POLITEKNIK MELAKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

Transkripsi

1 KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA PROSES KERJA SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015 Disediakan oleh: Diluluskan oleh: NAMA : MOHD.DIN BIN MD ABD.LATIF Jawatan : Ketua Jabatan Kejuruteraan Awam Tarikh : 08 September 2017 NAMA : HILMUN BINTI MOHAMED Jawatan : Timbalan Pengarah Akademik Tarikh : 08 September 2017

2 Mukasurat 1 /8 KANDUNGAN HALAMAN 1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES Maklumat Umum Proses Rujukan Sumber-Sumber Yang Diperlukan Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi Definisi Singkatan SIPOC DIAGRAM SWIMLANE PROSES KERJA P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) RISIKO DAN PELUANG KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) LAMPIRAN KAWALAN DAN PINDAAN

3 Mukasurat 2 /8 1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES 1.1 Maklumat Umum Proses MAKLUMAT PENERANGAN 1) Objektif Memastikan Penyediaan dan Pelaksanaan Kuliah dijalankan secara terancang dan sistematik. 2) Skop (key activities) a. Perancangan kuliah b. Perlaksanaan kuliah 3) Indikator kecemerlangan proses a. Pelaksanaan Kuliah mengikut yang dirancang. b. Pemantauan Pembelajaran dan Pengajaran sekali setahun. c. Peratus kelulusan pelajar melebihi 80% 4) Pemilik proses a. Ketua Jabatan Kejuruteraan Awam 5) Pelanggan proses 5.2 a. Pensyarah b. Ketua Jabatan 6) Pihak berkepentingan 4.2 a. Ketua Program b. Ketua Jabatan c. Pengarah d. JPP 1.2 Rujukan RUJUKAN MAKLUMAT Rujukan 7.5 (external references) a. ISO 9001:2015 Rujukan dalaman 7.5 (internal references) a. Kurikulum b. Rancangan Mengajar c. Takwim P&P d. Jadual Waktu 1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7 SUMBER-SUMBER PENERANGAN Manusia Ketua Jabatan Ketua program/ketua kursus Penyelaras Jadual Waktu Jabatan Penyelaras Kualiti Jabatan Pemilik proses Infrastruktur Bangunan dan utility 7.1.3(a) Bilik Kuliah/Dewan Kuliah/Makmal Bahasa/Makmal Komputer/TECC ROOM Peralatan, perkakasan, perisian 7.1.3(b) Komputer,printer,perisian berkaitan Pengangkutan (c) - Teknologi maklumat dan komunikasi 7.1.3(d) Internet Peralatan perlu dikaliberasi Ikut keperluan kursus Bahan 7 Alat tulis Persekitaran Selamat & kondusif Pengetahuan Kurikulum

4 Mukasurat 3 /8 Kemahiran dalam bidang berkaitan Kompetensi kakitangan 7.2 Ijazah dalam bidang berkaitan Mengikuti kursus pedagogi atau yang setara 1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4 Maklumat Tanggungjawab Masa Kaedah Penerima 1. Jadual Waktu Penyelaras Jadual Waktu Jabatan minggu sebelum Sesi Pengajian Serahan Tangan Pensyarah 1.5 Definisi PERKATAAN Kuliah Bahan Pengajaran Pensyarah Ketua Jabatan Jadual Waktu Penyelaras Jadual Waktu PENERANGAN Sesi Pembelajaran dan Pengajaran Bahan yang dijadikan pengajaran Pensyarah yang bertanggungjawab menyampaikan P&P Ketua Jabatan yang berkaitan Jadual waktu kuliah Pegawai yang menyediakan jadual waktu 1.6 Singkatan SINGKATAN P&P FRP PENERANGAN Pembelajaran dan Pengajaran Fail Rekod Pensyarah

5 Mukasurat 4 /8 2. SIPOC DIAGRAM SOURCE OF INPUTS INPUTS SUB-PROCESS OUTPUTS RECEIVERS OF OUTPUTS Buku Rujukan ABM Nota kuliah Kurikulum SEDIA BAHAN PENGAJARAN Bahan Pengajaran Pelajar Buku Rujukan Kurikulum Maklumat talian atas PENGESAHAN BAHAN PENGAJARAN Bahan Pengajaran KJ KP / KK Pelajar FRP Bahan pengajaran LAKSANA FRP dikemaskini KJ Pelajar FRP KEMASKINI FRP FRP lengkap KJ kursus FRP lengkap TUTUP FRP FRP yang ditutup

6 Mukasurat 5 /8 3. SWIMLANE KETUA JABATAN PENSYARAH KURSUS MULA SEDIA BAHAN PENGAJARAN SAHKAN TIDAK YA LAKSANA KEMASKINI FRP TAMAT

7 Mukasurat 6 /8 4. PROSES KERJA Bil Tanggung jawab Tindakan 1. Pensyarah Menyediakan bahan pengajaran untuk kuliah. 2. Ketua Jabatan Menyemak dan mengesahkan bahan pengajaran. 3. Pensyarah 4. Pensyarah Melaksanakan kuliah. Mengemaskini FRP. 5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) Perancangan 8.1 (P) Output perancangan Bahan Pengajaran Kelulusan perancangan Ketua Jabatan Perlaksanaan & Kawalan 8.5 (DO,CHECK & CONTROL) Kaedah kawalan 8.5 Rujuk dan akur kepada kurikulum Pemantauan Ketua Jabatan Kawalan Proses yang Audit luaran disumber luar 8.4 Identifikasi dan Kod kemudahkesanan No Pendaftaran Pelajar Harta hak milik pelanggan Data pelajar Markah pelajar Pemuliharaan Peralatan Bilik dan Dewan Kuliah Data dan markah pelajar Khidmat selepas Pertemuan luar jadual waktu perkhidmatan Kelas tambahan (jika perlu) Kawalan Perubahan Jadual waktu Kurukilum Tindakan 10 (ACTION) Penilaian keberkesanan Tindakan pembetulan 10.2 Penambahbaikan 10.3 Pemantauan Pembelajaran dan Pengajaran Rujuk proses kerja Tindakan Pembetulan Kelas tambahan Penilaian berterusan (ulangan)

8 Mukasurat 7 /8 6. RISIKO DAN PELUANG 6.1 Sila rujuk perincian dan analisis dalam Pelan Pengurusan Risiko dan Peluang 7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4 BIL OUTPUT POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR 1. Bahan pengajaran Tiada bahan pengajaran selari dengan perancangan 2. FRP dikemaskini FRP tidak dikemaskini selari dengan perancangan 3. FRP lengkap FRP tidak lengkap selari dengan perancangan 4. FRP yang ditutup FRP tidak ditutup selari dengan perancangan TINDAKAN PENCEGAHAN (sebelum berlaku) Semakan oleh Ketua Jabatan Bengkel Penyediaan Bahan Kuliah Semakan oleh Ketua Jabatan Bengkel Pembukaan FRP Semakan oleh Ketua Jabatan Bengkel Pembukaan FRP Semakan oleh Ketua Jabatan Bengkel Penutupan FRP TINDAKAN PEMBETULAN (jika berlaku) Buat pembetulan hingga selari Pinda dan buat pembetulan hingga selari Pinda dan buat pembetulan hingga selari Pinda dan buat pembetulan hingga selari 8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5 REKOD TEMPOH TEMPAT KATEGORI SIMPANAN SIMPANAN 1. FRP 3 tahun Tempat Pensyarah Am 9. LAMPIRAN 8.5 RUJUKAN tiada NAMA LAMPIRAN

9 Mukasurat 8 /8 10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5 KAWALAN MAKLUMAT i. Semua maklumat yang didokumenan merupakan organizational knowledge organisasi. ii. Maklumat ini adalah terkawal dan tidak dibenarkan disebarluas kepada pihak luar tanpa kebenaran ketua organisasi. iii. Dokumen ini hendaklah sentiasa dikaji semula dan ditambahbaik dari semasa ke semasa. iv. Rujuk Prosedur Kawalan Rekod dan Prosedur Kawalan Dokumen untuk sebarang proses kajian semula pindaan, kajian semula dan edaran. v. Semua maklumat diedar melalui samada: a. E-Document b. Hardcopy vi. Sekiranya maklumat dari laman web dimuat turun dan dicetak; maklumat dikira sebagai salinan tidak terkawal. vii. Keluaran: Perubahan besar melebihi 50% viii. Pindaan: Perubahan kecil kurang dari 50 % KRONOLOGI PENAMBAHBAIKAN PROSES: KELUARAN TARIKH KUATKUASA PINDAAN MAKLUMAT YANG DIPINDA M. SURAT TARIKH KELULUSAN P01. P02. P03.

10