TINDAKAN PEMBETULAN / TINDAKAN PENCEGAHAN PMM-PK-PS-06

Transkripsi

1 TINDAKAN PEMBETULAN / TINDAKAN PENCEGAHAN NO. KELUARAN 06 TARIKH KUATKUASA 06 JUN 2013 DISEDIAKAN OLEH DILULUSKAN OLEH NAMA Mohd As ri Bin Chik Mejar (K) Zolkarnain Bin Hj. Jobshi AMP JAWATAN Wakil Pengurusan Pengarah TARIKH 03 Jun Jun 2013

2 KAWALAN DOKUMEN Rekod Pindaan Tajuk Prosedur No. Prosedur Bil Keterangan Pindaan M/Surat 1 Menggantikan : a) Logo Politeknik b) Nama Pengarah c) Nama Wakil Pengurusan No Pindaan Baru Tarikh Kuatkuasa Julai Prosedur Kualiti. Menambah prosedur di bawah bagi penjelasan lebih lengkap terhadap tindakan pembetulan dan pencegahan Tindakan Pembetulan Mengambil tindakan menghapuskan punca ketakakuran bagi mencegah ia berulang. Tindakan pembetulan hendaklah bersesuaian dengan kesan ketakakuran yang dihadapi. i) Semakan ketakakuran (termasuk aduan pelanggan) ii) Penentuan punca ketakakuran iii) Penilaian keperluan untuk mengambil tindakan bagi memastikan ketakakuran tidak berulang. iv) Penentuan serta pelaksanaan tindakan yang diperlukan. v) Rekod keputusan tindakan yang diambil (lihat kawalan rekod) vi) Semakan keberkesanan tindakan pembetulan yang diambil. Menentukan tindakan bagi menghapuskan punca penyebab ketakakuran yang mungkin timbul bagi mencegahnya daripada berlaku. Tindakan pencegahan hendaklah bersesuaian dengan kesan masalah yang mungkin timbul. i) Penentuan ketakakuran yang mungkin timbul serta puncanya. ii) Penilaian keperluan untuk mengambil tindakan bagi mencegah berlakunya ketakakuran iii) penentuan dan pelaksanaan tindakan yang diperlukan iv) Rekod hasil daripada tindakan yang diambil ( lihat kawalan rekod) v) Semakan keberkesanan tindakan pencegahan yang diambil Julai 2011

3 1.0 OBJEKTIF Prosedur ini menjelaskan tentang tindakan pembetulan yang perlu dilaksanakan setelah berlakunya ketidakpatuhan dan tindakan pencegahan yang perlu dilaksanakan mengikut jangkaan dan pengalaman sebelum berlakunya ketidakpatuhan yang berpotensi. Matlamat prosedur ini adalah untuk melaksanakan tindakan secara berkesan sehingga tiada lagi peluang terjadinya kecacatan atau kesilapan dalam menangani ketidakpatuhan, ketidakpatuhan berulang dan ketidakpatuhan yang mungkin akan berlaku dalam Sistem Pengurusan Kualiti. 2.0 SKOP Prosedur ini digunapakai oleh semua jabatan dan unit dalam melaksanakan tindakan pembetulan atau pencegahan dalam Sistem Pengurusan Kualiti. 3.0 RUJUKAN 3.1 Manual Kualiti : 8.2.3, 8.2.4, 8.4, 8.5.1, 8.5.2, Standard SPK 3.3 PMM-PK-PS-01 : Kajian Semula Pengurusan 3.4 PMM-PK-PS-05 : Maklumbalas Pelanggan 3.4 PMM-PK-PS-07 : Audit Dalaman 3.5 PMM-PK-PS-11 : Kawalan Ketidakpatuhan PLSP 3.5 PMM-PK-PLSP-04 : Proses Pengajaran dan Pembelajaran 1

4 4.0 DEFINISI Ketidakpatuhan Tidak mematuhi keperluan / proses yang ditetapkan dalam dokumen kualiti. Ketidakpatuhan Berulang TPP Ketidakpatuhan yang telah berlaku lebih daripada sekali. Tindakan Pembetulan atau Sumber TPP Sumber Tindakan Pembetulan atau Pencegahan yang dikenalpasti melalui : i) Maklumbalas Pelanggan ii) Laporan Audit Dalaman iii) Laporan-Laporan Kajiselidik iv) Analisis Data Pencapaian Proses v) Minit mesyuarat yang dianggotai oleh JK Pengurusan Politeknik Merlimau atau vi) Mana-mana ketidakpatuhan yang ditentukan semasa melaksanakan Sistem Pengurusan Kualiti. JKTP Jawatankuasa Kerja TPP yang bertindak sebagai pasukan petugas dan dipilih sendiri oleh di jabatan / unit. Ketua yang mengetuai JKTP dan dinamakan oleh Pengarah / WP apabila sesuatu skop TPP dikenalpasti. Tindakan Pembetulan i) Pelaksanaan tindakan yang perlu dilaksanakan setelah berlakunya ketidakpatuhan untuk menangani ketidakpatuhan / ketidakpatuhan berulang. ii) Dikenalpasti oleh Pengarah / WP secara bersama JK Pengurusan Politeknik Merlimau iii) Dilaksanakan apabila terdapat ketidakpatuhan dalam skop tertentu / ketidakpatuhan yang berulang. 2

5 i) Pelaksaaan tindakan yang perlu dilaksanakan mengikut jangkaan dan pengalaman sebelum berlakunya ketidakpatuhan, ketidakpatuhan berulang dan ketidakpatuhan yang mungkin akan berlaku. ii) Dikenalpasti oleh Pengarah / WP secara bersama JK Pengurusan Politeknik Merlimau iii) Dilaksanakan apabila terdapat kemungkinan ketidakpatuhan dalam skop tertentu. Urusetia TPP Pegawai yang membantu Pengurus Kualiti bagi menyelaras, merekod dan memantau status pelaksanaan tindakan TPP. 3

6 5.0 PROSEDUR KERJA Tanggungjawab Tindakan Pengarah/WP (TPP) 1. Mengenalpasti skop TPP secara bersama dengan JK Pengurusan daripada mana-mana sumber TPP dan menamakan. Tindakan Pembetulan Mengambil tindakan menghapuskan punca ketakakuran bagi mencegah ia berulang. Tindakan pembetulan hendaklah bersesuaian dengan kesan ketakakuran yang dihadapi. i) Semakan ketakakuran (termasuk aduan pelanggan) ii) Penentuan punca ketakakuran iii) Penilaian keperluan untuk mengambil tindakan bagi memastikan ketakakuran tidak berulang. iv) Penentuan serta pelaksanaan tindakan yang diperlukan. v) Rekod keputusan tindakan yang diambil (lihat kawalan rekod) vi) Semakan keberkesanan tindakan pembetulan yang diambil. Menentukan tindakan bagi menghapuskan punca penyebab ketakakuran yang mungkin timbul bagi mencegahnya daripada berlaku. Tindakan pencegahan hendaklah bersesuaian dengan kesan masalah yang mungkin timbul. i) Penentuan ketakakuran yang mungkin timbul serta 4

7 Tanggungjawab Tindakan puncanya. ii) Penilaian keperluan untuk mengambil tindakan bagi mencegah berlakunya ketakakuran iii) penentuan dan pelaksanaan tindakan yang diperlukan iv) Rekod hasil daripada tindakan yang diambil ( lihat kawalan rekod) v) Semakan keberkesanan tindakan pencegahan yang diambil. 2. Bertanggungjawab di Jabatan / Unit untuk : i) Memilih anggota kerja ii) Mempengerusikan mesyuarat/perjumpaan bersama anggota kerja iii) Mengarahkan anggota kerja untuk menjalankan siasatan ke atas ketidakpatuhan atau ketidakpatuhan berpotensi dan cadangan keperluan tindakan iv) Menyediakan laporan mengikut Panduan Penyediaan - Laporan Awal Cadangan TPP (Lampiran 1) termasuk punca penyebab ketidakpatuhan atau ketidakpatuhan berpotensi v) Mengemukakan Laporan Awal Cadangan TPP kepada Pengarah / WP untuk tujuan pengesahan cadangan tindakan TPP. Pengarah/WP 3. Membuat ulasan dan pengesahan Laporan Awal Cadangan TPP yang dikemukakan oleh untuk memulakan pelaksanaan tindakan. dan 4. Setelah dipersetujui oleh Pengarah/WP, 5

8 Tanggungjawab Tindakan Urusetia TPP perlu : i) memulakan pelaksanaan tindakan ii) Menghantar Laporan Awal Cadangan TPP kepada Urusetia TPP iii) Urusetia TPP memberi Nombor Rujukan Fail TPP Pengarah/WP 5. Memastikan pelaksanaan tindakan diuruskan melibatkan perkara-perkara berikut : i) Menyimpan bukti-bukti rekod pelaksanaan tindakan yang dilakukan di jabatan/unit masing-masing ii) Melaporkan status pelaksanaan tindakan kepada Pengarah/WP dan JK Pengurusan Politeknik Merlimau jika berbangkit dalam mana-mana mesyuarat yang berkaitan dan diminitkan. iii) Membuat penilaian keberkesanan tindakan yang diambil mengikut kaedah yang sesuai untuk memastikan ketidakpatuhan disingkirkan, tiada ketidakpatuhan berulang dan berlaku peningkatan daipada hasil tindakan yang diambil. iv) Penilaian keberkesanan dilakukan mengikut salah satu atau lebih daripada kaedah yang berikut: a. Analisis data sebelum dan selepas b. Pemerhatian terus c. Pemantauan di lapangan d. Aduan pelanggan e. Maklumbalas pelanggan f. Temubual bersama pemilik proses berkaitan g. Hasil audit dalaman v) perlu menyediakan laporan Laporan Status Pelaksanaan TPP (Lampiran 2) setelah tindakan yang diambil didapati berkesan. 6. Membuat ulasan dan pengesahan tindakan telah selesai 6

9 Tanggungjawab Tindakan dijalankan pada Laporan Status Pelaksanaan TPP yang dikemukakan oleh Urusetia TPP 7. perlu menghantar satu salinan Laporan Status Pelaksanaan TPP kepada Urusetia TPP untuk tujuan rekod dan simpanan fail. 8. Menyediakan laporan status keseluruhan untuk dibentangkan dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan 7

10 6.0 REKOD KUALITI Bil. Jenis Rekod 1. Laporan Awal Cadangan TPP Tempoh Simpanan Lokasi Lampiran 2 Tahun Bilik Kualiti 1 2. Laporan Status Pelaksanaan TPP 2 Tahun Bilik Kualiti 2 8

11 LAMPIRAN 1 PANDUAN PENYEDIAAN boleh merujuk panduan penyediaan ini dan mengikut mana-mana item yang sesuai dan perlu berbincang dengan Pengarah/WP merangkumi butir-butir berikut: LAPORAN AWAL CADANGAN TPP (Langkah 2 (iv)) 1. Tajuk: Menyatakan tajuk cadangan TPP 2. Dikemukakan oleh : Menyatakan Jabatan/ Unit yang mengemukakan 3. Struktur pasukan kerja JKTP : Menyatakan struktur pasukan kerja yang diketuai oleh 4. Menyatakan skop TPP: a) Punca sistem / proses kerja sekarang yang menyebabkan berlakunya ketidakpatuhan / ketidakpatuhan berulang/ ketidakpatuhan yang mungkin berulang b) Membincangkan penyelesaian jika melibatkan Dasar, Prosedur Kualiti, Kewangan, Perjawatan dll c) Menyatakan jangkaan implikasi yang akan timbul daripada cadangan TPP 5. Menyatakan cadangan menangani TPP: a) Menetapkan objektif (SMART) b) Menyediakan Jadual Pelaksanaan (Carta Gantt) Disediakan oleh :... () Tarikh : :... Ulasan Pengarah/WP: Pengesahan Laboran Awal Cadangan Tindakan:. (Pengarah/WP) Tarikh : :... Urusetia TPP: Nombor Rujukan Fail TPP :. (Urusetia TPP) Tarikh:...

12 LAMPIRAN 2 PANDUAN PENYEDIAAN boleh merujuk panduan penyediaan ini dan mengikut mana-mana item yang sesuai dan perlu berbincang dengan Pengarah/WP merangkumi butir-butir berikut: LAPORAN STATUS PELAKSANAAN TPP ( Langkah 5 (v) ) 1. Tajuk: Menyatakan tajuk cadangan pelaksanaan TPP 2. Dikemukakan oleh : Menyatakan Jabatan/ Bahagian/ Unit yang mengemukakan 3. Struktur pasukan kerja JKTP : Menyatakan struktur pasukan kerja yang diketuai oleh 4. Mengkaji / Menyelesaikan masalah / Menyiasat pelaksanaan TPP: a) Menyatakan fakta perbincangan / siasatan lanjut / data yang menyokong penemuan b) Mengaplikasi Teknik Penyelesaian Masalah melibatkan Fakta / Data daripada teknik yang digunakan seperti Teknik Percambahan Fikiran / Analisis Sebab-Akibat / Lembaran Semakan / Analisis Pareto / Carta Turus / Carta Bulatan / Histogram / Analisis Proses. 5. Megesan / Menilai / Menganalisis keberkesanan pelaksanaan TPP: a) Menganalisis fakta / data untuk membuat penilaian keberkesanan tindakan b) Merumuskan tindakan pelaksanaan TPP Disediakan oleh :... () Tarikh : :... Ulasan Pengarah/WP: Pengesahan Status Pelaksanaan Selesai Dijalankan:. Pengarah/WP Tarikh :... Urusetia TPP:. Urusetia TPP Tarikh :...

13 Addendum 1 CARTA ALIRAN KERJA Mula Pengarah/WP Mengenalpasti skop TPP dan menamakan. JK Pengarah / WP Pengarah / WP Urusetia TPP JK Pengarah / WP Pengarah / WP Menubuhkan JK dan dan menyediakan Laporan Awal Cadangan TPP Mengemukakan Laporan Awal Cadangan TPP kepada Pengarah / WP Membuat ulasan dan pengesahan Laporan Awal Cadangan TPP untuk memlakan pelaksanaan tindakan Memulakan pelaksanaan tindakan TPP Menghantar salinan Laporan Awal Cadangan TPP kepada Urusetia TPP Urusetia TPP memberi Nombor Rujukan Fail TPP Memastikan pelaksanaan tindakan diuruskan dengan berkesan Menyediakan laporan Laporan Status Pelaksanaan TPP setelah tindakan yang diambil didapati berkesan. Membuat ulasan dan pengesahan tindakan yang telah selesai dijalankan Pengerusi TPP Urusetia TPP Menghantar satu salinan Laporan Status Pelaksanaan TPP kepada Urusetia TPP Menyediakan laporan status keseluruhan untuk dibentangkan dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan Tamat