BUKU PEGANGAN PERENCANAAN PROYEK PARTISIPATIF Bagian 2

Transkripsi

1 BUKU PEGANGAN PERENCANAAN PROYEK PARTISIPATIF Bagian 2 Instruksi praktis untuk organisasi serikat pekerja/ serikat buruh terkait identifikasi dan perumusan proyek Panduan Nordic-Dutch Trade Union Centres FNV, LOFTF, LOTCO, LO Norway, SASK

2 Daftar Isi Bagian 2 IV Identifikasi proyek 4.1 Pengantar 4.2 Sejarah latar belakang dan pengalaman sebelumnya 4.3 Analisa partisipasi 4.4 Analisa masalah 4.5 Analisa gender 4.6 Analisa tujuan 4.7 Identifikasi kelompok target 4.8 Analisa strategi V Perumusan proyek 5.1 Matriks Perencanaan Proyek 5.2 Input, Anggaran, rencana kerja dan jadwal waktu 5.3 Monitoring dan evaluasi Lampiran Pertanyaan Pengarah 2

3 IV Identifikasi Proyek 4.1 Pengantar Bagian kedua dari Buku Pegangan tentang perencanaan proyek partisipatif dapat digunakan dengan sendirinya dan didesain untuk mendukung perencanaan proyek organisasi-organisasi serikat pekerja/ serikat buruh dengan cara yang sangat runtun dan terstruktur. Ini adalah bagian dari panduan gabungan untuk kerjasama proyek internasional yang dipromosikan oleh pusat-pusat serikat pekerja Nordic-Belanda. Bagian kedua menjelaskan prosedur untuk perencanaan proyek yang partisipatif bersama dengan instruksi yang praktis. Ini fokus pada Pendekatan kerangka Kerja Logis (LFA) sebagai alat untuk merencanakan, monitoring dan evaluasi, karena ini memungkinkan untuk mendesain proyek dengan cara yang sistematis dan logis. Perhatian khusus dalam manual ini diberikan untuk mengintegrasikan pendekatan partisipatif dan analisa gender dalam desain proyek. Bab IV menyediakan instruksi untuk analisa-analisa dalam fase identifikasi proyek. Berdasarkan pada analisa-analisa ini garis besar rencana proyek dibuat. Bab V konsentrasi para pendesainan proyek dengan lebih rinci, yakni tahap perumusan proyek. Dalam lampiran daftar pertanyaan pengarah diberikan untuk memudahkan implementasi dari prosedur perencanaan. Dalam implementasi prosedur perencanaan yang disajikan penting bahwasannya untuk mengingat pengingat-pengingat berikut: Proses dari perencanaan proyek menurut Pendekatan Kerangka Kerja Logis terdiri dari sejumlah elemen utama yang secara luas berinteraksi satu sama lain. Setiap dari mereka harus dipertimbangkan secara seksama sebelum sebuah proyek diimplementasikan. Pengaturannya, dimana elemen perencanaan yang berbeda disajikan, membantu menjaga alur dari aspek yang berbeda dari proses perencanaan. Meskipun demikian proses perencanaan jauh dari linier karena tergantung pada apa yang dikehendaki oleh urutan elemen perencanaan. Ini terdiri dari proses belajar dialektika yakni bersifat siklus dan berubah karena waktu. Pada prakteknya, proses perencanaan melibatkan peralihan ke belakang, ke depan dan ke samping antara elemen perencanaan yang berbeda. Pada titik yang berbeda dalam proses perencanaan mungkin menjadi jelas, bahwa anda akan harus berbelok ke titik yang sebelumnya untuk menggabungkan pemikiran-pemikiran dan fakta-fakta baru yang tidak diketahui sebelumnya. Melakukan hal tersebut akan memperbaiki desain proyek. Banyak dari elemen perencanaan melibatkan analisa masalah yang ingin anda tangani setiap waktu dari sudut yang berbeda, di dalam pendekatan, dalam jangka panjang ini akan terbukti sebagai investasi dalam kualitas dari proyek anda dan oleh sebab itu akan memberikan ganjarannya nanti. 3

4 Meskipun prosedur perencanaan menyediakan sebuah format standar, ini dapat diaplikasikan dengan cara yang lebih atau kurang elaboratif tergantung dari besaran masalah yang ditangani. Ini dimaksudkan untuk difungsikan sebagai kompas; yang merupakan alat untuk membantu menemukan jalan dalam rangka mengatasi isu-isu serikat pekerja/ serikat buruh agar lebih sukses. Arahan umum perlu diikuti, tetapi ada fleksibilitas di dalam cara untuk dapat tiba di tempat tujuan. Cara terbaik untuk membiasakan diri anda dengan LFA adalah dengan melakukannya dalam praktik di bawah arahan seorang professional yang lebih berpengalaman. Dengan begitu maka buku pegangan ini akan menjadi materi rujukan yang signifikan. Dalam setiap paragraf dari bab ini, instruksi utama untuk mengisi bagian yang saling terkait dari Form Aplikasi dirangkum dalam sebuah kotak. Antara tanda kurung anda akan menemukan angkanya, yang cocok dengan bagian dari Form Aplikasi yang akan diisi. Setiap elemen proses perencanaan telah diberi nomor dengan maksud untuk memudahkan pengisian Form Aplikasi. Harap dicatat, bahwa melalui buku pegangan ini istilah proyek digunakan untuk mengartikan semua jenis kegiatan serikat pekerja/ serikat buruh, termasuk proyek, program, penelitian, dsb. 4.2 Sejarah latar belakang dan pengalaman sebelumnya Menganalisa sejarah latar belakang dari situasi problematis dan pengalaman-pengalaman sebelumnya dengan penyelesaian masalah akan memberikan informasi yang berguna untuk proses perencanaan. Partisipasi dari berbagai pihak terkait (atau perwakilannya) adalah sangat penting sekali pada tahap ini. Latar belakang dan pengalaman-pengalaman (1) Mendiskusikan subyek-subyek yang memungkinkan dan kemudian memutuskan,apa yang akan menjadi subyek workshop Mendiskusikan situasi pasar kerja dan serikat pekerja/ buruh di negara terkait Memberikan perhatian khusus kepada daerah atau wilayah dimana masalah yang ditangani oleh proyek anda terjadi Mendiskusikan pengalaman sebelumnya yang relevan, yang telah dipunyai di daerah atau wilayah ini Meringkas informasi tentang sejarah latar belakang dan pengalaman sebelumnya Memasukkan di dalam ringkasan ini Form Aplikasi 4A Dalam mendiskusikan sejarah latar belakang dan pengalaman sebelumnya banyak informasi akan mengemuka. Konsentrasi pada judul utama dan hanya gambaran apa yang benar-benar relevan untuk permasalahan tersebut. Misalnya, adalah penting untuk mengindikasikan apakah bentuk-bentuk proyek sebagai bagian dari sebuah program yang lebih besar atau sebagai kelanjutan dari intervensi sebelumnya. Contoh: sektor transportasi secara historis didominasi oleh lembaga pemerintah dan menjelaskan asal dari serikat pekerja/ buruh yang terlibat. Analisa sejarah memperjelas bahwa pemerintah 4

5 telah menindas serikat pekerja/buruh dan telah menghalangi mereka untuk mewakili kepentingan para anggota mereka dengan efektif. 4.3 Analisa partisipasi Analisa partisipasi bertujuan untuk mendapatkan sebuah gambaran yang jelas tentang pihak-pihak yang terkait dengan situasi permasalahan dan peran mereka dalam merealisasikan perbaikan-perbaikan. Juga, peran mereka dalam merencanakan kebutuhan-kebutuhan proyek sampai mapan dan keterlibatan mereka harus diorganisir. Dalam mengidentifikasi pihak-pihak yang terkait anda perlu mempertimbangkan kelompok, individu atau organisasi mana saja yang dapat mempengaruhi atau dipengaruhi oleh masalah-masalah yang anda ingin tangani dengan proyek anda, baik positif ataupun negatif. Analisa membantu anda untuk mengidentifikasi masalahmasalah dan prioritas-prioritas harus harus dilaksanakan untuk analisa yang lebih mendalam. Analisa partisipasi (2) Mengidentifikasi semua pihak yang terlibat dengan menuliskan semua pihak yang terkena dampak dengan masalah yang anda ingin tangani Buat kategori mereka berdasarkan kriteria tertentu atau pentingnya Diskusikan siapa saja yang memiliki kepentingan dan pandangan yang harus diberikan prioritas, dengan mempertimbangkan aspek gender. Ringkas informasi yang didapat dalam format analisa partisipasi sebagaimana diperlihatkan di tabel di bawah dengan pertanyaan pengarah. Masukkan format yang sudah dilengkapi dalam Form Aplikasi: 4A Contoh: di sektor serikat pekerja transportasi berbagai pihak yang terlibat adalah: - Lembaga pemerintah, perusahaan transportasi pemerintah, pemerintah sebagai pembuat aturan, dan sebagai pembuat kebijakan - Perusahaan bus swasta - Berbagai kategori karyawan dari perusahaan transportasi: o pegawai pemerintah o karyawan sektor swasta o karyawan laki-laki o karyawan perempuan o karyawan menurut posisi mereka dalam organisasi (sopir bus, sekretaris, personil kebersihan, dsb) o karyawan yang merupakan anggota serikat o karyawan yang bukan anggota 5

6 4.4 Analisa masalah Dalam analisa masalah situasi yang ada dianalisa dengan dasar informasi yang tersedia: contoh: masalah-masalah utama yang diidentifikasi dan hubungan tidak resmi diantara mereka. Sebuah alat yang berguna dalam analisa masalah adalah metode pohon masalah. Sebuah contoh dari pohon masalah diberikan di bawah. Analisa masalah (3) Mengidentifikasi masalah-masalah utama yang ada bukan masalah yang mungkin, yang dibayangkan atau yang ada di masa depan Pilih sebuah masalah sentral dan identifikasi sebab (penyebab) dan akibatnya Visualisasi masalah ini, sebab dan akibatnya di dalam pohon masalah sebagaimana dijelaskan (atau gunakan metode lain untuk analisa masalah) Rangkum informasi yang didapat dari analisa masalah yang menyatakan masalah sentral, penyebab (sebab) dan efek (akibat) yang mengikutinya. Masukkan ringkasan narasi analisa masalah di dalam Form Aplikasi: 4A Pengembangan dari sebuah pohon masalah adalah metode yang memperlihatkan hubungan sebab dan akibat antara masalah yang diidentifikasi. Kartu-kartu digunakan untuk menuliskan masalah sentralnya, sebab dan akibatnya dan visualisasikan relasi antar mereka: POHON MASALAH SITUASI SERIKAT PEKERJA TRANSPORTASI Tidak ada jaminan sosial Upah rendah Kondisi kerja buruk Tidak ada tunjangan tenaga kerja akibat Serikat Pekerja Transportasi kekurangan daya tawar Perpecahan Gerakan Serikat Pekerja Transportasi Internal organisasi serikat pekerja transportasi lemah sebab Tidak ada kerja sama antar berbagai SP Tingkat pengorganisiran rendah Kekurangan kepemimpinan kuat SP kurang kapasitas mengorganisir diri SP sibuk selamatkan diri dari tekanan pemerintah Kesadaran berserikat rendah Kepemimpinan SP transportasi tidak efektif Kepemimpinan menua Struktur organisasi SP lemah staf serikat pekerja kurang skill & knowledge 6

7 Metode pohon masalah melibatkan langkah-langkah berikut: Tuliskan masalah di atas kartu dan tempatkan di tengah Identifikasi sebab yang substansial dan langsung dari masalah serta tempat mereka yang sesuai di bawahnya. Identifikasi akibat substansial dan langsung dari masalah serta tempatkan mereka yang sesuai di garis di atasnya. Identifikasi lebih banyak sebab dan akibat sejalan dengan prinsip yang sama untuk membentuk pohon masalah. Kaji kembali pohon masalah, verifikasi keabsahan dan kelengkapannya, dan buat penyesuaian yang perlu. Analisa masalah dapat disimpulkan ketika peserta yakin bahwa semua informasi yang esensial telah dimasukkan dalam pohon masalah. Dalam membuat sebuah pohon masalah saran-saran berikut akan membantu: Periksa subyek atau area masalah dan batasi diskusi hanya pada isu yang akan ditangani di dalam proyek, hindari diskusi yang melenceng. Memastikan informasi dari dan tentang semua stakeholder dimasukkan dalam analisa masalah, juga termasuk mereka yang tidak berpartisipasi secara langsung. Upayakan untuk mencapai kesepakatan yang tidak ngambang tentang pohon masalah di antara para peserta Cakupan, untuk memilah apa yang dapat dan tidak dapat ditangani dalam sebuah proyek Membuat catatan tentang cara analisa masalah dan proses perencanaan berlangsung (kapan, dengan stakeholder yang mana, metode apa yang digunakan, dsb.) 4.5 Analisa gender roles rights problems responsibilities necessities Analisa gender fokus pada peran, hak dan tanggung jawab, masalah dan kebutuhan perempuan dan laki-laki, dan antar-relasi mereka yang dinamis. Tujuan dari analisa gender adalah untuk menyediakan solusi dan mekanisme, yang bermanfaat bagi perempuan dan laki-laki dan kebutuhan mereka. Proyek-proyek serikat pekerja/ serikat buruh dapat dibedakan menjadi tiga kategori menurut jenis dari isu gender yang mereka ingin tangani: - ketidaksetaraan gender di tempat kerja/ tenaga kerja: - ketidaksetaraan gender di serikat pekerja/ serikat buruh: - Ketidaksetaraan gender dan sebagaimana terkait dengan isu yang lebih luas: Tentu saja, dimensi gender sudah dilihat dalam analisa partisipasi dan analisa masalah dengan menanyakan pertanyaan tentang peran-peran spesifik dan kontribusi perempuan dan laki-laki. Meskipun demikian, ini akan terbukti produktif untuk melakukan analisa terpisah tentang gender, karena di dalam diskusi umum dimensi gender sangat mudah terabaikan karena ini bukan topik yang mudah untuk didiskusikan. Analisa gender membantu untuk mendiskusikan isu-isu yang yang dibahas dari sudut pandang berbeda dari laki-laki dan perempuan yang memiliki masalah, kepentingan dan kebutuhan. 7

8 Analisa Gender (4) Identifikasi peran, hak dan tanggung jawab, masalah dan kebutuhankebutuhan perempuan dan laki-laki yang terlibat dalam persoalan yang akan diatasi, sebab dan akibatnya Menggabungkan informasi ini ke dalam pohon masalah dan membuat penyesuaian dimana perlu Merangkum gender utama dan memasukkan rangkuman ini dalam Form Aplikasi: 4A Contoh: Melihat ke belakang pada pohon masalah yang disajikan. Masih ada pertanyaanpertanyaan gender yang harus diklarifikasi, seperti misalnya: apakah perempuan diperbolehkan mengambil posisi kepemimpinan? Jika tidak, mengapa begitu? Dan apa yang dapat dilakukan melalui hal-hal praktis untuk menghapus penghalang-penghalang tersebut, contoh dalam hal pelatihan atau dalam hal kriteria seleksi? Menjawab pertanyaan-pertanyaan ini berimplikasi pada rangkuman beberapa bagian dari pohon masalah, misalnya dengan spesifikasi-spesifikasi berikut: Skill & pengetahuan yang rendah pada tingkat staf serikat Tambahkan kartu: Partisipasi yang rendah dari staf serikat pekerja/ buruh dalam pelatihan Pemimpin yang menua Tingkat Sebab Kesadaran serikat yang rendah Tingkat unionisasi yang rendah Tingkat Akibat Upah rendah Tambahkan Sesuaikan teks: Sesuaikan teks: kartu: pemimpin Kesadaran Tingkat perempuan serikat pekerja unionisasi yang informal tidak yang rendah, rendah, diakui sebagai khususnya khususnya di pemimpin formal pekerja antara pekerja yang berpotensi perempuan perempuan Sesuaikan teks: upah rendah, khususnya bagi pekerja perempuan Dalam praktik di dalam pohon masalah perubahan-perubahan karena analisa ini dimungkinkan terjadi. Murni hanya terkait penyajian contoh dari pohon masalah diberikan di dalam buku pegangan ini dibuat tersaji di awal. 8

9 4.6 Analisa tujuan Maksud dari analisa tujuan adalah untuk mengungkapkan kontribusi proyek untuk apa: situasi masa depan yang diinginkan. Dalam analisa tujuan yang disajikan di bawah, pohon masalah ditransformasikan ke dalam pohon tujuan dan dianalisa. Analisa tujuan (5) Merumuskan kembali semua elemen dalam pohon masalah ke dalam pernyataanpernyataan positif yang menggambarkan kondisi-kondisi yang diinginkan Menggunakan pernyataan-pernyataan positif untuk membuat pohon tujuan Pastikan pohon tujuan dilengkapi dan bualaht penyesuaian dimana perlu. Berikan ringkasan dari situasi yang diinginkan dihasilkan dari pohon-pohon tujuan Masukkan ringkasan dalam Form Aplikasi: 4A POHON MASALAH DARI KONDISI SERIKAT PEKERJA TRANSPORTASI Jaminan sosial membaik Upah naik Kondisi kerja baik Tunjangan tenaga kerja bertambah Serikat Pekerja Transportasi punya daya tawar kuat akibat Gerakan Serikat Pekerja Transportasi terkonsolidasi Internal organisasi serikat pekerja transportasi kuat sebab Berbagai serikat pekerja transportasi bekerja sama Banyak pekerja menjadi anggota serikat pekerja Kepemimpinan yang kuat SP memiliki kapasitas mengorganisir diri SP setuju akan pentingnya untuk kerja sama Kesadaran berserikat meningkat Kepemimpinan SP transportasi efektif Generasi baru pemimpin terbentuk Struktur organisasi SP membaik staf serikat pekerja memiliki skill & knowledge Penafsiran masing-masing atas permasalahan yang didefinisikan sebelumnya ke dalam situasi memungkinkan terwujudnya tujuan. Sebuah peringkat tujuan akan berkembang, sama seperti hirarki sebab yang menuntun pada masalah. Secara umum tingkatantingkatan berbeda dapat diidentifikasi secara bervariasi sesuai cakupan dan detil. 9

10 Kategori masalah: Jika sebab A, memiliki akibat B JIka posisi tawar serikat pekerja dalam sektor transportasi lemah, maka akibatnya ganda: fasilitas jaminan sosial yang sedikit, upah rendah, kondisi kerja yang buruk dan tidak ada tunjangan tenaga kerja Kategori tujuan: Alat X untuk mencapai akhir Y Posisi tawar yang kuat dari serikat-serikat pekerja dalam sektor transportasi akan menuntun pada situasi dari perbaikan jaminan sosial, upah lebih baik, kondisi kerja yang aman dan adanya tunjangan tenaga kerja Saran untuk membuat pohon tujuan: Bekerja dari arah atas ke bawah, semua masalah dirangkum ke dalam tujuan (pernyataan positif) Memeriksa apakah hirarki masih konsisten dan logis, dengan kata lain: bahwa memenuhi tujuan di satu level (tingkatan) sudah cukup untuk meraih tujuan di level (tingkatan) berikutnya. Bekerja dari arah bawah ke atas, memastikan bahwa hubungan sebab-akibat telah menjadi alat/cara- relasi akhir. Tambahkan tujuantujuan baru dimana perlu. Revisi pernyataan. Tuliskan tujuan pengganti, jika pertanyaan tidak masuk akal, setelah dirangkum dari masalah-masalah, atau tinggalkan kartu yang berisi masalah tidak berubah posisi (tetap di tempatnya) Tarik garis untuk mengindikasikan alat/cara- relasi akhir dalam pohon tujuan. Setiap hubungan sebab-akibat tidak secara otomatis menjadi alat/cara- relasi akhir. Ini tergantung pada kata-katanya. Situasi yang diinginkan yang diupayakan dalam jangka panjang akan dihasilkan dari pernyataan-pernyatan yang divisualisasikan di atas pohon tujuan Tujuan tertentu mungkin terlihat tidak realistis, terlalu ambisius atau tidak memungkinkan dalam konteks serikat pekerja/ serikat buruh. Meskipun demikian, di tahap ini perencanaan semua cara yang mungkin masih dipertimbangkan untuk mencapai situasi di masa depan yang diinginkan. Penyeleksian intervensi-intervensi yang mungkin dilakukan kemudian pada proses perencanaan (analisa strategi). 4.7 Identifikasi kelompok target Segera setelah situasi yang diinginkan di masa depan diidentifikasi, adalah mungkin untuk mengidentifikasi orang dan organisasi yang berbeda akan mendapatkan manfaat darinya. Identifikasi eksplisit dari kelompok target akan memastikan bahwa hasil-hasil yang berasal dari proyek akan disampaikan kepada penerima yang dimaksud. Lebih spesifiknya, adalah perlu untuk menentukan, siapa yang akan mendapatkan manfaat langsung dari proyek dan siapa yang akan mendapatkan manfaat secara tidak langsung. Identifikasi kelompok target (6) Didapatkan dari pohon tujuan, analisa partisipasi dan analisa gender kelompok, lembaga atau individu tersebut akan mendapatkan manfaat secara langsung dan/atau tidak langsung dari situasi masa depan yang 10

11 diinginkan Mengidentifikasi kriteria untuk menyeleksi kelompok target yang akan mendapatkan manfaat dari intervensi proyek (baik secara langsung dan/ataupun tidak langsung) Membuat sebuah keputusan kelompok mana yang akan ditargetkan (penerima manfaat langsung dan tidak langsung) Memberikan deskripsi baik kualitatif maupun kuantitatif dari kelompok target terseleksi menggunakan penamaan dan kriteria seleksi yang sensitif gender Memasukkan diskripsi ini ke dalam Form Aplikasi: 4A Contoh: Dalam kasus yang disajikan di analisa sebelumnya, staf serikat pekerja dapat diidentifikasi sebagai kelompok target yang penting dan dalam kelompok target ini perempuan dapat ditargetkan secara eksplisit untuk mendapatkan manfaat dari proyek. Sebagai penerima manfaat tidak langsung adalah semua anggota serikat pekerja transportasi dapat dimasukkan. 4.8 Analisa strategi Maksud dari analisi strategi adalah untuk menyeleksi arah tindakan terbaik yang digunakan untuk meraih tujuan, mempertimbangkan kemungkinan-kemungkinan dan identitas anda sebagai eksekutor proyek. Setelah mengidentifikasi serangkaian strategi alternatif, kelayakannya diukur. Dari strategi (atau terkadang strategi-strategi) yang paling menjanjikan dan tepat ini diseleksi dan disepakati sepagai strategi proyek. Ini dilakukan dengan dasar pengklasteran, yang sederhananya berarti pengelompokan Analisa strategi (7) Menggunakan pohon tujuan untuk mengidentifikasi kelompok tujuan yang berbeda yang berkontribusi pada tujuan yang lebih tinggi (klastering/ pengelompokan) Mendiskusikan strategi yang berbeda yang dihasilkan dari kegiatan klastering/pengelompokan Membuat keputusan pada strategi untuk intervensi proyek, oleh sebab itu memilih jangkauan (scope) proyek. Jelaskan strategi yang dipilih termasuk kriteria utama untuk pemilihannya Masukkan penjelasan ini dalam Form Aplikasi: 4A 11

12 Klaster 1: kerjasama dan keanggotaan Klaster 2: formasi kepemimpinan Klaster 3: Perbaikan struktur organisasi Klaster-klaster ini menuntun kita pada definisi dari strategi. Saran untuk klastering: Dianggap sebagai klaster (kelompok) yakni tujuan-tujuan yang memiliki sifat yang sama, misalnya kesamaan berdasarkan kemiripan tindakan masa depan yang mungkin, wilayah atau keahlian yang dibutuhkan. Konsentrasi pada klaster (kelompok) yang memiliki pandangan dan nilai praktis yang sama Klaster seharusnya tidak didefinisikan terlalu luas atau terlalu sempit Keluarkan tujuan yang tidak realistis dan prioritaskan tujuan-tujuan yang seharusnya dimasukkan. Saran terkait memilih dan mendefinisikan strategi: mengatasi semua sebab mungkin tidak dilakukan dalam jangkauan (scope) serikat pekerja/ serikat buruh. Fokus pada sebab-sebab yang secara masuk akal anda dapat tangani. Meskipun demikian, jangan abaikan sebab-sebab yang tidak ditangani ini di dalam proyek. Sebab-sebab itu dapat menimbulkan risiko pada kelayakan rencana anda. Pikirkan jika ada aktor-aktor lain hadir siapa yang akan melakukan sebuah strategi. Pendekatan yang paling realistis adalah membuat asumsi satu strategi (maksimal dua) di dalam proyek. 12

13 V Perumusan Proyek Fase perumusan proyek terkonsentrasi pada pendesainan proyek dengan lebih rinci dan menentukan logika intervensi. Dalam bab ini penggunaan apa yang disebut dengan kriteria SMART direkomendasikan untuk menghindari perumusan istilah-istilah yang masih samar. SMART kependekan dari: Spesifik Memungkinkan utk diukur Akseptabel (dapat diterima) Realistis Terikat waktu : merujuk pada satu area kompetensi terbatas yang jelas : memungkinkan pengukuran progres : dapat diterima di lingkungan yang terlibat : apa yang diraih harus dengan cara yang realistis dengan mempertimbangkan asumsi dan prakondisi : merujuk pada batasan waktu pemenuhan 5.1 Matriks Perencanaan Proyek Dalam paragraf ini, Matriks Perencanaan Proyek atau logframe digunakan untuk merangkum desain proyek. Dalam melengkapi matriks perencanaan proyek berguna untuk diingat bahwa : - Struktur yang disajikan ditawarkan untuk menjaga alur pada saat perencaan proses dan harus digunakan dan ditafsirkan dengan tepat; - Dalam praktek, banyak perpindahan antar elemen akan terjadi. Ini berarti bahwa pertama anda bekerja ke arah bawah dari matriks, memulai dengan perumusan intervensi melalui tujuan dan berakhir dengan kegiatan-kegiatan. Setelah itu anda merumuskan ke arah atas mulai pada level (tingkatan) hasil- dengan rumusan dari asumsi. Dengan merumuskan asumsi anda mungkin harus menyesuaikan perumusan tujuan dan hasil. Hal yang sama berlaku setiap anda memulai mendefinisikan indikator. Matriks Perencanaan Proyek Tujuan pengembangan Manfaat apa yang kita harapkan dari proyek di tingkat masyarakat? Indikatorindikator 1 Sumber Verifikasi Asumsi-asumsi Tujuan proyek Bagaimana kelompok target mendapatkan manfaat dari hasil-hasil proyek? Indikatorindikator Sumber Verifikasi Asumsi-asumsi Hasil yang diharapkan Apa yang dibawakan oleh proyek dalam hal barang dan/atau jasa? Indikatorindikator Sumber Verifikasi Asumsi-asumsi Kegiatan Tugas-tugas kongkrit apa yang dilakukan oleh proyek? Input Biaya Asumsi-asumsi 1 Meskipun perumusan indikator di level tujuan pengembangan diinginkan, hal ini sering terbukti menjadi kegiatan yang kompleks. 13

14 - Nomor antara tanda kurung di dalam setiap kotak menunjukkan instruksi untuk mengisi bagian yang sesuai dari Form Aplikasi; - Informasi yang dibutuhkan dapat diperoleh dengan metode lain selain dari yang disajikan dalam manual ini. Tujuan pengembangan Tujuan pengembangan adalah tujuan level tinggi dimana intervensi proyek akan berkontribusi. Ini menentukan, apa yang harus dikontribusikan proyek di level masyarakat pada jangka panjang mis. Setelah proyek selesai. Tujuan pengembangan tidak dapat diraih oleh proyek sendiri, intervensi lain oleh aktor-aktor lain juga akan menuntun pada realisasinya. Tujuan pengembangan (8) Didapatkan dari tujuan pengembangan dari pohon tujuan, lihat perumusan SMART dan sensitif gender, serta buat penyesuaian jika perlu Menggabungkan tujuan pengembangan menurut Intervensi Proyek 4B dalam Form Aplikasi * (* atau menggunakan matriks perencanaan proyek di lampiran) Untuk pembuatan contoh-contoh kami telah memiliki dua strategi berikut: 1. Formasi kepemimpinan dan 2. Perbaikan struktur organisasi untuk meraih organisasi internal yang kuat dari serikat pekerja transportasi. Contoh dari tujuan pengembangan: Kontribusi untuk penentuan upah yang lebih baik, jaminan sosial yang lebih baik, kondisi kerja yang aman dan lebih banyak tunjangan tenaga kerja bagi pekerja transportasi di Thailand. Tujuan proyek Tujuan proyek merujuk pada akibat-akibat, yang diharapkan proyek untuk dibuat bagi penerima manfaat yang dimaksudkan. Secara persis dinyatakan sebagai sebuah kondisi masa depan oleh sebab itu menentukan apa yang akan dicapai di akhir proyek. Ini seharusnya merupakan manfaat yang gamblang (jelas) yang mengungkapkan bagaimana para penerima manfaat tersebut menggunakan hasil-hasil proyek. Harus ada kans yang cukup bahwasannya tujuan-tujuan ini akan direalisasikan oleh intervensi proyek. Hanya satu tujuan proyek dibuat untuk mencegah intervensi proyek menjadi terlalu kompleks dan terlalu sulit dikelola. Alih-alih satu intervensi memasukkan dua tujuan proyek, lebih disukai untuk merencanakan intervensi secara terpisah (paralel dan saling terkait). 14

15 Tujuan proyek (9) Didapat dari satu tujuan proyek dari pohon tujuan, rumuskan dengan SMART dan dengan mempertimbangkan sensitifitas gender, buat penyesuaian bila perlu Gabungkan tujuan proyek di bawah Intervensi Proyek 4B dalam Form Aplikasi Periksa jika logika intervensi masih utuh. Buat penyesuaian jika perlu. Contoh tujuan proyek: Meningkatkan posisi tawar dari serikat pekerja transportasi di 6 wilayah di Thailand, dengan membangun organisasi yang kuat secara internal. Hasil yang diharapkan 0 Hasil yang diharapkan adalah output yang harus dijamin oleh proyek. Output ini menjelaskan hasil aktual yang diharapkan untuk diraih proyek setelah kegiatan-kegiatan proyek selesai. Pengelolaan proyek diharapkan dapat meraih dan menjaga kelangsungan hasil-hasil ini selama masa berlangsung proyek. Dampak gabungan dari hasil yang diharapkan harus cukup untuk meraih tujuan-tujuan proyek. Catat bahwasannya, sementara pengelolaan proyek harus menjamin hasil-hasil yang diharapkan, tujuan proyek berada di luar kendali langsung dari hasil-hasil tersebut. Hasil yang diharapkan (10) Menyeleksi dari pohon tujuan pernyataan-pernyataan setelah alat/cara logika akhir menuntun pada tujuan proyek dan menerjemahkannya menjadi hasil-hasil Menambahkan hasil-hasil tambahan yang perlu untuk merealisasikan tujuan proyek. Menggabungkan hasil-hasil yang dirumuskan dengan sensitifitas gender dan SMART menurut Intervensi Proyek 4B dalam Form Aplikasi Periksa jika logika intervensi masih utuh. Buat penyesuaian jika perlu. Contoh dari hasil yang diharapkan yang berkontribusi pada tujuan proyek: Hasil 1: Formasi kepemimpinan. Sebuah generasi baru dari pemimpin yang kapabel dan inovatif, yang menyertakan perempuan, memenuhi sejumlah besar posisi kepemimpinan dalam serikat pekerja transportasi yang diberikan bantuan. Hasil 2: Kapasitas organisasi. Anggota-anggota dan staf serikat pekerja kunci telah menerima pelatihan professional dalam skill (ketrampilan) organisasi dan mengimplementasikan sebuah struktur organisasi baru yang disetujui. Kegiatan-kegiatan Perlu untuk mengidentifikasi kerja-kerja, investigasi-investigasi dan tugas-tugas yang dilaksanakan oleh staf proyek dan pihak lain yang dilibatkan di dalam proyek. Sebuah kegiatan adalah aksi (tindakan), yang diperlukan untuk mentransformasikan input-input yang diberikan ke hasil-hasil yang diharapkan dalam sebuah periode waktu yang dinyatakan. 15

16 Kegiatan-kegiatan yang disertakan dalam desain proyek harus berorientasi target: tugastugas yang tidak diarahkan untuk memproduksi satu dari hasil-hasil yang diharapkan harus dibuat daftarnya (misalnya tugas-tugas rutin administrasi). Juga pada tahapan desain proyek ini penting untuk menjaga gagasan elemen-elemen utama dari proyek pada tingkat pembuatan keputusan guna menghindari perencanaan rinci (ini adalah sebuah kegiatan terpisah). Kegiatan Menyeleksi dari pernyataan-pernyataan pohon tujuan yang setelah alat logika akhir- menuntun kepada hasil dan menerjemahkannya ke dalam kegiatan-kegiatan. Menambah kegiatan-kegiatan yang perlu untuk merealisasikan tujuan proyek Periksa jika logika intervensi masih utuh. Buat penyesuaian jika perlu. Ringkasan dari kegiatan dimasukkan dalam Form Aplikasi yang dikaitkan dengan hasil-hasil yang diharapkan (10). Ini juga harus digunakan sebagai dasar untuk input yang dikehendaki (15) dan rencana kerja (17) Contoh kegiatan-kegiatan: Di Hasil 1. Formasi kepemimpinan 1.1 Pelatihan pimpinan serikat yang sekarang dalam skill (ketrampilan) kepemimpinan yang efektif 1.2 Formasi dari staf dan calon pemimpin dalam skill kepemimpinan Di hasil 2. Kapasitas organisasi 2.1 Perbaikan dan perubahan struktur organisasi 2.2 Pelatihan staf serikat pekerja dalam skill (ketrampilan) organisasi dan pengetahuan Asumsi dan prakondisi Kolom keempat dari Matriks Perencanaan Proyek memasukkan asumsi dan prakondisi. Ini adalah di luar kendali intervensi langsung, tetapi vital bagi tercapainya implementasi proyek yang sukses. Asumsi dan prakondisi adalah faktor-faktor eksternal, yang menjadi tanggung jawab intervensi proyek, meskipun keduanya berpengaruh terhadap tingkat realisasi penting tertentu dari tujuan pengembangan, tujuan proyek dan hasil-hasil yang diharapkan. Perhatian khusus harus diberikan pada penggabungan langkah-langkah tambahan, asumsi pembunuh (yang mematikan) dan prakondisi-prakondisi. Asumsi dan prakondisi Mengidentifikasi asumsi dan prakondisi dengan menganalisa pohon masalah dari arah bawah dan terus ke atas, dari level (tingkatan) hasil hingga level tujuan. Juga periksa tujuan-tujuan yang tidak dimasukkan dalam desain proyek. Buat kata untuk asumsi dan prakondisi sebagai kondisi-kondisi positif Jelaskan asumsi dan prakondisi secara detail sehingga mereka dapat dimonitor. Masukkan penjelasan di level (tingkatan) mereka di bawah Intervensi Proyek 4B di Form Aplikasi Periksa jika logika intervensi masih utuh. Buat penyesuaian jika perlu. 16

17 Contoh asumsi: Pada level tujuan proyek: - Diasumsikan bahwa sinyal-sinyal positif di dalam lembaga pemerintah menyediakan justifikasi yang cukup untuk membuka negosiasi Di hasil level 1: - Diasumsikan bahwa pemimpin yang sekarang dan orang-orang kunci lainnya di dalam organisasi serikat pekerja tersebut memiliki sikap yang positif terhadap perempuan dalam posisi-posisi kepemimpinan Di hasil level (tingkatn) 1 dan 2: - Diasumsikan bahwa serikat pekerja mempertahankan niatnya untuk tetap bersatu, tidak dimanipulasi (yang menjadi sebab) perpecahan dan mempertahankan motivasi menjadi anggota (asumsi ini berasal dari klaster kerjasama dan keanggotaan ). Indikator pencapaian Setelah logika intervensi dan asumsi yang sesuai di level yang berbeda telah didefinisikan, kita berlanjut dengan mengelaborasi indikator-indikator pencapaian. Indikator-indikator ini dapat dipertimbangkan sebagai pernyataan-pernyataan yang membuatnya mungkin untuk memverifikasi tingkat pencapaian proyek, kelayakannya dan kesinambungan tujuan proyek, tujuan proyek dan hasil yang diharapkan. Mereka juga menyediakan langkah-langkah untuk monitoring selama implementasi proyek. Oleh sebab itu, pernyataan-pernyataan yang demikian harus sepersis mungkin; pernyataan-pernyataan tersebut sering bersifat kuantitatif; tetapi juga dapat diungkapkan dalam istilah-istilah kualitatif. Ini butuh dikenali, meskipun perumusan indikator di level tujuan pengembangan diinginkan, sering terbukti sebagai kegiatan yang kompleks. Kebanyakan blunder waktu dari kegiatan ini dapat dianggap tanpa konsekwensi struktural untuk desain proyek. Indikator pencapaian (11) Merumuskan langkah-langkah yang perlu untuk mengindikasikan bagaimana implementasi proyek akan dimonitor di level yang berbeda dari logika intervensi. Pada saat merumuskan indikator-indikator adalah perlu untuk memastikan bahwa mereka dirumuskan dengan cara yang sebisa mungkin mempertimbangkan sensitifitas gender dan SMART. Memverifikasi, jika tujuan pengembangan, tujuan proyek dan hasil yang diharapkan masih layak dan berkesinambungan Menggabungkan indikator-indikator di level mereka di bawah Intervensi Proyek 4B di Form Aplikasi. Periksa jika logika intervensi masih utuh. Buat penyesuaian jika perlu. Contoh dari indikator pencapaian untuk hasil formasi kepemimpinan1: 17

18 Kuantitatif: - Pada 2005, 30% dari para pemimpin perempuan yang kapabel dan inovatif. - Pada 2005, para pemimpin kapabel dan inovatif baru yang terbentuk telah memenuhi 75% posisi-posisi kepemimpinan dalam serikat pekerja transportasi yang diberikan bantuan. - Para pemimpin yang memiliki tanggung jawab telah memenuhi 80% dari pelatihanpelatihan yang dibutuhkan menurut garis besar panduan kepemimpinan yang kapabel dan inovatif - 30% anggota dari komite seleksi adalah perempuan. - Pasal-pasal dari serikat pekerja menyatakan jangka waktu periode pemenuhan posisi kepemimpinan dengan maksimal 4 tahun. Kualitatif: - Garis besar panduan spesifik untuk kepemimpinan yang kapabel dan inovatif dimasukkan dalam kebijakan resmi organisasi serikat pekerja dan mengindikasikan prosedur-prosedur untuk kepemimpinan dan posisi-posisi kunci lainnya. - Kelompok pemimpin potensial dibentuk dan diperbarui setiap enam bulan, terdiri dari mereka yang berasal dari staf dan anggota serikat pekerja yang telah memperlihatkan kompetensi kapabilitas dan inovatif dalam kepemimpinan (in)formal - Semua anggota dari pemimpin yang potensial dilibatkan paling tidak dalam dua pelatihan skill kepemimpinan dan manajemen & organisasi. - Prosedur seleksi untuk kepemimpinan dan posisi-posisi kunci lainnya dan secara aktif mempromosikan untuk pemilihan perempuan. - Setiap bulan, pemimpin-pemimpin dalam posisi-posisi kunci melaporkan pada pertemuan-pertemuan yang mereka ikut serta di tingkat pemerintah. Sumber-sumber verifikasi Sumber-sumber verifikasi menyatakan bagaimana atau dimana informasi dapat ditemukan untuk memverifikasi realisasi dari tujuan pengembangan, tujuan proyek dan hasil-hasil yang diharapkan. Sumber-sumber verifikasi yang memungkinkan adalah dokumen-dokumen, data registrasi keanggotaan, nota pertemuan-pertemuan, reglementasi, laporan-laporan dan sumber-sumber lain yang menyediakan informasi dan mengijinkan kesimpulan terkait progress actual terhadap tujuan dan hasil. Sumber-sumber verifikasi (12) Mengidentifikasi sumber-sumber verifikasi untuk indikator-indikator pada level tujuan pengembangan, tujuan proyek dan hasil-hasil yang diharapkan Memasukkan sumber-sumber verifikasi di bawah Intervensi Proyek 4B di Form Aplikasi Periksa jika logika intervensi masih utuh. Buat penyesuaian jika perlu. Contoh sumber-sumber verifikasi untuk Hasil 1: - Laporan-laporan evaluasi dari kursus-kursus pelatihan kepemimpinan 18

19 - Anggota dewan penyeleksi pemimpin serikat pekerja untuk posisi-posisi pemimpin serikat pekerja - Catatan internal reunion (penggabungan kembali serikat pekerja) yang menyatakan laporan-laporan tertulis tentang reunion (penggabungan kembali serikat pekerja) yang dihadiri pemerintah. - Pasal-pasal serikat pekerja: durasi posisi kepemimpinan Pemeriksaan kesinambungan Tujuan dari pemeriksaan kesinambungan adalah untuk memastikan perawatan atau peningkatan perubahan-perubahan positif yang dihasilkan oleh proyek setelah proyek dihentikan. Kesinambungan adalah satu permasalahan yang harus diangkat banyak kali selama perencanaan. Karena pentingnya dalam memutuskan logika intervensi, ini berguna untuk memberikan perhatian yang eksplisit terkait permasalahan kesinambungan di fase proses perencanaan Periksa kesinambungan (13) Periksa Intervensi Proyek setelah sekarang dilengkapi. Gunakan pertanyaan pengarah di Lampiran B untuk melihat apakah logika intervensi yang diajukan dan asumsi yang melandasinya memenuhi kriteria dari kesinambungan. Buat penyesuaian-penyesuaian di seluruh proposal, jika perlu Pemeriksaan kesinambungan diberlakukan secara integral ke semua aspek proposal proyek. Oleh sebab itu ini tidak dimasukkan sebagai topic (bahasan) yang terpisah di dalam Form Aplikasi dan konsekwensinya ini tidak diberikan nomor. Kerangka kerja kelembagaan Sebuah diskusi tentang kerangka kerja kelembagaan akan memastikan bahwa semua orang tahu tentang siapa harus merujuk kepada siapa atau komunikasi dengan siapa untuk memastikan implementasi proyek yang mulus. Ini akan menghindari kesalahpahaman di dalam organisasi lapangan dan organisasi pendana. Analisa dari kerangka kerja kelembagaan juga berfungsi untuk mengungkap prakondisi dan asumsi-asumsi dalam hal kapasitas organisasi untuk mengimplementasikan proposal proyek dan asumsi-asumsi. Kerangka kerja kelembagaan (14) Menjelaskan kerangka kerja kelembagaan yang diperlukan untuk mengimplementasikan proyek di bawah 4C Mempertimbangkan kerangka kerja kelembagaan, periksa apakah logika intervensi dan asumsi-asumsi yang melandasinya masih valid Jika perlu, buat penyesuaian-penyesuaian dalam Intervensi Proyek 5.2 Input, anggaran/budget, rencana kerja & jadwal waktu 19

20 Setelah karakteristik-karakteristik utama dari proyek telah ditentukan, maka tahap berikutnya adalah mengidentifikasi cara meentukan proyek yang mana dimaksudkan untuk diimplementasikan dan dimonitor. Hal ini berimplikasi pada perencanaan detail dari hasil yang diharapkan proyek, kegiatan dalam hal input, kerangka kerja, rencana kerja dan jadwal waktu lembaga serta sistim monitoringnya. Input Input adalah alat dan sumberdaya yang dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan proyek yang direncanakan. Termasuk didalamnya sumberdaya manusia, kapasitas administrasi, alat infrastruktur, alat keuangan, dsb. Penilaian sumberdaya yang dibutuhkan diperlukan untuk menemukan bagaimana kesinambungan proyek dapat ditingkatkan. Penggunaan sumberdaya sendiri/ lokal akan menjadi hal terbaik dalam rangka menjamin kesinambungan pencapaian untuk jangka panjang. Input (15) Membuat inventarisasi input yang diperlukan untuk menjalankan proyek yang diusulkan berdasarkan ringkasan kegiatan yang dibuat; Meringkas inventarisasi ini dalam sebuah ringkasan input di bawah 4D Anggaran/Budget Anda perlu menjelaskan sumberdaya finansial untuk mengimplementasikan proyek di dalam level anggaran secara rinci. Ringkasan anggaran memberikan rangkuman dari pengeluaran-pengeluaran yang diharapkan. Anggaran/Budget (16) Membuat inventarisasi dari estimasi biaya dengan menganalisa alat yang diperlukan untuk implementasi proyek. Sebutkan dengan cara yang logis, bagaimana pengeluaran akan dibiayai. Menerjemahkan hasil-hasil ke dalam level anggaran (budget) dan ringkasan budget dengan rinci dan masukkan mereka ke dalam Form Aplikasi 4D Periksa instruksi-instruksi spesifik donor, apakah anda diharapkan mengikuti panduan tentang budgeting yang ditentukan oleh organisasi pendana Jika tidak ada instruksi-instruksi spesifik yang disediakan, pertimbangkan judul-judul anggaran berikut untuk menjelaskan biaya-biaya: - biaya-biaya kegiatan; - biaya-biaya untuk staf, konsultan dan nara sumber; - biaya infrastruktur; - biaya monitoring; - biaya evaluasi; - biaya untuk audit finansial oleh akuntan bersertifikat. 20