Panduan Program Ms.Word BAB I PROGRAM MICROSOFT WORD

Transkripsi

1 BAB I PROGRAM MICROSOFT WORD A. Pendahuluan Microsoft Word adalah program yang berorientasi pada pengolahan kata untuk mengadakan berbagai macam bentuk pengetikan, seperti, Pembuatan berbagai jenis surat Pembuatan proposal, makalah dan karya tulis Pembuatan karya ilmiah Pembuatan buku Dan lain-lain yang berhubungan dengan dokumen yang mengandung kata (word) Fasilitas MS. Word bisa menggabungkan teks dengan grafik, teks dengan tabel (spreadsheet) serta masih banyak fasilitas lainnya. B. Memulai Ms. Word Untuk menjalankan program MS. Word, maka terlebih dahulu mengaktifkan komputer dengan menekan tombol power hingga tampil layar desktop baru klik start, kliik all program, klik microsoft office, klik microsoft word seperti dibawah ini : 1

2 C. Komponen Ms.Word Setelah mengklik microsoft office word, maka akan tampil layar program Ms. Word seperti di bawah ini Keterangan : 1. Title Bar (Judul document atau nama dokumen Ms.Word yang sedang aktif) 2. Menu Bar (Menu pull down berisi perintah-perintah MS. Word) 3. Tool Bar Formatting kumpulan icon untuk mengolah teks 4. Tool Bar Standard kumpulan icon untuk mengolah file, atau sebagian file 5. Ruler (garis skala untuk menentukan posisi teks) 6. Area kerja pengetikan 7. Scroll Bar (untuk menggulung keatas-kebawah, kekiri-kanan) 8. Tool Bar Drawing(untuk pembuatan objek gambar tertentu) 9. Baris status (kedudukan posisi halaman naskah yang aktif) 10. Aplikasi Program atau jendela yang aktif 11. Penunjuk waktu atau jam 2

3 D. Merubah Jenis Kertas dan Batas Teks Untuk merubah jenis kertas atau batas penulisan teks langkahnya sebagai berikut : Klik File Klik Page Setup Setelah klik page setup maka akan muncul icon seperti disamping : Untuk merubah batas teks Klik Margins Rubah Top (batas atas), Left (kiri) Right (kanan) Bottom (bawah) Cat : Untuk batas atas, kiri, kanan, dan bawah tergantung kebutuhan Untuk mengubah jenis kertas Klik Paper Papar Size Cari jenis kertas yang kita perlukan (biasanya yang sering dipakai adalah jenis kertas A4, Folio, Kuarto/latter Kemudian klik OK E. Macam-macam toolbar dan fungsinya: 1. Toolbar Standard Keterangan : 1. Icon New (ctrl + N) : Untuk membuat/membuka documen / lembar jerka baru 2. Icon Open (ctrl + O) : Untuk membuka file/dokumen yang sudah tersimpan 3. Icon Save (ctrl + S) : Untuk menyimpan file/document / hasil kerja 4. Icon Untuk mengirim langsung dari program Ms.Word 3

4 5. Icon Print (ctrl + P) : Untuk mencetak kocument/hasil kerja ke lembaran kertas 6. Icon Prin Preview (ctrl + F2) : Untuk melihat tampilan hasil kerja/documen di layar sebelum proses mengeprin 7. Icon Spelling and grammar : Untuk mengecej ejaan 8. Icon Research : Untuk menampilkan researh 9. Icon Cut (ctrl + X) : Untuk memotong/memindahkan teks atau objek ke tempat yang diinginkan 10. Icon Copy (ctrl + C) : Untuk menyalin / menduplikasi / memperbanyak teks atau objek, dll 11. Icon Paste : Untuk memunculkan hasil dari proses cut dan copy 12. Icon Format Painter : Untuk menyalin format sel atau range 13. Icon Undo (ctrl + Z) : Untuk membatalkan perintah terakhir 14. Icon Rendo (ctrl + Y) : Untuk membatalkan perintah undo atau penghapusan 15. Icon Insert Hyperlink (ctrl + K) : Untuk menyisipkan atau memperbaiki hyperlink 16. Icon Table and Borders : Untuk menampilkan kotak dialog (toolbar) Tabel and Borders 17. Icon Insert Table : Untuk menyisipkan/membuat table 18. Icon Insert Ms.Excel : Untuk menyisipkan/mengaktifkan lembar kerja Ms.Excel pada lembar kerja Ms.Word 19. Icon Columns : Untuk membuat format kolom/naskah berkolom 20. Icon Drawing : Untuk menampilkan / mengaktifkan Toolbar Drawing 21. Icon Document Map : Untuk mengaktifkan/menonaktofkan document Map 22. Icon Show/Hide : Untuk menampilkan semua karakter-karakter yang tidak dicetak seperti tan, tanda paragraph dan teks yang tersemunyi 23. Icon Zoom : Untuk memperbesar atau memperkecil tampilan layar 2. Toolbar Formatting Keterangan : 1. Icon Style and formatting : Untuk memilih gaya/style pada paragraf yang terpilih 2. Icon Style : Untuk memilih gaya/style pada paragraf yang terpilih 3. Icon Font : Untuk merubah/ mencari jenis tulisan 4. Icon Font Size : Untuk merubah ukuran huruf 5. Icon Bold (B) : Untuk membuat efek cetak tebal 6. Icon Italic (I ) : Untuk membuat efek cetak miring 7. Icon Underline ( U ) : Untuk membuat efek cetak garis bawah 8. Icon Align Left : Untuk membuat teks rata kiri 9. Icon Center : Untuk membuat teks rata tengah 4

5 10. Icon Align Right : Untuk membuat teks rata kanan 11. Icon Justify : Untuk membuat teks rata kanan-kiri 12. Icon Lines Spacing : Untuk membuat spasi (jarak antar baris) 13. Icon Change Case : Untuk merubah teks (dari kapital ke kecil, dll) 14. Icon Numbering : Untuk membuat/memunculkan nomer urut 15. Icon Bullets : Untuk membuat/memunculkan bullets/symbol 16. Icon Descrease Indent : Untuk menggeser indent teks ke kiri 17. Icon Increase Indent : Untuk menggeser indent teks ke kanan 18. Icon Border : Untuk membuat naskah ber-tabel 19. Icon Highlight : Untuk menandai teks dengan warna 20. Icon Font Color : Untuk membuat/merubah warna huruf 21. Icon Equation Editor : Untuk membuat rumus matematika 3. Drawing Keterangan : 1. Icon Draw : Untuk mengatur objek 2. Icon Select Object : Untuk memilih/meng-handle onjek lebih dari satu atau tombol shift untuk memilih objek satu per Saturday 3. Icon Auto Shape : Untuk memilih / membuat bentuk-bentuk objek 4. Icon Line : Untuk membuat garis 5. Icon Arrow : Untuk membuat anak panah 6. Icon Rectangle : Untuk membuat kotak 7. Icon Oval : Untuk membuat lingkaran / oval 8. Icon Text Box : Untuk membuat teks pada bingkau kotak 9. Icon Insert WordArt : Untuk membuat seni huruf / tulisan 10. Icon Diagram : Untuk membuat diagram 11. Icon Clip Art : Untuk memunculkan / mencari gambar 12. Icon Insert Picture : Untuk memunculkan ficture/foto 13. Icon Fill Color : Untuk membuat backraoud atau merubah warna latar objek 14. Icon Lie Color : Untuk merubah warna garis objek 15. Icon Font Color : Untuk merubah warna tulisan 16. Icon Line Style : Untuk merubah bentuk-bentuk dan ketebalan garis 17. Icon Dash Style : Untuk merubah bentuk-bentuk Dash garis/macam garis 18. Icon Shadow : Untuk memberikan bayangan pada objek 19. Icon 3-D : Untuk mengubah onjek terpilih menjadi bentuk 3 dimensi 5

6 4. Toolbar Table and Border Keterangan : 1. Icon Draw table : Untuk menambah garis (kolom/row) di dalam tabele 2. Icon Eraser : Untuk menghapus garis dalam table 3. Icon Line Style : Untuk mencari bentuk/macam garis 4. Icon Line Weight : Untuk mengubah / mencari ketebalan garis 5. Icon Border Color : Untuk merubah warna garis 6. Icon Outside Border : Untuk memunculkan garis 7. Icon Shading color : Untuk mengasih warna dasar teks 8. Icon Insert Tabel : Untuk membuat table 9. Icon Merge Cell : Untuk menghapus sebagian garis dalam table 10. Icon Splip Cell : Untuk menambah columns atau rows di dalam table 11. Icon Align Top Left : Untuk membuat/menempatkan teks di tengah-tengah kolom dalam table 12. Icon Distribute Rows Evenly : Untuk membuat sama besar baris / rows 13. Icon Dictibute Columns Evenly : Untuk membuat sama besar kolom / columns 14. Icon Table Auto Format : Untuk mempormat/mencari/merubah bentuk kolom 15. Icon Change Text Direction : Untuk membikin huruf pertikal dan horizontal di dalam kolom/table 16. Icon Sort Ascending : Untuk mengurutkan teks dalam kolom menurut alphabet dari A-Z 17. Icon Sort Descending : Untuk mengurutkan teks dalam kolom menurut alphabet Z-A 18. Icon Icon Auto Sum : Untuk mencari rumus/menjumlahkan dalam table 5. Untuk memunculkan bolder Untuk memunculkan bolder atau garis bingkai layar yaitu dengan cara : Klik Tool Klik Option Centang / kasih ceklis pada kotak Text boundaries Klik OK Seperti layout di samping 6

7 F. Merubah dan Mengatur Jarak Kertas Untuk mentukan atau memilih jenis kertas yang akan kita gunakan. Adapun jenis kertas yang sering digunakan adalah : Leter / Kuarto (Width : 21,59 cm Height : 27,94 cm) Folio / Legal (Width : 21,59 cm Height : 33,02 cm) A4 (Width : 21 cm Height : 29,7 cm) B Adapun langkah untuk A menentukan jenis kertas dan ukuran kertas sebagai berikut : a. Menentukan / merubah jenis kertas/paper - Klik File - Klik Page Setup - Klik Paper - Selanjutnya akan munul subtoolbar seperti gambar di samping - Pilih Paper Size - Tentukan jenis kertas yang akan digunakan - OK b. Menentukan batas penulisan /margins - Klik File - Klik Page Setup - Klik Margin - Selanjutnya akan munul subtoolbar seperti atas - Tentukan batas kertas sesuai yang diperlukan (Top/atas; Bottom/bawah; Left/kiri dan Right/kanan) - OK Catatan : Jika kertas yang kita gunakan bentuknya Pertikal / Horizontal maka pilih di kotak orientation pilih Portrait atau Landscape G. Cara Pengetikan Mengadakan pengetikan dalam Ms. Word dilakukan dengan cara biasa seperti program pengolah kata yang lain. Dalam pengetikan akan dipandu oleh garis skala (Reler) Ms.Word mengenal : c. Perpindahan lunak otomatis (soft retrun) d. Perpindahan keras dengan menekan Enter 1. Teknik Menggunakan Mouse a. Point yaitu menggeser Lambang Mouse ke item yang dituju, Lambang Mouse biasanya digambarkan dengan anak panah b. Click yaitu menekan tombol mouse sebelah kiri satu kali dengan cepat c. Double click yaitu menajan tombol mouse sebelah kiri dua kali dengan cepat d. Triple click yaitu menekan tombol mouse sebelah kiri tiga kali dengan cepat 7

8 e. Drag dan Drop yaitu menakan tombol mouse (tidak dilepas) sambil membawa item ke tempat yang dituju kemudian melepasnya, biasanya berfungsi dalam memblok teks f. Tombol mouse yang kanan, biasanya digunakan dalam perintah tertentu dalam pengeditan teks, dll 2. Menggeser Kursor Dalam pengetikan akan dipandu oleh kursor yaitu tanda berkedip tempat munculnya huruf, sedangkan untuk menggeser kursor, bisa menggunakan mouse dan keyboard, yaitu : a. Jika menggunakan mouse arahkan lambang mouse ke tempat yang diinginkan lalu klik satu kali b. Jika menggunkan keyboard yaitu dengan menggunakan beberapa tombol sebagai berikut : a) Tombol anak panah b) Tombol PageUp dan PageDown untuk menggulung per layer ke atas atau kebawah c) Tombol Home dan End untuk menggeser ke awal baris dan akhir baris, jika digabung dengan Ctrl + Home dan Ctrl + End akan membawa kursor ke awal teks dan akhir teks 3. Indentasi Paragraph Hal yang sangat penting sekali dalam keterampilan pengolahan teks pada pengetikan menggunakan Ms.Word a. Naskah dokumen dengan bentuk semi full blok style yaitu menggunakan First Line Indent (untuk mengatur baris pertama dalam satu paragraph atau setelah enter). Contoh penggunaan First Line Indent seperti dibawah ini : First Line Indent Proses : Jika teks telah selesai di ketik : Blok teks tersebut Drag first line indent pada skala tertentu (biasanya 5 huruf) Jika teks belum di ketik : Drag first line indent pada skala tertentu kemudian ketik teks, sehingga posisi seperti lay out diatas. 8

9 b. Naskah dokument bentuk full block style yaitu menggunaka Left Indent (untuk mengatur baris 1,2,3... dalam satu paragraph atau setelah enter. Contohnya penggunaan left indent seperti dibawah ini : Left Indent Proses : Jika teks telah selesai di ketik : Blok teks tersebut Drag Left Indent pada skala tertentu Jika teks belum di ketik : Drag Left Indent pada skala tertentu kemudian ketik teks, sehingga posisi seperti lay out diatas. c. Naskah / dokumen Hanging paragraph (menggantung) Yaitu paragraph yang senjorok kedalam yaitu yang kedua sedangkan baris pertamanya tidak, perhatikan Lay Out di bawah ini : Hanging Indent Proses : Jika teks telah selesai di ketik : Blok teks tersebut Drag Hanging Indent pada skala tertentu Jika teks belum di ketik : Drag Hanging Indent pada skala tertentu kemudian ketik teks, sehingga posisi seperti lay out diatas. 9

10 d. Untuk mengatur batas penulisan sebelah kanan dengan mengunakan Right Indent seperti contoh di bawah ini : Left Indent Proses : Jika teks telah selesai di ketik : Blok teks tersebut Drag Right Indent pada skala tertentu Jika teks belum di ketik : Drag Right Indent pada skala tertentu kemudian ketik teks, sehingga posisi seperti lay out diatas. H. Teknik Memblok 1. Memblok Satu Kata : Double klick mouse di tengah kata tersebut 2. Memblok Satu Baris : Klick Mouse di kiri baris tersebut sehingga tanda mousenya berubah menjadi panah ke arah kanan 3. Membkol Satu Kalimat : Tekan tombol ctrl + lalu klick mouse pada kalimat tersebut 4. Memblok Satu Paragraph : Double klick mouse di kiri paragraf tersebut 5. Memblok Satu Naskah : Triple klick di kiri naskah tersebut atau ctrl + A Catatan : 1. Untuk memblok beberapa kata, kalimat atau paragraph bisa dengan men-drag mouse mulai dari awal teks tersebut. 2. Untuk memblok satu huruf kekiri,kanan menggunakan kombinasi Shift + panah yang kekiri atau kekanan 3. Untuk memblok satu baris ke atas atau kebawah menggunakan kombinasi Shift + panah keatas atau kebawah I. Untuk membuat jarak baris (Line spacig) Line Spacing ialah untuk menentukan jarak baris kalimat antar kalimat atau jarak dari baris pertama dengan baris kedua dan seterusnya. Caranya : 5. Klik Format 6. Sklik submenu pargraph 7. Klik kotak Line Spacing 8. Klik jarak baris yang dikehendaki 9. Klik OK 10

11 Catatan : Jika naskah telah selesai di ketik, maka blok naskah atau data tersebut kemudian lakukan langkah seperti diatas Ctrl + 1 : untuk membuat jarak baris 1 Ctrl + 2 : untuk membuat jarak baris 2 Ctrl + 5 : untuk membuat jarak baris 1 ½ J. Editing (Proses Perbaikan Naskah) 1. Menghapus teks Untuk menghapus teks bisa menggunakan cara sebagai berikut : Menghapus satu huruf (satu karakter) kesebelah kiri menggunakan Backspace atau tanda panah ke kiri Contoh : Jika pada kata KOMPUCTER, dan akan menghapus huruf C, maka caranya : - Klick mouse / cursor diantara huruf U dan T - Tekan tombok Backspace satu kali Menghapus satu huruf (satu karakter) kesebelah kanan menggunakan Delete Contoh : Jika pada kata KOMPUCTER, dan akan menghapus huruf C, maka caranya : - Klick mouse / cursor diantara huruf U dan T - Tekan tombok Delete satu kali Jika untuk menghapus kata, beberapa kata, kalimat, atau seluruh naskah, caranya : - Blok kata, beberapa kata, kalimat, atau seluruh naskah - Tekan tombok Delete/Del 2. Mengcopy atau menyalin teks (copy) Untuk menyalin kata, beberapa kata, kalimat, atau paragraph gunakan langkah seperti di bawah ini : - Blok teks yang akan di copy - Klik icon copy ( ) atau ctrl + C - Letakkan kursor dimana teks akan di copy - Klik Icon Paste ( )atau ctrl + V 3. Memindahkan teks (move) Untuk memindahkan kata, kalimat atau paragraph gunakan langkah seperti sibawah ini : - Blok tek yang akan di pindahkan - Klik icon Cut ( ) atau ctrl + X - Letakkan kursor dimana teks akan dipindahkan/diletakkan - Klik icon Paste ( ) atau ctrl + V 4. Menyisipkan dan menimpa teks Kondisi standar pengetikan adalah mode sisip artinya jika mengetik di tengah teks yang sudah ada, maka teks akan masuk dan teks lain akan bergeser. Jika ingin menyisipkan kata atau kalimat dengan cara menimpa kata atau kalimat lain caranya adalah : - Blok kata atau kalimat yang akan ditimpa/diganti - Ketik kata atau kalimat penggantinya 11

12 5. Menurunkan dan menaikkan kertas/page/teks - Menurukan teks Untuk menurunkan teks letakkan Kursor diawal atau diatas teks yang akan diturunkan tekan tombol Enter hingga teks turun - Menaikkan teks Untuk menaikkan teks letakkan Kursor dimana teks akan dinaikan tekan tombol Delete Catatan : Untuk menaikan teks atau menurunkan perhatikan letak kursor 6. Menyimpan (merekan) File Untuk menyimpan File yang sudah dikerjakan, caranya adalah sebagai berikut : - Klik menu File - Klik Save atau klik Icon maka akan muncul seperti layout dibawah ini : - Pada Save in : tentukan Lokasi penyimpanan yang akan kita gunakan untuk menyimpan File misalkan di drive (lokasi ) My Document) lalu di Klik. Jika kita ingin membuat Folder sendiri supaya data kita tidak tercampur dengan yang lainnya maka setelah menentukan drive (lokasi penyimpanan) kliek Create New setelah muncul New Forlde. - Kemudian ketik nama polder yang kita akan gunakan misalkan sengan nama sendiri lalu klik OK - Di kotak File Name ketik nama File yang akan kita gunakan - Klik Save Catatan : - Kalau kita sudah membuat Polder sebelumnya maka buka dahulu nama foldernya kemudian baru ketik nama file-nya. - Perbedaan SAVE SAVE AS adalah jika merekam/menyimpan file yang sudah di beri nama sebelumnya atau nama file. Pada file lama perintah SAVE akan merekan/menyimpan ulang isi file dengan nama yang sudah ada. Sedangkan SAVE AS akan merekan/menyimpan ulang isi file dengan nama file yang baru (berbeda) 7. Membuka File Untuk membuka file yang sudah dikerjakan/disimpan langkahnya adalah sebagai berikut : - Klien menu File - Klin Open 12

13 Atau klin Icon Open / ctr + O maka akan terbuka tollbar seperti dibawah ini Langkah membuka file adlah sebagai berikut : 1. Pada Look In : Tentukan Lokasi Nama File Disk A: (Floppy Disk A 3 ½ / flash disk ) untuk membuka pada disket / flash disk di drive A: atau drive F: My Document untuk membuka pada Harddisk directory My Document. Jika membuka dengan derectory yang telah dibuat tersendiri Double klik directory tersebut, misanya My. Cesreet) 10. Klik nama file yang akan dibuka pad daftar nama Fila yang di tampilkan 11. Klik OPEN untuk mulai membuka 8. Menutup File dan Membuka File Baru Jika ingin menutup File yang aktif, yaitu dengan mengklik File lalu Klik Exit Jika untuk membuka file baru yaitu dengan mengkil File, klik New atau mengklik icon ( ) K. Membuat Hurup Besar (Drop Cap) Drop Cap adalah satu hurup atau atau kata yang dibuat besar di awal kalimat dan besarnya mewakili dari beberapa baris Caranya : - Blok satu hurup / satu kata - Klik format - Klik Dropped - OK Catatan : jika untuk mewakili semuah baris klik In margin 13

14 L. Membuat/memunculkan Bullet and Numbering Fungsi Bullet : berfungsi untuk pembuatan naskah dengan urutan symbol (lambing) atau karakter khusus Numbering : berfungsi untuk pembuatan naskah dengan urutan nomor atau objek 1. Kalau teks/naskahnya sudah ada blok terlebih dahulu teks / naskah yang akan di beri tanda bullets atau nomer urut kemudian klien format kliek submenu bullets and numbering, maka akan muncul seperti yang tertera di samping ini 2. Jika Bullet yang kita maksud tidak ada maka langkah selanjutnya klik adalah pilih salah satu terlebih dahulu dalu klik customize maka akan tampil seperti di atas Catatan begitu juga untuk membuat numbering dan untuk mencari numbered atau bullet yang lain Klik Customize M. Membuat Naskah Berkolom (Kolom Koran) Naskah berkolom adalah satu naskah yang di bikin menjadi beberapa kolom Langkahnya : 1. Naskah / teks terlebih dahulu di blok 2. Klik Format 3. Pilih berapa kolom yang akan di buat 4. OK N. Tabel Langkahnya : 12. Klik Menu Tabel 13. Klik Insert Table 14. Di kotak Colum tentukan berapa banyak kolom yang akan kita perlukan 15. Di kotak Raw tentukan berapa banyak kolom yang akan kita perlukan 16. OK Catatan : untuk membuat tabel selain dari menu table juga dapat langsung dari icon table ( ) dan akan muncul seperti di atas 14

15 O. Footnote Untuk membuat catatan kaki, kutifan, atau saduran rujukan data atau naskah yang kita buat Langkahnya : 1. Tempatkan kursor di akhir kata yang ada footnote-nya 2. Klik Insert 3. Klik Reference 4. Klik Footnote 5. Maka akan muncul list footnote 6. Klik Inset 7. Lalu ketik tesk yang akan menjadi referensi atau footnotenya Untuk menbuat footnote yang seterusnya langkahnya sama dst. P. Mail Marge Mail Marge disebut juga maskah massal atau satu surat yang isinya sama tapi tujuannya berbeda, yaitu menggabungkan sebuah surat sebagai file induk dan data pengganti yaitu, nama-nama, alamat dll yang akan digabungkan. Langkahnya : 8. Klik tool 9. Klik latter and mailings 10. Klik Mail Marge (Maka setelah itu akan muncul disebelah teks pane) 11. Klik Step (Step 1 of 6 hingga Step 3 of 6) 12. Klik Type a new list 13. Create 14. Customize Catatan : (maka akan muncul customize address list di dalam field names klik Title Klik Delete dan seterusnya hingga file yang ada di field hilang semua, kemudian untuk membuat baru klik Add maka akan muncul list Add Field kemudian isi dengan misalnya nama, alamat dst lalu OK. Untuk menambah list baru atau nama baru klik new entry untuk dan untuk menghapus entry atau nama yang tidak dinginkan maka kliek delere entry 15. OK 16. Save Setelah di save maka akan muncul toolbar baru yaitu toolbar mail marge kemudian untuk menggabungkan antara surat dengan mail marge tersebut klik icon insert marge field, maka akan muncul listnya, klik nama, klik insert, klik OK dst, maka akan muncul 15

16 «Nama» (enter) «Alamat» (enter) «Kota» Langkah untuk memunculkan nama, alamat dst a. Klik icon maka yang tulisan «Nama» dst akan berubah menjadi Adi Sukamandi Tangerang b. Klik icon maka yang tulisan «Nama» dst maka akan menjadi file baru dengan beberapa pages sesuai dengan banyaknya kita membikin mail marge 16