DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA KEPALA LEMBAGA PENERBANGAN DAN ANTARIKSA NASIONAL REPUBLIK INDONESIA,

Transkripsi

1 SALINAN PERATURAN KEPALA LEMBAGA PENERBANGAN DAN ANTARIKSA NASIONAL REPUBLIK INDONESIA NOMOR 1 TAHUN 2020 TENTANG PETUNJUK TEKNIS PEMBERKASAN NASKAH DINAS LEMBAGA PENERBANGAN DAN ANTARIKSA NASIONAL DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA KEPALA LEMBAGA PENERBANGAN DAN ANTARIKSA NASIONAL REPUBLIK INDONESIA, Menimbang : a. bahwa dalam rangka menciptakan tertib administrasi kearsipan dan peningkatan pelayanan guna mendukung kelancaran dan tugas fungsi Lembaga Penerbangan dan Antariksa Nasional, perlu adanya petunjuk teknis pemberkasan naskah dinas Lembaga Penerbangan dan Antariksa Nasional; b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, perlu menetapkan Peraturan Kepala Lembaga Penerbangan dan Antariksa Nasional tentang Petunjuk Teknis Pemberkasan Naskah Lembaga Penerbangan dan Antariksa Nasional; Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 21 Tahun 2013 tentang Keantariksaan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2013 Nomor 133, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5435); 2. Peraturan Presiden Nomor 49 Tahun 2015 tentang Lembaga Penerbangan dan Antariksa Nasional (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 91);

2 Peraturan Kepala Lembaga Penerbangan dan Antariksa Nasional Nomor 8 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Penerbangan dan Antariksa Nasional (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2017 Nomor 1573) sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Lembaga Penerbangan dan Antariksa Nasional Nomor 8 Tahun 2017 tentang Perubahan atas Peraturan Kepala Lembaga Penerbangan dan Antariksa Nasional Nomor 8 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Penerbangan dan Antariksa Nasional (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2017 Nomor 1723); MEMUTUSKAN: Menetapkan : PERATURAN KEPALA LEMBAGA PENERBANGAN DAN ANTARIKSA NASIONAL TENTANG PETUNJUK TEKNIS PEMBERKASAN NASKAH DINAS LEMBAGA PENERBANGAN DAN ANTARIKSA NASIONAL. Pasal 1 (1) Peraturan Kepala Lembaga ini dimaksudkan sebagai petunjuk teknis bagi setiap unit kerja di lingkungan Lembaga Penerbangan dan Antariksa Nasional dalam melaksanakan pemberkasan naskah dinas yang dibuat maupun yang diterima dan digunakan sebagai media komunikasi tertulis pimpinan. (2) Peraturan Kepala Lembaga ini bertujuan agar pelaksanaan administrasi dan persuratan di lingkungan Lembaga Penerbangan dan Antariksa Nasional menjadi tertib, lancar, memudahkan dalam penyajian, pengolahan, pengawasan, dan temu kembali naskah dinas yang masih diperlukan, serta sebagai sarana penunjang kelancaran pelaksanaan penyusutan arsip. (3) Ruang lingkup petunjuk teknis pemberkasan naskah dinas terdiri atas: a. pembukaan, jenis, klasifikasi, dan perlengkapan tata naskah dinas; b. pelaksanaan pemberkasan naskah dinas; dan c. pemeliharaan, penutupan, dan penyusutan tata naskah dinas.

3 - 3 - Pasal 2 Petunjuk teknis pemberkasan naskah dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 ayat (3) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala Lembaga ini. Pasal 3 Pada saat Peraturan Kepala Lembaga ini mulai berlaku, Peraturan Kepala Lembaga Penerbangan dan Antariksa Nasional Nomor PER/272/XII/2007 tentang Pedoman Sistem Tata Naskah LAPAN, dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

4 -4Pasal 4 Peraturan Kepala Lembaga ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 8 Januari 2020 KEPALA LEMBAGA PENERBANGAN DAN ANTARIKSA NASIONAL REPUBLIK INDONESIA, ttd. THOMAS DJAMALUDDIN Salinan sesuai dengan aslinya LEMBAGA PENERBANGAN DAN ANTARIKSA NASIONAL REPUBLIK INDONESIA Kepala Biro SDM, Organisasi dan Hukum Dra. ANIE RETNOWATI, M.Sc NIP

5 - 1 - LAMPIRAN PERATURAN KEPALA LEMBAGA PENERBANGAN DAN ANTARIKSA NASIONAL NOMOR 1 TAHUN 2020 TENTANG PETUNJUK TEKNIS PEMBERKASAN NASKAH DINAS LEMBAGA PENERBANGAN DAN ANTARIKSA NASIONAL BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Penyelenggaraan kearsipan harus sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan, sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan sebagaimana diamanatkan dalam ketentuan Pasal 9 ayat (3) Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 mengenai pengelolaan arsip dinamis, meliputi arsip vital, arsip terjaga, arsip aktif, dan arsip inaktif. Arsip aktif merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan mempunyai manfaat besar bagi penciptanya, baik sebagai bahan perencanaan, pengambilan keputusan, pengawasan, bukti akuntabilitas kinerja, dan lain-lain. Atas dasar pertimbangan tersebut maka arsip harus dikelola dengan benar sesuai dengan standar kearsipan. Pengelolaan arsip adalah suatu rangkaian proses kegiatan penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan, dan perawatan, serta penyimpanan arsip menurut sistem tertentu, dan sehingga dapat ditemukan dengan cepat dan tepat saat dibutuhkan. Pada proses pengelolaan arsip aktif tidak terlepas dari kegiatan pemberkasan, yang merupakan penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis, atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja. Pada petunjuk teknis Tata Naskah di lingkungan Lembaga, pemberkasan naskah dinas (surat masuk, surat keluar, dan naskah dinas lainnya) dilakukan dengan menggunakan Tata Naskah (Takah).

6 - 2 - Dokumen/naskah dinas yang tercipta maupun diterima dicatat dan dikelompokkan berdasarkan klasifikasi arsip. Pemberkasan Takah merupakan cara pengelolaan naskah dinas dengan menggunakan berbagai sarana pendukung seperti buku agenda naskah dinas masuk/keluar, map Takah, buku Takah, buku indeks persoalan, lembar catatan, buku ekspedisi, kartu pemeriksaan peredaran Takah. Pemberkasan dan distribusi naskah dinas dengan menggunakan pemberkasan Takah sampai saat ini masih digunakan untuk komunikasi tertulis antar pimpinan di Lembaga. Selain itu, pemberkasan Takah diyakini dapat menjamin keutuhan dan keamanan dokumen/naskah dinas yang dimiliki Lembaga di masa mendatang. Seiring bertambahnya tugas dan fungsi Lembaga yang diikuti dengan perubahan struktur organisasi, perlu dilakukan beberapa penyesuaian atau perubahan atas petunjuk teknis pemberkasan Takah dalam menunjang komunikasi antar pimpinan Lembaga. Penyesuaian atau perubahan tersebut perlu dilakukan terhadap beberapa pokok persoalan yang terdapat dalam naskah dinas yang tercipta maupun yang diterima, yang sudah tidak relevan lagi dengan kondisi organisasi Lembaga saat ini. Dengan adanya penyesuaian atau perubahan pada pemberkasan Takah diharapkan komunikasi tertulis antar pimpinan di Lembaga akan lebih optimal dan arsiparis maupun pengelola arsip dapat mengelola arsip aktifnya dengan mengikuti standar kearsipan yang berlaku. B. Maksud dan Tujuan 1. Maksud Petunjuk teknis pemberkasan Takah dimaksudkan sebagai pedoman atau acuan dalam melakukan pemberkasan naskah dinas yang tercipta maupun yang diterima dan digunakan sebagai media komunikasi tertulis pimpinan di setiap satuan kerja di lingkungan Lembaga. 2. Tujuan Tujuan petunjuk teknis Pemberkasan Takah adalah agar pelaksanaan administrasi dan persuratan di Lembaga menjadi tertib dan lancar, memudahkan penyajian, pengolahan, pengawasan, serta temu kembali naskah dinas yang masih diperlukan, dan juga sebagai sarana penunjang kelancaran pelaksanaan penyusutan arsip.

7 - 3 - C. Pengertian 1. Tata Naskah (Takah) Adalah penyelenggaraan komunikasi tertulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas, serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. 2. Pemberkasan Tata Naskah Adalah penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja. 3. Naskah Adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan LAPAN dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan. 4. Klasifikasi Arsip Adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan. 5. Arsip Adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 6. Arsip Dinamis Adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. 7. Unit Kearsipan Adalah unit kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan. 8. Unit Pengolah Adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya.

8 Pejabat yang berwenang Adalah pejabat yang memiliki kewenangan untuk membuka takah dan memberikan jawaban atau putusan akhir proses pada takah.

9 - 5 - BAB II PEMBUKAAN, SIFAT, DAN PERLENGKAPAN TAKAH A. Pembukaan Takah : Pembukaan Takah hanya dapat dilaksanakan atas permintaan/ perintah pejabat: 1. Kepala Lembaga; 2. Sekretaris Utama/Deputi; 3. Karo Kepala Biro/ Kepala Pusat Kapus/Inspektur; 4. Kabag Kepala Bagian/Kepala Bidang Kabid; 5. Ka. Kepala Balai/Stasiun. Naskah dinas yang dapat dibuka oleh pejabat pembuka Takah adalah: 1. Naskah dinas yang memerlukan proses lebih lanjut; 2. Naskah dinas yang mempunyai hubungan dengan Takah yang sudah ada sebagai Takah lanjutan; dan 3. Naskah dinas yang memiliki keterkaitan dengan naskah dinas lain; 4. Naskah dinas dengan pokok permasalahan baru yang belum pernah dibuat Takah. B. Sifat Takah Sifat Takah adalah pengelompokan Takah berdasarkan tingkat kerahasiaan dan kewenangan, ada dua sifat Takah, yaitu: 1. Rahasia Takah rahasia hanya dapat diproses/dibuka/dibaca oleh pejabat yang berwenang membuka takah dan disimpan ditempat khusus yang aman dan dikunci. 2. Biasa Takah biasa dapat diproses/dibuka/dibaca oleh pejabat yang berwenang sesuai ketentuan.

10 C. Perlengkapan Takah No Perlengkapan Takah terdiri dari: 1. Klasifikasi Arsip Klasifikasi Arsip disusun berdasarkan fungsi dan tugas pokok yaitu dengan pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan. Klasifikasi arsip di lingkungan Lembaga diatur tersendiri melalui Peraturan Lembaga. 2. Register/Agenda Naskah Masuk Adalah buku yang digunakan untuk mencatat/mengagendakan naskah dinas masuk. Register/Agenda naskah dinas masuk dikategorikan menjadi 2, yaitu: a. Register/Agenda Naskah Masuk Nomor Agenda dan Tanggal Penerimaan Naskah Digunakan untuk mencatat/mengagendakan naskah dinas masuk. Tabel 2.1: Register/Agenda Naskah Masuk Nomor Naskah Register/Agenda Naskah Masuk Tanggal Naskah Sifat Naskah Isi Ringkas Naskah Dari Kepada Unit Pengolah (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) Ket Keterangan: 1. No : diisi dengan nomor urut registrasi/agenda naskah dinas masuk 2. Nomor Agenda dan Tanggal : diisi dengan nomor agenda dan tanggal penerimaan naskah dinas masuk Penerimaan Naskah 3. Nomor Naskah : diisi dengan nomor naskah dinas masuk 4. Tanggal Naskah : diisi dengan tanggal naskah dinas masuk 5. Sifat Naskah : diisi dengan waktu penyampaian (biasa/segera/sangat segera) naskah dinas masuk

11 Isi Ringkas Naskah : diisi dengan isi ringkas naskah dinas masuk 7. Dari : diisi dengan asal naskah dinas masuk 8. Kepada : diisi dengan tujuan naskah dinas masuk 9. Unit Pengolah : diisi dengan unit pengolah 10. Ket : diisi dengan keterangan lain yang berkaitan, misalnya asli/copy, lengkap/tidak lengkap, kode klasifikasi, dll No b. Register/Agenda Naskah Masuk Rahasia Digunakan untuk mencatat/mengagendakan naskah dinas masuk yang bersifat rahasia. Contoh 2.2: Register/Agenda Naskah Masuk Rahasia Nomor Agenda dan Tanggal Penerimaan Naskah Register/Agenda Naskah Masuk Rahasia Nomor Naskah Tanggal Naskah Sifat Naskah Isi Ringkas Naskah Dari Kepada Unit Pengolah (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) Ket Keterangan: 1. No : diisi dengan nomor urut registrasi/agenda naskah dinas masuk rahasia 2. Nomor Agenda dan Tanggal : diisi dengan nomor agenda dan tanggal penerimaan naskah dinas masuk rahasia Penerimaan Naskah 3. Nomor Naskah : diisi dengan nomor naskah dinas masuk rahasia 4. Tanggal Naskah : diisi dengan tanggal naskah dinas masuk rahasia 5. Sifat Naskah : diisi dengan waktu penyampaian (biasa/segera/sangat segera) naskah dinas masuk rahasia 6. Isi Ringkas Naskah : diisi dengan isi ringkas naskah dinas masuk rahasia

12 Dari : diisi dengan asal naskah dinas masuk rahasia 8. Kepada : diisi dengan tujuan naskah dinas masuk rahasia 9. Unit Pengolah : diisi dengan unit pengolah 10. Ket : diisi dengan keterangan lain yang berkaitan, misalnya asli/copy, lengkap/tidak lengkap, kode klasifikasi, dll 3. Register/Agenda Naskah Keluar Adalah buku yang digunakan untuk mencatat/registrasi naskah dinas keluar. Register/agenda naskah dinas keluar sama halnya dengan point 2 a dan b di atas. No Contoh 2.3: Registrer/Agenda Naskah Keluar Tanggal Penerimaan Naskah Register/Agenda Naskah Keluar Nomor Naskah Tanggal Naskah Sifat Naskah Isi Ringkas Naskah Dari Kepada Ket (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) Keterangan: 1. No : diisi dengan nomor urut registrasi/agenda naskah dinas keluar 2. Tanggal Penerimaan : diisi dengan tanggal penerimaan naskah dinas keluar Naskah 3. Nomor Naskah : diisi dengan nomor naskah dinas keluar 4. Tanggal Naskah : diisi dengan tanggal naskah dinas keluar 5. Sifat Naskah : diisi dengan waktu penyampaian (biasa/segera/sangat segera) naskah dinas keluar 6. Isi Ringkas Naskah : diisi dengan isi ringkas naskah dinas keluar

13 Dari : diisi dengan asal naskah dinas keluar 8. Kepada : diisi dengan tujuan naskah dinas keluar 9. Ket : diisi dengan keterangan lain yang berkaitan, misalnya asli/copy, lengkap/tidak lengkap, kode klasifikasi, dll 4. Daftar Takah Daftar Takah adalah daftar arsip Takah yang telah tercipta. No Contoh 2.4: Daftar Takah Nama Unit Pengolah/Unit Kerja: Bagian Arsip/Biro Kerja Sama, Kode Klasifikasi Humas, dan Umum Uraian Informasi Takah/Berkas Kurun Waktu Jumlah Ket. Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip (1) (2) (3) (4) (5) (6) Keterangan: 1. No : diisi dengan nomor urut daftar Takah 2. Kode Klasifikasi : diisi dengan kode klasifikasi Takah 3. Uraian Informasi Takah/Berkas : diisi dengan uraian informasi Takah/berkas 4. Kurun Waktu : diisi dengan kurun waktu Takah 5. Jumlah : diisi dengan jumlah Takah 6. Ket. Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip : diisi dengan keterangan klasifikasi keamanan dan akses arsip

14 5. Daftar Isi Takah No Daftar Isi Takah adalah daftar arsip yang telah memberkas pada map Takah. Contoh 2.5: Daftar Isi Takah Nama Unit Pengolah/Unit Kerja: Bagian Arsip/Biro Kerja Sama, Nomor Takah/ Berkas Nomor Item Arsip Kode Klasifikasi Humas, dan Umum Uraian Informasi Isi Takah Tanggal Jumlah Ket. Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Keterangan: 1. No : diisi dengan nomor urut daftar isi Takah 2. Nomor : diisi dengan nomor Takah/berkas Takah/Berkas 3. Nomor Item Arsip : diisi dengan nomor item arsip 4. Kode Klasifikasi : diisi dengan kode klasifikasi isi Takah 5. Uraian Informasi : diisi dengan uraian informasi isi Takah Isi Takah 6. Tanggal : diisi dengan tanggal 7. Jumlah : diisi dengan jumlah 8. Ket. Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip : diisi dengan keterangan klasifikasi keamanan dan akses arsip 6. Buku Ekspedisi/Pengiriman Takah Buku Ekspedisi/Pengiriman Takah merupakan salah satu alat kontrol/pengendalian peredaran Takah serta menjadi bukti alur pengiriman dan penerimaan Takah tersebut. Contoh 2.6: Buku Ekspedisi/Pengiriman Takah No Tanggal Klasifikasi Perihal Kepada Tanda Tangan Pengiriman dan Nama Jelas (1) (2) (3) (4) (5) (6) Keterangan: 1. No : diisi dengan nomor urut buku

15 ekspedisi/pengiriman Takah 2. Tanggal : diisi dengan tanggal pengiriman Takah Pengiriman 3. Klasifikasi : diisi dengan kode klasifikasi Takah 4. Perihal : diisi dengan perihal Takah 5. Kepada : diisi dengan tujuan Takah 6. Tanda Tangan dan Nama Jelas : diisi dengan tanda tangan dan nama jelas penerima Takah 7. Nota Nota digunakan untuk menanyakan Takah yang beredar lebih dari 3 (tiga) hari. Contoh 2.7: Nota LEMBAGA PENERBANGAN DAN ANTARIKSA NASIONAL Jalan Pemuda, Persil No. 1, Jakarta Telepon (021) (Hunting), Faksimile (021) Laman: NOTA DINAS Nomor.../Kode Klasifikasi/Bulan/Tahun/Akronim ) ) Yth. :. Dari :. Hal :. Tanggal :. ) ).... ).... Tembusan: ) ) Nama Jabatan, ) ) Tanda Tangan ) ) Nama Lengkap dan Gelar

16 Map Takah Halaman depan map Takah berisi kolom-kolom yang memuat identitas Takah serta kolom tujuan pengiriman Takah pada ruang Diedarkan kepada, yang memberi paraf adalah Pengirim. Contoh 2.8: Map Takah

17 Lembar Catatan Lembar Catatan adalah petunjuk tertulis mengenai tindak lanjut/tanggapan terhadap naskah dinas masuk, ditulis secara jelas pada catatan/nota tindakan, tidak pada naskah dinasnya. Ketika didisposisikan, lembar catatan merupakan satu kesatuan dengan naskah dinas masuk. Contoh 2.9: Lembar Catatan Nomor Takah : Nomor Urut Lembar Catatan : LEMBAR CATATAN Yth. Catatan/Nota Tindakan Nomor Naskah Surat dari : Nomor Surat : Tanggal Surat : Hal : hh/bb/tt Tanda tangan Kabag/Kasubbag 10. Amplop Coklat Bertali untuk Peredaran Takah Rahasia a. Amplop Coklat bertali dimaksudkan sebagai sampul saat Takah beredar sehingga kata rahasia tidak terlihat dari luar. b. Hanya boleh dibuka oleh pejabat yang berkepentingan atau pegawai yang diberi wewenang untuk menyelesaikan naskah-naskah rahasia.

18 Contoh 2.10: Amplop Coklat Bertali untuk Peredaran Takah Rahasia 11. Kartu Pemeriksaan Peredaran Takah (KPPT) Dibuat bersama-sama waktu membuka Takah. Pencatatan harus dilakukan dengan sangat teliti untuk menjaga hilangnya/tertahannya suatu Takah atau guna menyusulkan surat-surat yang baru diterima harus dimasukkan dalam kotak kartu. Contoh 2.11: Kartu Pemeriksaan Peredaran Takah (KPPT) KARTU PEMERIKSAAN PEREDARAN TAKAH (KPPT) Lembaga Penerbangan dan Antariksa Nasional Nomor Takah : Perihal : Tanggal : RI Kirim tgl. Kepada Kembali tgl. Kirim tgl. Kepada Kembali tgl. Kirim tgl. Kepada Kembali tgl. 12. Perlengkapan Takah selain dalam bentuk buku/formulir/kartu, antara lain: a. Ordner untuk menyimpan KPPT b. Almari/tempat menyimpan Takah

19 BAB III PELAKSANAAN PEMBERKASAN NASKAH DINAS A. Tahapan Pemberkasan Naskah Secara umum proses pelaksanaan pemberkasan naskah dinas adalah sebagai berikut: 1. Mengidentifikasi naskah dinas dengan memperhatikan: a. Naskah dinas yang belum ada Takah perlu dibuka Takah baru dengan tahapan: 1) Menentukan pokok persoalan, anak persoalan, dan perihal pada naskah. 2) Mencatat atau menginput naskah ke dalam komputer dan buku agenda surat masuk/keluar. 3) Menata naskah ke dalam map Takah menurut urutan secara kronologis. 4) Merekam naskah pada disposisi/lembar catatan. b. Naskah dinas yang sudah ada Takah dimasukkan ke dalam Takah tersebut sesuai pokok persoalan, anak persoalan, dan perihal. 2. Menentukan klasifikasi naskah dinas untuk dimasukkan ke dalam Takah dengan mengacu pada Peraturan Lembaga tentang Klasifikasi Arsip di Lingkungan Lembaga. 3. Menyiapkan map Takah dan perlengkapan yang akan digunakan. 4. Mengendalikan Peredaran Takah. Pengendalikan Takah menggunakan perlengkapan sebagai berikut: a. Sampul/map Takah; b. Kartu Pemeriksaan Peredaran Takah; c. Nota ; dan d. Buku Ekspedisi. 5. Memproses Persoalan Pejabat yang diperkenankan untuk memproses penyelesaian naskah dinas yaitu: a. Jabatan Pimpinan Tinggi Utama; b. Jabatan Pimpinan Tinggi Madya; c. Jabatan Pimpinan Tinggi Pratama; d. Jabatan Administrator; dan e. Jabatan Pengawas.

20 Jawaban/Putusan Akhir Jawaban atau putusan akhir suatu persoalan berada pada Jabatan Pimpinan Tinggi Utama, Jabatan Pimpinan Tinggi Madya, dan pejabat lain yang ditunjuk. 7. Tindakan rutin terhadap Takah a. Meneliti Takah secara teratur atau periodik. b. Memelihara dan menyimpan Takah. c. Menutup Takah yang persoalannya telah selesai. d. Membuka kembali Takah yang telah ditutup atas perintah pejabat yang berwenang berdasarkan pertimbangan khusus. e. Melakukan penyerahan Takah inaktif ke unit kearsipan. B. Pengisian Sampul Takah Sampul Takah terdiri dari beberapa kolom yang harus diisi, yaitu: 1. Nomor Takah Nomor Takah diisi dengan kode klasifikasi mengacu pada Peraturan Lembaga tentang Klasifikasi Arsip di Lingkungan LAPAN sesuai dengan naskah dinas yang akan diberkaskan ke Takah. Contoh cara memberi kode klasifikasi adalah sebagai berikut: TU TU : Pokok Persoalan Ketatausahaan dan Kearsipan 01 : Anak Persoalan Kearsipan 00 : Perihal Pembinaan Format pengisian kolom Nomor Takah dapat dilihat pada contoh 3.1

21 Contoh 3.1: Format Pengisian Kolom Nomor Takah Pengisian Kolom Nomor Takah 2. Jadwal Retensi Arsip (JRA) Diisi dengan retensi arsip sesuai Peraturan Lembaga tentang JRA. Contoh cara mengisi retensi JRA sebagai berikut: a. Aktif: 2 Tahun b. Inaktif: 3 Tahun Format pengisian kolom JRA dapat dilihat pada contoh 3.2

22 Contoh 3.2: Format Pengisian Kolom Retensi JRA Pengisian Kolom JRA 3. Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis (KKAAD) Diisi dengan sifat informasi arsip sesuai Peraturan Lembaga tentang KKAAD. Contoh cara mengisi KKAAD sebagai berikut: Terbuka/Terbatas/Rahasia Format pengisian kolom KKAAD dapat dilihat pada contoh 3.3

23 Contoh 3.3: Format pengisian kolom KKAAD Pengisian Kolom KKAAD 4. Dibuka Tanggal Diisi dengan tanggal dibukanya Takah. Contoh cara mengisi Dibuka Tanggal sebagai berikut: 31 : Tanggal dibuka Takah Mei : Bulan dibuka Takah 2018: Tahun dibuka Takah Format pengisian kolom Dibuka Tanggal dapat dilihat pada contoh 3.4

24 Contoh 3.4: Format pengisian kolom Dibuka Tanggal Pengisian Kolom Dibuka Tanggal 5. Dibuka Oleh Diisi dengan akronim satuan kerja/pencipta arsip. Contoh cara mengisi Dibuka Oleh sebagai berikut: Kepala Biro KSHU Format pengisian kolom Dibuka Oleh dapat dilihat pada contoh 3.5

25 Contoh 3.5: Format pengisian kolom Dibuka Oleh Pengisian Kolom Dibuka Oleh 6. Pokok Persoalan Pokok persoalan merupakan pokok masalah (primer) bidang kegiatan yang menjadi fungsi utama satuan kerja atau kegiatan yang dianggap pokok. Pokok persoalan ditentukan berdasarkan: a. Kepentingan satuan kerja yang membuka Takah. b. Naskah dinas yang bersifat arahan (Peraturan, Penetapan, Penugasan), penentuan Pokok Persoalan berdasarkan pada:

26 - 22-1) Kepala/Judul Naskah. 2) Konsideran (Pertimbangan). 3) Diktum atau Isi Pokok. c. Naskah dinas korespondensi dan khusus, penentuan Pokok Persoalan berdasarkan pada: 1) Perihal. 2) Isi surat. Contoh cara mengisi kolom Pokok Persoalan sebagai berikut: Ketatausahaan dan Kearsipan Format pengisian kolom Pokok Persoalan dapat dilihat pada contoh 3.6

27 Contoh 3.6: Format Pengisian Kolom Pokok Persoalan Pengisian Kolom Pokok Persoalan 7. Anak Persoalan a. Anak Persoalan adalah jenis kegiatan yang merupakan bagian atau penjabaran dari pokok persoalan. b. Untuk menentukan Anak Persoalan menggunakan klasifikasi arsip. Contoh cara mengisi kolom Anak Persoalan sebagai berikut: Kearsipan Format pengisian kolom Anak Persoalan dapat dilihat pada contoh 3.7

28 Contoh 3.7: Format Pengisian Kolom Anak Persoalan Pengisian Kolom Anak Persoalan 8. Perihal a. Perihal Takah merupakan rincian dari Anak Persoalan dalam klasifikasi arsip. b. Perihal Takah tidak selalu sama dengan perihal surat. c. Penentuan perihal Takah sesuai dengan klasifikasi arsip. Contoh cara mengisi kolom Perihal sebagai berikut: Pembinaan Format pengisian kolom Perihal dapat dilihat pada contoh 3.8

29 Contoh 3.8: Format Pengisian Kolom Perihal Pengisian Kolom Perihal 9. Menunjuk Kepada Takah Nomor Hanya diisi dengan nomor Takah yang berkaitan dengan perihal/nomor Takah sebelumnya, juga berfungsi sebagai tunjuk silang. Contoh cara mengisi Menunjuk Kepada Takah Nomor sebagai berikut: TU TU : Pokok Persoalan Ketatausahaan dan Kearsipan 01 : Anak Persoalan Kearsipan 00 : Perihal Pembinaan

30 : Takah tahun sebelumnya Format pengisian kolom Menunjuk Kepada Takah Nomor dapat dilihat pada contoh 3.9 Contoh 3.9: Format Pengisian Kolom Menunjuk Kepada Takah Nomor Pengisian Kolom Menunjuk Kepada Takah Nomor

31 Diedarkan Pada kolom diedarkan terdapat kolom isian sebagai berikut: a. Kepada Diisi oleh Pejabat yang berwenang, ditujukan kepada pejabat yang menindaklanjuti proses Takah. b. Naskah (N) Diisi nomor urut naskah dalam Takah. c. Tanggal Diisi tanggal proses Takah. d. Pengirim Diisi oleh Pejabat yang berwenang. Contoh cara mengisi kolom Diedarkan sebagai berikut: Kepada : Ka.LAPAN N : 1 Tanggal : 31 Mei 2018 Pengirim : Kabag Arsip Format pengisian kolom Diedarkan dapat dilihat pada contoh 3.10

32 Contoh 3.10: Format Pengisian Kolom Diedarkan Pengisian Kolom Diedarkan 11. Ajukan Kembali Diisi oleh pejabat yang menangani urusan persuratan di masing-masing satuan kerja ketika ada permintaan naskah dinas yang telah selesai diproses untuk diajukan kembali. Pada kolom diajukan kembali terdapat kolom isian sebagai berikut: a. Kepada Diisi oleh Pejabat yang berwenang, ditujukan kepada pejabat yang menindaklanjuti proses Takah.

33 b. Naskah (N) Diisi nomor urut naskah dalam Takah. c. Tanggal Diisi tanggal proses Takah. d. Pengirim Diisi oleh Pejabat yang berwenang. Contoh cara mengisi kolom Ajukan Kembali sebagai berikut: Kepada : Ka.LAPAN N : 1 Tanggal : 1 Juni 2018 Pengirim : Kabag Arsip Format pengisian kolom Ajukan Kembali dapat dilihat pada contoh 3.11

34 Contoh 3.11: Format Pengisian Kolom Ajukan Kembali Pengisian Kolom Ajukan Kembali 12. Simpan Diisi oleh pejabat yang berwenang setelah persoalan selesai/dilanjutkan ke Takah selanjutnya dengan klasifikasi yang sama. Pada kolom simpan terdapat kolom isian sebagai berikut: a. Tanggal Diisi tanggal tutup takah. b. Tanda Tangan Diisi tanda tangan Pejabat yang berwenang.

35 Contoh cara mengisi kolom Simpan sebagai berikut: Tanggal : 31 Mei 2019 Tanda tangan : pejabat yang berwenang Format pengisian kolom Simpan dapat dilihat pada contoh 3.12 Contoh 3.12: Format Pengisian Kolom Simpan Pengisian Kolom Simpan

36 Catatan Diisi dengan Untuk disimpan harus di tandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab atas Takah ini Format pengisian kolom Simpan dapat dilihat pada contoh 3.13 Contoh 3.13: Format Pengisian Kolom Catatan Pengisian Kolom Catatan

37 C. Mencatat Naskah No Semua naskah dinas yang akan dimasukkan ke dalam Takah terlebih dahulu dicatat dalam: 1. Registrasi/Agenda Naskah Masuk Petugas Takah meregistrasi/mengagenda naskah dinas masuk sesuai contoh Contoh 3.14: Format Registrasi/Agenda Naskah Masuk Nomor Agenda dan Tanggal Penerimaan Naskah Masuk Nomor Naskah Masuk Registrasi/Agenda Naskah Masuk Tanggal Naskah Masuk Sifat Naskah Masuk Isi Ringkas Naskah Masuk Dari Kepada Unit Pengolah (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) Ket 2. Registrasi/Agenda Naskah Keluar Petugas Takah meregistrasi/mengagenda naskah dinas keluar sesuai contoh No Contoh 3.15: Format Registrasi/Agenda Naskah Keluar Tanggal Penerimaan Surat Registrasi/Agenda Naskah Keluar Nomor Surat Tanggal Surat Sifat Surat Isi Ringkas Surat Dari Kepada (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) Ket 3. Daftar Takah Petugas Takah membuat daftar takah agar dapat diketahui banyaknya Takah yang dibuka sesuai contoh 3.16.

38 Contoh 3.16: Daftar Takah Nama Unit Pengolah/Unit Kerja: Bagian Arsip/Biro Kerja Sama, Humas, dan Umum No Kode Klasifikasi Uraian Informasi Takah/Berkas Kurun Waktu Jumlah Seri Ket. Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) D. Menata Naskah Setiap naskah dinas yang sudah dicatat dalam registrasi/agenda dan daftar Takah dimasukkan dalam map Takah dengan ketentuan sebagai berikut: 1. Berkas naskah dinas ditempatkan di sebelah kanan, sedangkan berkas disposisi/lembar catatan ditempatkan di sebelah kiri map. 2. Urutannya harus kronologis menurut urutan tanggal terima. 3. Naskah dinas yang pertama berada dibagian paling bawah, sedangkan naskah dinas yang terakhir diterima berada paling atas. 4. Setiap naskah dinas diberi kode N-... dan diberi nomor yang dilingkari. Contoh 3.17: Format Kode dan Nomor Naskah N-1, N 2, dan seterusnya. 5. Apabila ada naskah dinas yang memiliki lampiran harus diberi nomor yang sama, ditambah dengan huruf A, B, C, dan seterusnya. Contoh 3.18: Format Kode, Nomor dan Huruf Naskah N 1A, N 1B, dan seterusnya. 6. Isi Takah harus sesuai dengan klasifikasi arsip. Kesalahan dalam penentuan klasifikasi arsip, baik dalam bentuk lampiran atau catatan harus dipindahkan ke dalam Takah yang sesuai dan dibuat tunjuk silang. 7. Jumlah naskah dinas dalam satu Takah, tergantung pada kebijakan, sesuai dengan penyelesaian persoalan. 8. Takah yang sudah penuh, dapat dilanjutkan dengan Takah lanjutan yang diberi nomor urut angka romawi pada sebelah kanan atas sampul Takah.

39 Contoh 3.19: Format Nomor Urut Romawi Takah Pengisian Nomor Urut Romawi Takah E. Merekam Naskah dalam Disposisi/Lembar Catatan 1. Disposisi/lembar catatan dipergunakan sebagai sarana komunikasi pimpinan untuk memberikan instruksi, meneruskan pendapat dan merekam pembicaraan-pembicaraan perihal penyelesaian persoalan dalam Takah, catatan-catatan pendek mengenai tindakan yang diambil, usul-usul serta keputusan atasan dimuat pada disposisi/lembar catatan.

40 Disposisi/lembar catatan harus ditempatkan pada sebelah kiri sampul Takah disusun secara kronologis. Hal-hal yang perlu diperhatikan pada disposisi/lembar catatan: a. Pada sudut kiri atas setiap disposisi/lembar catatan harus ditulis nomor Takah. b. Pada sudut kiri atas setiap disposisi/lembar catatan ditulis nomor urut lembar catatan. c. Setiap catatan naskah dalam disposisi/lembar catatan harus diakhiri dengan sebutan akronim jabatan, tanda tangan, nama, dan tanggal. F. Peredaran Takah Peredaran Takah harus dilaksanakan dengan tertib dan lancar dengan cara sebagai berikut: 1. Setelah naskah dinas dan disposisi/lembar catatan diberkaskan serta dicatat dengan baik, maka Takah diteruskan kepada pejabat yang berkepentingan untuk mendapatkan tanggapan/jawaban/keputusan mengenai persoalannya. 2. Apabila pejabat pertama memerlukan saran/bantuan pejabat lain, maka Takah dapat diteruskan kepada pejabat lain yang diinginkan. 3. Peredaran Takah harus selalu diawasi dan dimonitor oleh pejabat yang menangani urusan persuratan di masing-masing satuan kerja. 4. Pengendalian Takah dilakukan secara terpusat (sentralisasi) di unit yang menangani urusan persuratan di masing-masing satuan kerja. 5. Perlengkapan Takah yang dipakai untuk mengendalikan peredaran Takah adalah sebagai berikut: a. Klasifikasi Arsip. b. Registrasi/Agenda Naskah Masuk. c. Registrasi/Agenda Naskah Keluar. d. Daftar Takah. e. Daftar Isi Takah. f. Buku Ekspedisi/Pengiriman Takah. g. Nota. h. Map Takah. i. Lembar Catatan. j. Sampul Coklat Bertali untuk Peredaran Takah Rahasia. k. Kartu Pemeriksaan Peredaran Takah (KPPT).

41 l. Perlengkapan Takah selain dalam bentuk buku/formulir/kartu, yaitu Ordner dan lemari. 6. Urutan Dalam Pengendalian Takah : a. Petugas Takah di unit yang menangani urusan persuratan di masing-masing satuan kerja menyiapkan KPPT untuk setiap Takah yang dibuka. b. Waktu mengajukan Takah, tanggal pengajuan dan akronim jabatan dicatat pada KPPT oleh petugas Takah. c. Apabila Takah telah dikembalikan kepada unit yang menangani urusan persuratan di masing-masing satuan kerja, maka catatan dicoret dan dibubuhi paraf oleh petugas Takah yang bertanggung jawab terhadap pengendalian peredaran Takah. d. Pejabat yang menerima Takah, setelah membaca dan mempelajari naskahnya, akan memberi jawaban, tanggapan/keputusan pada disposisi/lembar catatan dan membubuhkan tandatangan. e. Selanjutnya bila pejabat menginginkan saran/tanggapan atau tindakan dari pejabat lain, mengisi kolom Yth pada disposisi/lembar catatan mengenai pejabat yang diinginkan dan mengisi catatan pada sampul takah di kolom diedarkan. f. Takah dikirim kembali ke unit yang menangani urusan persuratan di masing-masing satuan kerja untuk diteruskan kepada pejabat lain sesuai dengan catatan pada kolom diedarkan. g. Catatan pada kolom diedarkan dicatat di KPPT oleh petugas Takah. h. Setelah membaca/mengetahui catatan pada Disposisi/Lembar Catatan yang dibuat oleh pejabat, maka pejabat yang menerima Takah diwajibkan mencoret kolom diedarkan pada sampul Takah. 7. Pengendalian Peredaran Takah Untuk dapat mengendalikan peredaran Takah dengan baik berikut ini diberikan petunjuk: a. Penyerahan Takah dari pejabat kepada pejabat lain harus melalui unit yang menangani urusan persuratan di masing-masing satuan kerja untuk dikendalikan peredarannya. b. Penyerahan Takah harus dilengkapi dengan bukti yang menggunakan Buku Ekspedisi Takah. c. Seorang pejabat memproses Takah maksimal 3 hari kerja.

42 d. Pejabat yang menangani urusan persuratan di masing-masing satuan kerja membuat nota dinas bila mengetahui bahwa sebuah Takah sudah lama beredar dan belum kembali atau dapat menanyakan Takahnya kepada pejabat yang bersangkutan. G. Ketentuan Khusus Hal-hal yang harus diperhatikan agar sistem Takah berjalan dengan baik: 1. Proses penyelesaian persoalan mengikuti prosedur yang berlaku. 2. Persoalan yang telah di Takahkan harus ditangani sampai selesai. 3. Pejabat-pejabat yang diperkenankan menulis pada disposisi/lembar catatan ditentukan dan dibatasi sebagai berikut: a. Pejabat Tinggi Utama b. Pejabat Tinggi Madya c. Pejabat Tinggi Pratama d. Pejabat Adminsitrator e. Pejabat Pengawas f. Pejabat lain yang berhubungan dengan persoalan yang sedang dibahas 4. Pejabat yang menangani urusan persuratan di masing-masing satuan kerja bertanggungjawab terhadap kebenaran isi Takah, keamanan, kerahasiaan serta penyampaian berita. 5. Catatan/Nota Tindakan Apabila seorang pejabat telah melaksanakan sesuatu tindakan berdasarkan perintah yang diterimanya, maka tindakan tersebut perlu direkam dalam lembar catatan oleh pejabat yang bersangkutan. 6. Takah tidak dibenarkan dibawa pulang dengan alasan apapun. 7. Takah tidak dibenarkan dibaca oleh seseorang yang tidak berwenang/berkepentingan. H. Tindakan Khusus Terhadap Takah 1. Konsep Naskah Apabila diperlukan konsep naskah dinas diperlakukan sebagai naskah dinas biasa, yaitu diberi nomor naskah dinas dan diberkaskan dalam Takah disebelah kanan.

43 Pemindahan Naskah dan Disposisi/Lembar Catatan Naskah dinas dan disposisi/lembar catatan dapat dipindahkan dari satu Takah ke Takah lainnya, karena adanya kesalahan klasifikasi pada naskah dinas. Pada disposisi/lembar catatan yang dipindahkan diberi alasan. Contoh 3.20: Format Pemindahan Naskah dan Disposisi/Lembar Catatan N 12 dipindahkan atas perintah dari pejabat... ke dalam Takah nomor... dan diberi nomor naskah 3. Penggunaan Tunjuk Silang a. Tunjuk Silang Antar Naskah Dimaksudkan untuk membantu pimpinan dalam menanggapi suatu persoalan dengan naskah lain yang berkaitan. Dalam tunjuk silang pejabat yang menangani urusan persuratan di masing-masing satuan kerja menunjuk beberapa naskah yang mempunyai kaitan dengan naskah yang terakhir pada disposisi/lembar catatan. Contoh 3.21: Format Tunjuk Silang Antar Naskah N 9 : Kode naskah dinas : Menunjuk kepada naskah N 2 : Kode naskah dinas

44 Nomor Takah : Nomor Urut Lembar Catatan : LEMBAR CATATAN Yth. Catatan/Nota Tindakan Nomor Naskah Surat dari : Nomor Surat : Tanggal Surat : Hal : hh/bb/tt Tanda tangan Kabag/Kasubbag N 9 N 2 b. Tunjuk Silang Antar Takah Dimaksudkan untuk membantu pimpinan dalam menanggapi suatu persoalan, bahwa persoalan yang sedang dibahas mempunyai data atau informasi dalam takah lain. Dalam tunjuk silang petugas Takah menuliskan pada kolom Menunjuk kepada Takah Nomor. Contoh tunjuk silang antar takah dapat dilihat pada contoh 3.6. I. Tindakan Rutin Terhadap Takah Petugas Takah secara rutin harus melakukan hal-hal sebagai berikut: 1. Memeriksa naskah dan disposisi/lembar catatan tidak ada yang hilang/rusak. 2. Memeriksa naskah dan disposisi/lembar catatan yang telah dibaca atau diketahui tetapi belum ditanggapi oleh pejabat yang berwenang. 3. Memeriksa disposisi/lembar catatan yang telah ditandatangani oleh pejabat yang bersangkutan.

45 Memeriksa catatan pada map Takah, sampul Takah dan disposisi/lembar catatan. 5. Memeriksa KPPT pada semua Takah yang sedang beredar. 6. Memeriksa Takah yang diminta untuk diajukan kembali. 7. Memeriksa Takah yang kembali dan mencantumkan tanggal kembali Takah pada KPPT. J. Penyimpanan Takah 1. Takah yang sudah selesai diproses, disimpan di unit yang menangani urusan persuratan di masing-masing satuan kerja. 2. Takah disimpan dalam lemari Takah berdasarkan klasifikasi arsip.

46 BAB IV PEMELIHARAAN, PENUTUPAN, DAN PENYUSUTAN TAKAH A. Pemeliharaan Takah Pemeliharaan Takah dan isinya harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut: 1. Naskah dinas dan disposisi/lembar catatan tidak boleh terlipat, robek, atau kotor. 2. Naskah dinas dan disposisi/lembar catatan yang rusak harus diperbaiki sehingga dapat digunakan kembali. 3. Map Takah yang rusak, diganti dengan map Takah yang baru, dengan menyelamatkan bagian kolom Diedarkan, kolom Ajukan Kembali, dan kolom Simpan, dengan cara bagian tersebut digunting dan ditempelkan di map Takah yang baru. 4. Naskah dinas dilindungi dengan dimasukkan kedalam plastik naskah. B. Penutupan Takah 1. Takah ditutup setiap 1 (satu) tahun. 2. Takah yang telah selesai persoalannya ditutup dengan membuat catatan pada kolom simpan, yang diperkenankan mengisi kolom simpan adalah pejabat yang berwenang pada unit yang menangani urusan persuratan di masing-masing satuan kerja. 3. Persoalan yang telah ditutup akan dibuka kembali jika ada perkembangan baru terhadap persoalan yang dinyatakan telah selesai dan membuka Takah baru dengan persoalan yang sama. C. Penyusutan Takah Takah yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah jauh menurun, dipindahkan dari unit yang menangani urusan persuratan di masing-masing satuan kerja ke Unit Kearsipan. KEPALA LEMBAGA PENERBANGAN DAN ANTARIKSA NASIONAL REPUBLIK INDONESIA, ttd. THOMAS DJAMALUDDIN