PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI DAN TEKNOLOGI INFORMASI MENGGUNAKAN METODE WARD DAN PEPPARD

Transkripsi

1 PERENCANAAN STRATEGIS SISTEM INFORMASI DAN TEKNOLOGI INFORMASI MENGGUNAKAN METODE WARD DAN PEPPARD Conchita Junita Chandra Universitas Nusa Nipa Jl. Kesehatan No. 3 Maumere, Flores, NTT conchitachandra@gmail.com ABSTRACTS Today the business activities of an organization can not be separated from the role of Information Systems (IS) and Information Technology (IT). Nusa Nipa University (UNIPA) is one of the private universities in East Nusa Tenggara province which has used the IS in data processing, but has not been supported by adequate IT, so the data processing is less effective and efficient. To achieve the vision, mission, and goals of UNIPA, and increase competitive advantage necessary strategic business plan and strategic plan of IS / IT. The basic concept used to develop a strategic planning framework IS / IT UNIPA is the concept idea of John Ward and Joe Peppard. Results of this research is a strategic planning IS / IT as a guide for management in determining the development and management of IS / IT in UNIPA. Keywords: Strategic Planning IS / IT, Ward & Peppard method. ABSTRAKS Dewasa ini kegiatan bisnis suatu organisasi tidak terlepas dari peran (SI) dan Teknologi Informasi (TI). Universitas Nusa Nipa (UNIPA) merupakan salah satu universitas swasta di Provinsi Nusa Tenggara Timur yang telah menggunakan SI dalam melakukan pengolahan data, namun belum didukung oleh pengggunaan TI yang memadai sehingga proses pengolahan data kurang efektif dan efisien. Untuk mencapai visi, misi, dan tujuan UNIPA, serta meningkatkan keunggulan kompetitif diperlukan rencana strategis bisnis maupun rencana strategis SI/TI. Konsep dasar yang digunakan untuk menyusun kerangka kerja perencanaan strategis SI/TI di UNIPA adalah konsep pemikiran John Ward dan Joe Peppard. Hasil dari penelitian ini adalah suatu perencanaan strategis SI/TI sebagai pedoman bagi pihak manajemen dalam menentukan pembangunan dan pengelolaan SI/TI di UNIPA. Kata Kunci: Perencanaan Strategis SI/TI, Metode Ward & Peppard. 1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pada era globalisasi seperti saat ini, informasi menjadi hal penting yang mempengaruhi kehidupan manusia terutama dalam kegiatan bisnis pada sebuah organisasi. Untuk menghasilkan informasi yang bermanfaat, maka data-data yang menjadi sumber informasi perlu dikelola secara baik dengan teknik tertentu menjadi satu kesatuan sistem yang disebut (SI). SI berfungsi sebagai sarana dalam membantu organisasi untuk merealisasikan tujuan organisasi tersebut. Agar SI tersebut dapat berfungsi secara efisien maka dibutuhkan dukungan Teknologi Informasi (TI) yang sesuai dengan kebutuhan bisnis organisasi. SI berbasis TI dapat menjadi sarana andalan guna memenangkan persaingan dalam industri, membantu organisasi dalam mewujudkan efisiensi proses back office, meningkatkan kualitas layanan kepada konsumen, membantu mengambil keputusan, merencanakan ke depan, memperluas pasar, dan memasarkan produk. Untuk menghadapi persaingan dewasa ini, rencana strategis organisasi harus didukung pula oleh perencanaan strategi SI/TI yang baik yang bertujuan untuk memanfaatkan secara optimum penggunaan teknologi informasi dalam memenuhi kebutuhan bisnis organisasi akan informasi. Strategi SI/TI perlu dibuat karena sumber daya yang dimiliki organisasi sangat terbatas, sehingga harus digunakan seoptimal mungkin agar dapat memberikan manfaat yang diharapkan kepada organisasi (Wedhasmara, 2009). Universitas Nusa Nipa (UNIPA) merupakan salah satu universitas swasta yang ada di pulau Flores, provinsi Nusa Tenggara Timur, yang saat ini mengalami pertumbuhan bisnis yang sangat cepat. Dalam perkembangannya, UNIPA telah menggunakan sistem informasi dalam melakukan pengolahan data, namun belum didukung oleh pengggunaan teknologi informasi yang memadai sehingga proses pengolahan data kurang efektif dan efisien, dan informasi yang dihasilkan tidak konsisten antara satu divisi dengan divisi 13

2 lainnya. Dalam upaya mencapai visi, misi dan tujuan UNIPA, diperlukan rencana strategis bisnis maupun rencana strategis SI/TI. Pengembangan SI/TI dimaksudkan untuk mendukung tercapainya tujuan organisasi serta meningkatkan keunggulan kompetitif. Selanjutnya perencanaan SI/TI dimaksudkan agar SI/TI yang dikembangkan sesuai dengan rencana strategis dan kebutuhan akan informasi di UNIPA. Konsep dasar yang digunakan untuk menyusun kerangka kerja perencanaan strategis SI/TI di UNIPA adalah konsep pemikiran John Ward dan Joe Peppard. Kerangka kerja Perencanaan Strategis SI/TI yang diusulkan terdiri dari 4 (empat) tahapan yaitu: (1) identifikasi masalah, (2) studi pustaka dan pengumpulan data, (3) analisis dan interpretasi (terdiri dari analisis lingkungan bisnis internal, analisis lingkungan bisnis eksternal, analisis SI/TI internal, dan analisis SI/TI eksternal), dan (4) proses identifikasi strategi yang dimulai dari analisis kebutuhan informasi yang menghasilkan solusi SI/TI yang terdiri dari Business IS Strategy, IT Strategy dan IS/IT Management Strategy (Sensuse dan Sopryadi, 2008). Sedangkan metode analisis yang digunakan adalah analisis PEST, analisis SWOT, analisis Lima Kekuatan Porter, analisis Value Chain, analisis Critical Succes Factor (CSF) dan McFarlan Strategic Grid. 1.2 Rumusan masalah Berdasarkan uraian latar belakang, maka permasalahannya adalah bagaimana membuat perencanaan strategis SI/TI untuk UNIPA sesuai dengan RENSTRA UNIPA. 1.3 Tujuan Tujuan penelitian ini adalah menghasilkan usulan perencanaan strategis SI/TI untuk UNIPA sehingga dapat dijadikan sebagai dasar pengembangan SI/TI demi tercapainya tujuan dan meningkatkan keunggulan kompetitif UNIPA. 1.4 Metode Penelitian 1) Studi pustaka tentang metode Ward & Peppard; 2) Mengumpulkan data-data primer melalui observasi dan kuesioner; 3) Mempelajari dokumen RENSTRA UNIPA dan Dokumen Pengelolaan Prasarana dan Sarana; 4) Berdasarkan data-data yang terkumpul, dilakukan analisis kebutuhan bisnis dan informasi yang sesuai; 5) Selanjutnya dilakukan perencanaan SI/TI yang terdiri dari Business IS Strategy, IT Strategy dan IS/IT Management Strategy. 1.5 Tinjauan Pustaka Kajian Pustaka Penelitian ini mengacu pada beberapa penelitian terdahulu, antara lain penelitian yang dilakukan oleh Sensuse & Sopryadi (2008) dengan judul Perencanaan Strategis Sistem Dan Teknologi Informasi pada St. Ignatius Education Center Palembang. Meningkatnya jumlah lembaga pendidikan yang mengakibatkan semakin tingginya persaingan antar lembaga tersebut khususnya lembaga education center mengharuskan St. Ignatius Education Center dapat memberikan diferensiasi dan inovasi program bimbingan dalam mencapai tujuan bisnis perusahaan dengan penerapan sistem dan teknologi informasi. Perencanaan strategis sistem dan teknologi informasi menjadi salah satu kunci sebelum penerapan sistem dan teknologi informasi dalam perusahaan. Perencanaan strategis sistem dan teknologi informasi yang tepat dapat mendukung rencana dan pengembangan bisnis perusahaan yang nantinya akan memberikan nilai tambah berupa competitive advantage dalam persaingan bisnis. Penelitian lainnya dengan judul Perencanaan Strategis Perguruan Tinggi (Henderi, 2013). Penelitian ini mengambil studi kasus pada STMIK Raharja, dimana perencanaan strategis sistem informasi dan modelnya dikembangkan berdasarkan tahapan-tahapan analisis mengenai tujuan dan masalah/kebutuhan informasi (goal and poblem), Critical Succes Factor (CSFs), analisis SWOT, analisis dampak teknologi informasi (technology impact analysis) dan analisis terhadap visi atau pandangan sistem yang strategis (strategy system vision) dan peninjauan model dari fungsi-fungsi bisnis (business proccess) organisasi. Penetapan perencanaan strategis sistem infomasi dan pemilihan model yang dikembangkan selanjutnya ditentukan oleh kebutuhan spesifik serta faktor-faktor penentu dengan memperhatikan peraturan dan prosedur baku Strategi SI/TI Menurut Ward dan Peppard (2002), Strategi teknologi informasi adalah strategi yang berfokus pada penetapan visi tentang bagaimana teknologi dapat mendukung dalam memenuhi kebutuhan informasi dan sistem dari sebuah informasi. Perusahaan membutuhkan perencanaan strategis untuk pengembangan sumber daya SI/TI dengan beberapa alasan yaitu membantu mengkomunikasikan masa depan 14

3 perusahaan kepada pihak lain dalam organisasi, membantu para manajer bisnis dan ahli SI/TI membuat keputusan mengenai bagaimana SI/TI akan diarahkan untuk membantu bisnis perusahaan, dan hasil dari perencanaan SI/TI dapat membantu mengalokasikan sumber daya perusahaan yang ada ke proyek-proyek SI/TI yang penting dan bermanfaat bagi perusahaan (Jogiyanto, 2005). Model kerangka kerja dari perencanaan strategi SI / TI menurut Ward and Peppard (2002) dapat dilihat pada Gambar 1 dengan penjelasan sebagai berikut: (1) Inputs sebagai masukan dalam perencanaan strategis sistem dan teknologi informasi, terdiri atas: (a) The Internal Business Environment, yang meliputi strategi bisnis yang digunakan pada masa sekarang, tujuan, sumber daya, proses, dan budaya organisasi serta nilai dari bisnis itu sendiri; (b) The External Business Environment meliputi sisi politik, ekonomi, sosial, teknologi, industri, dan iklim kompetisi dimana perusahaan tersebut beroperasi; (c) The Internal IS/IT Environment mencakup kondisi SI/TI organisasi dari perspektif bisnis saat ini, bagaimana kematangannya (maturity), bagaimana kontribusi terhadap bisnis, keterampilan sumber daya manusia, sumber daya dan infrastruktur teknologi, termasuk juga bagaimana portofolio dari SI/TI yang ada saat ini dan (d) The External IS/IT Environment meliputi perkembangan teknologi dan peluang yang ada, serta SI/TI yang digunakan oleh pihak lain terutama konsumen, pesaing dan pemasok; (2) Proses perencanaan strategi SI/TI, proses dimana informasi yang diperoleh, serta hasil analisis yang diperoleh dari inputs, akan diolah untuk menghasilkan outputs; (3) Outputs merupakan hasil dari proses yang mencakup: (a) IS/IT management strategy yaitu elemen umum dari strategi yang akan diaplikasikan pada organisasi secara menyeluruh untuk memastikan konsistensi penerapan kebijakan SI/TI yang dibutuhkan; (b) Business IS Strategy, yaitu bagaimana setiap unit dapat memanfaatkan SI/TI dalam mencapai sasaran bisnisnya. Business IS Strategy mencakup portfolio aplikasi yang akan dikembangkan untuk setiap unit dan model bisnis; (c) IT Strategy yaitu strategi dan kebijakan yang diterapkan untuk mengatur penggunaan teknologi dalam perusahaan dan mengatur sumber daya teknisi ahli; (4) Future application portfolio rincian yang menjelaskan usulan aplikasi yang akan digunakan perusahaan dalam waktu ke depan, untuk mengintegrasikan setiap unit dari perusahaan dan menyesuaikan perkembangan teknologi dengan perkembangan perusahaan; (5) current application portfolio rincian mengenai aplikasi sistem informasi yang diterapkan perusahaan saat ini, dengan melihat keuntungan dan kekuatan yang diperoleh dengan menggunakan aplikasi tersebut serta melihat dukungan aplikasi yang ada terhadap kegiatan operasional dan perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi bagi perusahaan untuk menghadapi persaingan dan pasar pada saat sekarang ini. Gambar 1. Model Kerangka Kerja Perencanaan Strategis SI/TI (Ward dan Pepard, 2002) Analisis PEST P.E.S.T adalah singkatan dari Politik, Ekonomi, Sosial dan Teknologi. Analisis ini digunakan untuk mengindentifikasi kondisi lingkungan umum atau lingkungan makro organisasi/perusahaan. Identifikasi ini berdasarkan aspek politik dan hukum, aspek ekonomi, aspek sosial dan budaya, serta aspek teknologi Analisis SWOT Analisis SWOT akan dipetakan dari hasil analisis lingkungan. Kekuatan diidentifikasikan dengan tujuan untuk mengetahui apa saja kekuatan organisasi untuk dapat meneruskan dan mempertahankan bisnis. Mengidentifikasi kelemahan bertujuan untuk dapat mengetahui kelemahan, sehingga perusahaan dapat berusaha untuk memperbaikinya sesegera mungkin. Dengan mengetahui peluang, baik peluang saat ini maupun peluang di masa yang akan datang, maka perusahaan dapat mempersiapkan diri untuk dapat mencapai peluang tersebut. Berbagai jalan untuk dapat mewujudkan peluang/kesempatan dan mempertahankan kelangsungan bisnis organisasi tentunya akan mengalami banyak ancaman. Ancaman yang dapat teridentifikasi dapat dicarikan jalan 15

4 keluarnya sehingga organisasi dapat meminimalkan ancaman tersebut Analisis Lima Kekuatan Porter Analisis kompetitif digunakan untuk mengevaluasi struktur lingkungan bisnis suatu industri dan tantangan dari pesaing dalam suatu industri. Hasil diagram kompetitif model suatu organisasi digunakan sebagai dasar untuk mengindentifikasi peluang dari eksternal organisasi guna pemanfaatan SI dan TI yang dapat menigkatkan keunggulan kompetitif bisnisnya. Porter (1985) membagi kekuatan industri menjadi 5 bagian, yaitu meliputi: (1) analisis terhadap pendatang baru, (2) analisis terhadap barang pengganti, (3) analisis kekuatan tawar menawar terhadap pelanggan, (4) analisis kekuatan tawar menawar dengan supplier dan (5) analisis terhadap persaingan industri sejenis Analisis Value Chain Analisis Value Chain dilakukan untuk memetakan seluruh proses kerja yang terjadi dalam organisasi menjadi dua kategori aktivitas, yaitu aktivitas utama dan aktivitas pendukung Analisis Critical Succes Factor (CSF) Analisis CSF merupakan suatu ketentuan dari organisasi dan lingkungannya yang berpengaruh pada keberhasilan atau kegagalan. CSF dapat ditentukan jika objektif organisasi telah diidentifikasi. Tujuan dari CSF adalah menginterpretasikan objektif secara lebih jelas untuk menentukan aktivitas yang harus dilakukan dan informasi apa yang dibutuhkan. Peranan CSF dalam perencanaan strategis adalah sebagai penghubung antara strategi bisnis organisasi dengan strategi SI-nya, memfokuskan proses perencanaan strategis SI pada area yang strategis, memprioritaskan usulan aplikasi SI dan mengevaluasi strategi SI Analisis McFarlan Strategic Grid McFarlan Strategic Grid digunakan untuk memetakan aplikasi SI berdasarkan konstribusinya terhadap organisasi. Pemetaan dilakukan pada empat kuadran (strategic, high potential, key operation, and support). Dari hasil pemetaan tersebut didapat gambaran konstribusi sebuah aplikasi SI terhadap organisasi dan pengembangannya di masa mendatang. Menurut Ward dan Griffith (dalam jurnal Maryani dan Darudiato, 2010) keempat kuadran tersebut dapat dilihat pada Gambar 2. Gambar 2. McFarlan Strategic Grid (Ward dan Peppard, 2002) 2. PEMBAHASAN Penelitian ini dilakukan dengan langkahlangkah sebagai berikut: 1) Berdasarkan hasil observasi, dilakukan analisis lingkungan eksternal dengan tools analisis PEST, analisis Kompetitif Porter dan analisis SWOT (Opportunities dan Threat). Berdasarkan hasil analisis tersebut dapat disimpulkan bahwa UNIPA memiliki peluang untuk berkembang dan menjalin kerjasama nasional maupun internasional yang semakin luas, namun juga memiliki tantangan untuk dapat bersaing dengan perguruan tinggi maupun lembaga substitusi lainnya. Oleh karena itu UNIPA perlu meningkatkan kualitas layanan pendidikan dan administrasinya; 2) Selanjutnya dilakukan analisis lingkungan internal dengan membuat diagram konteks aliran informasi proses bisnis yang ada di UNIPA (dapat dilihat pada Gambar 3), melakukan analisis Value Chain Internal berdasarkan pengamatan yang dilakukan terhadap proses kerja yang terjadi di masingmasing unit kerja (dapat dilihat pada Gambar 4) dan diperoleh kesimpulan bahwa dalam pelaksanaanya UNIPA masih perlu melakukan pembenahan terutama optimalisasi penggunaan sarana-prasarana, serta melakukan analisis SWOT (Strength dan Weakness) dan diperoleh kesimpulan sebagai berikut: UNIPA memiliki komitmen dan kerja sama yang baik khususnya dengan pemerintah daerah dan memiliki jumlah tenaga pendidik dan kependidikan yang cukup memadai dengan minat yang tinggi 16

5 dalam melanjutkan studi, namun perlu ditingkatkan pola pikir dan etos kerja dosen dan tenaga kependidikan untuk pencapaian pelayanan prima, peningkatan kegiatan kemahasiswaan, peningkatan mutu lulusan, peningkatan sarana-prasarana, peningkatan peran LPPM dan kerja sama dengan dunia industri dan alumni; 3) Menguraikan isu-isu strategis yang dikembangkan berdasarkan kajian berbagai kondisi internal dan eksternal, dengan memperhatikan visi, misi dan tujuan UNIPA (dapat dilihat pada Tabel 1); 4) Menguraikan sasaran berdasarkan isu-isu strategis yang telah ditetapkan, dengan memperhatikan tujuan yang hendak dicapai (dapat dilihat pada Tabel 1); 5) Melakukan analisis dan menentukan strategi pencapaian (strategi bisnis), yang dapat dilihat pada Tabel 1; 6) Menguraikan Tinjauan Konteks Teknologi Informasi, baik secara eksternal maupun internal (penggunaan perangkat keras, perangkat lunak dan infrastruktur jaringan yang ada saat ini) dan diperoleh kesimpulan bahwa perangkat keras dan infrastruktur jaringan yang ada saat ini sudah cukup memadai untuk memenuhi kebutuhan, namun belum didukung oleh perangkat lunak yang tepat untuk memenuhi kebutuhan informasi. UNIPA Maumere telah memiliki jaringan wireless yang digunakan untuk akses internet dan sharing informasi. Saat ini UNIPA menggunakan layanan internet speedy dengan bandwidth sebesar 3 MB per modem.terdapat 4 (empat) buah modem Asymmetric Digital Subscribers Line (ADSL) untuk melayani kebutuhan internet bagi dosen, mahasiswa dan beberapa biro yang melayani administrasi di kampus. Sebuah modem digunakan secara khusus untuk melayani kebutuhan internet di area kantor Yayasan dan Biro keuangan melalui wireless router 7.1 dan wireless router 7.2. Sebuah modem lain digunakan untuk melayani kebutuhan internet di area Biro Administrasi Akademik dan Lembaga Penelitian & Pengabdian kepada Masyarakat (LPPM) melalui wireless router 8. Dua buah modem digunakan secara bersama-sama untuk melayani kebutuhan internet bagi dosen dan mahasiswa. Melalui router dan switch, koneksi internet dibagi-bagi ke beberapa laboratorium komputer dan beberapa wireless router agar dapat diakses menggunakan Wireless Fidelity (wifi). Penempatan masing-masing wireless router berdasarkan lokasi dan kapasitasnya. Wireless router 6 digunakan untuk melayani koneksi internet untuk mahasiswa. Wireless router 1 digunakan untuk melayani koneksi internet bagi dosen-dosen prodi D3 Keperawatan, Fakultas Pertanian, Fakultas Perikanan dan 2 laboratorium komputer. Wireless router 2 digunakan untuk melayani koneksi internet bagi dosen-dosen prodi Teknik Informatika. Wireless router 3 digunakan untuk melayani koneksi internet bagi dosen-dosen prodi Teknik Arsitektur dan Teknik Sipil. Wireless router 4 digunakan untuk melayani koneksi internet bagi dosen-dosen Fakultas Ekonomi, Ilmu Sosial, Perikanan dan Pertanian. Wireless router 5 digunakan untuk melayani koneksi internet bagi dosen-dosen prodi S1 Keperawatan, Fakultas Keguruan & Ilmu Pendidikan dan perpustakaan.; 7) Menguraikan portofolio aplikasi saat ini, dimana UNIPA masih menggunakan aplikasi Microsoft Office (Word dan Excel) untuk menyediakan laporan-laporan yang berhubungan dengan administrasi di kampus. Kedua aplikasi ini masuk dalam kelompok key operational. Selain itu UNIPA juga telah memiliki aplikasi yang masuk dalam kelompok support yaitu elearning dan website; 8) Menentukan Strategi Sistem Informasi/Teknologi Informasi berdasarkan strategi bisnis (dapat dilihat pada Tabel 1); 9) Menentukan portofolio aplikasi dan prioritas pengembangan aplikasi. Portofolio aplikasi dapat dilihat pada Gambar 3; STRATEGIS Evaluasi/Penilaian Kinerja Dosen/Pegawai Akademik Keuangan Kepegawaian Sarana-Prasarana KEY OPERATIONAL HIGH POTENTIAL Integrasi Sistem Penyeleksian Calon Dosen/Pegawai Penerimaan Calon Mahasiswa e-learning (tetap) Website (upgrade) Perpustakaan Penelitian dan Publikasi Karya Ilmiah Alumni SUPPORT Gambar 3. Portofolio Aplikasi 10) Merancang arsitektur aplikasi yang dapat dilihat pada Gambar 4. Aplikasi-aplikasi 17

6 yang ditawarkan dikelompokan ke dalam dua kategori yaitu kelompok aplikasi internal yang hanya dapat diakses secara intern di lingkungan kampus (intranet) dan kelompok aplikasi eksternal yang dapat diakses secara luas (internet). Setiap kelompok aplikasi dan basis datanya ditempatkan pada masing-masing server sesuai kelompoknya. Setiap aplikasi dapat saling terhubung untuk melakukan sharing data/informasi, baik antar aplikasi internal, maupun antara aplikasi internal dan eksternal. Basis data aplikasi internal bersifat terpusat. Sedangkan aplikasi eksternal memiliki basis data masingmasing; 11) Merancang infrastruktur jaringan yang baru (dapat dilihat pada Gambar 5). Router Mikrotik berfungsi sebagai pintu gerbang untuk mengatur koneksi secara internal atau eksternal dan melakukan pengaturan IP server (internal maupun eksternal). Wireless router 1 8 berfungsi sebagai access point dalam menyediakan koneksi internet bagi biro-biro dan fakultas-fakultas yang ada di UNIPA sesuai wilayahnya; 12) Menentukan sumber daya manusia dan struktur organisasi TI untuk mengelolah SI/TI yang akan dibangun (dapat dilihat pada Gambar 6). Unit Operasional dan Pengembangan berfungsi sebagai unit pelaksana teknis yang memberikan layanan langsung kepada pengguna teknologi informasi dan komunikasi (seluruh civitas academica, termasuk operator-operator aplikasi yang telah ditentukan) UNIPA untuk mengakses informasi, melakukan komunikasi, permintaan, bantuan, atau pun keluhan terkait sistem dan teknologi informasi. Unit ini akan dipimpin oleh seorang Kepala Unit. Semua jenis layanan dan jasa teknologi informasi dan komunikasi UNIPA yang disediakan perlu dikaji terlebih dahulu oleh unit Riset dan Pengkajian. Hasil dari kegiatan tersebut kemudian akan disampaikan atau diimplementasikan kepada pengguna melalui Unit Operasional dan Pengembangan. Kedua unit tersebut bertanggung jawab secara langsung kepada Chief Information Officer (CIO), yang dalam hal ini dapat ditunjuk oleh Rektor maupun dipilih oleh anggota Senat Universitas serta secara langsung berada di bawah Rektor UNIPA sehingga bertanggung jawab langsung terhadap Rektor. Gambar 6. Struktur Organisasi TI 3. KESIMPULAN Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan dapat disimpulkan bahwa: 1) UNIPA yang berdiri sejak 19 September 2005, berupaya meningkatkan kualitas internal secara berkelanjutan untuk dapat bersaing dengan perguruan tinggi lain dengan memberi kesempatan studi lanjut bagi dosen-dosen, melengkapi sarana dan prasarana serta melalui proses akreditasi masing-masing program studi. Dan pada bulan Mei 2015 telah dilakukan proses akreditasi institusi; 2) Untuk memenuhi kebutuhan informasi, meningkatkan status akreditasi, dan memiliki keunggulan kompetitif maka diperlukan adanya peningkatan kualitas pelayanan informasi di UNIPA. Namun hingga saat ini belum tersedia sistem informasi yang efektif dan efisien dalam penyediaan informasi; 3) Agar pembangunan sistem informasi lebih terarah dan dapat bermanfaat maka perlu direncanakan dengan baik sesuai kebutuhan; 4) Penelitian ini menghasilkan usulan rencana strategis SI/TI yang tertuang dalam dokumen blue print Pengembangan, Pengelolaan dan Pemanfaatan Sistem Informasi UNIPA 2015, yang dapat berfungsi sebagai pedoman dalam pembangunan SI/TI di UNIPA. Bentuk perencanaan strategis SI/TI dijabarkan dalam strategi SI, strategi TI dan strategi manajemen SI/TI. Proses identifikasi strategis menggunakan metodologi Ward and Peppard. Untuk penelitian selanjutnya, berdasarkan perencanaan yang ada, dapat dilakukan analisis dan perancangan salah satu sistem yang berada pada ranah key operasional dan disesuaikan dengan prioritas pengembangan aplikasi. PUSTAKA Henderi Perencanaan Strategis Sistem Informasi Perguruan Tinggi. Jurnal CommIT, (Online), Jilid 3, No. 2, ( diakses 14 November 2015). 18

7 Jogiyanto, H.M Strategis (Edisi 1). Yogyakarta: Andi. Maryani & Darudiato, S Perancangan Rencana Strategis dan Teknologi Informasi. CommIT (Vol. 04, No.2). Porter, M. E Competitive Advantage: Creating and Sustaining Superior Performance. The Free Press. Sensuse, D. I. & Sopryadi, H Perencanaan Strategis Sistem Dan Teknologi Informasi Pada St. Ignatius Education Center Palembang. Algoritma (Vol. 04, No. 3): Ward, J. & Peppard, J Strategic Planning for Information Systems, (3 nd ed). England: Jhon Wiley dan Sons. Wedhasmara, A Langkah-Langkah Perencanaan Strategis dengan Menggunakan Metode Ward and Peppard. Jurnal (Vol. 1, No. 1): Tabel 1. Strategi /Teknologi Informasi Isu Strategis Sasaran Strategi Bisnis Strategi SI/TI Citra Unggul UNIPA Kualitas Pelayanan dan Program Akademik Meningkatnya status akreditasi masing-masing Program Studi dan akreditasi Institusi UNIPA; Meningkatnya jumlah calon mahasiswa melalui promosi yang lebih intensif; Meningkatnya kompetensi unit-unit yang ada di lingkungan UNIPA; Optimalisasi peran Alumni; Optimalisasi website UNIPA; Meningkatnya kualifikasi dan kompetensi dosen dan pegawai; Meningkatnya kinerja pimpinan, dosen dan pegawai dengan keteladanan yang berkarakter; Terlaksananya pengembangan, pemeliharaan dan optimalisasi pemanfaatan sarana dan prasarana; Meningkatnya kedisiplinan, kualitas kerja dan profesionalisme tenaga pendidik, tenaga kependidikan dan pimpinan unit satuan kerja; Meningkatnya kegiatan penalaran, keilmuan, minat, bakat kegemaran dan kesejahteraan mahasiswa melalui kegiatan ekstrakurikuler; Melaksanakan program Mengevaluasi hasil akreditasi Program Studi dan Institusi; Memperbaiki kualitas Program Studi dan Institusi berdasarkan hasil evaluasi. Membentuk tim promosi yang solid dan terlatih; Menyediakan materi promosi yang lengkap; Menggunakan media promosi yang menarik; Meningkatkan kualitas dosen, pegawai dan sarana-prasarana kampus. Mengadakan pelatihan / Training / Workshop bagi Pengelolah setiap Unit yang ada di UNIPA; Menyediakan sarana pendukung. Membentuk Forum Ikatan Alumni UNIPA sebagai wadah untuk saling memberi informasi lowongan pekerjaan, keberadaan alumni dan saran-saran perbaikan kurikulum yang sesuai dengan kebutuhan dunia kerja. Menyiapkan operator khusus untuk mengelolah website UNIPA Menyediakan dana / mencari informasi beasiswa dan mempermudah pengurusan administrasi permohonan izin belajar/tugas belajar bagi dosen yang ingin melajutkan pendidikan ke tingkat S2 dan S3; Menyediakan dana untuk pendidikan lanjutan / kursus bagi pegawai. Mengadakan diklat character building dan kegiatan kerohanian secara berkala bagi pimpinan, dosen dan pegawai; Mengadakan pelatihan-pelatihan bagi pegawai sesuai dengan bidang kerjanya. Menginventaris sarana-prasarana dan melakukan perbaikan sarana-prasarana yang rusak namun masih dapat diperbaiki; Menambah jumlah sarana-prasana sesuai kebutuhan; Memanfaatkan sarana-prasarana yang ada secara maksimal untuk meningkatkan kualitas pelayanan. Rektor menetapkan peraturan tentang tata tertib kampus dan tupoksi masing-masing satuan kerja serta melakukan sosialisasi tentang kode etik dosen dan pegawai. Menyelenggarakan kegiatan lomba karya ilmiah, kewirausahaan, olahraga dan kesenian antar Fakultas/ Program Studi secara berkala. Menyiapkan dan menetapkan pembina kegiatan Mengembangkan sistem mendukung promosi; menunjang peningkatan kompetensi unit-unit kerja yang ada di UNIPA sehingga dapat meningkatkan citra unggul UNIPA. dapat menginventaris data sarana-prasarana; dapat meningkatkan kualitas pelayanan akademik. 19

8 Isu Strategis Sasaran Strategi Bisnis Strategi SI/TI pembinaan kegiatan mahasiswa; kemahasiswaan yang selalu berkoordinasi dengan wakil rektor bidang kemahasiswaan. Meningkatkan pemberian beasiswa; Kerja sama dengan pemerintah Provinsi NTT, Kopertis Wilayah VIII dan perusahaan/ lembaga lain dalam mencari donatur; Kualitas dan Kapasitas Lulusan Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat Terpenuhinya kebutuhan dunia kerja akan tenagatenaga lulusan yang berkarakter dan berkualitas, melalui upaya sinkronisasi kurikulum dengan kebutuhan pasar kerja, dengan pelaksanaan kurikulum berbasis KKNI; Berkembangnya jiwa inovatif dan entrepreneur (wirausaha) lulusan agar dapat berkreasi menciptakan lapangan kerja baru; Terjalinnya hubungan yang lebih intens dan kontinyu dengan Alumni; Adanya standar kompetensi lulusan; Adanya bidang garapan program studi yang merupakan keunggulan kompetitif program studi yang bersangkutan; Optimalisasi sistem penjaminan mutu; Meningkatnya intensitas penguasaan bahasa asing terutama bahasa Inggris dan Teknologi Informasi bagi seluruh sivitas akademika; Menyelenggarakan Student Center Learning dalam proses pembelajaran; Meningkatnya kuantitas dan kualitas serta relevansi pelaksanaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat; Meningkatnya peran Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (LPPM) untuk mendukung penelitian dan pengabdian kepada masyarakat; Meningkatkan kualitas lulusan. Memasukan magang dalam kurikulum semua program studi. Melaksanakan seminar kewirausahaan bagi mahasiswa tingkat akhir; Memasukan mata kuliah Kewirausahan pada kurikulum semua program studi; Mendorong penyelenggaraan kegiatan praktek kewirausahaan seperti bazar dan koperasi yang dilakukan oleh mahasiswa untuk menampung dan menjual hasil kreasi mahasiswa sendiri. Membentuk Forum/Ikatan Alumni di tingkat Fakultas dan Program Studi; Melakukan pertemuan berkala dengan para alumni untuk saling memberi informasi lowongan pekerjaan, keberadaan alumni dan saran-saran perbaikan kurikulum yang sesuai dengan kebutuhan dunia kerja; Memanfaatkan media komunikasi on line untuk berkomunikasi dengan para alumni yang jauh/sibuk. Selalu mengikuti perkembangan pendidikan dan memperbaharui kurikulum sesuai dengan standar nasional dan kebutuhan pasar kerja. Melaksanakan program magang dan/atau PPL sesuai dengan keunggulan kompetitif setiap program studi. Melakukan pengawasan pelaksanaan penjaminan mutu melalui monitoring dan evaluasi. Mengadakan program kursus Bahasa Inggris bersertifikat di luar jam kuliah yang bersifat wajib dan penetapan penggunaan Bahasa Inggris pada hari tertentu (English Day); Mengadakan kursus komputer dasar yang bersifat wajib dan bersertifikat bagi mahasiswa dan pegawai. Meningkatkan peran Lembaga Penjamin Mutu dalam memantau penerapan metode pembelajaran Student Center Learning pada setiap program studi. Mengadakan pelatihan tata cara melakukan penelitian dan penulisan karya ilmiah bagi dosen dan mahasiswa; Menjalin kerjasama dengan perguruan tinggi lain baik negeri maupun swasta di bidang penelitian dan publikasi ilmiah serta penerapan ilmu, teknologi dan seni sebagai bentuk pengabdian kepada masyarakat. Pembuatan Akta Notaris dan NPWP lembaga LPPM; Menjalin kerjasama dengan pemerintah setempat serta berbagai pemangku kepentingan dalam pelaksanaan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat; Membentukan pusat-pusat studi berbasis keunggulan dari program studi. Mengembangkan sistem dapat menyediakan informasi keberadaan alumni dan komunikasi dengan para alumni; dapat menyediakan informasi kegiatan magang mahasiswa, dan dapat berkomunikasi dengan organisasi yang menjadi tempat magang bagi mahasiswa. Mengembangkan sistem mendukung publikasi ilmiah. 20

9 Isu Strategis Sasaran Strategi Bisnis Strategi SI/TI Meningkatnya produktivitas dosen dan mahasiswa dalam menulis dan publikasi karya ilmiah; Pemberian insentif/hibah bagi dosen dan mahasiswa yang terseleksi dari proposal penelitian yang diajukan melalui LPPM. Kerjasama, Aliansi Strategis dan Jejaring Sistem Informasi Manajemen Kesejahteraan Tenaga Pendidik dan Kependidikan Meningkatnya keterlibatan dosen dan mahasiswa dalam kegiatan ilmiah baik di tingkat lokal, regional, nasional, maupun internasional; Meningkatnya kerjasama (sinergi) antar Perguruan Tinggi; Meningkatnya kerjasama dan jejaring kerja antara UNIPA dengan pemerintah daerah, dunia usaha, kalangan industri dan lembaga lain, baik di dalam maupun luar negeri untuk kegiatan Tri Dharma Perguruan Tinggi; Mantapnya sistem penelusuran (tracing) alumni yang efisien dan efektif dalam rangka menjalin hubungan dengan alumni secara intens dan kontinyu; Berkembangnya Sistem Informasi Keuangan; Berkembangnya Sistem Informasi Akademik; Berkembangnya Sistem Basis Data (database) dosen, pegawai, mahasiswa dan alumni; Berkembangnya Sistem Informasi Manajemen Aset serta Sarana dan Prasarana; Berkembangnya Sistem Informasi Manajemen Penelitian dan Pengelolaan Jurnal Ilmiah; Berkembangnya sistem publikasi karya Ilmiah melalui E-Journal maupun portal publikasi online; Berkembangnya karier dan meningkatnya kesejahteraan baik dosen maupun pegawai; Meningkatnya semangat kerja dan etos kerja yang lebih baik; Adanya reward system untuk dosen dan pegawai sesuai dengan hasil penilaian kinerja; Meningkatnya ketrampilan pegawai agar lebih profesional di bidang pekerjaannya; Mendorong penyelenggaraan berbagai seminar lokal, regional dan nasional serta kegiatan ilmiah lain oleh setiap fakultas dan program studi. Melaksanakan program kemitraan dengan perguruan tinggi dalam wilayah domisili dan kerjasama dengan perguruan tinggi lainnya baik swasta maupun negeri sesuai dengan basis keilmuan. Melaksanakan program kemitraan dengan berbagai lembaga dengan prinsip saling menguntungkan. Melakukan penelusuran alumni secara terstruktur dari setiap fakultas dan program studi melalui media yang tepat. Mengadakan aplikasi Keuangan. Mengadakan aplikasi Akademik. Mengadakan sistem pengelola basis data/data base dan membuat basis data terstruktur bagi dosen, pegawai, mahasiswa dan alumni. Mengadakan aplikasi Manajemen Aset serta Sarana dan Prasarana. Mengadakan aplikasi Manajemen Penelitian dan Pengelolaan Jurnal Ilmiah. Mengembangkan aplikasi untuk publikasi karya ilmiah. Melaksanakan mekanisme promosi jabatan baik terhadap dosen maupun pegawai. Melaksanakan pembinaan secara berkala melalui apel kekuatan setiap hari Senin dan kegiatan rohani minimal sebulan sekali; Meningkatkan kesejahteraan para karyawan melalui kenaikan gaji. Menerapkan sistem penilaian kinerja sesuai aturan yang ditetapkan secara jujur dan adil. Melaksanakan sistem penyeleksian calon pegawai secara jujur dan adil; Menempatkan pegawai pada posisi yang sesuai dengan latar belakang pendidikan dan kemampuannya; Melaksanakan workshop di kampus dan memfasilitasi para pegawai untuk mengikuti informasi perguruan tinggi berbasis TI yang dapat mengelolah data-data akademik, keuangan, kepegawaian, saranaprasarana, penelitian dan alumni. mendukung penyeleksian calon dosen dan pegawai; mendukung penilaian kinerja dosen dan pegawai. 21

10 Isu Strategis Sasaran Strategi Bisnis Strategi SI/TI workshop di luar kampus. Berkembangnya unit-unit usaha seperti Koperasi Dosen dan Pegawai UNIPA, dan lainnya; Meningkatkan peran unit-unit usaha yang telah dibentuk dalam memenuhi kebutuhan dosen dan pegawai; Mengelolah setiap unit usaha secara jujur dan Optimalisasi peran dan fungsi LPPM dan Pusat Studi yang ber-badan Hukum, selain untuk peningkatan kualitas hasil penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, juga untuk peningkatan kerjasama dengan Pihak Ketiga, yang bermuara pada peningkatan income dan kesejahteraan dosen dan pegawai. adil. Meningkatkan peran LPPM dalam pelaksanaan penelitian dan pengabdian. Gambar 4. Arsitektur Aplikasi Gambar 5. Infrastruktur Jaringan 22