Perancangan Sistem Informasi Penjualan pada PT. Swasti Tunggal Mandiri

Transkripsi

1 JURNAL ILMIAH CORE IT e-issn: p-issn: IJCCS, Vol.x, No.x, JSSN: Waisen STMIK IBBI Jalan Sei Deli No. 18 Medan Abstrak PT.Swasti Tunggal Mandiri adalah perusahaan yang bergerak dibidang penyediaan bahan baku ataupun bahan jadi untuk perusahaan kelapa sawit. Proses pencatatan penjualan pada PT.Swasti Tunggal Mandiri masih dilakukan secara manual, hal ini menyebabkan perusahaan mengalami berbagai masalah seperti pencatatan transaksi penjualan yang tidak teratur,pengarsipan yang tidak efisiensi dan membutuhkan waktu yang lama dalam pembuatan laporan. Untuk mengatasi masalah tersebut maka peneliti merancang suatu sistem transaksi penjualan yang terkomputerisasi dimana sistem tersebut menggunakan bahasa pemograman Microsfot Visual Basic 6.0 dan menggunakan database Microsoft Access 2003 serta Seagate Crystal Report 8.5 untuk pembuatan laporan dan di jalankan pada sistem operasi Microsoft Wndows XP atau versi Windows yang lebih tinggi. Metode penelitian menggunakan metode SASD. Hasil rancangan dituang dalam bentuk prototipe perangkat lunak yang dikembangkan dengan menggunakan Visual Basic. Dengan sistem ini data yang diinput secara manual akan diolah dengan sistem manajemen database yang lebih baik. Sistem yang telah terkomputerisasi akan membuat pihak perusahaan memperoleh kemudahan seperti, meminiumkan kesalahan,pengarsipan data dan pembuatan laporan. Kata Kunci: Sistem informasi penjualan, Penjualan, SASD. 1. Pendahuluan Informasi merupakan salah satu bagian yang cukup penting didalam kehidupan manusia, karena dengan adanya informasi maka akan mendukung kita dalam membuat keputusan dengan lebih cepat dan tepat. Untuk masa sekarang ini informasi dapat diperoleh dengan cepat. Hal ini dikarenakan adanya bantuan alat yang berteknologi canggih yang dapat mengolah data menjadi informasi yang dibutuhkan seperti komputer. PT.Swasti Tunggal Mandiri merupakan perusahaan yang bergerak dibidang penyediaan bahan baku ataupun bahan jadi untuk perusahaan-perusahaan khususnya perusahaan kelapa sawit. Pengolahan data dan informasi secara cepat, tepat dan efisien adalah hal penting yang dibutuhkan didalam PT.Swasti Tunggal Mandiri. Salah satu informasi yang mendukung kegiatan opersaional adalah penjualan. Berdasarkan pengamatan peneliti, bahwa selama ini pencatatan penjualan perusahaan masih dilakukan secara manual,sehingga menyebabkan berbagai masalah seperti pencatatan transaksi penjualan yang tidak rapi, pengarsipan yang tidak efisien dan juga membutuhkan waktu yang lama didalam pembuatan laporan. 2. Landasan Teori Sistem adalah hubungan satu unit dengan unit-unit lainnya yang saling berhubungan satu sama lainnya dan yang tidak dapat dipisahkan serta menuju satu kesatuan dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan.[1]. Informasi adalah data yang telah di klasifikasikan atau diolah atau diinerprestasi untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan[1]. Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan[2]. Melalui suatu teknik analisa data terstruktur yang disebut Data Flow Diagram (DFD), penganalisis sistem dapat mempresentasi proses-proses data didalam organisasi. Pendekatan aliran data

2 27 menekankan logika yang mendasari sistem. Dengan menggunakan kombinasi dari empat symbol, penganalisis sistem dapat menciptakan suatu gambaran proses-proses yang bsia menampilkan dokumentasi sistem yang solid[3]. 3. Metode Perancangan Untuk mendapatkan hasil data mengenai kondisi yang dibutuhkan oleh pengguna dalam sistem yang akan dirancang, peneliti melakukan pengumpulan data melalui tahapan sebagai berikut: 1. Wawancara adalah suatu cara untuk memperoleh data dan keterangan dengan mengadakan Tanya jawab langsung dengan orang-orang yang berhubungan dengan objek yang dipilih. 2. Observasi langsung, peneliti melakukan pengamatan secara langsung pada proses pemasaran produk seperti melihat bagaimana proses pemasaran produk dilakukan. 3. Penelitian kepustakaan, penelitian ini bertujuan untuk mendapatkan data yang bersifat teori seperti mengumpulkan buku-buku atau bahan lain yang digunakan dalam penyusunan tugas akhir ini. Secara ringkas metodologi penelitian pada penelitian ini dapat di lihat pada gambar 1. Gambar 1. Langkah-langkah penelitian 4. Hasil dan Analisis Sistem informasi penjualan yang sedang berjalan pada PT.Swasti Tunggal Mandiri masih bersifat manual. Pencatatan penjualan hanya dicatata pada kartu stock. Sehingga untuk memperoleh data yang akurat tentang penjualan harus diadakan penghitungan secara fisik sehingga hal ini akan memakan waktu yang lama. Kelemahan-kelemahan sistem yang sedang berjalan pada PT.Swasti Tunggal Mandiri, yaitu: 1. Pencatatan penjualan yang dilakukan secara manual sangat sulit menghasilkan informasi ketika diinginkan informasi yang cepat dan akurat. 2. Sistem tidak terintegrasi dan memerlukan beberapa orang staf dalam penanganan masalah penjualan. Untuk mengatasi permasalahan diatas maka dirancang sistem usulan yang diharapkan dapat membantu dalam mengatasi permasalahan yang ada pada PT.Swasti Tunggal Mandiri. Sistem yang

3 28 diusulkan ini merupakan sistem komputerisasi dengan menggunakan program aplikasi yang dikembangkan sendiri oleh peneliti dengan menggunakan bahasa pemograman Mircosoft Visual Basic 6.0, Mircosoft Access 2003 dan Seagate Crystal Report 8.5. Sistem yang berjalan saat ini dalam penanganan penjualan barang pada PT.Swasti Tunggal Mandiri dimula pada setiap transaksi yang terjadi. Flow of document sistem berjalan dapat dilihat pada gambar 2. Gambar 2. Flow of Document Sistem Informasi Berjalan Berkaitan dengan permasalahan yang ada pada sistem berjalan, maka sistem informasi penjualan yang dirancang oleh peneliti adalah sistem informasi penjualan barang yang melibatkan pengelolaan data pelanggan,data barang, dan data penjualan. Adanya kemudahan dalam pencarian data tentang jumlah stok dan dalam pencrian produk yang terjual berdasarkan nama produk, tanggal ataupun produk itu sendiri. Perancangan yang dilakukan mencakup perancangan Diagram Aliran Data, ERD, kamus data, database, perancangan input, perancangan output dan user interface. Gambar 3. Diagram Konteks Sistem Informasi Penjualan Dengan keterangan terdapat tiga buah entitas yaitu pelanggan, penjualan dan pimpinan. Bagian penjualan akan memasukkan informasi data barang. Selanjutnya akan dijual kepada pelanggan, dimana pelanggan akan memberikan data pelanggan dan pemesanan barang ke sitem. Bagian penjualan akan

4 29 membuka faktur penjualan yang diinput kedalam sistem. Sistem akan secara otomatis mengurangi stok barang jika faktur telah selesaai diproses dan akan dicetak. Diagram level 0 ini terdapat 5 buah proses dimana terdiri atas proses penambahan data pelanggan,penambahan data barang, transaksi penjualan, retur penjualan dan proses pembuatan laporan. Dalam DFD level 0 memperlihatkan datastore dari transaksi yang ada yaitu data pelanggan, data penjualan, dan data penjualan barang. Dari DFD level 0 ini arus data menunjukan lebih spesifik perpindahan data dari datastore ke proses dan proses ke entitas. Diagram level nol dari sistem informasi penjualan PT.Swasti Tungggal Mandiri dapat dilihat pada gambar 4. Gambar 4. DFD Level 0 Sistem Informasi Penjualan Perancangan database dirancang dengan menggunakan Microsoft Access Desain database dimaksudkan untuk mendefenisikan isi atau struktur dari tiap-tiap file yang telah diidentifikasikan. Berikut ini rancangan struktur database yang terdiri dari: Table 1. Tabel Barang Kode Barang Text 10 Kode Barang Nama Barang Text 50 Nama Barang Satuan Text 50 Satuan Barang Harga Jual Number - Harga Jual Barang Jenis Text 50 Jenis Barang Qty Number - Jumlah Barang Primery Key: Kode Barang Tabel 2. Tabel Customer KodeCustomer Text 10 Kode Pelanggan NamaCustomer Text 50 Nama Pelanggan Alamat Text 100 Alamat Pelanggan Kota Text 50 Kota Pelanggan Pos Text 50 Pos Pelanggan Telepon Text 20 Telepon Pelanggan N.P.W.P Text 50 NPWP Primery Key: KodeCustomer

5 30 Tabel 3. Tabel Penjualan NoFaktur Text 10 Nomor faktur penjualan NoPajak Text 50 Nomor faktur pajak Tanggal Keterangan Date Text - 50 Tanggal faktur penjualan Keterangan KodeCustomer Text 10 Kode pelanggan Primery key: NoFaktur Composite key: KodeCustomer Tabel 4. Tabel DPenjualan NoFaktur Text 20 Nomor faktur penjualan KodeBarang Text 10 Kode barang Qty Number - Kuantitas barang Harga Number - Harga Total Number - Jumlah PPN Number - PPN Kuantitas Number 5 Jumlah barang Composite key:nofaktur, KodeBarang Tabel 5. Tabel RetJual NoFaktur Text 10 Nomor faktur retur Tanggal Date - Tanggal retur Refrensi Text 10 Nomor faktur penjualan / refrensi Keterangan Text 50 Keterangan Composite key: NoFaktur Tabel 6. DRetJual NoRetur Text 20 Nomor faktur penjualan Kodebarang Text 10 Kode barang Kuantitas Number - Kuantitas barang Harga Number - Harga barang Composite key: NoRetur Untuk melakukan perubahan terhadap data pada database, dibuat suatu program aplikasi dengan menggunakan bahasa pemograman Visual Basic 6.0. Adapun perancangan bentuk input dari program aplikasi ini adalah sebagai berikut :

6 31 Gambar 5. Perancangan Input Data Barang Pada form input data barang ini bagian yang dapat diisikan mencakup kode barang, nama barang, satuan, jenis, harga jual dan kuantitas. Gambar 6. Perancangan Input Data Pelanggan Form input data pelanggan ini berfungsi untuk mengentri data-data pelanggan ke sistem. Pada form ini dapat di catatkan kode customer, nama customer, alamat,kota,telepon, kode pos da NPWP.

7 32 Gambar 7. Perancangan Input Data Transaksi Penjualan Perancangan input data transasi penjualan bertujuan untuk mencatat data-data transaksi penjualan. Adapun data yang dapat dicatatkan pada form ini adalah sebagai berikut: No. Fakur, tanggal, kode customer, keterangan, kode barang dan qty. Pada form ini memiliki 7 tombol yaitu: tombol list kode faktur untuk menampilkan no faktur sebelumnya, tombol list customer untuk menampilkan daftar pelanggan yang ada, tombol kode barang untuk menampilkan daftar barang, tombol baru untuk membuat transaksi penjualan baru, tombol simpan untuk menyimpan data-data transaksi yang sudah diisi, tombol edit untuk mengedit data-data transaksi penjualan, tombol cetak untuk mencetak faktur, tombol hapus untuk menghapus data-data transaksi penjualan, tombol batal untuk membatalkan transaksi dan tombol keluar untuk keluar dari form ini. Gambar 8. Perancangan Input Data Retur Penjualan Perancangan retur penjualan bertujuan untuk mencatat data retur penjualan. Pada form ini bagian yang bisa diisikan adalah no faktur, no refrensi, tanggal, keterangan, kode barang dan qty. Output yang berupa laporan laporan dibuat dengan menggunakan program aplikasi Seagate Crystal Report 8.5 yang digabungkan dengan Microsoft Visual Basic 6.0. Adapun bentuk dari perancangan output sebagai berikut :

8 33 Gambar 9. Perancangan Output Laporan Produk Laporan produk berfungsi untuk menyajikan data-data barang yang ada pada PT.Swasti Tunggal Mandiri. Adapun data yang disajikan pada laporan ini sebagai berikut: kode barang, nama barang, qty, satuan dan harga jual. Gambar 10. Perancangan Output Laporan Penjualan Laporan penjualan berfungsi untuk menyajikan data transaksi-transaksi penjualan pada PT.Swasti Tunggal Mandiri. Adapun data yang disajikan pada laporan ini sebagai berikut: no faktur, kode barang, nama barang, harga, qty, jumlah dan total.

9 34 Gambar 11. Perancangan Output Laporan Penjualan Berdasarkan Barang Lapora penjualan berdasarkan barang ini berfungsi untuk menyajikan data transaksi penjualan berdasarkan barang yang di jual. Adapun data yang disajikan pada laporan ini sebagai berikut: kode barang, nama barang, tanggal, no faktur, harga, qty dan jumlah. Gambar 12. Perancangan Output Laporan Retur Penjualan Rancangan laporan retur penjualan ini berfungsi untuk menyajikan laporan retur penjualan yang terjadi pada PT.Swasti Tunggal Mandiri. Adapun data yang di sajikan pada laporan ini sebagai berikut: tanggal, no faktur, no refrensi, kode barang, nama barang, harga, qty dan harga.

10 35 Gambar 13. Perancangan Output Laporan Faktur Penjualan Rancangan faktur penjualan ini berfungsi sebagai faktur penjualan pada PT.Swasti Tunggal Mandiri yang akan diberikan kepada pelanggan nantinya. Adapun data yang disajikan pada faktur penjualan sebagai berikut: no faktur, tanggal, nama customer, kode barang, nama barang, qty, harga, jumlah dan total. Gambar 14. Perancangan Output Faktur Pajak. Rancangan faktur pajak ini berfungi sebagai faktur pajak yang akan diberikan kepada pelanggan PT.Swasti Tunggal Mandiri. Adapun data yang disajikan pada faktur pajak ini sebagai berikut: no faktur pajak, nama, alamat, NPWP, nama barang, harga jual dan dasar pengenaan pajak.

11 36 4. Kesimpulan Kesimpulan yang diperoleh setelah peneliti melakukan perancangan sistem informasi penjualan pada PT.Swasti Tunggal Mandiri adalah Sistem pencatatan yang bersifat manual yang selama ini dilakukan di PT.Swasti Tunggal Mandiri tidak efektif lagi sejalan dengan perkembangan perusahaan, dan tidak sesuai dengan harapan manajemen. Sistem usulan dapat menghasilkan informasi penjualan secara akurat, efektif dan sesuai dengan harapan manajemen, dimana waktu yang dibutuhkan untuk menghasilkan laporan lebih cepat dan dapat memaksimalkan jam kerja. Rancangan database yang terstruktur pada sistem usulan dapat menjadi sumber data untuk kebutuhan analisa lebih lanjut terkait penjualan. Untuk saran yang diusulkan adalah perlunya penambahan fitur-fitur manajemen penjualan seperti perhitungan harga pokok penjualan, pesanan jual,pesanan beli, fitur pembelian, retur pembelian dan fitur untuk kontrol hutang-piutang. 5. Daftar Pustaka [1.] Tata Sutabri (2005), Sistem Informasi Manajemen, Andi, Yogyakarta. [2.] Chusing E Barry (2005), Accounting Information System and Organization, Edisi Kelima, Ruchyat Kosasih, Penerbit Erlangga, Jakarta. [3.] Arbie (2004), Manajemen Database dengan MySQL, Andi, Yogyaarta. [4.] O.U, Effendy, (2005), Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek, PT.Remaja Rosdakarya, Bandung. [5.] Fathansyah (2004), Sistem Basis Data, Cetakan Kelima, Informatika, Bandung. [6.] Jogiyanto, HM, (2009), Analisis dan Desain Sistem Informasi, Andi, Yogyakarta. [7.] A.Nugroho (2011), Perancangan dan Implementasi Sistem Basis Data, Andi, Yogyakarta. [8.] Mulyadi (2008), Sistem Akuntansi, Salemba Empat, Jakarta. [9.] Kusrini, (2007), Tuntutan Praktis Membangun Sistem Informasi, Andi, Yogyakarta. [10.] Pascal, Steven Andy, (2007), Microsoft Office 2007, PT.Elex Media Komputindo, Jakarta. [11.] Rusmawan, Uus (2011), Koleksi Program VB.Net untuk Tugas Akhir dan Skirpsi, PT.Elex Media Komputindo, Jakarta.