PENGENDALIAN MAKMAL SALINAN TERKAWAL. Diluluskan oleh: Disediakan oleh: Nama : NIK IBRAHIM BIN NIK MAT Nama : DR. LEE BOON HUA

Transkripsi

1 MUKA SURAT : 1/9 Disediakan oleh: Diluluskan oleh:.. Nama : NIK IBRAHIM BIN NIK MAT Nama : DR. LEE BOON HUA Jawatan : KETUA PENOLONG PENGARAH JABATAN ICT IPGM Jawatan : TIMBALAN REKTOR INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA Tarikh : 02 Mei 2012 Tarikh : 02 Mei 2012 Disediakan oleh: Diluluskan oleh: SALINAN TERKAWAL Dokumen ini ialah salinan digital dan tidak memerlukan tandatangan - Jawatankuasa Dokumentasi Induk

2 MUKA SURAT : 2/9 1.0 OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan untuk memastikan makmal pengajaran dan pembelajaran diurus dan diselenggara dengan sempurna dan berkesan. Keberkesanan adalah dari aspek penyediaan peralatan, perkakasan dan perisian, keadaan makmal yang kondusif dan selamat, khidmat bantuan dan penyelenggaraan yang disediakan bagi melicinkan pelaksanaan pengajaran dan pembelajaran. 2.0 SKOP Prosedur ini digunakan oleh semua Ketua Jabatan, Ketua Unit, Pensyarah, Pegawai Teknologi Maklumat, Juruteknik Komputer, Pembantu Makmal dan Pembantu Am Pejabat yang bertanggung jawab dalam mengurus Makmal yang berkaitan dalam proses pengajaran dan pembelajaran. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN: 3.1 Manual Kualiti IPGM-PPK-MK DEFINISI DAN SINGKATAN 4.1 Istilah Ketua Jabatan Pensyarah kanan yang dilantik oleh Institut Pendidikan Guru Malaysia (IPGM) dan Institut Pendidikan Guru (IPG) untuk mengurus sesuatu jabatan Ketua Unit Pensyarah yang ditugaskan untuk mengetuai Unit ICT oleh Ketua Jabatan Pensyarah Staf akademik Pegawai Teknologi Maklumat Pegawai yang menguruskan penyelenggaraan dan keselamatan peralatan ICT.

3 MUKA SURAT : 3/ Juruteknik Komputer Staf sokongan yang membantu Pegawai Teknologi Maklumat mengurus dan menyelenggara perisian dan perkakasan komputer Pembantu Makmal/ Pembantu Am Pejabat Staf sokongan yang membantu pensyarah/pegawai dalam pengurusan makmal Makmal Bilik khas di mana pengajaran dan pembelajaran dijalankan secara amali Bekalan Peralatan, perkakasan dan perisian yang digunakan dalam makmal pengajaran dan pembelajaran. 4.2 Singkatan KJ : Ketua Jabatan KU : Ketua Unit P : Pensyarah PTM : Pegawai Teknologi Maklumat JTK : Juruteknik Komputer PM : Pembantu Makmal PAP : Pembantu Am Pejabat PT(S) BPS : : Pembantu Tadbir (Stor) Borang Permohonan Stok

4 MUKA SURAT : 4/9 5.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN Tanggungjawab Tindakan PEMESANAN BEKALAN KJ / KU / P/ PTM / JTK 1. Menyenaraikan bekalan gantian yang diperlukan mengikut spesifikasi dalam dua salinan BPS (KEW.PS-11). 2. Menyerahkan dua salinan BPS (KEW.PS-11) kepada PT(S) setelah mendapat kelulusan daripada pihak pentadbiran. PENERIMAAN BEKALAN KJ / KU / PTM /JTK / PM/ PAP 3. Menyemak dan memeriksa bekalan gantian yang diterima dengan memastikan bekalan memenuhi spesifikasi seperti yang dicatat dalam BPS(KEW.PS-11). 4. Menandatangani akuan terima dalam BPS (KEW.PS-11) jika memenuhi spesifikasi. Menolak bekalan tersebut jika tidak memenuhi spesifikasi. 5. Membuat tindakan susulan untuk mendapatkan baki bekalan yang belum diterima seperti yang dicatat dalam BPS (KEW.PS- 11). MEREKOD & MENYIMPAN BEKALAN PTM / JTK / PM/ PAP 6. Merekodkan bekalan gantian yang telah diperolehi dari stor ke dalam Daftar Stok Bekalan Makmal. 7. Menyimpan bekalan gantian. TEMPAHAN MAKMAL KJ / KU PTM / JTK / PM 8. Menerima borang tempahan makmal dalam dua salinan. 9. Menimbang kelulusan permohonan tempahan makmal. 10. Memaklumkan keputusan tempahan kepada pemohon.

5 Tanggungjawab MUKA SURAT : 5/9 Tindakan PTM / JTK / PM 11. Menyimpan satu salinan borang tempahan makmal dan menyerahkan salinan kedua kepada pemohon. 12. Menyediakan peralatan / perkakasan dan perisian dalam makmal dan memastikannya berfungsi. PINJAMAN PERALATAN PTM / JTK / PM / PAP KJ / KU / PTM PTM / JTK / PAP 13. Menerima dua salinan Borang Pinjaman Peralatan lengkap daripada pemohon. 14. Mempertimbangkan kelulusan permohonan pinjaman peralatan. 15. Menyerahkan peralatan dan satu salinan Borang Pinjaman Peralatan kepada pemohon bagi permohonan yang diluluskan. 16. Semasa pemulangan peralatan, (i) memeriksa peralatan yang dipulangkan. Jika terdapat kerosakan, isi Borang Aduan Kerosakan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-9) dilengkapkan untuk peralatan itu diselenggara dan dibaiki. (ii) memastikan tarikh dan tandatangan peminjam direkodkan dalam Borang Pinjaman Peralatan PENYELENGGARAAN PERALATAN A. PEMBAIKAN KEROSAKAN PERALATAN PTM / JTK / PM / PAP 17. Menerima dua salinan Senarai Aset Alih Kerajaan (KEW.PA13) Yang Memerlukan Penyelenggaraan lengkap daripada pengadu/pelapor dan menandatangani borang tersebut. 18. Memeriksa dan menyelenggara/ membaiki peralatan berkenaan dan mencatat laporan penyelenggaraan dalam Senarai Aset Alih Kerajaan (KEW.PA13) Yang Memerlukan Penyelenggaraan 19. Menyerahkan satu Senarai Aset Alih Kerajaan (KEW.PA13)

6 MUKA SURAT : 6/9 Tanggungjawab Tindakan Yang Memerlukan Penyelenggaraan kepada pengadu/pelapor. 20. Mengisi Borang Penyelenggaraan Harta Modal (KEW.PA-14) sekiranya peralatan tidak dapat dibaiki. 21. Menyerahkan Borang Penyelenggaraan Harta Modal (KEW.PA- 14) kepada Ketua Jabatan. KJ / KU / PTM 22. Mengambil tindakan untuk menguruskan peralatan rosak dibaiki oleh pihak luar (Rujuk IPGM-PPK-PUP-09). B. PENYELENGGARAAN BERTERUSAN SEMESTER PTM / JTK / PM 23. Memeriksa peralatan dalam makmal pada setiap hujung semester. 24. Mencatat kerosakan peralatan dalam Borang Aduan Kerosakan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-9) 25. Membaiki kerosakan kecil dengan mengisi borang Senarai Aset Alih Kerajaan(KEW.PA13) Yang Memerlukan Penyelenggaraan KJ / PTM 26. Mengambil tindakan untuk menguruskan peralatan rosak dibaiki oleh pihak luar (Rujuk IPGM-PPK-PUP-09). C. SEMAKAN STOK PTM / JTK / PM / PAP 27. Menyemak stok di makmal pada setiap hujung tahun. 28. Menandatangani akuan penyemakan stok bagi setiap item dalam Buku Stok 29. Menyerahkan Buku Stok kepada KJ. KJ 30. Mengesahkan penyemakan stok.

7 Tanggungjawab MUKA SURAT : 7/9 Tindakan MENGURUS PERALATAN YANG ROSAK DAN TIDAK BOLEH DIGUNAKAN PTM / JTK / PM / PAP 31. Merekodkan butiran peralatan rosak yang tidak boleh digunakan lagi dalam ruangan Catatan dalam Buku Daftar Bekalan Pejabat/ Daftar Harta Modal/ Daftar Inventori. 32. Menyimpan peralatan rosak yang tidak boleh digunakan di dalam stor makmal. 33. Menyenaraikan peralatan rosak yang tidak boleh digunakan di dalam Borang Perakuan Pelupusan (PEP) Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-16) 34. Mengambil tindakan pelupusan/hapuskira mengikut peraturan / tatacara yang berkuatkuasa. MAKLUMBALAS KEPUASAN PELANGGAN TERHADAP PERKHIDMATAN PERGURUAN YANG DISEDIAKAN OLEH IPG KJ Mengambil tindakan menguruskan mendapatkan maklumbalas kepuasan pelanggan Rujuk IPGM-PPK-PUP-04 yang mengunakan (LAM PUP 04-03)

8 MUKA SURAT : 8/9 6.0 REKOD KUALITI Bil Rekod Lokasi Tempoh Disimpan Lampiran 1 Daftar Inventori Bilik PM/JTK 5 Tahun 2 Daftar Stok Bekalan Bilik PM/JTK 5 Tahun 3 Jadual Waktu Induk Bilik KJ 1 Semester 4 Jadual Waktu Kuliah Jabatan Bilik KJ 1 Semester 5 Borang Tempahan Makmal Bilik KJ 3 tahun 6 Borang Pinjaman Peralatan Bilik KJ 3 Tahun Borang Laporan Penyelenggaraan/ Kerosakan Borang Peralatan Dibaiki di Luar Institut Borang Peralatan Rosak yang Tidak Boleh Digunakan Bilik KJ 3 Tahun KEW.PA-9 Bilik KJ 3 Tahun KEW.PA-13 Bilik PM/JTK/ Makmal 3 Tahun KEW.PA Maklum Balas kepuasan Pelanggan Bilik PM/JTK/ Makmal 3 Tahun LAM-PUP Buku Stok Bilik PM/JTK/ Makmal 5 Tahun

9 MUKA SURAT : 9/9 CARTA ALIR Arahan kerja ini digunakan oleh Ketua Jabatan, Ketua Bidang, Pensyarah, Penyelanggaran Makmal, Pegawai Teknologi Maklumat, Pegawai Elektronik, Juruteknik Komputer Dan Pembantu Makmal Mula Isi KEW.PA-9 Pemeriksaan Peralatan/RB KEW.PA-13 Kerosakan yang Boleh dibaiki Kerosakan yang tidak boleh di baiki di makmal Pengesahan KJ Membaiki Kerosakan Baik Baik Pemeriksa oleh Pihak luar Peralatan RB dibaiki Boleh dibaiki Tidak boleh dibaiki Isi KEW.PA-16 Tamat