DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

Transkripsi

1 Halaman: 1/ TUJUAN 2.0 SKOP Prosedur ini menerangkan tatacara pengambilan pelajar baharu prasiswazah warganegara dan bukan warganegara. Prosedur ini merangkumi aktiviti perancangan pengambilan, penyediaan dan semakan unjuran, penyediaan dan semakan syarat kemasukan, pemilihan pelajar, tawaran, rayuan kemasukan, lapor diri dan penyediaan laporan pengambilan pelajar Prasiswazah. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Tajuk UPM/PGR/MK/001 Manual Kualiti Universiti Putra Malaysia Quality Management Systems Requirements MS - ISO 9001:2008 Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 Perlembagaan Universiti Putra Malaysia, Kaedah - Universiti Putra Malaysia (Perkara Akademik) 2003 (Pindaan 2005) - Minit Mesyuarat Senat UPM (berkaitan) - Pengunjuran Pelajar Tahun 2006 hingga 2015 Buku Syarat Kemasukan Lepasan STPM/ Lepasan - Matrikulasi/Asasi dan Lepasan SPM Manual Pengguna SMP - Pengambilan dan - Kemasukan (PnK) Manual Pengguna Sistem Mesyuarat Pemilihan - Bersama Manual Pengguna System e-mas (disediakan oleh - Bahagian Pengurusan Maklumat KPT) Dasar Pengambilan Pelajar Program Pengajian - Lepasan STPM/ Setaraf Dasar Pengambilan Pelajar Program Pengajian - Lepasan SPM/ Setaraf - Buku Panduan Pelajar Baharu UPM

2 Halaman: 2/18 Kod Tajuk Arahan Kerja Urusan Pengambilan Pelajar UPM/PU/PS/AK005 UPM/PU/PS/AK edu.my /temuduga /tawaran A. Cadangan Pengambilan dan Syarat Kemasukan Program Pengajian Prasiswazah B. Mesyuarat Pre Council C. Permohonan Calon Lepasan Diploma/Setaraf D. Mesyuarat Pemilihan Bersama KPT-IPTA Program Pengajian Prasiswazah E. Temu duga Program Pengajian Prasiswazah F. Arahan Kerja Temu duga ISMP Program pengajian Prasiswazah G. Rayuan Kemasukan Pelajar ke Program Pengajian Prasiswazah H. Tawaran Kemasukan Program Pengajian Prasiswazah Arahan Kerja Pengambilan Pelajar Baharu Program Pengajian Prasiswazah Calon Bukan Warganegara Laman Web Rasmi Permohonan Ke IPTA, TEVT dan ILKA Laman Web Kementerian Pengajian Tinggi Laman Web UPM Laman Web Bahagian Akademik Laman Web Sistem Semakan Calon Temuduga Program Bacelor Bagi Pengambilan Pelajar Baharu Laman Web Semakan Permohonan Kemasukan Ke UPM

3 Halaman: 3/ TERMINOLOGI/SINGKATAN Asasi BHEP Fakulti IPTA KBA Ketua PTJ Matrikulasi Prasiswazah PT PT PTJ PT(P/O) PTJ SMP-KMSKN STPM STPM/Setaraf TNC (A&A) TWP UPM WP : Bahagian Akademik : Asasi dari Universiti Malaya (UM) dan Universiti Teknologi Mara (UiTM) : Bahagian Hal Ehwal Pelajar : Semua Fakulti Termasuk Pusat Asasi Sains Pertanian : Institusi Pengajian Tinggi Awam : Ketua Bahagian Akademik : Dekan Fakulti dan Pengarah Pusat Asasi Sains Pertanian : Ketua Pentadbiran Pengajian Prasiswazah : Matrikulasi KPM : Program Asasi Sains Pertanian (Pengambilan), Diploma dan Bacelor : Pegawai Tadbir Bahagian Akademik : Penolong Pendaftar PTJ : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) : Pusat : Sistem Maklumat Pelajar Modul Kemasukan : Sijil Tinggi Persekolahan Malaysia : Matrikulasi dan Asasi : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) : Timbalan Wakil Pengurusan : Universiti Putra Malaysia : Wakil Pengurusan 5.0 TANGGUNGJAWAB TNC (A&A), Ketua PTJ dan bertanggungjawab memastikan Prosedur Pengambilan Pelajar Baharu Program Pengajian Prasiswazah ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat mesti mematuhi prosedur ini.

4 Halaman: 4/ CARTA ALIR 7.1 Mula Rancang Pengambilan Pelajar Warganegara? Ya Sedia Kertas Senat Ya Lulus? Hantar Ke BPKP Saring Permohonan Calon Pilih Calon Tidak Tidak Tidak Berjaya? Ya Buat Tawaran Masuk Buat Pindaan Pengambilan Pelajar Baharu Bukan Warganegara 7.12 Pilih Calon Buat Rayuan Rayuan Ya Berjaya? Lapor Diri Pelajar Baharu Sedia Laporan Tidak 7.18 Tamat

5 Halaman: 5/ PROSES TERPERINCI Tindakan 7.1 Mula 7.2 Rancang Pengambilan Pelajar Buat perancangan pengambilan pelajar baharu berdasarkan : Pengunjuran Pelajar Tahun 2006 hingga Cadangan unjuran pengambilan pelajar baharu dan syarat kemasukan. (Rujuk : Arahan Kerja Urusan Pengambilan Pelajar (UPM/PU/PS/AK005) - A. Cadangan Pengambilan Pelajar Baharu dan Syarat Kemasukan Program Pengajian Prasiswazah) Keperluan semasa berdasarkan Penawaran Program Baharu, Perubahan Dasar Kerajaan, Penubuhan Fakulti/Pusat Baharu dan Penubuhan Cawangan/Kampus Baharu Sedia dan semak unjuran pengambilan dan syarat kemasukan. (Rujuk : Arahan Kerja Urusan Pengambilan Pelajar (UPM/PU/PS/AK005) - A. Cadangan Pengambilan Pelajar Baharu dan Syarat Kemasukan Program Pengajian Prasiswazah (UPM/PU/PS/AK005), langkah 5). Ketua PTJ,, PT, PT 7.3 Warganegara? Jika ya, ikut langkah Jika tidak, ikut langkah Pengambilan Pelajar Baharu Bukan Warganegara (Rujuk : Arahan Kerja Pengambilan Pelajar Baharu Program

6 Halaman: 6/18 Pengajian Prasiswazah Bukan Warganegara (UPM/PU/PS/AK013). 7.5 Sedia Kertas Senat Terima dan semak Cadangan Unjuran dan Syarat Kemasukan daripada fakulti Sediakan kertas senat unjuran dan Syarat Kemasukan Program Pengajian Prasiswazah dan bawa ke Senat selewat-lewatnya bulan November. (Rujuk : Arahan Kerja Urusan Pengambilan Pelajar (UPM/PU/PS/AK005) - A Cadangan Pengambilan Pelajar Baharu dan Syarat Kemasukan Program Pengajian Prasiswazah, bil. 6) 7.6 Lulus? Bentangkan dalam Mesyuarat Senat untuk kelulusan Jika ya, ikut langkah Jika tidak (lulus dengan pindaan), ikut langkah Buat Pindaan Buat pindaan bilangan pengambilan pelajar dan syarat kemasukan sebagaimana yang diluluskan oleh Senat. PT, PT S/U Senat S/U Senat 7.8 Hantar Ke BPKP Masukkan bilangan pengambilan pelajar dan syarat kemasukan melalui Sistem e-mas mengikut tempoh yang ditetapkan (Rujuk : Manual Pengguna Sistem e-mas ) Cetak dan semak. Buat pindaan jika perlu Buat pengesahan dan cetak untuk kegunaan mesyuarat. PT, PT(P/O) PT

7 Halaman: 7/ Saring Permohonan Calon Laksanakan saringan permohonan calon. Rujuk : (Arahan Kerja Urusan Pengambilan Pelajar (UPM/PU/PS/AK005)) Pilih Calon i. B. Mesyuarat Pre Council ii. C. Permohonan Lepasan Diploma/Setaraf iii. E. Temu duga Program Pengajian Prasiswazah iv. F. Temu duga ISMP Program Pengajian Prasiswazah Pilih calon yang layak berdasarkan syarat am dan syarat khas Program dalam Mesyuarat Pemilihan Bersama KPT dan IPTA. (Rujuk : Arahan Kerja Urusan Pengambilan Pelajar (UPM/PU/PS/AK005) - D. Mesyuarat Pemilihan Bersama KPT-IPTA Program Pengajian Prasiswazah) Pilih calon Bukan Warganegara. (Rujuk : Arahan Kerja Pengambilan Pelajar Baharu Program Pengajian Prasiswazah Calon Bukan Warganegara (UPM/PU/PS/AK013))., KBA, PT, PT(P/O), KETUA PTJ 7.11 Berjaya? Jika ya, ikut langkah Jika tidak, ikut langkah Buat Rayuan Buat rayuan melalui aplikasi atas talian dalam tempoh yang ditetapkan oleh BPKP. Calon

8 Halaman: 8/ Pilih Calon Rayuan Laksana pemilihan calon rayuan (Rujuk : (Arahan Kerja Urusan Pengambilan Pelajar (UPM/PU/PS/AK005) G. Rayuan Kemasukan Pelajar ke Program Pengajian Prasiswazah 7.14 Berjaya? Jika ya, ikut langkah Jika tidak, ikut langkah Buat Tawaran Masuk Keluarkan Surat tawaran kemasukan kepada calon yang berjaya. Rujuk : (Arahan Kerja Urusan Pengambilan Pelajar (UPM/PU/PS/AK005) - H. Tawaran Kemasukan Program Pengajian Prasiswazah) 7.16 Lapor Diri Pelajar Baharu Sediakan tempat lapor diri pelajar baharu di Kolej Kediaman Kampus Serdang dan Kampus UPMKB. (Rujuk: Prosedur Persediaan Penempatan dan Pendaftaran Masuk Pelajar Baharu (UPM/OPR/KOLEJ/P002) dan Prosedur Pendaftaran Kursus (UPM/PU/PS/P004)., PT, PT, PT(P/O) KP BHEP Dapatkan Borang Pembetulan Nama/ Kad Pengenalan (PU/PS/BR11/AMB) jika ada, setiap penghujung hari pendaftaran Buat pembetulan dalam SMP Modul Kemasukan pada hari penerimaan borang Semak dan sahkan data dalam SMP. PT(P/O) PT(P/O) PT

9 Halaman: 9/ Sedia Laporan 7.18 Tamat Sediakan laporan pengambilan pelajar baharu untuk pengesahan Senat selewat-lewatnya 14 (empat belas) hari bekerja selepas pendaftaran pelajar baharu berakhir. PT

10 Halaman: 10/ REKOD KUALITI 1. Rekod di simpan di Bahagian Akademik UPM Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/600-2/1/3 PENGAMBILAN DAN KEMASUKAN PELAJAR BAHARU Laporan pengambilan pelajar baharu Surat-surat berkaitan 2. UPM/600-2/1/1 CADANGAN PENGAMBILAN PELAJAR BAHARU Cadangan Unjuran Pengambilan Pelajar Baharu. (Surat daripada BPKP) Cadangan Unjuran Pengambilan Pelajar Baharu Program Bacelor (UPM/PU/PS/BR01/AMB), Program Diploma dan Asasi Sains Pertanian (UPM/PU/PS/BR04/AMB). (Surat kepada Dekan Fakulti) Cadangan Unjuran Pengambilan Pelajar Baharu. (Surat Jawapan daripada Dekan Fakulti) Senarai Semak Cadangan Unjuran Pengambilan Pelajar Baharu (UPM/PU/PS/SS01/AMB) Surat Peringatan kepada Dekan Fakulti yang belum menghantar Cadangan Unjuran Pengambilan Pelajar Baharu. Jika perlu. Penawaran program baru. (jika ada) Kertas kelulusan Senat mengenai Cadangan Pengambilan Pelajar Baharu. Petikan Minit Mesyuarat Senat Cadangan Pengambilan Pelajar Baharu Unjuran Kemasukan Ke IPTA Program Pengajian Lepasan STPM/Setaraf. Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PT (P/O) PT Pusat PT(P/O) PT Pusat Kuasa Melupus

11 Halaman: 11/18 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod (Sistem e-mas) 3. UPM/600-2/1/2 SYARAT KEMASUKAN SESI ( - ) Syarat Kemasukan Bagi Program Pengajian Pengajian Prasiswazah. (Surat Kepada Dekan Fakulti) Syarat Kemasukan Bagi Program Pengajian Pengajian Prasiswazah. (Surat Jawapan dari Dekan Fakulti) Senarai Semak Syarat kemasukan Pengambilan Pelajar Baharu. Surat peringatan kepada Dekan yang belum menghantar syarat kemasukan. (Jika ada) Kertas kelulusan Senat mengenai Syarat Kemasukan Pelajar Baharu Petikan Minit Mesyuarat Senat Syarat Kemasukan Kemukakan syarat kemasukan dalam Sistem e-mas. 4. UPM/600-2/1/11 Mesyuarat Pre-Council Surat Jemputan Mesyuarat Pre- Council I Semakan dan Pengesahan Syarat Am & Khas (Pre Council I) Surat Jemputan Mesyuarat Pre - Council II Semakan Pengesahan Rumusan Prajaya (Pre Council II) Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PT (P/O) PT Pusat PT (P/O) PT Pusat Kuasa Melupus Ketua PTJ 5. UPM/600-2/1/4 PERMOHONAN LEPASAN DIPLOMA/ SETARAF Borang Pengesahan Penerimaan PT (P/O) PT Pusat

12 Halaman: 12/18 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Mengumpul dan Memfail UPM/600-2/1/5 KA W TE R AK PT Pusat PT (P/O) PT Pusat EN KU M UPM/600-2/1/7 D 7. Surat panggilan Mesyuarat Pemilihan Bersama KPT IPTA. Surat lain yang berkaitan Surat lain yang berkaitan O Kuasa Melupus PT (P/O) MESYUARAT PEMILIHAN BERSAMA KPT IPTA Tempat dan Tempoh Simpanan D TI 6. AL Data dari BPKP. Borang Pengesahan Penerimaan Data (PU/PS/BR03/AMB) Serah data pemohon kepada IDEC. Surat Jemputan Mesyuarat Pemilihan Bersama Fakulti Surat kepada Dekan Fakulti Borang Cadangan Pemilihan Calon Ke Program Bacelor (PU/PS/BR07/AMB) Surat jemputan Mesyuarat Pemilihan Aplikasi Dalam Talian surat daripada BPKP Senarai nama yang telah dipilih melalui Mesyuarat Pemilihan Aplikasi Dalam Talian. Surat lain yang berkaitan Menyelenggara Temu Duga Data pemohon calon lepasan Diploma/Setaraf, STPM/Setaraf bagi program yang ada temu duga (Program Bukan Pendidikan). (surat daripada BPKP) Borang Pengesahan Penerimaan Data (PU/PS/BR03/AMB) Serah data pemohon kepada IDEC. Surat panggilan mesyuarat Pemilihan Bersama Fakulti. Borang Cadangan Pemilihan Calon Ke Program Bacelor (PU/PS/BR07/AMB). Senarai calon temu duga (program bukan pendidikan)- Surat kepada

13 Halaman: 13/18 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Dekan Fakulti. Senarai calon jaya temu duga (program bukan pendidikan) surat jawapan daripada fakulti) Borang Semakan Maklumat Calon Jaya temuduga/ tawaran (PU/PS/BR05/AMB). Borang Pemantauan Capaian Web temuduga / tawaran (PU/PS/BR06/AMB). Senarai nama calon jaya temu duga dari SMP PnK.. 8. UPM/600-2/1/8 TEMU DUGA ISMP Mesyuarat Temu duga ISMP (surat daripada Urus Setia) Pelantikan Panel Temu duga. (Surat daripada Dekan Fakulti) Surat jemputan Taklimat Urusetia Temu duga. Maklum tempat temu duga dan ujian khas. (Surat kepada Dekan Fakulti) 9. UPM/600-2/1/9 RAYUAN Unjuran Kekosongan Tempat Bagi Program Pengajian Prasiswazah. Terima Data Rayuan Bagi Program Pengajian Prasiswazah. Borang Semakan Data Calon Jaya dari BPKP (jika ada) Borang Pengesahan Penerimaan Data (PU/PS/BR03/AMB) Serah data pemohon kepada IDEC. Borang Pembetulan Maklumat Calon (PU/PS/BR04/AMB) Jika ada Surat Jemputan Mesyuarat Pemilihan Bersama Fakulti. Borang Cadangan Pemilihan Ke Program Bacelor Kes Rayuan Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PT (P/O) PT Pusat PT(P/O) PT Pusat Kuasa Melupus

14 Halaman: 14/18 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod (PU/PS/BR08/AMB) Senarai Nama Calon Jaya. Surat dan Senarai calon jaya kepada Dekan. Borang Semakan Maklumat Calon Jaya e-temuduga/e-tawaran (PU/PS/BR05/AMB) 10. UPM/600-2/1/6 TAWARAN Penerimaan data calon jaya (Surat daripada BPKP) Penyerahan Data Calon Jaya (Borang Pengesahan Penerimaan Data (PU/PS/BR03/AMB) idec Borang Pembetulan Maklumat Calon (PU/PS/BR04/AMB) (jika berkenaan) Senarai nama calon jaya. (Surat kepada Dekan Fakulti) Borang Semakan Maklumat Calon Jaya e-temuduga/e-tawaran. (PU/PS/BR05/AMB) Borang Pemantauan Capaian Web temuduga/tawaran (PU/PS/BR06/AMB). 11. UPM/600-2/1/10 PENGAMBILAN PELAJAR BAHARU BUKAN WARGANEGARA Log Penerimaan Borang Permohonan Calon Bukan Warganegara Semester Sesi /. Surat panggilan Mesyuarat Pemilihan Bersama Fakulti.(jika ada) Surat panggilan Mesyuarat Jawatankuasa Pengambilan Pelajar Bukan Warganegara. Kertas Cadangan Pengambilan Pelajar Baharu Bukan Warganegara. Borang Ulasan Mesyuarat Jawatankuasa Pengambilan Pelajar Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PT (P/O) PT Pusat PT (P/O) PT Pusat Kuasa Melupus

15 Halaman: 15/18 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Bukan Warganegara. Senarai nama calon. Senarai nama calon mendaftar. Keputusan Ujian Bahasa Inggeris. Surat-surat lain yang berkaitan dengan pengambilan pelajar bukan warganegara seperti kepada PKU, UPMI, BHEP. Surat-surat lain yang berkaitan dengan pengambilan pelajar bukan warganegara kepada fakulti. Surat rayuan pemohon UPM/600-2/1/10/1 TAWARAN CALON BUKAN WARGANEGARA Salinan surat Full Offer. Salinan surat Conditional Offer. Salinan Surat Provisional Offer. 2. Rekod di simpan di PTJ Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/(kod PTJ)/600-2/1/1 CADANGAN PENGAMBILAN PELAJAR BAHARU Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PT (P/O) PT Pusat Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PT (P/O) PTJ PT PTJ Pusat PTJ Kuasa Melupus Kuasa Melupus Cadangan Unjuran Pengambilan Pelajar Baharu Program Bacelor (UPM/PU/PS/BR01/AMB), Program Diploma dan Asasi Sains Pertanian (UPM/PU/PS/BR04/AMB). (Surat kepada Dekan Fakulti) Surat Jawapan daripada Dekan Fakulti mengenai Cadangan Unjuran Pengambilan Pelajar Baharu. Surat Peringatan kepada Dekan 2 tahun

16 Halaman: 16/18 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Fakulti yang belum menghantar Cadangan Unjuran Pengambilan Pelajar Baharu. Jika perlu.. 2. UPM/(Kod PTJ)/600-2/1/2 SYARAT KEMASUKAN SESI ( - ) Syarat Kemasukan Bagi Program Pengajian Pengajian Prasiswazah. (Surat Kepada Dekan Fakulti) Syarat Kemasukan Bagi Program Pengajian Pengajian Prasiswazah. (Surat Jawapan dari Dekan Fakulti) Surat peringatan kepada Dekan yang belum menghantar syarat kemasukan. (Jika ada) 3. UPM/(kod PTJ)/600-2/1/4 PERMOHONAN LEPASAN DIPLOMA/ SETARAF Surat Jemputan Mesyuarat Pemilihan Bersama Borang Cadangan Pemilihan Calon Ke Program Bacelor (PU/PS/BR07/AMB). Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan PT (P/O) PTJ PT PTJ Pusat PTJ 2 tahun PT (P/O) PTJ PT PTJ Pusat PTJ 2 tahun Kuasa Melupus Ketua PTJ Ketua PTJ 4. UPM/(Kod PTJ)/600-2/1/7 Temu Duga Senarai calon temu duga (program bukan pendidikan)- Surat kepada Dekan Fakulti. Senarai calon jaya temu duga (program bukan pendidikan) surat jawapan daripada fakulti) PT (P/O) PTJ (Fakulti yang terlibat dengan proses temu duga sahaja) PT PTJ Pusat PTJ 2 tahun Ketua PTJ

17 Halaman: 17/18 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 5. UPM/(kod PTJ)/600-2/1/8 TEMU DUGA ISMP Pelantikan Panel Temu duga. (Surat daripada Dekan Fakulti) Maklum tempat temu duga dan ujian khas. (Surat kepada Dekan Fakulti) 6. UPM/(Kod PTJ)/600-2/1/9 RAYUAN Surat Jemputan Mesyuarat Pemilihan Bersama Fakulti. Surat dan Senarai calon jaya kepada Dekan. 7. UPM/(Kod PTJ)/600-2/1/6 TAWARAN Senarai nama calon jaya. (Surat kepada Dekan Fakulti) Mengumpul dan Memfail PT (P/O) PTJ (Fakulti Pengajian Pendidikan Sahaja) Menyelenggara PT PTJ Tempat dan Tempoh Simpanan Pusat PTJ 2 tahun PT(P/O) PTJ PT PTJ Pusat PTJ 2 tahun PT (P/O) PT PTJ Pusat PTJ 2 tahun Kuasa Melupus Ketua PTJ Ketua PTJ Ketua PTJ

18 Halaman: 18/ SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD / / /2012 Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama untuk satu persijilan Mesyuarat Pengurusan Bahagian Akademik 5/2011 Mesyuarat Pengurusan Bahagian Akademik 4/2012 (Khas) Mesyuarat Pengurusan Bahagian Akademik 7/2012 (Khas) Disedia dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa TNCAA WP 03/01/2011 TNCAA WP 12/09/2011 TNCAA WP 09/05/2012 TNCAA WP 14/08/2012