PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH

Transkripsi

1 PENYELIAAN PELAJAR Halaman: 1/9 1.0 TUJUAN Prosedur ini disediakan bagi tujuan menerangkan tatacara pelantikan Jawatankuasa bagi pelajar siswazah di bawah program secara penyelidikan. 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi semua proses pelantikan kali pertama JKP atau penamaan semula ahli JKP oleh Fakulti/Institut untuk perakuan JKKPPPTP dan kelulusan JKPSU. 3.0 TANGGUNGJAWAB Penyelaras dan Pegawai Tadbir Unit Akademik dan Bantuan Kewangan bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini. 4.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen Terkini Universities and University College Act 1971, Constitution of Universiti Putra Malaysia, Universiti Putra Malaysia (Graduate Studies), Rules TERMINOLOGI DAN SINGKATAN i-gims JKKPPPTP JKPSU JKP Penasihat Penyelia : Internet Graduate Information Management System : Jawatankuasa Kecil Pelantikan Penyelia dan Pemeriksa Tesis Pelajar : Jawatankuasa Pengajian Siswazah Universiti : Jawatankuasa : Pensyarah yang akan membimbing pelajar sebelum penyelia dilantik : Pengerusi Jawatankuasa pelajar

2 PENYELIAAN PELAJAR Halaman: 2/9 Penyelaras PhD PT PTO SPS TNCAA TWP WP : Dekan/Timbalan Dekan Fakulti; Pengarah/Timbalan Pengarah Institut; Pegawai yang dilantik sebagai Penyelaras Pengajian Siswazah Fakulti/Institut : Doktor Falsafah : Pegawai Tadbir : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) : Sekolah Pengajian Siswazah : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) : Timbalan Wakil Pengurusan : Wakil Pengurusan

3 PENYELIAAN PELAJAR Halaman: 3/9 6.0 PROSES TERPERINCI Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan 6.1 Mula 6.2 Kenal pasti pelajar semester pertama yang 6.2 Kenal Pasti Pelajar belum membuat pelantikan ahli JKP. 6.3 Majukan Senarai kepada 6.3 E-mel senarai tersebut kepada Penyelaras Fakulti/Institut Pengajian Siswazah Fakulti/Institut selepas minggu ke-2 semester. Penasihat 6.4 Lengkapkan Borang Penamaan Jawatankuasa 6.4 (a) Bincang dengan pelajar mengenai calon yang sesuai untuk dilantik sebagai anggota JKP berdasarkan topik dan cadangan penyelidikan. Penasihat C (b) Minta pelajar melengkapkan borang (PU/S/BR02/GS-10a) dengan kadar segera. Jawatankuasa (PU/S/BR02/GS-10a) Penyelia (c) Minta pelajar melengkapkan borang (PU/S/BR02/GS-10b) (jika berkaitan) dengan kadar segera untuk mengelakkan masalah berkenaan pengesahan Laporan Kemajuan Penyelidikan (PU/S/BR04/GS-11) Semula Jawatankuasa (PU/S/BR02/GS-10b) Laporan Kemajuan Penyelidikan (PU/S/BR04/GS-11) Nota: Pelajar PhD tidak dibenarkan menduduki Peperiksaan Komprehensif PhD/Keputusan Peperiksaan Komprehensif PhD tidak akan disahkan jika pelajar belum mempunyai JKP. A Jika penamaan semula Pengerusi JKP diluluskan selepas minggu ke-7 semester, pelantikan berkuat kuasa pada semester berikutnya.

4 PENYELIAAN PELAJAR Halaman: 4/9 Tanggungjawab Carta alir Perincian A Dalam keadaan ini, Pengerusi asal perlu membuat pengesahan Laporan Kemajuan Penyelidikan (PU/S/BR04/GS-11) dalam i-gims. Rekod/ Dokumen Rujukan Penyelaras 6.5 Semak kesesuaian ahli Jawatankuasa yang 6.5 Sahkan Cadangan dicadangkan dengan merujuk Universities and Pelantikan Ahli JKP University College Act 1971, Constitution of Universiti Putra Malaysia, Universiti Putra Malaysia (Graduate Studies), Rules 2003 dan Minit Senat dan serta majukan borang PU/S/BR02/GS-10a atau PU/S/BR02/GS- 10b yang telah disahkan ke SPS. Universities and University College Act 1971, Constitution of Universiti Putra Malaysia, Universiti Putra Malaysia (Graduate Studies), Rules 2003 Minit Senat dan Jawatankuasa (PU/S/BR02/GS-10a) Semula Jawatankuasa (PU/S/BR02/GS-10b) 6.6 Terima dan semak maklumat cadangan pada 6.6 Terima dan Semak borang PU/S/BR02/GS-10a atau PU/S/BR02/GS- Cadangan 10b. B Nota: Semak kesesuaian calon ahli JKP dan pastikan memenuhi syarat seperti yang telah ditetapkan dalam Universities and University College Act 1971, Constitution of Universiti Putra Malaysia, Universiti Putra Malaysia (Graduate Studies), Rules 2003 dan Minit Senat dan Jawatankuasa (PU/S/BR02/GS-10a) Semula Jawatankuasa (PU/S/BR02/GS-10b) Universities and University College Act 1971, Constitution of Universiti Putra Malaysia, Universiti Putra Malaysia (Graduate Studies), Rules 2003 Minit Senat dan

5 PENYELIAAN PELAJAR Halaman: 5/9 Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan B C 6.7 Memenuhi Syarat 6.7 Memenuhi Syarat? Ya (a) Jika ya, ikut Langkah 6.9. (b) Jika tidak, ikut Langkah 6.8. Tidak 6.8 Minta pihak fakulti/institut melengkapkan 6.8 Minta Fakulti/Institut maklumat yang berkaitan dan/atau kemukakan Lengkapkan/Kemukakan penamaan baharu ahli JKP. Penamaan Baharu 6.9 Dapatkan Pertimbangan JKKPPPTP 6.9 (a) Sediakan kertas mesyuarat Cadangan Pelantikan Ahli JKP untuk semakan JKKPPPTP mengikut format yang telah ditetapkan. Pengerusi JKKPPPTP (b) Pertimbangkan cadangan. Tidak 6.10 Wajar 6.10 Wajar? (a) Jika ya, ikut langkah (b) Jika tidak, ikut langkah 6.8. Ya 6.11 Dapatkan Kelulusan JKPSU 6.11 (a) Sediakan kertas Cadangan Pelantikan Ahli JKP yang telah disemak untuk pertimbangan dan kelulusan JKPSU mengikut format yang telah ditetapkan. Pengerusi JKPSU (b) Pertimbangkan cadangan. E D

6 PENYELIAAN PELAJAR Halaman: 6/9 Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan D E 6.12 Lulus? Tidak Ya 6.12 Lulus (a) Jika ya, ikut Langkah (b) Jika tidak, ikut Langkah Bagi kes cadangan pelantikan ahli JKP yang tidak 6.13 Minta Fakulti/Institut diluluskan oleh JKPSU, minta Fakulti/Institut Semak Semula semak semula kesesuaian atau kemukakan penamaan baharu ahli JKP untuk pertimbangan semula JKPSU. PTO SPS 6.14 Keluarkan Surat Pelantikan/Maklumkan kepada Pelajar 6.14 (a) Kemas kini portal pelajar. (b) Maklumkan keputusan pelantikan kepada ahli JKP dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja dari tarikh kelulusan JKPSU melalui portal pelajar. (c) Maklumkan keputusan pelantikan kepada pelajar dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja dari tarikh kelulusan JKPSU melalui portal pelajar. (d) (e) Hantar surat pelantikan melalui Ketua Jabatan/Dekan/Pengarah organisasi berkenaan jika ahli JKP yang dilantik bukan staf UPM. Majukan surat pemakluman kepada ahli JKP yang digugurkan/menarik diri dalam tempoh 14 hari bekerja selepas penamaan semula diluluskan Tamat

7 PENYELIAAN PELAJAR Halaman: 7/9 7.0 REKOD Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/SPS/(No. Matrik) Fail Pelajar Jawatankuasa (PU/S/BR02/GS-10a). Semula Jawatankuasa (PU/S/BR02/GS-10b) [jika Salinan surat pelantikan ahli JKP. Salinan surat makluman kepada pelajar. Salinan surat makluman kepada Dekan/Pengarah Institusi luar [jika Salinan surat pemakluman kepada penasihat atau ahli JKP yang ditamatkan perkhidmatannya [jika Salinan surat semakan kesesuaian ahli JKP yang dinamakan [jika Salinan surat memohon ahli tambahan dan/atau ahli baru untuk cadangan penamaan ahli JKP [jika Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Bilik Fail Pelajar,SPS/ Network Attached Storage Sekurangkurangnya 3 tahun selepas pelajar bergraduat Kuasa Melupus TNCAA/ Dekan SPS 2. UPM/(Kod PTJ)/(No. Matrik) Fail Pelajar Salinan borang Penamaan Jawatankuasa (PU/S/BR02/GS-10a). Salinan borang Penamaan Semula Jawatankuasa (PU/S/BR02/GS-10b) PT/PTO Fakulti/Institut PT/PTO Fakulti/Institut Bilik Fail Fakulti/ Institut Sekurangkurangnya 2 tahun selepas pelajar bergraduat Dekan Fakulti/ Pengarah Institut

8 PENYELIAAN PELAJAR Halaman: 8/9 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod [jika Salinan surat pelantikan ahli JKP. Salinan surat pemakluman kepada penasihat atau ahli JKP yang ditamatkan perkhidmatannya [jika Surat semakan kesesuaian ahli JKP yang dinamakan [jika Surat memohon ahli tambahan dan/atau ahli baru untuk cadangan penamaan ahli JKP [jika Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 3. UPM/600-5/2/12 Urusan Am Pelantikan Ahli Jawatankuasa Salinan surat menyurat urusan am berkaitan JKP. Petikan Minit JKPSU (rujuk Group Box) berkenaan perkara terkini urusan pelantikan JKP [jika Dokumen lain yang berkaitan. 4. UPM/600-5/2/16 Salinan E-mel peringatan pelantikan JKP PTO SPS PTO SPS Unit Akademik dan Bantuan Kewangan 3 tahun Unit Akademik dan Bantuan Kewangan 3 tahun Dekan SPS Dekan SPS

9 PENYELIAAN PELAJAR Halaman: 9/9 8.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan Disemak Dilulus/ Diluluskan Semula Tarikh Kuatkuasa Keluaran Pertama untuk satu persijilan TNC (A&A) WP 03/01/ PU/S: 23/2011 PU/S: 17/2012 PU/S: 08/2013 PU/S: 14/2014 PU:S- 09/2015 kali ke-173 kali ke-186 kali ke-198 kali ke-215 kali ke-228 TNC (A&A) WP 08/08/2011 TNC (A&A) WP 09/05/2012 TNC (A&A) WP 30/04/2013 TNC (A&A) WP 30/05/2014 TNC (A&A) WP 14/07/ PU:S- 12/2016 kali ke-241 TNC (A&A) WP 18/08/ PU:S- 14/2017 kali ke-256 TNC (A&A) WP 18/08/2017