POLITEKNIK MUADZAM SHAH

Transkripsi

1 POLITEKNIK MUADZAM SHAH JABATAN PENDIDIKAN POLITEKNIK KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI DISEDIAKAN OLEH DILULUSKAN OLEH NAMA MOHD HAZELY BIN ABDUL RAHIM DR SHAMSURI BIN ABDULLAH JAWATAN PEGAWAI HAL-HAL PELAJAR (P/D) PENGARAH POLITEKNIK MUADZAM SHAH TARIKH 16 NOVEMBER NOVEMBER 2017

2 1.0 LATAR BELAKANG Unit Hal Ehwal ditubuhkan pada tahun 2004 selaras dengan penubuhan Politeknik Muadzam Shah. Unit ini terbahagi kepada dua (2) bahagian iaitu Pengambilan & Data dan Kebajikan & Disiplin. Bahagian Pengambilan & Data bertanggungjawab dalam proses kemasukan, pengambilan, pendaftaran dan data pelajar baharu dan pelajar senior. 2.0 OBJEKTIF 2.1 Memastikan maklumat terkini mengenai program boleh diperoelhi oleh umum 2.2 Memastikan proses pengambilan dan pendaftaran pelajar ke politeknik dapat dilaksanakan dengan sempurna 2.3 Memastikan rekod dan data pelajar disimpan dan disenggarakan dengan sempurna 2.4 Memastikan statistik pengambilan dan pendaftaran pelajar adalah tepat 3.0 DEFINISI KPM JPP HEP Pengarah Kementerian Pendidikan Malaysia Jabatan Pengajian Politeknik Hal Ehwal adalah unit yang menguruskan Hal Ehwal dan Pembangunan di PMS Pengarah Politeknik Muadzam Shah

3 PHHP (P/D) Baharu Butiran Pemohon Norma PMS Pegawai Hal Hal (Pengambilan dan Data) adalah pegawai yang dilantik oleh Jabatan Pengajian Politeknik untuk menguruskan hal-hal yang berkaitan dengan pengambilan dan data pelajar politeknik masing-masing Calon yang baru mendaftar sebagai pelajar PMS Maklumat calon yang ditawarkan tempat di PMS Norma Ambilan Politeknik KPM Politeknik Muadzam Shah Pegawai Peperiksaan Pegawai Peperiksaan adalah pegawai yang dilantik oleh Jabatan Pengajian Politeknik untuk melaksanakan semua urusan dan aktiviti peperiksaan di PMS Pegawai Pendaftaran Pegawai yang bertanggungjawab mengurus dan mengendalikan pendaftaran pelajar baharu dan lapor diri pelajar senior Jawatankuasa Baharu Senior Staf HEP Kad PA Terdiri daripada kakitangan PMS yang dilantik oleh Pengarah PMS untuk mengurus dan melaksanakan proses pendaftaran pelajar baharu dan lapor diri pelajar senior Calon yang baru mendaftar sebagai pelajar PMS semester 2 ke atas dan perlu melapor diri pada semester yang berikutnya Kakitangan Unit Hal Ehwal Kad pengenalan diri pelajar yang dikeluarkan oleh Unit Hal Ehwal Pembantu tadbir Penasihat Akademik

4 4.0 CARTA ORGANISASI PENGARAH TIMBALAN PENGARAH PEGAWAI HAL HAL PELAJAR P/D PEGAWAI HAL HAL PELAJAR K/D PENOLONG PEGAWAI TADBIR PEGAWAI KEBAJIKAN PEMBANTU TADBIR PEGAWAI BIASISWA & PINJAMAN PEMBANTU TADBIR PEGAWAI DISIPLIN PEMBANTU AM PEJABAT KETUA FELO KETUA PENYELARAS MPP

5 5.0 FUNGSI UTAMA UNIT Memberi perkhidmatan berkaitan pengurusan pengambilan pelajar, pendaftaran pelajar baharu dan lapor diri pelajar senior, menguruskan Minggu Suai Kenal, menyimpan dan mengemaskini rekod pelajar, memantau perlaksanaan disiplin pelajar,mengurus penginapan kamsis pelajar, mengurus hal yang berkaitan dengan pinjaman kewangan dan kebajikan pelajar, memberi khidmat dan maklumat berkaitan dengan kemasukan pelajar ke politeknik dan menguruskan perlindungan insuran kepada setiap pelajar. 6.0 AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI UTAMA 6.1 Mengurus Pengambilan Baharu 6.2 Mengurus Pendaftaran Baharu 6.3 Mengurus Lapor Diri Senior 6.4 Mengurus Urusan : Urusan Pertukaran Politeknik Urusan Pertukaran Program Urusan Tangguh Pengajian Urusan Berhenti Pengajian 6.5 Mengurus Statistik Pengambilan dan Pendaftaran Norma Ambilan Statistik Pendaftaran Baharu Enrolmen PMS 6.6 Mengurus Pangkalan Data 6.7 Mengurus Kad 6.8 Mengurus Fail Peribadi

6 7.0 PROSES KERJA U(HEP) 1 : Mengurus Pengambilan Baharu (Penyediaan Norma Ambilan ) Proses Kerja Pegawai yang meluluskan / dirujuk Seksyen Undangundang / Peraturan 1. Menerima surat cadangan Norma Ambilan daripada Pengarah BAP 2. Menyelaras Norma Ambilan bersama Ketua Jabatan Akademik berdasarkan keperluan dan kapasiti politeknik. 3. Mendapat pengesahan Norma Ambilan yang dipersetujui hasil daripada mesyuarat akademik yang disahkan oleh Timbalan Pengarah Akademik untuk kemasukan pelajar. Panduan Pengambilan dan Pengurusan Politeknik KPM 4. Norma yang telah dipersetujui ini juga perlulah mendapat pengesahan daripada Timbalan Pengarah Sokongan Akademik dan Pengarah PMS. 5. Mengarah menyediakan surat makluman tersebut untuk dihantar kepada Pengarah BAP untuk makluman.

7 8.0 PROSES KERJA U(HEP) 1 : Mengurus Pengambilan Baharu (Penawaran Calon ke Politeknik) Proses Kerja Pegawai yang meluluskan / dirujuk Seksyen Undangundang / Peraturan 1. Menerima Borang Jawapan Tawaran (BJT- BAP) daripada calon 2. menyemak Butiran Pemohon dengan salinan dokumen yang dikemukakan oleh calon 3. Menyemak Butiran Pemohon yang dihantar oleh calon bagi kes percanggahan maklumat 4. menghubungi calon jika terdapat sebarang percanggahan maklumat yang dikemukakan oleh calon Panduan Pengambilan dan Pengurusan Politeknik KPM 5. Data percanggahan maklumat dimasukkan ke dalam Login HEP di laman web untuk mendapat kelulusan daripada pihak BAP 6. memaklumkan kepada calon sekiranya terdapat pembatalan tawaran

8 7. mengepos dokumen pendaftaran sekiranya maklumat yang dikemukakan oleh calon tidak berlaku kes yang bercanggah U(HEP) 2 : Mengurus Pendaftaran Baharu (Pendaftaran Secara Online) Proses Kerja Pegawai yang meluluskan / dirujuk Seksyen Undangundang / Peraturan 1. Menyediakan maklumat pendaftaran dan pembayaran yuran kepada UICT untuk dipaparkan melalui laman web PMS 2. Calon dikehendaki membayar yuran pengajian dan asrama sebelum mencetak butiran pendaftaran secara online. 3. Muat turun data pembayaran yuran pengajian dan asrama oleh calon melalui portal BIMB Panduan Pengambilan dan Pengurusan Politeknik KPM 4. Calon perlu mencetak slip pembayaran secara online selepas pembayaran yuran pengajian dan yuran asrama dilakukan melalui portal

9 5. Calon perlu membawa slip pendaftran secara online, resit pembayaran yuran pengajian, asrama dan yuran pelbagai pada hari pendaftaran yang telah ditetapkan. 6. AJK Pendaftaran melakukan semakan dikaunter semakan berkaitan dengan perkara di atas. U(HEP) 2 : Mengurus Pendaftaran Baharu Proses Kerja Pegawai yang meluluskan / dirujuk Seksyen Undangundang / Peraturan 1. Menyediakan surat pelantikan senarai Ahli Jawatankuasa Pendaftaran yang disahkan oleh Pengarah / Timbalan Pengarah Sokongan Akademik PMS 2. menyediakan, membuat salinan dan mengedar memo panggilan Mesyuarat Jawatankuasa Pendaftaran (JKPP) Panduan Pengambilan dan Pengurusan Politeknik KPM 3. Memantau persediaan pendaftaran dan peruntukan kewangan bagi keperluan Hari Pendaftaran Baharu

10 4. Membuat pemantauan pada Hari Pendaftaran Baharu 5. Memastikan semua pelajar yang berdaftar mempunyai fail peribadi yang dilengkapi dengan maklumat yang diperlukan 6. Memastikan semua maklumat pelajar yang baharu mendaftar ada di dalam pangkalan data sistem SPMP 7. menyediakan senarai nama pelajar yang berdaftar untuk diedarkan kepada Jabatan

11 U(HEP) 3 : Mengurus Lapor Diri Senior Proses Kerja Pegawai yang meluluskan / dirujuk Seksyen Undangundang / Peraturan 1. Mengarahkan menyediakan Surat Panggilan Lapor Diri selewat-lewatnya seminggu sebelum semester berakhir 2. perlu membuat salinan dan membuat hebahan kepada pelajar melalui Ketua Jabatan Akademik mengenai perkara tersebut 3. Mengarahkan mengemaskini pangkalan data dan senarai pelajar yang layak lapor diri 4. Mengemaskini pangkalan data SPMP bagi tujuan pendaftaran Senior secara online Panduan Pengambilan dan Pengurusan Politeknik KPM 5. Menyediakan statistik Input, Enrolmen dan Output (IEO) untuk dikemaskini oleh Bahagian Pengambilan (JPP) 6. Menyemak dan mengemaskini senarai nama pelajar yang telah mendaftar berdasarkan kepada senarai kehadiran di Jabatan Akademik

12 U(HEP) 4 (i) : Mengurus Permohonan Pertukaran Politeknik Proses Kerja Pegawai yang meluluskan / dirujuk Seksyen Undangundang / Peraturan 1. Menerima permohonan pertukaran Politeknik yang telah lengkap daripada pelajar 2. Memberi ulasan dan sokongan permohonan sebelum diserahkan kepada Pengarah 3. Permohonan tersebut dibuat secara online ke Bahagian Pengambilan melalui laman web untuk kelulusan 4. Menerima keputusan permohonan pertukaran Politeknik tersebut daripada Pengarah Bahagian Pengambilan Panduan Pengambilan dan Pengurusan Politeknik KPM 5. Mengarahkan menyediakan surat keputusan permohonan pertukaran Politeknik kepada pelajar dan salinan kepada Ketua Jabatan Akademik

13 6. Mengarahkan mengemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi terbabit. 7. Mengarahkan menyediakan surat iringan penghantaran Fail Peribadi kepada Unit Hal Ehwal di Politeknik yang dipohon oleh pelajar sekiranya permohonan tersebut diluluskan 8. Mengarahkan mengemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi

14 U(HEP) 4 (ii) : Mengurus Permohonan Pertukaran Program Proses Kerja Pegawai yang meluluskan / dirujuk Seksyen Undangundang / Peraturan 1. Menerima permohonan pertukaran program yang lengkap daripada pelajar 2. Memberi ulasan dan sokongan permohonan pelajar berdasarkan kekosongan yang ada bagi program baharu yang dipohon 3. Menyerahkan borang permohonan untuk mendapat kelulusan Pengarah PMS Panduan Pengambilan dan Pengurusan Politeknik KPM 4. Mengarahkan untuk memaklumkan keputusan permohonan kepada pelajar 5. Mengarahkan mengemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi

15 U(HEP) 4 (iii) : Mengurus Permohonan Penangguhan Pengajian Proses Kerja Pegawai yang meluluskan / dirujuk Seksyen Undangundang / Peraturan 1. Menerima permohonan penangguhan pengajian yang lengkap daripada pelajar 2. Memberi ulasan dan sokongan kepada permohonan pelajar 3. Menyerahkan borang permohonan tersebut untuk mendapat pertimbangan dan kelulusan Pengarah PMS. Panduan Pengambilan dan Pengurusan Politeknik KPM 4. Mengarahkan untuk memaklumkan keputusan permohonan kepada pelajar. 5. Mengarahkan mengemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi.

16 U(HEP) 4 (iv) : Mengurus Permohonan Berhenti Pengajian Proses Kerja Pegawai yang meluluskan / dirujuk Seksyen Undangundang / Peraturan 1. Menerima permohonan berhenti pengajian yang lengkap daripada pelajar. 2. Memberi ulasan dan sokongan kepada permohonan pelajar. 3. Menyerahkan borang permohonan tersebut untuk mendapat pertimbangan dan kelulusan Pengarah PMS. 4. Menerima keputusan permohonan berhenti pengajian daripada Pengarah PMS. Panduan Pengambilan dan Pengurusan Politeknik KPM 5. Mengarahkan menyediakan surat makluman keputusan berhenti pengajian daripada Pengarah PMS. 6. Mengarahkan mengemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi.

17 U(HEP) 5 : Membuat Kad Proses Kerja Pegawai yang meluluskan / dirujuk Seksyen Undangundang / Peraturan 1. Memberikan senarai nama kepada pihak Koperasi bagi persediaan untuk mencetak kad pelajar bagi pelajar baharu 2. Pihak Koperasi menguruskan urusan percetakan kad pelajar. 3. akan mengedarkan kepada pelajar. 4. Menerima permohonan kad gantian baharu 5. Pihak Koperasi menguruskan urusan percetakan kad pelajar. Panduan Pengambilan dan Pengurusan Politeknik KPM 6. menyerahkan kad kepada pelajar 7. Merekodkan pengesahan penerimaan

18 U(HEP) 6 : Mengurus Fail Peribadi Proses Kerja Pegawai yang meluluskan / dirujuk Seksyen Undangundang / Peraturan 1. Mengarahkan membuka Fail Peribadi 2. Mengarahkan memasukkan dokumendokumen yang berkaitan ke dalam Fail Peribadi. 3. Mengarahkan untuk membuat semakan dokumen. 4. Mengarahkan menyediakan senarai nama pelajar yang belum menyempurnakan dokumen di dalam Fail Peribadi Panduan Pengambilan dan Pengurusan Politeknik KPM 5. menghubungi pelajar untuk melengkapkan dokumen yang masih belum diserahkan 6. Mengarahkan mengemaskini Fail Peribadi dari masa ke semasa. 9.0 PROSES KERJA

19 U(HEP) 1 : Mengurus Pengambilan Baharu (Penyediaan Norma Ambilan ) MULA Terima Cadangan Norma daripada Bahagian Ambilan KJ Maklum balas daripada Ketua Jabatan Akademik TP / PENGARAH Pengesahan Norma daripada Timbalan Pengarah dan Pengarah Hantar Norma kepada Bahagian Pengambilan TAMAT U(HEP) 2 : Mengurus Pendaftaran Baharu

20 MULA Penubuhan Jawatankuasa Pendaftaran AJK PENDAFTARAN Persediaan Pendaftaran Manual Online Pengesahan Slip Bayaran Masukkan Maklumat Pra Pendaftaran Pendaftaran Program SPMP Pengesahan Pendaftaran Penyediaan Data Muat Naik Data ke server BAP Serahan Senarai Nama kepada Ketua Jabatan TAMAT

21 U(HEP) 4 (i) : Mengurus Permohonan Pertukaran Politeknik MULA Menerima Permohonan Pertukaran Memberi Ulasan Dan Sokongan Mendapat kelulusan BAP Tidak Berjaya Berjaya Mengemaskini Pangkalan Data Mengemaskini Fail Menghantar Kepada Politeknik Yang Dipohon TAMAT

22 U(HEP) 4 (i) : Mengurus Permohonan Pertukaran Program MULA Menerima Permohonan Pertukaran Memberi Ulasan Dan Sokongan PENGARAH Mendapat kelulusan Pengarah Tidak Berjaya Berjaya Memaklumkan kepada pelajar Mengemaskini Pangkalan Data Mengemaskini Fail Peribadi TAMAT

23 U(HEP) 4 (iii) : Mengurus Permohonan Penangguhan Pengajian MULA Menerima Permohonan Penangguhan Pengajian Memberi Ulasan Dan Sokongan PENGARAH Mendapat kelulusan Pengarah Tidak Berjaya Berjaya Memaklumkan kepada pelajar Mengemaskini Pangkalan Data Mengemaskini Fail Peribadi TAMAT

24 U(HEP) 4 (iv) : Mengurus Permohonan Berhenti Pengajian MULA Menerima Permohonan Berhenti Memberi Ulasan Dan Sokongan PENGARAH Mendapat kelulusan Pengarah Tidak Berjaya Berjaya Memaklumkan kepada pelajar Mengemaskini Pangkalan Data Mengemaskini Fail Peribadi TAMAT

25 U(HEP) 5 : Membuat Kad MULA Memberikan senarai nama kepada pihak Koperasi KOPERASI Percetakan Kad Serahan Kepada Kehilangan Tidak Merekodkan Pengesahan Penerimaan TAMAT