PANDUAN JURNAL ONLINE LIPI

Transkripsi

1 PANDUAN JURNAL ONLINE LIPI PUSAT DOKUMENTASI DAN INFORMASI ILMIAH LEMBAGA ILMU PENGETAHUAN INDONESIA 2013

2 DAFTAR ISI PENGANTAR 3 BAB I PENGENALAN JURNAL ONLINE 5 1. HALAMAN BANTUAN 6 2. HALAMAN JURNAL 7 3. HALAMAN e-data 8 BAB II PROSES PENGELOLAAN JURNAL AKSES JURNAL YANG DIKELOLA PEMELIHARAAN DATA PENDUKUNG ADMINISTRASI PERSONIL ADMINISTRASI NASKAH 19 BAB III KOMUNIKASI DAN PENGIRIMAN NASKAH 26 Panduan Jurnal Online LIPI by ALS 2

3 PENGANTAR Jurnal Online adalah sarana berbasis web untuk mengelola sebuah jurnal ilmiah maupun non-ilmiah. Sarana ini disediakan sebagai wadah bagi pengelola, penulis dan pembaca karya-karya ilmiah. Sarana ini diadakan dengan motivasi awal untuk membantu komunitas ilmiah Indonesia dalam menerbitkan jurnal-jurnal ilmiah lokal. Karena komunitas yang kecil dan sebagian besar tidak aktif melakukan kajian ilmiah, ditambah biaya penerbitan yang tidak sesuai dengan pangsa pasar, kegiatan penerbitan karya ilmiah lokal menghadapi kendala yang sangat serius dan seringkali berakhir dengan kondisi terbengkalai. Dilain pihak keinginan untuk terus mempertahankan jurnal-jurnal ilmiah lokal sangat tinggi. Sarana ini disediakan oleh Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI) secara cuma-cuma untuk seluruh kalangan masyarakat. Di dalam sarana ini disediakan aneka fasilitas yang semuanya bisa diakses secara online melalui situs untuk semua segmen pemakai, yaitu : Pengelola jurnal : Sistem editorial. Sistem administrasi jurnal. Arsip seluruh komunikasi dan proses. Arsip seluruh naskah. Penulis naskah : Panduan Jurnal Online LIPI by ALS 3

4 Pengiriman naskah. Komunikasi pada proses editorial. Status dan proses naskah sampai diterbitkan. Pembaca : Akses ke seluruh arsip. Akses ke seluruh artikel lengkap. Komunikasi online dengan pengelola dan penulis. Seluruh kalangan masyarakat bisa memanfaatkan sarana ini, baik sebagai pengelola jurnal, penulis maupun pembaca naskah. Meski secara umum, untuk pengelola disyaratkan organisasi ilmiah dengan kriteria tertentu seperti tertulis dibawah. Banyak sekali keuntungan yang bisa diperoleh dengan sarana ini, antara lain : Biaya pengelolaan dan penerbitan jurnal ilmiah yang rendah. Mengurangi beban kerja pengelola secara signifikan, karena banyak hal yang bisa dilakukan secara otomatis. Meningkatkan aksesibilitas komunitas atas seluruh karya ilmiah yang ada. Arsip yang lengkap untuk seluruh proses dan karya ilmiah. Biaya penulisan naskah yang rendah. Kepastian pada penulis atas status naskahnya dari waktu ke waktu. Transparansi seluruh proses editorial. Panduan Jurnal Online LIPI by ALS 4

5 BAB I PENGENALAN JURNAL ONLINE Jurnal Online merupakan sebuah sarana yang disediakan secara cuma-cuma oleh Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia - LIPI untuk para penerbit jurnal ilmiah (himpunan profesi, lembaga penelitian, lembaga pendidikan, dsb). Dengan sarana ini, penerbit jurnal ilmiah bisa menerbitkan jurnalnya secara full-online tanpa perlu menyediakan sarana apapun. Seluruh proses bisa dilakukan secara online melalui situs ini, sejak proses pengiriman artikel, penilaian, editorial dan distribusi. Untuk dapat melihat seperti apa sistem jurnal online yang disediakan oleh LIPI, dapat mengunjungi Bagi pengelola jurnal yang ingin menggunakan sarana jurnal online, harus mengajukan permohonan secara tertulis dengan melampirkan surat resmi dari institusi sebagai penunjukan pengelola jurnal, tim editor atau sebagai admin jurnal online. Surat ditujukan kepada : Pengelola Jurnal Online LIPI Sub Bidang Kerjasama PDII-LIPI Jl. Gatot Subroto 10, Jakarta Telp. (021) ; Fax. (021) kerjasama_pdiilipi@yahoo.co.id Panduan Jurnal Online LIPI by ALS 5

6 1. Halaman BANTUAN Halaman ini berisi mengenai informasi umum sistem jurnal online, informasi untuk pembaca artikel, penulis artikel, dan pengelola jurnal dalam bentuk tanya jawab. Keterangan lebih jelas dapat dilihat di halaman BANTUAN. Panduan Jurnal Online LIPI by ALS 6

7 2. Halaman JURNAL Halaman ini berisi daftar jurnal-jurnal yang telah menggunakan sistem ini. Untuk mencari dan melihat arsip publikasi yang ada pada setiap jurnal, silahkan mengakses halaman JURNAL dan mengklik pada nama jurnal yang tertera. Panduan Jurnal Online LIPI by ALS 7

8 3. Halaman e-data Halaman ini berisi data atau berkas digital informasi tentang sistem yang digunakan dann aturan penulisan di jurnal yang di upload oleh penerbit jurnal. Berkas digital pada sistem ini harus dikompres dan menggunakan format.zip, begitupun jika ingin mengambil berkas, cukup di klik pada nama berkas yang diinginkan dan dibuka menggunakan perangkat lunak Winzip. Panduan Jurnal Online LIPI by ALS 8

9 Bagi pengelola jurnal yang ingin menggunakan sarana jurnal online, harus mengajukan permohonan secara tertulis dengan melampirkan surat resmi dari institusi sebagai penunjukan pengelola jurnal, tim editor atau sebagai admin jurnal online. Surat ditujukan kepada : Pengelola Jurnal Online LIPI Sub Bidang Kerjasama PDII-LIPI Jl. Gatot Subroto 10, Jakarta Telp. (021) ; Fax. (021) kerjasama_pdiilipi@yahoo.co.id Panduan Jurnal Online LIPI by ALS 9

10 Dengan memenuhi persyaratan sebagai berikut : 1. Merupakan Organisasi atau lembaga Penerbit media berkala ilmiah 2. Mengajukan permohonan tertulis 3. Melampirkan surat penunjukan Tim Editor yang akan menjadi pengelola jurnal dengan memuat nama editor, alamat dan surat elektronik. 4. Apabila permohonan disetujui, maka Tim Editor akan diberi akses ke sarana ini dan diinformasikan melalui surat elektronik. 5. Penanggung jawab isi setiap jurnal adalah pengelola jurnal yang bersangkutan, yaitu Tim Editor yang ditunjuk. Bila permohonan disetujui maka kepada pengelola jurnal ilmiah akan diberikan USERNAME dan PASSWORD melalui surat elektronik. Panduan Jurnal Online LIPI by ALS 10

11 BAB II PROSES PENGELOLAAN JURNAL Proses pengelolaan jurnal dimulai pada saat kita login atau masuk ke dalam sistem menggunakan username dan password yang sudah diberikan kepada pengelola jurnal melalui surat elekrtonik. setelah masuk sebagai pengelola maka akan tampil halaman berikut : Panduan Jurnal Online LIPI by ALS 11

12 ada dua pintu utama untuk mengelola jurnal dengan akses sebagai pengelola yaitu akses pengelola situs utama dan akses ke jurnal yang dikelola (dalam contoh di panduan ini, jurnal yang dikelola adalah jurnal BACA). 1. Akses jurnal yang dikelola Pada pintu akses jurnal yang dikelola ada beberapa pintu lagi yang harus diisi yaitu pemeliharaan data pendukung, administrasi personil, administrasi naskah, administrasi permohonan versi cetak, catatan keuangan, pemeliharaan berkas digital publik, dan pemeliharaan berkas digital pengelola. Panduan Jurnal Online LIPI by ALS 12

13 2. Pemeliharaan data pendukung Klik pada tulisan Pemeliharaan data pendukung maka akan muncul tampilan seperti di bawah ini : pada tampilan akan muncul beberapa ruas yang harus diisi seperti nama lengkap jurnal, nama singkat jurnal, tahun mulai terbit, nomor registrasi ISSN, alamat situs jurnal, alamat surat-menyurat elektronik, organisasi pengelola, alamat situs organisasi, alamat surat-menyurat melalui pos, ketua editor, jabatan pimpinan tertinggi di organisasi, nama pimpinan, pilihan bahasa, biaya cetak, biaya pengiriman, isi halaman depan, no rekening bank, volume dan subvolume, perjanjian penulis, pilihan penerimaan naskah apakah tertutup atau terbuka, dan mailing list promosi. Panduan Jurnal Online LIPI by ALS 13

14 Ruas yang bertanda bintang (*) harus diisi, jika tidak ada yang akan diisikan ke dalam ruas maka cukup diberi tanda (-). Setelah semuanya diisi maka klik SIMPAN. Selain mengisi ruas-ruas yang ada, pada pintu ini pun pengelola jurnal bisa mengunggah data-data penting seperti logo organisasi pengelola, kop organisasi pengelola, logo sampul jurnal, dan lain-lain. hanya perlu diingat file yang diunggah ukurannya tidak boleh lebih dari 30 kb dan file gambar harus dalam format JPEG. Untuk melakukan unggah, klik pada tulisan informasi yang akan di unggah. Panduan Jurnal Online LIPI by ALS 14

15 Unggah : organisasi pengelola maka akan muncul tampilan seperti berikut : kemudian klik BROWSE dan masukkan nama file pada ruas seperti di bawah ini Panduan Jurnal Online LIPI by ALS 15

16 kemudian klik OPEN dan kemudian klik UNGGAH. Panduan Jurnal Online LIPI by ALS 16

17 3. Administrasi personil Pada halaman ini, pengelola jurnal dapat menambah atau menghapus personil yang dapat ikut berperan dalam pengelolaan jurnal. Peran personil ini pun bisa langsung ditentukann oleh pengelola apakah dia sebagai editor, editor kehormatan, atau yang lainnya. Tampilan untuk administrasi personil adalah seperti di bawah ini untuk menambah personil baru, maka klik tulisan tambah personil baru maka akan tampil halaman seperti berikut : Panduan Jurnal Online LIPI by ALS 17

18 isilah ruas-ruas yang diminta seperti nama personil, institusi, surat elektronik, alamat, telfon/faksimili, HP, Bidang profesi, wewenang, status, keterangan, dan password. Untuk status dapat dipilih apakah tambahan personil tersebut sebagai editor, editor kehormatan, penilai atau konvertor. di halaman ini pengelola dapat menambahkan sebanyak mungkin personil termasuk di dalamnya peer reviewer untuk artikel dalam jurnal. password untuk personil akan dikirim langsung ke surat elektronik personil yang bersangkutan. Setelah semua terisi, klik SIMPAN. Panduan Jurnal Online LIPI by ALS 18

19 4. Administrasi Naskah Sebelum mulai mengadministrasi naskah yang masuk, pastikan bahwa STATUS penerimaan naskah terbuka seperti yang terlihat pada tampilan di bawah ini: Klik status penerimaan naskah dibuka, agar penulis naskah bisa langsung mengirimkan naskah ke pengelola jurnal secara langsung. Untuk mulai mengadministrasi naskah klik Administrasi naskah sehingga tampilan akan seperti berikut ini : Panduan Jurnal Online LIPI by ALS 19

20 Pada halaman ini, pengelola bisa mengadministrasikan naskah mulai dari naskah yang masuk, naskah yang dikonfirmasi, naskah yang dikirim ke penilai/reviewer, naskah yang sudah dinilai oleh editor/reviewer, sampai dengan naskah diterbitkan dan status akses naskah. Jika ingin melihat status naskah, maka klik no akses naskah yang terdapat dalam daftar naskah. setelah diklik, maka tampilan akan seperti berikut : Panduan Jurnal Online LIPI by ALS 20

21 Pada halaman ini akan tampil nomor akses, judul, penulis, institusi, abstrak, keterangan (apakah naskah ini merupakan karya ilmiah reguler, ataukah prosiding, pilihan bahasa, dan jumlah halaman naskah asli), kontak penulis, Panduan Jurnal Online LIPI by ALS 21

22 surat elektronik penulis, editor (siapa yang akan menjadi editor untuk naskah ini), status naskah (apakah naskah baru masuk, sudah dikonfirmasi, termasuk didalamnya naskah asli yang dikirimkan oleh penulis, komunikasi penulis (didalamnya akan terarsip komunikasi antara penulis dengan pengelola), dan pesan kepada penulis. Pada halaman ini juga pengelola dapat memindahkan kategori naskah ataupun menghapus naskah jika diinginkan. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan mengenai administrasi naskah, antara lain yaitu : Siapa yang boleh mengirimkan artikel ke salah satu jurnal? Pada prinsipnya siapapun boleh mengirimkan artikelnya untuk diterbitkan di salah satu jurnal. Namun, harus sesuai kaidah umum penulis artikel dan mengikuti ketentuan setiap pengelola jurnal. Ketentuan penulisan artikel tertulis di halaman depan setiap jurnal. Secara umum prosedur penulisan dan pengiriman artikel melalui sarana ini adalah : 1. Pilih salah satu jurnal yang paling sesuai untuk artikel Anda. 2. Baca ketentuan dari pengelola yang tertulis di halaman depan jurnal. 3. Pastikan Anda telah memiliki satu surat elektronik yang handal dan dipakai sehari-hari. Surat elektronik ini penting karena seluruh proses selanjutnya memakai surat elektronik ini. Panduan Jurnal Online LIPI by ALS 22

23 4. Klik PENGIRIMAN NASKAH ONLINE untuk menampilkan formulir pengiriman naskah dan disi. 5. Setelah selesai akan ditampilkan pesan konfirmasi dan penjelasan lain. 6. Pada saat yang sama pesan konfirmasi akan dikirimkan melalui surat elektronik. Pesan ini penting karena memuat nomor akses yang diperlukan untuk mengakses halaman status. 7. Setelah menerima dan membaca pesas konfirmasi yang dikirimkan ke surat elektronik, segera masuk ke halaman status untuk melakukan konfirmasi dan pengiriman artikel. Artikel tidak akan diproses selama belum ada konfirmasi. 8. Proses selanjutnya cukup mengikuti apa yang tertulis di halaman status ini. Format apa yang bisa dipakai untuk artikel yang akan dikirimkan? Ketentuan ini tergantung kebijakan dari pengelola jurnal. Secara umum semua jurnal bisa menerima artikel dalam berbagai format. Hanya pada saat akan diterbitkan setiap artikel dikonversi ke format yang telah ditentukan oleh pengelola, antara lain LaTeX dsb. Bagaimana saya bisa mengambil artikel yang telah diterbitkan? Cara untuk mengambil artikel yang diinginkan sangat mudah, yaitu : o Cari dan pastikan artikel yang diinginkan dengan melihat halaman arsip di salah satu jurnal. Panduan Jurnal Online LIPI by ALS 23

24 o o o Apabila kesulitan, bisa juga dilakukan pencarian memakai kata kunci yang relevan di sarana pencarian arsip di halaman depan salah satu jurnal. Setalah klik pada salah satu judul, akan ditampilkan halaman detail artikel tersebut. Pada bagian bawah tersedia tautan artikel lengkap yang bisa di-klik untuk mengambil berkas artikel. Setelah proses pengambilan berkas, artikel bisa diekstrak dan ditampilkan di layar atau dicetak di mesin pencetak Anda. Bagaimana mengakses naskah saya yang sudah diterbitkan? Artikel bisa diakses dan diambil dengan cara yang sama seperti pada penjelasan Bagaimana saya bisa mengambil artikel yang telah diterbitkan? Untuk keperluan administrasi angka kredit bagi yang membutuhkan, setiap artikel telah dilengkapi dengan sampul dan halaman keterangan jurnal. Untuk halaman Daftar Isi telah disediakan tautannya di halaman abstrak setiap artikel. Saya mengalami kesulitan mengirimkan naskah, apa yang terjadi? Banyak faktor yang bisa menjadi penyebab kesulitan mengirimkan artikel. Untuk itu pastikan beberapa hal berikut : 1. Pastikan bahwa berkas Anda sudah dikompres dalam format ZIP dan nama berkas memakai ekstensi zip.bila artikel terdiri dari beberapa berkas, lakukan kompresi seluruh berkas menjadi satu berkas. Panduan Jurnal Online LIPI by ALS 24

25 2. Pastikan bahwa ukuran berkas setelah kompresi kurang dari 500 Kb. Banyak jaringan yang memberlakukan pembatasan ukuran berkas saat pengiriman. Panduan Jurnal Online LIPI by ALS 25

26 BAB III KOMUNIKASI DAN PENGIRIMAN NASKAH Sistem ini mempunyai fitur untuk berkomunikasi antara penulis naskah dengan pengelola jurnal. Untuk mengirimkan naskah ke jurnal dengan menggunakan sistem ini, bisa dilakukan dengan meng-klik nama jurnal yang tertera di dalam sistem. Misalnya dengan meng-klik jurnal BACA, maka tampilan akan terlihat seperti di bawah ini : untuk mengirimkan naskah ke jurnal maka klik formulir pengiriman naskah online, maka tampilan akan muncul seperti di bawah ini : Panduan Jurnal Online LIPI by ALS 26

27 isilah ruas-ruas yang diminta seperti kontak, surat elektronik, jenis publikasi, judul, nama penulis, institusi, abstrak, total halaman, keterangan lain, dan password. tidak lupa untuk mengklik kata YA untuk menyetujui seluruh isi perjanjian dari pengiriman naskah ini. kemudian klik KIRIM. Panduan Jurnal Online LIPI by ALS 27

28 setelah mengklik KIRIM, maka akan muncul tampilan seperti di bawah ini : Panduan Jurnal Online LIPI by ALS 28

29 notifikasi atau pemberitahuan akan masuk ke surat elektronik penulis dengan menyampaikan sebagai berikut : Penulis Yth, Pengiriman naskah Anda telah diterima dengan baik. Selanjutnya Anda harus melakukan konfirmasi melalui situs jurnal memakai nomor akses dan password dibawah ini agar proses selanjutnya bisa diteruskan. Terima kasih! BACA: Jurnal Dokumentasi dan Informasi nomor akses : Panduan Jurnal Online LIPI by ALS 29

30 password : ******** Jurnal Online : Setelah menerima dan membaca pesan konfirmasi yang dikirimkan ke surat elektronik, segera masuk ke halaman status untuk melakukan konfirmasi dan pengiriman artikel. Artikel tidak akan diproses selama belum ada konfirmasi. Proses selanjutnya cukup mengikuti apa yang tertulis di halaman status ini. Masuk ke situs jurnal lipi, dan klik nama jurnal yang dituju sampai masuk ke tampilan seperti di bawah ini : Panduan Jurnal Online LIPI by ALS 30

31 Melakukan konfirmasi dengan klik OK Melakukan unggah artikel setelah file artikel dibuat dalam dalam bentuk zip Panduan Jurnal Online LIPI by ALS 31

32 Panduan Jurnal Online LIPI by ALS 32

33 Panduan Jurnal Online LIPI by ALS 33

34 Klik UPLOAD lalu klik TUTUP HALAMAN INI dilanjutkan dengan klik KIRIM maka proses melakukan unggah artikel ke jurnal online selesai dilakukan. Berikut ini adalah tampilan status naskah setelah selesai melakukan unggah artikel ke sistem jurnal online. Panduan Jurnal Online LIPI by ALS 34

35 Panduan Jurnal Online LIPI by ALS 35