KEBIJAKAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) ADMINISTRASI PEMERINTAHAN

Transkripsi

1 KEBIJAKAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) ADMINISTRASI PEMERINTAHAN KEMENTERIAN PAN DAN RB 2013 LOGO

2 PENGERTIAN Standar Operasional Prosedur (SOP) serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan. Administrasi Pemerintahan pengelolaan proses pelaksanaan tugas dan fungsi pemerintahan yang dijalankan oleh organisasi pemerintah. SOP Administrasi Pemerintahan (SOP AP) standar operasional prosedur dari berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan yang sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

3 POSISI KEBIJAKAN DALAM PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi (21 Desember 2010) Permenpan Nomor 20 Tahun 2010 tentang Road Map Reformasi Birokrasi (30 Desember 2010) Permenpan-RB No. 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan (19 Juni 2012)

4 SOP DALAM BERBAGAI ISTILAH SOPs : Standard (Standing) Operating Procedures (diadopsi dari Bahasa Inggris). SPO : Standar Prosedur Operasi (Terjemahan istilah SOPs, biasa dipergunakan pada bidang perkebunan). POS : Prosedur Operasional Standar. (Terjemahan istilah SOPs, biasa dipergunakan pada bidang keagamaan). SOB : Standar Operasional Baku. (Terjemahan istilah SOPs, biasa digunakan pada bidang industri). Protap : Prosedur Tetap (Istilah yang biasa digunakan di kalangan militer dan kepolisian). Istilah lain: Safe Work Instructions, Safe Operating Procedures, Standard Working Procedures, Medic Procedures, Prosedur Operasional yang Baku. SOP : Standar Operasional Prosedur. (Biasa digunakan dalam dunia pendidikan dan istilah kebijakan dalam Peraturan Menteri PAN dan RB Nomor: 35 Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan).

5 HAKEKAT SOP SOP diartikan sebagai "petunjuk organisatoris yang menetapkan suatu tindakan baku". SOP ditetapkan untuk menghindari miskomunikasi, konflik, dan permasalahan pada pelaksanaan tugas/pekerjaan. Secara menyeluruh SOP akan menggambarkan secara detail cara instansi beroperasi (bekerja).

6 SOP: BUSINESS PROCESS RE-ENGINEERING PROSEDUR YANG BERLANGSUNG SAAT INI (EXISTING CONDITION) KESENJANGAN (GAP) PROSEDUR YANG IDEAL (EXPECTED CONDITION) RE-ENGINEERING (PEREKAYASAAN) RASIONALISASI (EFEKTIVITAS) PENYEDERHANAAN (EFISIENSI) PENGUATAN (DASAR HUKUM) KEPASTIAN (PROSES, WAKTU) PEMBAKUAN (STANDARDISASI) OPERASIONALISAS I (REALISTIS) INVALID TIDAK REALISTIK SOP SEBAGAI ACUAN BERTINDAK

7 SOP: SAFETY ASSURANCE TAAT SOP PELAKSANAAN TUGAS DAN FUNGSI TIDAK TAAT SOP SAFETY ASSURANCE (JAMINAN PERLINDUNGAN DARI INSTITUSI) RASIONAL (EFEKTIVITAS) SEDERHANA (EFISIENSI) KUAT (DASAR HUKUM) PASTI (PROSES, WAKTU) BAKU (STANDARDISASI) RESIKO DITANGGUNG SENDIRI AMAN TUNTUTAN PENGADILAN OLEH USERS (MASYARAKAT) RAWAN

8 SOP: KEBUTUHAN ORG. & RB SOP ADM. PEM. UTK RB KEBUTUHAN ORGANISASI Tugas & Fungsi Aktivitas Penunjang SOP MAKRO SOP MIKRO SOP TEKNIS SOP ADMINISTRASI REFORMASI BIROKRASI

9 JENIS SOP BERDASARKAN SIFAT KEGIATAN: a. SOP TEKNIS SOP rinci yang menggambarkan kegiatan yang dilakukan oleh satu pelaksana atau dengan satu peran. Menggambarkan cara melakukan pekerjaan. Contoh: - SOP Pengoperasian Komputer. - SOP Pengujian Sampel di Laboratorium. - SOP Pengagendaan Surat. - SOP Pemberian Disposisi.

10 JENIS SOP Lanjutan BERDASARKAN SIFAT KEGIATAN: b. SOP ADMINISTRATIF SOP umum yang menggambarkan langkahlangkah yang dilakukan oleh lebih dari satu pelaksana. Bisa bersifat makro atau mikro, dan tidak menggambarkan cara melakukan pekerjaan. Contoh: - SOP Pemeliharaan Komputer Kantor. - SOP Pelayanan Pengujian Sampel di Laboratorium. - SOP Penanganan Surat Masuk. - SOP Penyelenggaraan Bimbingan Teknis.

11 JENIS SOP Lanjutan MENURUT CAKUPAN DAN BESARAN KEGIATAN: a. SOP MAKRO SOP yang merupakan integrasi dari beberapa SOP (mikro) yang membentuk serangkaian kegiatan. Tidak menggambarkan kegiatan yang riil dilakukan oleh pelaksananya. b. SOP MIKRO SOP yang gambaran kegiatannya merupakan bagian dari kegiatan yang lebih besar (makro). Dapat dikatakan sebagai sub/anak SOP.

12 JENIS SOP Lanjutan MENURUT CAKUPAN DAN KELENGKAPAN KEGIATAN: a. SOP FINAL SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya telah menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final. Sudut pandangnya adalah produk unit kerja. b. SOP PARSIAL SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya belum menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final. Kegiatan yang di SOP kan masih memiliki rangkaian kegiatan lanjutan yang mencerminkan produk utama akhir.

13 JENIS SOP Lanjutan MENURUT CAKUPAN DAN JENIS KEGIATAN: a. SOP GENERIK SOP yang berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya memiliki kesamaan langkah. SOP ini bisa diadopsi di unit kerja lain. b. SOP SPESIFIK SOP yang berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya memiliki kekhususan langkah. SOP ini tidak dapat diterapkan di tempat lain.

14 FORMAT SOP SOPs should be organized to ensure ease and efficiency in use and to be specific to the organization which develops it. There is no one correct format; and internal formatting will vary with each organization and with the type of SOP being written. Sumber: ENA State Leaders Conference, 2007, Guidance For Preparing Standard Operating Procedures

15 FORMAT SOP Lanjutan FORMAT SOP Tidak Ada Format SOP yang Baku; Format SOP Ditentukan oleh Tujuan Penyusunannya. FORMAT SOP ADM. PEMERINTAHAN Formatnya diatur dalam PerMenPAN RB No. 35 Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan. Tidak Ada Format SOP Administrasi Pemerintahan lainnya.

16 FORMAT SOP Lanjutan Format umum SOP: SIMPLE STEP (Langkah Sederhana) HIERARCHICAL STEP (Tahapan Berurutan) GRAPHIC (Grafik) FLOWCHARTS (Diagram Alir)

17 Contoh 1 : Format Simple Step Standard Operating Procedure Pengajuan Cuti Tahunan Dasar hukum: Nomor PK-C11 Tanggal 4 Maret Pegawai yang akan mengajukan cuti tahunan, harus mengisi formulir cuti tahunan, dan menyerahkan formulir yang telah diisi kepada Bagian Kepegawaian untuk diteliti mengenai hak cuti yang tersisa; 2. Pegawai yang mengajukan cuti menandatangi formulir pengajuan dan menyampaikan kepada atasan langsung yang bersangkutan dan pejabat yang berwenang memberikan cuti untuk ditandatangani; 3. Atasan langsung menyerahkan kepada pegawai yang bersangkutan; 4. Pegawai yang melaksanakan cuti wajib melapor kepada atasan langsung setelah melaksanakan cuti. Disahkan oleh: Kepala

18 Contoh 2 : Format Hierarchical Step Standard Operating Procedure Pengajuan Cuti Tahunan Dasar hukum: Nomor PK-C11 Tanggal 4 Maret Mengisi formulir cuti tahunan: Formulir tersedia di Bagian Kepegawaian Isi formulir dan serahkan kepada Bagian Kepegawaian untuk diteliti mengenai hak cuti yang tersisa Formulir diserahkan kembali kepada pegawai yang mengajukan cuti setelah Bagian kepegawaian memberikan pengesahan mengenai hak cuti yang akan diambil sesuai dengan sisa cuti yang tersedia Pegawai yang mengajukan cuti menandatangi formulir pengajuan dan menyampaikan kepada atasan langsung yang bersangkutan; 2. Persetujuan atasan langsung dan pejawat yang berwenang memberikan cuti: Atasan langsung yang bersangkutan memberikan persetujuan dengan memberikan tandatangan pada formulir pengajuan dan menyampaikan kepada pejabat yang berwenang memberikan cuti Pejabat yang berwenang memberikan cuti memberikan persetujuan dengan menandatangani formulir pengajuan, menyerahkan formulir kepada atasan yang bersangkutan untuk selanjutnya diserahkan kepada yang bersangkutan; 3. Pelaksanaan cuti: Pegawai yang mengajukan cuti, menyampaikan satu berkas formulir asli kepada Bagian Kepegawaian, menyampaikan satu copy untuk Bagian Tata Usaha, menyimpan satu copy untuk dirinya sendiri untuk dokumentasi Pegawai yang mengajukan cuti melaksanakan cuti dengan kewajiban sebelum melaksanakan cuti melaporkan kemajuan pekerjaan-pekerjaan yang menjadi tugasnya kepada atasan langsung; Pegawai yang melaksanakan cuti wajib melapor kepada atasan langsung setelah melaksanakan cuti. Disahkan oleh: Kepala

19 Contoh 3 : Format Graphic Step Standard Operating Procedure Pengajuan Cuti Tahunan Nomor : PK-C05 Tanggal : 4 Maret 2005 Isi formulir 1. Pegawai yang mengajukan cuti, mengisi formulir cuti tahunan 2. Serahkan formulir ke Bagian Kepegawaian 3. Bagian Kepegawaian meneliti ketersediaan cuti bagi pegawai yang meng-ajukan dan menyerahkan kepada yang bersangkutan 4. Pegawai menandatangani formulir dan menyerahkan kepada atasan langsung Persetujuan 1. Pegawai mengajukan kepada atasan langsung 2. Atasan langsung menandatangani dan menyampaikan kepada pejabat yang berwenang memberikan cuti 3. Pejabat yang berwenang memberikan cuti menandatangani pengajuan dan menyampaikan kembali kepada atasan langsung pegawai yang bersangkutan 4. Atasan langsung menyampaikan kepada yang bersangkutan Cuti 1. Pegawai yang mengajukan cuti menyampaikan formulir kepada Bagian Kepegawaian, copy untuk unit kerjanya dan copy untuk yang bersangkutan 2. Pegawai yang mengajukan cuti wajib melaporkan kemajuan pekerjaannya sebelum cuti. 3. Pelaksanaan cuti oleh yang bersangkutan

20 Contoh 4 : Format Graphic Step (Annotated Picture) SOP Pegadaian Barang Jaminan Nasabah membawa barang jaminan ke loket penaksir Penaksir memeriksa barang jaminan. Apabila tidak dapat diterima barang jaminan dikembalikan ke nasabah dengan penjelasan seperlunya Nasabah mengisi formulir permintaan kredit dilengkapi dengan fotocopy KTP Nasabah pulang dengan tersenyum Nasabah mengambil uang pinjaman ke Kasir dengan menunjukkan SBK Kasir memberikan uang pinjaman sesuai dengan nominal yang tercantum Penaksir menaksir nilai nominal dari barang jaminan, dan meminta disposisi Manajer Cabang. Penaksir mengeluarkan Surat Bukti Kredit (SBK) untuk diserahkan kepada nasabah

21 Contoh 5 : Format Graphic Step (Annotated Picture) PROSES PEMBUATAN LAPORAN ANALISIS DAN EVALUASI PELANGGARAN ANGGOTA/PNS POLRI (BR1) BAGIAN REHABILITASI Menghimpun data laporan yang sudah masuk ke Div Propam Polri Berkoordinasi dengan satuan pengemban fungsi dan pelaksana pelayanan penegakan hukum bagi anggota/pns Polri Laporan Analisis dan evaluasi Pelanggaran Anggota/PNS Polri Sumber: Pedoman Standar Operasional Prosedur (SOP) Tentang Proses Pelayanan Rehabilitasi Terhadap Anggota Polri / PNS Polri Terhukum, 2010.

22 Contoh 6 : Format (Linear) Flowchart SOP Pegadaian Barang Jaminan 1. Nasabah membawa barang jaminan ke loket penaksir 2. Penaksir memeriksa barang jaminan. Apabila tidak dapat diterima barang jaminan dikembalikan ke nasabah dengan penjelasan seperlunya 3. Nasabah mengisi formulir permintaan kredit dilengkapi dengan fotocopy KTP 4. Penaksir menaksir nilai nominal dari barang jaminan, dan meminta disposisi Manajer Cabang 5. Manajer Cabang memberikan disposisi kepada penaksir, dan menyerahkan barang jaminan ke Penyimpan 6. Penaksir mengeluarkan Surat Bukti Kredit (SBK) untuk diserahkan kepada nasabah 7. Nasabah mengambil uang pinjaman ke Kasir dengan menunjukkan SBK 8. Kasir memberikan uang pinjaman sesuai dengan nominal yang tercantum 9. Nasabah menerima uang pinjaman Flowchart Nasabah Penaksir Nasabah Penaksir Man.Cab Penaksir Nasabah Kasir Nasabah

23 FORMAT BRANCHING FLOWCHARTS: PROSEDUR PEMBUATAN LAPORAN KONSINYERING No. Kegiatan Pelaksana Mutu Baku Keterangan Kabid Kasubid Analis Asdep Kelengkapan Waktu Output 1. Menugaskan Kasubid untuk mempersiapkan konsep laporan konsinyering Agenda Kerja 15 menit Disposisi 2. Memerintahkan analis untuk mengumpulkan bahan laporan konsinyering Disposisi 15 menit Disposisi 3. Mengumpulkan dan menyerahkan bahan konsinyering kepada Kasubid 4. Mengonsep laporan konsinyering dan menyerahkan kepada Kabid Disposisi 1 hari Bahan Laporan, Disposisi Bahan Laporan 2 jam Konsep Laporan, Disposisi SOP Pengumpul-an Bahan 5. Memeriksa konsep laporan konsinyering. Jika setuju menyampaikan kepada Asdep. Jika tidak setuju menyerahkan kepada Kasubid untuk diperbaiki. Ya Tidak Konsep Laporan 1 jam Draft Laporan, Disposisi 6. Memeriksa draft laporan konsinyering. Jika setuju menandatangani dan menyerahkan kepada Kabid. Jika tidak setuju mengembalikan kepada Kabid untuk diperbaiki. Tidak Ya Draft Laporan 1 jam Laporan, Disposisi 7. Menyerahkan laporan konsinyering kepada Kasubdit untuk didokumentasikan. Laporan 10 menit Disposisi 8. Menyerahkan laporan konsinyering kepada Analis untuk didokumentasikan. Laporan 10 menit Disposisi 9. Mendokumentasikan Laporan Konsinyering. Laporan 15 menit Laporan, Bukti SOP Pen-

24 IDENTITAS SOP AP Nomor SOP Tanggal Pembuatan 01/K/PAN-RB/D.IV/4/ September 2012 Tanggal Revisi 4 September 2013 KEMENTERIAN PAN DAN RB DEPUTI BIDANG TATA LAKSANA ASISTEN DEPUTI PENGEMBANGAN SISTEM DAN PROSEDUR PEMERINTAHAN Tanggal Efektif 7 September 2012 Disahkan oleh Deputi Menteri PAN dan RB Bidang Tata Laksana Deddy S. Bratakusumah Judul SOP PEMBUATAN LAPORAN KONSINYERING DASAR HUKUM 1. PP Nomor 47 Tahun 2009 tentang Pembentukan Organisasi Kementerian Negara; 2. Peraturan Presiden Nomor 24 Tahun 2010 tentang...; 3. Permen PANRB Nomor 12 Tahun 2010 tentang... KETERKAITAN 1. SOP Pengumpulan Data, 2. SOP Penyusunan Draft 3. SOP Pendokumentasian PERINGATAN Laporan Konsinyering paling lambat selesai 1 minggu setelah Kegiatan Konsinyering dilakukan. KUALIFIKASI PELAKSANA 1. Memahami Penyusunan Laporan Kegiatan; 2. Memahami tugas dan fungsi Asdep Pengembangan Sistem dan Prosedur Pemerintahan; 3. Memahami materi kegiatan. PERALATAN/PERLENGKAPAN 1. Komputer yang dilengkapi aplikasi Laporan Kegiatan, 2. Formulir Laporan Kegiatan, 3. KAK, 4. Hasil Kegiatan PENCATATAN DAN PENDATAAN Buku Agenda Laporan Kegiatan Asdep Pengembangan Sistem dan Prosedur Pemerintahan

25 FORMAT SOP ADMINISTRASI PEMERINTAHAN 1. Format Diagram Alir Bercabang (Branching Flowcharts). 2. Menggunakan hanya 5 (Lima) Simbol Flowcharts. 3. Pelaksana dipisahkan dari aktivitas (Kegiatan).

26 SIMBOL SOP dalam FLOWCHART Terminator Process Melambangkan dimulainya suatu prosedur. Melambangkan proses berjalannya suatu prosedur. Decision Arrow Melambangkan pengambilan keputusan: Ya atau Tidak. Melambangkan arah prosedur. Off-page connector Melambangkan koneksi perpindahan halaman.

27 atau