SOKONGAN KEWANGAN PEJABAT BURSAR Kod Dokumen: UPM/SOK/KEW-BYR/P009 PROSEDUR PEMBAYARAN TANPA PESANAN BELIAN

Transkripsi

1 Halaman: 1/ TUJUAN Prosedur ini disediakan bagi tujuan menerangkan tatacara pembayaran kepada Pusat (PTJ), pembekal, pelajar dan pekerja sambilan 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi semua bayaran yang tidak melalui pesanan belian/ tuntutan kepada PTJ, pembekal, pelajar, pekerja sambilan, bayaran lebihan kepada penaja dan pelajar dan juga bayaran antara PTJ dengan menggunakan kaedah jernal. 3.0 TANGGUNGJAWAB Naib Canselor, Wakil Pengurusan dan Timbalan Wakil Pengurusan bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini. 4.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod v.my Pekeliling Bendahari Bil 3 Tahun 2013 Tajuk Pengurusan Wang Awam (WP) Perintah perintah Am Peraturan dan Perakaunan UPM Pelaksanaan Peraturan dan Kaedah Tempahan Tiket Secara Atas Talian

2 Halaman: 2/ TERMINOLOGI DAN SINGKATAN Batching : Baucar-baucar dikumpul mengikut Payment Entry (tidak melebihi 5 baucar) : Bahagian Pengurusan Operasi Berpusat EFT : Electronic Fund Transfer KPTJ : Ketua Pusat PA : Penolong Akauntan Payment Entry : Laporan Transaksi Baucar Pembekal : Syarikat atau individu yang telah melaksanakan perolehan bekalan/perkhidmatan/kerja/kepada Universiti : Pegawai PPPTJ : Pembantu Pentadbir Pusat PTJ : Pusat : Pembantu Tadbir Pusat Kos : Kod Pusat SAGA : Standard Accounting For Government Agencies SKLBCB : Seksyen Latihan Biasiswa Cuti Belajar SKP : Seksyen Perakaunan SKPLJR : Seksyen Pelajar

3 Halaman: 3/ PROSES TERPERINCI Carta alir Perincian Rekod/ Rujukan 6.1 Mula Pemohon 6.2 Hantar dokumen tuntutan seperti berikut:- 6.2 Hantar Tuntutan (a) Hantar kepada PTJ mengikut kategori berikut bagi urusan pembayaran dan juga tempahan tiket ke /Seksyen mengikut lokasi seperti yang tertera di laman sesawang Bil. Jenis Pemohon (i) Pembekal Invois /Nota Hantaran (ii) PTJ Surat Arahan, atau; Borang Pelarasan Antara PTJ (Bagi Permohonan Perkhidmatan/Bekalan Secara Manual) BR045/HSL) Borang Pelarasan Antara PTJ (Bagi Permohonan Perkhidmatan/ Bekalan Secara Manual) BR045/HSL) (iii) Pekerja sambilan Borang-borang tuntutan dengan merujuk Garis Panduan Tanpa Pesanan GP014/BYR) Tanpa Pesanan GP014/BYR) A

4 Halaman: 4/13 Carta alir Perincian Rekod/ Rujukan A Bil. Jenis Pemohon (iv) Pelajar Surat arahan bayaran daripada penaja dengan merujuk Manual Pengagihan Bayaran Dari Penaja Dan Pelajar (M010/BYR) yang boleh diperolehi dari laman sesawang ( upm.edu.my/faildoku men) atau; Borang Tuntutan Perjalanan Dan Pelbagai Untuk Pelajar BR048/BYR) atau; Borang Tuntutan Bayaran Program Khidmat Pelajar BR034/BYR). Manual Pengagihan Bayaran dari Penaja dan Pelajar (M010/BYR) Borang Tuntutan Perjalanan dan Pelbagai Untuk Pelajar BR048/BYR) Borang Tuntutan Bayaran Program Khidmat Pelajar BR034/BYR) (v) Pegawai Cuti Belajar Surat arahan bayaran daripada Pendaftar dengan merujuk Manual Elaun Biasiswa Cuti Belajar (M015/BYR) yang boleh diperolehi dari laman sesawang ( ldokumen) Manual Elaun Biasiswa Cuti Belajar (M015/BYR) (vi) Tempahan Tiket Rujuk Tempahan dan Bayaran Untuk Perjalanan Udara Secara Online GP027/BYR). Tempahan dan Bayaran Untuk Perjalanan Udara Secara Online GP027/BYR) A

5 Halaman: 5/13 Carta alir Perincian A (b) Bagi pembayaran yang menggunakan peruntukan penyelidikan dan akaun amanah, tuntutan perlu dibuat selewat-lewatnya dalam tempoh tiga (3) bulan selepas aktiviti tamat. Rekod/ Rujukan (c) Bagi pembayaran yang menggunakan peruntukan belanja mengurus, tuntutan hendaklah dibuat dalam tahun semasa bagi mengelakkan perbelanjaan dikenakan pada peruntukan tahun berikutnya. PPPTJ 6.3 Terima dokumen tuntutan dan kenalpasti pelanggan mengikut kategori pelanggan seperti di para 6.2(a) dan cap tarikh terima pada dokumen tersebut. 6.3 Terima Tuntutan Dan Kenalpasti Pelanggan Tidak Lengkap PPPTJ 6.4 Semak dokumen tuntutan berpandukan 6.4 Semak Tanpa Pesanan GP014/BYR). Tanpa Pesanan GP014/BYR). PPPTJ 6.5 Serah dokumen tuntutan dan dokumen sokongan yang 6.5 Pengesahan dan Kelulusan KPTJ telah disemak kepada KPTJ atau pegawai yang diberikuasa untuk pengesahan dan kelulusan. B

6 Halaman: 6/13 Carta alir Perincian B Rekod/ Rujukan PPPTJ 6.6 Hantar ke 6.6 Lengkapkan Daftar Format Daftar Penyerahan (DF021/BYR) dalam dua (2) salinan dan hantar bersama dokumen sokongan ke /Seksyen. Daftar Format Daftar Penyerahan (DF021/BYR) Rujuk Tanpa Pesanan GP014/BYR). Tanpa Pesanan (SOK/KEW /GP014/ BYR). /Seksyen 6.7 Terima Tidak Lengkap 6.7 Terima dokumen seperti berikut:- (a) Terima dan cap tarikh terima pada Daftar Format Daftar Penyerahan (DF021/BYR) yang boleh diperolehi dari laman sesawang ( pada muka hadapan dokumen tuntutan dari PTJ. (b) Serah satu (1) salinan Daftar Format Daftar Penyerahan (DF021/BYR) kepada PTJ untuk makluman. Daftar Format Daftar Penyerahan (DF021/BYR) Daftar Format Daftar Penyerahan (DF021/BYR) /Seksyen 6.8 Semak Lengkap 6.8 Semak dokumen tuntutan dan dokumen sokongan seperti berikut:- (a) Tentukan jenis tuntutan dan rujuk Tanpa Pesanan GP014/BYR) untuk tatacara semakan. (b) Bagi bayaran tempahan tiket secara online, rujuk Tempahan dan Bayaran Untuk Perjalanan Udara Secara Online GP027/BYR) untuk tatacara semakan. Tanpa Pesanan GP014/BYR) Tempahan dan Bayaran Untuk Perjalanan Udara Secara Online GP027/BYR) /Seksyen 6.9 Kenalpasti Kaedah Bayaran C (c) Sekiranya dokumen tidak lengkap, kembalikan kepada PTJ melalui Daftar Format Memo Pembetulan (DF030/BYR) untuk tindakan pembetulan. 6.9 Kenalpasti Kaedah Bayaran yang telah ditentukan oleh PTJ seperti berikut:- Daftar Format Memo Pembetulan (DF030/BYR)

7 Halaman: 7/13 Carta alir Perincian Rekod/ Rujukan C (a) Bagi pembayaran melalui Jernal/Bank Deraf/ Pindahan Bank rujuk Tanpa Pesanan GP014/BYR). (b) Bagi bayaran tempahan tiket secara online melalui kad korporat UPM, rujuk Tempahan dan Bayaran Untuk Perjalanan Udara Rasmi Secara Online GP027/BYR). (c) Bagi pembayaran melalui cek/eft, terus ke langkah Tanpa Pesanan GP014/BYR). Tempahan dan Bayaran Untuk Perjalanan Udara Rasmi Secara Online GP027/BYR) /PA /Seksyen 6.10 Pendaftaran dan Kemaskini Invois melalui cek/eft 6.10 Pendaftaran dan kemaskini invois pembayaran melalui cek/eft (a) Daftarkan invois / tuntutan ke dalam Sistem SAGA dengan merujuk Tanpa Pesanan GP014/BYR). (b) Jika invois tidak dapat dikemaskini disebabkan peruntukan tidak mencukupi, kembali kelangkah 6.8 (c) untuk tindakan pembetulan. Tanpa Pesanan GP014/BYR) /Seksyen 6.11 Penyediaan Baucer Tidak 6.11 Sediakan baucar bayaran dengan merujuk Tanpa Pesanan GP014/BYR) Pengesahan Baucar seperti berikut:- Tanpa Pesanan GP014/BYR) /A/ /Seksyen 6.12 Pengesahan Baucer (a) Serah baucar dan dokumen pembayaran kepada /PA/ untuk pengesahan mengikut had kuasa yang telah diluluskan. Ya (b) Bagi baucar yang memerlukan pembetulan, kembali ke langkah /A/ 6.13 Kelulusan Baucer Tidak 6.13 Kelulusan Baucar seperti berikut:- (a) Serah baucar dan dokumen pembayaran kepada /PA/ untuk kelulusan mengikut had kuasa yang telah ditetapkan. Ya D (b) Bagi baucar yang tidak diluluskan, kembali ke langkah untuk tindakan penyediaan semula semula baucar bayaran.

8 Halaman: 8/13 Carta alir Perincian SKP D 6.14 Batching 6.15 Penyediaan Dan Pengedaran Cek-EFT 6.14 Lakukan proses batching dengan merujuk Tanpa Pesanan GP014/BYR) Penyediaan Dan Pengedaran Cek/EFT (a) Rujuk Prosedur Pengurusan Cek (UPM/OPR/BUR- AKN/P005) atau Prosedur Pengurusan Melalui Pindahan Terus Secara Elektronik (EFT) (UPM/OPR/BUR-AKN/P010). (b) Bagi cek yang hendak dibatalkan/ diganti, rujuk Manual Permohonan Pembatalan Dan Mengganti Cek / Bank Deraf / Pindahan Bank (M009/BYR) dan Manual Pembatalan Cek/EFT (M010/AKN) yang boleh diperolehi dari laman sesawang ( Rekod/ Rujukan Tanpa Pesanan GP014/BYR) Prosedur Pengurusan Cek (UPM/OPR/ BUR- AKN/P005) Prosedur Pengurusan Melalui Pindahan Terus Secara Elektronik (EFT) (UPM/OPR/ BUR- AKN/P010). Manual Permohonan Pembatalan Dan Mengganti Cek / Bank Deraf / Pindahan Bank (M009/BYR) Manual Pembatalan Cek/EFT (M010/AKN) 6.16 Tamat

9 Halaman: 9/ REKOD Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. - Buku Daftar Batching Baucar/Jernal 2. - Baucar Asal Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan 1 Tahun SKP 7 Tahun Kuasa Melupus Arkib Negara 3. - DF021/BYR Daftar Penyerahan /PTPO PPPTJ /PTPO PPPTJ /PTJ 1 Tahun 4. - DF030/BYR Daftar Format Memo Pembetulan 1 Tahun 5. - DF047/BYR Daftar Format Arahan Memberhentikan Bayaran Ke Atas Cek 1 Tahun

10 Halaman: 10/13 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 6. UPM/BUR/ (/SEKSYEN) - Fail Daftar Bank Deraf/ Pindahan Bank Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan 1 Tahun Kuasa Melupus Salinan Borang Permohonan Bank Deraf/Pindahan Bank (Baucar pembayaran) bank deraf SOK/KEW/BR037/BYR Borang Permohonan Bayaran Melalui Bank Deraf/Pindahan Bank (asal) Salinan Bank Deraf 7. UPM/BUR/(ZON/SEKSYEN)/JER NAL Jernal Adjustment Salinan dokumen pembayaran (PTJ) A/ A/ 1 Tahun 8. UPM/BUR/LBCB/KOD PTJ/NO. KP: Fail Individu Cuti Belajar/ Cuti Sabatikal Surat Tawaran Cuti Belajar/ Cuti Sabatikal A/ Sek LBCB A/ Sek LBCB Sehingga tamat tempoh kontrak Jawatanku asa Pelupusan Arahan bayaran Elaun Biasiswa daripada pendaftar Salinan Baucar Bayaran (Bagi Bayaran Melalui Bank Deraf atau Cek Sahaja)

11 Halaman: 11/13 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod OPR/BUR/DF031/BYR Daftar Format Penyata Rekod Biasiswa Pegawai Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus OPR/BUR/DF032/BYR Payment Advice (jika berkaitan) (jika maklumat byrn tlh dimasukkan dalam borang bank deraf/tt tidak perlu mengisi borang berikut) OPR/BUR/DF058/BYR Bayaran Cuti Belajar/Cuti Sabatikal Lain-lain dokumen berkaitan 9. UPM/BUR/(ZON/ SEKSYEN)- OSPOS Fail bayaran Melalui OSPOS A/ Sek LBCB A/ Sek LBCB 7 tahun Penyata Bayaran Biasiswa Pegawai UPM (Aktif)

12 Halaman: 12/13 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 10. UPM/BUR/SKP/KOD PENAJA Fail Penaja UPM/BUR/SKP/BANK/ BIL Surat arahan kepada bank Mengumpul dan Memfail SKPLJR Menyelenggara SKPLJR Tempat dan Tempoh Simpanan 2 tahun Kuasa Melupus UPM/BUR/SKP/FDRP Fail Daftar Resit Penaja UPM/BUR/SKP/BS Bank Slip OPR/BUR/DF036/BYR Laporan Status Bayaran Kepada Pelajar Mengikut Penaja

13 Halaman: 13/ SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan Disemak Dilulus/ diluluskan semula Tarikh Kuatkuasa Keluaran Pertama Untuk Satu Persijilan WP 03/01/ SOK:Kew 08/2011 Mesyuarat Pengurusan kali ke-5/2011 WP 22/08/ SOK:Kew 02/2014 Mesyuarat Pengurusan kali ke-5/2014 WP 18/07/ SOK:Kew 01/2015 Mesyuarat Pengurusan kali ke-4/2015 WP 05/06/ SOK: Kew 02/2016 Mesyuarat Pengurusan Kali ke-6/2016 TD PP TWP PP 18/8/ QMS (SOK): KEW 06/2019 Mesyuarat Pengurusan Kali ke-2/2019 TD PP TWP PP 19/04/2019