Analisis Permasalahan Bisnis

Transkripsi

1 Analisis Permasalahan Bisnis Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Proses mengidentifikasi tujuan, strategi, dan sumber daya organisasi jangka panjang, yaitu 3, 5, 10, atau lebih tahun di masa depan. Perencanaan strategis dimulai dengan tinjauan manajemen yang disebut analisis SWOT (strengths, weaknesses, opportunities, and threats) PERENCANAAN STRATEGIS Apa kekuatan kita, dan bagaimana kita menggunakannya untuk mencapai tujuan bisnis kita? (strength) Apa kelemahan kita, dan bagaimana kita bisa mengurangi atau menghilangkannya?(weakness) Apa peluang kita, dan bagaimana kita berencana untuk memanfaatkannya?(opportunity) Apa ancaman kita, dan bagaimana kita dapat menilai, mengelola, dan merespons risiko yang mungkin (threat) Analisis SWOT (KEKUATAN) Staf Desain Web Luar Biasa Perputaran Analiyst Sistem Rendah Jaringan yang baru saja ditingkatkan (PELUANG) Berada pada kondisi yang baik untuk melakukan ekspansi Menjadi yang pertama menggunakan perangkat lunak baru berpotensi tinggi untuk pertumbuhan B2B (KELEMAHAN) Masih menggunakan beberapa sistem warisan Peningkatan anggaran ditolak Dokumentasi perlu diperbarui (ANCAMAN) Persaingan web baru yang agresif dampak aturan keuangan yang baru Perusahaan lain menawarkan manfaat yang lebih baik 1

2 permasalahan bisnis mengacu pada alasan, atau pembenaran, untuk menyusun suatu proposal. harus komprehensif, namun mudah dimengerti. harus menggambarkan proyek dengan jelas, memberikan justifikasi untuk melanjutkan, dan memperkirakan dampak keuangan proyek. Permasalahan Bisnis(1) permasalahan bisnis harus menjawab pertanyaan seperti berikut: Mengapa kita melakukan proyek ini? Proyek ini tentang apa? Bagaimana solusi ini dapat mengatasi masalah bisnis utama? Berapa biayanya dan berapa lama waktunya? Apakah kita akan mengalami kerugian produktivitas selama masa transisi? Kapan akan tercapai Return On Investment? Apa risiko yang dihadapi jika kita melakukan/tidak melakukan proyek ini? Bagaimana kita mengukur keberhasilannya? Alternatif apa yang ada? Permasalahan Bisnis [2] Alasan Utama untuk Proyek Sistem adalah adanya permintaan sistem (system request) Permintaan sistem dapat mengusulkan peningkatan untuk sistem yang ada, koreksi masalah, penggantian sistem yang lebih lama, atau pengembangan sistem informasi yang sama sekali baru yang diperlukan untuk mendukung kebutuhan bisnis perusahaan saat ini dan masa depan Alasan Pengembangan Sistem Permintaan System 2

3 Improved Service (Peningkatan Layanan) Better Performance (Kinerja yg Lebih Baik) Permintaan sistem sering ditujukan untuk meningkatkan layanan kepada pelanggan atau pengguna di dalam perusahaan. Contoh : Mengizinkan investor reksa dana untuk memeriksa saldo akun mereka di situs Web, menyimpan data pada preferensi pelanggan mobil sewaan, atau membuat sistem pendaftaran perguruan tinggi online. Sistem saat ini mungkin tidak memenuhi persyaratan kinerja. Misalnya, mungkin menanggapi pertanyaan data secara lambat pada waktu tertentu, atau mungkin tidak dapat mendukung pertumbuhan perusahaan. Keterbatasan kinerja juga terjadi ketika sistem yang dirancang untuk konfigurasi perangkat keras tertentu menjadi usang ketika perangkat keras baru diperkenalkan. SUPPORT FOR NEW PRODUCTS AND SERVICES (Dukungan Produk dan Layanan Baru) Produk dan layanan baru seringkali memerlukan jenis atau tingkat dukungan TI baru. Misalnya, vendor perangkat lunak mungkin menawarkan layanan peningkatan otomatis untuk pelanggan; atau perusahaan pengiriman paket dapat menambahkan layanan khusus untuk pengiriman. keusangan produk juga dapat menjadi faktor penting dalam perencanaan TI. Ketika produk baru memasuki pasar, vendor sering mengumumkan bahwa mereka tidak akan lagi memberikan dukungan untuk versi yang lebih lama. More Information (Informasi lebih lanjut) Sistem mungkin menghasilkan informasi yang tidak mencukupi, tidak lengkap, atau tidak dapat mendukung perubahan kebutuhan informasi perusahaan. Misalnya, sistem yang melacak pesanan pelanggan mungkin tidak mampu menganalisis dan memprediksi tren pemasaran. Dalam menghadapi persaingan yang ketat dan siklus pengembangan produk yang cepat, manajer memerlukan informasi terbaik untuk membuat keputusan besar tentang perencanaan, perancangan, dan pemasaran produk dan layanan baru. 3

4 Stronger Control (kontrol yang kuat) Suatu sistem harus memiliki kontrol yang efektif untuk memastikan bahwa data itu aman dan akurat. Aman, agar data tidak di akses pengguna yg tidak sah. kata sandi, berbagai tingkat akses pengguna, dan enkripsi, atau pengkodean data. Kontrol keamanan berbasis perangkat keras meliputi perangkat biometrik yang dapat mengidentifikasi seseorang dengan pemindaian retina, pola wajah, memindai tangan Akurat, meminimalkan kesalahan entri data bila memungkinkan. jika pengguna memasukkan nomor pelanggan yang tidak valid, sistem pemrosesan pesanan harus segera menolak entri Tidak berlebihan. Jika suatu sistem mengharuskan pengguna untuk mengkonfirmasi setiap item dengan "Apakah Anda yakin? Pesan Y / T, pengguna internal dan pelanggan mungkin mengeluh bahwa sistem ini tidak ramah pengguna. Reduced Cost (Mengurangi Biaya) Sistem saat ini dapat menjadi mahal untuk dioperasikan atau dipelihara sebagai akibat dari masalah teknis, kelemahan desain, atau perubahan tuntutan bisnis. Dimungkinkan untuk mengadaptasi sistem ke teknologi yang lebih baru atau memutakhirkannya yg lebih hemat biaya dan memberikan dukungan yang lebih baik untuk tujuan jangka panjang. Faktor yg mempengaruhi proyek system Faktor Internal RENCANA STRATEGIS (Strategic Plan) Rencana strategis perusahaan menetapkan arah keseluruhan untuk perusahaan dan memiliki dampak penting pada proyek TI. Tujuan dan sasaran perusahaan yang membutuhkan dukungan TI akan menghasilkan permintaan sistem dan mempengaruhi prioritas TI. MANAJER TOP (Top Managers) Arahan dari manajer puncak adalah sumber utama proyek sistem skala besar. Arahan-arahan tersebut sering dihasilkan dari keputusan bisnis strategis yang memerlukan sistem TI baru 4

5 PERMINTAAN PENGGUNA (User Requests) o pengguna lebih bergantung pada sistem informasi untuk melakukan pekerjaan mereka o pengguna mungkin tidak puas dengan sistem saat ini karena sulit dipelajari atau kurang fleksibel. DEPARTEMEN TI (IT Department) Anggota staf TI sering membuat rekomendasi berdasarkan pengetahuan mereka tentang operasi bisnis dan tren teknologi, seperti penggantian komponen jaringan tertentu, atau mengusulkan pelaporan baru atau sistem pengumpulan data. SISTEM DAN DATA SAAT INI (Existing System & Data) Kesalahan atau masalah dalam sistem yang ada saat ini dapat memicu permintaan untuk proyek sistem. Faktor Eksternal TEKNOLOGI (Technology) Mengubah teknologi adalah kekuatan utama yang mempengaruhi bisnis dan masyarakat pada umumnya. PEMASOK (Supplier) Dengan pertumbuhan pertukaran data elektronik (Electronic Data Interchange), hubungan dengan pemasok sangat penting. PELANGGAN (Customer) Sistem informasi yang berinteraksi dengan pelanggan biasanya mendapat prioritas utama. Banyak perusahaan menerapkan sistem manajemen hubungan pelanggan (CRM) yang mengintegrasikan semua peristiwa dan transaksi yang berhubungan dengan pelanggan, termasuk pemasaran, penjualan, dan kegiatan layanan pelanggan PESAING (Competitor) Kompetisi mendorong banyak keputusan sistem informasi. Misalnya, jika satu penyedia telepon seluler menawarkan jenis layanan digital baru, perusahaan lain harus mencocokkan rencana tersebut agar tetap kompetitif. EKONOMI (Economy) Kegiatan ekonomi memiliki pengaruh kuat pada manajemen informasi perusahaan. perusahaan harus siap dengan sistem scalable yang dapat menangani pertambahan pekerjaan dan pertumbuhannya. PEMERINTAH (Government) Peraturan pemerintah pusat dan daerah mempengaruhi desain sistem informasi perusahaan. Misalnya, persyaratan pelaporan pajak penghasilan harus dirancang ke dalam paket penggajian. Dilakukan oleh sekelompok manajer dan pengguna utama, yaitu komite peninjau sistem atau komite sumber daya komputer Tujuannya adalah untuk mendapatkan penilaian gabungan dan pengalaman beberapa manajer dalam mengevaluasi proyek sistem. Penilaian dilakukan atas informasi yang dinyatakan dalam formulir Permintaan System Permintaan Proyek Sistem 5

6 Form Permintaan Sistem Berdasarkan formulir permintaan sistem tersebut : analis sistem atau manajer TI memeriksanya untuk menentukan sumber daya TI apa yang diperlukan untuk penyelidikan pendahuluan. Orang atau komite yang ditunjuk kemudian memutuskan apakah akan melanjutkan penyelidikan pendahuluan. menyiapkan permintaan sistem untuk mencakup pekerjaan yang dilakukan. Komite Tinjauan Sistem menetapkan prioritas lebih efektif daripada seorang individu, terdiri dari direktur TI dan beberapa manajer dari departemen lain. Direktur TI biasanya berfungsi sebagai konsultan teknis untuk memastikan bahwa anggota komite mengetahui isu krusial, masalah, masalah, dan peluang penting. Evaluasi Permintaan Sistem Untuk menentukan proyek prioritas, maka komite harus menilai kelayakan setiap permintaan proyek melalui studi kelayakan sistem. Kelayakan Sistem Kelayakan Operasional (operational feasibility) sistem yang diusulkan akan digunakan secara efektif setelah dikembangkan. Kelayakan operasional tergantung pada beberapa masalah penting o Apakah manajemen dan pengguna mendukung proyek? Apakah sistem saat ini disukai dan digunakan secara efektif? Apakah pengguna melihat perlunya perubahan? o Apakah sistem yang baru akan menghasilkan pengurangan tenaga kerja? Jika demikian, apa yang akan terjadi pada karyawan yang terpengaruh? o Apakah sistem baru akan membutuhkan pelatihan untuk pengguna? Jika demikian, apakah perusahaan siap untuk menyediakan sumber daya yang diperlukan untuk melatih karyawan saat ini? 6

7 Kelayakan Operasional (lanjutan) o Apakah pengguna akan terlibat dalam perencanaan sistem baru sejak awal? o Apakah sistem baru akan menempatkan tuntutan baru pada pengguna atau memerlukan perubahan operasi? Misalnya, apakah ada informasi yang kurang dapat diakses atau diproduksi lebih jarang? Akankah kinerja menurun nantinya? Jika demikian, apakah keuntungan keseluruhan bagi organisasi lebih besar daripada kerugian individu? o Apakah pelanggan akan mengalami efek buruk, baik sementara atau permanen? o Apakah ada risiko terhadap citra perusahaan? o Apakah jadwal pengembangan bertentangan dengan prioritas perusahaan lain? o Apakah masalah hukum atau etika perlu dipertimbangkan? Kelayakan Teknis (Technical Feasibility) Kelayakan teknis mengacu pada sumber daya teknis yang diperlukan untuk mengembangkan, membeli, memasang, atau mengoperasikan sistem. Ketika menilai kelayakan teknis, seorang analis harus mempertimbangkan hal-hal berikut: o Apakah perusahaan memiliki perangkat keras, perangkat lunak, dan sumber daya jaringan yang diperlukan? Jika tidak, dapatkah sumber daya tersebut diperoleh tanpa kesulitan? o Apakah perusahaan memiliki keahlian teknis yang diperlukan? Jika tidak, dapatkah diperoleh? o Apakah platform yang diusulkan memiliki kapasitas yang cukup untuk kebutuhan masa depan? Jika tidak, dapatkah itu diperluas? Kelayakan Teknis (lanjutan) o Apakah prototipe diperlukan? o Apakah lingkungan perangkat keras dan perangkat lunak dapat diandalkan? Apakah akan terintegrasi dengan sistem informasi perusahaan lain, baik sekarang dan di masa depan? Apakah akan berinteraksi dengan sistem eksternal yang dioperasikan oleh pelanggan dan pemasok? o Apakah kombinasi perangkat keras dan perangkat lunak akan memberikan kinerja yang memadai? Apakah harapan dan spesifikasi kinerja yang jelas ada? o Apakah sistem dapat menangani volume transaksi dan pertumbuhan perusahaan di masa depan? Kelayakan Ekonomi (Economic Feasibility) Kelayakan ekonomi berarti bahwa manfaat yang diproyeksikan dari sistem yang diusulkan lebih besar daripada perkiraan biaya yang biasanya dianggap sebagai total biaya kepemilikan (TBK), yang mencakup biaya dukungan dan pemeliharaan yang berkelanjutan, serta biaya akuisisi. Untuk menentukan TBK, analis harus memperkirakan biaya dan manfaat. 7

8 Total Biaya Kepemilikan Biaya pada masing-masing bidang berikut: o Orang, termasuk staf dan pengguna TI o Perangkat keras dan peralatan o Perangkat lunak, termasuk pengembangan in-house serta pembelian dari vendor o Pelatihan formal dan informal o Lisensi dan biaya o Biaya konsultasi o Biaya fasilitas o Perkiraan biaya untuk tidak mengembangkan sistem atau menunda proyek Manfaat Selain biaya, Anda perlu menilai manfaat nyata dan tidak berwujud bagi perusahaan. Manfaat nyata adalah manfaat yang dapat diukur dalam dolar. Manfaat nyata dihasilkan dari penurunan biaya, peningkatan pendapatan, atau keduanya. Contoh manfaat nyata termasuk yang berikut: o Sistem penjadwalan baru yang mengurangi waktu lembur o Sistem pelacakan paket online yang meningkatkan layanan dan mengurangi kebutuhan staf administrasi o Sistem kontrol inventori canggih yang memotong kelebihan inventaris dan menghilangkan penundaan produksi Manfaat (Lanjutan) Manfaat tak berwujud adalah keuntungan yang sulit diukur dalam dolar tetapi penting bagi perusahaan. Contoh manfaat tidak berwujud termasuk yang berikut: o Sistem yang ramah pengguna yang meningkatkan kepuasan kerja karyawan o Sistem pelacakan penjualan yang memasok informasi yang lebih baik untuk keputusan pemasaran o Situs web baru yang meningkatkan citra perusahaan. Schedule Feasibility (Kelayakan Jadwal) Suatu proyek dapat diimplementasikan dalam kerangka waktu yang dapat diterima. Masalah lain yang berkaitan dengan kelayakan jadwal o Dapatkah perusahaan atau tim TI mengontrol faktor-faktor yang mempengaruhi kelayakan jadwal? o Apakah manajemen telah menetapkan jadwal perusahaan untuk proyek? o Kondisi apa yang harus dipenuhi selama pengembangan sistem? o Apakah jadwal yang dipercepat akan menimbulkan risiko? Jika demikian, apakah risikonya dapat diterima? o Apakah teknik manajemen proyek tersedia untuk mengoordinasikan dan mengendalikan proyek? o Apakah manajer proyek akan ditunjuk? Bab 3 menjelaskan berbagai alat dan teknik manajemen proyek. 8

9 Mengevaluasi kelayakan dengan mengidentifikasi dan menyingkirkan permintaan sistem yang tidak layak. Setelah menolak permintaan sistem yang tidak layak, komite peninjau sistem harus menetapkan prioritas untuk item yang tersisa. Prioritas tertinggi diberikan kepada proyekproyek yang memberikan manfaat terbesar, dengan biaya terendah, dalam periode waktu terpendek. Banyak faktor, bagaimanapun, mempengaruhi evaluasi proyek. Evaluasi Proyek Seorang analis sistem melakukan penyelidikan awal untuk mempelajari permintaan sistem dan merekomendasikan tindakan tertentu. Analis berinteraksi dengan manajer dan pengguna Analis mengumpulkan fakta tentang masalah atau peluang, ruang lingkup dan kendala proyek, manfaat proyek, dan perkiraan waktu dan biaya pengembangan. Produk akhir dari penyelidikan pendahuluan adalah laporan kepada manajemen. Penyelidikan Awal Kesimpulan 9