati Bluto Pembantu bupati Ambunten Dispenda Dinas Perhubungan Dinas Pendidikan Disnaker Diperta Disperindag DPU Bina Marga Dinas kesehatan Dinas Infokom BPPMD Bapedalda Bakesbang dan Linmas Kantor Kepegawaian Daerah Kantor Satpol PP RSD Dr.H.Moh.Anwar Kantor Kependudukan & Capil Berkas Jumlah Boks Kurun Waktu Des maret jan Jan Jan Jan Jenis Arsip JUMLAH

14 e. Program Unggulan / Prioritas - Sosialisasi peraturan pemerintah no 28 tahun 202 tentang pelaksanaan undang undang no.40 tahun 200 tentang kearsipan di lingkungan pemerintah kabupaten sumenep

15 - Penggunaan Kartu Kendali Murni (Sekarang sebagai Percontohan Kabupaten) - Rapat Koordinasi penyelamatan dan pelestarian dokumen / arsip daerah bagi desa / kelurahan binaan kearsipan kabupaten sumenep tahun 203

16 - Arsip Masuk Desa dimulai sejak tahun Desa yang sudah menjadi binaan sebanyak 34 Desa sampai tahun 203. DAFTAR DESA BINAAN KEARSIPAN KANTOR PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN DOKUMENTASI KABUPATEN SUMENEP TAHUN 203 NO. NAMA DESA KECAMATAN PABIAN 2 KEBUNAN 3 BENARESEP TIMUR 4 CANGKRENG 5 KASENGAN 6 TENONAN 7 MANDALA 8 BUN BARAT 9 GINGGING 0 SERA BARAT BULA AN 2 LARANGAN KERTA 3 SODDARA 4 PRANCAK 5 TAMBAAGUNG TENGAH 6 KELES 7 BILLAPORA TIMUR 8 GADU TIMUR 9 BABAN 20 LONGOS 2 JELBUDAN 22 MANTAJUN 23 PANANGGUNGAN 24 PAYUDAN DUNDANG 25 KAMBINGAN TIMUR 26 TANAMERAH 27 PRAGAAN LAOK 28 PAKAMBAN DAYA 29 DUNGKEK 30 ROMBEN GUNA 3 NYABAKAN BARAT 32 NYABAKAN TIMUR 33 KOMBANG 34 POTERAN KOTA SUMENEP LENTENG MANDING RUBARU BLUTO BATUPUTIH PASONGSONGAN AMBUNTEN GANDING GAPURA DASUK GULUK - GULUK SARONGGI PRAGAAN DUNGKEK BATANG - BATANG TALANGO

17 - Foto Pembinaan Kearsipan

18 - Untuk menunjang tertib administrasi, maka desa diberi bantuan / hibah sarana pengolahan dan penyimpanan Arsip ( filing cabinet ) oleh kantor perpustakaan arsip dan dokumentasi. Berikut data nama desa yang telah dberi bantuan : NO. NAMA DESA KECAMATAN PAKANDANGAN BARAT BLUTO 2 KETAWANG LAOK GULUK GULUK 3 MONCEK TENGAH LENTENG 4 GELUGUR BATUAN 5 BABBALAN BATUAN 6 GUNGGUNG BATUAN 7 LARANGAN PERRENG PRAGAAN 8 TANJUNG SARONGGI 9 BUNPENANG DUNGKEK 0 BANRA AS DUNGKEK BANCAMARA DUNGKEK 2 TENGEDAN BATUPUTIH 3 BELLUK RAJA AMBUNTEN 4 BASOKA RUBARU 5 KALEBENGAN RUBARU 6 PINGGIR PAPAS KALIANGET 7 KACONGAN KOTA SUMENEP 8 PANGARANGAN KOTA SUMENEP 9 ROMBIYA TIMUR GANDING 20 CABBIYA TALANGO 2 GENDANG BARAT GAYAM 22 KARANG TENGAH GAYAM 23 SOMBER NONGGUNONG 24 SONOK NONGGUNONG 25 TALAGA NONGGUNONG 26 SOKARAME PASESER NONGGUNONG 27 GALIS GILIGENTING 28 BRINGSANG GILIGENTING 29 AENGANYAR GILIGENTING 30 JATE GILIGENTING 3 BANBARU GILIGENTING 32 BANMALING GILIGENTING

19 - Foto pemberian bantuan filling cabinet

20 f. Hambatan yang dihadapi. Tidak adanya Depo arsip 2. Kurang tersedianya SDM (Arsiparis) 3. Tidak adanya ruang khusus perawatan arsip 4. Belum mengelola arsip statis