GARIS PANDUAN PENGUMPULAN DATA DAN MAKLUMAT UNIVERSITI MALAYSIA SABAH (UMS)

Ukuran: px

Mulai penontonan dengan halaman:

Download "GARIS PANDUAN PENGUMPULAN DATA DAN MAKLUMAT UNIVERSITI MALAYSIA SABAH (UMS)"

Agus Suhendra Tedjo
4 tahun lalu
Tontonan:

1.0 TUJUAN GARIS PANDUAN PENGUMPULAN DATA DAN MAKLUMAT UNIVERSITI MALAYSIA SABAH (UMS) Garis Panduan ini menjelaskan dan menetapkan prosedur pengumpulan data dan maklumat selaras dengan Dasar Data

1 1.0 TUJUAN GARIS PANDUAN PENGUMPULAN DATA DAN MAKLUMAT UNIVERSITI MALAYSIA SABAH (UMS) Garis Panduan ini menjelaskan dan menetapkan prosedur pengumpulan data dan maklumat selaras dengan Dasar Data Dan Maklumat UMS. 2.0 TAFSIRAN Melainkan sesuatu itu terjelas maksudnya dalam Peraturan ini, tafsiran di bawah ini hendaklah diikuti : 2.1 Data Universiti bermaksud data dan maklumat kakitangan, pelajar, penyelidikan & penerbitan,institusi, kewangan (mengikut format MyMoheS dan MyRA) dan data lain yang difikirkan sesuai. 2.2 JFPIU bermaksud Jabatan, Fakulti, Pusat, Institut dan Unit yang ada di universiti. 2.3 JDM bermaksud Jawatankuasa Data Dan Maklumat UMS. 2.4 PPDM bermaksud Pusat Pengurusan Data Dan Maklumat. 2.5 Pengarah PPDM bermaksud Pengarah Pusat Pengurusan Data Dan Maklumat. 2.6 PTM PPDM bermaksud Pegawai Teknologi Maklumat Pusat Pengurusan Data Dan Maklumat. 2.7 Ketua JFPIU bermaksud Dekan/Pengarah/Ketua JFPIU. 2.8 PYB bermaksud Pegawai Yang Bertanggungjawab. 3.0 LATAR BELAKANG 3.1 Proses pengumpulan Data Universiti pada amalan sekarang adalah tidak berpusat di mana data disimpan oleh JFPIU masing-masing. 3.2 Garis Panduan ini diwujudkan untuk memastikan proses pengumpulan Data Universiti dapat diselaraskan oleh PPDM yang dipertanggungjawabkan sebagai penyimpan data dan maklumat universiti. 3.3 Selaras dengan keperluan semasa, satu Garis Panduan Pengumpulan Data Dan Maklumat UMS diwujudkan untuk menyelaraskan pengumpulan data dan maklumat di peringkat universiti. 1

2 4.0 OBJEKTIF 4.1 Ke arah memastikan Data Universiti sentiasa tepat, terkini dan mudah diperolehi melalui garis panduan yang jelas. 4.2 Sebagai sumber rujukan dan pemudahcara pihak JFPIU dalam mengumpulkan data dan maklumat universiti. 5.0 TATACARA PENGUMPULAN DATA DAN MAKLUMAT 5.1 Pengumpulan data dan maklumat diperingkat JFPIU: Pengumpulan dan penyimpanan dalam bentuk sistem atas talian merangkumi data utama JFPIU dan data yang diperlukan oleh PPDM Jika perlu, JFPIU boleh memohon Data Universiti dengan menghantar borang permohonan data (rujuk lampiran 3) kepada PPDM JFPIU berperanan dalam memastikan kesemua data tersedia dalam bentuk sistem atas talian untuk memudahkan capaian PPDM Jika perlu, pengumpulan dan penyimpanan dalam bentuk salinan keras menggunakan proses penyimpanan yang telah ditetapkan oleh JDM Rekod pengumpulan untuk para perlu difailkan mengikut Pekeliling Panduan Pengendalian Fail Rasmi Universiti Malaysia Sabah Bil.11/ Pengumpulan data dan maklumat diperingkat PPDM: PPDM akan mengumpulkan data dan maklumat dengan mengekstrak data secara terus ke dalam sistem atas talian JFPIU Bagi data yang disimpan secara salinan keras, PPDM akan memohon kepada JFPIU untuk mengimbas ke dalam bentuk digital jika diperlukan Adalah menjadi tanggungjawab JFPIU untuk mengesahkan data dan maklumat yang dibekalkan kepada PPDM PPDM akan mengumpulkan data dan maklumat yang telah diekstrak ke dalam Data Warehouse UMS. 5.3 Kesemua proses pengumpulan data dan maklumat perlu mematuhi Dasar Data Dan Maklumat UMS. 2

3 6.0 TANGGUNGJAWAB Ketua JFPIU, Pengarah PPDM, PYB dan PTM PPDM bertanggungjawab menentukan prosedur ini dilaksanakan semasa proses pengumpulan data dan maklumat universiti. 6.1 Pengumpulan Data Dan Maklumat diperingkat JFPIU Bil. Pihak Peranan 1. Ketua JFPIU i. Mengesahkan data JFPIU secara berkala dari semasa ke semasa. 2. PYB i. Memastikan data yang berkaitan JFPIU tersedia untuk capaian PPDM. ii. Jika perlu mendapatkan Data Universiti, PYB akan menghantar borang permohonan data kepada PPDM. iii. Jika perlu, rekod disimpan dalam bentuk salinan keras, rekod tersebut akan difailkan mengikut Pekeliling Panduan Pengendalian Fail Rasmi Universiti Malaysia Sabah Bil.11/2012. iv. Jika diperlukan PPDM, data salinan keras akan diimbas ke dalam bentuk digital untuk capaian PPDM. v. Mendapatkan pengesahan data dan maklumat dari Ketua JFPIU. vi. Memaklumkan data yang telah disahkan kepada PPDM dari semasa ke semasa. 3. Pengarah PPDM i. Bertanggunjawab menapis permohonan mengikut prosuder yang ditetapkan oleh JDM. 4. PTM PPDM i. Jika permohonan tidak diluluskan, surat rasmi atau e-mel pemberitahuan akan dihantar. ii. Jika diluluskan, data akan disediakan secara spesifik mengikut permohonan yang telah diluluskan diperingkat PPDM. iii. Jika diluluskan, e-mel atau surat rasmi berserta lampiran data dipohon akan dihantar. 6.2 Pengumpulan Data Dan Maklumat diperingkat PPDM Bil. Pihak Peranan 1. PTM PPDM i. Mengumpul dan memastikan data yang diterima dari JFPIU adalah terkini dan sempurna. ii. Menyimpan data yang diterima dan memprosesnya ke dalam Data Warehouse. iii. Memohon JFPIU mengimbas data salinan keras dan menyimpan data dalam bentuk digital jika diperlukan. iv. Membentangkan dan mengesahkan data yang diterima di Mesyuarat JDM. v. Menerima dan memproses borang permohonan Data Universiti oleh JFPIU. 3

4 7.0 PERUNTUKAN AM 7.1 Sebarang perkara yang tidak dinyatakan dalam garis panduan ini hendaklah dirujuk kepada PBPU. 7.2 PBPU boleh membatalkan dan meminda mana-mana terma dalam garis panduan ini dari semasa ke semasa. 4

5 LAMPIRAN 1 : CARTA ALIR PENGUMPULAN DATA DAN MAKLUMAT UMS 5

6 1. Proses pengumpulan data dan maklumat diperingkat JFPIU Mula JFPIU kumpul data utama dan data yang diperlukan PPDM Tidak Perlu Data Universiti? Ya Menghantar borang permohonan kepada PPDM Data diterima daripada PPDM untuk proses pengumpulan bersama data JFPIU. Ya Diluluskan? Tidak Data atas talian? Ya Tidak JFPIU simpan data salinan keras dan failkan mengikut pekeliling JFPIU simpan data atas talian dan sediakan capaian untuk PPDM Ya Perlu imbas? Tidak Tamat 6

7 2. Proses pengumpulan data dan maklumat diperingkat PPDM Mula PPDM ekstrak data atas talian JFPIU Perlu data salinan keras? Ya PPDM mohon JFPIU imbas dan sediakan akses Tidak PPDM simpan data ke dalam Data Warehouse UMS Tamat 7

8 LAMPIRAN 2 : BORANG PERMOHONAN DATA 8

9 PUSAT PENGURUSAN DATA DAN MAKLUMAT UNIVERSITI MALAYSIA SABAH UMS/PPDM1.5.2/100-6/1/15 Jalan UMS Kota Kinabalu Telefon : (+6088) Samb : 1175/1708 Faks : (+6088) BORANG PERMOHONAN DATA / DATA APPLICATION FORM BAHAGIAN A : MAKLUMAT PEMOHON / APPLICANT INFORMATION BORANG PERMOHONAN DATA/ DATA APPLICATION FORM Nama / Name : Jawatan / Post : Jabatan/Fakulti/Pusat/Institut/Unit : Data yang diperlukan Sebab Data diperlukan : : Hantar ke( Faks / Emel / Lain-lain ) : Tarikh diperlukan : Bentuk Data : Hard Copy Soft Copy Nyatakan Format data : ( Sila lampirkan contoh format data / dokumen yang berkenaan jika ada ) Tandatangan Pemohon / Signature Tandatangan Ketua Jabatan/Dekan/Pengarah Tarikh / Date : (Nama & Cop) Tarikh / Date: BAHAGIAN B : KELULUSAN PENGARAH PUSAT PENGURUSAN DATA DAN MAKLUMAT Diluluskan Diluluskan Sebahagian Data, Sebab : Tidak Dapat Diluluskan, Sebab : Tandatangan / Signature Tarikh / Date : (Nama & Cop) BAHAGIAN C: TINDAKAN SEKSYEN PENGURUSAN DATA Telah diproses dan data dihantar pada : Permohonan tidak diluluskan dan dimaklumkan kepada pemohon pada : Tandatangan Pegawai Bertanggungjawab Tarikh / Date : (Nama & Cop) * Permohonan adalah tertakluk kepada syarat-syarat yang dinyatakan seperti berikut. Syarat-syarat Permohonan 1. Permohonan perlu dihantar sekurang-kurangnya 7 hari waktu berkerja dari tarikh data diperlukan. 2. Permohonan akan diproses dalam tempoh masa 3-5 hari waktu berkerja tertakluk kepada jumlah dan jenis data diperlukan. 3. Pihak PPDM hanya akan memproses permohonan data yang dibenarkan oleh pihak universiti sahaja. 9

10 LAMPIRAN 3 : BORANG AKUJANJI 10

11 SURAT AKU JANJI KETUA JABATAN PEMILIK DATA Nama : No Pekerja : Jawatan : J/F/P/I/U : No. Telefon : Tempoh lantikan : Dari... hingga... Adalah saya seperti nama seperti di atas : 1. Akan menyediakan data dan maklumat JFPIU kepada Pusat Pengurusan Data Dan Maklumat mengikut ketetapan Dasar Data Dan Maklumat. 2. Bertanggungjawab ke atas data dan maklumat yang dibekalkan kepada Pusat Pengurusan Data Dan Maklumat. 3. Akan memastikan data dan maklumat yang dibekalkan sentiasa yang terkini mengikut keperluan Pusat Pengurusan Data Dan Maklumat. 4. Akan memastikan data dan maklumat disahkan diperingkat JFPIU sebelum dihantar kepada Pusat Pengurusan Data Dan Maklumat. Sekian, Yang benar, Cop:.. No. K/P : Tarikh : 11

dokumen-dokumen yang mirip

Garis Panduan Mengikuti Kursus Anjuran Dalaman, Luaran dan Luar Negara

Garis Panduan Mengikuti Kursus Anjuran Dalaman, Luaran dan Luar Negara ISI KANDUNGAN BIL PERKARA MUKA SURAT Garis Panduan dan Syarat-syarat Kepada Pegawai Universiti Untuk Memohon Mengikuti Kursus Anjuran