DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

Transkripsi

1 AKHIR KURSUS PENGAJIAN Halaman: 1/9 1.0 TUJUAN 2.0 SKOP Prosedur ini menerangkan tatacara pengurusan peperiksaan akhir kursus siswazah. Prosedur ini merangkumi urusan memasukkan tarikh peperiksaan akhir dalam i-gims, penyediaan kertas soalan peperiksaan, menjalankan peperiksaan, membuat penilaian, dan memasukkan dan mengesahkan markah/gred. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen - Universities and University College Act 1971, Constitution of Universiti Putra Malaysia, Universiti Putra Malaysia (Graduate Studies), Rules 2003 (Revision ) PU/S/M TERMINOLOGI/SINGKATAN i-gims Manual FBMK : Fakulti Bahasa Moden dan Komunikasi FPP : Fakulti Pengajian Pendidikan i-gims : Internet Graduate Information Management System JKPSU : Jawatankuasa Pengajian Siswazah Universiti JKSS : Jawatankuasa Semakan Siswazah KJ : Ketua Jabatan : Dekan/Timbalan Dekan Fakulti; Pengarah/Timbalan Pengarah Institut; Pegawai yang dilantik sebagai Pengajian Siswazah PS : Pengajian Siswazah PT : Pegawai Tadbir PTO : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi)

2 AKHIR KURSUS PENGAJIAN Halaman: 2/9 PhD : Doktor Falsafah SPS : Sekolah Pengajian Siswazah TM : Tidak Memuaskan TNCAA : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) TP : Timbalan Pengarah WP : Wakil Pengurusan 5.0 TANGGUNGJAWAB 5.1 dan PT Unit Program Akademik dan Rekod bertanggungjawab memastikan prosedur pengurusan peperiksaan akhir kursus dilaksanakan. 5.2 Sesiapa yang terlibat dalam pengendalian prosedur pengurusan peperiksaan akhir kursus juga perlu mematuhi prosedur ini.

3 AKHIR KURSUS PENGAJIAN Halaman: 3/9 6.0 CARTA ALIR Mula Mula Tetap dan Masukkan Tarikh Peperiksaan Akhir Kursus dalam i-gims Sediakan Kertas Soalan Peperiksaan Semak Kesesuaian Kertas Soalan Peperiksaan Wajar? Ya Cetak dan Simpan Kertas Soalan Peperiksaan Jalankan Peperiksaan Periksa Kertas Jawapan Masukkan Markah/Gred Gred Lengkap? Ya Tamat Tamat 7.10 Sahkan Gred dan Majukan ke SPS Terima Senarai Gred yang Telah Disahkan? Ya Tidak Tidak Tidak

4 AKHIR KURSUS PENGAJIAN Halaman: 4/9 7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan 7.1 Mula 7.2 Tetap dan Masukkan Tarikh Peperiksaan Akhir Kursus dalam i-gims Tetapkan tarikh peperiksaan akhir untuk setiap kursus (wujudkan jadual waktu peperiksaan akhir) dan masukkan tarikh tersebut ke dalam i- GIMS selewat-lewatnya pada minggu Ke Pastikan peperiksaan dijalankan dalam tempoh minggu peperiksaan akhir dan termasuk juga penilaian untuk kursus Seminar dan kursus lain yang tidak mempunyai peperiksaan akhir. 7.3 Sediakan Kertas Soalan Peperiksaan Tanggungjawab / PT Fakulti Sediakan kertas soalan peperiksaan. Kursus/ 7.4 Semak Kesesuaian Kertas Soalan Peperiksaan Lengkapkan Senarai Semak Kertas Soalan Peperiksaan (PU/S/SS-02) dan majukan kepada sebelum penilaian dibuat Semak kesesuaian kertas soalan peperiksaan dengan menggunakan Senarai Semak Kertas Soalan Peperiksaan (PU/S/SS-02). Kursus/ 7.5 Wajar? Jika Ya, ikut Langkah Jika Tidak, ikut Langkah 7.3.

5 AKHIR KURSUS PENGAJIAN Halaman: 5/9 7.6 Cetak dan Simpan Kertas Soalan Peperiksaan Cetak dan simpan kertas soalan peperiksaan di tempat yang selamat sehingga peperiksaan dijalankan. 7.7 Jalankan Peperiksaan Jalankan peperiksaan dalam tempoh yang telah ditetapkan. 7.8 Periksa Kertas Jawapan Periksa kertas jawapan dalam tempoh yang ditetapkan. 7.9 Masukkan Markah/Gred Masukkan markah bagi kursus yang mempunyai peperiksaan akhir ke dalam i-gims dalam tempoh dua (2) minggu selepas peperiksaan akhir dijalankan. Gred akan diberi secara automatik oleh i-gims Masukkan markah keseluruhan atau gred bagi kursus yang tiada peperiksaan akhir dalam tempoh dua (2) minggu selepas hari terakhir minggu peperiksaan akhir. Gred akan diberi secara automatik oleh i-gims. PT/PTO Fakulti Kursus/ Kursus/ 7.10 Gred Lengkap? Jika Ya, ikut Langkah Jika Tidak, beri peringatan umum kepada pihak sama ada secara bertulis (surat/emel) atau melalui panggilan telefon ke PT/PTO SPS

6 AKHIR KURSUS PENGAJIAN Halaman: 6/9 Nota: pejabat / untuk ikut Langkag 7.9. Rekodkan panggilan telefon. Peringatan diberi secara automatik oleh i-gims dua (2) hari sebelum tamat tempoh untuk memasukkan gred bagi sesuatu kursus Majukan permohonan secara bertulis melalui PTJ untuk mendapatkan kebenaran memasukkan gred lewat kepada Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) dengan menyatakan sebab kelewatan Aktifkan i-gims dan maklumkan pensyarah secara bertulis (surat/e-mel) atau melalui panggilan telefon selepas kelulusan diperolehi Sahkan Gred dan Majukan ke SPS Cetak senarai gred pelajar yang telah dimasukkan ke dalam i-gims (cetak dari i-gims dan bukan Microsoft Word/Excel) Semak dan sahkan senarai gred yang telah dicetak dengan menurunkan tandatangan di atas kertas cetakan tersebut. Jika terdapat sebarang kesilapan, buat pembetulan dalam i- GIMS dan cetak semula sebelum membuat pengesahan. Majukan senarai yang telah disahkan kepada Dekan/TD/ Fakulti. / Kursus/ PT/PTO SPS Kursus/ Kursus/ Sahkan (tandatangani) senarai gred pelajar yang telah disahkan oleh penyelaras kursus/pensyarah dan majukan ke SPS selewatlewatnya pada minggu kelima selepas hari terakhir minggu peperiksaan akhir.

7 AKHIR KURSUS PENGAJIAN Halaman: 7/ Terima Senarai Gred yang telah Disahkan? 7.13 Tamat 8.0 REKOD KUALITI Bil Jika Ya, ikut Langkah Jika Tidak, beri peringatan secara bertulis (surat/emel) atau melalui panggilan telefon ke pejabat / untuk ikut Langkah Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/600-4/2/2 Pengurusan Peperiksaan Akhir Kursus Salinan surat peringatan kepada pihak fakulti/pensyarah untuk memasukkan tarikh peperiksaan akhir dalam i-gims [jika berkaitan]. Salinan surat dan notis peringatan kepada pihak berkenaan tarikh penting urusan kemasukan gred. Dokumen lain yang berkenaan. Tanggungjawab Tempat dan Tanggungjawab Mengumpul dan Tempoh Menyelenggara Memfail Simpanan PT/PTO SPS PT/PTO SPS Pejabat Am Unit Program Akdemik dan Rekod PT/PTO SPS Kuasa Melupus Dekan SPS 2. UPM/(Kod PTJ)/600-4/2/2 Pengurusan Peperiksaan Akhir Kursus Salinan surat peringatan kepada pihak fakulti untuk memasukkan tarikh peperiksaan akhir dalam i- GIMS [jika berkaitan]. Surat dan notis peringatan PT/PTO PT/PTO Bilik Fail Fakulti/ Institut Dekan Fakulti/ Pengarah Institut

8 AKHIR KURSUS PENGAJIAN Halaman: 8/9 berkenaan tarikh penting urusan kemasukan gred. Dokumen lain yang berkenaan. 3. UPM/600-4/2/7 Gred yang telah Disahkan Gred bagi sesuatu kursus yang dicetak dari i-gims yang telah disahkan oleh pensyarah dan. Dokumen lain yang berkenaan. 4. UPM/(Kod PTJ)/600-4/2/7 Gred yang telah Disahkan Salinan dokumen gred kursus yang telah disahkan. Dokumen lain yang berkenaan. 5. UPM/(Kod PTJ)/600-3/2/3/(Kod Kursus) Fail Kursus (nama kursus) Kertas soalan peperiksaan. Senarai Semak Kertas Soalan Peperiksaan (PU/S/SS-02) yang telah dilengkapkan. Penilaian Kursus. 6. UPM/(Kod PTJ)/600-4/2/8 PT/PTO SPS PT/PTO SPS Pejabat Am Unit Program Akdemik dan Rekod PT/PTO PT/PTO Bilik Fail Fakulti/ Institut Dekan SPS Dekan Fakulti/ Pengarah Institut Ketua Jabatan Bilik Fail PTJ Peperiksaan Komprehensif Master PTO FPP/FBMK PTO FPP/FBMK Pejabat Am TD (Siswazah) FPP/FBMK Dekan FPP/FBMK Kertas soalan Peperiksaan Komprehensif Master. Senarai Semak Kertas Soalan Peperiksaan (PU/S/SS-02) yang telah dilengkapkan.

9 AKHIR KURSUS PENGAJIAN Halaman: 9/9 9.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD PU:S- 29/2011 PU:S- 24/2012 Kelulusan Mesyuarat Disedia Dilulus/ Tarikh dan Diluluskan Kuatkuasa Disemak Semula Keluaran Pertama untuk satu persijilan TNC (A&A) WP 03/01/2011 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-178 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-186 TNC (A&A) WP 08/08/2011 TNC (A&A) WP 09/05/2012