PERANCANGAN DAN PENGURUSAN LATIHAN STAF TINDAKAN PENCEGAHAN PMM-PK-PS-08

Transkripsi

1 PERANCANGAN DAN PENGURUSAN LATIHAN STAF TINDAKAN PENCEGAHAN NO. KELUARAN 05 TARIKH KUATKUASA 06 JUN 2013 DISEDIAKAN OLEH DILULUSKAN OLEH NAMA Mohd As ri Bin Chik Mejar (K) Zolkarnain Bin Hj. Jobshi AMP JAWATAN Wakil Pengurusan Pengarah TARIKH 03 Jun Jun 2013

2 KAWALAN DOKUMEN Rekod Pindaan Tajuk Prosedur Perancangan dan Pengurusan Latihan Staf No. Prosedur Bil Penerangan Pindaan M/Surat 1 Menggantikan : a) Logo Politeknik b) Nama Pengarah c) Nama Wakil Pengurusan No Pindaan Baru Tarikh Kuatkuasa Julai Asal : Perkara 2.0 Skop Prosedur ini digunapakai untuk merancang, melaksana dan menentukan tatacara memberi latihan termasuk latihan dalaman, luaran, formal, tidak formal kepada semua staf yang terlibat dalam proses PLSP dan memastikan setiap staf yang dikenalpasti mengikuti program peningkatan kemahiran yang diperlukan dan mematuhi ketetapan berkursus 7 hari setahun Pindaan : Perkara 2.0 Skop Prosedur ini digunapakai untuk merancang, melaksana dan menentukan tatacara memberi latihan termasuk latihan dalaman, luaran, formal, tidak formal kepada semua staf yang terlibat dalam proses PLSP dan memastikan setiap staf yang dikenalpasti mengikuti program peningkatan kemahiran yang diperlukan dan mematuhi ketetapan berkursus 10 hari setahun 1/ Julai Penambahan Borang : 6.0 Rekod Kualiti : Bil 13. Borang Analisis Kompetensi Matriks Staf Sokongan (lampiran 7) Bil 14. Borang Analisis Kompetensi Matriks Pensyarah (lampiran 8) 7/ Julai 2011

3 KAWALAN DOKUMEN Rekod Pindaan Tajuk Prosedur Perancangan dan Pengurusan Latihan Staf No. Prosedur Bil Penerangan Pindaan M/Surat Asal : Perkara 4.0 Definisi (Pangkalan Data Latihan) Maklumat pegawai yang berkaitan dengan latihan. No Pindaan Baru Tarikh Kuatkuasa Pindaan : Perkara 4.0 Definisi (Pangkalan Data Latihan) Sistem yang digunakan untuk menyimpan maklumat pegawai yang berkaitan dengan latihan. Asal : Perkara 4.0 Definisi (Sangkutan Industri) Penempatan pegawai di industri yang dibenarkan dalam jangkamasa tertentu yang ditetapkan oleh Bahagian Latihan dan Kerjaya, Jabatan Pengajian Politeknik dan Kolej Komuniti. Pindaan : Perkara 4.0 Definisi (Sangkutan Industri) Penempatan pegawai di industri yang dibenarkan dalam jangkamasa tertentu yang ditetapkan oleh Seksyen Latihan dan Pembangunan Kerjaya (SLPK), Jabatan Pengajian Politeknik. Asal : Perkara 4.0 Definisi (Kajiselidik Keberkesanan Latihan/ Kursus) Kajiselidik ini dibuat terhadap staf yang berkursus lebih dari satu (1) hari kecuali Kursus Induksi dan Biro Tatanegara. Pindaan : Perkara 4.0 Definisi (Sangkutan Industri) Kajiselidik ini dibuat terhadap staf yang berkursus lebih dari tiga (3) hari kecuali Kursus Induksi dan Biro Tatanegara 3/ Julai / Julai / Julai 2011

4 KAWALAN DOKUMEN Rekod Pindaan Tajuk Prosedur Perancangan dan Pengurusan Latihan Staf No. Prosedur Bil Penerangan Pindaan M/Surat Asal : Perkara 4.0 Definisi (BLK) Bahagian Latihan dan Kerjaya No Pindaan Baru Tarikh Kuatkuasa Pindaan : Perkara 4.0 Definisi (SLPK ) Seksyen Latihan dan Pembangunan Kerjaya Pemansuhan Borang : 6.0 Rekod Kualiti : Bil 13. Borang Analisis Kompetensi Matriks Staf Sokongan (lampiran 7) Bil 14. Borang Analisis Kompetensi Matriks Pensyarah (lampiran 8) 3/ Julai Asal : Perkara 5.0 PROSEDUR KERJA (A. PENILAIAN KOMPETENSI STAF) 1. Mengarahkan staf yang baru berkhidmat di PMM untuk melengkapkan borang Matriks Kompetensi Pensyarah/ Staf Sokongan (Lampiran 5 atau 6 ) selewatnyalewatnya 3 bulan selepas lapor diri. Pindaan : Perkara 5.0 PROSEDUR KERJA (A. PENILAIAN KOMPETENSI STAF) 1. Mengarahkan staf yang berkhidmat di PMM untuk melengkapkan borang Matriks Kompetensi Pensyarah/ Pelaksana (Lampiran 4 atau 5) selewat-lewatnya pada setiap akhir tahun. 4/7

5 Perancangan Dan Pengurusan Latihan Staf ISO 9001:2008 Keluaran 05 Pindaan 00 Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN OBJEKTIF Prosedur ini menggariskan dan menerangkan tindakan yang perlu diambil dalam pelaksanaan Latihan Staf secara efektif supaya perancangan latihan dilaksanakan selaras dengan Objektif Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor Awam. 2.0 SKOP Prosedur ini digunapakai untuk merancang, melaksana dan menentukan tatacara memberi latihan termasuk latihan dalaman, luaran, formal, tidak formal kepada semua staf yang terlibat dalam proses PLSP dan memastikan setiap staf yang dikenalpasti mengikuti program peningkatan kemahiran yang diperlukan dan mematuhi ketetapan berkursus 10 hari setahun. 3.0 RUJUKAN 3.1 Manual Kualiti : 6.2.1, 6.2.2, 8.2.3, Standard SPK ISO 9001 : PMM-PK-PS-01: Kajian Semula Pengurusan 3.4 Pekeliling Perkhidmatan Bil. 6/2005 : Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor Awam. 1

6 Perancangan Dan Pengurusan Latihan Staf ISO 9001:2008 Keluaran 05 Pindaan 00 Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN DEFINISI ULPL Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan ialah unit yang dipertanggungjawabkan untuk mengendalikan urusan latihan staf. KULPL Ketua Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan ialah Pegawai yang dilantik untuk mengurus di Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan. PLPL Pegawai Latihan dan Pendidikan Lanjutan ialah Pegawai untuk mengurus dan menyelaras aktiviti di Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan. PLSJ Penyelaras Latihan Staf Jabatan ialah pegawai yang dilantik oleh Ketua Jabatan/Ketua Unit untuk menguruskan aktiviti latihan staf di Jabatan masing-masing serta membantu PLPL melaksanakan latihan staf. Pangkalan Data Latihan Sistem yang digunakan untuk menyimpan maklumat pegawai yang berkaitan dengan latihan. Latihan Aktiviti pemindahan pengetahuan dan kemahiran sama ada dalam bentuk latihan dalaman, latihan luaran atau Sangkutan Industri. Latihan Dalaman Latihan yang dijalankan oleh ULPL dengan tenaga pengajarnya sama ada di kalangan pegawai sendiri atau dari luar. 2

7 Perancangan Dan Pengurusan Latihan Staf ISO 9001:2008 Keluaran 05 Pindaan 00 Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013 Latihan Luaran Latihan yang dijalankan oleh agensi luar sama ada kerajaan atau swasta. Sangkutan Industri Penempatan pegawai di industri yang dibenarkan dalam jangkamasa tertentu yang ditetapkan oleh Seksyen Latihan dan Pembangunan Kerjaya (SLPK), Jabatan Pengajian Politeknik. Peserta Adalah staf yang menghadiri latihan / kursus. Kajiselidik Keberkesanan Latihan/ Kursus Kajiselidik ini dibuat terhadap staf yang berkursus lebih dari tiga (3) hari kecuali Kursus Induksi dan Biro Tatanegara. SLPK Seksyen Latihan dan Pembangunan Kerjaya Staf Baru Staf yang baru melapor diri di PMM 3

8 Perancangan Dan Pengurusan Latihan Staf ISO 9001:2008 Keluaran 05 Pindaan 00 Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN PROSEDUR KERJA Tanggungjawab KJ / KU/ Ketua yang bertanggungjawab Tindakan A. PENILAIAN KOMPETENSI STAF 1. Mengarahkan staf yang berkhidmat di PMM untuk melengkapkan borang Matriks Kompetensi Pensyarah/ Pelaksana (Lampiran 4 atau 5) selewat-lewatnya pada setiap akhir tahun. Staf 2. Melengkapkan borang tersebut dan hantar kepada PLSJ PLSJ KJ / KU/ Ketua yang bertanggungjawab 3. Membuat analisis jurang kompetensi dan merancang kursus yang diperlukan bagi mengurangkan jurang tersebut 4. Menandatangani analisis dan perancangan kursus borang tersebut dan hantar kepada ULPL. KULPL/ PLPL 5. Membuat analisis keseluruan dan mengesahkan perancangan kursus. Staf 6. Menghadiri kursus yang telah ditetapkan. 7. Membuat Penilaian Kursus/Latihan (Lampiran 1) KJ / KU/ Ketua yang bertanggungjawab 8. Membuat Kajiselidik Keberkesanan Latihan /Kursus bagi staf berkenaan. 9. Menghantar Laporan Kajiselidik Keberkesanan Latihan/kursus ke ULPL 10. Merekodkan dan mengambil tindakan yang bersesuaian. 4

9 Perancangan Dan Pengurusan Latihan Staf ISO 9001:2008 Keluaran 05 Pindaan 00 Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013 Tanggungjawab Tindakan B. PERANCANGAN LATIHAN KU/KJ/PLSJ 11. Menghantar cadangan latihan jabatan/unit berdasarkan kepada keperluan jabatan / unit kepada 12. Menerima cadangan latihan jabatan / unit 13. Menyediakan perancangan latihan. 14. Mengemukakan perancangan latihan kepada Pengarah untuk kelulusan dan pengagihan peruntukan. 15. Mengedarkan perancangan latihan yang telah diluluskan kepada semua Ketua Jabatan/Unit. C. PELAKSANAAN LATIHAN /PLSJ i. LATIHAN DALAMAN 16. Membuat persediaan latihan merangkumi tempat latihan, makanan dan penginapan (ikut keperluan) serta senarai nama peserta. 17. Mengeluarkan surat jemputan penceramah dan surat panggilan peserta. 18. Mengedarkan Borang Penilaian Latihan/Kursus (Lampiran 1) kepada peserta semasa latihan dijalankan. 19. Menyediakan sijil kehadiran kepada peserta (jika ada) 5

10 Perancangan Dan Pengurusan Latihan Staf ISO 9001:2008 Keluaran 05 Pindaan 00 Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013 Tanggungjawab Tindakan 20. Menyediakan analisis keberkesanan latihan menggunakan Borang Analisis Keberkesanan Latihan (Lampiran 2) untuk perancangan dan tindakan ke atas kelemahan yang dikenalpasti. ii. LATIHAN LUARAN Pengarah 21. Menerima tawaran latihan luaran daripada penganjur. 22. Menentukan sama ada peserta perlu mengisi borang permohonan latihan tertentu atau pencalonan terus. Pencalonan Terus 23. Mendapatkan calon peserta kursus dari jabatan/unit jika berkaitan. 24. Menghantar senarai nama calon kepada penganjur. 25. Memaklumkan kepada peserta menghadiri kursus yang ditawarkan. Pencalonan Melalui Borang Permohonan 26. Memaklumkan kepada staf yang berminat untuk mengisi borang permohonan kursus luar. Staf 27. Melengkapkan borang permohonan kursus dan menghantar ke ULPL 6

11 Perancangan Dan Pengurusan Latihan Staf ISO 9001:2008 Keluaran 05 Pindaan 00 Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013 Tanggungjawab Tindakan 28. Menghantar permohonan kepada lengkap kepada pihak penganjur setelah mendapat kelulusan Pengarah. 29. Menerima senarai nama peserta yang ditawarkan untuk mengikuti kursus luar. 30. Memaklumkan kepada peserta yang berjaya untuk menghadiri kursus dan melakukan persiapan yang diperlukan untuk mengikuti kursus. Peserta 31. Menghadiri kursus pada tarikh dan masa yang ditetapkan. 32. Menghantar sesalinan sijil penyertaan kursus (jika ada) ke Unit Khidmat Pengurusan untuk kemaskini Rekod Perkhidmatan. 33. Menghantar maklumat kursus ke ULPL untuk kemaskini makalumat latihan dalam Pengkalan Data Latihan. iii. SANGKUTAN INDUSTRI PENSYARAH (SIP) Pengarah 34. Menerima tawaran untuk pencalonan peserta dari SLPK JPP, KPT. Pensyarah 35. Memohon melalui atas talian dan mencetak borang yang telah dilengkapkan serta menghantar ke ULPL untuk tindakan. 36. Menghantar Borang Permohonan Program Sangkutan 7

12 Perancangan Dan Pengurusan Latihan Staf ISO 9001:2008 Keluaran 05 Pindaan 00 Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013 Tanggungjawab Pensyarah Tindakan Industri Pensyarah, surat tawaran syarikat, profil syarikat dan perancangan program latihan kepada SLPK KPT. 37. Menerima salinan surat tawaran daripada SLPK. 38. Menjalani Program Sangkutan Industri. 39. Menerima peruntukan kewangan bagi program Latihan Sangkutan Industri Pensyarah dari SLPK. 40. Menyediakan laporan Sangkutan Industri kepada ULPL. 41. Menghantar laporan Sangkutan Industri Pensyarah kepada SLPK setelah peserta menamatkan latihan. D. PENILAIAN KEBERKESANAN LATIHAN KJ / KU/ Ketua yang bertanggungjawab 42. Membuat penilaian keberkesanan kursus/latihan terhadap staf yang telah menghadiri kursus dan mengisi Laporan Kajiselidik Keberkesanan Kursus/Latihan (Lampiran 3). 43. Menggunakan salah satu atau lebih Kaedah Penilaian Keberkesanan Kursus/Latihan berikut : a. Pemerhatian atas perlaksanaan tugas. b. Memantau proses yang dilaksanakan. c. Penyediaan laporan untuk mengukur pengetahuan. 8

13 Perancangan Dan Pengurusan Latihan Staf ISO 9001:2008 Keluaran 05 Pindaan 00 Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013 Tanggungjawab Tindakan d. Temuduga bagi menilai peningkatan pengetahuan. e. Projek perseorangan atau berkelompok. f. Keterampilan diri. g. Pembentangan dan perkongsian maklumat. 44. Menghantar kepada KULPL Laporan Kajiselidik Keberkesanan Kursus/Latihan (Lampiran 3) setiap 6 bulan sekali. KULPL/ PLPL 45. Menyediakan Analisis Laporan Keberkesanan Kursus yang dihantar oleh KJ/KU/Ketua yang bertanggungjawab. 46. Melaporkan pelaksanaan latihan staf dan status staf berkursus dalam Kajian Semula Pengurusan. E. REKOD LATIHAN KULPL/ PLPL/PLSJ 47. Menyenggara semua rekod latihan, penilaian keberkesanan latihan dan mengemaskini Pangkalan Data Latihan Staf. 9

14 Perancangan Dan Pengurusan Latihan Staf ISO 9001:2008 Keluaran 05 Pindaan 00 Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN REKOD KUALITI Bil Jenis Rekod Tempoh Simpanan Lokasi Lampiran 1. Senarai Tugas Takwim Aktiviti Tahunan Politeknik Merlimau Buku Daftar Penerimaan Surat Rasmi Buku Pendaftaran Penghantaran Surat Senarai Induk Rekod Kualiti Senarai Aset Alih Kerajaan KEW.PA-7 Borang Penilaian Latihan Sehingga terdapat perubahan 2 tahun Setelah habis digunakan Setelah habis digunakan Sehingga terdapat pindaan baru Sehingga terdapat pindaan baru 2 Tahun 1 8. Borang Analisis Keberkesanan Latihan 2 Tahun 2 9. Borang Maklumat Staf Selama Staf Berkhidmat 10. Cadangan Latihan 2 Tahun 11. Perancangan Latihan 2 Tahun 12. Borang Sangkutan Industri Pensyarah 2 Tahun 7

15 Perancangan Dan Pengurusan Latihan Staf ISO 9001:2008 Keluaran 05 Pindaan 00 Tarikh Berkuatkuasa 06 JUN 2013 Bil Jenis Rekod Tempoh Simpanan Lokasi Lampiran 13. Pangkalan Data Latihan Selamalamanya 14. Laporan Pelaksanaan Latihan 2 Tahun Laporan Kajiselidik Keberkesanan Kursus/Latihan Rekod Matriks Kompetensi Pensyarah 2 Tahun 2 Tahun Rekod Matriks Kompetensi Staf Pelaksana 2 Tahun 5 7

16 BORANG PENILAIAN LATIHAN/KURSUS LAMPIRAN 1 NAMA KURSUS: JAB/UNIT: TARIKH : PENGANJUR: TEMPAT : Gred Skor Sangat Tidak setuju 1 Tidak setuju 2 Tidak Pasti 3 Setuju 4 Sangat setuju 5 Sila maklumkan pandangan anda terhadap program latihan/kursus yang telah anda ikuti ini dengan menanda ( / ) pada ruangan yang sesuai di bawah berpandukan kepada skor di atas. BIL ITEM SKOR Penilaian Penceramah 1. Objektif kursus tercapai 2. Kandungan kursus serta tugasan/latihan/bengkel yang sesuai 3. Penyampaian yang baik dan berkesan 4. Penggunaan alat bantuan mengajar dengan berkesan. Penilaian Pelaksanaan Kursus 5. Suasana tempat kursus yang kondusif 6. Perancangan dan perlaksanaan program telah dibuat dengan lancar 7. Masa yang diperuntukan bagi setiap modul adalah sesuai Penilaian Keberkesanan Kursus Terhadap Peserta 8. Peningkatan pengetahuan/pemahaman berbanding sebelum ini 9. Lebih berkeyakinan mengajar modul berkenaan/menjalankan tugas berkaitan/mengaplikasi apa yang dipelajari berbanding sebelum ini 10 Lebih bersedia dan berkeyakinan untuk berkongsi ilmu yang diperolehi atau menjalankan aktiviti/projek berkaitan kursus. 11. Pada keseluruhannya latihan/kursus ini adalah berjaya dan bermanfaat. Ulasan Peserta PS-08(1) ( )

17 LAMPIRAN 2 BORANG ANALISIS KEBERKESANAN LATIHAN/KURSUS NAMA KURSUS : PENGANJUR : TARIKH : TEMPAT : NAMA AJK URUSETIA/PLPL: Bil 1 Sangat tidak setuju 2 Tidak setuju 3 Tidak Pasti 4 Setuju 5 Sangat Setuju BIL. RESPON Penilaian Penceramah 1. Objektif kursus tercapai 2. Kandungan kursus serta tugasan/latihan/bengkel yang sesuai 3. Penyampaian yang baik dan berkesan 4. Penggunaan alat bantuan mengajar dengan berkesan. Penilaian Pelaksanaan Kursus 5. Suasana tempat kursus yang kondusif 6. Perancangan dan perlaksanaan program telah dibuat dengan lancar 7. Masa yang diperuntukan bagi setiap modul adalah sesuai Penilaian Keberkesanan Kursus Terhadap Peserta 8. Peningkatan pengetahuan/pemahaman berbanding sebelum ini 9. Lebih berkeyakinan mengajar modul berkenaan/menjalankan tugas berkaitan/mengaplikasi apa yang dipelajari berbanding sebelum ini 10 Lebih bersedia dan berkeyakinan untuk berkongsi ilmu yang diperolehi atau menjalankan aktiviti/projek berkaitan kursus. 11. Pada keseluruhannya latihan/kursus ini adalah berjaya dan bermanfaat. Keberkesanan JUMLAH RESPON JUMLAH RESPON Tidak Berkesan Skor (1&2) Kurang Berkesan Skor 3 Berkesan Skor (4&5) Ulasan PLSJ/URUSETIA Ulasan PLPL : Peratus Skor Berkesan PS-08(2) ( )

18 LAMPIRAN 3 Bil Nama Staf 1. Ali bin Abu 2. Aishah binti Ahamad Kursus Dihadiri Laporan Kajiselidik Keberkesanan Latihan Jenis Latihan Pencapaian Kompetensi Pengetahuan Kompentensi Berkesan Tidak Berkesan CONTOH Kursus JAVA Programmning Kursus JAVA Programmning Catatan Memerlukan kursus lanjutan 3. Ahmad bin Albab 4. Siti binti Ali 5. Rita binti Rudin Kursus JAVA Programmning Kursus Pengucapan Awam Kursus Pembinaan Pasukan 6. Mawi bin Ani Kursus Pembinaan Pasukan NOTA: Sekiranya pencapaian kompetensi adalah tidak berkesan, sila nyatakan alasan dalam ruangan catatan. Kursus yang dikenalpasti sebagai pengetahuan tidak perlu dinilai. Disediakan oleh : ( T.t Ketua Yang Bertanggungjawab ) Nama: Jawatan: Tarikh:

19 MATRIKS KOMPETENSI PENSYARAH (INSTRUMEN PENILAIAN KENDIRI) LAMPIRAN 4 NAMA PENSYARAH: JABATAN: TARIKH: Arahan: Sila tandakan di ruang yang sesuai untuk menentukan tahap kompetensi anda bagi setiap kemahiran yang disenaraikan berdasarkan skala yang berikut: Skala 1 Tidak Mahir 2 Kurang Mahir 3 Sederhana Mahir 4 Mahir 5 Sangat Mahir Catatan: J = Jurang ( Tolak tahap sebenar dari tahap Mahir ) Contoh : Sekiranya tahap pensyarah untuk satu-satu kemahiran adalah Agak Mahir, jurang kompetensinya untuk kemahiran tersebut adalah 4 2 = 2 A. KOMPETENSI PENGAJARAN BIL KEMAHIRAN J 1. Kemahiran 1 2. Kemahiran 2 3. Kemahiran 3 4. Kemahiran 4 5. Kemahiran 5 6. Kemahiran 6 B. KOMPETENSI MENILAI KEMAJUAN PELAJAR BIL KEMAHIRAN J 1. Kemahiran 1 2. Kemahiran 2 3. Kemahiran 3 4. Kemahiran 4 5. Kemahiran 5

20 C. KOMPETENSI TEKNOLOGI MAKLUMAT BIL KEMAHIRAN J 1. Kemahiran 1 2. Kemahiran 2 3. Kemahiran 3 4. Kemahiran 4 5. Kemahiran 5 6. Kemahiran 6 D. KOMPETENSI PROFESIONALISME BIL KEMAHIRAN J 1. Kemahiran 1 2. Kemahiran 2 3. Kemahiran 3 4. Kemahiran 4 5. Kemahiran 5 6. Kemahiran 6 7. Kemahiran 7 8. Kemahiran 8 9. Kemahiran Kemahiran 10 Tandatangan Pensyarah... ( ) PS-08(4) ( )

21 LAMPIRAN 5 MATRIKS KOMPETENSI STAF PELAKSANA (INSTRUMEN PENILAIAN KENDIRI) NAMA STAF: JABATAN/UNIT: TARIKH: Arahan: Sila tandakan di ruang yang sesuai untuk menentukan tahap kompetensi anda bagi setiap kemahiran yang disenaraikan berdasarkan skala yang berikut: Skala 1 Tidak Mahir 2 Kurang Mahir 3 Sederhana Mahir 4 Mahir 5 Sangat Mahir Catatan: J = Jurang ( Tolak tahap sebenar dari tahap Mahir ) A. KOMPETENSI UMUM BIL KEMAHIRAN J 1. Kemahiran 1 2. Kemahiran 2 3. Kemahiran 3 4. Kemahiran 4 B. KOMPETENSI KHUSUS BIL KEMAHIRAN J 1. Kemahiran 1 2 Kemahiran 2 3. Kemahiran 3 4. Kemahiran 4 5 Kemahiran 5 6 Kemahiran 6 7 Kemahiran 7 8 Kemahiran 8 9 Kemahiran 9

22 C. KOMPETENSI TEKNOLOGI MAKLUMAT BIL KEMAHIRAN J 1. Kemahiran 1 2. Kemahiran 2 3. Kemahiran 3 4. Kemahiran 4 5. Kemahiran 5 6. Kemahiran 6 7. Kemahiran 7 Tandatangan Staf ( ) PS-08(5) ( )

23 Addendum 1 CARTA ALIRAN KERJA PROSES KERJA : PERANCANGAN DAN PELAKSANAAN LATIHAN DALAMAN Mula KU/KJ/PLSJ Kemukakan cadangan latihan jabatan/unit berdasarkan keperluan Terima cadangan latihan dari jabatan/unit dan sediakan perancangan latihan Kemukakan perancangan latihan kepada Pengarah Edar perancangan latihan kepada jabatan/unit /PLSJ /PLSJ Buat persediaan latihan a. Tempat latihan b. Makanan c. Penginapan (jika perlu) d. Senarai peserta Keluarkan surat jemputan kepada penceramah /PLSJ Edar Borang Penilaian Latihan/Kursus kepada peserta (Lamp. 1) /PLSJ /PLSJ KJ/KU/Ketua Yang Bertanggungjawab /PLSJ Keluarkan sijil kehadiran peserta latihan (Jika berkaitan) Sediakan Analisis Keberkesanan Latihan (Lamp.2) Menilai Keberkesanan Kursus/Latihan terhadap staf (Lamp. 3) dan menghantar ke ULPL Senggara semua rekod latihan dan kemaskini Pangkalan Data Latihan Staf Lapor pelaksanaan latihan dalam Kajian Semula Pengurusan Politeknik Tamat

24 Addendum 2 CARTA ALIRAN KERJA PROSES KERJA : PENILAIAN KOMPETENSI STAF Mula KJ/KU/Ketua Yang Bertanggungjawab Staf PLSJ KULPL/LPL Mengarahkan staf yang berkhidmat di PMM untuk melengkapkan borang Matriks Kompetensi Pensyarah/ Pelaksana (Lampiran 4 atau 5) selewat-lewatnya pada Disember setiap tahun.. Melengkapkan borang tersebut dan hantar kepada PLSJ Buat Analisa Jurang kompetensi dan merancang kursus yang diperlukan Mengesahkan perancangan kursus keseluruhan. Staf Menghadiri kursus pada tarikh dan masa yang ditetapkan. KJ/KU/Ketua Yang Bertanggungjawab Menjalankan Kajiselidik Keberkesanan Kursus/Latihan terhadap staf (Lamp. 4) dan menghantar ke ULPL Berkesan atau tidak Senggara rekod latihan dan kemaskini Pangkalan Data Latihan Staf Tamat

25 Addendum 3 CARTA ALIRAN KERJA PROSES KERJA : PELAKSANAAN LATIHAN LUARAN/SANGKUTAN INDUSTRI PENSYARAH Mula Pengarah Terima tawaran dari penganjur/blk KULPL/LPL Menentukan calon terus atau isi borang permohonan Staf Mendapatkan calon peserta kursus dari jabatan/unit Staf yang berminat mengisi borang permohonan dan hantar ke ULPL Menghantar senarai nama calon/borang permohonan kepada penganjur luar setelah pengarah luluskan. Peserta Kursus KJ/KU/Ketua Yang Bertanggungjawab Tamat Menghadiri kursus pada tarikh dan masa yang ditetapkan. Menilai Keberkesanan Kursus/Latihan terhadap staf (Lamp. 5) dan menghantar ke ULPL Senggara rekod latihan dan kemaskini Pangkalan Data Latihan Staf /Hantar Laporan peserta SIP ke BLK dan Lapor pelaksanaan latihan dalam Kajian Semula Pengurusan Politeknik