EXCEL INSERT. Asep Herman Suyanto

Transkripsi

1 EXCEL INSERT Asep Herman Suyanto A. Menyisipkan Table Pada umumnya, penyisipan tabel ke dalam Spreadsheet berfungsi untuk mendukung penjelasan/uraian materi Spreadsheet. Menggunakan menu Table Pada Insert tab, Tables ribbon, klik Table. Di bagian Insert Table, geser mouse untuk memilih jumlah baris dan kolom. Menggunakan perintah Insert Table Pada Insert tab, Tables ribbon, klik Table, dan kemudian klik Insert Table untuk memunculkan kotak dialog. Di bagian Table size, masukkan jumlah baris dan kolom. Di bagian AutoFit behavior, buat pilihan untuk menyesuaikan ukuran tabel. Menggambar tabel Pada Insert tab, Tables ribbon, klik Table, dan kemudian klik Draw Table. Pointer akan berubah menjadi pensil. Buat kotak persegi. Kemudian buat garis kolom dan baris di dalamnya. Untuk menghapus garis, pada Table Tools, Design tab, Draw Borders ribbon, klik Eraser. Klik garis yang ingin dihapus. Format Tabel Menggunakan Table Styles Klik tabel yang ingin diformat. Pada Table Tools, klik Design tab. Di Table Styles ribbon, tempatkan kursor di setiap style untuk melihat tampilan tabel.

2 Klik style yang ingin digunakan. Di bagian Table Style Options ribbon, centang kotak elemen tabel yang ingin digunakan, seperti Header Row, Total Row, dan lain-lain. Membuat dan Menghapus Garis Pembatas o Membuat Garis Pembatas Klik tabel atau bagian tabel yang ingin diberi garis pembatas. Sebelum memberikan garis pembatas/border tentukan terlebih dahulu bentuk garis, ukuran dan warnanya pada bagian ribbon Draw Borders. Kemudian pada Table Tools, klik Design tab. Di bagian Table Styles ribbon, klik tanda panah pada Borders, dan pilih bentuk garis pembatas yang disediakan. o Menghapus Garis Pembatas Klik tabel atau bagian tabel yang ingin dihapus garis pembatasnya. Pada Table Tools, klik Design tab. Di bagian Table Styles ribbon, klik tanda panah pada Borders, dan klik No Border untuk menghapus pembatas tabel. Untuk menghapus bagian tertentu saja, pilih/blok bagian yang pembatasnya ingin dihilangkan klik tanda panah pada Borders, dan kemudian klik bagian border yang garisnya ingin dihilangkan. Menambah Baris dan Kolom pada Tabel Klik pada sel yang ingin ditambahkan baris atau kolom. Pada Table Tools, di Layout tab, Rows & Columns ribbon, pilih: o Insert Above, untuk menyisipkan baris baru di sebelah atas sel. o Insert Below, untuk menyisipkan baris baru di sebelah bawah sel. o Insert Left, untuk menyisipkan kolom baru di sebelah kiri sel. o Insert Right, untuk menyisipkan kolom baru di sebelah kanan sel. Tip: juga bisa menggunakan klik kanan pada sel untuk menampilkan pilihan di atas. Menghapus Sel, Baris, Kolom atau Tabel Pada Table Tools, di Layout tab, Rows & Columns ribbon, klik Delete.

3 Tentukan pilihan, apakah akan menghapus kolom atau baris. Sedangkan menghapus table pilih tabelnya dan tekan tombol Delete pada keyboard. Menggabungkan dan Membagi Sel pada Tabel Menggabungkan sel Pilih sel-sel yang akan digabungkan. Pada Table Tools, Layout tab, Merge ribbon, klik Merge Cells. Membagi sel Klik sebuah atau beberapa sel yang akan dibagi. Pada Table Tools, Layout tab, Merge ribbon, klik Split Cells. Masukkan jumlah kolom atau baris yang ingin dibagi. Centang kotak merge cells before split, apabila sel yang ingin dibagi lebih dari satu. Merubah Ukuran Cell dan Tabel Untuk merubah ukuran cell pada table buka Table Tools, Layout tab, Cell Size ribbon, kemudian rubah ukuran pada Height dan Width sesuai dengan keinginan. Distribute Rows untuk menyamakan ukuran baris. Distribute Columns untuk menyamakan ukuran kolum. Untuk merubah ukuran table buka Table Tools, Layout tab, Table Size ribbon, kemudian rubah ukuran pada Height dan Width sesuai dengan keinginan. Lock Aspect Ratio untuk penyesuaian ukuran otomatis jika salah satu ukuran dirubah. Mengatur Konten Tabel Align Text Left : Rata Kiri Align Text Center : Rata Tengah Align Text Right : Rata Kanan Align Top : Posisi Atas Center Vertically : Posisi di Tengah Align Bottom : Posisi di Bawah Pengaturan arah teks dapat dilakukan dengan memilih Text Direction dengan pilihan Horizontal, Rotate all text 90, Rotate all text 270, Stacked. Sedangkan pilihan lainnya dapat memilih More Options.

4 Cell Margins digunakan untuk mengatur margin tiap cell dari table. Pilih margin yang sudah jadi atau pilih Custom Margins kemudian tentukan ukuran marginnya. B. Menyisipkan Object 1. Menyisipkan Gambar Untuk menyisipkan gambar dari file, letakan pointer di bagian tertentu yang gambar ingin diletakan, pilih tab menu Insert > Picture sehingga muncul dialog box Insert Picture. Klik Insert. Mengatur Gambar Brightness : mengatur keterangan gambar Contrast : mengatur perbedaan gambar Recolor : pemberian/perubahan warna Compress Picture : memadatkan gambar sehingga ukuran gambar menjadi kecil Change Picture : mengganti gambar Reset Picture : mengembalikan gambar pada ukuran dan bentuk semula Membuat Picture Styles Fitur baru pada Excel 2007 ini membuat pengguna bisa mengatur tampilan gambar pada slide dengan lebih mudah. Selain itu, Picture Styles sangat membantu membuat tampilan gambar yang menawan hanya dengan beberapa klik saja. Di Ribbon Format Klik thumbnail Picture Styles yang diinginkan. Untuk melihat Picture Styles yang lain, klik tanda panah di sampingnya. Kita juga dapat mengganti bentuk dan garis batas seperti contoh gambar di bawah ini ataupun memberi efek pada gambar dengan menggunakan fitur berikut: Picture Shape, klik tanda panah pada Picture Shape untuk melihat macam-macam shape dan klik shape yang diinginkan.

5 Picture Border, klik tanda panah pada Picture Border. Di sini ada banyak pilihan untuk warna, Weight untuk mengatur tebal tipis garis batas, dan Dashes untuk pilihan bentuk garis. Picture Effects, ada banyak pilihan efek yang disediakan, seperti Preset, Shadow, Reflection dan lain-lain. Mengatur Posisi Untuk mengatur posisi gambar terhadap slide pilih tombol Position pada ribbon Arrange di menu Format. Pilih posisi gambar terhadap dokumen. Jika memilih/pengaturan posisi lebih lanjut pilih More Layout Options. Untuk mengatur posisi gambar terhadap teks pilih tombol Text Wrapping pada ribbon Arrange di menu Format. Pilih posisi gambar terhadap teks. Jika memilih/pengaturan posisi lebih lanjut pilih More Layout Options. Untuk mengatur posisi gambar terhadap gambar lainnya pilih tombol dibawah ini : Bring to Front : membawa ke depan Bring Forward : memajukan Bring in Front of Text : bawa di depan teks Send to Back : membawa ke belakang Send Backward : membelakangkan Send Behind Text : bawa di belakang teks Untuk merapihkan gambar terhadap gambar lainnya pilih tombol dibawah ini : Align Left : merata kirikan Align Center : merata tengahkan Align Right : merata kanankan Align Top : merata ataskan Align Middle : merata tengahkan di dokumen Align Bottom : merata bawahkan Distribute Horizontally : mendistribusikan gambar secara horizontal Distribute Vertically : mendistribusikan gambar secara vertikal Align to Page : meratakan terhadap halaman

6 Align to Margin : meratakan terhadap margin View Gridlines : memperlihatkan garis bantu Grid Settings : melakukan konfigurasi garis bantu Untuk memutar dan merubah ukuran gambar pilih tombol dibawah ini : Rotate Right 90 : memutar searah jarum jam Rotate Left 90 : memutar berlawanan jarum jam Flip Vertical : mencerminkan gambar secara vertikal Flip Horizontal : mencerminkan gambar secara horizontal Crop : memotong gambar Height : merubah ukuran tinggi gambar Width : merubah ukuran lebar gambar Jika memilih/pengaturan posisi lebih lanjut pilih More Layout Options atau pada tanda panah di ribbon Size. 2. Menyisipkan Clip Art Gambar dapat disisipkan ke dalam dokumen. Gambar yang disisipkan dapat berupa file gambar atau kumpulan gambar (clip art) yang telah disediakan program MS Excel. Untuk menyisipkannya, klik tab menu Insert > Clip Art. Pada bagian Search for: dapat diisi dengan kata petunjuk yang berhubungan, misalnya animals. Bisa juga pada pilihan Search in pilih kategori yang dibutuhkan, kemudian klik Go. Untuk menyisipkan gambar yang diinginkan, tinggal klik gambar yang diinginkan. Untuk fasilitas Format Clip Art sama dengan format Gambar/Picture.

7 3. Menyisipkan Shape Shape adalah objek-objek dengan bentuk tertentu yang dapat disisipkan ke dalam dokumen. Objek-objek tersebut antara lain bentuk garis, lingkaran, persegiempat, dan lainnya. Untuk menyisipkannya, pilih tab menu Insert > shapes kemudian pilih bentuk objek yang diinginkan. Untuk fasilitas Format beberapa sama dengan format Gambar/Picture. Untuk fasilitas format lainnya sebagai berikut : Teks dalam Shape Menambah Text Shape dapat disisipi text dengan cara double klik atau pilih Text Box Tools > Format > Edit Text atau klik kanan pilih Edit Text. Mendesain Shape Untuk mendesain/format Shape bisa menggunakan style yang sudah disediakan oleh Office atau melakukan desain sendiri melalui Shape Fill, Shape Outline, dan Change Shape. Shape Fill : mengisi Shape dengan warna/picture/gradient/texture/pattern. Shape Outline : memberi garis pinggir pada Shape dan juga dapat memberikan warna/bentuk/ukuran dari garisnya. Change Shape : merubah ke bentuk Shape lainnya.

8 Memberikan Efek Bayangan dan 3 Dimensi Shadow Effects digunakan untuk memberikan efek bayangan pada Shape. Pilih Text Box Tools > Format > Shadow Effects, pilih tanda panah kebawah kemudian pilih bentuk bayangan yang diinginkan. Untuk memberikan warna terhadap bayangan pilih Shadow Color. Sedangkan untuk merubah kedalaman/jarak/arahnya antara Shape dengan bayanganya, pilih salah satu dari empat arah yang ada. 3-D Effects digunakan untuk memberikan efek 3 Dimensi pada Shape. Pilih Text Box Tools > Format > 3-D Effects, pilih tanda panah kebawah kemudian pilih bentuk 3 Dimensi yang diinginkan. Untuk merubah arahnya pilih salah satu dari empat arah yang ada. Pilihan lainnya adalah : 3-D Color : memberikan warna pada bentuk 3 Dimensi Depth : merubah kedalaman bentuk 3 Dimensi Direction : merubah arah bentuk 3 Dimensi Lighting : memberikan terang seperti hasil penyinaran Surface : memberikan bentuk permukaan

9 4. Menyisipkan SmartArt (Diagram) SmartArt sebenarnya adalah kumpulan shape yang sudah terbentuk diagram dengan kebutuhan tertentu yang dapat disisipkan ke dalam dokumen. Untuk menyisipkannya, pilih tab menu Insert > SmartArt kemudian pilih bentuk objek yang diinginkan. Objek objek tersebut juga dapat disisipi text, seperti contoh : Ketua Umum Sekertaris Div Pengembangan Div Produksi Div Pemasaran Desain SmartArt Untuk merubah / edit SmartArt pilih SmartArt Tools > Design > Create Graphic, dengan pilihan : Add Shape : menambah Shape Add Bullet : menambah Bullet Right to Left : perubahan posisi dari kiri ke kanan atau sebaliknya Layout : merubah posisi Shape Promote : meningkatkan level Demote : menurunkan level Text Pane : menampilkan bagian untuk memudahkan pengetikan label

10 Untuk merubah layout SmartArt kebentuk layout yang lain pilih SmartArt Tools > Design > Layouts. Ganti dengan layout lainnya yang diinginkan. Jika merubah layout yang benar-benar berbeda pilih tanda panah kebawah pada ribbon Layouts kemudian pilih More Layouts. Untuk memberikan Syles SmartArt dapat memilih SmartArt Tools > Design > SmartArt Syles, pilih syles yang diinginkan. Untuk merubah warna atau kombinasi warna pilih Change Color. Untuk mengembalikan SmartArt kebentuk/desain standar pilih SmartArt Tools > Design > Reset Graphic. Format SmartArt Untuk merubah salah bentuk shape yang ada di SmartArt pilih SmartArt Tools > Format > Shape, kemudian pilih : Edit in 2-D : merubah bentuk shape dalam 2 dimensinya Change Shape : merubah shape kebentuk lainnya Larger : merubah ukuran bentuk menjadi lebih besar Smaller : merubah ukuran bentuk menjadi lebih kecil Untuk memberikan syles agar shape yang ada di SmartArt menjadi menarik pilih SmartArt Tools > Format > Shape Style, pilih shape syles yang sudah ada atau yang sudah jadi atau pilih : Shape Fill : mengisi Shape dengan warna/picture/gradient/texture/pattern. Shape Outline : memberi garis pinggir pada Shape dan juga dapat memberikan warna/bentuk/ukuran dari garisnya. Shape Effect : memberi effect pada shape seperti Preset, Shadow, Reflection, Glow, Soft Edges, Bevel, 3-D Rotation. Untuk pengaturan lebih lengkap pilih tanda panah ke bawah pada ribbon Shape Styles, kotak dialog Format Shape akan muncul.

11 Untuk memberikan syles teks yang ada di SmartArt menjadi menarik pilih SmartArt Tools > Format > WordArt Style, pilih shape syles yang sudah ada atau yang sudah jadi atau pilih : Text Fill : mengisi teks dengan warna/picture/gradient/texture/pattern. Text Outline : memberi garis pinggir pada teks dan juga dapat memberikan warna/bentuk/ukuran dari garisnya. Text Effect : memberi effect pada teks seperti Shadow, Reflection, Glow, Bevel, 3-D Rotation, Transform. Untuk pengaturan lebih lengkap pilih tanda panah ke bawah pada ribbon WordArt Styles, kotak dialog Format Text Effect akan muncul. 5. Menyisipkan Chart (Grafik) Chart digunakan untuk membuat diagram grafik dengan menggunakan data yang dimiliki, pilih tab menu Insert > Chart. kemudian ganti nilai sesuai dengan yang dikehendaki. Isi data yang sesuai dengan tipe grafik karena masing masing tipe grafik berbeda kebutuhan datanya. Untuk mengganti tipe diagram dapat dilakukan dengan klik kanan grafik, kemudian pilih edit, lalu pada menu pilih edit chart dikehendaki. Untuk bagian Chart Tools > Format hampir sama dengan format SmartArt.

12 Jumlah Siswa Copyright Perkembangan Jumlah Siswa Kelas VII Kelas VIII Kelas IX Kelas Pada bagian Chart Tools > Design terdapat beberapa pilihan : Change Chart Type : mengganti tipe grafik Save As Template : menyimpan pilihan grafik yang akan dijadikan template Switch Row/Column : melakukan penukaran antara data baris dan kolom Select Data : memilih data yang akan digunakan untuk grafik Edit Data : mengubah data yang digunakan untuk grafik Refresh Data : pembaharuan data Chart Layouts : merubah layout dari grafik Chart Styles : memberi tampilan / styles agar grafik lebih menarik Pada bagian Chart Tools > Layout terdapat beberapa pilihan : Format Selection : mem-format bagian grafik tertentu/sebagian/semuanya dengan terlebih dahulu memilih area yang akan di-format. Reset to Match Style : mengembalikan style kebentuk standar Picture : menambahkan gambar pada grafik Shapes : menambahkan shape pada grafik Draw Text Box : menambahkan Text Box pada grafik Chart Title : menambahkan judul grafik Axis Titles : menambahkan judul baris dan kolom pada grafik Legend : menambahkan legend pada grafik Data Labels : menambahkan label pada masing-masing data pada grafik Data Table : menambahkan tabel data pada grafik Axes : menambahkan data pada kolom dan baris beserta garis bantu Gridlines : menambahkan garis bantu

13 Plot Area : mem-format plot area grafik Chart Wall : mem-format bagian belakang grafik Chart Floor : mem-format bagian dasar grafik 3-D Rotation : merotasi dalam 3D grafik Analysis : Trendline, Lines, Up/Down Bars, Error Bars akan aktif jika menggunakan tipe grafik tertentu, misalnya Line. 6. Menyisipkan TextBox TextBox dapat ditempatkan serta mengelola kotak teks di manapun dalam dokumen. Untuk membuat TextBox, pilih menu Insert > Text > TextBox untuk menggambar kotak teks. Untuk format TextBox hampir sama dengan format Shape. 7. Menyisipkan WordArt Teks yang dibuat dengan WordArt akan tampak lebih bervariasi. Cara menggunakannya, pilih tab menu Insert pilih WordArt, kemudian pilih tipe yang dikehendaki, setelah itu masukkan text yang ingin di tulis dengan wordart. Untuk mendesain/format WordArt bisa menggunakan style yang sudah disediakan oleh Office atau melakukan desain sendiri melalui Shape Fill, Shape Outline, dan Change Shape. Shape Fill : mengisi Shape dengan warna/picture/gradient/texture/pattern. Shape Outline : memberi garis pinggir pada Shape dan juga dapat memberikan warna/bentuk/ukuran dari garisnya. Change Shape : merubah ke bentuk Shape lainnya. 8. Menyisipkan Date & Time MS Excel memiliki fitur yang dapat membantu untuk menyisipkan bermacam-macam tanggal/jam. Klik pada bagian halaman untuk menyisipkan tanggal/jam. Pada Insert tab, Text group, klik Date & Time. Klik format tanggal/jam yang diinginkan. Centang kotak Update automatically, bila ingin setiap kali slide dibuka maka tanggal/jam akan berubah mengikuti tanggal/jam sekarang pada komputer. Klik OK.

14 9. Menyisipkan Object MS Excel memungkinkan untuk memasukan jenis file lain yang sudah didukung ke dalam slide. Pilih Insert > Text > Object, pada tab Create New pilih Object Type kemudian Ok. Bisa juga pilih tab Create from File, kemudian Browse untuk file yang tidak ada dalam daftar sebelumnya. 10. Menyisipkan Symbol Di dalam slide sering dijumpai beberapa simbol seperti,,, dan lain sebagainya. Cara untuk menyisipkan simol simbol tersebut, pilih tab menu Insert > Simbol kemudian pilih more simbols. 11. Menyisipkan Movie Dalam Spreadsheet dimungkinkan untuk memasukan movie/video, pilih tab menu Insert > Movie > Movie from File kemudian pilih movie/video yang ingin dimasukan. Sesaat setelah file movie dimasukan ada pilihan Automatically untuk memutar video secara langsung ketika slide tempat video tersebut dibuat, sedangkan When Clicked digunakan untuk memutar video menunggu perintak click. 12. Menyisipkan Sound Dalam Spreadsheet dimungkinkan untuk memasukan musik/suara, pilih tab menu Insert > Sound > Sound from File kemudian pilih sound yang ingin dimasukan. Sesaat setelah file sound dimasukan ada pilihan Automatically untuk memutar sound secara langsung ketika slide tempat sound tersebut dibuat, sedangkan When Clicked digunakan untuk memutar sound menunggu perintak click. C. Membuat Links 1. Hyperlink Penghubungan antar bagian atau biasa disebut hyperlink berfungsi untuk membantu dalam memilih bagian dari slide tanpa harus menghafal urutan maupun halaman bagian tersebut

15 berada. Tidak hanya sebagai penghubung bagian dalam satu dokumen, hyperlink dapat juga digunakan untuk membuka file slide atau bahkan file external lainnya. Dengan adanya fungsi ini, pengguna dapat memberikan referensi yang mendukung data di dalam tulisannya dengan cukup memberikan link. Suatu alamat web atau alamat pada aplikasi Excel termasuk kedalam kategori Hyperlink. Jika mengetikan Hyperlink tersebut pada slide maka secara otomatis Excel akan memberikan format khusus berupa warna yang berbeda (umumnya biru) serta menambahkan garis dibawahnya. Tujuannya jelas untuk membedakan hyperlink tersebut dari teks yang lainnya. Selain itu Excel juga memberikan kemudahan bagi untuk langsung membuka hyperlink tersebut dengan melakukan penekanan tombol CTRL + klik mouse pada hyperlink tersebut. Jika hyperlink berupa alamat web maka internet browser akan langsung terbuka dan jika hyperlink berupa alamat maka -client yang akan terbuka. Untuk membuat hyperlink pilih teks yang akan dibuat, pilih Insert > Hyperlink. Masukan alamat yang dituju misalnya : 2. Action Bergerak cepat dalam slide ke slide tertentu memerlukan trik khusus dan butuh suatu fungsi yang praktis seperti Action. Untuk memasukkan Action dalam slide Excel, pertama-tama harus membuat shape sebagai tombol penghubung. Kemudian, buka menu Insert > Action, jendela Action akan terbuka. Mouse Click untuk membuka slide atau bagian yang ditentukan. Mouse Over untuk memberikan aksi jika mouse ada diatas shape tersebut. D. Penomoran Halaman Penomoran halaman dapat dilakukan secara praktis. Caranya dengan memilih tab menu Insert > Slide number, kemudian pilih box option Slide Number. Pada tab Slide untuk pemberian nomer slide dan tab Notes and Handouts untuk pemberian nomer pada saat print. Perintah Apply untuk memberikan nomor pada slide yang dipilih, sedangkan Apply to All untuk memberikan nomor halaman pada semua slide.

16 E. Header and Footer Fasilitas Header and Footer digunakan untuk membuat catatan kaki, penomoran halaman, dan yang lainnya. Untuk masuk ke bagian ini, pilih Insert kemudian tinggal pilih Header & Footer. selanjutnya masukkan text untuk header dan footer. Pada saat mengisi text untuk header atau footer.