KELULUSAN CADANGAN PINDAAN/TAMBAHAN DOKUMEN (CPD)

Transkripsi

1 KELULUSAN CADANGAN INDAAN/TAMBAHAN DOKUMEN (CD) Mencadangkan Borang ermohonan Cadangan/Tambahan Dokumen (CD) untuk mendapatkan kelulusan pada Mesyuarat Jawatankuasa Jaminan Kualiti Universiti Kali Ke7 berkuat kuasa pada: 30/01/2012 No. CD emilik roses Asal rosedur Kawalan Dokumen (UM/GR/001) No Isu: 02, No. Semakan 01, tarikh kuatkuasa: 23/05/2011 ernyataan indaan/baharu Baru rosedur Kawalan Dokumen (UM/GR/001) No Isu: 02, No. Semakan 02, tarikh kuatkuasa: 30/01/2012 inda / Baharu (B)/ Gugur (G) 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN Kawalan Dokumen: Manual Kualiti, rosedur, dalam bentuk Salinan Keras dan Salinan Lembut yang diedarkan kepada pegawai yang tersenarai dalam Senarai Edaran Utama 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN Kawalan Dokumen: Manual Kualiti, rosedur, Arahan Kerja dan Garis anduan yang terpapar secara online. GR: 1/2012 engurusan Kualiti Dokumen Tidak Terkawal: Salinan Keras Manual Kualiti atau rosedur yang dihasilkan untuk edaran kepada pegawai atau pihak luar yang tidak tersenarai dalam Senarai Edaran Dokumen Terkawal Dokumen Tidak Terkawal: Salinan Keras Manual Kualiti, rosedur, Arahan Kerja dan Garis anduan yang dicetak Salinan Asal: Dokumendokumen bercetak yang asli di mana darinya salinan boleh dihasilkan Salinan Asal: Dokumendokumen bercetak yang disimpan di Bilik Dokumen dan Rekod UM Salinan bercetak: Dokumendokumen pendua dari Salinan Asal dalam bentuk bercetak Salinan Lembut: Dokumendokumen... secara elektronik. Dokumen juga dalam bentuk DVDR. engesahan dokumen ini secara tandatangan tidak diperlukan. Salinan Lembut: Dokumendokumen... secara elektronik. engesahan dokumen ini secara tandatangan tidak diperlukan. (G) 1/43

2 Senarai Utama Dokumen Terkawal: Senarai dokumen sistem kualiti yang diterima pakai DVDR: Digital Vesertile DiskRecordable YB: egawai yang bertanggungjawab menyedia dokumen... bertanggungjawab. 5.0 TANGGUNGJAWAB KD/TKD bertanggungjawab... yang disediakan, disimpan dan diedarkan dalam bentuk media elektronik, KD bertanggungjawab memastikan bahawa: 6.0 CARTA ALIR 7.13 Buat Kawalan Edaran 7.14 Edarkan Dokumen 7.0 ROSES TERERINCI 7.4 Kawal enggunaan Dokumen Luaran roses roses Senarai Utama Dokumen Terkawal: Senarai dokumen sistem kualiti yang didaftar dan diterima pakai YB: egawai yang bertanggungjawab (pemilik proses) menyedia dokumen... bertanggungjawab. 5.0 TANGGUNGJAWAB KD/TKD bertanggungjawab... yang disediakan dan disimpan dalam bentuk media elektronik, KD bertanggungjawab memastikan bahawa: 6.0 CARTA ALIR 7.13 Buat Kawalan Edaran/aparan 7.14 Muatnaik Dokumen 7.0 ROSES TERERINCI 7.4 Kawal enggunaan Dokumen Luaran Menggabungkan proses kerja dan Tambahan proses kerja Edarkan dokumen rujukan luar yang dikenalpasti dengan merujuk kepada Senarai Edaran Dokumen Terkawal (GR/SE01/TERKAWAL). (G) (B) 2/43

3 roses 7.4.4, dan ruangan tanggungjawab: KD / TKD / YB roses (d) Skop Dokumen contoh: Sokongan (SOK) engurusan elanggan (EL);... enentukuran dan Verifikasi eralatan (CAL); roses roses 7.4.4,7.4.5 dan ruangan tanggungjawab:kd /TKD /TW TJ roses (d) Skop Dokumen contoh: Sokongan (SOK) engurusan elanggan (EL);... enentukuran dan Verifikasi eralatan (CAL); engurusan dan Keselamatan Makmal (LAB). roses Skop Dokumen (c) Sokongan enentukuran dan Verifikasi eralatan Diserahkan kepada KD/TKD TKD ejabat Timbalan Naib Canselor (enyelidikan dan Inovasi) Skop Dokumen (c) Sokongan enentukuran dan enentusahan eralatan engurusan Makmal Diserahkan kepada KD/TKD TKD ejabat Timbalan Naib Canselor (enyelidikan dan Inovasi) TKD ejabat Naib Canselor (/B) roses 7.8 Bawa... engurusan eneraju roses/mesyuarat Semakan engurusan/mesyuarat Semakan Keberkesanan roses untuk semakan dan kelulusan Buat Kawalan Edaran proses Kawal semua softcopy dokumen yang akan diedarkan. Softcopy dokumen disalinkan dalam DVDR sebelum dilabelkan. Terdapat tiga (3) status dokumen iaitu: roses 7.8 Bawa... Mesyuarat engurusan eneraju roses/mesyuarat Kajian Semula engurusan/mesyuarat Semakan Keberkesanan roses untuk semakan dan kelulusan Buat Kawalan Edaran/aparan proses Kawal semua softcopy dokumen yang akan diedarkan/dipaparkan. Terdapat tiga (3) status dokumen iaitu: 3/43

4 a) Dokumen Terkawal. Gugur keseluruhan (i) dan (ii) yg asal b) Dokumen Tidak Terkawal. Gugur keseluruhan ayat (b) Dokumen Luput. Cap DOKUMEN LUUT... Salinan Asal dokumen bercetak. roses a) Dokumen Terkawal. Dokumen secara online dalam laman sesawang Sistem engurusan Kualiti. (b) Dokumen Tidak Terkawal. Dokumen dicetak daripada laman SK yang mempunyai latarbelakang (watermark) DOKUMEN TIDAK TERKAWAL (c) Dokumen Luput. Cap DOKUMEN LUUT... Salinan Asal di Bilik Dokumen dan Rekod UM. roses (G/) proses (a) digugurkan keseluruhan roses Gugur keseluruhan proses proses (a) dan (b) (G) 7.14 Edarkan/Muatnaik Dokumen Gugur keseluruhan proses hingga proses Muat naik (upload) dokumen secara online dalam laman sesawang Sistem engurusan Kualiti ( Lupus/Arkibkan Dokumen Gugur proses REKOD KUALITI ruangan Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod bil. 1. UM/1004/1 Kawalan Dokumen 7.14 Muatnaik Dokumen proses Muat naik (upload) dokumen secara online dalam laman sesawang Sistem engurusan Kualiti 7.17 Lupus/Arkibkan Dokumen roses REKOD KUALITI Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod bil. 1. UM/1004/1 Kawalan Dokumen (/G) (G/) etikan Minit Mesyuarat yang berkaitan bagi kelulusan dokumen etikan Minit Mesyuarat yang berkaitan bagi kelulusan dokumen skop engurusan 4/43

5 bil 3. UM/ 1004/1/1 Log engedaran dan enarikan Balik Dokumen Terkawal rosedur Kawalan roduk/erkhidmatan Yang Tidak atuh (UM/GR/003) No Isu: 02, No. Semakan 01, tarikh kuatkuasa: 23/05/ TUJUAN rosedur... terhadap produk atau perkhidmatan yang tidak mematuhi keperluan yang ditetapkan. 2.0 SKO rosedur... perkhidmatan yang tidak mematuhi keperluan/kriteria Sistem engurusan Kualiti yang ditetapkan. 6.0 CARTA ALIR 7.2 Kesan roduk/erkhidmatan Yang Tidak atuh 7.3 Lengkapkan Kenyataan Ketidakpatuhan 7.0 ROSES TERERINCI 7.2 Kesan roduk/erkhidmatan Yang Tidak atuh proses Kesan produk/perkhidmatan yang Tidak atuh menerusi: (Contoh kaedah kawalan produk /perkhidmatan yang Tidak atuh adalah sebagaimana lampiran) Gugur keseluruhan proses rekod kualiti bil.3 rosedur Kawalan roduk/erkhidmatan Yang Tak Akur (UM/GR/003) No Isu: 02, No. Semakan 02, tarikh kuatkuasa: 30/01/ TUJUAN rosedur... terhadap produk atau perkhidmatan yang tak akur terhadap keperluan yang ditetapkan. 2.0 SKO rosedur... perkhidmatan yang tak akur terhadap keperluan/kriteria Sistem engurusan Kualiti yang ditetapkan. 6.0 CARTA ALIR 7.2 Kesan roduk/erkhidmatan Yang Tak Akur 7.3 Lengkapkan Kenyataan Ketakakuran 7.0 ROSES TERERINCI 7.2 Kesan roduk/erkhidmatan Yang Tak Akur proses Kesan produk/perkhidmatan yang tak akur menerusi: (Contoh kaedah kawalan produk /perkhidmatan yang tak akur adalah sebagaimana lampiran) (G) 5/43

6 7.3 Lengkapkan Kenyataan Ketidakpatuhan proses gugurkan keseluruhan proses proses Lengkapkan penyataan/perincian Ketidakpatuhan yang ditemui ke dalam Borang Ketidakpatuhan (GR /BR03/KK) atau Borang Maklumbalas elanggan, jika Ketidakpatuhan... elanggan). 7.4 Laksanakan Kawalan proses Laksanakan kawalan Ketidakpatuhan produk/perkhidmatan menerusi satu atau lebih, kaedah di bawah: (a) Ambil tindakan dengan menghapuskan Ketidakpatuhan yang dikesan. (d) Ambil tindakan terhadap kesan atau kesan yang berpotensi daripada sesuatu Ketidakpatuhan setelah...digunakan. 7.5 Serah borang kepada Urus Setia proses Serah borang yang mengandungi keterangan Ketidakpatuhan kepada... (UM/GR/005). 8.0 REKOD KUALITI Ruangan Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Bil. 1 UM/100/4/3 Kawalan roduk/erkhidmatan yang Tidak atuh 7.3 Lengkapkan Kenyataan Ketakakuran proses Lengkapkan penyataan/perincian ketakakuran yang ditemui ke dalam Borang ketakakuran (GR /BR03/KK) atau Borang Maklumbalas elanggan, jika ketakakuran... elanggan). 7.4 Laksanakan Kawalan proses Laksanakan kawalan ketakakuran produk/perkhidmatan menerusi satu atau lebih, kaedah di bawah: (a) Ambil tindakan dengan menghapuskan ketakakuran yang dikesan. (d) Ambil tindakan terhadap kesan atau kesan yang mungkin timbul daripada sesuatu ketakakuran setelah... digunakan. 7.5 Serah borang kepada Urus Setia proses7.5.1 Serah borang yang mengandungi keterangan ketakakuran kepada... (UM/GR/005). 8.0 REKOD KUALITI Ruangan Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Bil. 1 UM/100/4/3 Kawalan roduk/erkhidmatan yang Tak Akur (G/) Borang Ketidakpatuhan (GR /BR03/KK) yang telah Borang ketakakuran (GR /BR03/KK) yang telah 6/43

7 lengkap dan disahkan keberkesanannya Ruangan Tanggungjawab Menyelenggara KD Ruangan Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Bil. 2 UM/(kod TJ)/100/4/3 Kawalan roduk/erkhidmatan yang Tidak atuh (nama TJ) Borang Ketidakpatuhan (GR /BR03/KK) yang telah lengkap dan disahkan keberkesanannya LAMIRAN : KAEDAH ELAKSANAAN KAWALAN RODUK/ERKHIDMATAN YANG TIDAK ATUH KAEDAH 1: Ambil tindakan dengan menghapuskan Ketidakpatuhan yang dikesan KAEDAH 4: Ambil tindakan terhadap kesan atau kesan yang berpotensi daripada sesuatu ketidakpatuhan setelah produk/perkhidmatan tersebut disampaikan atau digunakan lengkap dan disahkan keberkesanannya Ruangan Tanggungjawab Menyelenggara KBJK Ruangan Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Bil. 2 UM/(kod TJ)/100/4/3 Kawalan roduk/erkhidmatan yang Tak Akur (nama TJ) Borang ketakakuran (GR /BR03/KK) yang telah lengkap dan disahkan keberkesanannya LAMIRAN : KAEDAH ELAKSANAAN KAWALAN RODUK/ERKHIDMATAN YANG TAK AKUR KAEDAH 1: Ambil tindakan dengan menghapuskan ketakakuran yang dikesan KAEDAH 4: Ambil tindakan terhadap kesan atau kesan yang mungkin timbul daripada sesuatu ketakakuran setelah produk/perkhidmatan tersebut disampaikan atau digunakan 7/43

8 rosedur Audit Dalaman (UM/GR/004) No Isu: 02, No. Semakan 01, tarikh kuatkuasa: 25/04/ SKO rosedur ini merangkumi perancangan, pelaksanaan, pelaporan dan tindakan susulan Audit. 4.0 TERMINOLOGI / SINGKATAN rosedur Audit Dalaman (UM/GR/004) No Isu: 02, No. Semakan 02, tarikh kuatkuasa: 30/01/ SKO rosedur ini merangkumi perancangan, pelaksanaan, pelaporan dan aktiviti susulan Audit. 4.0 TERMINOLOGI / SINGKATAN (/G) KS : Ketua Seksyen Audit Kualiti AD TAD : enyelaras Audit : Timbalan enyelaras Audit 6.0 CARTA ALIR 7.9 Ada Ketidakpatuhan 7.13 Hantar Borang Kepada KS 7.0 ROSES TERERINCI 7.3 Rancang AD roses ( ) dan 7.4 ruangan tanggungjawab KS 7.6 Buat ersediaan AD roses ruangan tanggungjawab KS roses Baca laporan AD... terhadap ketidakpatuhan dan peluang... tersebut (jika ada). 6.0 CARTA ALIR 7.9 Ada Ketakakuran 7.13 Hantar Borang Kepada AD 7.0 ROSES TERERINCI 7.3 Rancang AD roses ( ) dan 7.4 ruangan tanggungjawab dipinda AD 7.5 Buat ersediaan AD roses ruangan tanggungjawab dipinda AD/TAD roses Baca laporan AD... terhadap ketakakuran dan peluang... tersebut (jika ada). roses gugurkan keseluruhan proses dan tanggungjawab 8/43

9 7.7 Laksana AD roses ruangan tanggungjawab KS roses (b) Borang Ketidakpatuhan (GR/BR03/KK) roses ruangan tanggungjawab KJAD/ KS roses (a) Audit di... Borang Nota Audit Dalaman (GR/BR04/AD 04) atau Borang Senarai Semak Audit Dalaman (GR/BR04/AD 06). (b) Adakan erbincangan....rekodkan ketidakpatuhan (jika ada) ke dalam Borang ketidakpatuhan (GR/BR03/KK) dan... Borang eluang enambahbaikan (GR/BR07/OFI). roses gugurkan keseluruhan proses dan tanggungjawab 7.7 Sedia Laporan roses gugurkan keseluruhan proses dan tanggungjawab roses Sedia... kepada KS mengikut kumpulan... terakhir audit. 7.8 Terima dan Edar roses dan digabungkan menjadi 1 proses sahaja 7.7 Laksana AD roses ruangan tanggungjawab dipinda AD/TAD roses (b) Borang ketakakuran (GR/BR03/KK) roses ruangan tanggungjawab KJAD/ AD roses (a) Audit di... Borang Nota Audit Dalaman (GR/BR04/AD 04 (b) Adakan perbincangan....rekodkan ketakakuran (jika ada) ke dalam Borang ketakakuran (GR/BR03/KK) dan... Borang eluang enambahbaikan (GR/BR07/OFI). 7.7 Sedia Laporan roses Sedia... kepada AD mengikut kumpulan... terakhir audit. 7.8 Terima dan Edar roses Terima Laporan AD, Borang ketakakuran (GR/BR03/KK),... semua ketakakuran dan eluang enambahbaikan. Rekodkan semua ketakakuran dan eluang enambahbaikan. (G) (/G) 9/43

10 roses Edar salinan Borang Ketidakpatuhan (GR/BR03/KK) dan Borang eluang enambahbaikan (GR/BR07/OFI) kepada eneraju roses. Tanggungjawab proses KS 7.9 Ada Ketidakpatuhan? Tanggungjawab proses Auditi /KS Tanggungjawab proses KS 7.10 Laksanakan Tindakan Tanggungjawab proses dan Auditi / KS / eneraju roses/ TW TJ 7.11 Laksanakan Susulan Audit roses Laksanakan... dalam Borang Ketidakpatuhan (GR/BR03/KK) Memuaskan? roses Jika ya, tutup Ketidakpatuhan dan rekodkan hasil audit susulan pada ruangan berkaitan dalam Borang Ketidakpatuhan (GR/BR03/KK) dan ikut langkah roses Jika tidak, minta Auditi / KS / eneraju roses / TW TJ /mengenalpasti... langkah roses Edar salinan Borang Ketakakuran (GR/BR03/KK) dan Borang eluang enambahbaikan (GR/BR07/OFI) kepada eneraju roses. Tanggungjawab proses dipindan kepada AD 7.9 Ada Ketakakuran? Tanggungjawab proses Auditi /AD/TAD Tanggungjawab proses AD 7.10 Laksanakan Tindakan Tanggungjawab proses dan Auditi / eneraju roses/ TW TJ/AD/TAD 7.11 Laksanakan Susulan Audit roses Laksanakan... dalam Borang ketakakuran (GR/BR03/KK) Memuaskan? roses Jika ya, tutup ketakakuran dan rekodkan hasil audit susulan pada ruangan berkaitan dalam Borang ketakakuran (GR/BR03/KK) dan ikut langkah roses Jika tidak, minta Auditi / eneraju roses / TW TJ / AD mengenalpasti... langkah /43

11 7.13 Hantar Borang Kepada KS roses Hantar Borang Ketidakpatuhan (GR/BR03/KK) dan... untuk dimajukan kepada KS Kemaskini enemuan roses Kemaskini semua ketidakpatuhan dalam Senarai Utama Status Tindakan embetulan (GR/SU05/SULTB) dan peluang penambahbaikan ke dalam Senarai Utama Status eluang enambahbaikan (GR/SU07/SUOFI). roses dan roses digugurkan roses ruangan tanggungjawab KS roses Bentangkan...Mesyuarat Semakan engurusan atau manamana mesyuarat berkaitan di TJ. Tanggungjawab KS / TW/eneraju roses 7.13 Hantar Borang Kepada AD roses Hantar Borang ketakakuran (GR/BR03/KK) dan...untuk dimajukan kepada AD Kemaskini enemuan roses Kemaskini semua ketakakuran dan peluang penambahbaikan dan buat laporan status audit keseluruhan serta dapatkan pengesahan W. roses ruangan tanggungjawab AD roses Bentangkan...Mesyuarat Kajian Semula engurusan atau manamana mesyuarat berkaitan di TJ. Tanggungjawab W / TW/eneraju roses (/G) 11/43

12 8.0 REKOD KUALITI Ruangan : Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod No. 1 UM/100/4/4 Audit Dalaman MS ISO 9001:2008 Surat elantikan KS, KJAD, KKJAD, KSK, JAD Universiti dan JAD TJ Borang Senarai Semak Audit Dalaman (GR/BR04/AD 06) Borang ketidakpatuhan (GR/BR03/KK) Senarai Utama Status Tindakan embetulan (GR/SU05/SULTB) Senarai Utama Status eluang Cadangan enambahbaikan (GR/SU07/SUOFI) Ruangan : Tanggungjawab Menyelenggara KS Ruangan : Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod No. 2 UM/(kod TJ)/ 100/4/4 Audit Dalaman MS ISO 9001:2008 Salinan Borang ketidakpatuhan (GR/BR03/KK) Salinan Borang eluang enambahbaikan (GR/BR07/OFI) Salinan Senarai Utama Status Tindakan embetulan (GR/SU05/SULTB) Salinan Senarai Utama Status eluang enambahbaikan (GR/SU07/SUOFI) Ruangan : Tanggungjawab Menyelenggara TW TJ 8.0 REKOD KUALITI Ruangan : Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod No. 1 UM/100/4/4 Audit Dalaman MS ISO 9001:2008 Surat elantikan AD, TAD, KJAD, KKJAD, KSK, JAD Universiti dan JAD TJ Borang ketakakuran (GR/BR03/KK) Ruangan : Tanggungjawab Menyelenggara AD Ruangan : Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod No. 2 UM/(kod TJ)/ 100/4/4 Audit Dalaman MS ISO 9001:2008 Surat elantikan TAD dan JAD TJ Salinan Senarai Utama Status Tindakan embetulan Salinan Senarai Utama Status eluang enambahbaikan Ruangan : Tanggungjawab Menyelenggara TAD (/G) 12/43

13 rosedur Tindakan embetulan (UM/GR/005) No Isu: 02, No. Semakan 01, tarikh kuatkuasa: 23/05/2011 rosedur Tindakan embetulan (UM/GR/005) No Isu: 02, No. Semakan 02, tarikh kuatkuasa: 30/01/ DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen UM/GR/003 UM/GR/008 SOK/EL/AK01/ MB TJ rosedur Kawalan roduk/erkhidmatan yang Tidak atuh rosedur Mesyuarat Semakan engurusan Arahan Kerja engendalian Maklum Balas elanggan (Secara terus kepada TJ) UM/GR/003 UM/GR/008 rosedur Kawalan roduk/erkhidmatan yang Tak Akur rosedur Mesyuarat Kajian Semula engurusan 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN YB: egawai... KU, TK, Ketua Bahagian, Ketua Jabatan dan sebagainya). 6.0 CARTA ALIR 7.3 Rekod enerimaan Laporan Ketidakpatuhan 7.6 Tentukan unca enyebab Ketidakpatuhan 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN AD : enyelaras Audit YB: egawai... KU, TK, Ketua entadbiran, Ketua Bahagian, Ketua Jabatan dan sebagainya). TAD: Timbalan enyelaras Audit 6.0 CARTA ALIR 7.3 Rekod enerimaan Laporan ketakakuran 7.6 Tentukan unca enyebab ketakakuran 13/43

14 7.0 ROSES TERERINCI 7.2 Terima Maklumat Untuk Tindakan embetulan roses Terima maklumat katidakpatuhan yang perlu diambil tindakan pembetulan, antaranya daripada: proses 7.2.1(b) Komen/cadangan... melalui borang katidakpatuhan (Rujuk Arahan Kerja Kajian Kepuasan elanggan); proses (c) Audit dalaman melalui borang katidakpatuhan (GR/BR03/KK). (Rujuk rosedur Audit Dalaman); proses (e) katidakpatuhan semasa... melalui Borang katidakpatuhan (GR/BR03/KK) (Rujuk rosedur Kawalan roduk/erkhidmatan Yang Tidak atuh); proses (f) Digugurkan keseluruhan proseskerja (f) proses (g) lainlain sumber... Borang ketidakpatuhan (GR/BR03/KK). 7.0 ROSES TERERINCI 7.2 Terima Maklumat Untuk Tindakan embetulan roses Terima maklumat ketakakuran yang perlu diambil tindakan pembetulan, antaranya daripada: roses (a) ruangan tanggungjawab ditambah KU / TK proses (b)komen/cadangan... melalui borang ketakakuran (Rujuk Arahan Kerja Kajian Kepuasan elanggan); ruangan tanggungjawab ditambah KU / TK proses (c) Audit dalaman melalui borang ketakakuran (GR/BR03/KK). (Rujuk rosedur Audit Dalaman); ruangan tanggungjawab ditambah AD/TAD roses (d) ruangan tanggungjawab ditambah AD/TAD proses (e) ketakakuran semasa... melalui Borang ketakakuran (GR/BR03/KK) (Rujuk rosedur Kawalan roduk/erkhidmatan Yang Tak Akur); ruangan tanggungjawab ditambah TW/Urus Setia TJ proses (f) lainlain sumber... Borang ketakakuran (GR/BR03/KK). 14/43 (B) (B) (B) (B) (G)

15 7.3 Rekodkan enerimaan Laporan Ketidakpatuhan proses Rekodkan penerimaan laporan Ketidakpatuhan ke dalam Log Tindakan embetulan (GR /BL05/LOGLTB). ruangan tanggungjawab Urus Setia Induk/Urus Setia TJ 7.4 Kenalpasti YB dan Serah Borang untuk tindakan proses Kenalpasti YB yang bertanggungjawab ke atas laporan Ketidakpatuhan yang diterima. ruangan tanggungjawab Urus Setia Induk/Urus Setia TJ proses ruangan tanggungjawab Urus Setia Induk/Urus Setia TJ 7.5 Laksanakan embetulan (jika berkenaan) proses Laksanakan/buat pembetulan kepada laporan Ketidakpatuhan yang... yang sahih. 7.6 Tentukan unca enyebab Ketidakpatuhan proses dan digabungkan menjadi 1 ruangan tanggungjawab ditambah TW/Urus Setia TJ 7.3 Rekodkan enerimaan Laporan ketakakuran proses Rekodkan penerimaan laporan ketakakuran ke dalam Log Tindakan embetulan (GR /BL05/LOGLTB) kecuali laporan daripada audit dalaman dan audit badan pensijilan. ruangan tanggungjawab ditambah Urus Setia Induk/Urus Setia TJ/ KU / TK 7.4 Kenalpasti YB dan Serah Borang untuk tindakan proses Kenalpasti YB yang bertanggungjawab ke atas laporan ketakakuran yang diterima. ruangan tanggungjawab ditambah Urus Setia Induk/Urus Setia TJ/ AD/KU / TAD/TK proses ruangan tanggungjawab ditambah Urus Setia Induk/Urus Setia TJ/ AD/KU / TAD/TK 7.5 Laksanakan embetulan (jika berkenaan) proses Laksanakan/buat pembetulan kepada laporan ketakakuran yang...yang sahih. 7.6 Tentukan unca enyebab ketakakuran proses Tentukan punca penyebab ketakakuran menerusi teknik yang bersesuaian dan laksanakan proses penentuan punca, sebaikbaiknya melibatkan pelaksana dan peneraju proses yang berkenaan 15/43

16 7.7 Laksanakan Tindakan embetulan proses Tentukan cadangan... dikenalpasti bagi mengelak Ketidakpatuhan daripada berulang. proses Laksanakan tindakan pembetulan dalam tempoh yang ditetapkan iaitu 21 hari bekerja, 6 bulan (sebagaimana tempoh yang dipersetujui atau dari... (jika tindakan tidak berkesan). 7.8 Buat Susulan Terhadap elaksanaan 7.10 Serah dan Kemaskini Laporan proses Serah borang berkaitan yang telah lengkap kepada Urus Setia Induk /Urus Setia TJ. proses ruangan tanggungjawab Urus Setia Induk/Urus Setia TJ proses digugurkan keseluruhan proses 7.11 Laporan proses ruangan tanggungjawab TW proses gugurkan keseluruhan proses proses Bentangkan status tindakan pembetulan keseluruhan dalam Mesyuarat Semakan engurusan 7.7 Laksanakan Tindakan embetulan proses Tentukan cadangan... dikenalpasti bagi mengelak ketakakuran daripada berulang. proses Laksanakan tindakan pembetulan dalam tempoh yang ditetapkan iaitu 21 hari bekerja atau tempoh yang dipersetujui atau dari... (jika tindakan tidak berkesan). 7.8 Buat Susulan Terhadap elaksanaan tambahan proses kerja Sahkan keberkesanan tindakan pembetulan yang diambil. ruangan tanggungjawab Ketua TJ/ enyelia kepada YB 7.10 Serah dan Kemaskini Laporan proses Serah borang berkaitan yang telah lengkap kepada Urus Setia Induk /Urus Setia TJ / KU / TK. proses ruangan tanggungjawab Urus Setia Induk/Urus Setia TJ / KU / TK 7.11 Laporan proses ruangan tanggungjawab TW / AD /KU proses Bentangkan status tindakan pembetulan dalam Mesyuarat Kajian Semula 16/43 (B) (G) (G)

17 dengan merujuk kepada rosedur Mesyuarat Semakan engurusan atau manamana mesyuarat berkenaan 8.0 REKOD KUALITI ruangan Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Bil.1 UM/1004/5 Tindakan embetulan (Induk) Senarai Utama Status Tindakan embetulan (keseluruhan Laporan status tindakan pembetulan Borang Ketidakpauhan (GR /BR03/KK) yang telah disahkan keberkesanan tindakannya ruangan Tanggungjawab Menyelenggara KD ruangan Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod bil.2 UM/(kod TJ)/1004/5 Tindakan embetulan (nama TJ) Senarai Utama Status Tindakan embetulan TJ Borang Ketidakpatuhan (GR /BR03/KK) yang telah disahkan keberkesanan tindakannya bil.3 GR /BL05/LOGLTB ruangan Tanggungjawab Menyelenggara KD/ TW TJ engurusan dengan merujuk kepada rosedur Mesyuarat Kajian Semula engurusan atau manamana mesyuarat berkenaan 8.0 REKOD KUALITI ruangan Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Bil.1 UM/1004/5 Tindakan embetulan (Induk) Laporan status tindakan pembetulan keseluruhan Borang Ketakakuran (GR /BR03/KK) bagi proses engurusan yang telah disahkan keberkesanan tindakannya ruangan Tanggungjawab Menyelenggara KBJK ruangan Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod UM/(kod TJ)/1004/5 Tindakan embetulan (nama TJ) Borang ketakakuran (GR /BR03/KK) yang telah disahkan keberkesanan tindakannya bil.3 GR /BL05/LOGLTB ruangan Tanggungjawab Menyelenggara KBJK/ TW TJ (/G) 17/43

18 ROESDUR TINDAKAN ENCEGAHAN UM/GR/006 No Isu: 02, No. Semakan 01, tarikh kuatkuasa: 23/05/ TUJUAN rosedur ini menerangkan tindakan yang perlu diambil bagi mengelakkan ketidakpatuhan berpotensi daripada berlaku. 2.0 SKO rosedur ini merangkumi semua tindakan pencegahan ke atas ketidakpatuhan berpotensi dalam Sistem engurusan Kualiti. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN ROESDUR TINDAKAN ENCEGAHAN UM/GR/006 No Isu: 02, No. Semakan 02, tarikh kuatkuasa: 30/01/ TUJUAN rosedur ini menerangkan tindakan yang perlu diambil bagi mengelakkan ketakakuran yang mungkin timbul. 2.0 SKO rosedur ini merangkumi semua tindakan pencegahan ke atas ketakakuran yang mungkin timbul dalam Sistem engurusan Kualiti. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen Kod Dokumen Tajuk Dokumen Berkaitan Berkaitan Minit Mesyuarat Semakan engurusan Induk Minit Mesyuarat Semakan engurusan TJ Berkaitan Laporan encapaian Objektif Kualiti UM Laporan encapaian Objektif Kualiti peringkat fungsian dan aras Minit Mesyuarat Kajian Semula engurusan 18/43

19 4.0 TERMONOLOGI/SINGKATAN YB: egawai yang bertanggungjawab mengambil tindakan pencegahan (contohnya: Ketua TJ, TW, KU, TK, Ketua Bahagian, Ketua Jabatan dan sebagainya). 6.0 CARTA ALIR 7.5 Tentukan unca enyebab Ketidakpatuhan Berpontensi 4.0 TERMONOLOGI/SINGKATAN YB: egawai yang bertanggungjawab mengambil tindakan pencegahan (contohnya: Ketua TJ, TW, KU, TK, Ketua entadbiran, Ketua Bahagian, Ketua Jabatan dan sebagainya). 6.0 CARTA AIR 7.5 Tentukan unca enyebab Ketakakuran yang Berpotensi 7.0 ROSES TERERINCI 7.2 Terima Maklumat Untuk Tindakan encegahan proses Terima maklumat yang perlu diambil tindakan pencegahan yang telah direkodkan pada borang Laporan Tindakan encegahan melalui sumbersumber berikut: proses (a) cadangan pelanggan (Rujuk rosedur engendalian Maklum Balas elanggan); proses (b) Audit dalaman (Rujuk rosedur Audit Dalaman); proses (c) Kajian Kepuasan elanggan (Rujuk Arahan Kerja Kajian Kepuasan elanggan); proses (e) Audit luaran (contoh: SIRIM) melalui borang Opportunities For Improvement (OFI); 7.0 ROSES TERERINCI 7.2 Terima Maklumat Untuk Tindakan encegahan proses Terima maklumat yang perlu diambil tindakan pencegahan yang telah direkodkan pada borang Laporan Tindakan encegahan (GR/BR06/LTC) melalui sumbersumber berikut: proses (a) Laporan maklumbalas pelanggan ruangan tanggungjawab ditambah KU/TK proses (b) Laporan Audit dalaman proses (c) Laporan Kajian Kepuasan elanggan proses (d) ruangan tanggungjawab ditambah eneraju roses/tw proses (e) Audit luaran (contoh: SIRIM) prose (f) gugur keseluruhan proses (f) 19/43

20 7.5 Tentukan unca enyebab Ketidakpatuhan Berpotensi proses Tentukan punca penyebab Ketidakpatuhan berpotensi menerusi teknik yang bersesuaian, sebaikbaiknya melibatkan pelaksana dan peneraju proses yang berkenaan. contohnya Gambarajah Ishikawa, 5 Why, Failure Mode and Effects Analysis (FMEA) proses gugurkan keseluruhan proses. 7.6 Laksanakan Tindakan encegahan proses tentukan cadangan tindakan pencegahan yang berkesan berdasarkan punca yang telah dikenalpasti bagi mengelak Ketidakpatuhan daripada berlaku Laporan proses gugur keseluruhan proses proses Bentangkan status tindakan pencegahan keseluruhan dalam Mesyuarat Semakan engurusan dengan merujuk kepada rosedur Mesyuarat Semakan engurusan atau manamana mesyuarat berkenaan 8.0 REKOD KUALITI Ruangan Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Bil.1 UM/100/4/6 Tindakan encegahan (Induk) Laporan laporan berkaitan Borang Tindakan encegahan yang telah disahkan keberkesanannya 7.5 Tentukan unca enyebab Ketakakuran yang Berpotensi proses Tentukan punca penyebab ketakakuran yang mungkin timbul menerusi teknik yang bersesuaian, sebaikbaiknya melibatkan pelaksana dan peneraju proses yang berkenaan. 7.6 Laksanakan Tindakan encegahan proses Buat penilaian dan tentukan cadangan tindakan pencegahan yang berkesan berdasarkan punca yang telah dikenalpasti bagi mengelak ketakakuran daripada berlaku Laporan proses Bentangkan status tindakan pencegahan dalam Mesyuarat Kajian Semula engurusan dengan merujuk kepada rosedur Mesyuarat Kajian Semula engurusan 8.0 REKOD KUALITI Ruangan Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Bil.1 UM/100/4/6 Tindakan encegahan (Induk) Laporan status tindakan pencegahan Borang Tindakan encegahan yang telah disahkan keberkesanannya bagi proses engurusan yang 20/43 (/G)

21 telah disahkan keberkesanan tindakannya Ruangan Tanggungjawab Menyelenggara KD Ruangan Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Bil.2 UM/(kod TJ)/100/4/6 Tindakan encegahan (nama TJ) Laporan laporan berkaitan ROESDUR ELUANG ENAMBAHBAIKAN (UM/GR/007) No Isu: 02, No. Semakan 01, tarikh kuatkuasa: 23/05/ DOKUMEN RUJUKAN Kod Tajuk Dokumen Dokumen UM/GR/ rosedur Kawalan roduk/erkhidmatan 003 yang Tidak atuh UM/GR/ rosedur Mesyuarat Semakan 008 SOK/EL/A K01/MB TJ engurusan Arahan Kerja engendalian Maklum Balas elanggan (Secara terus kepada TJ) Ruangan Tanggungjawab Menyelenggara KBJK Ruangan Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Bil.2 UM/(kod TJ)/100/4/6 Tindakan encegahan (nama TJ) Laporan status tindakan pencegahan ROESDUR ELUANG ENAMBAHBAIKAN (UM/GR/007) No Isu: 02, No. Semakan 02, tarikh kuatkuasa: 30/01/ DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen UM/GR/ 003 UM/GR/ 008 Tajuk Dokumen rosedur Kawalan roduk/erkhidmatan yang Tak Akur rosedur Mesyuarat Kajian Semula engurusan 21/43

22 4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN MS : Mesyuarat Semakan engurusan YB: egawai yang bertanggungjawab mengambil tindakan pembetulan (contohnya: Ketua TJ, TW, KU, TK,Ketua Bahagian, Ketua Jabatan dan sebagainya). 7.2 Terima Maklumat Untuk eluang enambahbaikan proses (e) digugurkan keseluruhan proses proses (f) Cadangan daripada... (Rujuk rosedur Kawalan roduk/erkhidmatan Yang Tidak atuh). proses (g) 4.0 TERMONOLOG/SINGKATAN MKS: Mesyuarat Kajian Semula engurusan AD : enyelaras Audit YB: egawai yang bertanggungjawab mengambil tindakan pembetulan (contohnya: Ketua TJ, TW, KU, TK, Ketua entadbiran, Ketua Bahagian, Ketua Jabatan dan sebagainya). TAD: Timbalan enyelaras Audit 7.2 Terima Maklumat Untuk eluang enambahbaikan proses (a) ruangan tanggungjawab ditambah KU/TK proses (b) ruangan tanggungjawab ditambah AD/TAD proses (c) ruangan tanggungjawab ditambah AD/TAD proses (d) ruangan tanggungjawab ditambah KU/TK proses (e) Cadangan daripada... (Rujuk rosedur Kawalan roduk/erkhidmatan Yang Tak Akur). ruangan tanggungjawab ditambah TW/Urus Setia TJ proses (f) ruangan tanggungjawab ditambah TW/Urus Setia TJ (B) (G) (B) 22/43

23 7.3 Rekod enerimaan eluang enambahbaikan proses Rekodkan penerimaan borang eluang enambahbaikan ke dalam Log eluang enambahbaikan (GR /BL07/LOGOFI). ruangan tanggungjawab Urus Setia Induk/Urus Setia TJ 7.4 Kenalpasti YB dan Serah Borang untuk Tindakan proses ruangan tanggungjawab Urus Setia Induk/Urus Setia TJ proses ruangan tanggungjawab Urus Setia Induk/Urus Setia TJ 7.9 Serah dan Kemaskini Laporan proses Serah borang berkaitan yang telah lengkap kepada Urus Setia Induk/Urus Setia TJ. proses ruangan tanggungjawab Urus Setia Induk/Urus Setia TJ. proses digugurkan keseluruhan proses 7.10 Laporan proses ruangan tanggungjawab TW proses digugurkan keseluruhan proses 7.3 Rekod enerimaan eluang enambahbaikan proses Rekodkan penerimaan borang eluang enambahbaikan ke dalam Log eluang enambahbaikan (GR /BL07/LOGOFI) kecuali laporan daripada audit dalaman dan audit badan pensijilan. ruangan tanggungjawab Urus Setia Induk/Urus Setia TJ/ KU / TK 7.4 Kenalpasti YB dan Serah Borang untuk Tindakan proses ruangan tanggungjawab Urus Setia Induk/Urus Setia TJ/ AD/KU / TAD/TK proses ruangan tanggungjawab Urus Setia Induk/Urus Setia TJ/ AD/KU / TAD/TK 7.9 Serah dan Kemaskini Laporan proses Serah borang berkaitan yang telah lengkap kepada Urus Setia Induk/Urus Setia TJ / KU / TK. proses ruangan tanggungjawab Urus Setia Induk/Urus Setia TJ /KU / TK 7.10 Laporan proses ruangan tanggungjawab TW / AD /KU (G) (G) 23/43

24 proses Bentangkan status peluang penambahbaikan keseluruhan dalam MS dan manamana mesyuarat berkenaan. 8.0 REKOD KUALITI Ruangan Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Bil. 1UM/100/4/7 eluang enambahbaikan (Induk) Senarai Utama Status eluang enambahbaikan (GR /SU07/SUOFI) keseluruhan Laporanlaporan berkaitan Borang eluang enambahbaikan yang telah disahkan keberkesanan tindakannya Ruangan Tanggungjawab Menyelenggara KD Ruangan Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Bil. 2UM/(kod TJ)/100/4/7 eluang enambahbaikan (nama TJ) Senarai Utama Status eluang enambahbaikan (GR /SU07/SUOFI) TJ Ruangan Tanggungjawab Menyelenggara Bil.3 KD/ TW TJ proses Bentangkan status peluang penambahbaikan dalam MKS dan manamana mesyuarat berkenaan. 8.0 REKOD KUALITI Ruangan Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Bil. 1UM/100/4/7 eluang enambahbaikan (Induk) Laporanlaporan status penambahbaikan keseluruhan berkaitan Borang eluang enambahbaikan bagi proses engurusan yang telah disahkan keberkesanan tindakannya Ruangan Tanggungjawab Menyelenggara KBJK Ruangan Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Bil. 2UM/(kod TJ)/100/4/7 eluang enambahbaikan (nama TJ) Ruangan Tanggungjawab Menyelenggara Bil.3 KBJK/ TW TJ (/G) 24/43

25 ROESDUR MESYUARAT SEMAKAN ENGURUSAN (UM/GR/008) No Isu: 02, No. Semakan 01, tarikh kuatkuasa: 23/05/ TUJUAN rosedur ini menerangkan tatacara untuk melaksanakan Mesyuarat Semakan pengurusan pada tempoh yang dirancang. 2.0 SKO rosedur ini merangkumi semua perancangan, pelaksanaan, pelaporan dan tindakan susulan Mesyuarat Semakan pengurusan yang diadakan 4.0 TERMINOLOGI / SINGKATAN MS: Mesyuarat Semakan engurusan 5.0 TANGGUNGJAWAB Naib Canselor, W dan ahli MS bertanggungjawab... Sistem engurusan Kualiti. 7.0 ROSES TERERINCI roses Lantik / lantik semula (jika perlu) setiausaha dan ahli MS. Ahli MS terdiri daripada Naib Canselor,... dan TW TJ. roses Rancang perlaksanaan MS sekurangkurangnya sekali dalam tempoh dua belas (12) bulan ROESDUR MESYUARAT KAJIAN SEMULA ENGURUSAN (UM/GR/008) No Isu: 02, No. Semakan 02, tarikh kuatkuasa: 30/01/ TUJUAN rosedur ini menerangkan tatacara untuk melaksanakan Mesyuarat kajian semula pengurusan pada tempoh yang dirancang. 2.0 SKO rosedur ini merangkumi semua perancangan, pelaksanaan, pelaporan dan tindakan susulan Mesyuarat kajian semula pengurusan yang diadakan 4.0 TERMINOLOGI / SINGKATAN MKS: Mesyuarat kajian semula pengurusan 5.0 TANGGUNGJAWAB Naib Canselor, W dan ahli MKS bertanggungjawab... Sistem engurusan Kualiti. 7.0 ROSES TERERINCI roses Lantik / lantik semula (jika perlu) setiausaha dan ahli MKS. Ahli MKS terdiri daripada Naib Canselor,... dan TW TJ. roses Rancang perlaksanaan MKS sekurangkurangnya sekali dalam tempoh dua belas (12) bulan 25/43

26 roses Rujuk Minit MS yang terdahulu..., jika berkaitan. astikan MS dilaksanakan selepas...kepuasan pelanggan dijalankan. 7.3 Keluarkan Notis Mesyuarat roses Keluarkan surat...semua ahli MS, selewatlewatnya tiga puluh (30) hari bekerja sebelum tarikh mesyuarat. 7.7 Laksana Mesyuarat roses Setiausaha Mesyuarat adalah Ketua Bahagian Jaminan Kualiti ejabat endaftar. Sekiranya Setiausaha tidak hadir,... sebagai pengganti. 7.8 Edar Minit Mesyuarat Sedia dan edar Minit MS dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja dari tarikh mesyuarat. 7.9 antau elaksanaan Tindakan roses Laksana tindakan yang perlu diambil hasil daripada mesyuarat, dalam tempoh yang ditentukan oleh MS 8.0 REKOD KUALITI Ruangan Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod UM/ 100/4/8 Mesyuarat Semakan pengurusan Minit Mesyuarat Semakan pengurusan roses Rujuk Minit MKS yang terdahulu..., jika berkaitan. astikan MKS dilaksanakan selepas... kepuasan pelanggan dijalankan. 7.3 Keluarkan Notis Mesyuarat roses Keluarkan surat...semua ahli MKS, selewatlewatnya tiga puluh (30) hari bekerja sebelum tarikh mesyuarat. 7.7 Laksana Mesyuarat roses Setiausaha Mesyuarat adalah Ketua Bahagian Jaminan Kualiti UM. Sekiranya Setiausaha tidak hadir,... sebagai pengganti. 7.8 Edar Minit Mesyuarat Sedia dan edar Minit MKS dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja dari tarikh mesyuarat. 7.9 antau elaksanaan Tindakan roses Laksana tindakan yang perlu diambil hasil daripada mesyuarat, dalam tempoh yang ditentukan oleh MKS 8.0 REKOD KUALITI Ruangan Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod UM/ 100/4/8 Mesyuarat kajian semula pengurusan Minit Mesyuarat kajian semula pengurusan 26/43

27 BORANG CADANGAN INDAAN/TAMBAHAN DOKUMEN (GR/BR01/CD) No Isu: 02, No. Semakan 02, tarikh kuatkuasa: 08/08/2011 B. UNTUK KEGUNAAN EJABAT ENERAJU ROSES () BORANG CADANGAN INDAAN/TAMBAHAN DOKUMEN (GR/BR01/CD) No Isu: 02, No. Semakan 03, tarikh kuatkuasa: 30/01/2012 B. UNTUK KEGUNAAN EJABAT ENERAJU ROSES () No. 2. Tindakan eneraju roses Senarai Semak a. Lengkapkan No. CD: GR / U : S, S, Y / SOK: EL, KEW, ICT, LAT, YG, BUM, CAL, OSH / OR ( ) * / (kod TJ) (bil) (tahun) i. Semak dokumen pindaan pada laman sesawang SK UM setelah tarikh kuatkuasa dokumen. Status 2. Tindakan eneraju roses Senarai Semak a. Lengkapkan No. CD: GR /U/SOK/OR ( ) * / (kod TJ) (bil) (tahun) i. Semak dokumen pindaan pada laman sesawang SK UM setelah tarikh kuatkuasa dokumen (setelah CD dikembalikan). Tarikh dipulangkan (diisi oleh KD) Status C. UNTUK KEGUNAAN EGAWAI KAWALAN DOKUMEN (KD) Tarikh enerimaan borang daripada TKD : C. UNTUK KEGUNAAN EGAWAI KAWALAN DOKUMEN (KD) Tarikh enerimaan borang daripada TKD : Lengkap Tidak Lengkap (Tarikh dipulangkan semula kepada TKD B 27/43

28 roses kerja bagi hj digugurkan sepenuhnya k. Kembalikan borang CD yang telah lengkap beserta Senarai Utama yang telah disahkan kepada TKD untuk simpanan Rekod Kualiti h. Kembalikan borang CD yang telah lengkap beserta Senarai Utama yang telah disahkan kepada TKD untuk simpanan Rekod Kualiti D. RUNGAN INI HAYA DIISI JIKA CD TIDAK LENGKA 1. Tarikh TJ terima dokumen yang tidak lengkap Tarikh CD lengkap dipulangkan kepada KD G B * Nota DVDR : Digital Versertile Recordable MS : Mesyuarat Semakan engurusan BORANG KETIDAKATUHAN GR/BR03/KK No Isu: 02, No. Semakan 00, tarikh kuatkuasa: 03/01/2011 UNTUK DIISI OLEH JURUAUDIT / STAF C. Keterangan Ketidakpatuhan ii. enemuan ketidakpatuhan: UNTUK DIISI OLEH EGAWAI YANG BERTANGGUNGJAWAB * Nota MKS : Mesyuarat Kajian Semula engurusan U: S, S, Y SOK: EL, KEW, ICT, LAT, YG, BUM, CAL, OSH, LAB BORANG KETAKAKURAN GR/BR03/KK No Isu: 02, No. Semakan 01, tarikh kuatkuasa: 30/01/2012 UNTUK DIISI OLEH JURUAUDIT / STAF C. Keterangan Ketakakuran ii. enemuan ketakakuran: UNTUK DIISI OLEH EGAWAI YANG BERTANGGUNGJAWAB Tambahan perkataan: SILA ABAIKAN RUANGAN D BAGI ROSES AUDIT DALAMAN /B/G 28/43

29 E. Laksanakan Tindakan embetulan ii. Cadangan Tindakan pembetulan ENGESAHAN OLEH * Juruaudit/Ketua TJ/ W/ TW F. engesahan Keberkesanan Tindakan embetulan TIDAK DITERIMA Dalam siasatan dan tidak ditutup, pengesahan semula pada: (jika perlu) / Ketidakpatuhan baharu dikeluarkan. DITERIMA engesahan tindakan berkesan dan Ketidakpatuhan ditutup * Nota : BORANG TINDAKAN ENCEGAHAN GR/BR06/LTC No Isu: 02, No. Semakan 00, tarikh kuatkuasa: 03/01/2011 DIISI OLEH EGAWAI YANG MELAOR/MENCADANG C. Sumber: OFI Audit Dalaman OFI Audit SIRIM Semakan Kepatuhan roduk/erkhidmatan D. enyataan / Isu / Masalah Berpotensi E. unca enyebab Ketidakpatuhan Berpotensi E. Laksanakan Tindakan embetulan ii. Tindakan pembetulan ENGESAHAN OLEH * Juruaudit/Ketua TJ/ W/ TW/BJK F. engesahan Keberkesanan Tindakan embetulan TIDAK DITERIMA Dalam siasatan dan tidak ditutup, pengesahan semula pada: (jika perlu) / Ketakakuran baharu dikeluarkan. DITERIMA engesahan tindakan berkesan dan Ketakakuran ditutup * Nota : BJK Bahagian Jaminan Kualiti TJ usat Tanggungjawab BORANG TINDAKAN ENCEGAHAN GR/BR06/LTC No Isu: 02, No. Semakan 01, tarikh kuatkuasa: 30/01/2012 DIISI OLEH EGAWAI YANG MELAOR/MENCADANG C. Sumber: Audit Dalaman Audit SIRIM Semakan Keakuran roduk/erkhidmatan D. enyataan / Isu / Masalah yang mungkin timbul E. unca enyebab 29/43

30 BORANG ELUANG ENAMBAHBAIKAN GR/BR07/OFI No Isu: 02, No. Semakan 00, tarikh kuatkuasa: 03/01/2011 DIISI OLEH EGAWAI YANG MENCADANG B. SUMBER: Audit SIRIM Maklumbalas elanggan C. Kenyataan eluang enambahbaikan ENGESAHAN OLEH * KETUA TJ/ ENYELIA KEADA YB/JAD BORANG ELUANG ENAMBAHBAIKAN GR/BR07/OFI No Isu: 02, No. Semakan 01, tarikh kuatkuasa: 30/01/2012 DIISI OLEH EGAWAI YANG MENCADANG Tambahan perkataan pada ruangan A A. roses : B. SUMBER: Kajian Kepuasan elanggan C. Kenyataan eluang enambahbaikan elapor, (tandatangan) Nama: ENGESAHAN OLEH * KETUA TJ/ ENYELIA KEADA YB/JAD/BJK *Nota : OFI: Cadangan enambahbaikan *Nota : OFI: eluang enambahbaikan 30/43

31 GARIS ANDUAN EMBERIAN KOD DOKUMEN SISTEM ENGURUSAN KUALITI (GR/G01/KOD) No Isu: 02, No. Semakan 00, tarikh kuatkuasa: 03/01/2011 Nota *: (a) Kod eneraju roses: ix. (c) Kod TJ (Semua TJ yang mempunyai skop operasi kecuali Fakulti, Institut dan usat Asasi Sains ertanian): xiii. IC usat Antarabangsa (digugurkan kerana perubahan infarastruktur UM) GARIS ANDUAN EMBERIAN KOD DOKUMEN SISTEM ENGURUSAN KUALITI (GR/G01/KOD) No Isu: 02, No. Semakan 01, tarikh kuatkuasa: 30/01/2012 Nota *: (a) Kod eneraju roses: ix. LAB engurusan Dan Keselamatan Makmal (c) Kod TJ (Semua TJ yang mempunyai skop operasi kecuali Fakulti, Institut dan usat Asasi Sains ertanian): (/G) Borang Senarai Semak Audit Dalaman GR /BR04/AD 06 No Isu: 02, No. Semakan 00, tarikh kuatkuasa: 25/04/2011 (G) digugurkan penggunaan dalam senarai SK Senarai Utama Status Tindakan embetulan GR /SU05/SULTB No Isu: 02, No. Semakan 00, tarikh kuatkuasa: 03/01/2011 (G) digugurkan penggunaan dalam senarai SK 31/43

32 Senarai Utama eluang enambahbaikan GR /SU04/SUOFI No Isu: 02, No. Semakan 00, tarikh kuatkuasa: 03/01/2011 (G) digugurkan penggunaan dalam senarai SK Log engedaran dan enarikan Balik Dokumen GR /BL01/LOGDOK No Isu: 02, No. Semakan 00, tarikh kuatkuasa: 03/01/2011 (G) digugurkan penggunaan dalam senarai SK BORANG ERANCANGAN AUDIT DALAMAN TAHUNAN (Kod Dokumen: GR/BR04/AD 01) No Isu: 02, No. Semakan 01, tarikh kuatkuasa: Disediakan Oleh: Ketua Seksyen Audit BORANG ERANCANGAN AUDIT DALAMAN TAHUNAN (Kod Dokumen: GR/BR04/AD 01) No Isu: 02, No. Semakan 02, tarikh kuatkuasa: 30/01/2012 Disediakan Oleh: enyelaras Audit CD GR: 2/2012 Bahagian Jaminan Kualiti UM Manual Kualiti (UM/GR/MK) No. Semakan: 02, No. Isu: 02 Tarikh Kuatkuasa: 15/09/2011 Manual Kualiti (UM/GR/MK) No. Semakan: 03, No. Isu: 02 Tarikh Kuatkuasa: 30/01/2012 (1) perkataan Ketidakpatuhan Tukar kepada Ketakakuran (2) perkataan berpotensi Tukar kepada yang mungkin timbul (3) erkataan Mesyuarat Semakan engurusan Tukar kepada Mesyuarat Kajian Semula engurusan (4) erkataan Semakan engurusan Tukar kepada Kajian Semula engurusan (5) erkataan Input Semakan Tukar kepada Input Kajian Semula 32/43

33 (6) erkataan Ouput Semakan Tukar kepada Output Kajian Semula (7) erkataan Kompetenan Tukar kepada Kekompetenan (8) erkataan Infrastruktur Tukar kepada rasarana (9) erkataan Realisasi Tukar kepada enghasilan (10) erkataan Verifikasi Tukar kepada enentusahan (11) Kawalan Dokumen Kawalan Dokumen Semua... disenggara secara sistematik. Dokumen SK boleh diakses menerusi Laman sesawang SK bagi tujuan dibaca sahaja dan dirujuk dalam pelaksanaan proses kecuali borang yang telah dikenalpasti. indaan hanya boleh dibuat oleh egawai Kawalan Dokumen sahaja dan / pegawai yang dibenarkan dengan penggunaan kata laluan. erincian kawalan dokumen dinyatakan dalam prosedur di bawah. (12) Kawalan Rekod erkataan disenggarakan (13) Objektif Kualiti ihak engurusan telah mengenal pasti objektif Kualiti UM (Rujuk Lampiran 6a). engukuran dan sasaran bagi setiap objektif kualiti adalah tekal dengan dasar kualiti. ada fungsi dan aras yang relevan, objektif kualiti juga diwujudkan (Rujuk Lampiran 6b). elan Kualiti ini dijadikan sebagai pelan tindakan peringkat fungsian TJ masingmasing. Semua... diselenggara secara sistematik. Dokumen SK boleh diakses menerusi laman sesawang SK bagi tujuan dibaca atau dicetak untuk rujukan. indaan dokumen pada laman sesawang hanya boleh dibuat oleh egawai Kawalan Dokumen atau pegawai yang dibenarkan dengan penggunaan kata laluan. erincian kawalan dokumen dinyatakan dalam prosedur di bawah Kawalan Rekod Ditukar kepada diselenggarakan Objektif Kualiti ihak engurusan telah mengenal pasti objektif Kualiti UM (Rujuk Lampiran 6). engukuran dan sasaran bagi setiap objektif kualiti adalah tekal dengan dasar kualiti. ada fungsi dan aras yang relevan, objektif kualiti juga diwujudkan. elan Kualiti ini dijadikan sebagai pelan tindakan peringkat fungsian TJ masingmasing. 33/43

34 (14) Wakil engurusan engurusan UM telah melantik endaftar,... Jawatankuasa engurusan UM sebagai Wakil engurusan. egawai erkhidmatan dan rofesional (&) dari pelbagai gred telah dilantik sebagai Timbalan Wakil engurusan di peringkat TJ/peneraju proses bagi membantu Wakil engurusan. (15) Am Semakan pengurusan... keberkesanan SK. Semakan ini juga merangkumi... (16) Input Kajian Semula (17) Hasil Semakan engurusan (18) Am UM telah memastikan staf yang kerja mereka memberi kesan terhadap kepatuhan perkhidmatan, kompeten berasaskan kepada pendidikan, latihan, kemahiran dan pengalaman yang bersesuaian. Seterusnya, memastikan semua pegawai menerima latihan yang sesuai dan berkaitan dengan peringkat kemahiran dan kerja yang dilaksanakan. (19) Kompetenan, Latihan dan Kesedaran UM telah: a. menentukan kompetensi staf... kepatuhan perkhidmatan, b. memberi... memenuhi kompetensi yang diperlukan, jika berkenaan (20) 6.3 Infrastruktur UM telah menentu, menyedia dan memelihara infrastruktur yang diperlukan untuk mencapai kepatuhan terhadap keperluan produk dan perkhidmatan. Infrastruktur di UM meliputi: Wakil engurusan engurusan UM telah melantik endaftar... Jawatankuasa engurusan UM sebagai Wakil engurusan. egawai engurusan dan rofesional telah dilantik sebagai Timbalan Wakil engurusan di peringkat TJ/peneraju proses bagi membantu Wakil engurusan Am Kajian semula pengurusan... keberkesanan SK. Kajian semula ini juga merangkumi Input Kajian Semula Output Kajian Semula engurusan Am UM telah memastikan staf yang kerja mereka memberi kesan terhadap keakuran perkhidmatan, kompeten berasaskan kepada pendidikan, latihan, kemahiran dan pengalaman yang bersesuaian. Seterusnya, memastikan semua pegawai menerima latihan yang sesuai dan berkaitan dengan peringkat kemahiran dan kerja yang dilaksanakan Kekompetenan, Latihan dan Kesedaran UM telah: a. menentukan kekompetenan staf... keakuran perkhidmatan, b. memberi...memenuhi kekompetenan yang diperlukan, jika berkenaan, 6.3 rasarana UM telah menentu, menyedia dan memelihara prasarana yang diperlukan untuk mencapai keakuran terhadap keperluan produk dan perkhidmatan. rasarana di UM meliputi: 34/43

35 (21) 6.4 ersekitaran Kerja UM telah menentukan dan menguruskan persekitaran kerja yang diperlukan untuk mencapai kepatuhan terhadap keperluan perkhidmatan. Antaranya penubuhan Jawatankuasa Keselamatan dan Kesihatan ekerjaan untuk memastikan pelaksanaan amalan keselamatan dan kesihatan yang memuaskan dan menyediakan persekitaran kerja yang selesa. (22) 7.0 REALISASI ERKHIDMATAN 7.1 erancangan Realisasi erkhidmatan UM... untuk merealisasi perkhidmatan. erancangan... merancang realisasi... perkara berikut: c. keperluan aktiviti verifikasi, pengesahan,... tersebut, dan d. keperluan... realisasi proses dan... ditetapkan. (23) erancangan Reka Bentuk dan embangunan Semasa perancangan dilakukan UM telah menentukan peringkat reka bentuk, melakukan semakan, verifikasi dan pengesahan yang berkaitan di setiap peringkat reka bentuk dan pembangunan. (24) Output Reka Bentuk dan embangunan UM telah mendokumenkan hasil reka bentuk dan pembangunan yang dinyatakan dalam bentuk yang boleh disemak dan di verifikasi dengan keperluan input reka bentuk. Output ersekitaran Kerja UM telah menentukan dan menguruskan persekitaran kerja yang diperlukan untuk mencapai keakuran terhadap keperluan perkhidmatan. Antaranya penubuhan Jawatankuasa Keselamatan dan Kesihatan ekerjaan untuk memastikan pelaksanaan amalan keselamatan dan kesihatan yang memuaskan dan menyediakan persekitaran kerja yang selesa. 7.0 ENGHASILAN ERKHIDMATAN 7.1 erancangan enghasilan erkhidmatan UM... untuk menghasilkan perkhidmatan. erancangan... merancang penghasilan... perkara berikut: c. keperluan aktiviti penentusahan, pengesahan,... tersebut, dan d. keperluan... penghasilan proses dan... ditetapkan erancangan Reka Bentuk dan embangunan Semasa perancangan dilakukan UM telah menentukan peringkat reka bentuk, melakukan semakan, penentusahan dan pengesahan yang berkaitan di setiap peringkat reka bentuk dan pembangunan Output Reka Bentuk dan embangunan UM telah mendokumenkan hasil reka bentuk dan pembangunan yang dinyatakan dalam bentuk yang boleh disemak dan ditentusahkan dengan keperluan input reka bentuk. Output... 35/43

36 (25) Semakan Reka Bentuk dan embangunan..rekod mengenai semakan, keputusan dan tindakan yang penting hendaklah dipelihara Semakan Reka Bentuk dan embangunan..rekod mengenai semakan, keputusan dan tindaka yang penting hendaklah diselenggara. (26) Verifikasi Reka Bentuk dan embangunan UM telah membuat verifikasi ke atas reka bentuk dan pembangunan berdasarkan perancangan yang ditentukan untuk memastikan output memenuhi keperluan input reka bentuk dan pembangunan (Lampiran 9). Rekod mengenai keputusan verifikasi dipelihara sebagai rekod kualiti. (27) engesahan Reka Bentuk dan embangunan UM telah... perkhidmatan seperti dalam Lampiran 9. Rekod mengenai hasil pengesahan... penting hendaklah dipelihara enentusahan Reka Bentuk dan embangunan UM telah membuat penentusahan ke atas reka bentuk dan pembangunan berdasarkan perancangan yang ditentukan untuk memastikan output memenuhi keperluan input reka bentuk dan pembangunan (Lampiran 9). Rekod mengenai keputusan penentusahan diselenggara sebagai rekod kualiti engesahan Reka Bentuk dan embangunan UM telah... perkhidmatan seperti dalam Lampiran 9. Rekod mengenai keputusan pengesahan... penting hendaklah diselenggara. (28) Kawalan Terhadap Reka Bentuk dan embangunan UM telah... erubahan ini hendaklah disemak, diverifikasi, disahkan dan diluluskan sebelum dilaksanakan. Semakan... Rekod mengenai hasil semakan... mestilah dipelihara Kawalan Terhadap Reka Bentuk dan embangunan UM telah... erubahan ini hendaklah disemak, ditentusahkan, disahkan dan diluluskan sebelum dilaksanakan. Semakan... Rekod mengenai keputusan semakan... mestilah diselenggara. 36/43