Diperbarui November 2018 Pemilik Departemen: Hukum KODE PERILAKU VENDOR

Transkripsi

1 Diperbarui November 2018 Pemilik Departemen: Hukum KODE PERILAKU VENDOR International Flavours & Fragrances Inc. dan anak perusahaan serta afiliasi kami ("IFF") berkomitmen menjalankan bisnis kami dengan standar etika, kejujuran, dan integritas tertinggi, dan kami memilih serta memperlakukan mitra bisnis kami secara jujur, adil dan objektif. Sebagai syarat berbisnis dengan IFF, para vendor, pemasok, kontraktor, konsultan, agen, dan penyedia barang serta jasa lainnya ( Vendor ) yang berbisnis dengan IFF harus mengindahkan filosofi yang sama dalam tindakan mereka dan dalam hubungan mereka dengan kami. Meskipun kami sadar bahwa ada perbedaan dalam lingkungan hukum dan budaya di tempat para Vendor beroperasi di seluruh dunia, kami telah menetapkan Kode Perilaku Vendor ( Kode ) ini yang ditetapkan sebagai persyaratan dasar yang harus dipenuhi Vendor untuk menjaga hubungan bisnis dengan IFF. Semua Vendor harus mematuhi Kode ini. Selain itu, para Vendor harus memastikan bahwa para kontraktor, pemasok, dan pertanian mereka, yang menyediakan barang dan jasa kepada para Vendor, juga mematuhi prinsip-prinsip Kode ini atau memenuhi persyaratan ini melalui kepatuhan terhadap kode milik Vendor itu sendiri jika hal tersebut mengandung filosofi serta prinsip dasar yang sama dengan yang tertulis dalam Kode ini. Standar dan persyaratan di sini berlaku sama untuk semua karyawan dan pekerja Vendor termasuk, tetapi tidak terbatas pada, karyawan tetap, sementara, purnawaktu, paruh waktu, kontrak dan karyawan agen serta para pekerja migran ( Karyawan atau Para Karyawan ). Kepatuhan terhadap Kode ini merupakan tambahan, bukan pengganti, kewajiban Vendor apa pun yang ditetapkan dalam perjanjian, kesepakatan, representasi, tanggungan atau jaminan apa pun antara Vendor dan IFF. Selain itu, kepatuhan terhadap Kode ini merupakan tanggung jawab setiap Vendor dan kami menyarankan agar setiap Vendor secara teratur memberitahukan Kode ini beserta persyaratannya kepada para pejabat, karyawan, dan orang lain dalam rantai pasokan Vendor. Para Vendor juga harus mengindahkan prinsip-prinsip dasar yang ditetapkan dalam Kode Perilaku Bisnis dan Etik IFF ("Kode Perilaku IFF"), yang dirancang untuk memastikan kepatuhan karyawan IFF terhadap pedoman etika dan hukum serta peraturan yang berlaku. Salinan Kode IFF ini tersedia pada situs web kami: Vendor dapat memenuhi persyaratan ini melalui kepatuhan terhadap kode perilaku mereka sendiri jika kode tersebut mengandung filosofi dan prinsip dasar yang sama dengan yang dimuat dalam Kode Perilaku IFF. Kepatuhan terhadap Hukum dan Peraturan Vendor harus menjalankan bisnis mereka sesuai dengan standar perilaku etika tertinggi dan mematuhi semua hukum, aturan, peraturan, dan standar industri yang berlaku, termasuk yang berkaitan dengan antimonopoli dan persaingan, tenaga kerja, kesehatan dan keselamatan karyawan, antisuap, kebebasan berserikat dan lingkungan. Kualitas Setiap Vendor harus memenuhi spesifikasi produk IFF dan persyaratan IFF lain yang berkaitan dengan kualitas produk atau layanan yang disediakan oleh Vendor. Selain itu, Vendor harus memenuhi standar

2 kualitas dan keselamatan yang disyaratkan oleh hukum yang berlaku. Semua dokumentasi yang disediakan oleh Vendor yang berkaitan dengan produk atau layanan tersebut harus secara akurat menggambarkan produk atau layanan yang disediakan. Informasi Rahasia Vendor dilarang mengungkapkan dan melakukan semua tindakan yang diperlukan untuk melindungi informasi rahasia IFF atau informasi rahasia pelanggan IFF kepada pihak lain. Informasi rahasia termasuk rahasia dagang dan semua informasi nonpublik IFF atau pelanggannya. Para Vendor juga dilarang (a) mengambil kesempatan untuk kepentingan mereka sendiri yang didapatkan melalui penggunaan informasi rahasia IFF atau pelanggannya dan (b) menggunakan informasi rahasia IFF atau pelanggannya untuk keuntungan Vendor. IFF tidak melarang atau membatasi Vendor untuk memberitahukan informasi yang benar secara sah, atau bekerja sama dengan, atau dengan cara lain membantu dalam penyelidikan oleh badan pemerintah atau organisasi independen tentang kemungkinan pelanggaran hukum atau menanggapi permintaan informasi dari organisasi tersebut di atas tanpa terlebih dahulu memberi tahu perusahaan, dan tindakan Anda tersebut bukan merupakan pelanggaran terhadap Kode ini atau perjanjian apa pun dengan IFF. Jika Anda memberitahukan informasi rahasia apa pun kepada badan pemerintah atau badan independen, Anda harus memberi tahu badan tersebut mengenai kerahasiaan informasi rahasia tersebut dan meminta badan tersebut untuk juga melindungi kerahasiaan informasi rahasia tersebut. Apabila Vendor mengakses, menyimpan, mengelola, atau memproses informasi rahasia IFF, Vendor harus, tanpa mengenakan biaya pada IFF, melakukan penilaian risiko standar IFF, memberikan IFF salinan kebijakan dan prosedur keamanan informasi Vendor saat kejadian itu, dan memberikan IFF kesempatan untuk mengaudit kepatuhan Vendor beserta tanggapannya terhadap penilaian risiko serta kebijakan dan prosedur yang tersedia. Selain itu, Vendor harus memberi tahu IFF secepat mungkin (tetapi tidak lebih dari dua belas (12) jam) setelah Vendor mengetahui adanya pelanggaran atau dugaan pelanggaran keamanan atau terdeteksinya aktivitas mencurigakan yang memengaruhi atau yang secara logis dapat memengaruhi informasi rahasia IFF dan akan bekerja sama dengan IFF dalam setiap proses pemberitahuan pelanggaran, atau investigasi yang dilakukan oleh IFF atau salah satu kontraktor resminya. Hadiah dan Hiburan Vendor dilarang memberikan kepada karyawan IFF, atau menerima dari karyawan IFF hadiah atau hiburan mewah yang melebihi nilai nominal. Hadiah atau hiburan sama sekali tidak boleh diberikan jika dimaksudkan atau diperkirakan untuk memengaruhi keputusan yang berkaitan dengan bisnis IFF. Setiap makanan yang disediakan Vendor kepada karyawan IFF harus bernilai sedang dan hanya disediakan selama menjalankan bisnis Vendor dengan IFF, dengan dihadiri Vendor. Keanekaragaman dan Kesempatan yang Sama IFF menghargai, menghormati, dan menerima perbedaan dan keanekaragaman. IFF mengharapkan para Vendornya menyediakan lingkungan kerja (i) yang memberikan kesempatan yang sama kepada para Karyawannya, (ii) yang bebas dari diskriminasi atau pelecehan yang melanggar hukum dan (iii) di mana setiap Karyawan diperlakukan secara bermartabat dan hormat. Para Vendor harus berusaha merekrut dan mempromosikan para Karyawan berdasarkan prestasi mereka, tanpa memandang ras, warna kulit, etnis, jenis kelamin, usia, agama, kehamilan, asal kewarganegaraan, orientasi seksual, disabilitas, status veteran atau golongan yang dilindungi lainnya.

3 Hak Asasi Manusia Hak asasi manusia adalah hak, kebebasan dan standar perlakuan yang dianggap dimiliki oleh semua orang. IFF menghormati dan mendukung hak asasi manusia yang diakui secara internasional dan berkomitmen terhadap standar etika, kejujuran dan integritas yang tinggi serta saling menunjukkan rasa hormat dan martabat dan kepada pihak yang berbisnis dengan kami. Para Vendor harus turut menghormati dan mendukung IFF terhadap standar-standar ini dan mematuhi prinsip-prinsip dasar yang ditetapkan dalam Kebijakan Hak Asasi Manusia IFF, yang tersedia pada situs web IFF. Kerja Paksa dan Pemaksaan Vendor tidak boleh menggunakan tenaga kerja paksa dalam bentuk apa pun, termasuk tenaga kerja tahanan, tenaga kerja karena jeratan utang, perbudakan akibat perjanjian atau tenaga kerja paksa. IFF tidak mentolerir tenaga kerja paksa dalam bentuk apa pun, dan tidak akan berbisnis dengan orang atau entitas apa pun yang terlibat dengan atau memfasilitasi perdagangan manusia. Dilarang menggunakan tindakan fisik untuk menghukum atau memaksa para Karyawan, menggunakan paksaan psikologis, atau segala bentuk pelecehan fisik atau nonfisik atau verbal lainnya terhadap Karyawan Vendor. Tenaga Kerja Anak Dilarang menggunakan tenaga kerja anak dan para Vendor harus mematuhi semua hukum, peraturan, dan pedoman ketenagakerjaan yang berlaku, termasuk yang berkaitan dengan perekrutan, pengupahan, jam kerja, kerja lembur dan kondisi kerja. Para Vendor harus memastikan bahwa semua Karyawan berhak secara hukum atas pekerjaan dan memenuhi usia minimum yang berlaku. Vendor harus menjaga dokumentasi yang dapat diverifikasi mengenai tanggal lahir masing-masing individu atau mempunyai cara yang sah untuk mengonfirmasi usia masing-masing individu, sebagaimana diharuskan oleh hukum. Kebebasan Berserikat Vendor harus mengakui dan menghormati hak para Karyawan mereka untuk membentuk dan bergabung dengan serikat pekerja dan untuk berunding secara kolektif. Para Vendor juga harus menghormati hak para Karyawan untuk bekerja sama dengan pejabat pemerintah dan penyelenggara masyarakat untuk meningkatkan kesejahteraan ekonomi dan sosial masyarakat Karyawan secara keseluruhan. Upah dan Jam Kerja Para Vendor harus memberikan upah dan tunjangan yang, setidaknya, mematuhi undang-undang yang berlaku, kepada Karyawan. Meskipun dipahami bahwa lembur sering diperlukan di bidang produksi, para Vendor harus menjalankan operasi dengan cara yang membatasi lembur pada tingkatan yang menjaga kondisi kerja yang manusiawi dan produktif serta sesuai dengan persyaratan hukum setempat. Vendor harus membayar lembur yang memenuhi semua persyaratan hukum. Jika hukum setempat tidak memberikan upah lembur, tarif upah lembur per jam setidaknya harus sama dengan tarif giliran kerja reguler. Vendor harus menjaga sistem yang transparan dan bisa diandalkan untuk catatan jam kerja, upah dan lembur untuk semua Karyawan. Kondisi Kerja Vendor harus memperlakukan semua Karyawan dengan hormat dan bermartabat serta menyediakan lingkungan kerja yang aman dan sehat serta, jika tersedia, akomodasi tempat tinggal. Karyawan harus dicegah dari kemungkinan bahaya yang tinggi terhadap kesehatan atau keselamatan, yang dianggap

4 membahayakan kesehatan atau keselamatan karena cenderung menimbulkan risiko langsung yang menyebabkan kematian atau cedera permanen atau penyakit. Para Vendor harus mematuhi semua hukum yang berlaku mengenai kondisi kerja, termasuk kesehatan dan keselamatan pekerja, sanitasi, keselamatan saat kebakaran, perlindungan risiko, serta keamanan listrik, mekanis, dan struktural. Vendor setidaknya harus menyediakan air layak minum, toilet yang bersih dan mudah diakses, penerangan dan ventilasi yang memadai, pintu keluar kebakaran dan darurat, perlengkapan keselamatan yang pokok, perlengkapan bantuan darurat serta akses ke perawatan medis darurat. Pelecehan Para Vendor dilarang terlibat dalam, mendukung atau memperbolehkan segala bentuk pelecehan atau keseweng-wenangan atas setiap Karyawan, termasuk karyawan kontrak dan subkontrak, di tempat kerja dan tempat tinggal. Para Vendor dilarang terlibat, mendukung atau memperbolehkan penggunaan hukuman fisik, ancaman kekerasan atau bentuk pemaksaan mental maupun fisik lainnya, dan tidak boleh menggunakan sistem peringatan dan hukuman publik. Mekanisme Pengaduan Para Vendor harus menyediakan prosedur yang logis, layak, rahasia, dan adil bagi penyelesaian kesulitan kepada para Karyawan. Para Vendor harus memiliki sistem yang memungkinkan pelaporan secara anonim dan penanganan pelanggaran, dalam rangka memberikan perlindungan kepada para Karyawan dari pembalasan. Para Vendor harus selalu memantau berbagai sistem dan prosedur, serta mengambil tindakan perbaikan yang sesuai. Lingkungan Para Vendor harus mematuhi semua hukum, aturan, dan peraturan lingkungan yang berlaku. Strategi keberlanjutan dan inisiatif IFF tersedia dalam Laporan Keberlanjutan tahunan, yang ada di situs web IFF. Para Vendor diharapkan memiliki komitmen yang sama dengan menggunakan sumber daya secara bertanggung jawab dan menjalankan operasi dengan tujuan melindungi dan melestarikan lingkungan. Sesuai kebutuhan, fasilitas Vendor harus memiliki rencana yang sesuai untuk memberitahukan otoritas masyarakat setempat jika terjadi pembuangan atau pelepasan bahan berbahaya secara tidak sengaja atau keadaan darurat lingkungan lainnya. Hukum Antimonopoli / Persaingan Para Vendor harus mematuhi hukum antimonopoli dan persaingan yang berlaku guna memastikan kesempatan yang sama untuk bersaing berdasarkan keunggulan daya saing harga, layanan, produk, kualitas dan inovasi. Antisuap Para Vendor dilarang terlibat dalam tindakan suap apa pun atau melanggar hukum antisuap yang berlaku, termasuk Undang-undang Tindak Korupsi Luar Negeri A.S., Undang-undang Penyuapan Kerajaan Inggris, dan semua hukum dan peraturan antisuap setempat. Para Vendor tidak boleh memberikan, setuju memberikan, menawarkan atau menerima, baik langsung maupun tidak langsung, sesuatu yang bernilai termasuk pembayaran, hadiah, atau bantuan untuk memengaruhi perilaku mitra bisnis lain, pejabat pemerintah, atau pejabat publik atau politik. Para Vendor harus segera mengungkapkan kepada IFF segala bentuk afiliasi dengan pejabat pemerintah atau pejabat politik.

5 Konflik Kepentingan Vendor harus melaporkan atau mengumumkan kepada IFF segala situasi yang mungkin terlihat sebagai konflik kepentingan. Setiap kepemilikan atau kepentingan manfaat dalam bisnis Vendor oleh pejabat pemerintah, pejabat publik atau pejabat politik atau karyawan harus diungkapkan kepada IFF sebelum hubungan bisnis apa pun atau segera setelah Vendor mengetahui kepentingan tersebut. Penggunaan Merek Dagang dan Nama Domain IFF tidak memperbolehkan para Vendornya menggunakan merek dagang atau nama domain IFF. Setiap permintaan Vendor untuk menggunakan merek dagang atau nama domain IFF harus disampaikan kepada Departemen Hukum IFF untuk mendapatkan persetujuan tertulis sebelum menggunakan. Pemantauan dan Penegakan Sebagai syarat berbisnis dengan IFF, setiap Vendor harus mematuhi Kode ini. IFF berhak, tetapi tidak berkewajiban, memantau kepatuhan terhadap Kode ini, termasuk hak untuk menjalankan, atau meminta pihak yang ditunjuk menjalankan, pemeriksaan mendadak atas fasilitas dan catatan Vendor. Jika IFF memutuskan bahwa Vendor telah melanggar Kode ini, IFF dapat memutuskan hubungan bisnisnya dengan Vendor atau mengharuskan Vendor menerapkan rencana tindakan korektif. Tidak Ada Hak Penerima Manfaat Pihak Ketiga Kode ini sama sekali tidak dapat ditafsirkan sebagai memberikan, atau dengan cara apa pun menyerahkan hak apa pun kepada Vendor atau pihak ketiga. Hak Memodifikasi IFF berhak mengubah, memodifikasi, atau menghentikan Kode ini kapan saja dengan alasan apa pun.