PERATURAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR 47 TAHUN 2015 TENTANG JADWAL RETENSI ARSIP ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

Transkripsi

1 PERATURAN KEPALA MOR 47 TAHUN 2015 TENTANG JADWAL RETENSI ARSIP DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA KEPALA, Menimbang : a. bahwa dalam rangka memberdayakan arsip untuk pelaksanaan tugas pemerintah dan pembangunan secara efektif dan efisien guna tercapainya tertib pelaksanaan penyusutan arsip sebagai bukti bahan akuntabilitas kinerja instansi dan aparatur serta pertanggungjawaban nasional di lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia; b. bahwa berdasarkan surat Persetujuan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor BPK.03.09/18/2015 tentang Persetujuan Jadwal Retensi Arsip (JRA) Fasilitatif Arsip Nasional Republik Indonesia dan surat Persetujuan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor BPK.03.09/21/2015 tentang Persetujuan Jadwal Retensi Arsip Substantif Arsip Nasional Republik Indonesia; c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan huruf b, perlu menetapkan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia tentang Jadwal Retensi Arsip Arsip Nasional Republik Indonesia;

2 2 Mengingat : 1. UndangUndang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); 2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UndangUndang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5286); 3. Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Kementerian sebagaimana telah tujuh kali diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 3 Tahun 2013; 4. Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 8 Tahun 2012 tentang Pedoman Retensi Arsip Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara; 5. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2013 tentang Pedoman Retensi Arsip Keuangan; 6. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2014 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia; 7. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2015 tentang Pedoman Retensi Arsip Urusan Kearsipan; MEMUTUSKAN: Menetapkan : PERATURAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA TENTANG JADWAL RETENSI ARSIP. Pasal 1 Dalam Peraturan Kepala ini yang dimaksud dengan: 1. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurangkurangnya jangka

3 3 waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip yang dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. 2. Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif adalah daftar yang berisi jenis arsip fasilitatif beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip fasilitatif keuangan, kepegawaian, perencanaan, evaluasi dan kerjasama, hukum, organisasi dan ketatalaksanaan, kearsipan, ketatausahaan dan kerumahtanggaan, hubungan masyarakat, kepustakaan, informatika/sim/tik, pengawasan dan perlengkapan. 3. Jadwal Retensi Arsip Substantif adalah daftar yang berisi jenis Arsip Substantif beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip substantif bidang pembinaan kearsipan, konservasi arsip, pendidikan dan pelatihan kearsipan, akreditasi kearsipan, pengkajjian dan pengembangan kearsipan serta jasa kearsipan. 4. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 5. Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. 6. Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung

4 4 oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. 7. Arsip Nasional Republik Indonesia yang selanjutnya disingkat ANRI adalah lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintah nonkementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di ibukota negara. 8. Arsip substantif adalah arsip yang berkaitan dengan tugas dan fungsi Arsip Nasional Republik Indonesia yang meliputi pembinaan kearsipan, konservasi arsip, pendidikan dan pelatihan kearsipan, akreditasi kearsipan, pengkajian dan pengembangan kearsipan serta jasa kearsipan. 9. Arsip fasilitatif adalah arsip yang berkaitan dengan bidang fasilitatif yang meliputi keuangan, kepegawaian, perencanaan, evaluasi dan kerjasama, hukum, organisasi dan ketatalaksanaan, kearsipan, ketatausahaan dan kerumahtanggaan, hubungan masyarakat, kepustakaan, informatika/sim/tik, pengawasan dan perlengkapan. 10. Retensi Inaktif adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada Unit Kearsipan/ Pusat Arsip. 11. Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip. 12. Retensi Aktif adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada Unit Pengolah. 13. Retensi Inaktif adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada Unit Kearsipan/ Pusat Arsip. 14. Keterangan adalah keterangan yang menyatakan bahwa jenis arsip dapat dimusnahkan karena jangka waktu penyimpanan telah habis dan tidak memiliki nilai guna lagi. 15. Keterangan adalah keterangan yang menyatakan bahwa suatu jenis arsip yang memiliki nilai guna sekunder atau nilai guna permanen, wajib diserahkan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai bukti pertanggungjawaban sesuai dengan lingkup kewenangan masingmasing.

5 5 Pasal 2 (1) JRA ANRI digunakan sebagai pedoman dalam penyusutan arsip di lingkungan ANRI. (2) JRA ANRI memuat jenis arsip, retensi dan keterangan. (3) JRA ANRI sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas JRA substantif dan JRA fasilitatif. (4) Ketentuan mengenai JRA ANRI tercantum dalam Lampiran I untuk JRA substantif dan Lampiran II untuk JRA fasilitatif yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan ini. Pasal 3 (1) Retensi arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) ditentukan untuk retensi aktif dan retensi inaktif. (2) Dalam menentukan retensi aktif dan retensi inaktif dilaksanakan berdasarkan kriteria sebagai berikut: a. retensi aktif ditetapkan dengan pertimbangan untuk kepentingan pertanggungjawaban di unit pengolah; dan b. retensi inaktif ditetapkan dengan pertimbangan untuk kepentingan unit kerja terkait dan kepentingan lembaga. (3) Retensi arsip dihitung sejak arsip diciptakan dan diregistrasi hingga pokok masalah pada naskah selesai diproses. Pasal 4 (1) Keterangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) memuat rekomendasi yang menetapkan arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan. (2) Rekomendasi yang dituangkan dalam keterangan tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, dan dipermanenkan ditetapkan berdasarkan pertimbangan:

6 6 a. keterangan musnah ditentukan apabila pada masa akhir retensi arsip tersebut tidak memiliki nilai guna; b. keterangan permanen ditentukan apabila dianggap memiliki nilai guna kesejarahan; dan c. keterangan dinilai kembali ditentukan pada arsip yang dianggap berpotensi menimbulkan sengketa atau perselisihan. Pasal 5 (1) Jenis arsip substantif ANRI meliputi: a. pembinaan kearsipan; b. konservasi arsip; c. pengkajian dan pengembangan sistem kearsipan; d. jasa kearsipan; e. akreditasi kearsipan; dan f. pendidikan dan pelatihan kearsipan. (2) Jenis arsip fasilitatif ANRI meliputi: a. kepegawaian; b. keuangan; c. perencanaan; d. hukum; e. organisasi dan ketatalaksanaan; f. kearsipan; g. ketatausahaan dan kerumahtanggaan; h. hubungan masyarakat; i. perpustakaan; j. teknologi informasi; k. pengawasan; dan l. perlengkapan. Pasal 6 Pada saat peraturan ini mulai berlaku: a. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 5 Tahun 2011 tentang Jadwal Rentensi Arsip Substantif Arsip Nasional Republik Indonesia;

7 7 b. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 35 Tahun 2012 tentang Jadwal Rentensi Arsip Kepegawaian Arsip Nasional Republik Indonesia; c. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2012 tentang Jadwal Rentensi Arsip Keuangan Arsip Nasional Republik Indonesia; dan d. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 37 Tahun 2012 tentang Jadwal Rentensi Arsip Fasilitatif NonKeuangan dan NonKepegawaian Arsip Nasional Republik Indonesia, dicabut dan dinyatakan tidak berlaku. Pasal 7 Peraturan ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Kepala ini dengan menempatkannya dalam Berita Negara Republik Indonesia. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 11 Desember 2015 KEPALA, ttd. MUSTARI IRAWAN Diundangkan di Jakarta pada tanggal 31 Desember DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANGUNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, ttd. WIDODO EKATJAHJANA BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2015 MOR 2093

8 ( RETENSI ) IN I. PEMBINAAN KEARSIPAN 1 Sertifikasi Arsiparis a. Penjenjangan 1 Tahun setelah masa berlaku sertifikat habis b. JADWAL RETENSI ARSIP SUBSTANTIF Berkas pelaksanaan sertifikasi penjenjangan arsiparis mulai dari proses permohonan, penilaian sampai penetapan sertifikasi, serta daftar pemegang sertifikat arsiparis Teknis Tertentu Berkas pelaksanaan sertifikasi teknis tertentu arsiparis seperti pemberkasan arsip, JRA, penyusutan arsip, dll mulai dari proses permohonan, penilaian sampai penetapan sertifikasi, serta daftar pemegang sertifikat arsiparis LAMPIRAN I PERATURAN KEPALA MOR TAHUN 2015 TENTANG JADWAL RETENSI ARSIP 1 Tahun setelah masa berlaku sertifikat habis 2 Tahun, kecuali copy sertifikat dan daftar pemegang sertifikat arsiparis 2 Tahun, kecuali copy sertifikat dan daftar pemegang sertifikat arsiparis 2 Pembinaan Arsiparis a. Bimbingan dan konsultasi SDM Kearsipan 2 Tahun 2 Tahun b. Pengembangan profesi Arsiparis: 2 Tahun 2 Tahun Formasi Jabatan Fungsional Arsiparis Standar Kompetensi Jabatan Fungsional Arsiparis Pemutakhiran Data Arsiparis Instansi Pusat dan Daerah Rincian bukti kerja arsiparis c. Bimbingan dan konsultasi Tim Penilai Pusat 2 Tahun 2 Tahun

9 ( RETENSI ) IN d. Penilaian Jabatan Fungsional Arsiparis Madya dan Utama 3 Tahun 2 Tahun e. Penetapan Angka Kredit Arsiparis Madya dan Utama Selama masih digunakan 1 Tahun Masuk personal file kepegawaian f. Database Arsiparis Pusat dan Daerah Selama masih digunakan 2 Tahun, kecuali master database Arsiparis 3 Arsiparis Teladan Tingkat Nasional a. Proses Pemilihan Arsiparis Teladan Tingkat Nasional, meliputi 2 Tahun setelah 3 Tahun Pengumuman pelaksanaan Seleksi administrasi Pemanggilan peserta Pelaksanaan tes tertulis Wawancara Keputusan hasil tes Konsep Pengharagaan (piagam) Laporan pelaksanaan b. Penetapan tentang Pemenang Arsiparis Teladan Tingkat Nasional 1 Tahun setelah pelaksanaan kegiatan selesai 2 Tahun 4 Pembinaan Organisasi Profesi Kearsipan 2 Tahun 3 Tahun 5 Bimbingan Konsultasi dan Supervisi Kearsipan a. Supervisi Kearsipan 2 Tahun setelah 2 Tahun Suratmenyurat supervisi ke instansi pelaksanaan kegiatan berikutnya Surat perintah, formulir supervisi dan data instansi Notulen rapat bimbingan

10 ( RETENSI ) IN b. Bimbingan dan Konsultasi (bimkos) Kearsipan 1 Tahun setelah 2 Tahun Suratmenyurat bimkos ke instansi Surat perintah, materi bimkos dan data hasil bimkos Notulen rapat bimbingan Laporan hasil Bimbingan dan Konsultasi pelaksanaan kegiatan berikutnya c. d. e. 3 Konsultasi Penyusunan Sistem Kearsipan 2 Tahun 2 Tahun Suratmenyurat penyusunan sistem kearsipan ke instansi Surat perintah dan daftar hadir konsultasi Notulen rapat bimbingan Draf manual sistem kearsipan, telaah/masukan Persetujuan JRA 2 Tahun Laporan dan evaluasi hasil supervisi Bimbingan Teknis (bimtek) Kearsipan Suratmenyurat bimtek ke instansi Surat perintah, materi bimtek dan data hasil bimtek Notulen rapat bimbingan Laporan hasil Bimbingan dan Konsultasi Surat permohonan dari instansi beserta lampiran Nota dinas Telaah JRA Rancangan JRA yang sudah dibahas dan ditelaah Surat persetujuan JRA dan lampirannya (Rancangan JRA yang disetujui) Laporan bimbingan dan konsultasi pertimbangan dan persetujuan JRA Rekomendasi Tim Penyusun JRA Hasil notulen rapat penilaian 1 Tahun setelah pelaksanaan kegiatan berikutnya 1 Tahun, setelah terbit surat persetujuan 2 Tahun

11 ( RETENSI ) IN Pelaporan Arsip Terjaga 2 Tahun 1 Tahun Berkas pelaporan arsip terjaga mulai dari surat menyurat hingga database arsip terjaga 7 Sosialisasi, Workshop, Rakor Kearsipan Surat perintah, surat undangan, materi, jadwal Laporan, proceeding 8 Monitoring pelaksanaan persetujuan JRA 2 Tahun 3 Tahun, kecuali laporan monitoring Dinilai Kembali 4 2 Tahun 2 Tahun kecuali database, kecuali proceeding Dinilai Kembali 9 10 Implementasi aplikasi sistem kearsipan : Surat permintaan Notulen rapat persiapan implementasi Berita Acara Serah Terima Aplikasi Aplikasi (software) sistem kearsipan Instrumen pendukung implementasi aplikasi Laporan implementasi aplikasi sistem kearsipan Rekapitulasi data hasil bimkos dan supervisi Data lembaga kearsipan Data unit kearsipan 1 Tahun setelah implementasi selesai 1 Tahun setelah diperbaharui 2 Tahun, kecuali Berita Acara dan Laporan implementasi aplikasi sistem kearsipan 2 Tahun, kecuali master data hasil bimkos dan supervisi 11 Pemberian penghargaan Lembaga/ Unit Kearsipan teladan 2 Tahun 3 Tahun Berkas pelaksanaan kegiatan hingga laporan pelaksanaan kegiatan Hasil penilaian Penetapan pemenang, kecuali Penetapan Lembaga/ Unit kearsipan teladan

12 5 ( RETENSI ) IN II. 1. KONSERVASI ARSIP Penyelamatan/Akuisisi Arsip Statis a. Pendataan arsip statis 2 Tahun 3 Tahun b. Bimbingan Pelaksanaan Akuisisi 2 Tahun 3 Tahun c. Penyerahan Arsip Statis/Akuisisi Arsip Statis meliputi: 2 Tahun 2 Tahun Surat permintaan penyerahan arsip statis kepada ANRI Rekomendasi hasil penilaian/ verifikasi arsip Surat persetujuan penyerahan arsip statis beserta daftar arsip Berita acara serah terima arsip beserta daftar arsip yang diserahkan Penetapan penyerahan arsip statis oleh Kepala ANRI d. Penetapan Daftar Pencarian Arsip 2 Tahun 2 Tahun e. Konsultasi Pemusnahan dan Penyerahan Arsip 2 Tahun 2 Tahun 2. Pengendalian Arsip Terjaga, meliputi: 2 Tahun 2 Tahun Pendataan pengelolaan arsip terjaga Laporan penciptaan dan pemberkasan arsip terjaga dari pencipta arsip Evaluasi pengelolaan arsip terjaga 3. Persetujuan Pemusnahan Arsip a. Persetujuan pemusnahan arsip meliputi: 2 Tahun 2 Tahun Surat permintaan persetujuan kepada Kepala ANRI Rekomendasi hasil penilaian Laporan hasil penilaian Surat persetujuan pemusnahan arsip beserta daftar arsip Tembusan Berita acara pemusnahan arsip beserta daftar arsip yang dimusnahkan dari pencipta arsip b. Daftar rekapitulasi persetujuan pemusnahan arsip 2 Tahun 2 Tahun 4. Sejarah Lisan a. Administrasi pelaksanaan wawancara sejarah lisan 2 Tahun 3 Tahun b. Pelaksanaan wawancara sejarah lisan meliputi: 2 Tahun 2 Tahun

13 ( RETENSI ) IN Penentuan tema dan daftar pengisah Rekaman dan transkrip hasil wawancara sejarah lisan Berita Acara pelaksanaan wawancara Pengolahan Arsip Statis a. Koordinasi dengan unit terkait: 2 Tahun 1 Tahun Nota pemberitahuan/laporan tentang prioritas arsip yang perlu diolah Nota pemberitahuan/laporan tentang prioritas arsip yang perlu dipreservasi Administrasi pelaksanaan pengolahan arsip statis b. Pembuatan sarana bantu akses arsip seperti: Guide Arsip, Daftar Arsip/Senarai, Inventaris Arsip, Sarana temu balik arsip statis yang lain, baik 1 Tahun setelah diterbitkan secara manual maupun elektronik 6 2 Tahun c. Penerjemahan 2 Tahun 3 Tahun d. Transkrip 2 Tahun 3 Tahun, kecuali transkrip Preservasi a. Penyimpanan Arsip 1) Peta lokasi penyimpanan arsip 1 Tahun setelah 5 Tahun Dinilai kembali 2) Daftar rekapitulasi khazanah arsip yang disimpan 1 Tahun setelah 2 Tahun diperbaharui 3) Slip/formulir hasil pemeriksaan rutin harian, mingguan dan bulanan 1 Tahun 1 Tahun 4) Slip/formulir penggunaan arsip 1 Tahun 1 Tahun 5) Daftar piket layanan depot 1 Tahun 1 Tahun 6) Izin memasuki depot 1 Tahun 1 Tahun b. Restorasi 1) Administrasi pelaksanaan restorasi 1 Tahun 1 Tahun 2) Data kerusakan arsip 1 Tahun setelah diperbaharui 2 Tahun 3) Daftar rekapitulasi arsip yang direstorasi 2 Tahun 2 Tahun

14 7 ( RETENSI ) IN c. Reproduksi 1) Administrasi pelaksanaan reproduksi 1 Tahun 2 Tahun 2) Daftar rekapitulasi arsip yang direproduksi 1 Tahun setelah diperbaharui 2 Tahun d. Alih Media 1) Administrasi pelaksanaan alih media 1 Tahun 2 Tahun 2) Daftar rekapitulasi arsip yang dialihmediakan 1 Tahun setelah diperbaharui 2 Tahun e. Pengelolaan Laboratorium 1) Data fasilitas teknis laboratorium 1 Tahun setelah 2 Tahun diperbaharui 2) Slip/formulir hasil pengujian 1 Tahun 1 Tahun 3) Log book proses pengujian 2 Tahun 3 Tahun 4) Laporan hasil pengujian laboratorium 2 Tahun 2 Tahun f. Auntentikasi Arsip 1 Tahun 2 Tahun g. Penyelamatan Arsip Pasca Bencana 1 Tahun 2 Tahun 7. Layanan Arsip a. Permintaan Data/Informasi 1 Tahun setelah ditindaklanjuti 1 Tahun, kecuali Pejabat Negara dan Tokoh,

15 ( RETENSI ) IN b. 8 Pameran 2 Tahun 3 Tahun, kecuali buku tamu Administrasi penyelenggaraan pameran Katalog pameran Buku tamu pengunjung pameran Evaluasi teknis pameran pengunjung pameran yang memuat nama Pejabat Negara dan Tokoh, c. Layanan Arsip di Ruang Baca 1) Buku tamu pengguna 2 Tahun 3 Tahun, kecuali buku tamu yang memuat nama Pejabat Negara dan Tokoh dan 2) Slip/formulir permintaan/peminjaman 1 Tahun 4 Tahun 3) Izin penelitian Sampai penelitian 3 Tahun berakhir 4) Rekapitulasi jumlah pengunjung 2 Tahun 2 Tahun d. Sosialisasi Layanan e. Penerbitan Naskah Sumber 1) Administrasi penerbitan naskah sumber arsip 2 Tahun 3 Tahun 2) Penentuan tema dan prioritas 2 Tahun 2 Tahun 3) Hasil penerbitan naskah sumber arsip 2 Tahun 3 Tahun, kecuali master f. Pengelolaan materi diorama 2 Tahun 3 Tahun

16 ( RETENSI ) IN III. PENGKAJIAN DAN PENGEMBANGAN SISTEM KEARSIPAN A. Pelaksanaan Pengkajian dan Pengembangan Sistem/ Sistem Informasi Kearsipan 1. Pengkajian dan Pengembangan Sistem/ Sistem Informasi Kearsipan a. Pengkajian dan Pengembangan Sistem/ Sistem Informasi Kearsipan Dinamis 1). Berkas administrasi pengkajian dan pengembangan sistem kearsipan 2 Tahun setelah dinamis meliputi: rencana kerja, pembentukan tim kerja dan surat penelitian selesai 2). Berkas pelaksanaan pengkajian dan pengembangan sistem/ sistem 2 Tahun setelah Informasi kearsipan dinamis meliputi: pengkajian selesai TOR/proposal Tinjauan Pustaka/review literatur Questioner dan daftar wawancara, statistik atau tabel hasil penelitian Laporan survei / pengumpulan data Laporan hasil analisis penelitian Materi dan laporan ekspose Bahan penelitian/draf hasil kajian dan pengembangan Laporan hasil pengkajian dan pengembangan b. Pengkajian dan Pengembangan Sistem/ Sistem Informasi Kearsipan Statis 1). Berkas administrasi pengkajian dan pengembangan sistem/ sistem informasi kearsipan statis meliputi: rencana kerja, pembentukan tim kerja 2 Tahun setelah pengkajian selesai dan suratmenyurat. 2). Berkas pelaksanaan pengkajian dan pengembangan sistem/ sistem 1 Tahun, setelah 3 Tahun informasi kearsipan statis meliputi: pengkajian selesai TOR/Proposal Tinjauan/review literaturtinjauan/review literatur Questioner dan daftar wawancara, statistik atau tabel hasil Laporan survei / pengumpulan data Laporan hasil analisis penelitian Materi dan laporan ekspose Bahan penelitian/draf hasil kajian dan pengembangan 9 3 Tahun 3 Tahun, kecuali laporan hasil pengkajian 3 Tahun, kecuali TOR/proposal,lapor an hasil pengkajian dan Pengembangan

17 ( RETENSI ) IN Laporan hasil pengkajian dan pengembangan Pengkajian dan Pengembangan Norma dan Standar Kearsipan a. Berkas administrasi pengkajian dan pengembangan norma dan standar 2 Tahun setelah kearsipan meliputi: rencana kerja, pembentukan tim kerja dan surat pengkajian selesai b. 10 Berkas pelaksanaan pengkajian dan pengembangan norma dan standar kearsipan meliputi: TOR/proposal Tinjauan/review literatur Questioner dan daftar wawancara, statistik atau tabel hasil penelitian Laporan survei/pengumpulan data Laporan hasil analisis penelitian Materi dan laporan ekspose Bahan penelitian/draf hasil pengkajian dan pengembangan Laporan hasil pengkajian dan pengembangan 1 Tahun, setelah pengkajian selesai 3. Penyusunan Norma Standar Prosedur dan Kriteria (NSPK) Kearsipan a. Berkas administrasi pengkajian dan pengembangan SDM kearsipan meliputi: rencana kerja, pembentukan tim kerja dan suratmenyurat. 2 Tahun setelah pengkajian selesai b Berkas pelaksanaan penyusunan NSPK kearsipan meliputi: 1 Tahun, setelah TOR/Proposal dipublikasikan Tinjauan/review literatur Questioner dan pedoman wawancara, statistik atau tabel hasil penelitian Laporan survei / pengumpulan data Pengolahan Data Laporan analisis data Materi dan laporan ekspose Bahan penyusunan NSPK NSPK Kearsipan 3 Tahun 3 Tahun, kecuali master laporan hasil pengkajian dan pengembangan, 3 Tahun 3 Tahun, kecuali master NSPK Kearsipan,

18 11 ( RETENSI ) IN Pengkajian dan Pengembangan SDM Kearsipan a. Berkas administrasi pengkajian dan pengembangan SDM kearsipan meliputi: rencana kerja, pembentukan tim kerja dan suratmenyurat. 2 Tahun setelah pengkajian selesai 3 Tahun b. Berkas pelaksanaan pengkajian dan pengembangan SDM kearsipan meliputi: TOR/Proposal Tinjauan pustaka/review literatur Questioner dan pedoman wawancara, statistik atau tabel hasil penelitian Laporan survei / pengumpulan data Laporan hasil analisis penelitian Materi dan laporan ekspose Bahan penelitian/draf hasil kajian dan pengembangan Laporan hasil pengkajian dan pengembangan Pengkajian dan Pengembangan Kelembagaan Kearsipan 1 Tahun, setelah pengkajian selesai a. Berkas administrasi pengkajian dan pengembangan kelembagaan kearsipan meliputi: rencana kerja, TOR/proposal, pembentukan tim kerja dan surat 2 Tahun setelah pengkajian selesai b. Berkas pelaksanaan pengkajian dan pengembangan kelembagaan kearsipan 1 Tahun setelah TOR/Proposal pengkajian selesai Tinjauan pustaka/review literatur Questioner dan daftar wawancara, statistik atau tabel hasil penelitian Laporan survei / pengumpulan data Laporan hasil analisis penelitian Materi dan laporan ekspose Bahan penelitian/draf hasil kajian dan pengembangan Laporan hasil pengkajian dan pengembangan Pengkajian dan Pengembangan Sarana dan Prasarana Kearsipan a. Berkas administrasi pengkajian dan pengembangan sarana dan prasarana 2 Tahun setelah kearsipan meliputi: rencana kerja, pembentukan tim kerja dan surat pengkajian selesai 3 Tahun, kecuali master laporan hasil pengkajian dan pengembangan, 3 Tahun 3 Tahun, kecuali master laporan hasil pengkajian dan pengembangan, 3 Tahun

19 ( RETENSI ) IN b. Berkas pelaksanaan pengkajian dan pengembangan sarana dan prasarana 1 Tahun, setelah kearsipan meliputi: pengkajian selesai TOR/proposal Tinjauan pustaka/review literatur 12 Questioner dan daftar wawancara, statistik atau tabel hasil penelitian 3 Tahun, kecuali master laporan hasil pengkajian dan Pengembangan, Laporan survei/pengumpulan data Laporan hasil analisis penelitian Materi dan laporan ekspose Bahan penelitian/draf hasil kajian dan pengembangan Laporan hasil pengkajian dan pengembangan Pengkajian dan Pengembangan Sistem Kearsipan Elektronik a. Berkas administrasi pengkajian dan pengembangan sistem kearsipan 2 Tahun setelah elektronik meliputi: rencana kerja, pembentukan tim kerja dan suratmenyurat. pengkajian selesai b. Berkas pelaksanaan pengkajian dan pengembangan sistem kearsipan elektronik TOR/proposal meliputi: Tinjauan/review literatur Questioner dan daftar wawancara, statistik atau tabel hasil penelitian Laporan survei/pengumpulan data Laporan hasil analisis penelitian Materi dan laporan ekspose Bahan penelitian/draf hasil kajian dan pengembangan Laporan hasil pengkajian dan pengembangan Pengkajian dan Pengembangan Sistem dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional dan Simpul jaringan 1 Tahun, setelah pengkajian selesai 3 Tahun 3 Tahun, kecuali master aplikasi sistem dan laporan hasil pengkajian dan pengembangan,

20 ( RETENSI ) IN a. Berkas Pengkajian dan Pengembangan Sistem dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional meliputi: rencana kerja,pembentukan tim, dan surat 1 Tahun, setelah hasil laporan dibuat Bimbingan teknis SIKN dan JIKN Pengembangan SIKN dan JIKN pengumpulan konten website JIKN b. Berkas yang berkaitan dengan kegiatan pengembangan simpul jaringan 1 Tahun, setelah hasil meliputi: rencana kerja,pembentukan tim, dan surat menyurat laporan dibuat bimbingan teknis pembuatan Simpul Jaringan Pengembangan Simpul Jaringan 13 3 Tahun 3 Tahun, kecuali master laporan hasil pengembangan,, kecuali master laporan hasil pengembangan, c. Berkas yang berkaitan dengan kegiatan pengembangan Sistem Informasi 1 Tahun, setelah hasil Kearsipan Nasional (SIKN) meliputi: rencana kerja, pembentukan tim, dan surat laporan dibuat menyurat 3 Tahun, kecuali master laporan hasil pengembangan, 9. Peningkatan Sistem dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (SIKN dan JIKN) a. Pengelolaan SIKN dan JIKN 3 Tahun 2 Tahun Berkas Pengelolaan Data dan Informasi SIKN Berkas Pengelolaan Website JIKN Berkas Pengelolaan Helpdesk Nasional SIKN dan JIKN b. Rapat Koordinasi Nasional/ Sosialisasi SIKN dan JIKN 3 Tahun 2 Tahun, kecuali proceeding Dinilai Kembali 10. Bimbingan Pengkajian dan Pengembangan Sistem/ Sistem Informasi Kearsipan 3 Tahun 2 Tahun Dinamis dan Statis

21 ( RETENSI ) IN B. Diseminasi dalam rangka Penyebarluasan/Publikasi Hasil Pengkajian dan 1. Penyelenggaraan diseminasi dalam rangka penyebarluasan/publikasi hasil jibang, 2 Tahun 3 Tahun meliputi SK Tim Kerja, jadwal, undangan, materi sampai dengan laporan dan Berkas workshop, lokakarya, seminar dan rapatrapat terbuka Berkas hasil jibang dalam bentuk teks untuk website 2 Pengumpulan Materi dan Jurnal Hasil Jibang C. DATA INFORMASI 1 Pengelolaan Data dan Informasi meliputi: SK Tim, rencana kerja, pengumpulan 2 Tahun 3 Tahun, kecuali dan pengolahan data, serta korespondensi laporan hasil Bimbingan teknis pengelolaan data laporan hasil pengelolaan data dan informasi dan informasi, Penyajian Informasi 2 Pengelolaan Perangkat TIK 2 Tahun 3 Tahun Berkas pelaksanaan bimbingan dan pengendalian perangkat TIK pengembangan sistem informasi 14 Berkas administrasi pengkajian dan pengembangan SDM kearsipan meliputi: rencana kerja, pembentukan tim kerja dan suratmenyurat. Berkas pelaksanaan Pengumpulan materi jurnal Pengeditan materi jurnal Pencetakan jurnal kearsipan Publikasi jurnal kearsipan 2 Tahun setelah terbit, kecuali proceeding 3 Tahun, kecuali master jurnal asli hasil jibang

22 ( RETENSI ) IN IV. JASA KEARSIPAN 1. Pemasaran dan promosi produk jasa kearsipan seperti: penyebaran brosur, leaflet, 2 Tahun 3 Tahun presentasi, presentasi dan lain sebagainya sejak dari persiapan sampai dengan laporan pemasaran 2. Layanan Jasa kearsipan meliputi: a. Pembuatan sistem manual/ otomasi kearsipan 1 Tahun setelah 3 Tahun Berkas penyusunan sistem manual kearsipan pemeriksaan selesai b. Penataan Arsip 1 Tahun setelah 3 Tahun Pembenahan Arsip/Dokumen pemeriksaan selesai c. Penyimpanan dan Perawatan Arsip/ Dokumen 1 Tahun setelah 3 Tahun Penyimpanan Arsip/Dokumen pemeriksaan selesai Berkas penyusunan otomasi kearsipan/ aplikasi sistem kearsipan Perawatan Arsip/Dokumen d. Reproduksi Arsip 1 Tahun setelah pemeriksaan selesai 15 3 Tahun 3. Layanan purna jual sebagai monitoring/evaluasi implementasi sistem ataupun otomasi kearsipan atau jasa yang pernah diberikana kepada klien, baik di instansi pusat maupun daerah sejak dari persiapan, pelaksanaan sampai pelaporan 2 Tahun 3 Tahun, kecuali laporan layanan purna jual Dinilai kembali

23 ( RETENSI ) IN V. AKREDITASI KEARSIPAN 1. Akreditasi Kearsipan 1 Tahun setelah masa berlaku sertifikat habis 2. Pengawasan 2 Tahun 2 Tahun Berkas pelaksanaan penyelenggaraan pengawasan lembaga/unit kearsipan mulai dari proses audit, evaluasi, sampai laporan hasil pengawasan 3. Penetapan tentang lembaga/unit kearsipan/penyelenggara diklat kearsipan yang 2 Tahun 2 Tahun di akreditasi 16 Berkas pelaksanaan penyelenggaraan akreditasi lembaga/unit kearsipan/penyelenggara diklat kearsipan mulai dari proses permohonan, penilaian sampai penetapan akreditasi serta daftar pemegang sertifikat akreditasi 5 Tahun, kecuali sertifikat dan daftar pemegang sertifikat akreditasi musnah, kecuali laporan hasil pengawasan 4. Rekomendasi penerapan sanksi untuk lembaga/unit kearsipan/penyelenggara diklat kearsipan yang telah di akreditasi 2 Tahun 3 Tahun, kecuali penetapan pemberian sanksi,

24 ( RETENSI ) IN VI. PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEARSIPAN 1. Pedoman Penyelenggaraan Diklat Kearsipan termasuk Kurikulum/ silabus Selama berlaku 2 Tahun, kecuali master 2. Modulmodul/ Bahan Ajar diklat kearsipan Selama berlaku 2 Tahun, kecuali master 3. Konsultasi Penyelenggaraan Diklat 2 Tahun 2 Tahun 4. Sistem informasi kediklatan 1 Tahun setelah 2 Tahun Data lembaga diklat Data prasarana diklat diperbaharui Data sarana diklat Data pengelola diklat Data penyelenggaraan diklat Data widyaiswara Data program diklat Data peserta diklat kearsipan 5. Registrasi sertifikat/sttpl peserta diklat 1 Tahun setelah tidak 1 Tahun Dinilai kembali Surat permohonan kode registrasi dipergunakan Buku induk registrasi Surat penyampaian kode registrasi 6. Rencana penyelenggaraan diklat kearsipan seperti perencanaan kebutuhan serta 1 Tahun 1 Tahun sistem dan metode pendidikan dan pelatihan kearsipan 7. Penyelenggaraan diklat kearsipan 1 Tahun setelah 2 Tahun Surat pemanggilan peserta Surat Keputusan Tim Penyelenggara Diklat Surat Keputusan Tim Pengajar Diklat Panduan Diklat Laporan panitia penyelenggara diklat Sambutan pembukaan penyelenggaraan diklat Daftar peserta diklat pemeriksaan 17

25 ( RETENSI ) IN Bahan ajar diklat Daftar hadir peserta diklat Daftar hadir widyaiswara Formulir evaluasi diklat Formulir evaluasi widyaiswara Laporan magang peserta diklat Hasil formulasi evaluasi peserta diklat Sambutan penutupan diklat Hasil Evaluasi penyelenggaraan diklat kearsipan 8. Evaluasi alumni pasca diklat 2 Tahun 2 Tahun Dinilai kembali 9. Informasi/Brosur Kediklatan 1 Tahun, setelah diperbaharui 18 2 Tahun KEPALA, ttd. MUSTARI IRAWAN

26 LAMPIRAN II PERATURAN KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK MOR TAHUN 2015 TENTANG JADWAL RETENSI ARSIP JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF I 3 4 A KEPEGAWAIAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN IN 1. Bezzeting/ Persediaan Pegawai 2 Tahun setelah tahun 2 Tahun Data Pegawai hasil pengklasifikasian Kajian data pegawai Konsep data bezzeting Evaluasi proses penyusunan data bezzeting anggaran berakhir Hasil dan laporan data bezzeting (RETENSI) 2. Formasi Pegawai a. Usulan dari Unit Kerja 2 Tahun setelah tahun anggaran berakhir 1) Analisis Jabatan 2) Beban Kerja b. Usulan Permintaan Formasi kepada MenPAN dan RB dan Kepala 2 Tahun setelah tahun BKN anggaran berakhir 2 Tahun 3 Tahun

27 2 (RETENSI) c. Persetujuan Formasi dari Menpan dan RB 2 Tahun setelah tahun anggaran berakhir d. Penetapan Formasi PNS 2 Tahun setelah tahun anggaran berakhir e. Penetapan Formasi Khusus 2 Tahun setelah tahun anggaran berakhir Pengadaan Pegawai IN 3 Tahun 3 Tahun 3 Tahun a. Proses Penerimaan Pegawai meliputi : 2 Tahun setelah semua 2 Tahun Pengumuman Seleksi administrasi Pemanggilan peserta tes Pelaksanaan ujian tertulis Keputusan hasil ujian tertulis Pelaksanaan ujian kesehatan Pelaksanaan tes kemampuan bidang Wawancara Keputusan kelulusan diangkat PNS Pengumuman kelulusan b. Penetapan Pengumuman Kelulusan 2 Tahun setelah semua 2 Tahun diangkat PNS c. Berkas Lamaran yang Tidak Diterima 1 Tahun setelah tahun 1 Tahun anggaran berakhir d. Nota Usul dan Kelengkapan Penetapan NIP 1) 2) 3) Surat lamaran Ijazah SKCK

28 3 (RETENSI) 3 4 4) 5) Kartu Kuning Surat keterangan kesehatan e. Nota Usul Pengangkatan CPNS menjadi PNS Lebih 2 Tahun 1 Tahun setelah SK ditetapkan f. Surat Keputusan CPNS/ PNS Kolektif 2 Tahun setelah petikan SK ditetapkan IN 2 Tahun 3 Tahun 4. Pembinaan Karir Pegawai a. Diklat/Kursus/Magang/Ujian Dinas/Izin Belajar Pegawai/Ujian Penyesuaian Ijazah 1 Tahun setelah SK ditetapkan 2 Tahun Surat Perintah/ Surat Tugas/SK/Surat Izin Laporan Kegiatan Pengembangan Diri b. Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Latihan (STTPL)/Sertifikat 1 Tahun 1 Tahun c. Ujian Kompetensi 2 Tahun 2 Tahun Assesment Test Pegawai Pemetaan/ Mapping Talent Pegawai d. Sasaran Kinerja Pegawai (SKP) bagi PNS 1 Tahun setelah SK 3 Tahun e. Pakta Integritas Pegawai 1 Tahun setelah 3 Tahun diperbaharui f. Laporan Hasil Kekayaan Penyelenggaraan Negara (LHKPN) 1 Tahun 2 Tahun g. Daftar Usul Penetapan Angka Kredit (DUPAK) 1 Tahun anggaran berjalan 2 Tahun

29 4 (RETENSI) 3 4 IN h. Pembinaan Mental Pegawai 1 Tahun 1 Tahun i. Disiplin Pegawai 1 Tahun anggaran berjalan 2 Tahun Daftar Hadir Rekapitulasi Daftar Hadir j. Berkas Hukuman Disiplin 1 Tahun anggaran berjalan 2 Tahun k. Penghargaan dan Tanda Jasa 2 Tahun setelah SK ditetapkan 2 Tahun 5. Penyelesaian Pengelolaan Keberatan Pegawai 1 Tahun setelah memperoleh keputusan tetap 5 Tahun 6. Mutasi Pegawai a. Alih Status, Pindah Instansi, Pindah Wilayah Kerja, Diperbantukan, Dipekerjakan, Mutasi Antar Unit Kerja, Mutasi ke Balai/UPT 1 Tahun setelah SK ditetapkan 2 Tahun b. Nota Persetujuan/Pertimbangan Kepala BKN dan Kepala Arsip 1 Tahun 1 Tahun Nasional Republik Indonesia

30 5 (RETENSI) IN 3 4 c. Berita Acara Pelantikan dan Serah Terima Jabatan 1 Tahun 1 Tahun d. Mutasi Keluarga 1 Tahun 1 Tahun Surat Izin Pernikahan/Perceraian Surat Penolakan Izin Pernikahan/Perceraian Akta Nikah /Cerai Akta Kelahiran Anak Surat Keterangan Meninggal Dunia e. Usul Kenaikan Pangkat/Golongan/Jabatan Struktural dan Fungsional 1 Tahun setelah SK ditetapkan 2 Tahun f. Usul Pengangkatan dan Pemberhentian dalam Jabatan 1 Tahun setelah SK Struktural/Fungsional ditetapkan 2 Tahun g. Usul Penetapan Perubahan Data Dasar/ Status/Kedudukan Hukum 1 Tahun setelah SK Pegawai ditetapkan 2 Tahun h. Peninjauan Masa Kerja 2 Tahun setelah SK ditetapkan 2 Tahun i. Berkas Baperjakat 1 Tahun setelah SK ditetapkan 5 Tahun

31 6 (RETENSI) IN Administrasi Pegawai a. Surat Perintah Dinas/Surat Tugas 2 Tahun setelah 2 Tahun pelaksanaan b. Cuti Besar 1 Tahun setelah SK 1 Tahun ditetapkan c. Cuti Sakit, Cuti Tahunan, Cuti Bersalin 1 Tahun setelah 2 Tahun d. Cuti Alasan Penting 1 Tahun setelah 2 Tahun e. Cuti Diluar Tanggungan Negara (CTLN) 3 Tahun setelah 1 Tahun pelaksanaan f Dokumentasi Identitas Pegawai 1 tahun setelah identitas 2 Tahun Usul Penetapan Kartu Pegawai/KPE/Karis/Karsu Keanggotaan Organisasi Profesi/Kedinasan Laporan Pajak Penghasilan Pribadi (LP2P)/ SPT Tahunan/ NPWP ditetapkan Keterangan Penerimaan Pembayaran Penghasilan Pegawai (KP4) g. Berkas Kepegawaian dan Daftar Urut Kepangkatan (DUK) 2 Tahun 1 Tahun h. Berkas Pengurusan Gaji Berkala 2 Tahun 1 Tahun i. Berkas Tunjangan Kinerja dan Uang Makan 2 Tahun 1 Tahun 8. Kesejahteraan Pegawai a. Berkas tentang Layanan Pemeliharaan Kesehatan Pegawai 2 Tahun 1 Tahun b. Berkas tentang Layanan Asuransi Pegawai 2 Tahun 1 Tahun c. Berkas tentang Layanan Tabungan Perumahan 2 Tahun 1 Tahun d. Berkas tentang Layanan Tabungan Pensiun 2 Tahun 1 Tahun

32 7 (RETENSI) 3 4 IN 9. Pemberhentian Pegawai Tanpa Hak Pensiun 1 Tahun setelah SK 2 Tahun ditetapkan 10. Perselisihan /Sengketa Kepegawaian 1 Tahun setelah keputusan bersifat tetap 2 Tahun setelah hak dan kewajiban habis 11. Organisasi Non Kedinasan, meliputi: Korpri, Dharma Wanita, Koperasi, 2 Tahun 2 Tahun Yayasan ANRI, Asosiasi Arsiparis ANRI 12. Usul Pemberhentian dan Penetapan Pensiun Pegawai/Janda/Duda dan 1 Tahun setelah SK 2 Tahun PNS yang Tewas ditetapkan 13. Berkas Perseorangan Pegawai Negeri Sipil : a. b. d. d. e. f. g. h. i. Lamaran Yang Diterima Nota Penetapan NIP dan Kelengkapannya Nota Persetujuan/Pertimbangan Kepala BKN SK Pengangkatan CPNS Hasil Pengujian Kesehatan SK Pengangkatan PNS SK Peninjauan Masa Kerja SK Kenaikkan Pangkat Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas/Menduduki Jabatan dan Surat Pernyataan Pelantikan 1 Tahun setelah berhenti/pensiun 2 Tahun setelah hak dan kewajibannya habis j. k. SK Pengangkatan dalam atau Pemberhentian dari Jabatan Struktural/Fungsional Berita Acara Pelantikan dan Serah Terima Jabatan

33 8 (RETENSI) 3 4 l. m. n. o. p. q. r. s. t. u. v. w. x. y. Surat Keterangan Pernyataan Hilang z. aa. ab. ac. ad. ae. af. ag. SK Perpindahan Wilayah Kerja SK Perpindahan Antar Instansi SK Cuti di Luar Tanggungan Negara (CLTN) Berita Acara Pemeriksaan SK Hukuman Jabatan/Hukuman Disiplin PNS SK Perbantuan/Dipekerjakan/ Penugasan di luar Instansi Induk SK Penarikan Kembali dari Perbantuan/Dipekerjakan/ Penugasan SK Pemberian Uang Tunggu SK Pemberhentian sebagai PNS SK Pemberhentian/ Pembebasan Sementara SK Pengangkatan/ Pemberhentian sebagai Pejabat Negara SK Pembebasan dari Jabatan Organik karena Diangkat Sebagai Pejabat Negara SK Pengalihan PNS Surat Keterangan Kembalinya PNS yang dinyatakan hilang SK Penggantian Nama Surat perbaikan Tanggal Tahun Kelahiran Akta Nikah/Cerai Akta Kelahiran Isian Formulir PUPNS Berita Acara Pengambilan Sumpah/Janji PNS dan Jabatan Surat Permohonan Menjadi Anggota Parpol ah. Surat Keterangan Meninggal Dunia/ Hilang ai. Surat Keterangan Mutasi Keluarga aj. Surat Keterangan Peningkatan Pendidikan IN

34 9 (RETENSI) 3 4 ak. Penetapan Angka Kredit (PAK) Jabatan Fungsional al. Surat Keterangan Hasil Penelitian Khusus am. Surat Pemberitahuan Kenaikan Gaji Berkala an. ao. Surat Tugas/ Izin Belajar Dalam/ Luar Negeri Surat Izin Bepergian ke Luar Negeri ap. Surat Persetujuan dan SK perubahan data dasar/ status/ kedudukan hukum kepegawaian aq. Kartu Pendaftaran Ulang (Kardaf) PNS ar. Ijazah/Sertifikat as. SK Penempatan/Penarikan Pegawai at. SK Pengangkatan pada Jabatan Kedinasan di luar Instansi Induk au. Surat Pertimbangan Status PNS av. SK Pengaktifan Kembali Sebagai PNS aw. Surat Pernyataan Pengunduran Diri dari Jabatan Organik karena dicalonkan sebagai Kepala/Wakil Kepala Daerah ax. SK Penghargaan dan Tanda Jasa ay. SK Pensiun IN 14. Berkas Perseorangan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia 1 Tahun setelah berhenti/ pensiun 2 Tahun setelah hak dan kewajiban habis

35 10 (RETENSI) IN 3 4 II. A KEUANGAN RENCANA ANGGARAN PENDAPATAN DAN BELANJA NEGARA (RAPBN) DAN RUU APBNP Penyusunan RAPBN a. Kebijakan Umum, Renstra, Strategi dan Prioritas 2 Tahun setelah dinyatakan 3 Tahun Dokumen Rencana Strategis atas Rencana Kerja Jangka Panjang tidak berlaku atau Rencana Kerja Lima Tahunan Dokumen Rencana Kerja Tahunan b. Dokumen Rencana Anggaran Kerja Instansi Pemerintah (RAKIP) dan Dokumen Rencana Kerja Anggaran Kementerian/Lembaga (RKA 2 Tahun setelah tahun anggaran berakhir K/L) c. Dokumen Rancangan Anggaran Satuan Kerja Instansi Pemerintah 2 Tahun setelah tahun (RASKIP) / Standar Biaya Khusus (SBK) anggaran berakhir Penyampaian RAPBN kepada DPRRI a. Pengantar Nota Keuangan Pemerintah dan Rancangan Undang Undang APBN: 2 Tahun setelah tahun anggaran berakhir Pidato Presiden Pengantar Nota Keuangan Nota Keuangan RUU APBN b. Risalah rapat pembahasan anggaran Arsip Nasional Republik 2 Tahun setelah tahun Indonesia dengan Kementerian Keuangan, Bappenas, Komisi DPR RI anggaran berakhir 5 Tahun 5 Tahun 3 Tahun 3 Tahun

36 11 (RETENSI) IN 3 4 c. Notulen Pembahasan RUU APBNP oleh Pemerintah dan DPR 2 Tahun setelah tahun 3 Tahun anggaran berakhir d. Notulen Rapat Paripurna Persetujuan RUU APBN 2 Tahun setelah tahun 3 Tahun Tanggapan masingmasing fraksi Jawaban pemerintah atas tanggapan fraksifraksi anggaran berakhir c. Nota Jawaban DPRRI terkait dengan Pembahasan RUU APBN dengan Komisi III DPR RI 2 Tahun setelah tahun anggaran berakhir 3 Tahun 3. UndangUndang Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) dan Rencana Kerja Pemerintah (RKP) 2 Tahun setelah tahun anggaran berakhir 3 Tahun 4. Keputusan Presiden tentang Rincian APBN 2 Tahun setelah tahun anggaran berakhir 3 Tahun 5. Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA), Petunjuk Operasional 2 Tahun setelah tahun 3 tahun Kegiatan (POK) dan Revisinya anggaran berakhir 6. Ketentuan/Peraturan yang menyangkut Perencanaan, Pelaksanaan 1 Tahun setelah 4 tahun Penatausahaan dan Pertanggungjawaban Anggaran yang dikeluarkan ketentuan/peraturan oleh ANRI diperbaharui 7. Target Penerimaan Negara Bukan Pajak 1 Tahun setelah UU LKPP 9 tahun diundangkan 8. Notulen Rapat Paripurna Persetujuan RUU APBNP: Tanggapan masingmasing fraksi Jawaban pemerintah atas tanggapan fraksifraksi 2 Tahun setelah tahun anggaran berakhir 3 Tahun

37 12 (RETENSI) IN UndangUndang Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara Perubahan (UU APBNP) 2 Tahun setelah tahun anggaran berakhir 3 Tahun 10. Keputusan Presiden tentang Rincian APBNP 2 Tahun setelah tahun anggaran berakhir B PELAKSANAAN ANGGARAN 1. Ketentuan/Peraturan Menteri Keuangan Menyangkut Pelaksanaan, 1 Tahun Setelah Penatausahaan dan Pertanggungjawaban Anggaran diperbaharui 2. Dokumen Realisasi Pendapatan a. Surat Setoran Pajak (SSP) 2 Tahun setelah Undang Undang tentang pertanggungjawaban APBN disahkan dan tindak lanjut hasil pemeriksaan selesai b. Surat Setoran Bukan Pajak (SSBP) atau Buku Penerimaan, Bukti Setor Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) 2 Tahun setelah Undang Undang tentang pertanggungjawaban APBN disahkan dan tindak lanjut hasil pemeriksaan selesai 3 Tahun 4 Tahun 5 Tahun 5 Tahun

38 13 (RETENSI) 3 4 c. Bukti Setor Sisa Anggaran Lebih atau Bukti Setor Pengembalian Belanja 2 Tahun setelah Undang Undang tentang pertanggungjawaban APBN disahkan dan tindak lanjut hasil pemeriksaan selesai IN 5 Tahun d. Bukti Setor Bunga dan atau Jasa Giro Bank 2 Tahun setelah Undang Undang tentang pertanggungjawaban APBN disahkan dan tindak lanjut hasil pemeriksaan selesai e. Laporan Realisasi Pendapatan Negara dari masingmasing Satuan Kerja 2 Tahun setelah Undang Undang tentang pertanggungjawaban APBN disahkan dan tindak lanjut hasil pemeriksaan selesai 5 Tahun 5 Tahun f. Berkas kelebihan pembayaran gaji atau tunjangan kinerja 2 tahun 3 Tahun 3. Belanja a. Dokumen Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa termasuk Dokumen Dokumen Pembayarannya:

39 14 (RETENSI) 3 4 1) Barang pakai habis 2 Tahun setelah UU tentang Pertanggungjawaban APBN disahkan dan tindaklanjut hasil pemeriksaan selesai IN 3 Tahun 2) Barang Inventaris: Barang Bergerak/Barang Inventaris 2 Tahun setelah UU tentang Pertanggungjawaban APBN disahkan dan tindaklanjut hasil pemeriksaan selesai 5 Tahun Tanah dan Bangunan 2 Tahun setelah proses selesai 3) Jasa 2 Tahun setelah UU tentang Pertanggungjawaban APBN disahkan 4) Software Komputer 2 Tahun setelah sofware diterima Catatan: yang termasuk dokumen pengadaan barang dan jasa antara lain: Pengumuman lelang Dokumen prakualifikasi Dokumen peninjauan lapangan Berita acara penjelasan pekerjaan Berita acara pelelangan 1 Tahun 5 Tahun 1 Tahun

40 15 (RETENSI) 3 4 Usulan calon pemenang Penetapan pemenang Surat Perintah Kerja (SPK) Kontrak/ addendum kontrak IN b. Dokumen Pembayaran Keuangan: 2 Tahun setelah UU tentang 5 Tahun Pengajuan Kebutuhan Penarikan Kas BuktiBukti Tagihan dari Pihak Ketiga Surat Permintaan Pembayaran (SPP) Surat Perintah Membayar (SPM) Pertanggungjawaban APBN disahkan dan tindak lanjut hasil pemeriksaan selesai Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) c. Dokumen Tata Usaha Anggaran yaitu: 2 Tahun setelah UU tentang 5 Tahun Buku Kas Umum (BKU) Buku Kas Pembantu (BKP) Buku/ kartu pengawasan kredit anggaran Rekening Koran Bank Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) Daftar Rekapitulasi Keuangan (DRK) Daftar rekapitulasi pihak ketiga Daftar rekapitulasi PNBP Izin penggunaan kas besi Pertanggungjawaban APBN disahkan d. Daftar Gaji/Tunjangan/Lembur/Honorarium 2 Tahun setelah UU tentang 3 Tahun Pertanggungjawaban APBN disahkan

41 16 (RETENSI) IN 3 4 e. Kartu Gaji 2 Tahun setelah pegawai pensiun f. Bukti Setor Iuran/ Kontribusi Pemerintah RI kepada Badan/ 2 Tahun setelah UU tentang Organisasi Internasional Pertanggungjawaban APBN disahkan 3 Tahun 5 Tahun g. Dokumen Akuntansi Keuangan: 2 Tahun setelah UU tentang 5 Tahun Berita Acara Pemeriksaan Kas Kas/Register Penutupan Kas Arsip Data Komputer (ADK) Berita Acara Rekonsiliasi Antara Satuan Kerja dan KPPN Pertanggungjawaban APBN disahkan dan tindak lanjut hasil pemeriksaan selesai h. Verifikasi Anggaran 2 Tahun setelah UU tentang 5 Tahun Nota Hasil Verifikasi (NHV) Jawaban Nota Hasil Verifikasi (JNHV) Pertanggungjawaban APBN disahkan C i. Laporan Keuangan Tahunan terdiri dari: 2 Tahun setelah UU tentang 5 Tahun Pertanggungjawaban APBN disahkan dan tindak lanjut hasil pemeriksaan selesai Laporan Realisasi Anggaran (LRA) Neraca Laporan Arus Kas (LAK) Catatan atas Laporan Keuangan (CaLK) Laporan Barang Milik Negara (BMN) Laporan realisasi pendapatan negara BANTUAN/PINJAMAN LUAR NEGERI

42 17 (RETENSI) IN Daftar Proyekproyek yang akan dibiayai dari Pinjaman Luar Negeri (Blue Book) 2 Tahun setelah perjanjian pinjaman berakhir 3 Tahun 2. Dokumen Kesanggupan Negara Donor untuk Membiayai (Green Book) 2 Tahun setelah perjanjian pinjaman berakhir 3. Dokumen Memorandum of Understanding (MoU), dan Dokumen 2 Tahun setelah perjanjian Sejenisnya pinjaman berakhir 3 Tahun 5 Tahun 4. Dokumen Loan Agreement Pinjaman/Hibah Luar Negeri (PHLN), Legal Opinion, Perjanjian Penerusan Pinjaman dan Surat Menyurat dengan Lender 2 Tahun setelah perjanjian pinjaman berakhir 5 Tahun 5. Alokasi dan Relokasi Penggunaan Dana Pinjaman/Hibah Luar Negeri 2 Tahun setelah perjanjian pinjaman berakhir 5 Tahun 6. Aplikasi Penarikan Dana Pinjaman/Hibah Luar Negeri (PHLN) berikut 2 Tahun setelah perjanjian 5 Tahun lampirannya: pinjaman berakhir Reimbursement Direct Payment/Transfer Procedure Special Commitment L/C Opening Special Account/Imprest Fund Dokumen Pengesahan atas Penerimaan Hibah Luar Negeri Notice Of Disbursement 7. Otorisasi Penarikan Dana (Payment Advice) 2 Tahun setelah perjanjian pinjaman berakhir 5 Tahun

43 18 (RETENSI) IN Realisasi Pencairan Dana Pinjaman/Hibah Luar Negeri, yaitu: Surat 2 Tahun setelah perjanjian Perintah Pencairan Dana (SP2D), SPM beserta lampirannya, antara lain: pinjaman berakhir SPP, Kontrak, BA, dan Data Pendukung Lainnya. 9. Replenisment (Permintaan Penarikan Dana dari Negara Donor) meliputi antara lain: No Objection Letter (L), Project Implementation, 2 Tahun setelah perjanjian pinjaman berakhir Notification of Cantract, Withdrawal Authorization (WA), Statement og Expenditure (SE) 10. Staff Appraisal Report 2 Tahun setelah perjanjian pinjaman berakhir 5 Tahun 5 Tahun 5 Tahun 11. Report/Laporan yang terdiri dari: 5 Tahun 2 Tahun setelah perjanjian Progress Report pinjaman berakhir Monthly Report Quarterly Report Final Report/Completion Report 12. Laporan Hutang Negara 2 Tahun setelah UU 5 Tahun Laporan pembayaran hutang negara Laporan posisi hutang negara pertanggungjawaban APBN disahkan dan tindaklanjut hasil pemeriksaan selesai 13. Ketentuan/Peraturan yang menyangkut Pinjaman/Hibah Luar Negeri 2 Tahun setelah peraturan tidak berlaku 1 Tahun

44 19 (RETENSI) IN 3 4 D 1. PENGELOLAAN APBN/DANA PINJAMAN/HIBAH LUAR NEGERI (PHLN) Keputusan Pengguna Anggaran tentang Penetapan Kuasa Pengguna Anggaran Kuasa Pengguna Barang/Jasa Pejabat Pembuat Komitmen Pejabat Pembuat Daftar Gaji Pejabat Penandatanganan SPM Bendahara Penerimaan/Pengeluaran Pengelola Barang termasuk berita acara serah terima jabatan 2 Tahun setelah UU tentang Pertanggungjawaban APBN disahkan dan tindak lanjut hasil pemeriksaan selesai 5 Tahun E 1. SISTEM AKUNTASI INSTANSI (SAI) Manual Implementasi Sistem Akuntasi Instansi (SAI) 2 Tahun setelah tidak ada perubahan 2 Tahun 2. Kebijakan Akuntansi 2 Tahun setelah tidak ada perubahan 2 Tahun 3. Arsip Data Komputer dan Berita Acara Rekonsiliasi 2 Tahun setelah UU Pertanggungjawaban APBN disahkan 5 Tahun

45 20 (RETENSI) Laporan Realisasi Semesteran APBN 2 Tahun setelah UU Pertanggungjawaban APBN disahkan IN 2 Tahun F PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN NEGARA 1. Laporan Hasil Pemeriksaan Badan Pemeriksa Keuangan Republik Indonesia atas Laporan Keuangan 2 Tahun setelah tindak lanjut pemeriksaan selesai 5 Tahun 2. Hasil Pengawasan dan Pemeriksaan Internal 2 Tahun setelah tindak lanjut pemeriksaan selesai 3. Pelaksanaan Pengawasan a. Laporan Hasil Audit (LHA), Laporan Hasil Evaluasi (LHE), Laporan Akuntan (LA), Laporan Auditor Independen (LAI) yang 2 Tahun setelah tindak lanjut pemeriksaan selesai memerlukan tindak lanjut (TL) Laporan Hasil Audit Investigasi (LHAI) yang mengandung unsur 2 Tahun setelah tindak Tindak Pidana Korupsi (TPK) dan memerlukan tindak lanjut lanjut pemeriksaan selesai 5 Tahun 5 Tahun 3 Tahun b. Laporan Hasil Audit (LHA), Laporan Hasil Evaluasi (LHE), 2 Tahun setelah tindak Laporan Akuntan (LA), Laporan Auditor Independen (LAI) yang lanjut pemeriksaan selesai tidak memerlukan tindak lanjut (TL) Laporan Hasil Audit Investigasi (LHAI) yang mengandung unsur 2 Tahun setelah tindak Tindak Pidana Korupsi (TPK) dan tidak memerlukan tindak lanjut pemeriksaan selesai lanjut 3 Tahun 3 Tahun c. Laporan Pemutakhiran Data Tindak Lanjut Temuan 1 Tahun 3 Tahun d. Laporan Kegiatan Pendampingan Penyusunan Laporan Keuangan 2 Tahun 3 Tahun dan Review Kementerian Luar Negeri

46 21 (RETENSI) IN Pelaksanaan Pemeriksaan a. Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP), Laporan Hasil Pemeriksaan 2 Tahun setelah tindak 3 Tahun Operasional (LHPO) yang memerlukan tindak lanjut lanjut pemeriksaan selesai b. Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP) Laporan Hasil Pemeriksaan Operasional (LHPO) yang tidak memerlukan tindak lanjut 2 Tahun setelah tindak lanjut pemeriksaan selesai 3 Tahun 5 Dokumen Penyelesaian Kerugian Negara: 2 Tahun setelah tagihan a. b. Tuntutan Perbendaharaan Tuntutan Ganti Rugi tuntutan perbendaharaan /tuntutan ganti rugi 2 Tahun setelah hak dan kewajiban habis

47 22 (RETENSI) 3 4 III PERENCANAAN PokokPokok Kebijakan dan Strategi Pembangunan a. Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional (RPJMN) 2 Tahun setelah tidak berlaku b. Rencana Pembangunan Jangka Panjang/ Master Plan (RPJP) 2 Tahun setelah tidak berlaku IN 2 Tahun 2 Tahun c. Rencana Strategis (RENSTRA) 2 Tahun setelah tidak 2 Tahun berlaku Program Kerja Tahunan a. Usulan unit kerja beserta data pendukung 2 Tahun 1 Tahun b. Usulan Arsip Nasional Republik Indonesia 2 Tahun 3 Tahun c. Program Kerja Tahunan Unit Kerja 2 Tahun 3 Tahun d. Program Kerja Tahunan Arsip Nasional Republik Indonesia 2 Tahun 3 Tahun 3. Penetapan/ Kontrak Kinerja a. Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia 3 Tahun 4 Tahun b. Pimpinan unit kerja 3 Tahun 4 Tahun 4. Laporan a. Laporan Insidental 2 tahun 4 tahun b. Laporan Berkala