PROGRAM APLIKASI PEMBUKUAN PADA COUNTER HANDPHONE MORA PONSEL YOGYAKARTA. Naskah Publikasi

Transkripsi

1 PROGRAM APLIKASI PEMBUKUAN PADA COUNTER HANDPHONE MORA PONSEL YOGYAKARTA Naskah Publikasi diajukan oleh R. Pamuka Fatharoni kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA

2 2

3 3 ACCOUNTING APPLICATION PROGRAM ON HANDPHONE COUNTER MORA PONSEL YOGYAKARTA PROGRAM APLIKASI PEMBUKUAN PADA COUNTER HANDPHONE MORA PONSEL YOGYAKARTA Pamuka Fatharoni Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Mobile Counter "MORA Phone" is a company engaged in the buying and selling that focuses on the areas of telecommunications technology, especially mobile technology. Transactions are so many activities that can lead to data storage and stacking takes place. It required an application program based computerized book keeping. This application program is a system administration program that allows users to record all transactions that occur on the day of the transaction. This application program has the ability to process data, store data, and presenting accounting reports quickly and have high levels of efficiency are maintained. Users can easily add or remove stocks that are available on the database. If an item is available already sold, then the item will be automatically deleted from inventory. Bookkeeping application program also allows users to move infrequently used data into other storage media, which at times can be accessed again easily, quickly and accurately. Keywords: Telecommunication, Technology, System Administration.

4 4 1. Pendahuluan Perkembangan teknologi informasi pada sisi perangkat keras dan perangkat lunak yang semakin hari memperlihatkan perkembangan yang sangat pesat, didukung dengan teknologi komunikasi yang juga mengalami peningkatan secara signifikan merupakan alternatif tepat bagi suatu perusahaan untuk menunjang kegiatan-kegiatan usaha agar berjalan dengan baik. Seperti halnya pekerjaan dalam pengolahan data, apabila terjadi ketidak teraturan dan tidak terkoordinasi dengan baik dapat mengakibatkan sulitnya mengetahui data dan informasi secara mudah, cepat dan akurat. Teknologi dan informasi merupakan dua hal yang tidak dapat dipisahkan satu sama lainnya. Pada tataran perusahaan yang bergerak dibidang penjualan membutuhkan suatu sistem administrasi yang baik, agar dalam kegiatannya dapat berjalan dengan efektif dan efisien. Keadaan tersebut menyebabkan banyaknya perusahaan yang meningkatkan pengembangan di bidang penjualan untuk meningkatkan pelayanan yang lebih baik lagi dan dapat mengolah data dengan mudah, cepat dan akurat. Dalam hal ini sistem pembukuan pada counter handphone MORA PONSEL yang beralamat di jalan Affandi/Gejayan no.12 ini masih mengalami permasalahan yaitu dalam proses pengolahan data penjualan, jasa service serta pencatatan hingga penyajian laporan pembukuan masih dilakukan secara manual, yang mengakibatkan terjadinya penumpukan arsip tidak teratur dan belum tersedianya tempat penyimpanan arsip yang baik, sehingga efisiensi dari data kurang terjamin. Untuk menjaga tingkat efisiensi, data yang jarang digunakan tersebut dapat dipindahkan ke dalam media penyimpanan lain, yang sewaktu-waktu dapat diakses kembali secara mudah, cepat dan akurat. 2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu susunan sasaran tertentu. Sistem juga merupakan kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu. Ciri dari sebuah sistem yang baik haruslah mempunyai tujuan dan sasaran yang tepat karena akan sangat menentukan dan mendefinisikan masukan yang dibutuhkan sistem dan juga keluaran yang dihasilkan 1. 1 Jon Burch, Gary Grudnitski,Information System Teory and Practice, (edisi keempat; New York: john willey & Sons, 1986) hal3

5 5 2.2 Konsep Dasar Informasi Suatu informasi sangatlah dibutuhkan oleh sistem, tanpa informasi suatu sistem tidak akan berjalan dengan lancar dan dapat berhenti. Suatu organisasi tanpa adanya suatu informasi maka oraganisasi tersebut tidak dapat berjalan dan beroperasi. Informasi merupakan kumpulan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerima. Sumber informasi adalah data yang merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal data item. 2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi Setelah mengetahui bahwa suatu sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi. Dan informasi adalah kumpulan data yang diolah. Maka pengertian dari sistem informasi adalah kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak serta perangkat manusia yang bertugas mengolah dan menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak. 3. Analisis 3.1 Analisis Sistem Tujuan utama dari Analisis Sistem (systems analysis) adalah mengidentifikasi dan mengevaluasi masalah-masalah, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan dan kebutuhan-kebutuhan yang ada untuk kemudian dilakukan pembenahan. Dalam melakukan tugasnya seorang analis sistem harus melakukan beberapa langkah-langkah sebagai berikut 2 : a. Identify Mengidentifikasi permasalahan-pemasalahan yang ada, dimana suatu masalah adalah pertanyaan yang harus dapat dipecahkan untuk mencapai sasaransasaran yang diharapkan. Langkah-langkah didalam tahapan ini adalah identifikasi terhadap penyebab masalah, titik keputusan, dan personil-personil kunci. b. Understand Langkah selanjutnya adalah memahami cara kerja sistem yang sedang berjalan. Untuk dapat memahami sistem yang ada diperlukan data-data yang diperoleh dari langkah pertama identifikasi secara terinci. Tugas yang dilakukan meliputi penentuan jenis penelitian, perencanaan jadwal penelitian, pembuat tugas penelitian, pembuat agenda penelitian dan pengumpulan hasil penelitian. 2 Jogianto HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi Andi Offset, Yogyakarta, 1966, Hal 11.

6 6 c. Analyze Berdasarkan data yang diperoleh dari penelitian, maka dilakukan analisis hasil penelitian. Dimana dalam hal ini diperlukan suatu pengalaman yang cukup untuk mendapatkan hasil maksimal, karena biasanya seorang analis sistem yang baru merasa kesuliatan pada tahapan ini. Analisis sistem yang dilakukan harus dapat menjawab pertanyaan apa, bagaimana, siapa dan dimana sistem tersebut dikerjakan? Kemudian mengapa dikerjakan, perlukah dikerjakan dan apakah yang telah dikerjakan dengan baik? d. Report Langkah terakhir dari analisis sistem adalah pembuatan laporan dari hasil-hasil penelitian yang kemudian dicatat dan didokumentasikan sebagai panduan untuk mendesain sebuah sistem. 3.2 Analisis Kelemahan Sistem Untuk melakukan analisis terhadap kelemahan sistem yang sedang berjalan pada counter handphone MORA PONSEL, maka dilakukan metode PIECES yaitu Pemform, Information, Economy, Control, Efisiency, Service 3. a. Kinerja (Performance) Kinerja yang lambat membuat proses-proses kegiatan menjadi lambat, hal ini dikarenakan sistem masih menggunakan cara lama yaitu secara manual dalam pencatatan maupun pencarian data. Dalam sehari rata-rata pelanggan yang bertransaksi adalah 40 orang, setiap transaksi dibutuhkan waktu 8 menit, maka dalam sehari akan butuh waktu 320 menit atau 5.20 jam. Sistem yang baru menawarkan cara yang lebih cepat dengan waktu yang dibutuhkan hanya 3 menit setiap transaksi, berarti dalam sehari cukup butuh waktu 120 menit atau 2 jam. b. Informasi (Information) Hal-hal yang dialami selama ini adalah kurang cepatnya penyediaan layanan informasi mengenai ada tidaknya handphone yang dicari maupun harga handphone. Masalah tersebut perlu dibenahi agar tidak mengecewakan para pelanggan. Untuk itu ditawarkan sistem baru yang memberikan layanan pencarian data handphone yang tercatat dalam database secara terkomputerisasi. c. Ekonomi (Economy) Ditinjau dari sudut ekonomi, sistem yang berjalan saat ini dirasa kurang ekonomis karena perlu adanya pengeluaran biaya yang cukup banyak untuk 3 Abdul Kadir, Pengenalan Sistem Informasi, hal 34, 2002

7 7 kegiatan pencatatan administrasi dan juga adanya kesalahan pencatatan yang menyebabkan terjadinya kerugian tidak sedikit. Buku Kas (4 buah x Rp ,00) = Rp ,00 Pena (1 box x Rp ,00) = Rp ,00 Tipe X (2 set x Rp 5000,00) = Rp ,00 Mistar (2 set x Rp 5.000,00) = Rp ,00 Stabilo (1 buah x Rp 5.000,00) = Rp 5.000,00 Rp ,00 d. Pengendalian (Control) Penyalah gunaan terhadap data yang tidak terproteksi menjadi permasalahan bagi perusahaan ini, mengingat keamanan data menjadi aspek terpenting dalam suatu bisnis demi tercapainya tujuan dari pembuatan sistem. Oleh karena itu sistem yang terkomputerisasi memberikan fasilitas login demi alasan keamanan data perusahaan. e. Efisiensi (Eficiency) Cara manual saat ini dirasa memang kurang memberikan solusi untuk mendukung terciptanya kegiatan usaha yang diharapkan di dalam perusahaan ini, karena dalam kegiatan pencatatan data administrasi harus dilakukan penyalinan satu persatu. Sistem baru menawarkan pencetakan data secara terseleksi maupun keseluruhan yang akan menghemat waktu, tenaga dan biaya. f. Pelayanan (Services) Seorang pelanggan memiliki kebutuhan untuk memilih jenis ponsel yang akan dibeli, dikarenakan sistem masih menggunakan cara manual maka pelanggan merasa pelayanan kurang memuaskan, harus menunggu lama hanya untuk menanyakan tersedia atau tidaknya jenis ponsel yang dicari. Fasilitas pencarian dalam sistem yang ditawarkan akan memberikan solusi bagi kekurangan sistem lama. 4. Hasil penelitian dan pembahasan Aplikasi ini dibuat untuk pembukuan pada Counter Handphone MORA Ponsel Yogyakarta agar lebih mudah, cepat dan akurat. Dengan menu antara lain: 1 Menu Login Dibutuhkan otentikasi untuk keamanan program sesuai dengan hak aksesnya. 2 Menu Utama Apabila login berhasil maka akan tampil menu utama.

8 8 3 Menu Input Pegawai Menu ini hanya dapat digunakan oleh pengguna yang mempunyai hak akses sebagai Administrator. Jika seorang hanya memiliki hak akses sebagai user, menu pegawai ini menjadi tidak aktif. 4 Menu Kunci Sistem Menu ini digunakan untuk keamanan dari orang yang tidak berkepentingan, ketika aplikasi ditinggal oleh pegawai. 5 Menu Ganti Password Menu ini digunakan untuk mengubah password pengguna. 6 Menu Input Barang Menu ini digunakan untuk menambah, mengedit dan menghapus data barang. 7 Menu Data Pembelian Menu ini digunakan untuk melihat atau menampilkan data transaksi pembelian. 8 Menu Data Penjualan Menu ini digunakan untuk melihat atau menampilakan data transaksi penjualan. 9 Menu Pembelian Menu ini digunakan untuk fasilitas pencarian data ponsel. 10 Menu Penjualan Menu ini digunakan untuk melakukan transaksi penjualan barang. 11 Menu Input Laporan Barang Menu ini untuk membatasi output dari Laporan Barang. 12 Menu Input Laporan Pembelian Menu ini untuk membatasi output dari laporan Pembelian. 13 Menu Input Laporan Penjualan Menu ini untuk membatasi output dari laporan Penjualan. 5. Kesimpulan Setelah melewati beberapa bab, maka penulis dapat menyimpulkan bahwa sistem informasi yang berjalan pada counter handphone MORA PONSEL saat ini adalah: 1. Proses pengolahan data yang berjalan selama ini masih menggunakan cara manual, belum adanya program khusus untuk mengolah data mengakibatkan pelayanan informasi masih kurang memuaskan. Misalnya saja kerumitan dalam pencarian data, kesalahan-kesalahan pencatatan data yang membutuhkan waktu perbaikan cukup lama, semua itu sangat perlu dibenahi. Oleh karena itu sistem manual saat ini perlu dikembangkan menjadi sistem yang terkomputerisasi.

9 9 2. Adapun kelebihan sistem terkomputerisasi dibandingkan sistem yang ada saat ini (manual) adalah : a. Dapat mempercepat proses pencatatan dan pengolahan data. b. Mampu menyajikan informasi yang lebih berkualitas sehingga memudahkan dalam pengambilan keputusan. c. Efisiensi waktu, tenaga, pikiran dan biaya dalam proses pencatatan, pencarian data dan pembuatan laporan, sehingga laporan yang hasilkan lebih tepat waktu, akurat dan relevan bagi penerima informasi terakhir. Dengan adanya sistem yang diusulkan ini, diharapkan kegiatan pencatatan, pencarian data serta pembuatan laporan akan lebih efektif dan efisien. Sehingga pelayanan terhadap masyarakat dapat ditingkatkan. Daftar Pustaka 1. Abdul Kadir, Pengenalan Sistem Informasi, hal 34, Hanif Al Fatta, Analisis & Perancangan Sistem Informasi : untuk Keunggulan bersaing perusahaan & organisasi modern, Penerbit: ANDI OFFSET Yogyakarta, 2007, hal Jogianto HM, Analisis dan Desain Sistem Informasi Andi Offset, Yogyakarta, 1966, Hal Jon Burch, Gary Grudnitski,Information System Teory and Practice, (edisi keempat; New York: john willey & Sons, 1986) hal3.