DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

Transkripsi

1 Halaman: 1/ TUJUAN Arahan Kerja ini bertujuan untuk menerangkan tata cara pengurusan permohonan CS staf berjawatan kontrak. 2.0 SKOP Arahan Kerja ini meliputi pengurusan penerimaan permohonan, kelulusan, pelaporan dan pelaksanaan CS. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Nombor Dokumen Perintah-Perintah Am (Bab C) Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 2 Tahun 2008 Surat Edaran JPA.(S)TT343 Jld.2(67)bth 26 Mac 2010 Tajuk Dokumen Cuti Dasar Dan Prosedur Pelantikan Secara Kontrak (Contract of Service) Tindakan Tatatertib Ke Atas Pegawai Awam Yang Mengemukakan Sijil Cuti Sakit Palsu Atau Meminda Sijil Cuti Sakit - E-Panduan Kemudahan Cuti - Panduan Cuti On Web (Kerani) - Panduan Cuti On Web (Umum) - Panduan Cuti On Web (Kontrak Staf)

2 Halaman: 2/ TERMINOLOGI/SINGKATAN CS : Cuti Sakit e-cuti : Sistem Permohonan Cuti Online PTJ : Pusat Tanggungjawab PEND : Pejabat Pendaftar KB : Ketua Bahagian KS : Ketua Seksyen KPTJ : Ketua Pusat Tanggungjawab KJ : Ketua Jabatan PT : Pegawai Tadbir (Pejabat Pendaftar) PT PTJ : Pegawai Tadbir (Pusat Tanggungjawab) PL : Pegawai Pelulus PS : Pegawai Penyokong PT(P/O) : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Pejabat Pendaftar : Pegawai yang Melaksana Pembantu Tadbir (P/O) Pusat Tanggungjawab Setiausaha Pejabat Pusat Tanggungjawab Pembantu Makmal Pembantu Perpustakaan Penolong Pegawai Sains Penolong Pegawai Tadbir Penolong Pengurus Asrama Pegawai Sains

3 Halaman: 3/ TANGGUNGJAWAB Pendaftar, Ketua Bahagian Sumber Manusia, Ketua Seksyen Pengesahan, Cuti dan Persaraan dan Ketua Pusat Tanggungjawab adalah bertanggungjawab untuk menentukan arahan kerja ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat perlu mematuhi arahan kerja ini.

4 Halaman: 4/ CARTA ALIR 7.6 Ambil CR/CG Yang Layak Tidak Tidak Tidak Mula Terima Sijil Cuti Sakit Dapatkan Kelulusan Lulus? Ya Ya 7.4 Rekod Dalam Sistem e-cuti Semak Kelulusan CS Laksana Pemantauan CS melebihi 15 hari? Hantar Laporan Lapor Untuk Tindakan KB CS Melebihi 75 hari? Ya Terima Maklumbalas 7.13 Kemaskini Rekod 7.14 Tamat 7.15

5 Halaman: 5/ PROSES TERPERINCI Tindakan Tanggungjawab 7.1 Mula 7.2 Terima Sijil Cuti Sakit Terima sijil CS daripada staf dalam tempoh tiga (3) hari bekerja setelah staf kembali bertugas semula daripada bercuti sakit Tampal sijil CS pada borang SOK/BUM/BRO1/B-Cuti 16 (Pengesahan Sijil Cuti Sakit/Perakuan Bersalin/ Time Slip ) untuk diperakui dan diluluskan/tidak diluluskan kepada Ketua Jabatan/Pegawai Pelulus Beri kenyataan pada ruangan ulasan di borang jika sijil CS diserahkan lebih daripada tempoh yang di nyatakan pada Semak kedudukan jumlah CS yang telah diambil mengikut tempoh kontrak yang berkuatkuasa di Sistem e-cuti. Kelayakan CS adalah berdasarkan tempoh satu tahun perkhidmatan yang melayakkan. Rujuk: Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 2 Tahun 2008; E-Panduan Kemudahan Cuti. 7.3 Dapatkan Kelulusan Pemohon/ Pemohon/ Pemohon/ Hantar untuk dapatkan kelulusan CS Rekod tarikh dan nombor siri sijil CS pada ruangan yang disediakan. Pemohon/ Pemohon/

6 Halaman: 6/ Lulus? Sahkan sijil CS pada borang samada diperakui dan diluluskan/tidak diluluskan Jika ya, ikut langkah Jika tidak, ikut langkah Rekod Dalam Sistem e-cuti Rekod data (tarikh, nombor siri sijil CS dan nama klinik/hospital) CS yang telah diperakui dan diluluskan/tidak diluluskan ke dalam Sistem e-cuti selepas ditandatangani oleh PS/PL/KPTJ/KJ. 7.6 Ambil CR/CG Yang Layak Ambil CR atau CG yang berkelayakan jika CS tidak diluluskan Laksana arahan pemotongan emolumen atau gaji. Jika tidak memohon CR atau CG isi borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 18 (Arahan Melucut Hak Emolumen) Kemukakan ke Pejabat Pendaftar bagi tujuan pemotongan emolumen atau gaji. Lampirkan penyata kehadiran staf. 7.7 Semak Kelulusan CS KPTJ/KJ/PL/PS KPTJ/KJ/PS/ PL/Pemohon Pemohon/PT PTJ/ Pemohon/ PT PTJ/ Pemohon/ PT PTJ/ PT PTJ/ Semak kelulusan CS melalui e-mel putra samada diperakui dan diluluskan/tidak diluluskan. Pemohon

7 Halaman: 7/ Laksana Pemantauan Pantau dan semak jumlah pengambilan CS melalui penyata cuti staf di Sistem e-cuti supaya tidak melebihi jumlah layak sepatutnya. 7.9 CS Melebihi 15 Hari? Jika ya, ikut langkah Rujuk: Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 2 Tahun 2008; E-Panduan Kemudahan Cuti Jika tidak, ikut langkah Hantar Laporan Hantar laporan rasmi ke Pejabat Pendaftar jika pengambilan CS telah melebihi 15 (Lima Belas) hari. Rujuk: Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 2 Tahun 2008; E-Panduan Kemudahan Cuti Hantar laporan rasmi ke Pejabat Pendaftar jika pengambilan CS telah melebihi 75 (Tujuh Puluh Lima) hari. Rujuk: Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 2 Tahun 2008; E-Panduan Kemudahan Cuti. PT PTJ/ PT PTJ/ PT PTJ/ PT PTJ// KPTJ/KJ PT PTJ// KPTJ/KJ

8 Halaman: 8/ Lapor Untuk Tindakan KB Semak pengambilan CS melalui laporan dan penyata cuti di Sistem e-cuti Buat laporan rasmi kepada Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia untuk tindakan pelucutan hak emolumen jika CS telah melebihi jumlah 15 (Lima Belas) hari Buat laporan rasmi kepada Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia untuk tindakan penamatan kontrak staf jika CS telah melebihi jumlah 75 (Tujuh Puluh Lima) hari CS melebihi 75 Hari? Jika ya, ikut langkah Jika tidak, ikut langkah Terima Maklumbalas Terima maklumbalas tindakan yang telah diambil oleh Pejabat Pendaftar Rekod data CS mulai hari yang ke 16 (Enam Belas) mengikut jumlah hari di CS ke dalam Sistem e-cuti sehingga jumlah maksimum 75 (Tujuh Puluh Lima) hari Kemaskini Rekod PT/PT (P/O) PT/PT (P/O) /KB PT/PT (P/O)/KB PT PTJ/ PT PTJ/ KB /Ketua Seksyen Pelantikan/PT PTJ/ /Pemohon Masuk ke dalam Fail Pegawai (Kontrak) manamana rekod kualiti yang berkenaan: surat berkaitan; laporan berkaitan; dan penyata cuti. PT (P/O)

9 Halaman: 9/ Tamat Masukkan ke dalam Fail Cuti Staf manamana rekod kualiti yang berkenaan: sijil CS; surat berkaitan; laporan berkaitan; dan penyata cuti.

10 Halaman: 10/ REKOD KUALITI Bil 1. Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod UPM/(No. Staf) Fail Pegawai (Kontrak) SOK/BUM/BR01/B-Cuti 18 (Arahan Melucut Hak Emolumen) yang lengkap. Penyata Kehadiran Staf Penyata Cuti Staf Surat/laporan pengambilan cuti sakit melebihi 15 hari/75 hari daripada PTJ Surat/laporan cuti sakit lebih 15 hari/lebih 75 hari daripada KS kepada KBPSM Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai 2. UPM/CUTI/(No. Staf) Fail Cuti Staf Sijil Cuti Sakit yang telah disahkan dan ditampal pada borang SOK/BUM/BRO1/B-Cuti 16 (Pengesahan Sijil Cuti Sakit/Perakuan Bersalin/ Time Slip ) yang lengkap. SOK/BUM/BRO1/B-Cuti 18 (Arahan Melucut Hak Emolumen) yang lengkap. Penyata Kehadiran Staf (Jika Berkenaan) Penyata Cuti Staf Surat /laporan pengambilan cuti sakit melebihi 15 hari/75 hari daripada PTJ Tanggungjawab Menyelenggara PT (P/O) Seksyen Pengurusan Rekod dan Data Tempat dan Tempoh Simpanan Bilik Rekod Fail Pejabat Pendaftar Sepanjang tempoh perkhidmatan kontrak PTJ Sepanjang tempoh perkhidmatan kontrak Kuasa Melupus Pendaftar Arkib PTJ

11 Halaman: 11/12 Bil 3. Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Surat/laporan cuti sakit lebih 15 hari/ lebih 75 hari daripada KS kepada KBPSM Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai e-cuti Sistem Permohonan Cuti Online ( UPM/(kod PTJ /500-9/1 (Pengurusan Hal Ehwal Cuti) UPM/(kod PTJ /100-43/2/7 (Sistem e-cuti) Tanggungjawab Menyelenggara Pegawai Teknologi Maklumat idec Tempat dan Tempoh Simpanan idec PTJ Kuasa Melupus PTJ

12 Halaman: 12/ SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD Keseluruhan SOK (BUM) 3/2011 Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama untuk satu pensijilan Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses Kali Ke-2 Disedia/ Disemak Oleh KB Pengurusan Sumber Manusia KB Pengurusan Sumber Manusia Disahkan Oleh Tarikh Kuat kuasa WP 15/02/2011 WP 08/08/2011