MODUL 10 PENGGUNAAN EPROCUREMENT

Transkripsi

1 MODUL 10 PENGGUNAAN EPROCUREMENT PELATIHAN TINGKAT DASAR PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH BERDASARKAN PERATURAN PRESIDEN NO 54 TAHUN 2010 BESERTA PERUBAHANNYA 2014 DEPUTI BIDANG PPSDM LKPP

2 Penggunaan E-Procurement Daftar Isii Daftar Isi... 1 Tujuan Umum... 2 Tujuan Khusus... 2 A. Pendahuluan... 3 B. E-Procurement C. E-Tendering D. E-Purchasing E. Tes Lampiran PELATIHAN TINGKAT DASAR PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH 1

3 Penggunaan E-Procurement Tujjuan Umum Tujuan umum : Setelah modul selesai diajarkan, diharapkan peserta mampu memahami kegunaan dan kebutuhan akan E procurement Tujjuan Khusus Tujuan khusus : Setelah modul ini selesai diajarkan diharapkan peserta mampu : 1. Memahami Ketentuan Umum Pengadaan Secara Elektronik. 2. Memahami pelaksanaan dan para pihak terkait e tendering. 3. Memahami tatacara e purchasing. 4. Melaksanakan pemasukan data pengumuman dan pemasukan data pemenang pengadaan. PELATIHAN TINGKAT DASAR PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH 2

4 A. Pendahuluan A.. Pendahulluan Pengadaan secara elektronik (E-Procurement) adalah Pengadaan Barang/Jasa yang dilaksanakan dengan menggunakan teknologi informasi dan transaksi elektronik sesuai dengan ketentuan perundang-undangan. Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik dilakukan dengan cara e-tendering atau e-purchasing. Dengan melaksanakan pengadaan secara elektronik akan meningkatkan transparansi sehingga persaingan sehat antar pelaku usaha dapat lebih cepat terdorong. Dengan demikian optimalisasi dan efisiensi belanja negara akan segera terwujud. Penyelenggaraan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik diatur dalam Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2012 sebagai perubahan atas Peraturan Presiden nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, dan sebagaimana ketentuan dalam pasal 131 ayat (1) bahwa pada tahun 2012 K/L/D/I wajib melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik untuk sebagian/seluruh paketpaket pekerjaan. Selain itu dalam Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2012 juga mengatur mengenai Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) sebagai unit kerja K/L/D/I untuk menyelenggarakan sistem pelayanan Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik yang ketentuan teknis operasionalnya diatur oleh Peraturan Kepala LKPP No. 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik. LPSE dalam dalam menyelenggarakan sistem pelayanan Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik wajib memenuhi ketentuan sebagaimana yang ditentukan dalam Undang-undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik bertujuan untuk: a. Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas ; b. Meningkatkan akses pasar dan persaingan usaha yang sehat; c. Memperbaiki tingkat efisiensi proses pengadaan ; d. Mendukung proses monitoring dan audit ; dan e. Memenuhi kebutuhan akses informasi yang real time. PELATIHAN TINGKAT DASAR PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH 3

5 A. Pendahuluan Manfaat dari pelaksanaan pengadaan secara elektronik antara lain : 1. Terjadinya efisiensi dalam penggunaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) Rata-rata penghematan anggaran yang dapat diperoleh dari pendekatan e- Procurement dibanding dengan cara konvensional berkisar 23.5persen. Sedangkan pada HPS (Harga Penetapan Sendiri) dapat dilakukan penghematan rata-rata 20 persen. Biaya pengumuman pengadaan dan pengumuman pemenang lelang juga dapat diminimalisir karena menggunakan pengumuman secara on line yang lebih mudah diakses. Apabila pendekatan pengadaan barang dan jasa melalui e-procurement ini diikuti oleh sebagian besar atau seluruh lembaga pemerintah/negara diseluruh Indonesia, maka penghematan anggaran yang dilakukan masing-masing lembaga pemerintah/negara maka akan berdampak besar pada penghematan APBN. 2. Pengadaan barang dan jasa dengan menggunakan cara e-procurement dapat dilakukan dalam jangka waktu yang lebih cepat dibanding dengan cara yang dilakukan dengan cara konvensional. Rata-rata waktu yang diperlukan untuk pengadaan barang dan jasa dengan cara konvensional adalah 36 (tiga puluh enam) hari sedangkan apabila dengan cara e-procurement hanya berkisar 20 (dua puluh) hari. Hal ini dikarenakan dengan sistem elektronik, proses pengumuman pengadaan, penawaran, seleksi dan pengumuman pemenang dapat dilakukan dengan lebih cepat 3. Persaingan yang sehat antar pelaku usaha sehingga mendukung iklim investasi yang kondusif secara nasional. Pelaksanaan pengadaan barang dan jasa yang lebih transparan, fair dan partisipatif mendukung persaingan usaha yang semakin sehat di setiap wilayah dimana pengadaan barang dan jasa dilakukan. Tidak ada pengaturan pemenang lelang serta menghilangkan sistem arisan antara pelaku usaha, pelaku usaha yang besar tidak dapat menekan pelaku usaha kecil untuk tidak berpartisipasi dalam tender, serta pelaku usaha di semua tingkatan tidak dapat menekan lembaga pemerintah untuk memenangkannya dalam tender. Pelaksanaan lelang diaturdalam suatu sistem yang transparan, akuntabel, dan meniadakan kontak langsung antara panitia dengan penyedia barang dan jasa. Pelaku usaha yang unggul dalam melakukan efisiensi terhadap seluruh aktifitas operasional PELATIHAN TINGKAT DASAR PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH 4

6 A. Pendahuluan usahanya akan mendapatkan keunggulan kompetitif. Secara umum sistem e- Procurement menuntut penyedia barang/jasa untuk berlomba dalam melakukan efisiensi, sementara disisi lain juga dituntut untuk menghasilkan output yang berkualitas. Kondisi semacam ini merupakan ciri yang diterapkan pada persaingan yang sehat (fairmarket competition) dan akan mendukung iklim investasi yang kondusif bila e-procurement diterapkan secara konsisten ditingkat nasional Secara umum perbedaan antara pengadaan secara manual dan e-procurement sebagai berikut No Manual e-procurement 1 Pemasukan dan pengambilan dokumen dilakukan dengan tatap muka 2 Pengumuman hanya dilakukan di media cetak dan papan pengumuman Pemasukan dan pengambilan dokumen dilakukan melalui internet Pengumuman dilakukan di internet melalui website yang ada 3 Daerah cakupan pemberitahuan Daerah cakupan pemberitahuan terbatas sangat luas 4 Terbukanya kesempatan untuk Kesempatan untuk berkolusi antara berkolusi antara pokja ULP dan penyedia pokja ULP dan penyedia semakin kecil 5 Kurang transparan Lebin transfaran Kelebihan penggunan eprocurement adalah 1. Layanan lebih cepat dikarenakan peserta lelang tidak memerlukan waktu untuk mengadakan perjalanan ke alamat pokja 2. Transparan, akuntabel, efektif dan efisien karena dapat diakses oleh masyarkat luas 3. Salah satu upaya mempersiapkan penyedia nasional untuk menghadapi tantangan dan perkembangan global. Sistem Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik dikembangkan oleh LKPP. LKPP menetapkan arsitektur sistem informasi yang mendukung PELATIHAN TINGKAT DASAR PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH 5

7 A. Pendahuluan penyelenggaraan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik. Untuk itu, LKPP membangun dan mengelola Portal Pengadaan Nasional. Gubernur/Bupati/Walikota dan K/L/I membentuk LPSE untuk memfasilitasi ULP/Pejabat Pengadaan dalam elektronik. melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa secara K/L/D/I wajib menayangkan rencana Pengadaan dan pengumuman Pengadaan di website K/L/D/I masing-masing dan Portal Pengadaan Nasional melalui LPSE. Website masing-masing K/L/D/I wajib menyediakan akses kepada LKPP untuk memperoleh informasi. LEMBAGA PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Lembaga Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) adalah unit kerja K/L/D/I yang dibentuk untuk menyelenggarakan sistem pelayanan Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik. Gubernur/Bupati/Walikota membentuk LPSE untuk memfasilitasi ULP/Pejabat Pengadaan dalam melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik. K/L/I dapat membentuk LPSE untuk memfasilitasi ULP/Pejabat Pengadaan dalam melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik. ULP/Pejabat Pengadaan pada Kementerian/Lembaga/Perguruan Tinggi/BUMN yang tidak membentuk LPSE, dapat melaksanakan Pengadaan secara elektronik dengan menjadi pengguna dari LPSE terdekat. Organisasi LPSE paling kurang meliputi : a. administrator sistem elektronik ; b. unit registrasi dan verifikasi pengguna ; dan c. unit layanan pengguna. PELATIHAN TINGKAT DASAR PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH 6

8 A. Pendahuluan LPSE wajib menyusun dan melaksanakan standar prosedur operasional serta menandatangani kesepakatan tingkat pelayanan (Service Level Agreement) dengan LKPP. LKPP melakukan pembinaan dan pengawasan terhadap penyelenggaraan sistem Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik. LKPP membangun dan mengelola Portal Pengadaan Nasional. K/L/D/I wajib menayangkan rencana Pengadaan dan pengumuman Pengadaan di website K/L/D/I masing-masing dan Portal Pengadaan Nasional melalui LPSE. Website masing-masing K/L/D/I wajib menyediakan akses kepada LKPP untuk memperoleh informasi pengadaan Langkah pembentukan LPSE: 1. Institusi yang berminat (Pemohon) mengirimkan Surat Minat Implementasi e- Procurement (lihat disini) yang ditujukan ke: Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah c.q. Deputi Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi LKPP Gedung SMESCO UKM Lantai 8, Jalan Jenderal Gatot Subroto Kavling 94, Jakarta Selatan Telepon: / atau / s.d. 59 Extensi 221/174/160 Faksimili: Pemohon menerbitkan Surat Keputusan tentang Pembentukan Tim LPSE, yang dalam tim tersebut sekurang-kurangnya terdiri dari: 1) Penanggung Jawab 2) Ketua 3) Bidang Pelatihan dan Sosialisasi 4) Bidang Administrasi Sistem Informasi (kecuali LPSE Service Provider) 5) Bidang Registrasi dan Verifikasi 6) Bidang Layanan Pengguna 3. Surat Keputusan sebagaimana dimaksud pada huruf b, dikirimkan ke Direktorat e-procurement LKPP sebagai dasar pelaksanaan Management Training bagi calon pengelola LPSE di Jakarta atau LPSE terdekat. PELATIHAN TINGKAT DASAR PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH 7

9 A. Pendahuluan Management Training dilaksanakan selama 4 (empat) hari dan pemohon tidak dikenakan biaya apapun serta pemohon hanya menanggung biaya akomodasi selama kegiatan. 4. Untuk memberikan pemahaman kepada stakeholder (PPK, pokja ULP, Pelaku Usaha), pemohon dapat melaksanakan sosialisasi dan/atau pelatihan penggunaan SPSE serta dapat mengajukan permohonan bantuan personil (narasumber) kepada Direktorat e-procurement LKPP untuk pendampingan kegiatan dimaksud. 5. Dalam rangka memperkuat dasar hukum pelaksanaan e-procurement, pemohon harus menerbitkan Peraturan Kepala Daerah tentang Implementasi e- Procurement atau peraturan lain yang memungkinkan e-procurement diberlakukan di institusi pemohon. 6. Diinformasikan bahwa untuk implementasi e-procurement pemohon dapat memilih satu dari 2 (dua) jenis LPSE, yaitu: a) LPSE Sistem Provider Pada LPSE Sistem Provider ini memiliki organisasi sebagaimana tersebut pada huruf b, dan mempunyai, mengelola dan memelihara perangkat keras yang tidak terbatas pada perangkat jaringan dan server yang telah terinstalasi Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE). Adapun selain fungsi diatas yang merupakan tugas dari Bidang Administrasi Sistem Informasi, LPSE dengan tipe ini juga melaksanakan fungsi lainnya, misal: 1) Sosialisasi kepada PPK/Pokja ULP dan Penyedia Barang/Jasa; 2) Pelatihan kepada PPK/Pokja ULP dan Penyedia Barang/Jasa; 3) Melayani PPK/Pokja ULP untuk mendapatkan kode akses 4) Melakukan verifikasi terhadap dokumen (Akta, SIUP, TDP, ijin usaha sesuai bidang, KTP Pemilik dan/atau Direktur Perusahaan, dll.) penyedia barang/jasa yang sebelumnya telah melakukan pendaftaran untuk mendapatkan kode akses secara online; dan fungsi-fungsi lainnya. PELATIHAN TINGKAT DASAR PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH 8

10 A. Pendahuluan Dengan LPSE ini maka pemohon akan memiliki alamat website sendiri, misal: Pemohon berasal dari Pemkot Tulungagung maka alamat website adalah b) LPSE Service Provider Pada LPSE ini memiliki organisasi sebagai berikut: 1) Penanggung Jawab 2) Ketua 3) Bidang Pelatihan dan Sosialisasi 4) Bidang Registrasi dan Verifikasi 5) Bidang Layanan Pengguna Pada LPSE Service Provider ini fungsi mengelola server yang telah terinstalasi SPSE tidak diperlukan karena LPSE tipe ini akan menginduk pada LPSE terdekat sehingga tidak memiliki alamat website sendiri namun tetap menjalankan fungsi lainnya, misal: Pemohon berasal dari Pemkot Tasikmalaya dengan alamat website (alamat ini milik LPSE Provinsi Jawa Barat). Infrastruktur yang disediakan oleh Pemohon antara lain: 1. Ruangan, sekurang kurangnya meliputi: i. Ruang Training; ii. Ruang Bidding; iii. Ruang Server; dan (kecuali LPSE Service Provider) iv. Ruang Verifikasi dan Helpdesk. 2. Daftar kebutuhan perangkat jaringan dan server: i. Line internet ii. Router iii. Switch; dan iv. Server. Fungsi LPSE: 1. Mengelola Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE); 2. Menyediakan pelatihan kepada PPK/Pokja ULP dan Penyedia barang/jasa; PELATIHAN TINGKAT DASAR PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH 9

11 A. Pendahuluan 3. Menyediakan sarana akses internet bagi PPK/Pokja ULP dan Penyedia barang/jasa; 4. Menyediakan bantuan teknis untuk mengoperasikan SPSE kepada PPK/Pokja ULP dan Penyedia barang/jasa; 5. Melakukan pendaftaran dan verifikasi terhadap PPK/Pokja ULP dan Penyedia barang/jasa. Peran LKPP, K/L/D/I pada LPSE: 1) LKPP a. Regulasi & Standarisasi b. Membangun sistem aggregator c. Mendorong inisiative pengembangan LPSE (Aplikasi LPSE, SDM & pendampingan) 2) LPSE di LKPP a. Mengoperasikan system aggregator b. Development dan maintenance Aplikasi LPSE 3) LPSE pada K/L/D/I a. Membangun infrastruktur LPSE b. Mengoperasikan LPSE c. Melayani pengguna & penyedia di wilayah yang bersangkutan. LPSE pada Perpres 54 Tahun 2010 a) Kewajiban penerapan e-procurement untuk sebagian/seluruh paket pada tahun b) Kewajiban mendirikan LPSE bagi kabupaten/kota. c) Pengumuman lelang dan rencana pengadaan dilakukan di Portal Pengadaan Nasional melalui LPSE PELATIHAN TINGKAT DASAR PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH 10

12 B. E-Tendering B.. E-Procurement Pengadaan barang/jasa pemerintah pada pelaksanaannya dapat dilakukan secara elektronik mengingat hal ini telah dimungkinkan melalui Keppres No 80 Tahun 2003 dan pada Perpres No.54 Tahun 2010 beserta perubahannya ditegaskan pula, dan terhadap semua informasi, transksi elektronik pada pelaksanaan pengadaan barang/jasa pemerintah secara elektronik mengacu pada Undang-undang nomor 11 tahun 2008 tentang ITE. Pengadaan barang/jasa pemerintah secara elektronik dapat dilakukan dengan e- Tendering atau e-purchasing: 1. E-Tendering merupakan tata cara pemilihan penyedia barang/jasa yang dilakukan secara terbuka dan dapat diikuti oleh semua penyedia barang/jasa yang terdaftar pada sistem elektronik dengan cara menyampaikan satu kali penawaran sampai dengan waktu yang telah ditentukan. 2. E-Purchasing merupakan tata cara pembelian barang/jasa melalui sistem katalog elektronik. Para pihak yang terkait dengan E-Procurement dapat digambarkan seperti gambar berikut ini: Pokja ULP E- Procurement Penyedia Barang/ Jasa E-Tendering E-Purchasing PELATIHAN TINGKAT DASAR PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH 11

13 B. E-Tendering C.. E-Tenderiing E-Tendering adalah tata cara pemilihan Penyedia Barang/Jasa yang dilakukan secara terbuka dan dapat diikuti oleh semua Penyedia Barang/Jasa yang terdaftar pada sistem pengadaan secara elektronik dengan cara menyampaikan 1 (satu) kali penawaran dalam waktu yang telah ditentukan. E-tendering dibedakan jadi dua yaitu 1. E-lelang adalah metode pemilihan penyedia barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya secara elektronik untuk semua pekerjaan yang diikuti oleh semua penyedia barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya yang memenuhi syarat. 2. E-Seleksi adalah metode pemilihan penyedia konsultansi secara elektronik untuk semua pekerjaan yang diikuti oleh semua penyedia jasa konsultansi yang memenuhi syarat Ketentuan mengenai E-Tendering adalah sebagai berikut : 1. Ruang lingkup e-tendering meliputi proses pengumuman Pengadaan Barang/Jasa sampai dengan pengumuman pemenang. 2. Para pihak yang terlibat dalam e-tendering adalah PPK, ULP dan Penyedia Barang/Jasa. 3. E-tendering dilaksanakan dengan menggunakan sistem pengadaan secara elektronik yang diselenggarakan oleh LPSE dengan alamat : 4. Aplikasi e-tendering sekurang-kurangnya memenuhi unsur perlindungan Hak atas Kekayaan Intelektual dan kerahasian dalam pertukaran dokumen, serta tersedianya sistem keamanan dan penyimpanan dokumen elektronik yang menjamin dokumen elektronik tersebut hanya dapat dibaca pada waktu yang telah ditentukan. 5. Sistem e-tendering yang diselenggarakan oleh LPSE wajib memenuhi persyaratan sebagai berikut : a. mengacu pada standar yang meliputi interoperabilitas dan integrasi dengan sistem Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik ; PELATIHAN TINGKAT DASAR PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH 12

14 B. E-Tendering b. mengacu pada standar proses pengadaan secara elektronik ; dan c. tidak terikat pada lisensi tertentu (free license) 6. ULP dapat menggunakan sistem Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik yang diselenggarakan oleh LPSE terdekat. Tata cara pelaksanaan pengadaan barang dan jasa dengan E-tendering diatur dalam Perka LKPP No. 18 tahun 2012 tentang E-tendering. Tampilan situs etendering. PELATIHAN TINGKAT DASAR PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH 13

15 B. E-Tendering PELATIHAN TINGKAT DASAR PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH 14

16 C. E-Purchasing D.. E-Purchasiing E-Purchasing adalah tata cara pembelian Barang/Jasa melalui sistem katalog elektronik. E-purchasing diselenggarakan dengan tujuan : a. Terciptanya proses Pemilihan Barang/Jasa secara langsung melalui sistem katalog elektronik (E-Catalogue) sehingga memungkinkan semua ULP/Pejabat Pengadaan dapat memilih Barang/Jasa pada pilihan terbaik ; dan b. Efisiensi biaya dan waktu proses Pemilihan Barang/Jasa dari sisi Penyedia Barang/Jasa dan Pengguna Barang/Jasa. Dalam rangka E-Purchasing, LKPP akan menyelenggarakan sistem katalog elektronik (E-Catalogue) sekurang-kurangnya memuat informasi teknis dan harga Barang/Jasa. Dalam rangka pengelolaan sistem katalog elektronik, LKPP melaksanakan Kontrak Payung dengan Penyedia Barang/Jasa untuk Barang/Jasa tertentu. Berdasarkan Kontrak Payung (framework contract) tersebut, LKPP akan menayangkan daftar barang beserta spesifikasi dan harganya pada sistem katalog elektronik dengan alamat Tampilan situs e-katalog PELATIHAN TINGKAT DASAR PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH 15

17 C. E-Purchasing Jenis barang/jasa yang pengadaan dapat dilakukan melalui ekatalog adalah No Jenis Barang/Jasa Nama Barang/Jasa 1 Kesehatan Obat Alat Kesehatan 2 Alat dan Mesin PPSheet Mesin Pertanian 3 Sarana Bahan Hotmix Pabrikasi Ready mix 4 Kendaraan Motor, Mobil, truk dan ambulance 5 Internet Service Provider 6 Peralatan Berat Berbagai jenis alat berat 7 Buku Kurikulum Buku SD, SMP dan SLTA Jenis barang dan jasa yang proses pengadaannya dengan ecatalog akan terus bertambah seiring dengan bertambahnya kebutuhan barang dan jasa pemerintah. Tata cara pelaksanaan pengadaan melalui ecatalog dapat mengikuti petunjuk pengoperasian ecatalog sesuai jenisnya, dapat diperoleh dialamat web diatas. PELATIHAN TINGKAT DASAR PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH 16

18 C. E-Purchasing PELATIHAN TINGKAT DASAR PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH 17

19 C. E-Purchasing PELATIHAN TINGKAT DASAR PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH 18

20 Modul 9 Lampiran E.. Tes PELATIHAN TINGKAT DASAR PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH 19

21 Modul 9 Lampiran Lampiiran PELATIHAN TINGKAT DASAR PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH 20