SURAT PEKELILING BENDAHARI

Ukuran: px

Mulai penontonan dengan halaman:

Download "SURAT PEKELILING BENDAHARI"

Vera Johan
4 tahun lalu
Tontonan:

1 No. Ruj : UMS/BN3.1/P5/3 (12) Tarikh : 14 JANUARI 2008 SURAT PEKELILING BENDAHARI Semua Dekan Sekolah / Pusat, Semua Pengarah Institut/Jabatan Semua Ketua Unit Semua Pemegang Waran Pusat Tanggungjawab. SURAT PEKELILING BENDAHARI BIL. 1 TAHUN 2008 PERLAKSANAAN PROSES PEROLEHAN DAN PEMBAYARAN PEMBEKAL/ KONTRAKTOR SECARA BERKOMPUTER DI UNIVERSITI MALAYSIA SABAH 1. Tujuan 1.1 Surat Pekeliling ini bertujuan untuk menerangkan kepada semua Pusat Tanggungjawab (PTJ) mengenai tatacara dan prosedur Proses Perolehan dan Pembayaran Pembekal Secara Berkomputer yang merupakan sebahagian daripada Sistem Perakaunan SAGA yang telah dilaksanakan pada bulan Jun Modul perolehan ini akan membantu PTJ memproses perolehan dan pembayaran pembekal di peringkat jabatan dan seterusnya meningkatkan kecekapan proses transaksi kewangan di Universiti Malaysia Sabah. Pengeluaran Pesanan Rasmi dan

2 pengesahan bayaran pembekal/ kontraktor di PTJ secara berkomputer juga akan dapat memantau prestasi perbelanjaan PTJ secara online. 2. Tanggungjawab Pusat Tanggungjawab 2.1 Ketua Pusat Tanggungjawab serta pemegang waran adalah diminta untuk mengambil perhatian atas tatacara dan prosedur yang telah ditetapkan bagi menjamin proses perolehan dan bayaran universiti mematuhi peraturan yang berkuatkuasa. 2.2 Ketua PTJ hendaklah memastikan bahawa peruntukan telah diluluskan dan mencukupi bagi PTJ tersebut sebelum sesuatu perolehan dilaksanakan. Had kuasa perolehan, tandatangan kelulusan borang pesanan rasmi dan proses bayaran adalah masih tertakluk kepada peraturan yang berkuatkuasa. 2.3 Ketua PTJ dan kakitangan yang diberikuasa menguruskan perolehan dan pembayaran akan dibekalkan dengan id-pengguna. Pegawai yang dibekalkan dengan id-pengguna bertanggungjawab memastikan kerahsiaan kata laluannya. Jika berlaku kebocoran kata laluan, laporan seberapa segera hendaklah dibuat kepada Bendahari Universiti Malaysia Sabah dengan serta merta setelah kebocoran tersebut diketahui. 3. Pemilihan Pembekal/ kontraktor 3.1. PTJ adalah dikehendaki untuk membuat perolehan daripada pembekal/ kontraktor yang berdaftar dengan Universiti Malaysia Sabah sahaja. Pendaftaran pembekal/ kontraktor bagi Universiti Malaysia Sabah dilaksanakan oleh Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari UMS. Maklumat latarbelakang serta sijil-sijil pendaftaran pembekal/ kontraktor yang berdaftar dimuatkan ke dalam Sistem SAGA dan boleh dicapai oleh semua PTJ untuk rujukan. Surat Pekeliling Bendahari Bil.1 Tahun

3 3.2. PTJ boleh membuat carian dan pemilihan pembekal/kontraktor dengan menggunakan Modul Perolehan SAGA yang akan dapat membantu PTJ mengenal pasti secara automatik pembekal/ kontraktor bagi bekalan/ perkhidmatan/ kerjakerja yang dikehendaki. 4. Dokumen Pesanan Rasmi 4.1. PTJ hendaklah mengunakan Pesanan Rasmi yang dicetak melalui Modul Perolehan SAGA. Format Pesanan Rasmi baru UMS adalah seperti Lampiran A [borang KW-3 (Pin 1/07)]. PTJ boleh mendapatkan borang pesanan tesebut daripada jabatan Bendahari UMS. Borang KW-3 (Pin 1/08) ini adalah dokumen terkawal dan pihak PTJ adalah diminta untuk menyimpan borang-borang tersebut dengan selamat Pesanan Rasmi adalah dicetak dalam empat (4) salinan seperti berikut:- i. salinan asal (warna putih) dikemukakan kepada pembekal/ kontraktor. Dokumen yang lengkap perlu dikembalikan kepada PTJ untuk proses bayaran. ii. salinan kedua (warna kuning) dikemukakan kepada pembekal untuk simpanan. iii. salinan ketiga (warna merah) dikemukakan kepada Bahagian Perolehan, Jabatan Bendahari untuk simpanan. iv. salinan keempat (warna biru) difailkan di PTJ mengikut turutan nombor pesanan tempatan bersama-sama dokumen sokongan perolehan ( catatan pemilihan / sebutharga-sebutharga) 4.3. Ketua PTJ hendaklah memastikan bahawa borang pesanan rasmi yang telah diluluskan dan ditandatangani dapat dikomit dalam sistem SAGA sebelum borang pesanan rasmi tersebut dikemukakan kepada pembekal/ kontraktor. Pesanan rasmi hanya akan direkod secara online sebagai tanggungan atas peruntukan setelah ianya dikomit dalam sistem SAGA. Surat Pekeliling Bendahari Bil.1 Tahun

4 4.4. PTJ adalah dilarang untuk mengedarkan borang pesanan rasmi yang belum diluluskan atau ditandatangan kepada pihak pembekal/ kontraktor. 5. Bayaran 5.1. Hendaklah dipastikan bahawa ruangan perakuan mengenai mutu (mukasurat 2 pesanan rasmi) diisi dengan lengkap oleh pembekal/ kontraktor ketika dikemukakan bersama-sama bil/ inbois untuk tujuan tuntutan bayaran Pegawai yang diberi kuasa di PTJ hendaklah mengisi dan menandatangani ruangan perakuan dengan lengkap dalam borang pesanan rasmi tersebut (mukasurat 2) sebagai pengesahan siap bekalan/ perkhidmatan/ kerja-kerja untuk proses bayaran Setelah inbois atau bil pembekal/ kontraktor direkod dalam sistem SAGA, senarai tuntutan yang disahkan untuk bayaran hendaklah dicetak dengan menggunakan Borang KW-4 (Pind 1/08) Borang Pengesahan Bayaran seperti Lampiran B Borang Pengesahan Bayaran tersebut hendaklah ditandatangani dengan lengkap dan dikemukakan bersama-sama inbois/ bil asal serta borang pesanan rasmi asal ke jabatan Bendahari untuk tujuan proses bayaran selanjutnya. 6. Perlaksanaan Workflow Process 6.1. Mulai tahun 2008, Workflow process akan mula dilaksanakan bagi memudahkan ketua PTJ memantau dan menyemak pesanan-pesanan rasmi yang masih belum dikomit dalam sistem SAGA agar semua tanggungan perolehan dapat dikenakan ke atas peruntukan tahunan PTJ Melalui workflow process, Ketua PTJ akan menerima e-mel yang dihantar secara automatik oleh sistem SAGA. E-mel tersebut mengandungi senarai pesanan rasmi yang masih belum dikomitkan bagi Pusat Tangungjawab berkenaan untuk semakan dan tindakan ketua PTJ. Surat Pekeliling Bendahari Bil.1 Tahun

7. Manual Panduan Pengguna dan Latihan Modul Perolehan dan Pembayaran Pembekal SAGA 7.1. Setiap PTJ akan dibekalkan dengan Manual Panduan Pengguna Modul Perolehan dan Pembayaran Pembekal SAGA.

5 7. Manual Panduan Pengguna dan Latihan Modul Perolehan dan Pembayaran Pembekal SAGA 7.1. Setiap PTJ akan dibekalkan dengan Manual Panduan Pengguna Modul Perolehan dan Pembayaran Pembekal SAGA. PTJ hendaklah merujuk manual tersebut untuk mendapatkan panduan dan maklumat terperinci berkaitan dengan penggunaan modul Setiap pegawai dan kakitangan berkenaan akan diberi latihan berkaitan aplikasi Modul SAGA secara berperingkat. Ketua PTJ diminta untuk memastikan bahawa semua pegawai dan kakitangan yang terlibat dengan perolehan menghadiri latihan aplikasi ini dan juga latihan-latihan yang berkaitan. 8. Kuatkuasa 8.1. Surat pekeliling ini adalah berkuatkuasa serta merta pada tarikh ianya dikeluarkan Dengan berkuatkuasa surat pekeliling ini, borang pesanan rasmi UMS secara manual adalah dimansuhkan. Sekian, terima kasih. s.k Y. Bhg. Naib Canselor UMS Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan Dan Inovasi) Timbalan Naib Canselor (Akademik Dan Pengantarabangsaan) Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar Dan Alumni) Pendaftar Bahagian Audit Dalam UMS Surat Pekeliling Bendahari Bil.1 Tahun

6 Lampiran A Surat Pekeliling Bendahari Bil.1 Tahun

7 Surat Pekeliling Bendahari Bil.1 Tahun

8 LAMPIRAN B Surat Pekeliling Bendahari Bil.1 Tahun

dokumen-dokumen yang mirip

SURAT PEKELILING BENDAHARI

No. Ruj : UMS/BN3.1/P5/3 (17) Tarikh : 29 Januari 2009 SURAT PEKELILING BENDAHARI Semua Dekan Sekolah / Pusat, Semua Pengarah Institut/Jabatan Semua Ketua Unit Semua Pemegang Waran Pusat Tanggungjawab.