HURAIAN PINDAAN DOKUMEN ISO UPM

Transkripsi

1 HURAIAN PINDAAN DOKUMEN ISO UPM BAHAGIAN A: Huraian Dokumen ISO (Diisi oleh Pemohon/ sila abaikan ruangan kerana akan dilengkapkan oleh TPKD PP) QMS (OPR): - 04/2018 Nama Dokumen: PROSEDUR PENEMPATAN PELAJAR BAHARU Kod Dokumen: UPM/OPR//P002 Isu: 02, Semakan: 09, Tarikh Kuatkuasa: DOKUMEN RUJUKAN Nama Dokumen: PROSEDUR PENEMPATAN PELAJAR BAHARU Kod Dokumen: UPM/OPR//P002 Isu: 02, Semakan: 10, Tarikh Kuatkuasa: DOKUMEN RUJUKAN T/P T/P Nombor Dokumen Tajuk Dokumen - Sistem Maklumat Pelajar MS ISO 9001: 2015 Quality Management Systems- Requirements ISO/IEC 27001:2013 Information Security Management Systems- Requirements Online Panduan Kemasukan Pelajar Baharu Nombor Dokumen Tajuk Dokumen - Sistem Maklumat Pelajar MS ISO 9001: 2015 Quality Management Systems- Requirements MS ISO/IEC 27001:2013 Information Security Management Systems- Requirements Online Panduan Kemasukan Pelajar Baharu 5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN BAKD : Bahagian Kemasukan Urus Tadbir Akademik Dokumen : Bahan Bercetak Atau Media Elektronik Felo/Pen. Felo : Individu yang dilantik untuk membantu pengurusan dalam tugas-tugas di kolej. 5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN BAKD : Bahagian Kemasukan Bahagian Urus Tadbir Akademik Dokumen : Bahan Bercetak Atau Media Elektronik Felo/Pen. Felo : Individu yang dilantik untuk membantu pengurusan dalam tugas-tugas di kolej. 1

2 6.0 PROSES TERPERINCI 6.0 PROSES TERPERINCI Tanggun g Perincian Tanggun g Perincian PT (P/0) 6.6 Cetak senarai nama pelajar baharu daripada BAKD melalui SMP (a) Jika ya, ikut langkah 6.8 (b) Jika tidak, ikut langkah 6.7 PT (P/0) PK/PPK 6.6 Cetak senarai nama pelajar baharu daripada BAKD melalui SMP dapatkan pengesahan Pengurus/Penolong Pengurus pada setiap helaian senarai tersebut. (a) Jika ya, ikut langkah 6.8 FU/PU 6.8 Semak surat tawaran, Mykad daripada pelajar baharu di kaunter semakan pendaftaran berdasarkan senarai nama pelajar daripada cetakan SMP. PJSD/ PYB 6.11 Sahkan kehadiran pelajar di SMP serta serahkan kunci bilik kepada pelajar dapatkan Borang Terima Serah Kunci dari pelajar. (b) Jika tidak, ikut langkah 6.7 FU/PU 6.8 Semak surat tawaran, Kad Pengenalan Slip Pengesahan Pendaftaran daripada pelajar baharu di kaunter semakan berdasarkan senarai nama pelajar daripada cetakan SMP. PJSD/ PYB 6.11 Sahkan kehadiran pelajar di SMP serta serahkan kunci bilik kepada pelajar dapatkan Borang Terima Serah Kunci dari pelajar. Seterusnya, cop pengesahan pada Senarai Semak Pendaftaran Pelajar Baharu di ruangan Kaunter kembalikan senarai semak tersebut kepada pelajar 2

3 8.0 SEJARAH SEMAKAN 8.0 SEJARAH SEMAKAN Isu Semaka n CPD Kelulusan Disedia Disemak Dilulus/ dilulusk an semula Tarikh Kuatkuasa Isu Sema kan Kelulusan Disedia Disema k Dilulus/ dilulusk an semula Tarikh Kuatkuas a /201 5 (18/11/2015) TNC (HEPA) WP 19/11/ /2015 (18/11/2015) TNC (HEPA) WP 19/11/ /201 7 (3 Ogos 2018) TPKD PP TWP PP 18/08/ /2017 (3 Ogos 2017) TPKD PP TWP PP 18/08/ QMS (OPR): - 04/2018 Jawatankuas a (28 September 2018) TPKD PP TWP PP 12/10/

4 Nama Dokumen: PROSEDUR PENEMPATAN PELAJAR LAMA Kod Dokumen: UPM/OPR//P003 Isu: 03, Semakan: 01, Tarikh Kuatkuasa: Nama Dokumen: PROSEDUR PENEMPATAN PELAJAR LAMA Kod Dokumen: UPM/OPR//P003 Isu: 03, Semakan: 02, Tarikh Kuatkuasa: T/P 4.0 DOKUMEN RUJUKAN Nombor Dokumen Tajuk Dokumen - Sistem Maklumat Pelajar - Buku Rekod Aktiviti Pelajar MS ISO 9001: 2015 Quality Management Systems- Requirements ISO/IEC 27001:2013 Information Security Management Systems- Requirements OPR//GP01/PEN Garis Panduan Tinggal Di Luar Kampus DOKUMEN RUJUKAN Nombor Dokumen Tajuk Dokumen - Sistem Maklumat Pelajar - Buku Rekod Aktiviti Pelajar MS ISO 9001: 2015 Quality Management Systems- Requirements MS ISO/IEC Information Security Management 27001:2013 Systems- Requirements OPR//GP01/PEN Garis Panduan Tinggal Di Luar Kampus 003 T/P 5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN Dokumen : Bahan Bercetak Atau Media Elektronik Felo/Pen. : Individu yang dilantik untuk membantu Felo pengurusan dalam tugas-tugas di kolej. 5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN BAKD : Bahagian Kemasukan Bahagian Urus Tadbir Akademik Dokumen : Bahan Bercetak Atau Media Elektronik Felo/Pen. Felo : Individu yang dilantik untuk membantu pengurusan dalam tugas-tugas di kolej. 4

5 6.0 PROSES TERPERINCI 6.0 PROSES TERPERINCI 6.7 Berjaya Rayuan 6.7 Berjaya Rayuan 6.8 Permohonan Tukar /Luar Kampus 6.8 Permohonan Luar Kampus 6.9 Kemaskini Data 6.9 Kemaskini Data A A PERINCIAN PERINCIAN 6.8 Sekiranya tidak berjaya pelajar perlu mengisi Borang Tinggal Di Luar Kampus (OPR//BR04/PEN003) dengan merujuk Garis Panduan Tinggal Di Luar Kampus (OPR//GP01/PEN003) atau Borang Pertukaran (OPR//BR02/PEN003) dengan merujuk Garis Panduan Pertukaran (OPR//GP03/PEN003). Borang Tinggal Di Luar Kampus (OPR// BR04/PEN003)/ Borang Pertukaran (OPR// BR02/PEN003) 6.8 Sekiranya tidak berjaya pelajar perlu mengisi Borang Tinggal Di Luar Kampus (OPR//BR04/PEN003) dengan merujuk Garis Panduan Tinggal Di Luar Kampus (OPR//GP01/PEN003) serta pelajar perlu mengisi Borang Permohonan Penginapan Tinggal Di (OPR//BR01/PEN003) yang boleh didapati di pejabat am kolej yang dimohon manakala Bagi Serah Urus pelajar perlu membawa salinan Borang Luar Kampus (OPR//BR04/PEN003) ke Serah Urus yang dimohon. Borang Tinggal Di Luar Kampus (OPR// BR04/PEN003) 5

6 7.0 Rekod 7.0 Rekod Bil Kod Fail, Tajuk Fail Senarai Rekod 1. UPM.(PTJ).700-4/1/2 PENDAFTARAN PELAJAR LAMA DI Petikan Minit berkaitan. (Jika ada) Timeline SPK Pekeliling Pemberitahuan Permohonan Tinggal Di Pekeliling Rayuan Permohonan Tinggal di kolej/ Permohonan Tinggal di Luar Kampus/Pertukaran Senarai nama pelajar yang berjaya tinggal di kolej Pekeliling Cuti Akhir Semester Statistik Penempatan Pelajar di Mengum pul Memfail Menyele nggara Tempat Tempoh Simpana n PK/PPK PT (P/O) Tempat Dokumen Rekod 5 tahun Kuasa Melupus Pengetua Bil Kod Fail, Tajuk Fail Senarai Rekod 1. UPM.(PTJ).700-4/1/2 PENDAFTARAN PELAJAR LAMA DI Petikan Minit berkaitan. (Jika ada) Timeline SPK Pekeliling Pemberitahuan Permohonan Tinggal Di Pekeliling Rayuan Permohonan Tinggal di kolej/ Permohonan Tinggal di Luar Kampus Senarai nama pelajar yang berjaya tinggal di kolej Pekeliling Cuti Akhir Semester Statistik Penempatan Pelajar di Mengum pul Memfail Menyele nggara Tempat Tempoh Simpana n PK/PPK PT (P/O) Tempat Dokumen Rekod 5 tahun Kuasa Melupus Pengetua 6

7 Bil Kod Fail, Tajuk Fail Senarai Rekod 5. UPM.(PTJ).700-4/2/1 PERMOHONAN PERTUKARAN Senarai nama pertukaran kolej Borang Pertukaran (OPR//BR02/PE N003) Mengum pul Memfail Menyele nggara Tempat Tempoh Simpana n PK/PPK PT (P/O) Tempat Dokumen Rekod 5 tahun Kuasa Melupus Pengetua Bil Kod Fail, Tajuk Fail Senarai Rekod 5. UPM.PTJ.300-2/3/5 ADUAN KEROSAKAN PENGINAPAN PELAJAR Borang Aduan Kerosakan Penginapan Pelajar (OPR//BR01/PE N004) Borang Aduan 12,14,15,16 (OPR//BR01/B OT) Log Penerimaan Aduan Kerosakan Penginapan Pelajar (OPR//L01/PEN 004) Analisa Aduan Kerosakan Penginapan Pelajar ja wab Mengumpul Memfail Menyele nggara Tempat Tempoh PK/PPK PT (P/O) Tempat Dokumen Rekod 5 tahun Kuasa Melupus Pengetua 6. Borang Terima Serah Kunci Borang Terima Serah Kunci PK/PPK PT (P/O) Tempat Dokumen Rekod Pengetua 5 tahun 7

8 8.0 SEJARAH SEMAKAN 8.0 SEJARAH SEMAKAN Isu Sema kan CPD 2/201 5 Kelulusan (18/11/2015) Disedia Disema k TNC (HEPA) Dilulus/ dilulusk an semula Tarikh Kuatkuasa WP 19/11/2015 Isu Sema kan /2015 Kelulusan ISO (18/11/2015) Dised ia Dise mak TNC (HEP A) Dilulus/ dilulusk an semula WP Tarikh Kuatkuas a 19/11/ /201 7 (3 Ogos 2017) TPKD PP TWP PP 18/08/ /2017 QMS (OPR): - 04/2018 ISO (3 Ogos 2017) Jawatankuasa ISO (28 September 2018) TPKD PP TPKD PP TWP PP TWP PP 18/08/ /10/

9 Nama Dokumen: GARIS PANDUAN TINGGAL DI LUAR KAMPUS Kod Dokumen: OPR//GP01/PEN003 Isu: 02, Semakan: 07, Tarikh Kuatkuasa: Nama Dokumen: GARIS PANDUAN TINGGAL DI LUAR KAMPUS Kod Dokumen: OPR//GP01/PEN003 Isu: 02, Semakan: 08, Tarikh Kuatkuasa: P/T P/T Nama Dokumen: GARIS PANDUAN PERTUKARAN Kod Dokumen: OPR//GP03/PEN003 Isu: 02, Semakan: 07, Tarikh Kuatkuasa: Nama Dokumen: BORANG PERTUKARAN Kod Dokumen: OPR//BR02/PEN003 Isu: 02, Semakan: 05, Tarikh Kuatkuasa: Dokumen Digugurkan Dokumen Digugurkan G G 9

10 BAHAGIAN B: Kelulusan CADANGAN PINDAAN DOKUMEN ISO (Diisi oleh PKD / TPKD mengikut skop dokumen ISO) Peneraju : Kelulusan : Tarikh : 28/9/2018 Cagan Tarikh Kuatkuasa *: 12/10/2018 KEDIAMAN MESYUARAT KHAS JAWATANKUASA ISO Kali ke- Nota *: - Tarikh Kuatkuasa merujuk kepada tarikh yang ditetapkan sila berhubung dengan PKD sekiranya perlukan tarikh kuarkuasa lain - Masukkan Huraian Dokumen yang dilampirkan oleh pencag bersama Borang Cagan /Tambahan Dokumen. 10