Peranan Komunikasi Terhadap Karyawan untuk Meningkatkan Aktivitas Kinerja Karyawan pada PT. Pos Indonesia- Medan

Transkripsi

1 Universitas Sumatera Utara Repositori Institusi USU Departemen Manajemen Kertas Karya Diploma (Kesekretariatan) 2016 Peranan Komunikasi Terhadap Karyawan untuk Meningkatkan Aktivitas Kinerja Karyawan pada PT. Pos Indonesia- Medan Saragih, Samuel Universitas Sumatera Utara Downloaded from Repositori Institusi USU, Univsersitas Sumatera Utara

2 TUGAS AKHIR PERANAN KOMUNIKASI TERHADAP KARYAWAN UNTUK MENINGKATKAN AKTIVITAS KINERJA KARYAWAN PADA PT. POS INDONESIA- MEDAN OLEH : SAMUEL SARAGIH PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS MEDAN 2016

3 LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR NAMA : SAMUEL SARAGIH NIM : PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN JUDUL : PERANAN KOMUNIKASI TERHADAP KARYAWAN UNTUK MENINGKATKAN AKTIVITAS KINERJA KARYAWAN PADA PT.POS INDONESIA- MEDAN Tanggal: KETUA PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM NIP Tanggal: DEKAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS Prof. Dr. Ramli, SE, MS NIP

4 PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR NAMA : SAMUEL SARAGIH NIM : PROGRAM STUDI : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN JUDUL : PERANAN KOMUNIKASI TERHADAP KARYAWAN UNTUK MENINGKATKAN AKTIVITAS KINERJA KARYAWAN PADA PT.POS INDONESIA- MEDAN Medan, Desember 2016 Menyetujui Dosen Pembimbing Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM NIP

5 KATA PENGANTAR Puji dan syukur penulis ucapkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas segala berkatnya sehingga penulisan Tugas Akhir ini dapat terselesaikan. Tugas Akhir yang berjudul Peranan dan Fungsi Perlengkapan Terhadap Efektifitas Proses Belajar Mengajar (PBM) di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara dimaksudkan untuk memenuhi sebagian syarat penyelesaian studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. Dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini penulis juga tidak lepas dari bimbingan, bantuan dan pengarahan dari berbagai pihak, untuk itu penulis mengucapkan terima kasih kepada : 1. Bapak Prof. Dr. Runtung Sitepu, SH, M.Hum, selaku Rektor Universitas Sumatera Utara. 2. Bapak Prof. Dr. Ramli, SE, MS, selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. 3. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM, selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara dan juga selaku Dosen Pembimbing yang dengan sabar membimbing penulis dalam menyelesaikan penulisan Tugas Akhir ini. i

6 4. Ibu Magdalena Linda L. Sibarani, SE, M.Si, selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. 5. Seluruh Dosen Pengajar dan Pegawai Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara. 6. Seluruh Pegawai Tata Usaha Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara yang berinteraksi langsung maupun tidak langsung kepada penulis. 7. Teristimewa kepada Mama yang selalu memeberikan dukungan yang lebih serta selalu bekerja keras, supaya tetap bisa melanjutkan studi dan Papa yang sudah berada di Surga, Terimakasih atas Kerja Keras Mu selama ini tetapi Kau tidak bisa bersama di saat mengakhiri masa studi ini, Tenanglah di sana dan Papa tetaplah yang Terbaik, serta keluarga penulis yang selalu memberikan cinta kasihnya, doa, dukungan dan motivasi. Terima kasih atas pengorbanan yang tidak ternilai. 8. Yang tersayang sahabat-sahabat penulis Agnes Pinem, Elmaidan Wula Sary Sebayang, Doni R Butar-butar, Oktavianda, Rosnita Seven Ana, Erwin Karnio, Marsel Kennedy, Syaoqhi Mhd akbar, Ludrio Manurung, Ira Yanti Simangunsong, Dewi Hanny, Alegra Nainggolan, Winanda Nainggolan dan Nency Nainggolan yang selalu memberikan dukungan dan motivasi serta persahabatan yang tidak akan pernah penulis lupakan. 9. Yang tersayang Kakak Nova Saragih, Kakak Rini Saragi, Kakak Jesika Saragih dan Adikku Alex Saragih yang selalu setia menemani penulis ii

7 dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini. Terkhusunya buat Agnez Mo atas karya dan lagu yang selalu memberi Semangat dan Motivasi 10. Seluruh teman-teman Stambuk 2013 khususnya Grup C yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu. Terima kasih atas pertemanan selama masa perkuliahan. Disadari sepenuhnya bahwa dalam penulisan Tugas Akhir ini masih terdapat berbagai kekurangan kekurangan. Oleh karena itu, dengan segala kerendahan hati penulis menerima kritik dan saran yang membangun dari semua pihak. Akhir kata penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu penulis sehingga Tugas Akhir ini dapat diselesaikan. Medan, Desember 2016 Penulis Samuel Saragih iii

8 DAFTAR ISI Halaman Kata Pengantar... Daftar Isi... Daftar Tabel... Daftar Gambar... BAB I PENDAHULUAN... A. Latar Belakang Masalah... B. Rumusan Masalah... C. Tujuan Penelitian... D. Jadwal Kegiatan... E. Sistematika Penulisan... BAB II PROFIL INSTANSI... A. Sejarah Sinkat Kantor PT.POS INDONESIA-Medan... B. Kantor Pusat dan Cabang PT.POS INDONESIA-Medan... C. Agen Pos yang berada di Kantor PT.POS INDONESIA- Medan... D. Visi, Misi, Tagline dan Credo... E. GOOD COORPORATE GOVERNANCE... F. Tata Nilai Dasar Perusahaan... G. Struktur Organisasi... H. Uraian Tugas dan Fungsi PT.POS INDONESIA-Medan... I. Logo dan Makna PT.POS INDONESIA-MEDAN... iv

9 BAB III PEMBAHASAN... A. Pengertian Komunikasi... B. Unsur-unsur Komunikasi... C. Bentuk-bentuk Komunikasi... D. Proses Komunikasi... E. Fungsi Komunkasi dalam Organisasi... F. Pola Komunikasi dalam Suatu Organisasi... G. Pengertian Aktivitas Kerja... H. Peranan Komunikasi... BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN... A. Kesimpulan... B. Saran... DAFTAR PUSTAKA... v

10 DAFTAR TABEL No. Judul Halaman Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan... vi

11 DAFTAR GAMBAR No. Judul Halaman Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT.POS INDONESIA-MEDAN... Gambar 2.2 Logo PT.POS INDONESIA-MEDAN... vii

12 BAB I PENDAHULUAN A.Latar Belakang Masalah Komunikasi merupakan aktifitas manusia yang sangat penting. Bukan hanya dalam kehidupan organisasi, namun dalam kehidupan manusia secara umum. Komunikasi merupakan hal yang esensial dalam kehidupan kita. Kita semua berinteraksi dengan sesama dengan cara melakukan komunikasi. Komunikasi dapat dilakukan dengan cara yang sederhana sampai yang kompleks, dan teknologi kini telah merubah cara manusia berkomunikasi secara drastis.komunikasi tidak terbatas pada kata-kata yang terucap belaka, melainkan bentuk dari apa saja interaksi, senyuman, anggukan kepala yang membenarkan hati, sikap badan, ungkapan minat, sikap dan perasaan yang sama. Diterimanya pengertian yang sama adalah merupakan kunci dalam komunikasi. Tanpa penerimaan sesuatu dengan pengertian yang sama, maka yang terjadi adalah dialog antara orang satu. Menurut Ellen etal., (2006:15) Komunikasi adalah pengiriman informasi dan makna dari suatu individu atau kelompok ke individu atau kelompok lainnya Komunikasi merupakan faktor yang sangat penting bagi kehidupan serta perusahaan, Komunikasi sangat penting untuk menjalin hubungan kerjasama antaramanusaia yang terlibat dalam suatu perusahaan, dan mempunyai pengaruh yang sanagt besar dalam proses pencapaian tujuan perusahaan tersebut. 1

13 2 Komunikasi akan memungkinkan setiap pegawai perusahaan untuk melakukan interaksi yang sangat membantu. Tujuan organisasi tidak akan tercapai apabila tanpa manajemen dan komunikasi. Manajemen tidak akan mungkin ada tanpa organisasi. Manajemen ada, jika ada tujuan yang akan dicapai dan diselesaikan. Korelasi antara ilmu komunikasi dengan organisasi terletak pada peninjauannya yang terfokus pada manusia-manusia yng terlibat dalam mencapai tujuan organisasi.tujuan organisasi juga tidak terlepas dari peran pemimpin. Pemimpin yang baik adalah pemimpin yang mampu menguasai komunikasi dengan baik pula. Dengan penguasaan komunikasi yang baik seorang pemimpin memiliki nilai tambah, baik dalam kehidupannya secara umum, maupun dalam mengkontribusikan dirinya di tempat kerja, sehingga lebih produktif.komunikasi juga dikatakan sebagai inti dari kepemimpinan. Kepemimpinan yang efektif dapat dicapai melalui proses komunikasi yang dilakukan oleh pemimpin kepada anggotanya. Visi pemimpin bisa saja bagus, namun tanpa komunikasi yang efektif, maka visi tersebut tidak akan pernah bisa terwujud. Dalam mengkomunikasikan visi, maka pemimpin harus bisa menyampaikan suatu gambaran di masa depan yang mendorong antusiasme serta komitmen orang lain. B. Rumusan Masalah Uraian latar belakang masalah yang telah di kemukakan sebelumnya,maka perumusan masalah dari penelitian ini adalah : Seberapa besar peranan komunikasi terhadap karyawan untuk meningkatkan aktifitas Kinerja karyawan pada PT POS INDONESIA (PERSERO)-MEDAN?

14 3 C. Tujuan Penelitian Adapun tujuan dari penulis adalah : a.untuk Mengetahui Bagaimana Penerapan Komunikasi pada PT.POS INDONESIA (PERSERO ) -MEDAN b.untuk Mengetahui Bagaimana Perananan Komunikasi pada perusahaan dalam mengadakan Komunikasi dengan pihak-pihak yang melakukan Komunikasi untuk meningkatkan efiseinsi kerja D. Manfaat Penelitian Adapun yang menjadi manfaat dari penelitian yang dilakukan peneliti adalah : 1. Untuk mengetahui faktor peranan komunikasi yang paling besar pengaruhnya tehadap efektivitas kinerja karyawan kantor PT.POS INDONESIA (PERSERO ) MEDAN 2. Untuk memberikan gambaran yang nyata pada peneliti, bagaimana Komunikasi tersebut diterapkan secara efektif dalam meningkatkan kinerja karyawan pada PT.POS INDONESIA (PERSERO)-MEDAN 3. Bagi peneliti selanjutnya, diharapkan dapat meningkatkan motivasi guna memiliki pengetahuan yang lebih luas dan bisa digunakan untuk refrensi bagi mahasiswa yang kelak membutuhkannya

15 4 E. Jadwal Survey / Observasi 1.Lokasi dan waktu penelitian Penelitian ini dilakukan pada Kantor PT,POS INDONESIA (PERSERO)- MEDAN, Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1,1 di bawah ini Tabel 1.1 Jadwal Penelitian dan Penyusunan Tugas Akhir NO KEGIATAN Oktober 2016 November Persiapan 2 Pengumpulan Data 3 Penulisan Laporan Sumber : Penulis (2016) 2. Sumber Data Data yang diperoleh langsung dari objek penelitian A. Data primer Merupakan Data yang di peroleh langsung dari tempat saya meneliti, yaitu dari Kantor Pos Medan khusunya di bagian Bussines Mail Services (BMS) B. Data sekunder Merupakan data yang diperoleh dari berbagai buku literatur seperti, bukubuku bacaan, dan tulisan-tulisan yang behubungan dengan topik yang akan dibahas oleh penulis

16 5 F.Sistematika Penulisan Agar pembahasan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan terarah, maka penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir ini dalam 4 (empat) Bab, yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap penting dan relevan dengan judul Tugas Akhir ini dapat terarah dan sistematis BAB I : PENDAHULUAN Menjelaskan secara ringkas mengenai Latar Belakang Masalah, Perumusan Masalah, Tujuan Penelitian, Manfaat Penelitian, Sistematika penelitian yang terdiri dari Jadwal Penelitian dan Metode Penelitian, Sistematika Penelitian BAB II : PROFIL INSTANSI Memaparkan secara ringkas mengenai Ruang Lingkup Perusahaan, Visi Misi,Struktur Organisasi, Job Description, Logo dan Rencana Kegiatan Perusahaan BAB III : PEMBAHASAN Dalam Bab ini Penulis mencoba untuk menguraikan mengenai Pengertian Komunikasi, Unsur-unsur Komunikasi, Bentuk-bentuk Komunikasi, Proses Komunikasi, Hubungan Komunikasi dengan Aktivitas Karyawan serta Peranan Komunikasi terhadap Karyawan untuk Meningkatkan Aktivitas Kinerja Karyawan pada PT.POS INDONESIA-MEDAN

17 6 BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN Menjelaskan Kesimpulan secara menyeluruh sesuai dengan topic penelitian keeduian menguraikan penelitian secara menyeluruh

18 BAB II PROFIL INSTANSI A. Sejarah Singkat Kantor PT.Pos Indonesia-Medan Sejarah mencatat keberadaan Pos Indonesia begitu panjang, Kantor pos pertama didirikan di Batavia (sekarang Jakarta) oleh Gubernur Jendral G.W Baron van Imhoff pada tanggal 26 Agustus 1746 dengan tujuan untuk lebih menjamin keamanan surat-surat penduduk, terutama bagi mereka yang berdagang dari kantor-kantor di luar Jawa dan bagi mereka yang datang dari dan pergi ke Negeri Belanda. Sejak itulah pelayanan pos telah lahir mengemban peran dan fungsi pelayanan kepada publik.setelah Kantorpos Batavia didirikan, maka empat tahun kemudian didirikan Kantorpos Semarang untuk mengadakan perhubungan pos yang teratur antara kedua tempat itu dan untuk mempercepat pengirimannya. Rute perjalanan pos kala itu ialah melalui Karawang, Cirebon dan Pekalongan. Perubahan Status Kantor Pos Medan : Pos Indonesia telah beberapa kali mengalami perubahan status mulai dari Jawatan PTT (Post, Telegraph dan Telephone). Badan usaha yang dipimpin oleh seorang Kepala Jawatan ini operasinya tidak bersifat komersial dan fungsinya lebih diarahkan untuk mengadakan pelayanan publik. Perkembangan terus terjadi hingga statusnya menjadi Perusahaan Negara Pos dan Telekomunikasi (PN Postel). Mengamati perkembangan zaman dimana sektor pos dan telekomunikasi berkembang sangat pesat, maka pada tahun 1965 berganti menjadi Perusahaan Negara Pos dan Giro (PN Pos dan Giro), dan pada tahun 1978 berubah menjadi 7

19 8 Perum Pos dan Giro yang sejak ini ditegaskan sebagai badan usaha tunggal dalam menyelenggarakan dinas pos dan giropos baik untuk hubungan dalam maupun luar negeri. Selama 17 tahun berstatus Perum, maka pada Juni 1995 berubah menjadi Perseroan Terbatas dengan nama PT Pos Indonseia Dengan berjalannya waktu, Pos Indonesia kini telah mampu menunjukkan kreatifitasnya dalam pengembangan bidang perposan Indonesia dengan memanfaatkan insfrastruktur jejaring yang dimilikinya yang mencapai sekitar 24 ribu titik layanan yang menjangkau 100 persen kota/kabupaten, hampir 100 persen kecamatan dan 42 persen kelurahan/desa, dan 940 lokasi transmigrasi terpencil di Indonesia. Seiring dengan perkembangan informasi, komunikasi dan teknologi, jejaring Pos Indonesia sudah memiliki Kantorpos online, serta dilengkapi elektronic mobile pos di beberapa kota besar. Semua titik merupakan rantai yang terhubung satu sama lain secara solid & terintegrasi. Sistem Kode Pos diciptakan untuk mempermudah processing kiriman pos dimana tiap jengkal daerah di Indonesia mampu diidentifikasi dengan akurat. Kantor Pos Medan adalah kantor pos besar di Medan, Indonesia. Dibuka pada tahun 1911, kantor pos ini adalah salah satu bangunan bersejarah yang hingga kini masih berdiri kokoh di Medan. Bangunan ini masih tetap mempertahankan fungsinya hingga kini.letaknya di pusat kota Medan, tepatnya di seberang Lapangan Merdeka dan Hotel Dharma Deli. Di depannya terdapat air mancur yang didedikasikan pada salah seorang pionir kota Medan modern, Jacob Nienhuys (sudah berubah bentuk). Tidak jauh dari Kantor Pos Medan, ada pula pusat kuliner Merdeka Walk yang populer.

20 9 Gaya arsitektur Belanda yang masih kental, mirip dengan gaya arsitektur jembatan Titi Gantung di dekat stasiun, dan memang dipertahankan hingga sekarang. Kantor Pos Medan diarsiteki oleh salah seorang arsitek Belanda, Snuyf, yang juga merancang Kantor Ledeng Palembang. Bangunan ini memiliki luas 1200 meter persegi, dengan tinggi mencapai 20 meter. Kantor pos yang terdapat di jantung kota Medan ini juga merupakan ikon kota Medan. Bangunan yang didominasi dengan warna putih dan oranye, yang merupakan identitas Pos Indonesia ini memiliki bentuk kubah yang unik. Bentuk kubah tetap dipertahankan walaupun kantor pos ini telah mengalami beberapa kali renovasi. Jendela-jendela yang terletak pada sisi-sisi bangunan berbentuk setengah lingkaran, dengan tiang putih yang menyangganya, membuat bangunan tersebut terlihat seperti kandang burung merpati pos yang dahulunya dimanfaatkan sebagai sarana berkirim surat.mengingat banyaknya sekarang pengelolaan dan kebutuhan akan pengiriman suatu surat atau barang maka Kantor Pos di Medan yang di bentuk pada tahun 1991 membuka banyak cabang dalam rangka efisiensi dan efektifitas pelaksanaan tugas pokok dan fungsinya, secara bertahap dilakukan pembentukan atau pengembangan Kantor Pos di banyak cabang yang berada di Kota Medan,yaitu: A.Kantor Pos Pusat dan cabang di Kota Medan : Kantor Pos MEDAN Pusat: Jl. Pos No. 1 Medan tlp

21 10 Kantor Pos Cabang yang berada di Kota Medan : 1. Kantor Pos Medankampus IKIP Komp. Unimed (Auditorium) - 2. Kantor Pos Medanpulaubrayan Jl. Budi Kemuliaan No. 1 Medan tlp Kantor Pos Medanseiagul Jl. Karya 42 Medan - 4. Kantor Pos Medansungaisikambing Jl. Gatot Subroto No. 158 Medan Kantor Pos Medanhelvetia Jl. Tanjung Raya No. 40 Medan Kantor Pos Medantuntungan Jl. Jamin Ginting Km. 11 Medan - 7. Kantor Pos Medantanjungsari Jl. Setia Budi No. 4 Medan - 8. Kantor Pos Medangedungjohor Jl. Karya Jaya No. 3 Medan Kantor Pos Medantimbangdeli Jl. Sisimangaraja No. 138 Medan

22 Kantor Pos Medanpolonia Jl. Sudirman No. 14 Medan Kantor Pos Medanbaru Jl. Iskandar Muda No. 77 Medan Kantor Pos Medanusu Jl. Kampus USU Medan Kantor Pos Medankampungbaru Jl. Alfalah No. 25 Medan Kantor Pos Medanthamrin Jl. Yose Rizal No. 1 Medan Kantor Pos Medansingamangaraja Jl. Pelangi No. 17 Medan Kantor Pos Medantitipapan Jl. Yos Sudarso Km Kantor Pos Medandenai Jl.Denai 133 Medan

23 Kantor Pos Medantenggaratujuh Jl. Menteng Tujuh, Medan Kantor Pos Medanpasarbengkok Jl. Bersama No.... Medan Kantor Pos Medankampungdurian Jl. Pelita IV No. 68 Medan Kantor Pos Medankawasanindustrimedan Jl. Pulau Batam No. 1 Medan Kantor Pos Labuhandeli Jl. Yos Sudarso Km Kantor Pos Sunggal Jl. TB Simatupang Sunggal Kantor Pos Medanpayageli Jl. Binjai Km. 10 Gg. Damai Kantor Pos Pancurbatu Jl. Jamin Ginting No Kantor Pos Delitua Jl. Besar Delitua No

24 Kantor Pos Namorambe Jl. Raya Namorambe Kantor Pos Bandarbaru.Jl. Buntu Kantor Pos Tanjungmorawa Jl. Irian No Kantor Pos Tembung Jl. Bandaestia No. 16 Medan Kantor Pos Batangkuis Jl. Utama Kantor Pos Belawan Jl. Kapt R. Sulian No. 173 Belawan C.Agen Pos yang berada di Kota Medan : AGENPOS KP200 ANGGI AGENPOS UTAMA TRANS AGENPOS ASIA MEGA MAS AGENPOS 601-TYA

25 14 AGENPOS KP200 JOLIFILE AGENPOS KP200 GAPERTA AGENPOS KP200 PUR PUR SAGE AGENPOS 601-GAHAR AGENPOS 601-SUKSES AGENPOS 601-KRAKATAU AGENPOS KP200 SAPRO AGENPOS FAIRA NUSANTARA AGENPOS SUTOMO AGENPOS TASBI AGENPOS KAPTEN MULTA AGENPOS SETIA BUDI CENTER AGENPOS SETIA BUDI POSINDO AGENPOS RAISHANI AGENPOS DITAMART AGENPOS BRAYAN AGENPOS AKSARA AGENPOS SIMALINGKAR AGENPOS LETDA SUJONO AGENPOS BAMBU I

26 15 AGENPOS TEGUH AGENPOS DEAN AGENPOS SETIA LUHUR AGENPOS NASARI AGENPOS MENTENG AGENPOS CABE RAYA MEDAN BRANCH AGENPOS OTNIEL AGENPOS ANUGRAH JAYA POS AGENPOS PULSA 99 AGENPOS KSP NASARI AGENPOS FAIQA ENTERPRISE AGENPOS SENA TLMB AGENPOS KANTOR POS HANNA AGENPOS KJM EKSPRESS AGENPOS GHAZAN AGENPOS ASAM KUMBANG AGENPOS DEPARI AGENPOS DAIREAN AGENPOS BINTANG PRATAMA AGENPOS WAKIKI FLAMBOYAN

27 16 AGENPOS KANTOR POS PASGO AGENPOS MEDAN PERINTIS AGENPOS MULTAULI AGENPOS ZAFIRAH POS AGENPOS KIRANA AGENPOS KANTORPOS NUSANTARA AGENPOS DAFA AGENPOS NABABAN EDO JAYA AGENPOS MAMA POS AGENPOS CINTA RAKYAT AGENPOS MUTIARA POS BELAWAN D. VISI, MISI, TAGLINE DAN KREDO Visi Menjadi raksasa logistik pos dari Timur Atau To be the postal logistics giant from the East Misi a) Menjadi aset yang berguna bagi bangsa dan negara b) Menjadi tempat berkarya yang menyenangkan

28 17 c) Menjadi pilihan terbaik bagi para pelanggan d) Senantiasa berjuang untuk memberi yang lebih baik bagi bangsa, negara, pelanggan, karyawan, masyarakat serta pemegang saham e) atau f) To be a valuable asset for the nation and its people g) To be a joyful place of work h) To be the best choice for the customers i) Constantly striving to provide a better service for the nation, its people, our customers, employees, the society and shareholders. Tagline Kami membawa misi... atau We carry missions... Kredo Sumber daya ada batasnya, tetapi Kreativitas tak terbatas. Dengan iman kepada Tuhan dan persatuan, kita menuju kejayaan

29 18 E.GOOD CORPORATE GOVERNANCE Salah satu upaya untuk meningkatkan kinerja suatu perusahaan/organisasi adalah dengan cara menerapkan Good Corporate Governance (GCG). Penerapan Good Corporate Governance (GCG) merupakan pedoman bagi Dewan Komisaris dan Direksi dalam membuat keputusan dan menjalankan tindakan dengan dilandasi moral yang tinggi, kepatuhan kepada peraturan perundang-undangan yang berlaku serta kesadaran akan adanya tanggung jawab sosial perseroan terhadap pihak yang berkepentingan (stakeholders) Maksud dan tujuan penerapan Good Corporate Governance di Perusahaan adalah sebagai berikut: 1. Memaksimalkan nilai Perusahaan agar memiliki daya saing yang kuat, baik secara nasional maupun internasional, sehingga mampu mempertahankan keberadaannya dan hidup berkelanjutan untuk mencapai maksud dan tujuan Perusahaan; 2. Mendorong pengelolaan Perusahaan secara profesional, efisien dan efektif, serta memberdayakan fungsi dan meningkatkan kemandirian Organ Perusahaan; 3. Mendorong agar manajemen Perusahaan dalam membuat keputusan dan menjalankan tindakan dilandasi nilai moral yang tinggi dan kepatuhan terhadap peraturan perundang-udangan, serta kesadaran akan adanya tanggung jawab sosial Perusahaan terhadap stakeholders maupun kelestarian lingkungan di sekitar Perusahaan; 4. Meningkatkan kontribusi Perusahaan terhadap perekonomian nasional;

30 19 5. Meningkatkan iklim yang kondusif bagi perkembangan nilai investasi Perusahaan. Sources are Limited, Creatifity is Unlimited. In God we trust, through unity we prosper Implementasi Good Corporate Governance Perusahaan telah menghasilkan hal-hal penting sebagai berikut : 1. Keputusan Direksi PT Pos Indonesia (Persero) Nomor : KD. 52/DIRUT/0909 Tanggal 9 September 2009 tentang Tata Cara Laporan Harta Kekayaan Penyelenggara Negara (LHKPN) di Lingkungan PT Pos Indonesia (Persero). 2. Keputusan Bersama Dewan Komisaris dan Direksi PT Pos Indonesia (Persero) Nomor: 288/Dekom/0714 dan Nomor: KD. 44 /DIRUT/0714 tanggal 01 Juli 2014 tentang Panduan Penerapan Good Corporate Governance di PT Pos Indonesia (Persero). 3. Keputusan Bersama Dewan Komisaris dan Direksi PT Pos Indonesia (Persero) Nomor: 357/Dekom/0914 dan Nomor: KD. 63 /DIRUT/0914 tanggal 02 September 2014 tentang Board Manual PT Pos Indonesia (Persero). 4. Keputusan Bersama Dewan Komisaris dan Direksi PT Pos Indonesia (Persero) Nomor: 439/Dekom/1014 dan Nomor: KD. 85 /DIRUT/1014 tanggal 29 Oktober 2014 tentang Pedoman Etika Bisnis dan Tata Perilaku (code of conduct) Insan Pos Indonesia. 5. Keputusan Bersama Dewan Komisaris dan Direksi PT Pos Indonesia (Persero) Nomor: 451/Dekom/1114 dan Nomor: KD. 87 /DIRUT/1114

31 20 tanggal 06 November 2014 tentang Pedoman Pengendalian Gratifikasi di PT Pos Indonesia (Persero). 6. Keputusan Bersama Dewan Komisaris dan Direksi PT Pos Indonesia (Persero) Nomor: 125/Dekom/0415 dan Nomor: KD. 35 /DIRUT/0415 tanggal 24 April 2015 tentang Whistle Blowing System di PT Pos Indonesia (Persero). TUJUAN ETIKA BISNIS DAN TATA PERILAKU (CODE OF CONDUCT) Penerapan Etika Bisnis dan Tata Perilaku (Code of Conduct) ini dimaksudkan untuk : 1. Mengidentifikasikan nilai-nilai dan standar etika selaras dengan Visi dan Misi perusahaan. 2. Menjabarkan Tata Nilai sebagai landasan etika yang harus diikuti oleh Insan Pos Indonesia dalam melaksanakan tugas. 3. Menjadi acuan perilaku Insan Pos Indonesia dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab masing-masing dan berinteraksi dengan stakeholders Perusahaan. 4. Menjelaskan secara rinci standar etika agar Insan Pos Indonesia dapat menilai bentuk kegiatan yang diinginkan dan membantu memberikan pertimbangan jika menemui keragu-raguan dalam bertindak. 7. Pedoman Penanganan Benturan Kepentingan di PT Pos Indonesia (Persero).

32 21 F. TATA NILAI DASAR PERUSAHAAN 1. Dalam melaksanakan misi Perusahaan, Insan Pos Indonesia menjunjung nilainilai CINTA POS yang menjadi koridor dalam menjalankan bisnis untuk melakukan sesuatu yang bermartabat, menyumbangkan tenaga dan pikiran demi mewujudkan tujuan Perusahaan; 2. Dalam melaksanakan pekerjaan, seluruh Insan Pos Indonesia melaksanakannya atas dasar cinta, baik kepada pelanggan dan mitra kerja, rekan kerja, atasan, bawahan, serta masyarakat umum; 3. CINTA POS merupakan akronim yang mempunyai makna sebagai berikut : CustomerOrientation Kami memberikan pelayanan terbaik dengan sepenuh hati; Integrity Kami bekerja dengan jujur, sesuai aturan, dan dapat dipercaya; Networking Kami membangun hubungan yang berkesinambungan dengan pemangku kepentingan untuk kemajuan bersama ; Teamwork Kami bekerjasama dan saling mendukung untuk memberikan pelayanan prima; Accountable Kami bekerja dengan penuh tanggung jawab, bersih, dan transparan;

33 22 Professional Kami bekerja dengan menjunjung tinggi keahlian dan etika profesi; Optimistic Kami bertindak dengan penuh keyakinan untuk memberikan hasil maksimal dalam membangun masa depan; Spiritual Kami bekerja dengan tulus dan ikhlas demi kehidupan yang lebih baik. STANDAR ETIKA BISNIS : 1) ETIKA PERUSAHAAN TENTANG INTEGRITAS DALAM AKTIVITAS BISNIS a. Perusahaan menerapkan standar etika dalam melakukan seluruh aktivitas bisnis berdasarkan prinsip -prinsip Good Corporate Governance yang termaktub dalam kebijakan Perusahaan. Perusahaan menjalankan operasional bisnis dengan lingkup kegiatan bisnis utama di bidang pelayanan jasa pos dan optimalisasi pemanfaatan sumber daya yang dimiliki antara lain meliputi : (1) Layanan Komunikasi Tertulis dan/atau Surat Elektronik; (2) Layanan Paket; (3) Layanan Logistik; (4) Layanan Transaksi Keuangan; (5) Layanan Keagenan Pos; (6) Usaha Jasa Titipan; (7) Layanan Giropos; (8) Layanan lain Penunjang b. Seluruh unit kerja di Kantor Pusat, Kantor Regional, Kantor Unit Pelaksana Teknis diwajibkan untuk melakukan sosialisasi Pedoman Etika Bisnis dan

34 23 Tata Perilaku ini untuk mempertahankan kejujuran, integritas dan keadilan dalam seluruh aktivitas bisnis c. Perusahaan melarang seluruh jajaran Perusahaan yang terdiri Dewan Komisaris, Direksi, Regional, seluruh Unit Pelaksana Teknis serta pihak terkait melakukan transaksi yang bertentangan dengan hukum dan prinsip -prinsip Good Corporate Governance d. Perusahaan menerapkan fungsi pengawasan menggunakan audit berdasarkan norma dan peraturan yang benar dan berlaku umum serta senantiasa mengupayakan agar pelanggaran atas norma- norma dan peraturan yang berlaku dapat dikenai sanksi sesuai ketentuan, baik administrasi maupun hukum. Setiap unit kerja berkewajiban untuk senantiasa menindaklanjuti setiap temuan hasil audit yang disampaikan oleh fungsi Pengawasan 2) ETIKA KERJA ANTARA ATASAN : Setiap atasan maupun bawahan wajib untuk melaksanakan standar tata perilaku dalam menjaga hubungan baik antara atasan dan bawahan yang diatur sebagaiberikut : a. Setiap atasan harus bisa menjadi panutan, pengarah, motivator, pembimbing dan pengawas bagi bawahannya serta bertanggung jawab atas perilaku dan kinerja bawahannya.

35 24 b. Setiap atasan harus memperhatikan bawahannya untuk selalu meningkatkan keteramplan, ahlak, intelektualitas/pengetahuan, etika dan perbaikan secara terus menerus (continuous improvement) c. Setiap bawahan secara aktif harus senantiasa mengembangkan diri dan melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya dengan mengindahkan petunjuk, arahan, serta bimbingan atasannya d. Setiap atasan dan bawahan harus senantiasa saling menerima, menghormati, menghargai,mengingatkan dan membina kerjasama yang efektif, didasari dengan ketulusan hati e. Setiap atasan dan bawahan harus senantiasa membangun hubungan komunikasi yang terbuka, f. Setiap atasan dan bawahan harus senantiasa menciptakan suasana kerja yang sehat dan kondusif dalam lingkungan yang selalu bersih, indah dan rapi\ 3) ANAK PERUSAHAAN Berawal dari sebuah proyek bisnis logistik di 2004, dan berkembang menjadi Strategic Business Unit di 2007, kemudian berdasarkan Akta Notaris y ang disahkan oleh Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia dalam Surat Keputu san No: AHU AH.0101 pada 17 Februari 2012, Pos Logistik Indonesia resmi terlahir sebagai anak perusahaan dari PT Pos Indonesia (Persero).

36 25 Dengan posisi sebagai anak perusahaan, serta didukung dengan pekerja dan t im profesional dalammerumuskan strategi dan positioning bisnis, maka PT Pos Logistik Indonesi optimis dapat beroperasi secara independen untuk dapat memaksimalkan peluang bisnis logistik di Indonesia sekaligus memanfaatkan jaringan dari Pos Indonesia yang sudah terbangun di seluruh Indonesia, den gan kantor jabang dan titik penjualan. Produk Utama Pos Logistik Indonesia : National Transport : a. Domestic Land Trucking b. Domestic Air c.domestic Ocean d.domestic Rail e.crossdock Service Contract Logistics : a.manufacturing Logistics b.fullfilment Logistics c.reverse Logistics d.supply Chain Freight Forwarding : a. International Air Freight b.international Ocean Freight

37 26 c. Customs Clearance d.projects Logistics E-Commerce : a.fulfillment Services b.last Mile Delivery c.on Demand Transport Services 4) PRODUK : A. SURAT DAN PAKET : 1.POSEXPRESS 2.SURATPOS BIASA (STANDAR) 3..PAKETPOS 4.POSKILAT KHUSUS 5.EXPRESS MAIL SERVICE (EMS) 6..ADMAILPOS 7..FILATELI B.JASA KEUANGAN 1.POSPAY 2.WESELPOS 3.GIROPOS 4.FUND DISTRIBUTION 5.BANK CHANELLING 6.LOGISTIK

38 27 3.Layanan Pelanggan A.TARIF KIRIMAN 1.Kiriman Pos 2.Weselpos Domestik : 3.PENCARIAN KODEPOS 4.PENCARIAN ALAMAT KANTORPOS 4.KONTAK KAMI a.facebook b.twitter c.keluhan G. Struktur Organisasi PT.POS INDONESIA- MEDAN Agar kita dapat memberikan pendelegasian wewenang dan tanggung jawab yang seimbang maka perlu di bentuk struktur organisasi yang baik, sehingga tugas yang di berikan dapat dilakukan secara efektif, sitematis, dan terkoordinir Srtuktur Organisasi dapat diartikan sebagai serangkaian hubungan anatar individu individu dalam suatu kelompok. Struktur Organisasi ini kemudian digambarkan dalam bagan organisasi atau diagram. Diagram ini akan memperlihatkan garis-garis besar hubungan antara fungsi-fungsi dalam organisasi,arus wewenang dan tanggung jawab Dalam pengertian luas, dapat diartikan bahwa struktur organisasi itu tergantung pada tugas-tugas yang telah dilaksanakan dan wewenang yang di pergunakan oleh individu-individu dari kelompok dalam mencapai tujuan yang

39 28 telah ditetapkasn Kantor Pos Medan PusatKantor Pos Medan ini dipimpin oleh seorang Kepala Kepala Kantor, dibantu oleh Wakil Kepala Kantor Bidang Bisnis dan Bidang Umum yang secara operasional bertanggung jawab kepada Kepala Kantor Pos Medan Pusat Kantor Pos Medan Pusat terdiri dari Manajer bidang Bidang Bisnis dan Manajer bidang umum Adapun manajer manajer itu terdiri dari : 1. Manajer Pelayanan Loket 2. Manajer Pelayanan Loket 3. Manajer Penyaluran Dana 4. Manajer Pelayanan Korporat 5..Manajer Penjualan 6. Manajer Pengawasan Unit Pelayanan Luar 7. Manajer Pemasaran dan Pengembangan Outlet 8. Manajer SDM 9..Manajer Tekologi dana Sarana 10. Manajer Akuntansi 11. Manajer Keuangan dan BPM 12. Manajer Solusi dan TI 13. Manajer Audit dan Resiko

40 29 Sumber :Kantor Pos Medan Pusat Kantor Pos Medan (2016) Gambar 2.1. Struktur Organisasi PT. POS INDONESIA - Medan

41 30 H. Uraian Tugas dan Fungsi PT.POS INDONESIA-MEDAN Salah satu upaya untuk meningkatkan kinerja suatu perusahaan/organisasi adalah dengan cara menerapkan Good Corporate Governance (GCG). Penerapan Good Corporate Governance (GCG) merupakan pedoman bagi Dewan Komisaris dan Direksi dalam membuat keputusan dan menjalankan tindakan dengan dilandasi moral yang tinggi, kepatuhan kepada peraturan perundang-undangan yang berlaku serta kesadaran akan adanya tanggung jawab sosial perseroan terhadap pihak yang berkepentingan (stakeholders) secara konsisten. Dewan Komisaris berfungsi mengawasi tindakan Direksi serta berwenang dalam memberikan nasehat kepada Direksi sesuai dengan Anggaran Dasar dan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Selain itu Dewan Komisaris harus pula memantau efektifitas praktek good corporate governance yang diterapkan Perusahaan. Dalam menunjang pelaksanakan tugasnya Dewan Komisaris dapat mempertimbangkan untuk membentuk Komite-KomiteDalam melaksanakn tugastugas pokok tersebut, maka sesuai dngan srtukutur organisasi PT.POS INDONESIA-MEDAN antatra lain telah ditentuikan tata kerja serta tugas di sekitaran PT.POS INDNESIA-MEDAN yang terdiri dari : 1.Kepala Kantor Pos Tugas dan Tanggung Jawabnya : Kepala Kantorpos bertanggung jawab atas seluruh perkerjaan bagianbagian dimana dalam mengembangun tanggung jawab tersebut Kepala Kantorpos dibantu oleh Dua orang Wakil Kepala Bidang, yaitu Wakil Kepala Bidang Bisnis

42 31 dan Wakil Kepala Bidang Umum. Mengawasi kegiatan penjualan, keuangan, pembelian, administrasi dan umum keadaan kegiatan sesuatu yang terpadu dalam rangka pencapaian tujuan perusahaan. Melakukan pengolahan data, analisis dan evaluasi atau hasil usaha dalam rangka meningkatkan daya guna dan hasil gunaperusahaan.secara Periodicmengawasi system pengawasan internal dan melaksanakan pemeriksaan. Memberi masukan kepada staf untuk perbaikan ataupenyempurnaan peraturan, ketentuan, system prosedur maupun administrasi yang pada umumnya berlaku pada perusahaan. Mengawasi dan memberikan persetujuan pengeluaran dan penerimaan kas agar sesuai dengan anggaran yang sudah ditetapkan. Mengadakan penilaianprestasikerjabawahannya berdasarkan laporan yang diterima bawahannya. 2. Wakil Kepala Kantor POS Bidang Bisnis bertanggung jawab terhadap bagian-bagian: a. Pelayanan b. Penjualan c. Pengawasan-Unit Pelayanan Luar(UPL) d. Pemasaran dan Pengembangan Outlet 3. Wakil Kepala Kantor POS Bidang Umum bertanggung jawab terhadap bagian-bagian: a. SDM b. Teknologi & Sarana c. Akuntansi d. Audit & Manajemen Resiko

43 32 e. Keuangan & BPM f. Solusi teknologi Informasi 4.Manajer Pelayanan,Tugas dan wewenang nya : a) Melaksanakan dan mengandalikan pengelolaan layanan loket surat dan paket, jasa keuangan (pospay, wesel pos dan jasa keuangan lainnya) b) postmart dan e comerce serta penjualan prangko, bendapos, filateli danmeterai sertabendapihak ketigalainnya, dan mutu serta kepuasan pelanggan danmelaksanakan serta mengendalikan pelaksanaan pekerjaan pelayanan pelanggan yang meliputi : penanganankeluhanpelanggan,informasi pelanggan, dan solusi pelanggan sesuai dengan ketentuan Perusahaan c) Membuat uraian tugas (Job Description) dibagiannya sesuai dengan ketentuan yang berlaku sebagai pedoman kerja Memastikan bahwa pelaksanaan pekerjaan pelayanan diloket sesuai dengan SOP yang telah ditetapkan untuk menjamin kelancaran operasional dan pelayanan di loket sehingga tercipta pelayanan yang memuaskan bagi pelanggan untuk mencapai sasaran Perusahaan d) Mengusulkan rencana pengelolaan pelayanan yang meliputi :rencana ruang pelayanan, jumlah loket, jenis loket, waktu pelayanan, system antrian dan lain-lain yang terkait dengan pengelolaan layanan di Kantor Pos.pertanggungan keuangan, pelaporan da tertib administrasinya sesuai

44 33 dengan ketentuan yang berlaku, setoran giro pos, pembayaran cek pos penyaluran dana serta memastikan kebenaran data tersebut. e) Mengorganisasikan dan mengendalikan pelaksanaan pekerjaa terkait dengan pengelolaan postmart serta e commerce dan mengatur penjualan benda post mart di Kantor pos Melaksanakan kegiatan filateli dalam rangka peningkatan pendapatan dan membangun komunitas filateli f) Mencocokkan kebenaran data transaksi keuangan dan produksi layanan di bagiannya antara neraca loket dan dokumen sumbernya g) Melakukan rekonsiliasi dengan bagian keuangan dan bagian akuntansi tentang data transaksi keuangan dan produksi harian loket penerimaan loket surat dan paket, jasa keuangan dan penjualan prangko, benda pos, filateli dan meterai, postmart,e-commerce serta benda pihak ketiga lainnya, setoran giro pos, pembayaran cek pos, serta membuat Berita Acara pencocokan transaksi antara web dengan pencatatan di Akuntansi proses pabean outgoing internasional di loket h) Mengorganisasikan dan mengendalikan pelaksanaan pekerjaan pelayanan pelanggan (customer service) meliputi penangan keluhan pelanggan (customer care), informasi pelanggan, solusi pelanggan untuk meningkatkan pelayanan pelanggan dan memberikan tanggapan dengan baik dan benar dalam waktu yang wajar dan memuaskan pelanggan terhadap keluhan pelanggan tentang layanan di kantorpos

45 34 i) Mengelola silayanan pelanggan, mengelola jejak lacak kiriman aplikasi I- Pos atau aplikasi yang ditetapkan Perusahaan serta menggelola kegiatan survey kepuasan pelanggan j) Memonitor dan mengatur tertib pelaksanaan pelayanan di loket meliputi antrian di loket, kelancaran dan kenyamanan pelayanan diloket, kepuasan 5.Manajer Penjualan, Tugas dan Wewenangnya Mengelola mengendalikan pelaksanaan kegiatan penjualan surat, paket dan jasa keuangan kepada pelanggan korporat di Kantor pos dan bertanggung jawab atas pencapaian pencapaian target pendapatan suratpos dan paket pos yang di tetapkan perusahaan. Serta melakukan pengelolaan pelanggan, penggarapan pasar untuk meningkatkan penjualan sehingga target dapat dicapai dengan maksimal dengan biaya seefisien mungkin, dan mengelola melaksanakan serta mengendalikan administarsi penjualan, Pengelolaan pendapatan, Kantorpos dan account executive.menyusunprogram kerja dan anggaran penjualan di Kantorpos serta membuat dan mengupdate data analisis daerah operasi. Membuat uraian tugas (job description) di bagiannya sesuai dengan ketentuan yang berlaku sebagai pedoman kerja.: a. Menyusun dan mengendalikan anggaran penjualan, menyeleksi dan memilih pelanggan, melaksanakan akuisisi pasar dan mempertahankan pelanggan serta memelihara pelnggan.

46 35 b. Menyusun dan mengalokasikan target penjualan dan mengendalikan pelaksanaan penjualan oleh account executive di Kantorpos serta target penambahan jumlah Agenpos dan Agenpos Desa baru. c. Melakukan dan membangun komunikasi secara intensif kepada pelanggan. d. Menyusun perencanaan pengelolaan pelanggan yang jadi binaannya serta merencanakan dan melakukan tugas pembinaan serta pemeliharaan kepada pelanggan binaan. e. Melaksanakan penggarapan pasar, pengawalan kiriman pelanggan dan prospecting calon pelanggan baru. f. Menyiapkan data penjualan dan mengevaluasi pencapaian pendapatan penjualan surat dan paket serta jasa keuangan terhadap target yang ditetapkan. g. Melaksanakan dan mengendalikan aplikasi sales force. h. Melaksanakan dan mengendalikan tertib administrasi piutang, penagihan piutang dan penyelesaian piutang pendapatan serta rekonsiliasi dengan bagian akuntansi. i. Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan penjualan yang dilakukan oleh account executive di Kantorpos. j. Melakukan bimbingan kepada karyawan di lingkungan kerjanya dalam pelaksanaan tugas. k. Menyusun dan menyampaikan laporan kinerja penjualan secara periodik. l. Melaksanakan pengisian sistem manajemen kinerja individu (SMKI). m. Membuat laporan periodik sesuai laporan yang ditetapkan serta laporanlaporan penjualan lainnya termasuk laporan piutang pendapatan ke Regional.

47 36 6. Manajer Sumber Daya Manusia, Tugas dan wwewenangnya Mengorganisasikan dan mengendalikan pelaksanaan pekerjaan Sumber Daya Manusia, kesektariatan dan kegiatan umum lainnya di UPT dalam lingkup tanggung jawabnya untuk mendukung pelaksanaan operasional berjalan dengan tertib dan benarsesuai dengan ketentuan Perusahaan. Menyusun dan melaksanakan program kerja dan anggaran di bagiannya.yaitu: a. Membuat uraian tugas (job discription) di bagiannya sesuai dengan ketentuan yang berlaku sebagai pedoman kerja. b. Memastikan dan mengendalikan pelaksanaan pekerjaan pengelolaan Sumber Daya Manusia sesuai dengan ketentuan Perusahaan. c. Mengkoordinir dan mengatur pelaksanaan proses pekerjaan di bagian Sumber Daya Manusia yang meliputi antara lain : pembuatan daftar gaji karyawan dan pensiun karyawan, rotasi karyawan, kenaikan gaji/grade, pelatihan, hukuman disiplin, penghargaan, cuti, pengisian Sistem Manajemen Kinerja Individu (SMKI) karyawan, pengisian pajak karyawan dan lain lain terkait dengan kepegawaian serta pengelolaan administrasi kepegawaian karyawan sesuai dengan SOP yang berlaku. d. Melakukan pengawasan terhadap daftar hadir karyawan. e. Mengelola penyelesaian piutang pegawai. f. Menyusun jadwal dinas hari libur karyawan. g. Mengatur tata kelola dan administrasi surat-menyurat.

48 37 h. Melaksanakan kegiatan kesekretariatan dan umum lainnya untuk mendukung kegiatan operasional. i. Melakukan pemeriksaan terhadap pelaksanaan pekerjaan terkait dengan Sumber Daya Manusia dan melakukan pencocokan naskah/dokumen pembayaran dengan pembukuan akuntansi. j. Mengelola sumber daya di bagiannya untuk kelancaran pelaksanaan tugas. k. Melaksanakan pengisian sistem manajemen kinerja individu (SMKI). l. Melakukan coaching dan counseling terhadap karyawan dilingkungan kerjanya. m. Membuat dan menyampaikan laporan di bagiannya kepada atasan dan unit kerjaterkait 7.Manajer Pengawasan Unit Pelayanan Luar, Tugas dan Wewenangnya: a. Melaksanakan, mengendalikan dan mengawasi pelanggan yang melakukan transaksi kepada costumer service dalam pengiriman surat ataupun paket/barang. b. Melaksanakan dan mengawasi pelaksanaan pekerjaan layanan luar terhadap pelanggan meliputi penanganan pelanggan, permintaan pelanggan dankemauan pelanggan sesuai dengan ketentuan perusahaan agar mencapai standar

49 38 c. Mengawasi penyerahan kiriman pelanggan kepada costumer service dan mencatatkan transaksi tersebut dengan menggunakan buku transaksi pelanggan d. Mengatur dan mengawasi pelaksanaan pemprosesan pengiriman, pengentrian kiriman pos yang akan ditujukan kepada pihak lainnya serta administrasiannya dan besarnya tarif yang berlaku yang dibebankan kepada pelanggan 8. Manajer Keuangan dan Benda Pos dan Materai (BPM), Tugas dan wewenangnya: a. Pengorganisasian dan pengendalian pengelolaan keuangan, benda pos, prangko, benda filatelli, benda materai, dan benda pihak ketiga lainnya untuk mendukung pencapaian pendapatan Unit Pelayanan Terpadu (UPT) dan lingkungan tanggung jawabannya b.manajer Keuangan dan Benda Pos dan Materai (BPM) bertanggung jawab kepada kepala kantor pos di bidang umum. c. Mengkordinir dan mengatur pelaksanaan proses pekerjaan di bagian Keuangan dan Benda Pos dan Materai (BPM) di kantor pos. d. Memastikan dan mengendalikan pelaksanaan pekerjaan pengolahan keuangan dan Benda Pos dan Materai (BPM) sesuai dengan ketentuan perusahaaan. e. Melaksanakan fungsi treasury dan mengawasi pelaksanaan pekerjaan kasir.

50 39 f. Melakukan pengawasan dan pemeriksaan kebenaran transaksi biaya, kwitansi surat perintah bayar serta kelengkapannya sedemikian rupa sehingga akurat dan dapat di pertanggung jawabkan serta mengadministrasikan naskah dan arsipnya dengan baik dan aman. g. Mengatur cast flow dikantor pos dalam tanggung jawabnya untuk pemenuhan kebutuhan kas untuk operasional perusahaan, dan penanganan uang kas serta transfer uang rekening perusahaan sesuai dengan ketentuan pada kas yang ditetapkan perusahaan. h. Melakukan pengawasan terhadap uang kas yang ditahan di Kantor Pos Cabang (KPC) dan berkordinasi dengan bagian pelayanan luar. i. Menyimpan uang kas, cek, surat berharga lainnya, Benda Pos dan Materai (BPM), dokumen sumber lainnya di tempat yang aman dan melaksanakan pengolahan pajak perusahaan. j. Melakukan pengawasan proses pembayaran pension, kredit pensiun, pertanggungjawaban keuangan, pelaporan dan tertib administrasinya serta pemeriksaan sisa uang pension sesuai dengan ketentuan perusahaan 9. Manajer Akuntansi Tugas dan wewenangnya: a. Mengorganisasikan dan mengendalikan pelaksanaan pengelolaan akuntansi di Unit Pelayanan Terpadu (UPT) agar tercapai pembukuan akuntansi yang tertib dan benar sesuai dengan ketentuan perusahaan. b. Memimpin dan mengatur pelaksanaan proses pekerjaan di bagian akuntansi.

51 40 c. Mengelola pelaksanaan pekerjaan akuntansi sesuai dengan ketentuan yang berlaku. d. Melakukan proses pencatatan penerimaan dan pengeluaran pada Buku Kas Harian (BKH) sesuai dengan dokumen sumber. e. Menyusun Laporan Akuntansi dan Laporan Kilat serta dokumen pendukung lainnya sesuai dengan ketentuan yang berlaku. f. Memerlukan pemeriksaan terhadap saldo-saldo pada Pernyataan Standar Auditing (PSA) dan melakukan pencocokan dengan dokumen sumbernya serta bukti pendukung lainnya. g. Menyakini bahwa pencatatan transaksi penerimaan dan pengeluaran telah sesuai dengan dokumen sumbernya. h. Mengadministrasikan dokumen sumber dan menyimpannya di tempat yang aman secara tertib. 10. Manajer Audit dan Manajemen Resiko Tugas dan Wewenangnya: a. Mengawasi dan mengatur pelaksanaan data-data ataupun dokumendokumen yang akan diaudit atau diperiksa kebenarannya dan dapat di lihat dari pembukuan yang telah ada di dalam perusahaan tersebut. b. Pemeriksaan Laporan Akuntansi dan Laporan Kilat serta dokumen pendukung lainnya sesuai dengan ketentuan yang berlaku. c. Pengambilan keputusan terhadap hasil yang diaudit oleh manajer audit dan manajemen resiko secara benar dan tertib dan melalui pengawasan kepala kantor pos.

52 41 d. Melaksanakan tugas-tugas lainnya yang diperintahkan kepala kantor pos dalam hal pemeriksaan bidang-bidang di dalam kantor pos tersebut. 11.Manajer Teknologi dan Sarana Tugas dan Wewenangnya : a. Melakukan pembelian barang-barang sarana. b. Mengelola dan memlihara peralatan, pembangunan dan kendaraan. c. Mengawasi kebersihan, ketertiban dan keindahan di lingkungan kantor d. Memantau atau memeriksa gedung-gedung yang akan diajukan untuk diadakan perbaikan. e. Mengawasi persediaan barang keperluan dinas dan f. Memeriksa seluruh pekerjaan teknis dan administrasi bagian sarana di KP II dan KP VII sampai KP X. I. Logo Dan Makna PT.POS INDONESIA (PERSERO )-MEDAN Sumber :www. ptposindonesia.com (2016) Gambar 2.2 Logo PT. POS INDONESIA Makna logo dari lambang PT. Pos Indonesia sebagai berikut: 1. Burung merpati dengan posisi terbang dan pandangan lurus ke depan, lima bulu sayap sebagai lambang kecepatan, melambangkan pancasila, mengutamakan kecepatan dan kepercayaan dari masyarakat.

53 42 2. Bola dunia melambangkan peran daripada PT. Pos Indonesia sebagai penyedia pelayanan yang mampu menjadi sarana komunikasi dalam ruang lingkup nasional maupun internasional. 3. Bentuk tulisan Pos Indonesia menunjukkan ciri khas kelas dunia yang mengantar PT. Pos Indonesia ke abad yang baru. 4. Warna orange cemerlang melambangkan modernitas, kedinamisan, dan kecepatan. Sedangkan warna abu-abu melambangkan kesan modern dalam pendekatan bisnis.

54 BAB III PEMBAHASAN A. Pengertian Komunikasi Setiap Kehidupan Manusia tanpa Komunikasi dunia akan terasa sunyi. Setiap Manusia pasti membutuhkan berhubungan dengan orang lain. Orang yang menginginkan untuk memberika informasi kepada orang lain, Orang yang berkeinginan menerima informasi dari orang lain. Setiap orang berkeinginan untuk saling berbicara, saling tukar pikiran, saling tukar pengalaman, saling tukar kepandaian, saling membagi kegembiraan ataupun kesedihan. Menurut Herimanto (2005:11) Komunikasi merupakan faktor yang sangat penting bagi pencapaian tujuan suatu organisasi.berhasil tidaknya di dalam pencapaian tujuan dari sekolompok orang sangat ditentukan oleh adanya komunikasi yang baik diantara mereka maupun di luar pihak organisasi mereka Sebagian orang berkomunikasi hanya sekedar untuk memperoleh kesenangan. Daripada seorang diri merasa kesepian dengan berbicara atau bercerita dengan orang lain akan memperoleh kesenangan walaupun yang di bicarakan atau di ceritakan mungkin tanpa ujung pangkal.sebagian orang berkomunikasi dengan harapan untuk memperoleh pujian sebagian orang yang bisa bergaul. Menurut Ellen etal., (2016:15) Komunikasi adalah pengiriman informasi dan makna dari suatu individu atau kelompok ke individu atau kelompoknya. 43

55 44 Menurut Hermianto (2005:11) : Komunikasi adalah adanya pertukaran ide, informasi, pesan, dan konsep yang berkaitan dengan pencapaian serangkaian tujuan komersial dan komunikasi yang terjadi dapat mencakup berbagai bentuk komunikasi. Menurut Corrado (2005:11) : Komunikasi adalah perekat yang menyatukan Manusia yang bekerja sama untuk mencapai sebuah tujuan yang bersama. Menurut Endang etal., (2011:9) : Komunikasi adalah suatu proses kegiatan penyampaian warta pesan/informasi yang mengandung arti dari suatu pihak kepada pihak lain dalam usaha dalam usaha untuk mendapatkan saling pengertian. B. Unsur-unsur Komunikasi Dalam komunikasi terdapat unsur-unsur dalam proses komunikasi yaitu Sebagai berikut : 1.Komunikator Komunikator adalah pelaku yang menyampaikan pesan. Pelaku atau komunikator dapat terdiri dari perseorangan atau kelompok. Contoh, ketika anda sedang menonton berita di TV, maka yang menjadi komunikator adalah presenter TV tersebut. Contoh lain adalah, ketika anda sedang mengikuti seminar di sebuah forum, maka yang berbicara di depan (keynote) merupakan bagian komunikator. 2.Komunikan Komunikan adalah pelaku yang menerima pesan. Ia bertindak sebagai komunikan dapat sebagai individu, kelompok dan juga orang atau bukan orang.

56 45 Sebagai contoh, ketika anda sedang mendengarkan teman anda bercerita atau sedang curhat, maka yang menjadi komunikan disana adalah anda sendiri, karena anda yang menerima pesan tersebut. 3. Pesan (Message) Message atau pesan merupakan inti dari sebuah proses komunikasi. Pesan merupakan informasi yang disampaikan kepada komunikan sehingga tercipta sebuah saling pengertian antara komunikator dengan komunikan. 4. Feedback Feedback adalah out put yang dihasilkan berupa tanggapan atau repon berupa hasil pengaruh pesan (massage yang disampaikan oleh komunikator kepada komunikan). Antara komunikator dan komunikan dalam jalinan komunikasi, komunikator menghendaki memperoleh feedback (umpan balik) positif. Akan tetapi, reaksi yang timbul dari komunikan ketika menerima pesan dari komunikator dapat berkualitas positif, negatif, atau netral, bahkan tak jarang tanpa reaksi sama sekali atau reaksi nol. Jenis-jenis tanggapan, respon feedback menurut Ween (2002:12) terdiri dari empat jenis sebagai berikut : 1) Zero Feedback Feedback yang diterima oleh komunikator dari komunikan,oleh komunikator tidak dapat dimengerti tentang apa yang dimaksud oleh komunikan.