10 Tahun 2005 tentang Unit Organisasi dan Tugas Eselon I Kementerian Negara Republik lndonesia;

Transkripsi

1 KEPUTUSAN MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA NOMOR 70 TAHUN 2O1O TENTANG PETUNJUK TEKNIS TATA CARA PENYUSUNAN FILE KEPEGAWAIAN DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA, Menimbang : a bahwa dengan adanya perubahan Nomor Induk Pegawai (NlP) yang semula terdiri dari 9 digit menjadi 18 digit perlu dilakukan penyusunan file kepegawaian di Lingkungan Kementerian Agama; b bahwa penyusunan file pegawai yang semula dilakukan sesuai dengan nomor urut NlP, perlu ditata kembali dengan mengelompokan tahun pengangkatan Pegawai Negeri Sipil yang kemudian disusun berdasarkan tahun, bulan dan tanggal kelahiran; c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan huruf b perlu menetapkan Keputusan Menteri Agama tentang Petunjuk Teknis Tata Cara Penyusunan File Kepegawaian di Lingkungan Kementerian Agama; Mengingat :1. Undang - Undang Nomor 8 Tahun 1974 yang telah diubah dengan Undang - Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Pokok- Pokok Kepegawaian (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 169, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3890); Peraturan Presiden Nomor 50 Tahun 2008 tentang Perubahan Kesembilan Atas Peraturan Presiden Nomor 10 Tahun 2005 tentang Unit Organisasi dan Tugas Eselon I Kementerian Negara Republik lndonesia; Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Instansi Vertikal Departemen Agama; Peraturan Presiden Nomor 47 Tahun 2009 tentang Pembentukan dan Organisasi Kementerian Agama, 5. Keputusan... 4

2 5. Keputusan Menteri Agama Nomor 480 Tahun 2003 tentang Perubahan Atas Keputusan Menteri Agama Nomor 373 Tahun 2002 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor Wilayah Departemen Agama Provinsi dan Kantor Departemen Agama Kabupaten/Kota; 7. Keputusan Menteri Agama Nomor 551 Tahun 2003 tentang Pedoman Pembentukan dan Penyempurnaan Organisasi di Lingkungan Departemen Agama dan Kantor Urusan Agama Kecamatan; Peraturan Menteri Agama Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; MEMUTUSKAN : Menetapkan KESATU KEDUA KETI GA KEEMPAT KEPUTUSAN MENTERI AGAMA TENTANG PETUNJUK TEKNIS TATA CARA PENYUSUNAN FILE KEPEGAWAIAN DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN AGAMA. Menetapkan Petunjuk Teknis Tata Cara Penyusunan File Kepegawaian di Lingkungan Kementerian Agama sebagaimana tercantum dalam Lampiran Keputusan ini. Petunjuk teknis sebagaimana dimaksud dalam Diktum KESATU merupakan pedoman bagi setiap unit pengelola kepegawaian dalam melakukan kegiatan penyusunan file kepegawaian. Pada saat Keputusan Menteri Agama ini mulai berlaku, Keputusan Menteri Agama Nomor 367 Tahun 2004 tentang Petunjuk Teknis (juknis) Pengelolaan Data dan Informasi Kepegawaian di Lingkungan Departemen Agama dicabut dan dinyatakan tidak berlaku. : Keputusan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Ditetapkan di Jakarta padatanggal 1? Maret 2O1O a.n MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA SEKRETARIS JENDERAL 2 IW I r' BAHRUL HAYAT, Ph. D 5

3 LAMPIRAN KEPUTUSAN MENTERI AGAMA NOMOR 30 TAHUN 2010 TENTANG PETUNJUK TEKNIS TATA CARA PENYUSUNAN FILE KEPEGAWAIAN DI LINGKI]NGAN KEMENTERIAN AGAMA BAB I PENDAHULUAN LATAR BELAKANG Dalam rangka penyelenggaraan manajemen pegawai negeri sipil di lingkungan Kementerian Agama diperlukan pengelolaan arsip file pegawai yang didasarkan pada suatu pola penataan dan penyusunan arsip file pegawai yang seragam dan standar, sebagaimana diatur dalam Keputusan Menteri Agama Nomor 367 Tahun 2004 tentang Petunjuk Teknis (uknis) Pengelolaan Data dan Informasi Kepegawaian di Lingkungan Departemen Agama. Prinsip penyusunan arsip file pegawai sebagaimana dalam juknis tersebut adalah berdasarkan urut Nomor Induk Pegawai. Konversi NIP berakibat kepada perubahan dalam penyusunan file pegawai yang sudah ada yaitu berdasarkan urut NlP, secara otomatis tidak dapat dilakukan sejak terbitnya Peraturan Kepala BKN nomor 22 tahtn Selanjutnya penyusunan filejuga harus berubah. Bahwa sebagai tindak lanjut dari adanya konversi NIP tersebut maka perlu adanya pola penataan arsip file pegawai yang sesuai dan memiliki nilai efektivitas dan efisiensi dalam penemuan kembali. Berdasarkan uraian diatas maka arsip file pegawai di lingkungan Kementerian Agama, penyusunannya dikelompokkan berdasarkan tahun pengangkatan CPNS kemudian disusun berdasarkan tahun, bulan dan tanggal lahir. /

4 il. B. RUANG LINGKI]P l. Organisasi pengelola file kepegawaian; 2. Sarana dan Pemeliharaan penataan file pegawai; 3. Prosedur Penataan file Pegawai; 4. Penyusunan file Pegawai; 5. Peminjaman dan Penemuan kembali file pegawai' C. MAKSUD DAN TUJUAN l. Maksud Petunjuk Teknis Tata Cara Penyusunan File Kepegawaian ini dimaksudkan sebagai pedoman bagi pengelola kepegawaian dalam melaksanakan kegiatan penyusunan dan penataan file kepegawaian di lingkungan Kementerian Agama. 2. Tujuan a. Menyeragamkan dalam penyusunan file kepegawaian; b. Memudahkan pengelola file kepegawaian dalam penataan file; c. Mewujudkan terciptanya penyusunan file kepegawaian yang efektif; dan efisien sehingga memudahkan dalam penemuan kembali' D. PENGERTIAN Dalam Keputusan ini yang dimaksud dengan : L Konversi NIP adalah perubahan Nomor lnduk Pegawai (9) digit menjadi Nomor Identitas Pegawai (18) digit. 2. File adalah tempat untuk menyimpan arsip atau dokumen kepegawaian. 3. Filling kabinet adalah tempat untuk menyimpan file aktif berskala kecil. 4. Lemari arsip gerak adalah tempat untuk menyimpan file aktif dalam skala besar. 5. Buku kendali adalah petunjuk untuk memudahkan pencarian letak file pegawai.

5 :ii r{{ 6. Lembar peminjaman file adalah catatan untuk mengetahui file kepegawaian yang dikeluarkan atau dipinjam. 7. Kartu petunjuk isi file adalah kartu yang menerangkan jumlah isi file berdasarkan NIP l8 (digit). 8. Map arsip gantung adalah tempat menyimpan dokumen-dokumen pegawai. g. Kardaf adalah kartu pendaftaran PegawaiNegeri Sipil Tahun PUPNS adalah pendataan ulang Pegawai Negeri Sipil Tahun 2003.

6 li:l ti,' BAB II ORGANISASI PENGELOLA FILE KEPEGAWAIAN A. struktur organisasi Pengelola file Kepegawaian di lingkungan Kementerian Agama Struktur organisasi pengelola file kepegawaian di lingkungan Kementerian Agama meliputi : l. Unit Pembina, adalah Sekretariat Jenderal dalam hal ini dilakukan oleh Biro Kepegawaian Kementerian Agama. 2. Unit Pengelola : a. Kementerian Agama Pusat terdiri dari : 1. Satuan organisasi Eselon l, yaitu Sekretariat pada Ditjen, Itjen, dan Balitbang dan Diklat. 2. Biro dan Pusat di lingkungan Sekretariat Jenderal b. Kementerian Agama di Daerah terdiri dari : l. Kantor Wilayah Kementerian Agama Provinsi; 2. Institut Agama lslam Negeri (IAIN); 3. Universitas Islam Negeri (UlN); 4. lnstitut Hindu Dharma Negeri (IHDN); 5. Sekolah TinggiAgama Islam Negeri (STAIN); 6. Sekolah Tinggi Agama Kristen Negeri (STAKN); 7. Sekolah Tinggi Agama Hindu Negeri (STAHN); 8. Sekolah Tinggi Agama Buddha Negeri (STABN); 9. Kantor Kementerian Agama Kabupaten/Kota; 10. Balai Diklat Teknis Keagamaan; 1 1. Balai Penelitian;,A

7 ri 12. Madrasah Negeri (Madrasah Aliyah Negeri, Madrasah Tsanawiyah Negeri dan Madrasah lbtidaiyah Negeri); 13. Kantor Urusan Asama Kecamatan. 3. Unit Pelaksana Teknis Pengelola File Penyelenggaraan pengelolaan file kepegawaian pada setiap satuan organisasi dilaksanakan oleh unit yang fungsi dan tugas pokoknya menangani masalah kepegawaian, atau pada unit-unit yang diserahi tugas tambahan penanganan urusan kepegawaian, masing-masing sebagai berikut : Unit Ditjen, Itjen, dan Balitbang dan Diklat, yaitu Bagian Ortala dan Kepegawaian, Unit Setjen pada Bagian Data dan Informasi Kepegawaian Biro Kepegawaian. a. Unit Eselon li Pusat : o Unit Seden, adalah Sub bagian Tata Usaha Biro dan Pusat pada " setiap Biro dan Pusat. o Unit Ditjen, Iden, dan Balitbang dan Diklat adalah Sub Bagian Tata Usaha pada setiap unit Eselon Il. b. Kanwil Kemag Provinsi pada Sub Bagian Ortala dan Kepegawaian. c. IAIN pada Bagian Kepegawaian. d. UIN pada Bagian Ortala dan Kepegawaian. e. IHDN pada Bagian Ortala dan Kepegawaian. f. STAIN, STAKN, STAHN pada Sub Bagian Kepegawaian dan Keuangan. g. STABN pada Sub Bagian Umum. h. Kankemag Kabupaten lkota adalah Sub Bagian Tata Usaha. i. Balai Diklat Teknis Keagamaan dan Balai Penelitian pada Sub Bagian Tata Usaha. j. Madrasah Aliyah/\4adrasah Tsanawiyah Negeri (MAN/MTsN) pada Urusan Tata Usaha. k. KUA kecamatan pada KUA dan Madrasah lbtidaiyah Negeri pada MIN bersanskutan.

8 tt r. 4 Tugas Pokok Unit Pembina dan Unit Pengolah file Kepegawaian 1. Tugas Pokok a. Tugas Pokok Unit Pembina 1. Melakukan pembinaan terhadap proses pengelolaan file kepegawaian di lingkungan Kementerian Agama; 2. Mengelola buku kendali pegawai Kementerian Agama; 3. Mengelola file pegawai Kementerian Agama; 4. Menghimpun, mengolah, dan menyimpan file kepegawaian Kementerian Agama pusat dan daerah' b. Tugas Pokok Unit Pengelola " l. Tingkat Pusat mengelola seluruh file pegawai dan menghimpun Kartu Induk pegawaidi lingkungan Kementerian Agama; 2. Tingkat Daerah mengelola file pegawai pada satuan kerja masingmasins. B. Azas Penataan File Kepegawaian Sistem pengelolaan file di lingkungan Kementerian Agama mengacu pada azas sentralisasi dalam kebijaksanaan, desentralisasi dalam pelaksanaan, artinya bahwa semua file kepegawaian yang aktif disimpan pada Biro Kepegawaian, sedangkan yang dimaksud dengan desentralisasi adalah penyimpanan file kepegawaian aktif dan tanggung jawabnya diserahkan ke unit pengolah file pada satuan kerja masing-masing.

9 il, BAB tri SARANA DAN PEMELIHARAAN FILE PEGAWAI A. Sarana 1. Filling kabinet 2. Lemari arsip gerak 3. Map arsip gantung 4. Buku kendali 5. Lembar peminjaman file 6. Kartu petunjuk isi file 7. Vacum cleaner 8. Exhause fan 9. Obatpencegah/pembasmi kutu 10. Air Conditioner B. Pemeliharaan 1. Pemelih araan meliputi kebersihan ruang file, almari file, map arsip gantung dan isinya. 2. Pemeliharaan dilakukan dengan menyapu, menyedot debu, memelihara peralatan/s arana penataan file, penyediaan exhause fan, penyemprotan rayap atau kutu lainnya yang merusak file'

10 t.: BAB IV PENATAAN FILE PEGAWAI A. Bahan Bahan yang diperlukan dalam penataan file pegawai meliputi : l. SK pengangkatan pertama CaPeg; 2. SK-SK mutasi kepegawaian (PNS, kenaikan pangkat, iabatan, kepindahan, peninjauan masa kerja, impassing KGB); 3. KARPEG, KARIS DAN KARSU, KARTU TASPEN, ASKES 4. KARDAF, PUPNS; 5. Nota persetujuan / pertimbangan Kepala BKN; 6. Daftar Riwayat Hidup ldaftar Riwayat Pekerjaan (DRH / DRP); 7. SK hukuman disiplin; 8. IjazahlSTTPL / Piagam; 9. Daftar Keluarga (KP.a); 10. Perubahan susunan keluarga seperti : akte nikah, kelahiran, kematian dll; I l. DP3; dan 12. SK Petikan KonversiNIP. B. Cara Penataan File 1. Untuk memudahkan penyusunaan file yang perlu dilakukan adalah : l) Mendata file pegawai dalam program excel yang terdiri dari 5 kolom (Nomor, NIP Lama, NIP baru, Nama dan TMT CPNS). 4

11 ii Contoh : Jumlah arsip file pegawai sebanyak 50 file Data asli sebelum di sort :':N-o,I!,oli#$-!!8:.!4laAin:..:::,:;, 1 2 t t504l t504t a B t504r s t L t T r t504t t5042tt s s t504trb B s r97410t r972t2t t975l r L r975072s s t9720s t s s L SURYANA UMAHATU FAUZIAH TATIK MHMAT IYAH MASFIYAH HARUN IMAM MUTTAQIN ALI IMRON ROSADI UTIN KHOLISOH EVA RUSIYANTI NURDIN LILIS SENAWATI INA HAYATI FITRIANA SUSANTI DAWIYAH DEDEN SUADININGMT EPI SUHAEPI HAJAR SAKINAH ITOH MASITOH DADANG AI YUDANINGSIH IRMAN RAHMAN FAUZI SUPARTA ADE BADRIAH ENGKUS KUSDINAR LALAN JAELANI RASYID MUTIAM FURQON DENI ]AMALUDIN SYAEPUL ANWAR IKA KULSUMIATI MIA SILVIANA SRI SUMIATI R ADAH SMDAH MAS.AH KHOLII.AH STTI HELWIYAH SYAEFUL SUBHI RASYID HENI ITA ROSITA SITI SOLIHAT TOLIB

12 iir!er 4L B r504rrb r t0r s t97209t t HAMZAH HAMDANI M TAUFIQ HAQIQI ISMAIL U. WARSITA SAMSUDIN IWAN ASUROH UKI DEDE SOLIHAH BOBBY NURHUDA s ) Datadisort/dikelompokkan berdasarkan tahun pengangkatan CPNS terdapat 5 kelompok yaitu : tahun 2003,2004,2005,2006 dan 2007, selanjutnya dari masing-masing kelompok tahun pengangkatan CPNS disort kembali berdasarkan NIP baru. Hasil data sort berdasarkan NIP baru (untuk melakukan softing terlebih dahulu data semua kolom di blok) ' 5, 6 7, ,04L L L ,Ui'pj$AnuiiaF;;ri'$*r*ii* SRI SUMIATI INA HAYATI LITIN KHOLISOH IYAH MASFIYAH EVARUSIYANTI, SURYANA :: : BOBBYNURHUDA. UMAHATU FAUZIAH IMAIV! MUTTAQIN TATIK MHMAT. ii*i$ff-,flf :5, 0v10/2003 0ulo12003 otnfrlzxlo3 oul ot/ /10/2003 otllol2o03 0u10/2003 0r/r uL0l2o03 11 L2 13 L T7 1B rso4l , t504lt DADANG DEDEN SUADININGRAT EPI SUHAEPI ITOH MASITOH SYAEPUL ANWAR AI YUDANINGSIH IRMAN MHMAN FAUZI ALI IMRON ROSADI DAWIYAH HARUN- 0L/t02801 o!/\0.12q94 outu2a84 olllol2oot 0v QUtQi12904 oulotzqgl ul! otll or/ l s U, WARSITA o1/0v20os 4

13 :r 22' " 23' 2+ ;...?$ll'',li',: f$::.,,:1. :..' 2i ' '''; ':'' lgr11:,:. 29 :,r' :1, , I504L2062 i'r, i ' :l rka KULSUMTATT 0U FURQON 01/10/200s' ENqKUS'KUSDINAR :., '. ALfl ' DENr JAMALUDIN 01110/2005 ADE BADRTAH 0t/ ALAN JAELANT MSYrD 0L/r FrrRrA.N4,5USANl'r 'AU0Ll2}Ac MrA STLVTANA ' 0rl0u200s ' JJ 34,, l , L 1s s s s6 1s s R ADAH SMDAH TOLIB MAS.AH KHOLILAH. HENI LILIS SETIAWATI MUTIAM HAMZAH HAMDANI M TAUFIQ HAQIQI SITI SOLIHAT SITI HELWIYAH HA]AR SAKINAH SYAEFUL SUBHI RASYID 0110u2006 ulrc rlto uLal2006 0tlto12006 aul tlL0/20a6 0r/r ur /10/2006 orl0tl2006 0LlL ,' 't'.. L s r504t r s r504l0974 1s SUPARTA ISMAIL ASUROH NURDIN UKI IWAN SAMSqDIN ITA ROSITA DEDE SOUHAH olltol2o0z olll t1r t1r LlLo u gt/19t2007 0t/ ol.l'tol2007 3) Hasil sorting berdasarkan NIP baru ini yang digunakan sebagai dasar penyusunan fi le pegawai. 2. Cara penyusunan file pegawai I ) Memberikan label (NIP baru) pada pojok kanan atas map arsip gantung; 2) Memasukkan file pegawai yang bersangkutan ke dalam map arsip gantung yang sudah diberi label; 3) Menggantungkan map arsip gantung tersebut ke dalam filing kabinet atau almari arsip gerak. -<

14 3. Kartu petunjuk isi file Kartu Petunjuk isi file kartu yang menerangkan jumlah isi file. Kartu petunjuk isi file digunakan untuk menunjukan jumlah isi file yang diletakkan/ditempel pada sisi luar almari arsip gerak/filing kabinet. Contoh gambar : Almari arsip gerak terdiri dari satu pintu 2 sisi, masing-masing sisi terdiri dari 6 rak, dari masing-masing rak memuat 80 s/d 120 jile pegawai ( contoh gambar 1.1 dan 1.2) Untuk yang menggunakan filing kabinet isi file pegawai disesuaikan dengan kapasitas filing kabinet tersebut. t t"' t a.--, a ]. x. li. Gambar. l.l --Y

15 !i!i Gambar. 1.2

16 4, Buku Kendali Buku Kendali disusun berdasarkan Nomor urut, NIP lama, NIP baru, Nama pegawai, TMT CPNS dan Rak. Contoh: B t t I ,.2.' t504r t t t504t s s L5042tt L s L r r974l0i L r968022l L972r2t LL t97803t s s200s t s L s t t SRI SUMIAN INA HAYATI UTIN KHOLISOH IYAH MASFIYAH EVA RUSIYANTI SURYANA BOBBY NURHUDA UMAHATU FAUZIAH IMAM MUTTAQIN TATIK MHMAT DADANG I I I I I I I I I I I DEDEN SUADININGMT I I I I I EPI SUHAEPI ITOH MASITOH SYAEPUL ANWAR AI YUDANINGSIH IRMAN MHMAN FAUZI I ALI IMRON ROSADI I DAWIYAH I HARUN I U. WARSITA I IKA KULSUMIATI I I I I II FURQON ENGKUS KUSDINAR DENI JAMALUDIN ADE BADRIAH I.ALAN JAELANI RASYID II II II II II II II II II II II FITRIANA SUSANN MIA SILVIANA R ADAH SMDAH TOLIB MAS.AH KHOLILAH HENI LILIS SETIAWATI MUTIARA HAMZAH HAMDANi M TAUFIQ HAQIQI

17 3B t B t504t t504t t504t trB27 1s t t s SITI SOLIHAT SITI HELWIYAH HA]AR SAKINAH SYAEFUL SUBHI MSYID SUPARTA ISMAIL ASUROH NURDIN UKI IWAN SAMSUDIN ITA ROSITA DEDE SOLIHAH II II II II II II II II II II Ii II II --t

18 ?: BAB V PEMINJAMAN DAN PENEMUAN KEMBALI FILE PEGAWAI A. Peminjaman File : Layanan peminjaman file pegawai dapat dilakukan melalui telepon, datang sendiri atau dengan memo. Dari semua cara tersebut yang penting bahwa peminjaman harus tercatat, sehingga semua file pegawai yang dipinjam dapat diawasi secara terus menerus dan jelas peminjamnya. Ketentuan peminjaman file : l. Yang dapat dipinjamkan adalah isi file yang diperlukan oleh peminjam dalam arti tidak dibenarkan meminjamkan file seutuhnya dengan map/latomapnya. 2. Peminjam file mengisi dan menanda tangani formulir peninjaunan file ( yang berisi maksud peminjaman, lama waktu peminjaman ), sebagaimana contoh lampiran juknis ini dengan dibuat rangkap (2) dua yaitu l lembar (asli) untuk unit file sebagai bukti peminjaman file dan I lembar lainnya untuk peminjam. 3. Pejabat yang diserahi mengurus file, memeriksa dan membuat catatan setuju atau tidaknya dan menandatangani tanda terima file. 4. Setelah disetujui, petugas yang ditunjuk mengambil File yang dipinjam dan menyerahkan kepada peminjam dengan terlebih dahulu pihak peminjam menanda tangani tanda terima file. 5. Bukti peminjaman file disimpan ditempat tersendiri oleh petugas file dan apabila saat waktu yang diharuskan pengambilan File ternyata belum dikembalikannya, maka petugas menghubungi peminjam untuk segera mengembalikannya. 6. Apabila file telah dikembalikan, petugas memaraf dan mencatat tanggal pengembaliannya baik pada Lembar I maupun Lembar 2 dan mengembalikan File yang dipinjam ke tempatnya. (Contoh gambar lembar peminjaman Iite)

19 DEPARTEIIENAGAIARJ. SEKRETARIAT.'EXDEPAT JAI(AR?A Bori:o. Iba fu Infoo-c,i r,-'.-..,...:----- Il Biro l(epegrnir LEMBAR FgMINJAMANrIl,E Na Unx N-$t{ NIP jen:ssr Judldh/bcrk3s aar CMM l!4grl Prninjmrn : Narl hmilh$e : Jabrtrn : UritPrFrpldr : PFinjn Trnggd Pogcnbelia!{rno horbs ltle Todo ongen Kcpali $rbt6s hir Unn hagolah r). Ntr x) Co r ysg {idn& ferlu. B. Penemuan Kembali File Keberhasilan pelaksanaan lxanajemen file dinamis atau file aktif, akan nampak dengan jelas bilamana semua bahan yang dibutuhkan mudah ditemukan kembali dan mudah pula dikembalikan ke tempat semula. Karena penemuan atau pencarian file merupakan salah satu kegiatan dalam bidang kearsipan, yang bertujuan untuk menemukan kembali file karena akan dipergunakan dalam proses penyelenggaraan administrasi. Menemukan kembali, juga berarti memastikan dimana suatu file yang akan dipergunakan itu disimpan dan dalam kelompok berkas apa file itu berada, disusun menurut sistem apa, dan bagaimana cara mengambilnya (Contoh gambar 3map gontung). 4

20 La*rpiran Itl: {rf*iirirn \itr:*:j.rr,:rr:r:, Ri.\ Contoh. Il,rp,\;i;;' G::lr:r,;,i.a:,i:.:;.,., t",rl: i> '. I \'r-. < ;i.- LJ\N.T0R \\.ILA}.AII Df f."\r1' g It t N.rr{i {.\1.{ PROPI \5I 5l'l.-rll'r:tI ti'f-.\ti..\.a-. A FTLE PEGA}VAI {.--- > \l l, \,\ )t..\ 'r(;1_ t_ailtr -'-A

21 BAB VI PBI\TUSUTAI\ FIIJ Penluutan file adalah kegiatan pengurangan file Pegawai yang telah secara resmi dinyatakan oleh pejabat yang berwenang, telah pensiun, berhenti, meninggal dunia (in aktif) atau pindah tugas ke Instansi/ Lembaga lain filenya disusutkan. Langkah-langkah yang dilakukan dalam penyusutan file meliputi : l. Dibuatkan daftar pegawai yang dinyatakan in aktif sebagai dasar penyusutan; 2. File in aktif dikeluarkan kemudian diserahkan ke Subbag Umum dengan menggunakan berita acara serah terima; 3 Bagi pegawai yang pindah instansi atau lembaga lain file yang bersangkutan diserahkan ke instansi barunya. 4. Untuk di Biro Kepegawaian : a. File in aktif diserahkan ke Biro Umum untuk disimpan di depo arsip. b. File in aktif yang akan diserahkan ke Biro Umum terlebih dahulu dicatat sebagaian dari data pegawai yang bersangkutan meliputi data NIP, NAMA, sebab in aktifnya kedalarn fonnulir pertelaan (Daftar Pertelaan Arsip) arsip in aktif. c. Penyerahan ke Biro Umum disertai dengan berita acaru penyerahannya dengan menggunakan formulir..tx

22 BAB VII PENUTUP Petunjuk Teknis Tata Cara Penyusunan File Kepegawaian di lingkungan Kementerian Agama merupakan pedoman dalam penataan dan penyusunan Arsip pegawai yang memiliki nilai ef'ektivitas dan efisiensi dalam menemukan File pegawai. Pedoman teknis ini juga menjadi instrumen penting yang mendukung petugas pelaksanaan dalam kelancaran pelaksanaan tugasnya. a.n MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA.. Sekretaris Ienderal Bahrul Havat Ph. D