KOLEJ UNIVERSITI TEKNIKAL KEBANGSAAN MALAYSIA

Transkripsi

1 KOLEJ UNIVERSITI TEKNIKAL KEBANGSAAN MALAYSIA Karung Berkunci 1200, Ayer Keroh, Melaka. Tel : Faks : bendahari@kutkm.edu.my PEJABAT BENDAHARI Rujukan Kami (Our Ref.) : KUTKM.03.02/10.12/3/2 Jld.3 ( 9 ) Rujukan Tuan (Your Ref.) : Disember 2006 Zulkaedah 1427 SURAT PEKELILING BENDAHARI BIL. 6/2006 Ketua Pusat Tanggungjawab Kolej Universiti Teknikal Kebangsaan Malaysia Assalamualaikum wrt. wbt. Y.Bhg. Datuk/Prof./Dr./Tuan/Puan, PENUTUPAN AKAUN BAGI TAHUN BERAKHIR 31 DISEMBER 2006 Dengan hormatnya saya merujuk kepada perkara di atas. 1.0 TUJUAN 1.1 Pekeliling ini bertujuan untuk menerangkan kerja-kerja yang perlu diberi perhatian oleh semua Pusat Tanggungjawab di dalam proses penutupan akaun bagi tahun berakhir 31 Disember Pekeliling ini selaras dengan keperluan Surat Pekeliling Am JPM Bil. 1 tahun 1995 yang mengkehendaki akaun universiti ditutup pada 31 Disember untuk dilapor segera ke kabinet. 2.0 PERMOHONAN PEMBAYARAN 2.1 Tarikh akhir mengemukakan permohonan pembayaran adalah 15 DISEMBER Semua Pusat Tanggungjawab diingatkan supaya mengemukakan permohonan pembayaran yang lengkap termasuk pendaftaran harta tetap/inventori. Bagi permohonan yang tidak lengkap, Pejabat Bendahari akan memproses permohonan tersebut pada tahun Pejabat Bendahari akan memproses permohonan pembayaran yang diterima sebelum atau pada tarikh tersebut dengan menggunakan peruntukan mengurus Oleh yang demikian, permohonan yang diterima lewat dari tarikh tersebut akan dibayar dengan menggunakan peruntukan mengurus 2007.

2 3.0 AKAUN PEMIUTANG Jika terdapat mana-mana bil tuntutan/invois yang telah disempurnakan bekalan dan perkhidmatannya pada atau sebelum 31 DISEMBER 2006 tetapi tidak dapat diproses permohonan pembayarannya atas sebabsebab tertentu, maka bil tuntutan/invois tersebut perlu diakaunkan sebagai pemiutang Pembayaran akaun pemiutang ini akan menggunakan peruntukan mengurus Pusat Tanggungjawab perlu mengemukakan senarai bil tuntutan/invois menggunakan format seperti di lampiran yang mengandungi butir-butir berikut: Nama syarikat/pembekal Nombor bil tuntutan/invois Nombor pesanan tempatan/inden Nombor vot yang dikenakan (sekiranya lebih dari satu vot, sila asingkan) Tarikh bekalan/perkhidmatan diterima dengan lengkap Jumlah/amaun bil tuntutan/invois 3.3 Sila kemukakan bersama-sama dengan senarai tersebut dokumen asal berikut: Bil tuntutan/invois Nota hantaran (delivery order) Pesanan tempatan/inden 3.4 Tarikh akhir mengemukakan senarai pemiutang 2006 adalah 29 DISEMBER WANG PANJAR RUNCIT 4.1 Setiap Pusat Tanggungjawab perlu mengembalikan wang panjar runcit ke Pejabat Bendahari pada atau sebelum 15 DISEMBER Baki wang tunai di tangan perlu diserahkan ke Pejabat Bendahari bersamasama resit-resit yang telah disahkan mengikut peruntukan wang panjar yang diberikan. 5.0 PENDAHULUAN DIRI DAN PELBAGAI 5.1 Semua permohonan untuk mendapatkan pendahuluan diri dan pelbagai adalah dibekukan bagi 16 hingga 31 DISEMBER Bagi mana-mana staf yang mempunyai pendahuluan diri atau pelbagai yang belum diselesaikan sehingga tarikh 31 DISEMBER 2006, perbelanjaan yang dibuat akan dikenakan pada peruntukan KUTIPAN WANG 6.1 Bagi mana-mana Pusat Tanggungjawab yang telah diberi kuasa untuk membuat pungutan wang atau individu yang ingin menyerahkan apaapa kutipan, tarikh akhir penyerahan wang selewat-lewatnya pada 26 DISEMBER 2006.

3 7.0 PERKARA-PERKARA LAIN 7.1 Kerjasama amat diharapkan dari semua Ketua Pusat Tanggungjawab bagi memastikan Pusat Tanggungjawab masing-masing memberi perhatian kepada perkara yang terkandung di dalam pekeliling ini. 7.2 Semua perkara yang tersebut di atas perlu sampai ke Pejabat Bendahari pada tarikh-tarikh yang telah ditetapkan bagi memastikan proses penutupan akaun ini berjalan lancar dan mengikut peraturan yang telah ditetapkan. Sekian, terima kasih dan Wassalam. BERKHIDMAT UNTUK NEGARA KERANA ALLAH Saya yang menurut perintah, (KHAIRUL BIN TAIB) Bendahari Pejabat Bendahari s.k Rektor Timbalan Rektor (Akademik Dan Pengantarabangsaan) Timbalan Rektor (Penyelidikan Dan Pengkomersilan/ Inovasi)

4 SENARAI PEMIUTANG 2006 Bil. Nama syarikat/pembekal No. Bil/ Invois No. Pesanan Tempatan/inden Nombor Vot Tarikh Bekalan Jumlah (RM)

5

6