PERANCANGAN APLIKASI SISTEM PURI TERIMA BARANG MENERAPKAN NORTH WEST CORNER METHOD (NWC) PADA PT. POS INDONESIA MEDAN

Transkripsi

1 Volume : V, Nomor : 2, Januari 215 ISSN : X PERANCANGAN APLIKASI SISTEM PURI TERIMA BARANG MENERAPKAN NORTH WEST CORNER METHOD (NWC) PADA PT. POS INDONESIA MEDAN Irwan Syahputra (911155) Mahasiswa Program Studi Teknik Informatika, STMIK Budidarma Medan Jl. Sisingamaraja No.338 Simpang Limun Medan irwansyahuciha@yahoo.co.id ABSTRAK Dalam fungsinya PT. Pos Indonesia Medan merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa angkut.dalam hal pengangkutan barang bagian ini termasuk dalam bagian delivery Puri Terima barang. Pelayanan terhadap konsumen, penginputan data konsumen, penginputan data no advis surat atau file, penginputan data si penerima barang dan pengiriman barang merupakan bagian dari Puri Terima Barang.Metode dalam penelitian ini adalah menggunakan metode analisis data melalui perhitungan data secara kuantatif dengan perumusan sesuai dengan metode Transportasi North West Corner (NWC). Aplikasi terdiri atas tiga bagian yaitu, bagian pengisi data supply dan lokasi demand, serta pengisian data biaya transportasi.untuk membangun perancangan aplikasi system ini dibutuhkan perangkat lunak Microsoft Visual Studio 28 dan SQL Server sebagai database server. Kata kunci : Puri Terima, metode Nort west Corner 1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Secara umum Puri Terima adalah sub bagian dari delivery yang berfungsi untuk melakukan pendataan dan pengawasan pemasukan dan pengiriman barang kilat khusus. Dalam kegiatan ini, pendistribusian pengiriman barang hal yang sangat penting dalam pelayanan jasa di perusahaan. Mekanisme Puri Terima khususnya dalam hal pendistribusian barang yang berjalan dengan baik akan menghasilkan keuntungan bagi pihak perusahaan. Guna meminimalisir pengeluaran, diperlukan sistem Puri Terima yang baik dari pendataan barang sampai pengiriman barang ke tangan penerima dengan kondisi barang yang baik.dengan meminimalkan biaya tanpa harus mengurangi jumlah kiriman barang ke tempat tujuan. Dalam pendistribusian kiriman barang sering tidak tepat waktu karena kendala dalam perjalan sering terjadi macet dan Selain itu, sering kali terjadi pengembalian surat dengan alasan pemilik alamat sudah pindah, meninggal dunia, alamat tidak lengkap dan berbagai alasan. Surat itu akan dimasukan kembali ke customer care untuk di kembalikan ke pemilik surat awal. Metode Transportasi North West Corner (NWC) adalah pengalokasian pengiriman sejumlah barang (satu jenis barang) yang berasal dari sejumlah sumber pengiriman menuju sejumlah tujuan pengiriman yang memberikan biaya pengiriman total terendah.barang yang akan dikirim dari setiap sumber pengiriman dan jumlah permintaan yang diminta oleh setiap tujuan pengiriman, serta biaya pengiriman dari setiap sumber menuju setiap tujuan adalah berbeda.tujuan dari metode ini adalah menentukan pola pengiriman yang paling baik dari beberapa sumber (supply) ke beberapa tujuan (demand) sehingga meminimalkan total biaya produksi dan transportasi.dalam NWC diasumsikan tiap lokasi pabrik dan gudang diurutkan dari sisi kiri ke kanan dan dari atas ke bawah dalam peta. Cara penghitungan biaya transportasi dengan menggunakan metode NWC sesuai dengan namanya dimualai dari sisi kiri atas ( Barat Laut dalam peta), kemudian bergerak ke kiri atau ke bawah sesuai dengan kapasitas produksi pabrik atau permintaan gudang. Pendistribusian kiriman barang yang dilakukan dengan metode NWC secara optimal dapat meminimalisir biaya kiriman barang sehingga dapat meningkatkan keuntungan dari pihak perusahaan. 1.2 Rumusan Masalah Sehubungan dengan judul di atas, maka penulis akan mendefenisikan rumusan masalah yang dihadapi yaitu : 1. Bagaimana proses Puri Terima barang dari pengirim ke penerima pada PT. Pos Indonesia? 2. Bagaimana menerapkan metode Transportasi North West Corner pada sistem pengiriman barang? 3. Bagaimana merancang sistem aplikasi Puri Terima barang pada PT. Pos Indonesia menggunakan bahasa pemrograman? 1.3 Batasan Masalah Untuk menghindari hal-hal yang menyimpang dari tujuan utama penulisan maka perlu dibuat suatu batasan yang meliputi : 59

2 Volume : V, Nomor : 2, Januari 215 ISSN : X 1. Yang akan dibahas adalah data Puri Terima barang di Indonesia pada PT. Pos Indonesia Medan. 2. Jenis Puri Terima barang yang digunakan adalah Kilat Khusus. 3. Metode yang digunakan adalah metode Transportasi Nort West Corner 2 LANDASAN TEORI 2.1 Sistem Pada dasarnya, sistem adalah sekumpulan elem yang terkait atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan. Sebagai gambaran, jika dalam sebuah sistem terdapat elemen yang tidak memberikanmanfaat dalam mencapai tujuan yang sama. Maka element tersebut dapat dipastikan bukanlah bagian dari sistem.sebagai contoh. Raket dan pemukul bola kasti, karena tidak ada sistem permainan olahraga yang memadukan kedua peralatan tersebut( Abdul Kadir, 23 : 54). Ada beberapa elemen sistem yang membentuk sebuah sistem, yaitu: 1. Tujuan, yang menjadi pemotivasi yang mengarahkan sistem. 2. Masukan, segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem yang selanjutnya menjadi bahan yang diproses. 3. Keluaran, hasil dari pemrosesan. 4. Proses, yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna. 5. Mekanisme pengendalian, yang mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan. 6. Umpan Balik, yang mencuplik keluaran untuk mengendalikan masukan dan proses. 2.2 Puri Terima Barang Puri terima Barang merupakan sub bagian dari delivery yang berfungsi untuk melakukan pendataan dan pengawasan pemasukan serta pengiriman barang kilat khusus. Pendataan yang dilakukan berupa barang masuk yang akan dikirim dan barang masuk yang gagal dikirim. Pendataan barang dilakukan sesuai dengan nomor advis yang tertera didalam kantung barang.barang bisa berupa paket kilat khusus, ataupun barang yang memiliki perangko.barang yang masuk seperti surat, file document, undangan dan lain lain akan disortir sesuai dengan tempat tujuan pengiriman barang sebelum barang akan dikirimkan ke penerimah yang sah. 2.3 Metode North West Corner Merupakan metode untuk menyusun pengalokasian nilai awal sel ditetapkan pada sel yang beradadi ujung kiri atas table. Nilai sel awal tergantung pada kendala kendala suplai dan demand untuk sel(agus Sasmito Aribowo, 28 : 76). Aturannya: 1. Pengisian sel/kotak dimulai dari ujung kiri atas. 2. Alokasi jumlah maksimum (terbesar) sesuai syarat sehingga layak untuk memenuhi permintaan. 3. Bergerak ke kotak sebelah kanan bila masih terdapat suplai yang cukup. Kalau tidak, bergerak ke kotak di bawahnya sesuai demand. Bergerak terus hingga suplai habis dan demand terpenuhi. Suatu kasus perusahaan mempunyai 3 pabrik produksi dan 5 gudang penyimpanan hasil produksi.jumlah barang yang diangkut tentunya tidak melebihi produksi yang ada sedangkan jumlah barang yang disimpan di gudang harus ditentukan jumlah minimumnya agar gudang tidak kosong. Tabel matriks berikut menunjukkan jumlah produksi paling banyak bisa diangkut, jumlah minimum yang harus disimpan di gudang dan biaya angkut per unit barang. Dalam semua (satuan mata uang): Tabel 1 : Matriks Gudang G1 G2 G3 G4 G5 S Pabrik P P P d Prosedur Penyelesaian: a. Isikan kolom mulai kolom di kiri atas (north west) dengan mempertimbangkan batasan persediaan dan permintaannya. b. Selanjutnya isikan pada kolom di sebelah kanannya hingga semua permintaan terpenuhi. Tabel 2 : Penyelesaian Pabrik/Gudan G1 G2 G3 G4 G5 S g P P2 4 P D Untuk menghitung biaya digunakan rumus : Z = ( H1*K1) + ( H2*K2) + + ( Hn*Kn) Keterangan : Z = Total harga Hn = Harga barang yang sudah ditentukan Kn = Kebutuhan barang yang sudah ditentukan Biaya total: Z = (5) 4 + (8) 4 + (7) 5 + (6) 1 + (6) 3 + (4) 8 =

3 Volume : V, Nomor : 2, Januari 215 ISSN : X 3 PEMBAHASAN 3.1 Analisa Puri Terima Barang Puri Terima Barang merupakan bagian dari Delivery yang tugasnya melakukan pengawasan atas pelaksanan pemasukan, pendataan, serta pengiriman barang baik itu bersifat express ataupun kilat khusus. Pemasukan barang kiriman dilakukan oleh pihak karyawan Pos yang bertugas untuk pendistribusian barang kiriman dari luar kota maupun langsung dari tangan si pengirim atau customer ke pihak pos. Customer akan dilayani oleh pihak pos khususnya karyawan ataupun operator yang ada di bagian pendataan barang. Pendataan Barang dilakukan setelah pemilahan barang selesai dilakukan.agar mempermudah dalam pembagian wilayah barang kiriman.didalam hal pendataan ataupun didalam pembuatan laporan. Sebagian karyawan melakukan pendataan dengan program excel. Dalam hal pembuatan laporan sebaian karyawan melakukannya dengan cara system manual. Pengiriman Barang dilakukan oleh pihak karyawan kirim barang, sebelum pengiriman barang dilakukan mereka melakukan pendataan ulang yang mengakibatkan termakannya waktu kirim barang walaupun hanya beberapa jam saja. Dan barang yang akan dikirim ke luar kota akan dikantongkan sesuai dengan no advis dan wilayah tujuan barang kiriman. 3.2 Analisa Pengiriman Barang Pengiriman barang sudah dilakukan dalam menggunakan komputer tetapi masih menggunakan program excel dan masih memerlukan pengiriman yang lebih lanjut untuk menghasilkan informasi yang cepat, tepat dan akurat. Pengiriman barang masih ada yang dilakukan dengan sistem manual dan melakukan tahapan yang rumit akan diganti dengan menggunakan sistem informasi sehingga pengiriman barang dapat dilakukan dengan cepat dan tepat. Sehingga memudahkan pegawai dalam melakukan pekerjaan, sistem informasi yang akan dibuat untuk menguntungkan berbagai pekerjaan kantor untuk mengatasi tugas-tugas pegawai yang sering menumpuk dan menunda-nunda dalam pekerjaanya karena peralatan yang digunakan tidak memadai. 1. Barang Dalam perusahaan, barang yang dikirim ada bermacam-macam seperti dokumen, uang, kaset DVD dan lain-lain. Pada saat transaksi barang selalu ditimbang untuk mengetahui berat barang dan harga pengiriman. 2. Daerah Tujuan (Gudang) Dalam perusahaan, daerah tujuan atau gudang merupakan tempat penyimpanan barang sebelum dikirimkan pada penerima barang. 3. Daerah Operasi Dalam perusahaan, daerah operasi merupakan batas wilayah pekerja untuk mengirimkan barang ke pada pemilik barang. Daerah operasi ini biasanya berada pada wilayah di sekitar perusahaan atau cabang-cabang dari perusahaan. 3.3 Analisa Metode North West Corner zxgzdf Pada analisa ini, penulis akan menguraikan bagaimana proses biaya pengiriman barang dengan menggunakan metode NWC. Analisa masalah dapat didefenisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagianbagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasikan permasalahan-permasalahan, kesempatankesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga diusulkan perbaikan-perbaikan. Tabel 3 : Matriks Harga Barang Table diatas menjelaskan lokasi tujuan yang akan dikirim dari Medan ke kota tujuan sesuai dengan kiriman barang. Ditabel tersebut terdapat juga jenis barang yang akan dikirim berupabaju, dokumen, kado, surat, computer dengan harga/kg yang sudah ditentukan didalam table tersebut dengan kebutuhan dan kapasitas yang sesuai. Aturan penyelesaian: Langkah 1 : penuhi kebutuhan kota tujuan balige (27) sesuai dengan kebutuhan yang ada. Karna jumlah kapasitas Langkah 2 : penuhi kebutuhan kota tujuan Jakarta pusat (85) sesuai dengan kebutuhan yang ada. Karna jumlah kapasitas Langkah 3 : penuhi kebutuhan kota tujuan Pekan Baru (35) sesuai dengan kebutuhan yang ada. Karna jumlah kapasitas Langkah 4 : penuhi kebutuhan kota tujuan Binjai (6) sesuai dengan kebutuhan yang ada. Karna jumlah kapasitas kebutuhan sudah sesuai tetapi jumlah kebutuhan belum terpenuhi maka berpindah ke cell yg dibawahnya. Langkah 5 : kebutuhan bernilai 145 barang dan barang masi bernilai 6 dari kota tujuan Binjai. Untuk memenuhi syarat tersebut kebutuhan barang berupa surat diisi dengan kota tujuan 61

4 Volume : V, Nomor : 2, Januari 215 selanjutnya yaitu medan dengan kebutuhan sesuai dengan kapasitas yang ada yaitu 25 barang. Karena barang belum memenuhi kebutuhan yang ada, cell bergerak ke kota selanjtunya ke Padang. Penuhi kebutuhan nilai barang surat kota Padang berupa 6. Maka kebutuhan barang berupa surat meliputi kota Padang, Medan dan binjai sama dengan kebutuhan yang ada. Setelah itu cell bergerak ke sudut kanan bawah table. Langkah 6 : penuhi kebutuhan kota tujuan padang yang tersisa (485) sesuai dengan kebutuhan yang ada. Karna jumlah kapasitas kebutuhan sudah sesuai maka sel nilai kebutuhan selajutnya lakukan perhitungan biaya yang keluar. Tabel 4 : Penyelesaian ISSN : X Gambar 1 : Tampilan Form Menu Utama Pada form menu utama terdapat 4 (empat) menu yaitu : 1. Pada menu File terdapat sub menu yang terdiri dari tampilan harga, barang dan pengirim. 2. Pada menu Transaksi terdapat sub menu yang terdiri dari pengiriman 3. Pada menu Laporan terdapat sub menu yang terdiri dari laporan barang, laporan pengirim dan laporan pengiriman 4. Pada menu Keluar, jika kita mengklik menu keluar maka akan muncul pesan dan jika kita mengklik yes maka kita akan keluar dari program tersebut. 4.2 Form Sub menu data harga Kita dapat mengisi data harga, menambah data harga, mengedit data harga dan menghapus data harga. Saat akan mengedit dan menghapus akan muncul tampilan pesan, jika kita mengklik yes maka data akan teredit dan akan terhapus. Maka biaya total pengiriman Z = ( H1*K1) + ( H2*K2) + ( H3*K3) + ( H4*K4) + ( H5*K5) + ( H6*K6) + ( H7*K7) = (5*27) + (6*85) + (4*35) + (6*6) + (5* 25) + (9* 6) + (2*53) = (1.35.) + (51.) + (1.22.) + (36.) + (125.) + (54.) = Dari rincian langkah langkah penyelesaian tersebut biaya yang keluar dari hasil analsima menggunakan metode North West Corner berjumlah Rp Gambar 2 : Form Data Harga 4.3 Form Sub Menu Data Barang Pada sub menu data barang kita dapat mengisi data barang, menyimpan data barang, menghapus data barang dan mengedit data barang. Saat akan mengedit dan menghapus akan muncul tampilan pesan, jika kita mengklik yes maka data akan teredit dan akan terhapus. 4. IMPLEMENTASI 4.1 Form Menu Utama Form utama berisi menu-menu untuk memanggil form-form yang lain. Gambar 3 : Form Data Barang 4.4 Form Sub Menu Data Pengirim Pada sub menu data pengirim kita dapat mengisi data pengirim, menyimpan data pengirim, menghapus data pengirim dan mengedit data pengirim. Saat akan mengedit dan menghapus akan muncul tampilan pesan, jika kita mengklik yes maka data akan teredit dan akan terhapus. Adapun data barang dapat dilihat pada gambar di bawah ini : 62

5 Volume : V, Nomor : 2, Januari 215 ISSN : X Modified Distribution dan Least Cost agar dapat diketahui perbandingannya dengan metode North West Corner untuk mencari solusi yang terbaik. 6. DAFTAR PUSTAKA Gambar 5 : Form Data Pengirim 4.5 Form Menu Transaksi Pada form Menu Transaksi terdapat sub menu data pengiriman yang dapat kita isi data pengiriman, menambah data pengiriman, mengedit data pengiriman dan menghapus data pengiriman. Saat akan mengedit dan menghapus akan muncul tampilan pesan, jika kita mengklik yes maka data akan teredit dan akan terhapus. Adapun poin-poin yang terdapat pada data pengiriman dapat dilihat pada gambar di bawah ini : [1] Jogiyanto. 25. Sistem Informasi. Yogyakarta. Citra Pustaka [2] Wahana Komputer. 21. SQL Server 25. Yogyakarta. Penerbit Andi [3] Adul Kadir. 23. Sistem Informasi. Surabaya. Penerbit Andi [4] Yuni Sugiarti Aplikasi Desain. Surabaya. Penerbit Andik [5] Widoyo Hermawan.29. Visual Studio 28. Yogyakarta. Penerbit Andik [6] Jurnal. Agus Sasmito Aribowo. Visualisasi Teori Optimalisasi Biaya Transportasi Untuk Pembelajaran Riset operasi Gambar 4 : Form Data Pengiriman 5. KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan Adapun kesimpulan yang diperoleh oleh Penulis adalah sebagai ber ikut : 1. Proses Puri Terima barang pada kantor Pos masih kurang memadai di karenakan fasilitas yang digunakan masih kurang. 2. Waktu dan biaya dapat dioptimalkan secara maksimal dengan penerapan metode North West Corner. 3. Perancangan aplikasi Puri Terima barang menggunakan Visual Studio 28 dapat membantu pelaksanaan pekerjaan Puri Terima khususnya di dalam pendataan 5.2 Saran Adapun saran dari Penulis adalah sebagai berikut : 1. Program yang dihasilkan ini masih jauh dari sempurna, untuk itu Penulis mengharapkan adanya minat dalam pengembangan program aplikasi berikutnya agar berkembang menjadi program yang berbasis online. 2. Penulis Mengharapkan adanya pengembangn dan pengoptimalan waktu dan biaya dengan menggunakn metode yang lain seperti metode 63