OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN. PEJABAT PENDAFTAR Kod Dokumen: UPM/OPR/PEND/P002 PROSEDUR KENAIKAN PANGKAT JAWATAN PROFESOR

Transkripsi

1 Halaman: 1/9 1.0 TUJUAN Prosedur ini menjelaskan proses Kenaikan Pangkat ke jawatan Profesor. 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi proses penerimaan permohonan sehinggalah surat tawaran Kenaikan Pangkat dikeluarkan. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Nombor Dokumen Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 2002 Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 2002 Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 2002 Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 2002 Pekeliling Perkhidmatan Bil.31 Tahun 2005 OPR/PEND/GP03/KRITERIA UPM/PEND-1.5 OPR/PEND/GP01/e-IHRAMS OPR/PEND/SS01/DATA Tajuk Dokumen Pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia Bagi Anggota Perkhidmatan Awam Persekutuan Pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia Bagi Anggota Perkhidmatan Awam Persekutuan Lampiran A Pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia Bagi Anggota Perkhidmatan Awam Persekutuan Lampiran B Pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia Bagi Anggota Perkhidmatan Awam Persekutuan Lampiran C Perubahan Skim Perkhidmatan Pensyarah Universiti/Perubatan/UiTM Garis Panduan Dan Kriteria Kenaikan Pangkat/Lantikan Ke Gred Yang Lebih Tinggi Statistik Perjawatan Garis Panduan Penyimpanan dan Pengemaskini Data e- IHRAMS Senarai Semak Data e-ihrams Mengikut Seksyen - Buku Panduan Perkhidmatan UPM

2 Halaman: 2/9 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN CV e-ihrams JKP LPU KB PT UPM JPU : Curriculum Vitae : Integrated Human Resource Management Systems : Jawatankuasa Pemilih : Lembaga Pengarah Universiti : Ketua Bahagian : Pegawai Tadbir : Perkeranian/Operasi : Universiti Putra Malaysia : Jawatankuasa Pengurusan Universiti 5.0 TANGGUNGJAWAB /Ketua Bahagian bertanggungjawab memastikan prosedur kenaikan pangkat ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat dengan perkara di atas perlu mematuhi prosedur ini.

3 Halaman: 3/9 6.0 CARTA ALIR Mula 7.1 Terima Permohonan Semak Kelayakan Layak? 7.4 Tidak Ya Pelantikan Penilai Bebas 7.5 Tidak Bersetuju? Ya Hantar Dokumen Kepada Penilai Bebas Terima Dan Semak Laporan 7.8 Tidak Lengkap? 7.9 Mesyuarat JKP (Prof) 7.10 Kelulusan Mesyuarat LPU 7.11 Lulus? 7.12 Tidak Ya Keluarkan Surat Makluman 7.13 Kemaskini Data 7.14 Tamat 7.15

4 Halaman: 4/9 7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan Tanggungjawab 7.1 Mula 7.2 Terima Permohonan Terima permohonan daripada pemohon melalui Fakulti beserta dokumen-dokumen berikut: (a) Surat permohonan jawatan kepada melalui Ketua Jabatan dan Dekan Fakulti; (b) Surat permohonan lantikan lima (5) orang Penilai Bebas (Luar Negara) yang telah diluluskan oleh Mesyuarat Senat/JPU (c) 2 salinan CV; (d) 2 salinan Hasil Penerbitan; (e) Laporan Dekan dalam Borang Laporan Dekan/Ketua Jabatan Kenaikan Pangkat Ke Jawatan Profesor (OPR/PEND/BR03/LAPORAN 03 (A); (f) Laporan Ketua Jabatan dalam Borang Laporan Dekan/Ketua Jabatan Kenaikan Pangkat Ke Jawatan Profesor (OPR/PEND/BR03/LAPORAN 03 (A); (g) Laporan pengadil (dipilih oleh pemohon); dan (h) Skor markah kenaikan pangkat ke Jawatan Profesor. (i) Salinan lembut (softcopy) CV dalam bentuk cakera padat (CD) (j) Borang Maklumat Am Calon Pegawai Akademik (k) Borang Cadangan KPI Minimum Kenaikan Pangkat / Peningkatan Gred Profesor Semak skor markah, sekiranya skor 80%, ikut langkah 7.3, sekiranya skor kurang 80% ikut langkah 7.15/ KB/KS Pastikan dokumen yang diterima lengkap dengan merujuk kepada Senarai Semak Permohonan Kenaikan Pangkat Jawatan Profesor (OPR/PEND/SS03/PANGKAT 01).

5 Halaman: 5/ Surat pengesahan penerimaan permohonan dikeluarkan dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja selepas surat permohonan diterima Masukkan dokumen ke dalam fail sementara (Fail Proses Permohonan). 7.3 Semak Kelayakan Semak kelayakan calon dengan merujuk kepada (a) Garis Panduan dan Kriteria Kenaikan Pangkat/Lantikan Ke Gred Yang Lebih Tinggi (OPR/PEND/GP03/KRITERIA). (b) Laporan Penilaian Prestasi Tahunan 7.4 Layak Jika layak, ikut langkah Jika tidak layak, maklumkan kepada calon dan proses tamat. 7.5 Pelantikan Penilai Bebas Lantik Penilai Bebas yang telah dipilih dan dapatkan persetujuan pelantikan. KS/ 7.6 Bersetuju Jika Penilai Bebas setuju,ikut langkah Jika Penilai Bebas tidak bersetuju, lantik Penilai Luar yang telah dipersetujui oleh Mesyuarat Senat dan ikut langkah 7.5. KS/ KS/ 7.7 Hantar Dokumen Kepada Penilai Bebas Hantar satu (1) salinan CV kepada setiap Penilai Bebas yang dilantik melalui .

6 Halaman: 6/ Laporan hendaklah dikembalikan dalam tempoh dua (2) minggu dengan menggunakan Borang Assessors Report On A Candidate For Appointment To The Post Of Professor/Associate Professor (OPR/PEND/BR03/LAPORAN 01) 7.8 Terima dan Semak Laporan Terima laporan daripada Penilai Bebas dan semak kecukupan dokumen Buat surat arahan bayaran kepada Bendahari untuk membayar honorarium kepada Penilai Bebas berdasarkan Peraturan Kewangan yang sedang berkuatkuasa. 7.9 Lengkap Jika ya, ikut langkah Jika tidak lengkap, ikut langkah Mesyuarat JKP (Profesor) Buat persediaan mesyuarat dan keluarkan surat panggilan Mesyuarat JKP kepada Ahli Mesyuarat JKP. KB/KS/ Keluarkan surat pemakluman temuduga kepada calon dan kehadiran temuduga adalah diwajibkan Minitkan keputusan Mesyuarat JKP (Profesor) Kelulusan Mesyuarat LPU KS 7.12 Lulus Sediakan Kertas Mesyuarat untuk diluluskan oleh LPU Jika ya, ikut langkah Jika tidak lulus atau ditangguhkan, maklumkan kepada calon dan proses tamat. KS/

7 Halaman: 7/ Keluarkan Surat Makluman Keluarkan surat makluman kepada calon yang berjaya selewat-lewatnya lima (5) hari bekerja selepas menerima petikan Minit Mesyuarat LPU atau arahan Pihak Berkuasa Melantik KS/ 7.14 Kemaskini Data Kemaskini maklumat bagi calon-calon yang berjaya di dalam sistem e-ihrams dengan merujuk kepada Garis Panduan Penyimpanan & Pengemaskinian data e-hrams (OPR/PEND/GP01/e-IHRAMS) dan Senarai Semak Data e-ihrams Mengikut Seksyen (OPR/PEND/SS01/DATA) Tamat Kemukakan Penyata Perubahan Gaji kepada Bendahari dan salinan kepada calon yang berjaya.

8 Halaman: 8/9 REKOD KUALITI Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/PEND/500-3/10/1 Kumpulan Akademik (Profesor) Surat panggilan temuduga kenaikan pangkat ke jawatan Profesor Surat pemakluman calon berjaya, tidak berjaya, tidak layak, skor kurang daripada 80% dan ditangguhkan. Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PT/ KB/KS Seksyen Kenaikan Pangkat 2 Tahun Kuasa Melupus 2. UPM/PEND/100-19/1/1/11 Petikan Minit Mesyuarat LPU (Kenaikan Pangkat ke jawatan Profesor) Petikan Mini Mesyuarat LPU (Kenaikan Pangkat Ke Jawatan Profesor) 3. UPM/PEND/500-3/5/8 Jawatankuasa Pemilih (Profesor) Surat panggilan Mesyuarat Jawatankuasa Pemilih kepada Ahli Jawatankuasa. PT/ KB/KS Seksyen Kenaikan Pangkat 2 Tahun PT/ KB/KS Seksyen Kenaikan Pangkat 2 Tahun 4. UPM/PEND/500-3/4/8 Penilai Luar Petikan Minit Mesyuarat Senat (Pelantikan Penilai Bebas) Surat lantikan Penilai Bebas (Profesor dan Profesor Madya) PT/ KB/KS Seksyen Kenaikan Pangkat 2 Tahun /1/1 PT/ KB/KS Bilik Fail Pejabat Personal (Peribadi) Kumpulan Pengurusan dan Profesional Sehingga tamat perkhidmatan Permohonan calon dan laporan Penilai Bebas, Laporan Pengadil dan Laporan Dekan/Ketua Jabatan.

9 Halaman: 9/9 Surat pemakluman calon berjaya dan tidak berjaya Penyata Perubahan Gaji 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD OPR (PEND)- 2/2011 OPR (PEND) 5/2015 Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama untuk satu persijilan Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses Mesyuarat Pengurusan Pejabat Kali ke- 245 Disedia dan Disemak KB Pengurusan Sumber Manusia KB Pengurusan Sumber Manusia KB Pengurusan Sumber Manusia Dilulus/ Diluluskan semula Tarikh Kuatkuasa WP 03/01/2011 WP 08/08/2011 WP 05/06/2015