Mengetik Skripsi/Tugas Akhir dengan Efektif

Transkripsi

1 Mengetik Skripsi/Tugas Akhir dengan Efektif Oleh: Yuliazmi Jakarta

2 Sepatah Kata Kendala yang sering dihadapi oleh mahasiswa saat mengetik tugas akhir adalah mengelola pengetikan naskah dengan format yang sesuai. Dimana format sebuah halaman bisa jadi berbeda dengan format halaman lainnya. Kendala lainnya pada saat melengkapi penulisan dengan daftar isi, daftar lampiran, daftar gambar, dan sebagainya. Bisa dibayangkan tekanan yang muncul saat tenggat waktu yang hampir habis. Tekanan saat harus bolak-balik mencocokkan halaman saat mengetikkan bagianbagian yang harus dimunculkan di daftar isi. Untuk itu tulisan ini dibuat sebagai panduan, agar mahasiswa dapat menghemat waktu pengerjaan tugas akhir (maupun tugas lainnya) dan terbebas dari tekanan hal-hal yang tidak perlu. Panduan ini sebenarnya untuk membukakan mata akan kekuatan aplikasi pengolah kata yang sudah sangat dekat dengan kita. Aplikasi ini sebenarnya memiliki berbagai fitur yang memudahkan kerja, hanya mungkin selama ini terabaikan karena kita terbuai memperlakukannya sebagai mesin tik elektronik :D Sebagai catatan, panduan ini dibuat berdasarkan fitur pada Microsoft Word Bila tampilan/layoutnya berbeda dengan versi sebelumnya, harap disesuaikan dengan mengikuti menu yang dipilih. Selamat mengetik skripsi. Yuliazmi i

3 Daftar Isi Sepatah Kata... i Daftar Isi... ii Daftar Gambar... iii 1. Manfaatkan document template Manfaatkan Style Memodifikasi Style Membuat Style baru Manfaatkan Bullet and Numbering Hemat tombol tab Anda! Manfaatkan Special Character Gunakan Caption Manfaatkan Section Break Buat Daftar Isi secara otomatis Buat Daftar Gambar/Tabel secara otomatis Manfaatkan Cross-Reference...16 Penutup...18 ii

4 Daftar Gambar Gambar 1. Menyimpan file document template...1 Gambar 2. Mengatur format style...2 Gambar 3. Membuat style baru...3 Gambar 4. Pilihan Outline Numbered cocok untuk penulisan ilmiah...3 Gambar 5. Menentukan format penomoran level 1 pada Outline Numbered...4 Gambar 6. Pengaturan format penomoran level selanjutnya pada Outline Numbered...5 Gambar 7. Horizontal ruler, cara cepat mengatur tabulasi, indentasi dan margin...5 Gambar 8. Menyisipkan Special Character melalui menu Insert Symbol...7 Gambar 9. Pilihan Caption pada floating menu objek gambar dan table...8 Gambar 10. Pengaturan format caption...8 Gambar 11. Pengaturan AutoCaption untuk objek tertentu...9 Gambar 12. Section Break dan pilihan Next Page untuk pindah halaman baru...10 Gambar 13. Dokumen dengan penggunaan beberapa section...11 Gambar 14. Contoh mengganti format nomor halaman pada suatu section...12 Gambar 15. Hasil dari contoh pada Gambar Gambar 16. Pilihan fitur yang ada dalam fasilitas Insert Reference...13 Gambar 17. Membuat Daftar Isi...14 Gambar 18. Update daftar isi yang sudah terbentuk...15 Gambar 19. Membuat daftar bentuk (gambar/tabel)...16 Gambar 20. Cross-reference untuk membuat referensi dalam paragraf...16 Gambar 21. Membuat cross reference...17 iii

5 1. Manfaatkan document template Sering mendapatkan tugas dalam bentuk paper dan ingin memberikan identitas unik pada pekerjaan Anda? Atau mengetikkan document lainnya yang berbeda berulang kali? Manfaatkan document template untuk membedakan format/layout document anda. Sehingga setiap kali Anda ingin membuat dokumen sejenis Anda tinggal membuat berdasarkan document template tersebut dengan mudah; tinggal double click icon template yang diinginkan. Caranya mudah, buat sebuah dokumen kosong, lalu tentukan format yang diinginkan. Misalnya jarak margin, tulisan pada Header dan Footer, posisi nomor halaman, jenis font dan sebagainya. Jangan lupa untuk menyimpan document template ini dengan type template (berextension.dot) 2. Manfaatkan Style Gambar 1. Menyimpan file document template Sering membuat dokumen dengan format font atau paragraph yang berbeda-beda? Gunakan style yang ada atau buat style baru sehingga Anda tidak perlu mengubah-ubah setiap kali membuat dokumen. Tinggal pilih/apply style yang diinginkan. Pilih style yang ada melalui dropdown menu pada icon style untuk pemakaian cepat 2.1. Memodifikasi Style Untuk penulisan skripsi umumnya ditentukan jenis dan ukuran font yang harus digunakan (misalnya Tahoma 10pt jarak 1 spasi (single)). Lakukan perubahan tersebut dengan memodifikasi style normal yang menjadi default dalam pengetikan dokumen. Klik icon Style dan Formatting untuk melihat seluruh style yang ada, membuat style baru atau modifikasi style yang sudah ada Pada sisi kanan window akan terbuka Panel Styles and Formatting seperti berikut. Style dari teks pada posisi kursor mouse akan muncul pada bagian atas panel. Pilih menu Modify dari drop-down menu yang ada. 1

6 1. 2. Lalu atur format yang diinginkan sesuai kebutuhan : Gambar 2. Mengatur format style 2

7 2.2. Membuat Style baru Lakukan hal yang serupa dengan memodifikasi Style, hanya pilih pilihan New Style pada Panel Styles and Formatting. Misalkan untuk membuat judul bab yang memiliki format cetak tebal dan akan dimunculkan dalam daftar isi. Maka buatlah style baru (misalnya diberi nama Judul Bab) berdasarkan style Heading yang sudah ada, misalnya Heading 1. Pemilihan style Heading ini agar memudahkan saat navigasi dokumen maupun pembuatan daftar isi. Tentukan juga style untuk paragraf sesudahnya, biasanya diisi style Normal atau Body Text. Gambar 3. Membuat style baru Bila style buatan Anda memerlukan format lebih lanjut misalnya penomoran tentukan sekaligus aturan penomorannya dengan meng-klik tombol Format. 3. Manfaatkan Bullet and Numbering Sering membuat dokumen dangan format list/daftar? Atau list bertingkat? Gunakan Bullet and Numbering untuk menjaga konsistensi layout penomoran dari dokumen Anda. Untuk kasus pengetikan skripsi, penomoran yang dibutuhkan adalah Outline Numbered karena membutuhkan penomoran yang teratur untuk sub bab maupun sub sub-bab Gambar 4. Pilihan Outline Numbered cocok untuk penulisan ilmiah 3

8 Gambar 5. Menentukan format penomoran level 1 pada Outline Numbered Tentukan baris untuk judul bab sebagai level 1 dari outline numbered yang akan digunakan. Tambahkan kata BAB yang akan ditambahkan otomatis setiap penomoran ini digunakan. Jangan lupa untuk menentukan style yang akan digunakan, misalnya Judul Bab, sehingga setiap menggunakan style Judul Bab otomatis akan memiliki penomoran bab yang sesuai. Lakukan hal yang sama untuk pengaturan penomoran level ke-2 dan seterusnya. Pada level ke-2 ini Anda dapat menyertakan angka nomor dari level pertama jika memang dibutuhkan (misalnya 1.1, 1.2, 2.1, II.1, II.2 dst). Pengaturan nilai pada pergantian penomoran level ke-2 dan seterusnya dapat ditentukan selalu dimulai dari awal atau meneruskan dari kelompok nomor berikutnya. 4

9 Untuk jelasnya perhatikan gambar berikut: Gambar 6. Pengaturan format penomoran level selanjutnya pada Outline Numbered 4. Hemat tombol tab Anda! Sering membuat dokumen yang berisi paragraph-paragraf dengan indentasi berbeda? Pastinya Anda akan menekan tombol tab sebanyak mungkin sampai mendapatkan posisi indentasi yang diinginkan. Atau Anda ingin merapikan tampilan dokumen Anda dengan tabulasi? Pernahkah Anda mengalami bahwa dokumen dengan tabulasi yang sudah Anda atur rapi ternyata berubah menjadi kacau saat dibuka di komputer yang lain? Hal itu terjadi karena Anda terlalu boros menggunakan tombol tab untuk mendapatkan jarak tabulasi yang diinginkan, solusinya: gunakan gabungan tombol tab dan jenis tab seminimal mungkin. Gambar 7. Horizontal ruler, cara cepat mengatur tabulasi, indentasi dan margin Untuk mengatur tabulasi, manfaatkan horizontal ruler. Pada horizontal ruler (Gambar 7) terdapat icon sebagai berikut: 5

10 Nama Icon Keterangan Pilihan Icon tipe tab Berguna untuk mengatur jenis tabulasi. Gambar icon yang tampak adalah dari jenis tabulasi yang aktif. Anda tinggal meng-klik posisi yang diinginkan diarea pengetikan untuk menentukan posisi tab bagi paragraph yang aktif. Pada posisi tersebut akan muncul lambing tab sesuai dengan tab yang aktif. Untuk memilih jenis tab cukup klik icon tipe tab sampai didapatkan jenis yang diinginkan Left Tab Right Tab Center Tab Decimal Tab Bar Tab Indentasi paragraf Mengatur jenis indentasi paragraph yang aktif, Indentasi baris pertama atau indentasi menggantung. Anda juga dapat mengatur posisi indentasi kiri dari paragraph dengan menggeser bagian paling bawah icon indent. Untuk pengaturan indentasi tersebut cukup menggeser bagian icon yang diperlukan ke posisi yang diinginkan, pada gambar sebelah ditandai anak panah merah. First Line Indent Hanging Indent Left Indent (untuk membuat negative indent). Indentasi kanan Mengatur posisi perataan kanan paragraf yang aktif. Geser icon ke posisi yang diinginkan. Right Indent Jadi cukup gunakan tombol tab 1 kali untuk mengatur jarak lalu tentukan posisi indentasi pada area pengetikan di ruler bar. Dengan demikian maka paragraf Anda akan tampil rapi dan dijamin tidak akan berubah kacau balau jika dibaca komputer lain. 6

11 Selain menggunakan tab indentasi di ruler bar, Anda juga dapat memanfaatkan icon berikut untuk mengatur indentasi dengan jarak default (juga dapat diatur jarak defaultnya melaui menu Format): Indent Increase Indent Decrease Menambah indentasi (ke kanan) Mengurangi indentasi (ke kiri) 5. Manfaatkan Special Character Sering menuliskan nama lengkap seseorang atau tanggal lahir dalam satu baris namun hasilnya terpotong menjadi 2 baris? Hal ini terjadi karena terdapat spasi ataupun strip (hypen) diantara nama/tanggal. Kondisi ini tentunya merusak tampilan bahkan dapat mengurangi nilai sebuah informasi, apalagi jika ternyata baris berikut dari paragraf tersebut berada pada halaman berikutnya. Solusi untuk hal ini adalah dengan memanfaatkan special character, seperti yang ada pada Gambar 8. Gunakan Nonbreaking Space agar penulisan nama lengkap tidak terpotong dan gunakan Nonbreaking Hyphen agar data tanggal tidak terpotong. Untuk mengantisipasi pemotongan kata dengan tepat jika terjadi perubahan setting layout (margin berubah dsb) gunakan Optional Hyphen, sisipkan diantara suku kata tersebut. Dengan Optional Hyphen, MS-Word akan otomatis memenggal suku kata dan memberikan tanda sambung (hyphen) jika kata tersebut terpotong karena berada pada akhir baris. Gambar 8. Menyisipkan Special Character melalui menu Insert Symbol 7

12 6. Gunakan Caption Dokumen skripsi atau tugas akhir Anda memiliki gambar atau table? Dan gambar serta table tersebut nantinya harus dibuatkan daftarnya? Gunakan Caption untuk memberi identitas/label bagi gambar dan table tersebut. Jangan ketik secara manual! Untuk menyisipkan caption dibawah gambar atau diatas table, klik kanan setelah memilih objek yang akan diberi caption, atau pilih Reference Caption dari menu Insert Gambar 9. Pilihan Caption pada floating menu objek gambar dan table Dengan menggunakan Caption Anda dapat memberikan label tertentu untuk objek gambar, table, dan objek dari program aplikasi lainnya seperti objek gambar dari Microsoft Visio. Penomoran Caption dapat diatur apakah disertai dengan nomor bab atau tidak melalui tombol numbering. Gambar 10. Pengaturan format caption 8

13 Manfaatkan AutoCaption untuk memberikan label caption tertentu secara atomatis, sehingga Anda tidak perlu selalu memilih label yang diinginkan setiap kali menyisipkan caption untuk objek tertentu. 7. Manfaatkan Section Break Gambar 11. Pengaturan AutoCaption untuk objek tertentu Fasilitas Break sangat berguna saat Anda akan memulai penulisan pada halaman baru walaupun halaman aktif belum penuh. Jangan melakukan kekonyolan berpindah ke halaman baru dengan mengetikkan tombol enter berulang kali! Karena jika Anda mengubah isi halaman tertentu maka halaman baru Anda akan bergeser berantakan. Beberapa dari Anda mungkin sudah lebih bijak berpindah halaman dengan menggunakan Page Break (menekan tombol ctrl+enter). Namun penggunaan page break tidak memungkinkan Anda untuk mencetak sekaligus halaman dalam format yang berbeda-beda. Tentu saja hal ini akan menyulitkan, misalkan nomor halaman bagian awal skripsi menggunakan huruf dan bagian isi menggunakan angka latin; untuk itu gunakanlah Section Break. 9

14 Gambar 12. Section Break dan pilihan Next Page untuk pindah halaman baru Dengan menyisipkan page break (disebut juga manual page break), Anda hanya memaksakan dokumen berpindah ke halaman baru sebelum halaman tersebut penuh. Sebenarnya saat sebuah halaman telah penuh MS-Word otomatis akan menyisipkan page break (disebut juga automatic page break). Untuk kebutuhan pengetikan skripsi ini Anda dapat memilih pilihan Next page pada tipe Section Break. (Section Break Next Page) Format yang dapat diatur dalam penggunaaan section break: a. margin b. ukuran dan orientasi kertas c. paper source pada printer d. page border e. vertical alignment f. header dan footer g. kolom h. penomoran halaman i. penomoran baris j. footnote dan endnote 10

15 Gambar 13. Dokumen dengan penggunaan beberapa section Pada Gambar 13 terlihat beberapa informasi seputar penggunaan section dengan cara menyisipkan section break. Setiap section dapat memiliki format yang sama atau berbeda dengan section sebelumnya, misalkan format header dan footer. Untuk mengubah format header dan footer sebuah section, lakukan hal berikut: a. Bila dokumen masih terdiri dari 1 section, insert section baru pada bagian yang dikehendaki (Insert Reference Break Section Break Next Page). b. Pindahkan tampilan window ke halaman yang ingin diubah. c. Putuskan terlebih dulu hubungan dengan section sebelumnya dengan menekan icon Link to Previous pada toolbar. (jika section aktif bukan Section 1) d. Lakukan perubahan yang diinginkan, misalnya memindahkan posisi nomor halaman menjadi center, penambahan AutoText atau mengganti nomor halaman. 11

16 Gambar 14. Contoh mengganti format nomor halaman pada suatu section Pada Gambar 14 dicontohkan mengganti kembali nomor halaman ke-2 (nomor halaman fisik) dari nomor halaman 10 ke format penomoran i,ii,iii. Gambar 15. Hasil dari contoh pada Gambar 14 Pada Gambar 15 tampak hasil dari perubahan yang dilakukan terhadap nomor halaman di Section 2 halaman fisik ke-2 dari bernomor halaman 10 menjadi memiliki nomor halaman i. Dengan memanfaatkan section break ini Anda dapat memecahkan masalah pembuatan dan pencetakan halaman awal bab dan isi bab yang memiliki posisi penomoran halaman yang berbeda. 12

17 8. Buat Daftar Isi secara otomatis Ini bagian termudah yang menyebalkan saat dokumen skripsi yang Anda buat mendapatkan banyak revisi diberbagai tempat sehingga Anda juga harus merevisi daftar isi. Menyebalkan karena Anda harus mengetik ulang bagian yang harus disertakan dalam daftar isi termasuk nomor halamannya. Hal ini juga berlaku saat membuat daftar gambar, daftar table, maupun daftar lampiran. Semua ini tidak akan Anda alami jika Anda sudah memanfaatkan fitur style, bullet and numbering, caption dan section break yang sudah dibahas sebelumnya. Cukup menggunakan fitur Table of Content dari menu Insert Reference Index and Tables maka Anda akan mendapatkan daftar isi yang rapi seperti dalam tulisan ini. Gambar 16. Pilihan fitur yang ada dalam fasilitas Insert Reference 13

18 Gambar 17. Membuat Daftar Isi Yang terpenting dalam pembuatan daftar isi adalah menentukan style dari judul bagian dokumen yang ingin dicantumkan. Misalkan akan menampilkan judul bab, judul sub bab, judul sub sub-bab dan sebagainya, itu sebabnya penting untuk menggunakan style yang berbeda (lihat Manfaatkan Style) 14

19 Gambar 18. Update daftar isi yang sudah terbentuk Gambar 18 menunjukkan keuntungan yang akan Anda dapatkan jika membuat daftar isi secara otomatis. Jika terjadi perubahan isi, Anda cukup letakkan kursor pada area daftar isi, klik kanan dan pilih menu Update Field. Pada window yang muncul Anda hanya perlu menentukan pilihan seperti yang terlihat pada Gambar 18. Setelah klik tombol OK maka daftar isi dokumen akan ter-update sesuai kondisi terbaru dokumen Anda. (Perhatikan perbedaan antara tampilan Gambar 18 dengan daftar isi dari dokumen ini). 9. Buat Daftar Gambar/Tabel secara otomatis Cara yang sama dengan pembuatan daftar isi, namun daftar ini tentang gambar/tabel/lampiran yang Anda miliki. Dari window yang muncul setelah memilih menu Insert Reference Index and Tables, pilih tab Table of Figure lalu tentukan pilihan label caption dari objek yang ingin dibuatkan daftarnya (lihat Gambar 19). Jika Lampiran dari skripsi Anda bukan merupakan caption dari objek, Anda dapat melakukan hal berikut: a. Klik tombol Option yang terdapat pada tampilan seperti Gambar 19. b. Aktifkan checkbox Style untuk membuat daftar dari style yang digunakan untuk membuat judul lampiran. c. Pilih Style yang diinginkan. (Ini manfaat dari penggunaan Style). d. Klik OK, dengan langkah ini maka caption label akan bernilai (none). e. Klik Ok, maka daftar lampiran Anda akan terbentuk. 15

20 10. Manfaatkan Cross-Reference Gambar 19. Membuat daftar bentuk (gambar/tabel) Seringkali dalam pengetikan dokumen Anda berulang kali menggunakan kata tabel diatas, gambar diatas, gambar dibawah, padahal bisa saja letak gambar atau tabel tersebut berubah. Sebaiknya gunakan referensi yang jelas tanpa mengacu pada posisi letak, misalnya gunakan pada Gambar 3 atau Tabel 9. Perhatikan Gambar 20, dengan membuat referensi dengan nomor gambar tidak akan bermasalah jika gambar tersebut berpindah posisi. Referensi juga tidak akan bermasalah jika nomor dari objek yang direferensikan (gambar/tabel) berubah. Hal ini mungkin saja jika Anda membuat referensi dengan fasilitas yang tersedia; tidak mengetikkannya secara manual. Gambar 20. Cross-reference untuk membuat referensi dalam paragraf 16

21 Langkah menyisipkan cross-reference (perhatikan Gambar 21): 1. Tentukan posisi kursor sebagai lokasi penyisipan cross-reference 2. Pilih Cross-reference dari window Reference (lihat Gambar 16). 3. Pada window yang muncul tentukan tipe referensi yang ingin disisipkan, (daftar bernomor, heading, label caption objek dan lainnya) 4. Tentukan format referensi yang akan disisipkan pada pilihan Insert reference to, apakah hanya nomor halaman lokasi referensi atau lengkap dengan paragraf kalimatnya. 5. Tentukan referensi yang tersedia pada pilihan For which caption. Lalu klik tombol Insert. 6. Lakukan hal yang sama untuk penyisipan selanjutnya. Jika telah selesai tutup window tersebut. Dari semua referensi yang dibuat dengan fitur dari MS-Word Anda cukup melakukan update field jika terjadi perubahan. Untuk mengupdate seluruh referensi yang ada, pilih teks referensi lalu tekan F9. Untuk mengupdate seluruh referensi sekaligus cukup pilih menu Select All (ctrl+a) lalu tekan F9. Gambar 21. Membuat cross reference 17

22 Penutup Yang tertulis dalam dokumen ini adalah sebagian kecil dari fitur Microsoft Word yang memberikan nilai lebih bagi penggunanya dalam pengetikan dokumen. Penggunaan fitur-fitur ini akan memaksimalkan kreatifitas pengguna dalam pembuatan dokumen karena penghematan waktu dan sumber daya selama pengetikan. Akan banyak pengeluaran tak terduga jika Anda masih bertahan memperlakukan aplikasi pengolah kata ini sebagai mesin tik elektronik dan memanfaatkannya secara manual. Jadi, mulailah bijaksana menggunakan aplikasi pengolah kata Anda, dan selamat mengetik skripsi/tugas akhir Anda. PS: Tulisan/dokumen ini dapat dimanfaatkan oleh siapa saja yang sedang membuat tugas akhir, termasuk mahasiswa bimbingan saya dan teman-teman saya yang sedang menyusun tugas akhirnya. Jakarta, 2006 Yuliazmi 18