BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

Transkripsi

1 BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN 3.1. Umum Usaha konveksi merupakan salah satu jenis usaha yang tidak pernah mati sampai kapanpun. Karena, produk konveksi selalu dibutuhkan oleh manusia mulai dari anak kecil hingga dewasa bahkan orang tua sekalipun. Bisnis konveksi ini diprediksi akan terus meningkat. Karena permintaan pasar yang begitu besar sehingga peluangnya sangat besar untuk memulai dan mengembangkan usaha konveksi. CV Ilham Fadillah adalah sebuah usaha konveksi yang berfokus pada penjualan jaket Tinjauan Perusahaan CV. Ilham Fadillah adalah sebuah usaha konveksi yang bergerak dibidang penjualan jaket. Tinjauan perusahaan berisi tentang profil CV Ilham Fadillah yang melipti sejarah perusahaan dan struktur organisasi perusahaan Sejarah Perusahaan CV. Ilham Fadillah didirikan pada tahun 2014 oleh bapak Dadan Fadillah selaku pemilik CV tersebut, perusahaan ini beralamat di perumahan Jl. Raya Abdul Fatah Kp. Baru RT 005/001 Desa Bojong Jengkol Kecamatan Ciampea Kabupaten Bogor. Dengan NPWP : dan nomor SIUP : /018/02033/BPT/2014. Usaha konveksi ini berfokus pada penjualan jaket. 13

2 14 Visi CV. Ilham Fadillah Menjadikan CV. Ilham Fadillah menjadi perusahaan yang berkembang maju dan pemasarannya pun semakin luas keseluruh Indonesia sehingga banyak mendatangkan keuntungan bagi semua pihak. Misi CV. Ilham Fadillah yaitu : 1. Menyediakan produk produk yang berkualitas dengan harga yang kompetitif dan penyerahan produk tepat waktu. 2. Menjadi rekanan strategis bagi Perusahaan, Lembaga serta Instansi Pemerintahan Struktur Organisasi Struktur organisasi merupakan suatu bentuk, kerangka atau susunan yang mewujudkan pola tetap dari hubungan-hubungan diantara bidang-bidang maupun orang-orang tertentu dengan dasar ideologi yang sama dalam suatu kedaulatan kerja sama untuk mencapai tujuan organisasi semaksimal mungkin untuk mencapai satu tujuan. Setiap bagian dalam suatu struktur organisasi mempunyai peranan dan kedudukan masing-masing dan telah ditetapkan oleh perusahaan masing-masing, sesuai dengan kebutuhan yang bersangkutan. Terdapat empat macam yaitu bentuk lini/garis dan staf, organisasi fungsi dan organisasi panitia. Struktur organisasi perusahaan pada CV Ilham Fadillah dilihat pada gambar berikut ini :

3 15 Sumber : CV. Ilham Fadillah Gambar III.1 Struktur Organisasi Pada CV. Ilham Fadillah Dari gambar diatas dapat diketahui pendelegasian tugas dan tanggung jawab yang ada pada CV. Ilham Fadillah. Adapun uraian pekerjaan, tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian adalah sebagai berikut: 1. Pemilik Sebagai pimpinan yang bertanggung jawab atas berjalannya perusahaan. 2. Kasir Menginput atau memasukkan data penjualan yang dilakukan sales dan menerima tagihan pembayaran yang sudah dilakukan sales. Serta mengatur

4 16 Aktivitas Keuangan yang sah & efisien, mengatur anggaran, pembutan catatan semua transaksi keuangan. 3. Sales Bertugas sebagai pemasaran sekaligus sebagai penjual dengan proses meyakinkan konsumen bahwa produk-produk itu adalah apa yang dikehendaki mereka Proses Bisnis Sistem Berjalan Merupakan alur sistem yang terjadi dalam proses penjualan pada CV. Ilham Fadillah. Prosedur sistem berjalan ini menjelaskan kegiatan utama sistem dari masalah yang menjadi tema tugas akhir. Prosedur sistem berjalan dibuat dalam bentuk narasi dan diagram aktivitas (activity diagram). Adapun prosedur dari penjualan pada CV. Ilham Fadillah yang sedang berjalan adalah sebagai berikut: 1. Prosedur Order Penjualan Kasir menerima order penjualan dari konsumen beserta bukti tanda jadi transaksi dengan syarat pembayaran uang muka, setelah itu kasir membuat faktur 2 rangkap, rangkap 1 diberikan kepada konsumen dan rangkap 1 disimpan sebagai arsip. 2. Prosedur Pengiriman Barang Dalam prosedur ini sales melakukan pengiriman barang kepada konsumen sesuai dengan informasi yang tercantum dalam faktur penjualan. 3. Prosedur Pencatatan Penjualan Dalam prosedur ini fungsi kasir mencatat semua transaksi penjualan kedalam jurnal penjualan.

5 Unified Modeling Language (UML) Sistem Berjalan Activity Diagram Sistem Berjalan Pada bagian ini akan digambarkan sistem yang sedang berjalan dengan tujuan untuk melihat alur proses sistem yang sedang berjalan. 1. Activity Diagram Order Penjualan Gambar III.2 Activity Diagram Order Penjualan

6 18 2. Activity Diagram Pengiriman Barang Gambar III.3 Activity Diagram Pengiriman Barang

7 19 3. Activity Diagram Laporan Penjualan Gambar III.4 Activity Diagram Laporan Penjualan

8 Spesifikasi Sistem Berjalan Spesifikasi merupakan rangkaian yang terdiri dari dokumen masukan (Input) dan dokumen keluaran (Output) yang semuanya teratur dan dipakai pada sistem berjalan Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan Dokumen masukan dipakai sebagai sumber data masukan dalam sistem penjualan pada CV. Ilham Fadillah. Adapun bentuk dokumen masukan tersebut adalah sebagai berikut : 1. Surat Order Penjualan Nama Dokumen Fungsi Sumber Tujuan Frekuensi Media Jumlah : Surat order penjualan : Sebagai bukti konsumen melakukan order penjualan : Konsumen : Kasir : Setiap konsumen melakukan order penjualan : Kertas : 1 Lembar Bentuk : Lihat Lampiran A Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran Dokumen keluaran terdiri dari proses penawaran, pengiriman dan pembayaran barang. Adapun dokumen keluaran tersebut adalah sebagai berikut: 1. Faktur Penjualan Nama dokumen : Faktur Penjualan

9 21 Fungsi : Sebagai gambaran dari spesifikasi harga dan jenis produk yang di order oleh konsumen. Sumber Tujuan Frekuensi Media Jumlah Bentuk : Kasir : Konsumen : Setiap ingin melakukan transaksi penjualan : Kertas : 1-40 Halaman : Lihat Lampiran B1 2. Surat Jalan Nama dokumen Fungsi Sumber Tujuan Frekuensi Media Jumlah Bentuk : Surat Jalan : Untuk bukti pengiriman barang kepada konsumen : Kasir : Konsumen : Setiap terjadi order penjualan : Kertas : 1 Lembar : Lihat Lampiran B2 3. Laporan Penjualan Nama dokumen Fungsi Sumber Tujuan Frekuensi Media : Laporan Penjualan : Untuk mengetahui laporan penjualan : Konsumen : Kasir : Setiap sebulan sekali : Kertas

10 22 Jumlah Bentuk : 1 Lembar : Lihat Lampiran B Permasalahan Sistem penjualan yang telah berjalan di CV. Ilham Fadillah umumnya telah berjalan dengan baik. Dalam proses penawaran, proses transaksi pembayaran sampai proses pengiriman, tetapi penulis melihat adanya kelemahan sistem tersebut. Adapun kelemahannya adalah sebagai berikut: 1. Dalam proses pengolahan data setiap harinya, sistem yang digunakan sering mengalami masalah sehingga menyebabkan proses pengolahan datanya mi0membutuhkan waktu yang lama. Termasuk dalam pembuatan laporan. 2. Pada penyimpanan data masih menginput manual dan dicetak di kertas yang disalin ke buku yang akan beresiko kerusakan dan kehilangan data Pemecahan Masalah 1. Proses pencatatan data penjualan dilakukan secara komputerisasi dengan diperlukan adanya form penjualan. 2. Adanya sistem penyimpanan berupa database, sehingga data bisa disimpan dengan sistem keamanan yang baik.

11 BAB IV RANCANGAN SISTEM USULAN 4.1 Analisa Kebutuhan Software Analisa kebutuhan software merupakan suatu proses untuk mendapatkan informasi, mode, spsesifikasi tentang perangkat lunak yang diinginkan pengguna Analisa Kebutuhan Berdasarkan pengamatan yang dilakukan oleh penulis tentang analisa proses usaha konveksi yang ada pada CV. Ilham Fadillah, terdapat spesifikasi kebutuhan (system requirement) dari sistem penjualan yaitu sebagai berikut: Halaman User: A.1 Pemilik mengakses Login dengan Account yang telah dibuat A.2 Pemilik dapat mengakses Menu Utama A.3 Pemilik dapat mengakses Menu File 1 Pemilik dapat mengakses Login 2 Pemilik dapat mengakses Log Out 3 Pemilik dapat mengakses Exit A.4 Pemilik dapat mengakses Menu Master A.4.1 Pemilik dapat Mengelola Data Karyawan 1 Pemilik dapat menambah data karyawan 2 Pemilik dapat mengedit data karyawan 3 Pemilik dapat menghapus data karyawan 4 Keluar 23

12 24 A.4.2 Pemilik dapat Mengelola Data Konsumen 1 Pemilik dapat menambah data konsumen 2 Pemilik dapat mengedit data konsumen 3 Pemilik dapat menghapus data konsumen 4 Keluar A.4.3 Pemilik dapat Mengelola Data akun 1 Pemilik dapat menambah data akun 2 Pemilik dapat mengedit data akun 3 Pemilik dapat menghapus data akun 4 Keluar A.5 Pemilik dapat Mengelola Produk 1 Pemilik dapat menambah daftar produk 2 Pemilik dapat mengedit daftar produk 3 Pemilik dapat menghapus daftar produk 4 Keluar A.6 Pemilik dapat Mengelola Menu Transaksi A.6.1 Pemilik dapat Mengelola order penjualan 1 Pemilik dapat menambah order penjualan 2 Pemilik dapat membatalkan order penjualan 3 Pemilik dapat mencetak order penjualan 4 Keluar A.6.2 Pemilik dapat Mengelola Pengiriman 1 Pemilik dapat menambah data pengiriman

13 25 2 Pemilik dapat mencetak data pengiriman 3 Keluar A.6.3 Pemilik dapat Mengelola Data Jurnal 1 Pemilik dapat menambah data jurnal 2 Keluar A.7 Pemilik dapat Mengakses Menu Laporan A.7.1 Pemilik dapat mengakses Laporan Penjualan 1 Pemilik cetak Laporan Penjualan A.7.2 Pemilik dapat mengakses Laporan Jurnal 1 Pemilik cetak Laporan Jurnal B.1 Admin dapat Login dengan Account yang telah dibuat B.2 Admin dapat mengakses Menu Utama B.3 Admin dapat mengakses Menu File 1 Admin dapat mengakses Login 2 Admin dapat mengakses Log Out 3 Admin dapat mengakses Exit B.4 Admin dapat mengakses Menu Master B.4.1 Admin dapat mengakses Data Konsumen 1 Admin dapat menambah data konsumen 2 Admin dapat mengedit data konsumen 3 Admin dapat menghapus data konsumen 4 Keluar B.4.2 Admin dapat mengakses Data Produk 1 Admin dapat menambah data Produk

14 26 2 Admin dapat mengedit data Produk 3 Admin dapat menghapus data Produk 4. Keluar B.4.3 Admin dapat Mengelola Data akun 1 Admin dapat menambah data akun 2 Admin dapat mengedit data akun 3 Admin dapat menghapus data akun 4 Keluar B.5 Admin dapat Mengelola Menu Transaksi B.5.1 Admin Mengelola Order Penjualan 1 Admin dapat menambah order penjualan 2 Admin dapat membatalkan order penjualan 3 Admin dapat mencetak order penjualan 4 Keluar B.5.2 Admin dapat Mengelola Data Pengiriman 1 Admin dapat menambah data pengiriman 2 Admin dapat mencetak data pengiriman 3 Keluar B.6 Admin dapat Mengelola Data Laporan 1 Admin dapat menambah data laporan jurnal 2 Admin dapat mencetak data laporan jurnal 2 Keluar B.6.1 Admin dapat Mengakses Menu Laporan Penjualan 1 Admin dapat mengakses Laporan Penjualan

15 27 2 Admin dapat menambah laporan penjualan 3 Keluar Use Case Diagram Gambar IV.1 Use Case Diagram

16 Activity Diagram Gambar IV.2 Mengelola data karyawan

17 Gambar IV.3 Mengelola data konsumen 29

18 Gambar IV.4 Mengelola data Produk 30

19 Gambar IV.5 Mengelola data akun 31

20 Gambar IV.6 Mengelola proses order penjualan 32

21 Gambar IV.7 Mengelola proses pengiriman 33

22 Gambar IV.8 Melihat laporan jurnal 34

23 Gambar IV.9 Melihat laporan penjualan 35

24 Desain Pada tahapan ini akan menjelaskan tentang desain database, desain software architecture dan desain interface dari sitem yang sedang dibuat Entity Relationship Diagram (ERD) Gambar IV.10 Entity Relationship Diagram (ERD)

25 Logical Record Structure (LRS) Gambar IV.11 Logical Record Structure (LRS)

26 Spesifikasi File Spesifikasi file merupakan penggambaran tentang file yang terdapat di tabel. Spesifikasi file berfungsi sebagai rancangan dalam database yang akan dibuat. Adapun Spesifikasi file yang terdapat dalam perancangan sistem penjualan pada CV.Ilham Fadillah sebagai berikut: 1. Spesifikasi Karyawan Nama : Karyawan Akronim File : karyawan Tipe File Akses File Record Size Media File Kunci Field Software : File Master : Random : 100 Character : Harddisk : kode_karyawan : MySQL Tabel IV.1 Spesifikasi File Karyawan No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan 1. Kode Karyawan 2. Nama Karyawan kode_karyawan Varchar 4 Primary Key nama_karyawan Varchar Jabatan Jabatan Varchar Alamat Alamat Varchar Telepon Telepon Int Jenis Kelamin Jenis_kelamin Varchar 9

27 39 2. Spesifikasi Konsumen Nama : Konsumen Akronim File : konsumen Tipe File Akses File Record Size Media File Kunci Field Software : File Master : Random : 81 Character : Harddisk : kode_konsumen : MySQL Tabel IV.2 Spesifikasi File Konsumen No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan 1. Kode Konsumen 2. Nama Konsumen kode_konsumen Varchar 4 Primary Key nama_konsumen Varchar Alamat Alamat Varchar Telepon Telepon Int Spesifikasi Produk Nama Akronim File Tipe File Akses File Record Size : Produk : produk : File Master : Random : 60 Character

28 40 Media File Kunci Field Software : Harddisk : kode_produk : MySQL Tabel IV.3 Spesifikasi File Produk No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan 1. Kode Produk kode_produk Varchar 5 Primary Key 2. Nama Produk nama_produk Varchar Harga Harga Int Spesifikasi Data Akun Nama : Data Akun Akronim File : data_akun Tipe File Akses File Record Size Media File Kunci Field Software : File Master : Random : 62 Character : Harddisk : kode_akun : MySQL

29 41 Tabel IV.4 Spesifikasi File Data Akun No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan 1. Kode Akun kode_akun Varchar 6 Primary Key 2. Nama Akun nama_akun Varchar Jenis Akun jenis_akun Varchar Saldo Normal saldo_normal Varchar 6 5. Spesifikasi Order Penjualan Nama : Order Penjualan Akronim File : order_penjualan Tipe File Akses File Record Size Media File Kunci Field Software : File Transaksi : Random : 98 Character : Harddisk : no_faktur : MySQL

30 42 Tabel IV.5 Spesifikasi File Order Penjualan No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan 1. No Faktur no_faktur Int 10 Primary Key 2. Kode Karyawan kode_karyawan Varchar 4 3. Kode Produk kode_produk Varchar 5 4. Kode Konsumen 5. Nama Konsumen kode_konsumen Varchar 4 nama_konsumen Varchar Tanggal Tanggal Date - 7. Jumlah Produk jumlah_produk Int Total Bayar total_bayar Double Sepsifikasi Detail Penjualan Nama Akronim File Tipe File Akses File Record Size Media File : Detail Penjualan : detail_penjualan : File Transaksi : Random : 80 Character : Harddisk Kunci Field : - Software : MySQL

31 43 Tabel IV.6 Spesifikasi File Detail Penjualan No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan 1. No Faktur no_faktur Varchar 10 Foreign Key 2. Kode Produk kode_produk Varchar 5 Foreign Key 3. Harga Harga Int Jumlah Produk jumlah_produk Int Subtotal sub_total Double 20 Spesifikasi Pengiriman Nama Akronim File Tipe File Akses File Record Size Media File Kunci Field Software : Pengiriman : pengiriman : File Transaksi : Random : 24 Character : Harddisk : no_pengiriman : MySQL

32 44 Tabel IV.7 Spesifikasi File Pengiriman No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan 1. No Kirim no_pengiriman Varchar 10 Primary Key 2. No faktur no_faktur Varchar 10 Foreign Key 3. Kode Karyawan kode_karyawan Varchar 4 4. Tanggal Tanggal Date - 7. Spesifikasi Jurnal Nama : Jurnal Penjualan Akronim File : jurnal_penjualan Tipe File Akses File Record Size Media File Kunci Field Software : File Laporan : Random : 45 Character : Harddisk : no_referensi : MySQL Tabel IV.8 Spesifikasi File Jurnal No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan 1. No Referensi no_referensi Varchar 5 Primary Key 2. Tanggal Transaksi Tanggal Date -

33 45 3. Debet Debet Int Kredit Kredit Int Spesifikasi Detail Jurnal Nama : Detail Jurnal Akronim File : detail_jurnal Tipe File Akses File Record Size Media File : File Laporan : Random : 81 Character : Harddisk Kunci Field : - Software : MySQL Tabel IV.9 Spesifikasi File Detail Jurnal No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan 1. No Referensi no_referensi Varchar 5 Foreign Key 2. Kode Akun kode_akun Varchar 6 Foreign Key 3. Debet Debet Int Kredit Kredit Int Keterangan Keterangan Varchar 30

34 Software Architecture Software Architecture merupakan proses yang mendefenisikan solusi yang terstruktur yang memenuhi kebutuhan teknis dan operasional, disisi lain mengoptimasi quality dari sebuah aplikasi. Adapun software architecture yang digunakan dalam perancangan sistem penjualan CV. Ilham Fadillah adalah sebagai berikut: 1. Deployment Gambar IV.12 Deployment Diagram

35 47 2. Sequence Diagram Gambar IV.13 Sequence Diagram Mengakses order penjualan

36 Gambar IV.14 Sequence Diagram Mengakses Pengiriman 48

37 User Interface Gambar IV.15 User Interface Login

38 50

39 Gambar IV.16 User Interface Menu Utama 51

40 Gambar IV.17 User Interface Data Karyawan 52

41 Gambar IV.18 User Interface Data Konsumen 53

42 Gambar IV.19 User Interface Data Produk 54

43 Gambar IV.20 User Interface Data Akun 55

44 Gambar IV.21 User Interface order penjualan 56

45 Gambar IV.22 User Interface Pengiriman 57

46 Gambar IV.23User Interface Laporan Penjualan 58

47 Gambar IV.24 User Interface Jurnal 59

48 Spesifikasi Hardware dan Software Adapun spesifikasi hardware dan software yang digunakan dalam perancangan sistem penjualan pada CV.Ilham Fadillah adalah sebagai berikut: Tabel IV.10 Spesifikasi Hardware dan Software Kebutuhan Keterangan Sistem Operasi Microsoft Windows 8 Processor Intel Core RAM 2 Gb Hardisk 500 Gb Printer Epson Ink Ject L365 Mouse Standard Software Bahasa Pemrograman : JAVA Development Kit Aplikasi Pendukung : NetBeans IDE 8.1 DBMS : MySQL Antivirus : Smadav