PENDIDIKAN JARINGAN KOMPUTER DAN SISTEM INFORMASI

Transkripsi

1 PENDIDIKAN JARINGAN KOMPUTER DAN SISTEM INFORMASI Copyright PIKSI-ITS 2002 Ruang C.203 Jurusan Teknik Elektro ITS Keputih Sukolilo - Surabaya Telp: (031) Fax: (031) : piksi-its@ee.its.ac.id

2 Microsot Excel i Hak Cipta Buku dan Logo dari PIKSI ITS ini adalah merupakan hak cipta dari PIKSI-ITS. Dilarang memperbanyak, memfotocopy sebagian atau seluruh isi dari buku dan logo tanpa seijin dari pihak PIKSI-ITS Disclaimer Book and Logo PIKSI-ITS are copyright of PIKSI-ITS No part of this book, including interior design, cover and logo maybe reproduce without any permission from PIKSI-ITS

3 Microsot Excel ii Kata Pengantar Jenis pendidikan satu tahun sekarang ini sudah mulai banyak jumlahnya. Salah satunya adalah Pendidikan Jaringan Komputer dan Sistem Informasi ITS atau disingkat PIKSI ITS. PIKSI pertama mengkhususkan diri pada bidang Jaringan Komputer dan Basis Data. Kemudian menyesuaikan diri dengan perkembangan dan minat masyarakat, dibuka kelas baru Aplikasi Perkantoran. Salah satu bidang yang diajarkan PIKSI sekarang ini adalah Microsoft Excel. Diharapkan bahwa buku ini akan menunjuang bagi mereka yang berminat mendalami bidang ini, juga sebagai pembantu dalam perkuliahan PIKSI-ITS. Saran dan kritik anda tentang buku atau kualitas pengajaran dapat anda kirimkan ke piksi-its@ee.its.ac.id. Ketua PIKSI-ITS I Ketut Edi Purnama, MT

4 Microsot Excel iii Daftar Isi Kata Pengantar...ii Daftar Isi...iii Pengenalan Sejarah Memulai Microsoft Excel Istilah-istilah Tampilan Lembar Kerja ( Work Sheet ) Baris Menu dan Toolbar Office Assistant Membuat Buku Kerja Baru Menyimpan Buku Kerja Mengaktifkan Buku Kerja Melalui Menu Open Menggunakan Menu Documents Mengganti Nama Buku Kerja Menutup Buku Kerja Bekerja dengan Excel Memasukkan Data Tipe data teks Tipe data Angka Tipe data Tanggal dan Waktu Rumus ( Formula ) Referensi ke Sheet Lain dalam WorkBook yang sama Referensi ke Sheet dalam WorkBook yang lain Fungsi Mengedit Data Memindahkan, Menyalin Data Memindahkan data Menyalin data Membersihkan dan Menghapus Data Format Tampilan Format Tampilan Number Alignment Font Border Patterns Protection AutoFormat Mengubah ukuran Sel Menyisipkan Obyek Menyisipkan Obyek pada lembar kerja

5 Microsot Excel iv Clip Art Word Art Modifikasi Word Art AutoShapes Rumus dan Fungsi I Rumus dan Fungsi Sel Absolut dan Sel Relatif Sel Relatif Sel Absolut Rumus Sederhana Aritmetika Teks Komparasi Paste Special Toolbar Auditing Penamaan Sel Rumus dan Fungsi II Fungsi Matematika & Trigonometri Logika Tanggal & Waktu GRAFIK Membuat Grafik dengan menggunakan Chart Wizard Memodifikasi Grafik HLOOKUP & VLOOKUP Pendahuluan TABEL VERTIKAL (VLOOKUP) TABEL HORIZONTAL (HLOOKUP) Manajemen Data Database Data Form Mengurutkan Data pada Database Filter Validasi Data Integrasi dengan Aplikasi Office Lain Konsep Linking dan Embedding Linking Lembar Kerja Excel ke Dokumen Word Linking Grafik Excel ke Dokumen Word Linking Database Access ke Lembar Kerja Excel Linking Lembar Kerja Excel ke Database Access Menyunting Link

6 Microsot Excel v Fasilitas Tambahan Excel Pivot Tabel Goal Seeker Scenario Studi Kasus

7 Pengenalan 1-1 BAB 1 Pengenalan Tujuan : Pada Bab Ini diharapkan mahasiswa : Mengenal Microsoft Excel Memahami lingkungan Microsoft Excel

8 Pengenalan Sejarah Excel merupakan produk unggulan dari Microsoft Corporation yang banyak berperan dalam pengelolaan informasi khususnya data berbentuk angka untuk perhitungan, proyeksi, analisis dan presentasi data. Excel terbaru hadir dengan berbagai penyempurnaan, tampil lebih terintegrasi dengan berbagai software lain under Windows seperti Word dan Access, dapat bekerja pada sistem jaringan serta dapat memanfaatkan fasilitas internet dan intranet ditunjang dengan operasionalnya yang sangat mudah dan banyaknya tambahan fasilitas baru yang meringankan user serta hasil print-out yang bagus Memulai Microsoft Excel Untuk mengaktifkan program ada beberapa cara yaitu dengan cara : 1. Klik tombol Start Programs Microsoft Excel 2. Klik tombol Start Run Excel 3. Jika terinstall Office Shortcut Bar, untuk memulai maka klik saja tombol Excel pada ShortCut Bar. Selanjutnya akan tampil layar kerja ( worksheet ) kosong dengan nama Book1. Maka akan tampil seperti gambar di bawah : 1.3 Istilah-istilah Tampilan Buku Kerja ( WorkBook ) merupakan dokumen Excel, setiap satu buku kerja berisi tiga lembar kerja atau sheet yang dinamai dengan Sheet1,Sheet2, dan seterusnya. Buku Kerja Excel terdiri dari atas banyak elemen Windows seperti diperlihatkan gambar di bawah ini : - Icon Kontrol Menu berisi perintah untuk mengontrol jendela yang sedang aktif. - Baris Judul berisi nama program aplikasi dan file yang aktif. - Tombol Ukuran

9 Pengenalan 1-3 Minimize Window, digunakan untuk memperkecil jendela sehingga membentuk ikon aktif pada Taskbar. Maximixe Window, digunakan memperbesar jendela sehingga tampilan menjadi satu layar penuh Restore Window, berfungsi mengembalikan jendela ke ukuran atau sebelumnya Close Window, berfungsi menutup jendela dan mengakhiri pemakaianprogram. - Baris Menu berisi menu File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Table, Window, Help yang dapat dipilih dengan mouse atau keyboard - Scroll Bar terdiri baris untuk menggulung secara vertikal dan horizontal. - Toolbar untuk menjalankan suatu perintah secara cepat dan mudah dengan memilih toolbar yang sesuai. - Baris Rumus menampilkan informasi isi sel yang aktif di lembar kerja - Office Assistant menawarkan bantuan saat anda bekerja dengan Excel Lembar Kerja ( Work Sheet ) Pada saat mengaktifkan Excel, sebuah buku kerja ( workbook ) secara otomatis terbuka dan siap digunakan. Buku kerja kosong terdiri dari tiga lembar kerja ( sheet ). Anda dapat menambah ataupun menghapus lembar kerja sesuai dengan keperluan untuk satu buku kerja. Lembar kerja Excel terdiri dari 256 kolom dan baris. Kolom diberi nama dengan huruf A,B,C, Z dilanjutkan AA, AB, AC, sampai dengan IV, dan baris ditandai dengan dengan angka 1,2,3, sampai Perpotongan antara baris dengan kolom disebut dengan Cell. Maka sel B10 adalah istilah alamat perpotongan antara kolom B dengan baris ke-10, sel yang aktif ditandai dengan penunjuk sel (cell pointer). Penunjuk sel yang terdapat pada sebuah lembar kerja dapat dipindahkan dari satu sel ke sel yang lain. Untuk memindahkan penunjuk sel gunakan tombol dalam keyboard seperti pada tabel dibawah Tombol Keterangan Berpindah satu sel ke atas, bawah, kiri atau kanan Ctrl + atau Ctrl + Memindah sel ke baris 1 (awal) atau (akhir) dari kolom yang bersangkutan Ctrl + atau Ctrl + Berpindah ke kolom A ( paling kiri ) atau kolom IV ( paling kanan) Tab Berpindah satu sel ke arah kanan Enter Berpindah satu sel ke arah bawah Page Up atau Page Down Berpindah satu layar ke atas atau ke bawah Alt + PageUp atau Alt + Berpindah satu layar ke kiri atau ke kanan PageDown Home Berpindah ke kolom A pada posisi baris semula Ctrl + Home Berpindah ke alamat sel A1 pada lembar kerja aktif Baris Menu dan Toolbar Baris menu terletak pada baris kedua dalam jndela Excel, merupakan sederetan menu dan perintah digunakan untuk olah data dengan Excel. Penggunaan menu dan perintah dilakukan dengan langkah :

10 Pengenalan Pilih dan klik nama menu yang terdapat pada baris menu. 2. Pilih dan klik menu yang anda inginkan. Sebagai contoh perintah untuk memformat suatu sel dilakukan dengan memilih dan mengklik menu Format Cells dan pilihj perintah selanjutnya misalnya menekan tab Number. Tampilannya sesuai dengan gambar di bawah. Excel memiliki beberapa toolbar yang dapat anda gunakan dalam mengolah data, gambar di atas menampilkan jendela buku kerja dengan dua baris Toolbar yaitu Standard dan Formatting. Anda dapat menampilkan toolbar yang lain dengan cara : 1. Pilih dan klik menu View Toolbars. 2. Pilih dan klik baris toolbar yang anda inginkan Office Assistant merupakan sebuah karakter animasi yang muncul secara otomatis sampai anda menutupnya dengan tombol Close, Office Assistant merupakan media untuk berdialog antara anda dengan Excel tentang bantuan apa yang anda inginkan Membuat Buku Kerja Baru Setelah buku kerja dapat anda buat dengan pilihan, pertama membuat sebuah buku kerja yang masih kosong dan pilihan kedua menggunakan sebuah template. Template adalah sebuah buku kerja telah didesain sebelumnya yang dapat dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan anda. Excel terbaru menyertakan template untuk laporan keuangan, faktur, formulir pemesanan barang dan sebagainya. Sebuah buku kerja baru dapat dibuat dengan langkah sebagai berikut : 1. Aktifkan dan klik menu File New atau dengan menekan tombol Ctrl + N. Kotak dialog New yang terdiri atas enam tab ditampilkan. Langkah ini juga dapat anda lakukan dengan mengklik icon New yang terdapat pada Toolbar Standard. 2. Untuk membuat sebuah buku kerja kosong,klik tab General pada kotak dialog New, dilanjutkan pilih dan klik icon WorkBook. Sedangkan untuk membuat sebuah buku kerja template klik tab Spreadsheet Solutions, klik icon sesuai dengan lembar kerja yang diinginkan. 3. Klik OK.

11 Pengenalan Menyimpan Buku Kerja Sebuah buku kerja yang berisi sebuah lembar kerja atau sekumpulan lembar kerja dapat disimpan ke hardisk atau disket dengan langkah : 1. Pilih dan menu File Save atau tekan Ctrl + S. Langkah ini juga dapat anda lakukan dengan mengklik icon Save yang terdapat pada Toolbar Standard. Kotak Dialog Save As akan ditampilkan pada saat menyimpan buku kerja untuk pertama kalinya. 2. Klik Pilihan Save In, pilih serta klik drive dan folder yang akan digunakan. 3. Ketik Nama file yang diinginkan pada kotak isian File Name. 4. Klik Tombol Save. Sebuah lembar kerja yang telah disimpan dengan perintah Save dapat disimpan dengan nama lain. Menyimpan buku kerja dengan nama lain dilakukan dengan langkah yang hampir sama dengan menyimpan buku yang telah dijelaskan dan perbedaanya terletak pada langkah pertama Anda harus memilih dan mengklik menu File Save_As, dan untuk langkah selanjutnya sama Mengaktifkan Buku Kerja Melalui Menu Open Proses mengaktifkan buku kerja dapat dilakukan dengan melalui menu Open dengan langkah : 1. Pilih dan klik menu File Open atau dengan menekan Ctrl + O. Langkah ini juga dapat anda lakukan dengan klik icon Open pada toolbar Standard, kotak dialog Open ditampilkan. 2. Pada daftar pilihan Look in, pilih dan klik folder yang diinginkan atau klik salah satu jendela History, My Documents, Desktop, favorites, atau Web Folders. 3. Klik ganda buku kerja yang akan diaktifkan atau klik buku kerja yang akan diaktifkan dilanjutkan dengan menekan tombol Open. Open, untuk mengaktifkan buku kerja Menggunakan Menu Documents Proses mengaktifkan buku kerja dapat dilakukan dengan melalui menu Documents dengan langkah : 1. Klik tombol start pada taskbar. 2. Pilih dan klik Menu Documents. 3. Klik ganda icon buku kerja yang ingin diaktifkan Mengganti Nama Buku Kerja Dengan cara : 1. Pilih dan klik menu Open atau klik icon Open. 2. Tempatkan penunjuk mouse pada nama buku kerja yang akan diganti 3. Klik kanan mouse, klik Rename. 4. Tekan Enter.

12 Pengenalan Menutup Buku Kerja Proses menutup buku kerja yang sedang aktif dengan memilih dan mengklik menu File Close. Dan untuk menutup aplikasi Excel keseluruhan maka klik menu File Exit atau dengan mengklik icon berbentuk silang di kanan atas jendela Excel.

13 Bekerja dengan Excel 2-1 BAB 2 Bekerja dengan Excel Tujuan : Pada Bab ini diharapkan mahasiswa : Mengetahui jenis tipe Data Mengetahui definisi Range Mengetahui definisi dan cara Cut, Copy, Paste

14 Bekerja dengan Excel Memasukkan Data Pada dasarnya bekerja dengan Excel adalah memasukkan data ke dalam lembar kerja, computer akan memproses data masukan dan menampilkan data keluaran yang diinginkan oleh pemakai. Sebuah lembar kerja terdiri dari beberapa masukan data yang bertipe teks, angka, tanggal, waktu, rumus( formula) dan fungsi Tipe data teks Teks merupakan kombinasi dari huruf, angka, spasi dan tanda baca lain yang tidak dapat digunakan untuk operasi matematik. Defaultnya teks secara otomatis akan ditempatkan dalam format rata sisi kiri pada suatu sel. Proses memasukkan datanya cukup dengan hanya mengklik sel yang diinginkan dan ketik data yang diinginkan lalu tekan Enter maka teks yang akan diketik akan muncul dalam sel dengan posisi rata kiri. Apabila terdapat kesalahan dan akan dihapus maka tekan tombol Esc Tipe data Angka Data tipe angka meliputi karakter 0 sampai dengan 9, dan karakter khusus meliputi + - /., ( ) dan %. Anda dapat memasukkan tanda plus,minus, bagi, tanda kurung untuk angka negative dan tanda persen ke dalam nilai yang akan dimasukkan. Sebagai contoh anda dapat memasukkan ½, -7, (7), 50%, 0.5 dengan berbagai macam format misalkan 50% dapat ditampilkan dengan bentuk 50,0% dan sebagainya. Memasukkan data tipe angka dilakukan dengan langkah : 1. Klik mouse pada sel yang diinginkan 2. Ketrk angka,untuk angka negative diawali dengan tanda ( minus ) atau diapit dengan tanda kurung () dan untuk angka pecahan diawali dengan 0 misalkan 1/5 dengan menuliskan 0 1/5. 3. Tekan Enter, defaultnya adalah rata kanan Tipe data Tanggal dan Waktu Tipe data tanggal dan waktu ini dapat anda ketikkan dengan tampilan format yang beragam. Ketika anda memasukkan tanggal dengan format Excel mengubah tanggal tersebut menjadi suatu angka yang menyatakan angka dari harihari antara tanggal 1 Januari 1930 dan tanggal tersebut. Tampilan tanggal ditampilkan secara otomatis oleh Excel menjadi 09/09/99 atau format lain. Format tersebut dinamakan dengan nama Autoformat. Contoh format umum untuk tanggal dan waktu dapt dilihat table dibawah : Format Contoh Tampilan D M 14 9 DD MM DD MM YY atau DD/MM/YY atau 14/09/99 HH:MM 10:30 HH:MM:SS 10:30:15 HH:MM AM/PM 10:30 PM Memasukkan data tipe angka dilakukan dengan langkah : 1. Klik mouse pada sel yang diinginkan

15 Bekerja dengan Excel Ketik tanggal dan waktu dalam format yang ingin anda tampilkan menggunakan tanda hubung minus ( - ) atau garis miring ( / ) misalkan 1 Oktober 1999 jam 10:10 diketik dengan format :10 atau 1/10/99 10:10 3. Tekan Enter, defaultnya adalah rata kanan bila tidak dikenal Excel dalam format tanggal waktu maka ditampilkan dengan format rata kiri Rumus ( Formula ) Rumus berupa instruksi matematika dalam suatu sel/ range pada lembar kerja dengan operator matematik berikut +,-,/,* dan ^. Hirarki operator matematik dalam proses penghitungan dimulai dengan pangkat ( ^ ), kali ( *), dan tambah ( + ) atau kurang ( - ). Akan tetapi jika perhitungan didalam tanda kurung ( ) maka Excel akan mendahulukannya. Pengisian rumus selalu diawali dengan tanda sama dengan (=). Contoh seperti dalam gambar berikut ini Pada sel F7 terdapat rumus = D7 * E7, artinya isi sel D7 dikalikan dengan isi sel E7 dan hasilnya ditempatkan di sel F7. Penulisan suatu rumus dengan langkah : 1. Klik mouse pada sel F7 2. Ketik tanda sama dengan ( = ). 3. Pilih atau klik sel D7 4. Ketik tanda * ( kali ) 5. Pilih atau klik sel E7 6. Tekan Enter. Penulisan sel dengan menunjuk sel akan memperkecil kemungkinan salah ketik. Apabila isi sel itu digeser atau diperbaharui isinya, maka rumus yang mengacu ke sel tersebut akan berubah secara otomatis. Perhatikan penjelasan berikut ini : Referensi ke Sheet Lain dalam WorkBook yang sama Anda dapat menuliskan rumus yang mengacu pada sel lain dalam sheet yang berbeda dalam buku kerja yang sama. Misalnya untuk menghitung Current Rasio pada sel D5 ( sheet Rasio ), mengacu pada data yang terdapat dalam sel D11 dan sel D21 dalam sheet Neraca yang hasilnya diperlihatkan sebagai berikut :

16 Bekerja dengan Excel 2-4 Penulisan rumus tersebut dengan cara : 1. Tempatkan penunjuk ke sel pada D5 dalam sheet Rasio 2. Ketik = ( tanda sama dengan ) 3. Klik penunjuk sel pada nama sheet Neraca, perhatikan tanda lingkaran berikut 4. Klik pada sel B2, ketik lagi tanda bagi ( / ) selanjutnya klik pada sel B12 diakhiri menekan Enter. 5. Setelah anda menekan Enter, jika sheet Rasio diaktifkan maka rumus ditampilkan adalah =Neraca!B2/Neraca!B Referensi ke Sheet dalam WorkBook yang lain Penulisan rumus dengan mengacu ke workbook yang lain dikatakan dengan referensi eksternal pada dasarnya tidak berbeda dengan pembahasan referensi ke sheet lain dalam workbook yang sama. Misal data pada sel C5 yang terdapat pada sheet Neraca pada Workbook financial mengacu pada sel D20 sheet Piutang pada workbook penjualan. Penulisannya adalah : 1. Aktifkan kedua workbook ( Finansial maupun Penjualan ), gunakan tampilan fasilitas multi windows sehingga kedua sheet tersebut akan tampil bersamaan di layer computer. 2. Aktifkan workbook Finansial, klik sheet neraca, selanjutnya ditempatkan penunjuk sel pada C5. 3. Ketik = ( sama dengan) 4. Aktifkan workbook Penjualan dengan mengklik di sembarang tempat pada jendela workbook tersebut. 5. Klik sheet Piutang, selanjutnya klik pada sel D20 diakhiri dengan menekan Enter. 6. Rumus pada sheet Neraca ( sel D5 ) workbook Finansial akan terlihat : [Penjualan.XLS]Piutang!$D$ Fungsi Fungsi merupakan rumus siap pakai yang digunakan sebagai alat Bantu dalam proses penghitungan. Excel menyediakan ratusan fungsi siap pakai diantaranya matematika ( trigonometri ), statistic, financial, lookup dan referensi, database dan sebagainya.

17 Bekerja dengan Excel 2-5 Salah satu fungsi adalah AutoSum ( tampilan icon di samping kri ), berfungsi untuk menjumlahkan angka pada suatu range. Sebagai contoh pada sel E7 digunakan untuk menjumlahkan angka yang terdapat pada range E5:E6 seperti gambar dibawah : Pengisian data pada sel F8 dilakukan dengan langkah : 1. Klik mouse pada sel E7. 2. Klik icon AutoAum pada toolbar Standard. 3. Sorot Range E5:E6. 4. Tekan Enter Mengedit Data Kadangkala data yang kita masukkan salah dan ingin kita rubah, maka langkah-langkagnya adalah : 1. Tempatkan penunjuk sel pada sel atau blok data pada sekelompok sel yang akan diperbaiki 2. Tekan tombol F2 atau klik mouse sebanyak dua kali. 3. Perbaiki data yang salah diakhiri dengan menekan Enter atau jika ingin dibatalkan maka tekan tombol Escape Memindahkan, Menyalin Data Memindahkan data Untuk memindahkan data pada suatu sel atau range ke tempat lain dilakukan dengan langkah : 1. Sorot sel/range yang akan dipindahkan. 2. Pilih dan klik menu Edit > Cut atau dengan menekan tombol Ctrl + X, langkah kedua juga dapat anda lakukan dengan klik icon Cut pada toolbar Standard seperti gambar dibawah. 3. Pindahkan penunjuk sel ke posisi yang diiinginkan. 4. Pilih dan Klik menu Edit > Paste atau dengan menekan tombol Ctrl + V atau tekan tombol Enter.

18 Bekerja dengan Excel Menyalin data Untuk menyalin data pada suatu sel atau range ke tempat lain dilakukan dengan langkah : 1. Sorot sel/range yang akan disalin. 2. Pilih dan klik menu Edit Copy atau dengan menekan tombol Ctrl + C, langkah kedua juga dapat anda lakukan dengan klik icon Copy pada toolbar Standard seperti gambar. 3. Pindahkan penunjuk sel ke posisi yang diiinginkan. 4. Pilih dan Klik menu Edit Paste atau dengan menekan tombol Ctrl + V atau tekan tombol Enter. Cut, berfungsi untuk memindahkan data. Copy, berfungsi untuk menyalin data. Paste, berfungsi untuk menempatkan data yang dipindah atau disalin Membersihkan dan Menghapus Data Membersihkan data hanya akan meniadakan isi suatu sel atau range sedangkan menghapus data disamping menghapus isi suatu sel secara otomatis juga menghapus kolom atau baris yang bersangkutan. Proses membersihkan data dilakukan dengan langkah : 1. Sorot sel atau range yang berisi data yang akan dihapus. 2. Pilih dan klik menu Edit Clear Contents Del atau tekan mouse sebelah kanan klik Clear Contents. Proses untuk menghapus isi suatu sel atau range dilakukan dengan langkah : 1. Sorot sel atau range yang berisi data yang akan dihapus. 2. Pilih dan klik menu Edit Delete. Kotak Dialog Delete, klik Entire Row pada kotak Dialog Delete untuk menghapus baris atau Entire Column untuk menghapus kolom. Atau tekan mouse sebelah kanan klik pilihan Delete. 3. Klik tombol OK.

19 Rumus & Fungsi II 3-1 BAB 3 Format Tampilan Tujuan : Pada Bab Ini diharapkan mahasiswa : Mengatur format tampilan data pada Microsoft Excel Mneggunakan fasilitas Auto Format

20 Rumus & Fungsi II Format Tampilan Excel mempunyai fasilitas untuk memformat berbagai tampilan data meliputi angka, posisi data pada suatu sel/range, jenis dan efek pencetakan huruf, bingkai, pola/corak latar belakang suatu sel/range dan proteksi data. Sebagai contoh, setiap anda bekerja dengan Excel maka dilembar kerja terlihat grid-grid dan bila dicetak maka garis-garis tersebut tidak akan tercetak. Bila anda ingin agar garis-garis table tersebut dicetak maka anda perlu menambahkannya lewat Format > Border dan contoh yang lain adalah misalnya anda ingin agar pada saat anda mengetikkan angka 25 maka Excel akan otomatis memformat angka tersebut menjadi format Rp 25,00, $25, 25 tahun dan format-format yang anda inginkan. Menentukan format tampilan data dilakukan dengan menggunakan perintah Format Cells dengan langkah : 1. Sorot sel / range yang ingin diformat 2. Pilih dan klik menu format Cells atau menekan tombol Ctrl + I. Excel menampilkan kotak Dialog Format Cells. 3. Klik salah satu Tab misalnya Number, Alignment, Font, Border, Patterns dan Protection. Penjelasannya adalah sebagai berikut : Number Fasilitas Number ini digunakan untuk memformat nilai numeric yang terdiri atas beberapa angka yang mewakili angka, nilai satuan mata uang, tanggal, waktu, persentase dan lain-lain. Tampilannya seperti di bawah : Daftar Pilihan Kategory berisi kelompok data yang dapat dipilih dengan mengklik salah satu pilihan jika anda inginkan Kotak sample menampilkan contoh tampilan sesuai dengan tipe yang dipilih Dibawah pilihan kotak sample menampilkan bentuk format tampilan yang dapat dipilih dengan cara mengklik pilihan yang diinginkan Pilihannya sesuai dengan table dibawah :

21 Rumus & Fungsi II 3-3 Format Angka Keterangan General Menampilkan nilai dengan format sesuai yang anda inginkan Number Digunakan untuk menampilkan angka dengan tempat angka desimal. Angka negatif ditampilkan warna merah atau diawali dengan tanda minus ( - ) Date Menampilkan format tanggal yang dapat ditampilkan dengan format hari bulan dan tahun dengan tanda pisah /, -, atau spasi Time Menampilkan format waktu yang ditampilkan dengan format jam menit detik. Currency dan Accounting Menampilkan simbol mata uiang Rp,$ dan sebagainya dengan memilih kotak pilihan simbol dan menetukan tempat desimal serta tampilan untuk angka negatif Percentage Menampilkan format angka yang ditambahkan tanda % pada bagian belakang angka tersebut Fraction Menampilkan angka berbentuk pecahan seperti ½, 1/3 dan sebagainya. Scientific Menampilkan angka dalam notasi ilmiah Text Menampilkan teks dan angka pada sebuah sel atau range Special Didesain khusus untuk menampilkan format kode pos, nomor telpon, dan jaminan sosial Custom Untuk memformat data sesuai kehendak anda. Simbol # mewakili sebuah angka atau karakter dan 0 mewakili sebuah angka nol Alignment Berfungsi mengatur penjajaran data yang tersimpan pada suatu sel atau range dengan posisi rata kiri, rata kanan, ditengah sel atau kolom. Perataan tampilan data secara vertikal dan mengatur orientasi dan derajat kemiringan data / teks. Tampilannya seperti di bawah.

22 Rumus & Fungsi II 3-4 Tombol daftar pilihan Horizontal digunakan untuk memilih perataan tampilan secara horizontal. Keterangan daftar pilihan Horizontal dan tombol pada toolbar standard yang fungsinya sama : - Align Left, menampilkan dengan posisi rata kiri pada suatu kolom tertentu - Center, menampilkan dengan posisi rata tengah pada suatu kolom tertentu - Align Right, menampilkan dengan posisi rata kanan pada suatu kolom tertentu - Merge and Center, menampilkan data dengan posisi di tengah beberapa kolom tertentu Tombol daftar pilihan Vertikal digunakan untuk memilih perataan tampilan secara vertikal. - Top, menampilkan dengan posisi di bagian atas pada suatu sel - Center, menampilkan dengan posisi di tengah pada suatu sel tertentu - Bottom, menampilkan dengan posisi di bagian bawah pada suatu sel tertentu - Merge and Center, menampilkan data dengan posisi di tengah beberapa kolom tertentu Kotak orientation digunakan untuk mengatur orientasi dan derajat posisi kemiringan data / teks. Kotak Teks Control. - Wrap text, pilihan untuk melipat teks dalam suatu sel - Shrink to fit, pilihan untuk merapatkan teks. - Merge Cells, pilihan jika anda akan menggabung sel Font Digunakan untuk memilih jenis, ukuran, tampilan warna dan efek khusus huruf. Sperti gambar di bawah :

23 Rumus & Fungsi II 3-5 Kotak pilihan Font berfungsi memilih jenis huruf Font Style, digunakan untuk memilih gaya tampilan : standar ( Regular ), miring ( Italic), tebal ( Bold ), dan tebal miring ( Bold Italic ). Kotak pilihan Size, untuk memilih ukuran huruf. Kotak pilihan Underline, untuk memilih berbagai macam variasi garis bawah. Kotak pilihan Color, memilih warna huruf. Effect untuk memilih efek khusus sesuai dengan apa yang anda inginkan dengan mengklik pilihan : - Strikethrought, maka karakter akan tercoret. - Superscript, menempatkan posisi karakter agak ke atas dibandingkan posisi standar misal : X 2 - Subscript, menempatkan posisi karakter agak ke bawah dibandingkan posisi standar misal : H 2 SO Border Digunakan untuk membuat bingkai ( garis tepi ) pada suatu sel atau range. Seperti gambar dibawah :

24 Rumus & Fungsi II 3-6 Preset pilih dan klik tombol : - None digunakan untuk menghapus seluruh bingkai dan garis pembats yang dibuat - Outline digunakan untuk membuat bingkai disekeliling sel / range - Inside digunakan untuk menempatkan garis pada bagian dalam range. Border menampilkan berbagai pilihan garis pembatas yang dapat dipilih Style menampilkan bentuk dan gaya tampilan garis Color untuk menampilkan warna garis yang ditampilkan Patterns Digunakan untuk memberi warna dan corak/ pola latar belakang suatu sel / range. Tampillannya :

25 Rumus & Fungsi II 3-7 Color untuk menampilkan warna yang diinginkan. Pattern untuk memilih pola / corak latar belakang yang dikehendaki. Sampel menampilkan contoh hasil pilihan Protection Untuk mengamankan data dengan mengunci dan atau menyembunyikan formula yang dibuat AutoFormat Excel menawarkan 16 desain format tabel yang dapat anda terapkan dengan mudah dan cepat pula pada sebuah lembar kerja sehingga akan tampil lebih menarik. Anda cukup mengklik format yang dipilih tanpa perlu lagi bersusah payah merformat tabel dengan menu Format Cells. Fasilitas AutoFormat dapat anda terapkan dengan langkah : 1. Sorot Range dalam lembar kerja yang sel datanya akan diformat. 2. Pilih dan klik menu Format AutoFormat. Kotak dialognya seperti gambar dibawah. 3. Pilih format yang anda inginkan dengan mengklik desain tampilan. Tekan tombol Option apabila ada beberapa elemen yang tidak Anda inginkan, kotak dialog AutoFormat ditampilkan dengan tambahan bagian Format to Apply. 4. Klik tombol OK.

26 Rumus & Fungsi II Mengubah ukuran Sel Langkah-langkahnya adalah : 1. Tempatkan penunjuk sel pada kolom baris yang akan diubah. 2. Pilih dan klik menu Format Column Width. Kotak dialog Column Width ditampilkan seperti dua gambar dibawah atau Format Row Height untuk baris. 3. Pada kotak isian Column Width, isikan angka ( default 8,5 ) untuk menentukan lebar kolom, diakhiri dengan menekan Enter. Pada kotak isian Rows Height, isikan angka ( default 12,75 ) untuk menentukan tinggi baris yang diinginkan tekan OK untuk mengakhirinya. Dan untuk mengubah ukuran sel dengan mouse adalah : 1. Arahkan mouse pada batas kanan huruf yang akan diubah lebarnya atau sedert kolom baris kemudian temptkan mouse pada batas kanan huruf sehingga penunjuk mouse berubah menjadi panah dua arah. 2. Geser batas kolom tersebut ke kiri atau kekanan untuk kolom dan keatas atau kebawah untuk baris sesuai yang diinginkan. Anda juga dapat mengubah lebar kolom sesuai dengan isi terlebar dengan langkah : 1. Tempatkan pointer mouse pada batas kanan huruf yang akan diubah lebarnya. 2. Klik ganda pada batas kolom tersebut

27 Rumus & Fungsi II 4-1 BAB 4 Menyisipkan Obyek Tujuan : Pada Bab Ini diharapkan mahasiswa : Dapat menyisipkan berbagai objek pada Microsoft Excel

28 Rumus & Fungsi II Menyisipkan Obyek pada lembar kerja Tampilan sebuah lembar kerja akan lebih menarik dan hidup apabila ditambahkan dengan gambar atau obyek lain sehingga tidak membosankan pengguna dalam mengoperasikan Excel. Excel menyediakan banyak variasi tools untuk cetakan dan efek khusus sangat menarik yang bisa digunakan untuk memperindah hasil cetakan lembar kerja anda. Diantaranya adalah Clip Art, Word Art, atau toolbar Drawing. Dengan fasilitas ini anda bisa menambahkan gambar, membuat tampilantampilan variasi teks atau huruf yang mempunyai nilai seni menakjubkan dan menambahkan obyek gambar yang dibuat program lain Clip Art Obyek ini berbentuk gambar ( sudah tersedia ) atau gambar yang dihasilkan dari program gambar melalui scanner dapat ditambahkan untuk memperindah lembar kerja yang dibuat. Proses penempatan obyeknya adalah : 1. Tempatkan penunjuk sel pada posisi penempatan gambar yang diinginkan. 2. Pilih dan klik menu Insert Picture Clip Art. Kotak Dialog akan tampak seperti ini : 3. Klik Tab picture. Klik salah satu pilihan kategori. Pilih dan klik gambar yang anda inginkan. 4. Kotak Dialog Insert Clip Art menampilkan beberapa gambar sesuai dengan pilihan Categories yang anda pilih Word Art Salah satu cara mempercantik tampilan lembar kerja adalah fasilitas WordArt. Dengan fasilitas ini anda dimungkinkan membuat tampilan variasi teks atau huruf yang bernilai seni dan tidak ditemui dalam pilihan font yang ditawarkan Excel. Perhatikan contoh di bawah : Langkah yang dilakukan untuk menempatkan variasi huruf atau teks dengan fasilitas Word Art adalah sebagai berikut : 1. Tempatkan pointer mouse pada posisi penempatan yang diinginkan. 2. Pilih dan klik menu Insert Picture WordArt Atau 1. Tampilkan toolbar Drawing jika belum ada, melalui menu View Toolbars Drawing. 2. Klik icon Insert Word Art. Icon Insert Word Art

29 Rumus & Fungsi II 4-3 Kotak Dialog WordArt Gallery ditampilkan seperti gambar : 3. Klik bentuk WordArt yang diinginkan, pilih jenis dan ukuran huruf ( bila perlu ) 4. Ketik teks yang anda inginkan 5. Klik OK Modifikasi Word Art Teks yang sudah ditempatkan dalam lembar kerja masih memungkinkan untuk dimodifikasi lagi dengan menggunakan perintah-perintah yang terdapat pada toolbar WordArt seperti dijelaskan tabel dibawah : Fungsi Insert Word Art Edit Text Word Art Gallery Format Word Art Word Art Shape Free Rotate Word Art same letter Height Word Art vertical Text Word Art Alignment Word Art Character Spacing Keterangan Menyisipi Word Art Mengubah bentuk dan ukuran huruf Memilih Word Art Gallery Memformat Word Art Memilih bentuk Memutar Word Art Mengatur tinggi teks secara proporsional Posisi Word Art vertikal Mengatur perataan Mengatur spasi antar karakter Word Art

30 Rumus & Fungsi II AutoShapes Lembar kerja yang telah dibuat dapat dilengkapi dengan dan dipercantik dengan fasilitas AutoShapes. Fasilitas ini digunakan untuk membuat garis maupun penghubungnya,variasi shapes, tanda panah bentuk blok, bagan arus, banner dan callouts. Apabila anda ingin menggunakan fasilitas ini maka anda harus mengaktifkan dulu toolbars AutoShapes melalui menu Insert > Picture > Autoshapes. Sehingga seperti gambar di bawah : Dimana fungsinya dari kiri ke kanan adalah : - Lines, berfungsi untuk membuat garis, baik garis lurus maupun yang berujung panah. - Connector, untuk membuat garis penghunbung antara beberapa garis yang dibuat dengan fasilitas line. - Basic Shapes, menggambar berbagai variasi shapes yang menarik untuk mempercantik tampilan. - Block Arrows, untuk membuat gambar berbagai variasi tanda panah berbentuk blok. - Flowchart, untuk membuat bagan aliran data, pada setiap simbol dapat diberi keterangan tambahan. - Stars and Banners, untuk membuat berbagai macam variasi gambar bintang dan banner. - Callout, membuat callout yang dapat ditambahkan teks misalnya untuk membuat komentar. - More Autoshapes, Apabila anda belum puas dengan fasilitas AutoShapes anda bisa menggunakan fasilitas ini. Langkah-langkahnya adalah : 1. Klik salah satu tombol toolbar ( Line, Connector, Basic Shapes, Block Arrows, Flowchart, Stars dan Banners atau More AutoShapes ), selanjutnya pilih dan klik gambar simbol yang anda inginkan. Lalu perhatikan setelah langkah inimaka pointer mouse akan berubah menjadi tanda + ( crosshair ). 2. Tempatkan pointer tersebut ke posisi awal penempatan gambar atau simbol ( berupa garis, tanda panah, flowchart dsb ). Dilanjutkan dengan klik dan geser mouse sehingga berbentuk gambar atau simbol yang sesuai dengan ukuran yang anda inginkan.

31 Rumus & Fungsi II 5-1 BAB 5 Rumus dan Fungsi I Tujuan : Pada Bab Ini diharapkan mahasiswa : Mengerti konsep sel relatif dan sel absolut Dapat menggunakan rumus sederhana Memahami konsep paste special Dapat menggunakan Toolbar Auditing Memahami konsep penamaan sel

32 Rumus & Fungsi II Rumus dan Fungsi Microsoft merupakan perangkat lunak spreadsheet yang diposisikan untuk mengolah angka yang mengharuskan pemakai berhadapan dengan penggunaan rumus dan fungsi untuk menyelesaikan masalah. Rumus dan fungsi dalam Excel mempunyai pengertian yang berbeda, rumus berupa instruksi matematika dalam suatu sel / range dalam lembar kerja dengan operator matematik : +, -, /, *, dan ^. Kalau Fungsi merupakan rumus siap pakai diantaranya fungsi tanggal, waktu, matematika, dan trigonometri, finansial, lookup dan sebagainya. Fungsi siap pakai pada Excel dapat anda aktifkan dengan mengklik icon Paste Function yang terdapat dalam toolbar standard seperti pada gambar berikut. Selanjutnya Excel menampilkan kotak dialog Paste Function seperti gambar di bawah : 5.2. Sel Absolut dan Sel Relatif Sebelum kita menginjak pada pemakaian rumus lebih baik kita mengerti tentang definisi sel relatif dan sel absolut karena bisa mempermudah dalam pengerjaan untuk rumus-rumus yang akan datang Sel Relatif Sel relatif ( sel bebas ) adalah alamat sel jika disalin akan menyesuaikan dengan tempat lokasi yang baru. Perhatikan contoh di bawah :

33 Rumus & Fungsi II 5-3 Pada gambar diatas akan dihitung jumlah dari perkalian unit terjual dengan harga satuan barang.rumus pada sel G5 adalah =E5*F5. Pengisian data pada sel G6 dilakukan dengan menyalin rumus dari G5, sehingga rumus sel bersangkutan =E6*F6. Anda perhatikan saat menyalin rumus ke bawah, posisi baris akan menyesuaikan dengan baris yang baru yaitu lima menjadi enam Sel Absolut berarti sel tersebut baik kolom maupun barisnya terkunci ( absolut baris dan kolom ), sebagai contoh $B$4 jika sel tersebut disalin maka posisi kolom dan barisnya tetap. Seperti di bawah : Penjelasan studi kasus di atas adalah membuat daftar harga bensin dengan perkalian antara jumlah liter dengan harga perliternya. Maka anda membuat daftar jumlah liternya ( range B8 : B17 ), sel C8 diisi dengan rumus =$B$5*B8 selanjutnya salin ke range C9 : C17. Jika anda perhatikan maka referensi sel B5 selalu tetap akan disalin sehingga jika anda klik sel C17 maka tampil rumus =$B$5*B17.

34 Rumus & Fungsi II Rumus Sederhana Aritmetika Penulisan rumus pada Excel kebanyakan menggunakan referensi sel, misalnya pada sel E5 terdapat rumus =C5*D5. artinya sel E5 berisi data yang mengacu ke alamat sel C5 dan D5, jika terjadi perubahan angka pada sel tersebut maka hasil perhitungan akan diperbaharui. Penulisan rumus dengan menunjuk referensi sel sangat dianjurkan untuk mengurangi kemungkinan salah ketik, sehingga penulisan rumus pada sel E5 dilakukan dengan langkah berikut ini : 1. Tempatkan penunjuk sel pada posisi yang diinginkan, dalam contoh sel E5. 2. Ketik tanda sama dengan ( = ), dilanjutkan dengan klik sel E5. 3. Ketik tanda kali ( * ), dilanjutkan dengan klik sel C5. 4. Tekan Enter. Dan penggunaan rumus aritmetika dapat anda lakukan dengan operator matematik seperti : OPERATOR ARTI ( CONTOH ) + (plus) Penjumlahan (3+3) (min) Pengurangan (3 1) Negatif ( 1) * (asterisk) Perkalian (3*3) / (slash) Pembagian (3/3) % (persen) Persen (20%) ^ (caret) Pangkat (3^2) Teks Gunakan tanda dan (&) untuk menggabungkan atau menyambung satu, atau lebih string test untuk menghasilkan satu kata. OPERATOR ARTI ( CONTOH ) & (ampersand) Menyambung dua nilai teks untuk menghasilkan satu kata ("North"&"wind") Komparasi Rumus yang menggunakan perbandingan antara cell satu dengan cell yang lain dan menggunakan operator <, =, >, <=, >=, <>. Dan biasanya mengembalikan dua nilai saja jika bernilai benar maka hasilnya TRUE, dan kalau salah hasilnya FALSE. Misalnya ingin membandingkan cell A1 dengan A2 dan ingin dibandingkan apakah A1 > B1 dan hasilnya diletakkan pada C1. Langkah-langkahnya adalah : 1. Isikan 5 pada sel A1 2. Isikan nilai 3 pada sel B1

35 Rumus & Fungsi II Kemudian letakkan pointer pada C1. 4. Masukkan rumus =A1>B1. 5. Tekanlah Enter maka hasilnya adalah TRUE. OPERATOR ARTI ( CONTOH ) = Sama dengan (A1=B1) > Lebih besar dari (A1>B1) < Lebih kecil dari (A1<B1) >= Lebih besar sama dengan (A1>=B1) <= Lebih kecil sama dengan (A1<=B1) <> Tidak sama dengan (A1<>B1) 5.4. Paste Special Gunanya adalah untuk menyalin suatu sel tetapi tidak ingin formulanya ikut disalin, jadi kita ingin menyalin nilainya saja, formulanya saja, format selnya saja, validation saja, commentsnya saja dan lain-lain (lihat gambar). Caranya cukup dengan mengklik sel yang akan kita salin dan klik tombol Copy lalu kita arahkan pointer mouse ke sel yang kita inginkan lalu klik kanan mouse dan pilihlah Paste Special. Langkah ini juga bisa dilakukan dengan cara : 1. Klik tombol Copy 2. Pilih menu Edit Paste Special. 3. Kita pilih apa saja yang akan kita salin misalnya saja nilainya maka kita pilih radio button Value. 4. Klik OK.

36 Rumus & Fungsi II Toolbar Auditing Untuk mengaktifkanya anda perlu mengklik menu View Toolbars Formula Auditing. Ada tiga jenis operasi dalam fasilitas auditing : Trace Precedents, Trace Dependents, dan Trace errors. Trace Precedents digunakan untuk menandai sel-sel yang masuk ke dalam suatu formula. Trace Dependents dipakai untuk menunjukkan letak formula yang memakai sel tersebut sebagai referensinya. Sedamgkan Trace Error dipakai bila muncul pesan kesalahan, yang membuat anda perlu mencari letak sel yang dipakai sebagai referensi formula tersebut. Untuk mengaktifkan operasi-operasi tersebut sangat mudah, anda tinggal mengklik sel yang akan diperiksa lalu klik tombol-tombol operasi auditing yang terdapat dalam toolbar auditing. Sebagai contoh, perhatikan gambar di bawah: Sel B5 berisi formula =B1+B2+B3+B4. Klik sel B5 tersebut, lalu klik tombol Trace Precedents pada toolbar auditing. Pada lembar kerja akan muncul tanda panah yang mengarah ke sel B5, dan di tiap sel yang dipakai sebagai referensi formula akan diberi titik, dalam hal ini adalah sel B1, B2, B3, dan B4. Contoh Lain, sel D11 berisi formula =(B11+C11)/2. Sekarang klik sel B11, lalu klik tombol Trace Dependents. Ternyata akan muncul tanda panah yang mengarah ke sel D11, dan sel B11 diberi titik. Ini menunjukkan sel B11 dipakai sebagai referensi oleh formula yang ada pada sel D11. Dalam toolbar auditing juga terdapat tombol New Comments. Ini merupakan fasilitas yang berguna untuk membuat catatan pada sel-sel tertentu. Jika anda mengklik sel tersebut akan muncul sebuah text box yang berisi catatan Penamaan Sel Bila data yang diolah cukup banyak, boleh jadi anda merasa kesulitan menentukan posisi sebuah data. Untuk mengatasinya Anda bisa menamai range tertentu sehingga saat membuat formula anda tinggal mengetikkan nama range untuk dipakai sebagai referensi formula. Caranya : 1. Klik sel atau range data yang akan diberi nama, kemudian klik name box yang ada di sudut kiri atas lembar kerja. Masukkan nama yang anda inginkan

37 Rumus & Fungsi II Anda juga bisa menamai range menggunakan teks yang telah ada pada lembar kerja. Caranya pilih range sel terdapat teks di dalamnya, lalu klik menu Insert Name Create. Tandai lokasi teks yang akan dipakai sebagai nama range. Misalnya bila teks ada di ujung kiri range, tandai pilihan left Column, lalu klik OK. 3. Bila sudah tidak butuh. Anda bisa menghapus nama range. Caranya klik menu Insert Name Define. Kotak dialog Define Name akan muncul di layar. Pada daftar Names in WorkBook, klik nama sel yang akan dihapus lalu tekan tombol Delete. Klik OK. Contoh sederhana pemanfaatan nama range seperti Gambar di bawah. Formula pada sel C10 merupakan total penjualan di bulan Januari, tidak lagi memakai nama sel ( C7 sampai C9 ) sebagai referensi, tapi langsung memakai nama range ( Sedan_Kancil, Minibus_Rusa, dan Bus_Simba ).

38 Rumus & Fungsi II 6-1 BAB 6 Rumus dan Fungsi II Tujuan : Pada Bab Ini diharapkan mahasiswa : Mengenal berbagai fungsi pada Microsoft Excel

39 Rumus & Fungsi II Fungsi Seperti yang sudah dijelaskan pada bab 5 bahwa fungsi ini merupakan rumus siap pakai diantaranya fungsi tanggal, waktu, matematika, dan trigonometri, finansial, lookup dan sebagainya Matematika & Trigonometri Studi Kasus sebuah perusahaan memiliki laporan penjualan selama bulan Juli 2002, jumlah penjualan masing-masing barang yang terdapat dalam range F6 : F8 dan hasilnya akan diletakkan pada sel F9. Penyelesainnya dengan mudah menggunakan fungsi SUM. Dengan langkah-langkah : Cara Pertama : 1. Klik pada sel F9 2. Klik menu Insert > Function. 3. Pilih SUM pada Select a Function. Perhatikan gambar : 4. Klik Ok maka akan tampil Kotak Dialog SUM. 5. Klik tombol pemilihan range pada Number1, sorot range F6:F8. 6. Klik tombol pemilihan range untuk kembali ke kotak dialog SUM. Anda cukup hanya mengisi data pada Number1 karena data hanya terdapat dalam satu range, perhatikan gambar :

40 Rumus & Fungsi II Klik tombol OK. Hasil penjumlahan ditampilkan pada sel F9. Lihat gambar. Cara Kedua : 1. Tempatkan penunjuk pada sel F9. 2. Ketik tanda sama dengan (=). 3. Ketik SUM, dilanjutkan dengan menunjuk range F6:F8. 4. Tekan Enter, selesai Logika Fungsi IF banyak digunakan untuk menyelesaikan masalah dalam skenario untuk menyelesaikan berbagai masalah. Penerapan fungsi logika memerlukan adanya pernyataan atau test logika dengan salah satu operator relasi berikut ini : =, >, <, <=, >=, dan <>. Tes logika dapat dikembangkan dengan fungsi AND, OR, NOT. Fungsi ini mempunyai bentuk : Tanda baca yang meliputi : (Petik ganda) artinya untuk mengapit piliha yang berbentuk huruf/kata, (koma) artinya untuk memisahkan syarat dengan pilihan benar dan pilihan salah Sedangkan untuk pilihan yang berupa angka tidak perlu diberi tanda baca

41 Rumus & Fungsi II 6-4 Fungsi IF Tanpa Relasi Mengembalikan satu nilai jika kondisi yang anda cek itu bernilai BENAR dan bernilai yang lain jika keadaannya itu sebaliknya. Sintaksnya : IF( KONDISI, NILAI JIKA BERNILAI BENAR, NILAI JIKA BERNILAI SALAH) Contoh 1 : A B 1 Nilai Keterangan 2 50 = IF ( A2 > 60, LULUS, GAGAL ) Keterangan : Jika Nilai A2 lebih besar dari 60 maka Hasil yang akan diletakkan pada B2 adalah LULUS sedangkan sebaliknya bila lebih kecil sama dengan dari 60 maka dia akan GAGAL. Untuk Contoh di atas maka hasilnya akan GAGAL Contoh II : A B 1 Pengeluaran Prediksi Rumus Keterangan =IF(A2>B2, Over Budget, OK ) Cek apakah baris pertama over budget ( Over budget ) =IF(A3>B3, Over Budget, OK ) Cek apakah baris kedua over budget ( OK ) Contoh III ( Nested IF) : A 1 Nilai Rumus Keterangan =IF(A2>80, A,IF(A2>60, B, C ) Memberi Nilai Angka pada Nilai pertama ( B ) =IF(A3>80, A,IF(A3>60, B, C ) Memberi Nilai Angka pada Nilai kedua ( A ) =IF(A4>80, A,IF(A4>60, B, C ) Memberi Nilai Angka pada Nilai ketiga ( C ) Keterangan : Jadi ketika pertama kali mengecek sel A2 akan dibandingkan dengan nilai 80 maka jika hasilnya bernilai benar maka cell akan bernilai A. Jika salah maka dia akan menuju fungsi IF yang kedua yaitu mengecek apakah lebih besar dari 60, jika bernilai benar maka cell akan bernilai B. Jika salah maka cell bernilai C.

42 Rumus & Fungsi II 6-5 Fungsi AND Mengembalikan nilai TRUE bila semua argument bernilai benar dan bernilai FALSE bila satu atau lebih argument bernilai salah. Sintaks : AND ( KONDISI 1, KONDISI 2, ) A 1 Nilai Contoh Rumus : Rumus Keterangan =AND ( 1< A2, A2 < 100 ) Bernilai TRUE sebab nilai 50 terletak di antara 1 dan 100 =IF(AND(1<A3, A3<100), A3, Menampilkan hasil pesan Nilai di luar range "Nilai di luar Range") sebab nilai A3 bukan di antara 1 dan 100. =IF(AND(1<A2, A2<100), A2, Menampilkan angka A2 sebab 50 berada di antara "Nilai di luar Range") 1 dan 100. Fungsi OR Mengembalikan nilai TRUE jika salah satu argumen bernilai TRUE dan mengembalikan nilai salah jika semua argumen bernilai FALSE. Sintaks : OR ( KONDISI 1, KONDISI 2, ) A B 1 Rumus Nilai 2 = OR ( 1+1 = 1, 2+2 =5 ) Semua argumen bernilai Salah ( FALSE ) 3 = OR ( TRUE, FALSE, Minimal satu argumen bernilai Benar ( TRUE ) FALSE ) Fungsi NOT Mengembalikan nilai berlawanan dengan nilai yang dicek dan Cuma bernilai TRUE atau FALSE. Sintaks : NOT ( KONDISI LOGIKA ) A B 1 Rumus Nilai 2 = NOT ( FALSE ) Membalik nilai FALSE menjadi TRUE

43 Rumus & Fungsi II = NOT ( 1+1 =2 ) Membalik persamaan bernilai TRUE menjadi FALSE Tanggal & Waktu Fungsi NOW Mengembalikan nilai tanggal dan waktu sekarang. Sintaks : NOW ( ) Fungsi DATE Mengubah tanggal,bulan, tahun menjadi format waktu. Sintaksnya : DATE ( tahun, bulan, tanggal ) Contoh : A B C 1 Tahun Bulan Tanggal Rumus =DATE(A2,B2,C2) Keterangan Serial data tanggal menggunakan sistem penanggalan tahun 1900 ( 17/08/2002, 37485, atau yang lain ) Catatan : Untuk melihat bentuk-bentuk format tanggal, pilih sel dan dan klik Cells pada menu Format. Klik tab Number, Bila ingin format sebagai Serial Number maka klik General pada box Category. Fungsi DAY, MONTH, YEAR. Mengembalikan nilai tanggal, bulan dan tahun dari format tanggal. Contoh : A 1 Tanggal 2 17-Aug-02 Rumus Keterangan =DAY ( A2 ) Tanggal dari sel A2 adalah 17 =MONTH( A2 ) Bulan dari sel A2 adalah 8 =YEAR( A2 ) Tahun dari sel A2 adalah 2002 Fungsi TIME Mengubah waktu jam, menit, detik menjadi format waktu. Sintaksnya : TIME ( jam, menit, detik )

44 Rumus & Fungsi II 6-7 A B C 1 Jam Menit Detik Rumus Keterangan =TIME(A2,B2,C2) Mengembalikan nilai serial waktu pertama dari format waktu ( 0.5 ) =TIME(A3,B3,C3) Idem dengan atas tapi untuk waktu kedua dan bernilai Catatan : Untuk melihat waktu sebagai format desimal, maka pilih sel dan klik Cells pada menu Format. Klik tab Number lalu klik General atau Number pada kotak Category. Fungsi HOUR, MINUTE, SECOND Dimana fungsi dari masing-masing di atas adalah mengembalikan nilai jam, menit, detik dari format waktu. Contoh : A 1 Tanggal 2 3:30:30 AM 3 3:30:10 PM Rumus Keterangan =HOUR ( A2 ) Jam dari sel A2 sama dengan 3 =HOUR ( A3 ) Jam dari sel A3 sama dengan 15 =MINUTE( A2 ) Menit dari sel A2 adalah 30 =SECOND( A3 ) Detik dari waktu sel A3 sama dengan 10

45 GRAFIK 7-1 BAB 7 GRAFIK Tujuan : Pada Bab Ini diharapkan mahasiswa : Mengerti cara pembuatan grafik pada Microsoft Excel Mampu memodifikasi grafik pada Microsoft Excel

46 GRAFIK Membuat Grafik dengan menggunakan Chart Wizard Grafik merupakan sebuah gambar yang menjelaskan data angka dalam lembar kerja. Dengan visualisasi grafis, grafik akan memudahkan pembacaan data tanpa harus mengungkapkan dengan kata-kata, dan setiap perubahan angka pada sumber grafik secara otomatis akan mengubah tampilan grafik. Anda dapat membuat grafik dengan dua cara: 1. menempatkan grafik pada lembar kerja bersama dengan datanya dan 2. menempatkan grafik terpisah dari lembar kerja data tetapi dalam buku kerja yang sama. Sebagai contoh, Jakarta Electric mempunyai data penjualan pesawat TV pada triwulan I tahun Jakarta Electric mempunyai tiga tempat penjualan di kota: Jakarta, Yogya, dan Surabaya. Data TV yang terjual selama periode tersebut terlihat pada gambar dibawah ini: Berdasarkan data tersebut akan dibuat grafik dengan Chart Wizard, langkah untuk membuatnya: 1. Sorot range data yang akan dibuat grafik, termasuk baris judul dan kolom. Dalam contoh range B6:E Klik tombol Chart Wizard yang terdapat dalam Toolbar Standart. Kotak dialog Chart Wizard Step 1 of 4 Type ditampilkan oleh Excel. Terdapat 2 pilihan: Standart Types dan Custom Types seperti terlihat pada dua gambar di bawah ini.

47 GRAFIK 7-3 Terdapat perbedaan prosedur untuk pembuatan grafik antara Standart Types dengan Custom Types. Pilihan Standart Types memandu anda dalam membuat grafik dengan mengikuti langkah demi langkah proses pembuatan grafik, sedangkan pada Custom Types proses pembuatan grafik lebih cepat karena data sudah langsung ditampilkan dalam bentuk grafik sehingga tinggal menambahkan judul dan mengubah format lain yang tidak sesuai keinginan. Pembahasan berikut ini menekankan pada Standart Types. 3. Klik tab Standart Types, selanjutnya lakukan pemilihan berikut ini: a. Pada daftar pilihan Chart Type, pilih dan klik jenis tampilan grafik yang diinginkan. b. Pada pilihan Chart sub-type, pilih dan klik format tampilan grafik. c. Klik dan tahan tombol mouse pada tombol perintah Press and hold to view sample. Penjelasan jenis grafik: - Diagram kolom (column chart). Bentuknya hampir mirip dengan diagram batang, menggambarkan nilai masing-masing deret data menggunakan batang pada posisi vertikal. - Diagram batang (bar chart), menggambarkan nilai masing-masing deret data menggunakan batang horizontal. Tipe ini cocok untuk membandingkan nilai antar deret data. - Diagram garis (line chart), menggambarkan nilai masing-masing deret data dengan sebuah garis. - Diagram kue (pie chart), menggambarkan sebuah deret data tunggal dengan masing-masing nilai dalam deret yang ditampilkan sebagai potongan lingkaran (kue). - Diagram XY (scatter chart). Tipe diagram ini menggunakan garis kisi-kisi sumbu nilai yang menggambarkan pasangan titik data dalam garis. - Diagram wilayah (area chart), menggambarkan deret data sebagai garis komulatif. Nilai deret data pertama digambarkan dalam sebuah baris, nilai deret berikutnya ditempatkan di atas deret sebelumnya sehingga bertumpuk. - Diagram cincin (doughnut chart). Berbentuk lingkaran atau cincin untuk menggambarkan nilai deret data yang masing-masing diwakili sebuah segmen berbentuk cincin atau donat.