Panduan SIM DIKLAT untuk Panitia Kelas

Transkripsi

1 Panduan SIM DIKLAT untuk Panitia Kelas Tim Pengembang SIM DIKLAT PPPPTK TK DAN PLB 2018

2 Daftar Isi Daftar isi Penjelasan Umum Pengguna SIM DIKLAT Tugas Panitia Kelas Cara Login Unggah Tanda Tangan Digital Registrasi... 9 a. Unduh Akun Peserta... 9 b. Meregistrasi Peserta c. Mengunduh dan Mengedit Berita Acara Biodata Peserta. 14 a. Mengunduh dan Mencetak Verifikasi Biodata. 14 b. Memperbaiki Biodata Peserta Menunjuk Ketua Kelas pada Sistem Presensi a. Menerbitkan, Unduh dan Cetak Presensi b. Buka dan Tutup Kelas c. Verifikasi Rekap Presensi Peserta d. Memastikan Peserta telah Mengunggah Tandatangan Jurnal Mengajar a. Mengunduh Jurnal Mengajar b. Verifikasi Jurnal Mengajar Melihat dan Mengunduh Hasil Evaluasi a. Penyelenggaraan Diklat b. Fasilitator

3 1. Penjelasan Umum Secara umum SIM DIKLAT TK dan PLB ini dibuat untuk memenuhi kebutuhan otomatisasi kegiatan diklat di lingkungan PPPPTK TK dan PLB. Diharapkan dengan dibuatnya SIM DIKLAT ini, akan mempermudah pihak yang terlibat dalam pengelolaan diklat dari awal sampai akhir kegiatan untuk dikemas menjadi sebuah informasi secara utuh dan sistematis. 2. Pengguna SIM DIKLAT Seksi Program Peserta Seksi Data dan Informasi Fasilitator SIM DIKLAT Seksi Penyelenggaraan Panitia Sub bagian TU/RT Seksi Evaluasi -2-

4 3. Tugas Panitia Kelas a. Login b. Unggah tanda tangan digital c. Registrasi 1) Unduh akun peserta 2) Meregistrasi peserta 3) Mengunduh dan mengedit berita acara d. Biodata Peserta 1) Memastikan peserta mengisi biodata 2) Mengunduh dan mencetak Verifikasi Biodata 3) Memperbaiki biodata peserta e. Menunjuk ketua kelas pada sistem f. Presensi 1) Terbitkan presensi 2) Unduh dan cetak blanko presensi 3) Buka tutup kelas 4) Verifikasi Rekap Presensi 5) Memastikan peserta sudah upload tanda tangan g. Jurnal 1) Mengunduh dan mencetak blanko jurnal -3-

5 2) Mengunduh jurnal pengajar dan memastikan sudah diisi dan ditandangani oleh pengajar h. Mengunduh dan mencetak hasil evaluasi: 1) Penyelenggaraan diklat 2) Fasilitator 4. Cara Login a. Masuk ke laman web: b. Masukkan NIK dan password kemudian klik tombol Login c. NIK bisa didapatkan melalui admin d. Password default: panitia Disarankan password diubah setelah melakukan login. Berikut tampilan halaman login untuk panitia kelas: -4-

6 Untuk login masukkan NIK panitia (4 digit angka), dan masukan password: panitia Password bisa diganti pada menu setting 383 ******* -5-

7 5. Unggah Tanda Tangan Digital Untuk kebutuhan dokumen tanpa kertas (paperless) pada dokumen penyelenggaraan online dibutuhkan tanda tangan elektronik (e-signature). Tanda tangan tersebut dibuat hanya 1 kali pada aplikasi SIM DIKLAT. Langkah untuk mengunggah tanda tangan elektronik ke dalam SIM DIKLAT dengan cara klik menu setting. Pada halaman berikutnya di bagian bawah halaman klik GUNAKAN APLIKASI TANDA TANGAN DIGITAL. -6-

8 Selanjutnya lakukan pembuatan tanda tangan pada area putih seperti gambar di samping. Pembuatan Unduh tanda tangan bisa dihapus apabila belum sesuai sampai mendapatkan tanda tangan yang sesuai. Kemudian klik tombol Unduh, hingga file terunduh. Sebelum diunggah, file gambar tanda tangan diedit terlebih dahulu dengan cara dipangkas (crop) hingga bentuk gambar terlihat berbaring (landscape). Selanjutnya masukan file hasil edit melalui form -7-

9 Upload Tanda Tangan dengan mengklik tombol Choose File. Setelah file dipilih, klik unggah. 1 2 Setelah tanda tangan terunggah maka akan tampil halaman seperti berikut ini : -8-

10 6. Registrasi a. Unduh Akun Peserta Untuk mengunduh akun peserta, silakan klik kelas yang dikelola. Setelah itu akan muncul tampilan seperti ini: -9-

11 User ID Akun Peserta Untuk mencetak akun peserta, klik tombol registrasi, maka akan muncul tampilan seperti ini: -10-

12 Untuk mengunduh file akun peserta, silakan klik tombol Unduh Akun Peserta. File yang telah diunduh dalam bentuk file excel, dapat diedit sesuai kebutuhan dan dicetak serta diinformasikan ke peserta. -11-

13 b. Meregistrasi Peserta Pada halaman registrasi, klik tombol edit [Ξ], untuk melakukan registrasi peserta. Selanjutnya centang pada kolom registrasi pada peserta yang dipilih sebelumnya, seperti tampak pada gambar berikut ini

14 Apabila akan memasukkan peserta pengganti, ketik nama peserta pengganti di bawah nama peserta yang akan diganti, kemudian pilih item Pengganti pada kolom Pengganti, dan centanglah pada kolom registrasi serta berikan catatan pada kolom keterangan perihal ketidakhadiran peserta yang digantikan. Ketik nama Pengganti/unit kerja (jika unit kerjanya berbeda dengan unit kerja peserta yang diganti) Alasan perihal penggantian c. Mengunduh dan Mengedit Berita Acara Berita acara ini diperlukan sebagai rekam jejak peserta yang tidak hadir atau pergantian peserta. Unduhlah berita acara dengan cara mengklik pada tombol Unduh Berita Acara. -13-

15 7. Biodata Peserta Sebelum mengunduh verifikasi biodata peserta, pastikan semua peserta telah mengisi biodata online. a. Mengunduh dan Mencetak Verifikasi Biodata Sebelum melakukan verifikasi biodata oleh peserta, panitia kelas perlu mengunduh dokumen verifikasi biodata peserta yang ada di SIM DIKLAT, setelah mengklik kelas yang dikelolanya. -14-

16 b. Memperbaiki Biodata Peserta Untuk memperbaiki kesalahan data hasil verifikasi biodata peserta, klik pada tombol edit [Ξ] yang terletak di depan nama peserta pada halaman data peserta. -15-

17 Kemudian perbaiki data yang salah pada formulir biodata peserta berikut ini. Tombol SIMPAN untuk update data Perbaiki data peserta berdasarkan hasil verifikasi biodata peserta -16-

18 8. Menunjuk Ketua Kelas pada Sistem Masih di halaman Data Peserta, panitia kelas dapat menentukan ketua kelas pada sistem sebagai perwakilan peserta untuk menampilkan tanda tangannya pada jurnal. Untuk menentukan ketua kelas pada sistem dapat dilakukan dengan cara mengklik nomor urut peserta yang ditunjuk sebagai ketua kelas. Kemudian akan muncul pertanyaan Anda yakin peserta ini akan dijadikan ketua kelas?, bila iya klik OK. -17-

19 Setelah diklik OK maka dibawah nama peserta tersebut akan muncul tulisan ketua yang berwarna merah. -18-

20 9. Presensi a. Menerbitkan, Unduh dan Cetak Presensi Tugas panitia selanjutnya adalah menerbitkan presensi. Hal ini berpengaruh ke presensi peserta. Jika presensi belum/tidak diterbitkan maka peserta tidak akan bisa mengisi presensi. Cara menerbitkan presensi adalah sebagai berikut: 1. Setelah login, pilih kelas yang dikelola -19-

21 2. Setelah itu klik menu presensi kemudian klik tombol terbitkan presensi Tanggal dapat dipilih pada fitur ini sesuai kebutuhan -20-

22 3. Setelah tombol terbitkan presensi diklik maka akan tampil tombol-tombol seperti di bawah ini: Digunakan untuk mengunduh file presensi dalam bentuk file pdf. File ini tidak dapat diedit Digunakan untuk mengunduh file presensi dalam bentuk excel sehingga mudah untuk diedit Digunakan untuk mengecek peserta mana yang sudah atau belum melakukan presensi secara online. Digunakan untuk mengunduh file presensi peserta yang sudah ditandatangani dalam bentuk file pdf. -21-

23 b. Buka dan Tutup Kelas Kunci kelas dibuat sebagai upaya untuk membatasi akses masuk peserta ke halaman presensi online. Layaknya sebuah kode token, kode kunci kelas ini bersifat random 6 digit angka saat panitia kelas melakukan generate kode. Cara membuka dan menutup kunci kelas dapat diakses melalui menu Kunci kelas. Kemudian klik gambar gembok hingga muncul kode kunci 6 digit angka. Kode kunci kelas ini selanjutnya diinformasikan kepada peserta sebagai akses masuk ke halaman centang presensi di hari dan jam yang ditentukan. -22-

24 Kode terdiri dari 6 digit angka diinformasikan kepada peserta tiap hari berubah Peserta diberikan rentang waktu 15 s.d 30 menit untuk melakukan presensi secara online, setelah itu panitia menutup kembali kunci kelas. Untuk proses penutupan kunci kelas klik kembali gambar gembok yang berisi kode kelas hingga posisi gambar gembok mengunci kembali. -23-

25 c. Verifikasi Rekap Presensi Peserta Verifikasi rekap presensi peserta ini dilakukan setelah kunci kelas ditutup. Jika terdapat ketidakcocokan hasil antara rekap presensi pada sistem dengan kondisi kehadiran peserta di lapangan, maka panitia kelas bisa mengubah status kehadiran peserta dalam sistem, melalui menu Presensi, kemudian klik Rekap Presensi -24-

26 Selanjutnya klik tombol edit [Ξ] pada peserta yang akan diubah status kehadirannya. Kemudian hilangkan tanda centang pada kolom Hadir dan isi kolom Keterangan, selanjutnya klik tombol [centang] untuk menyimpan. 1. Dicentang/ hilangkan centang 2. Isi keterangan jika diperlukan 3. Klik tombol centang -25-

27 Hingga hasilnya seperti berikut. Status kehadiran peserta tersebut telah berubah d. Memastikan Peserta telah Mengunggah Tandatangan Seperti halnya panitia, peserta juga diminta untuk mengunggah tanda tangan digital. Untuk memastikan peserta sudah mengunggah tanda tangan digital atau belum, panitia kelas dapat mengklik tombol Rekap Presensi pada halaman presensi. -26-

28 Selanjutnya klik tombol Download Presensi File yang telah diunduh berupa file PDF. Dari file ini bisa terlihat siapa saja yang sudah atau belum mengunggah tanda tangan. Jika pada kolom tanda tangan bertuliskan Hadir berarti peserta belum mengunggah tanda tangannya. Bila demikian panitia segera menginformasikan kepada peserta yang bersangkutan untuk segera mengunggah tanda tangan ke sistem. Jika keterangannya - berarti peserta belum melakukan presensi online. -27-

29 10. Jurnal Mengajar Mengisi Jurnal mengajar ini merupakan salah satu tugas fasilitator. Panitia hanya membantu untuk mengunduh form jurnal kosong yang diisi secara manual atau mengunduh form jurnal yang sudah diisi oleh fasilitator secara online. Tapi pada menu Jurnal ini panitia diberi akses untuk mengedit atau membantu fasilitator dalam mengisi jurnal mengajar. Adapun caranya adalah sebagai berikut: a. Mengunduh Jurnal Mengajar Setelah masuk kelas, klik menu Jurnal Selanjutnya unduh jurnal mengajar yang diperlukan. -28-

30 Tanggal Dapat disesuaikan Untuk mengunduh jurnal kosong Untuk mengunduh jurnal yang sudah diisi fasilitator b. Verifikasi Jurnal Mengajar Setelah login dan masuk kelas klik menu Jurnal. Kemudian isi pada form jurnal (Jam Ke, Mata Tataran, Topik Bahasan serta ceklis pada kolom Paraf) selanjutnya tekan tombol [+]. -29-

31 Gunakan tombol [Ξ], untuk mengedit isi jurnal. Jika sudah diedit klik tombol [ ], untuk proses penyimpanan isi jurnal. Hasil pengisian jurnal akan tampak seperti gambar berikut ini: -30-

32 11. Melihat dan Mengunduh Hasil Evaluasi Dalam setiap kegiatan diklat yang diselenggarakan PPPPTK TK dan PLB, selalu dilakukan evaluasi. Ada 3 macam evaluasi yang dilakukan yaitu evaluasi penyelenggaraan, evaluasi fasilitator dan evaluasi peserta. Evaluasi peserta biasanya dilakukan oleh fasilitator selama kegiatan diklat berlangsung. Sedangkan evaluasi penyelenggaraan dan evaluasi -31-

33 fasilitator dilakukan oleh peserta sebelum kegiatan berakhir. Guna mempermudah pengolahan datanya maka kedua evaluasi ini dilakukan secara online pada SIM DIKLAT, sehingga Panitia dapat mengunduh grafik dan hasil pengolahan data sebagai bahan untuk pembuatan laporan. Adapun cara mengunduhnya dijelaskan sebagai berikut. a. Penyelenggaraan Diklat Langkah untuk mengunduh grafik dan hasil pengolahan evaluasi penyelenggaraan dilakukan dengan cara: Login dan masuk kelas yang dikelola, selanjutnya klik menu penilaian, kemudian pilih sub menu Penyelenggaraan. Maka akan muncul tampilan seperti dibawah ini: -32-

34 Link Unduh data untuk mengundul file dalam format.xlsx. -33-

35 b. Fasilitator Langkah untuk mengunduh grafik dan hasil pengolahan evaluasi fasilitator dilakukan dengan cara: Login dan masuk kelas yang dikelola, selanjutnya klik menu penilaian, kemudian pilih sub menu Fasilitator. Maka akan muncul tampilan seperti dibawah ini: -34-

36 Link Unduh data untuk mengundul file dalam format.xlsx. -35-