TUGAS ENTERPRISE RESOURCE PLANNING System Application and Product in data processing Enterprise Resource Planning ( SAP ERP )

Transkripsi

1 TUGAS ENTERPRISE RESOURCE PLANNING System Application and Product in data processing Enterprise Resource Planning ( SAP ERP ) DI SUSUN OLEH : ENCEP DEDI SUHENDAR IWAN SUNARYA DEDE SYAMLAWI ARRY ISKANDAR PUJI YUSUF NGATINO TEKNIK INFORMATIKA UNIVERSITAS SURYAKANCANA CIANJUR Jl. Pasir Gede Raya (0263) Cianjur 43216

2 ABSTRAK Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sistem informasi terintegrasi yang dapat mengakomodasikan kebutuhan- kebutuhan sistem informasi secara spesifik untuk departemen -departemen yang berbeda pada suatu perusahaan. ERP Terdiri dari bermacam- macam modul yang disediakan untuk berbagai kebutuhan dalam suatu perusahaan, dari modul untuk keuangan sampai modul untuk proses distribusi. Penggunaan ERP menjadikan semua sistem di dalam suatu perusahaan menjadi satu sistem yang terintegrasi dengan satu database, sehingga beberapa departemen menjadi lebih mudah dalam berbagi data, dan lebih mudah pula dalam melakukan komunikasi. Perangkat lunak ERP yang beredar di pasaran, tidak hanya dalam versi komersial saja, tetapi juga sudah tersedia dalam versi open source.penerapan ERP dalam suatu perusahaan tidak harus dalam satu sistem yang utuh, tetapi dapat diterapkan dengan hanya menggunakan satu modul saja dulu sebagai pilot project. Jika penerapan satu modul dinilai berhasil, maka dapat menerapkan modul lain dengan referensi modul yang sudah berhasil. Proses bisnis yang berbeda antara satu perusahaan satu dengan perusahaan lain, memungkinan dilakukan kustomisasi ERP dalam penerapannya. 2

3 BAB I Modul-modul paket ERP Paket sistem ERP terdiri atas sekumpulan modul-modul yang dapat mendukung berbagai fungssi dan proses pada perusahaan. Alur proses bisnis yang terjadi yang terjadi dalam perusahaan komersial, baik yang menghasilkan produk barang jasa secara umum merupakan satu siklus kontinu mulai dari permintaan konsumen, pembuatan produk, penyerahan produk, penagihan, pembayaran dan layanan purnajual. Sistem ERP idealnya mampu memenuhi dukungan atas proses-proses bisnis utama dan proses pendukungan.modul-modul pada paket sistem ERP dirancang untuk terintegrasi satu sama lain, meskipun implementasinya disesuaikan dengan keperluan perusahaan. Ada beberapa modul dan sub Umum pada paket ERP diantaranya Inventory Control Engineering Production Delivery Finance Sales Marketing Customer Support Asset Management Human Resouucer Management Quality Management General Finance I.1. Keuangan Modul keuangan terdiri atas serangkaian submsistem yang meliputi Financial Accounting (General Ledger, Arp/Ap, Special Ledger, Fixed Asset Accounting, Legal Consolidation Controling (Overhead Cast Controling, Activity-Based Costing, Product Cost Accounting, Analisa profitabilitas) Invesment Manajemen (Investment Planning, Budgeting, Controling, prediksi depresiasi, simulasi dan perhitungan) Treasury (Cash management, Treasury Management, Market Risk Management, Fund Management) Enterprise Controling (Executive Information Sytem, Business Planing and Budgeting, Profit Cintre Cost). 3

4 I.2. Akuntansi Keuangan Sistem Akuntansi yang baik adalah sitem yang dapat menyediakan kendali atas seluruh perusahaan dan intergrasi informasi keuangan yang sangat penting bagi para pengambil keputusan stategis. Beberapa fitur penting pada modul akuntansi keuangan : Laporan hingga ke transaksi awal, dari perhitungan total hingga kerincian transaksi, dari permintaan transaksi keuangan hingga eksekusi dan realisasi. Integrasi, sentralisasi dan fleksibilitas atas pengendalian keuangan sehingga aktivitas pengendalian dapat dilakukan secara terpusat pada banyak unit usaha (pada kasus kelompok usaha) Kesesuaian denganm standar akuntansi internasiaonal. Subsistem akuntansi dan keuangan adlah sebagai berikut : a. General Ledger Dukungan seluruh aktivitas akuntansi keuangan. Fiturnya sebagai berikut 1. Fleksibilitas penstrukturan alokasibiaya dan transaksi keuangan 2. Otomatis dan terdistribusiaplikasi 3. Kostumisasi pelaporan yang menyedikan laporan keuangan b. Account Receivable dan Account Payable (AR/AP) Digunakan untuk mengelola transaksi bisnis anatara perusahaan dengan mitra bisnisnya. c. Asset Accounting Digunakan untuk mengelola kekayaan tetap (fixed asset) dan menyedikan informasi rinci mengenai transaksi yang berhubungan dengan aset d. Legal Consolidation Digunakan untuk merencanakan strategi balance sheet yang sesuai dengankebutuhan perusahaan Controling Menyediakan informasi umum yang dibutuhkan dalam proses kenndali keuangan, dengan standar pelaporan dan analisis penelusuran atas beberapa pertanyaan umum. Modul-modul umum yang terdapat pada subsistem controling adalah: Overhead Cost Controlling Modul Overhead Cost Controlling berfokus pada monitoring dan alokasi Overhead (diarahkan langsung) Cost Center Accounting Menganalisis adanya Overhead dalam organisasi, serta mampu merinci aktivitas akuntansi Overhead Order Mengumpulkan dan menganalisa biaya, berdasarkan ukuran individu internal. Activity Based Costing (ABC) 4

5 Respon atas kebutuhan untuk memonitor dan mengendalikan proses bisnis antar departement. Product Cost Controlling Digunakan untuk menetukan biaya yang ditimbulkan dari pembuatan sebuah produk atau penyediaan layanan tertentu. Cost Object Controlling Digunakan untuk membantu memonotor order di area produksi. Profittability Analysis Salahsatu tahap yang dilakukan dalam pengalokasian biaya, dalam hal pendapatan ditetapkan berdasarkan biaya pada segmen pasar tertentu. I.4. Investment Management Ada beberapa fasilitas pada investment management adalah sebagai berikut : - Perencanaan dan anggaraninvestasi yang dapat dibuat mulai dari tingkat tertinggi, untuk keperluan proyek atau order tertentu. - Perencanaan dan dan pengelolan distribusi modal - Melakukan perencanaan dan perhitungan pengurangan nilai investasiberdasarkan ukuran tertentu. I.5. Treasury Mendukung proses pengelolaan likuiditas, portofolio, dan manajemen resiko yang efesien. Treasury terdiri atas : Cash Management Mengindentifikasi dan mencatat kebutuhan pengembangan anggaran keuangan. Treasury Management Menyedikan fungsi untuk mengelola posisi dan perjanjian keuangan, mulai dari proses transaksi penjualan hingga transfer data kebagian akuntansi keuangan. Market Risk Management Koleksi data, pengukuran risiko, analisis dan simulasi serta perencanaan aktif instrumen keuangan. Fund Management Mendukung pengelolaan proses pendanaan mulai dari anggaran hingga ke pembayaran, termasuk memonitor [engeluaran, aktivitas, sumber daya, dan pendapatan 1.5. Enterprise Controlling Mendukung fungsi pengendalian atas seluruh organisasi. Subsistem Enterprise Controlling adalah sebagai berikut : a. Executive Information Sytem (EIS) EIS menyedikan informasi yang diperlukan untuk mengelola organisasi. b. Busnees Planning and Budgeting Mendukung tim manajemen unit bisnis atauy group untuk menghitung target bisnis. 5

6 c. Profit Center Accounting Menganalisis keuntungan yang mungkin didapatkan oleh unit bisnis tertentu. I.6. Penjualan dan Distribusi Transaksi yang terjadi pada aktivitas penjualan meliputi : - Permintaan penjualan - Order penjualan - Perjanjian - Pengiriman - Penagihan - Dukungan purnajual Ada Juga aktivitas pendukung yang harus dilakukan diantaranya adalah : - Penanganan permintaan (inquiry handling) - Penyiapan dan pembuatan penawaran (quotation) - Manajemen kontrak (Order Management) - Monitor transaksi penjualan - Pemeriksaan ketersediaan - Transfer kebutuhan ke perencanaan material (material planning/mrp) - Penjadwalan pegiriman - Perhitungan harga dan pajak - Pemeriksaan harga dan Pajak - Pemeriksaan batas Kredit - Penagihan Beberapa sistem penjualan dan distribusi atas submodul diantaranya adalah : - Master data management - Order Management - Shipping - Billing - Pricing - Sales Support - Transportation - Foreign Trade 6

7 Alur Proses pada Penjualan dan Distribusi Inquiry Financial Accounting Sales Quotation Contracts Matarial Management Order Delivery Invoice Shipping Billing I.6. Master Data Management Master Data Management adalah mencatat informasi semua bahan baku yang diperlukan dan para pemasoknya, sehingga informasinya dapat digunakan untuk pengambilan keputusan dan untuk pembuatan laporan Order Management Order Management terdiri atas : - Sales Order Management Mengambarkan siklus interaksi yang penting antara perusahaan dengan konsumennya. - Purchase Order Management Pembuatan permintaan secara online, manajemen kontrak terpusat, penjadwalan, dan manajemen pemasok. Alur Aktivitas Purchase Order Management Requsisition Schedule definition Planning/ sales/shop Sourcing Information Request for Quatation Purhase Order Purchase Schedule Warehaouse Orders 7

8 1.7. Warehouse Management Pengelolaan pergudangan yang efektif dengan upaya meminimasi stok dan mengoptimalkan manajemen pergudangan. Modul Warehouse Management meliputi modul-modul sebagai berikut : - Inventory Planing : Prencenaan perpindahan inventory yang informasinya diperlukan untuk membuat prediksi tren yang akurat dan konsekuensi penyesuain pada titik reoridering, safety stok, lead-time untuk order dan service level. - Inventory Handling : Untuk memonitor semua skenario order di pergudangan yang meliputi penerimaan, isu, dan transfer inventory. - Intellight location Assignment : membuat intelligent storage list, yang memungkinkan pemeriksaan kualitas atas penyimpanan barang secara otomatis dasn deteksi lokasitertentu. - Inventory Reporting : Menganalisis informasi yang dihasilkan dari aktivitas warehousing dan menggunakan umpan balik dari optimasi proses. - Lost Control : Pelacakan dan penelusuran lot, sehingga perusahaan dapat menelusuri semua material dasar dan barang jadi yang menggunakan material tersebut. - Distribution Data Collection : Mendukung proses warehouse yang bersifat paperlies dengan menyedikan jalur komunikasi anatara sistem pengiriman dan penyimpanan, dan peralatan warehousing seperti sistem scannr bar-code Shipping Modul shipping mendukung fungsi sebagai berikut Memonitor tanggal order dan tanggal pengirimanan yang ditetapkan Membuat dan melaksanakan pengiriman barang Merencanakan dan memonitoring aktivitas pengiriman Memonitor ketersediaan material dan pengelolaan order skala besar Penjemputan Pengemasan barang Dukungan informasi untuk perencanaan transportasi Dukungan transaksi mata uang asing Pencetakan dan pengiriman dokumen Pembaruan Data 1.9. Billing Sistem penagihan dengan cara membuat invoice (tagihan) berdasarkan barang atau layanan yang dijual, membuat catatan kredit dan debet berdasarkan dokumen tagihan yang terkait. 8

9 1.10. Pricing Princing berfungsi untuk mendefinisikan aktivitas perhitungan harga dan biaya, pricing juga dapat menyimpan informasi mengenai harga berbagai jenis barang, informasi rinci mengenai jumlah diskaon, Sales Support Sales Support adalah untuk berkontrobusi dan mengakses informasi mengenai konsumen, prospek penjualan, kompetitor dan produknya, serta kontak bisnis. Sistem ini dilengkapi dengan berbagai alat bantu untuk proses promosi pada konsumen Transportasi Transportasi meliputi perencanaan dan pelaksanaan transportasi baik pengiriman internal maupun ekternal, dengan sistem ini perusahaan dapat memonitor proses transportasi secara keseluruhan dari perencanaan hingga ke sasaranpengiriman produk atau kelokasi pemasok. I.13. Foregn Trade Foregn Trade mendukung pengolahan data transaksi menggunakan sistem perdagangan antaranegara dengan fasilistas perhitungan beberapa mata uang dan sitem pembayaran yang melibatkan beberapa mata uang yang berbeda-beda. I.14. Produksi Produksi atau manufacturing adalah sistem yang menyedikan aplikasi manufaktur dalam berbagai fungsi dan metode yang mendukung manajemen sumber daya secara terintregrasi, mendukung dan memudahkan pertukaran informasi di seluruh perusahaan atau dalam satu lokasi khusus pada perusahaan. Terlepas dsari itu sitem harus dapat menyedikan berbagai fitur dan fungsi, dengan cakupan yang luas, stabilitas operasional, dan arisitektur aplikasi yang tidak tergantung pada platform tertentu I.15. Cost Management Cost management merupakan modul ERP yang menyediakan informasi biaya pada berbagai tingkatan yang dapat membantu perusahaan mengindentifikasi penentu biaya dan mengurangi biaya produksi. Sistem ini mendukung berbagai metode penilaian inventory, seperti LIFO, FIFO, Moving avarege, dan lot casting. Sistem ini juga dapat melacak penggunaan material untuk setiap job dan jika aktivitas ini berkaitan dengan proyek maka informasi untuk setiap proyek tersebut dapat secara otomatis diperbaharui. I.16. Engeneering Data Management Modul ini membantu mempercepat pengiriman data, mengurangi kesalahan dan meningkatakan produktivitas desain dengan menyediakan keterkaitan otomatis antara data engeneering (desain) dengan data produksi. 9

10 I.17. Engineering Change Control Engineering Change Control meningkatkan kontrol atas perubahan order engineering secara efektif dan apabila tahapan ini sudah dilalui maka sistem secara otomatis menerapkan perubahan pada database production. I.18. Configuration Management Untuk mengunrangi siklus waktu order dengan mengurangi waktu review dan biasanya menyangkut evaluasi kelayakan dan biaya yang berhubungan dengan konfigurasi tertentu dengan cara meciptakan knowledge based yang fleksibel dimana knowledge based ini memuat informasi mengenai pengalaman para sales dan engineering. I.19. Serialisation / Lot Control Sistem Lot Control adalah prealokasi angka lot, sitem ini mendukung order produksi ditetapkan dengan jumlah lot tertentu untuk item induknya dan apabila order shop dilepas catatan lot master akan dibuat dan alokasi ke level yang lebih tinggi. Prealokasi manual atas lot yang sudah ditetapkan dapat dilakukan baik pada order customer maupun order shop dan dapat dilakukan transparasi informasi baik pada perencanaan maupun produksi sebenarnya. BAB II SYSTEM APPLICATION AND PRODUCT (SAP) IN DATA PROCCESSING ERP SAP (System Application and Product in data processing ) adalah suatu software yang dikembangkan untuk mendukung suatu organisasi dalam menjalankan kegiatan operasionalnya secara lebih efisien dan efektif. SAP merupakan software Enterprise Resources Planning (ERP), yaitu suatu tools IT dan manajemen untuk membantu perusahaan merencanakan dan melakukan berbagai aktivitas sehari-hari. SAP terdiri dari sejumlah modul aplikasi yang mempunyai kemampuan mendukung semua transaksi yang perlu dilakukan suatu perusahaan dan tiap aplikasi bekerja secara berkaitan satu dengan yang lainnya. Semua modul aplikasi di SAP dapat bekerja secara terintegrasi Fungsi-fungsi Uatama SAP ERP 1. Functional, ini berhubungan dengan fungsi si ERP, biasanya orang dengan latar belakang keuangan (untuk modul FICO), orang berlatar belakarng HRD (untuk modul HR), ataupun orang teknik (untuk modul PP, PM) atau bahkan orang diluar bidang ilmu terkait bisa menjadi functional.functional berhubungan dengan design business process dari si ERP. Persoalan design ini penting, karena proses pembelian 10

11 barang pada pabrik Mobil dengan pabrik Motor tentunya memiliki flow yang berbeda. 2. ABAPer, dengan nama lain programmer, ini pastinya diisi oleh orang-orang berlatar belakang programming. ABAPER bertugas membuat report / customi akan sistem SAP. ABAP merupakan bahasa pemrograman sendiri yang dibuat oleh SAP. 3. Basis, Basis mudahnya adalah system administrator. Basis ini lah yang membuat user, membuat roles & profiles, mengatur security parameter, mengatur scheduling, set up system dan pekerjaan admin lainnya Sub modul Sistem SAP ERP 1. SD-Sales & Distribution membantu meningkatkan efisiensi kegiatan operasional berkaitan dengan proses pengelolaan customer order (proses sales, shipping dan billing) 2. MM-Materials Management membantu menjalankan proses pembelian (procurement) dan pengelolaaninventory 3. PP-Production Planning membantu proses perencanaan dan kontrol pada kegiatan produksi(manufacturing)suatuperusahaan. 4. QM-Quality Management membantu mengecek kualitas proses-proses di keseluruhan rantailogistik 5. PM-Plant Maintenance suatu solusi untuk proses administrasi dan perbaikan sistem secara teknis 6. HR-Human Resources Management mengintegrasikan proses-proses HR mulai dari aplikasi pendaftaran, administrasi pegawai, management waktu, pembiayaan untuk perjalanan, sampai ke proses pembayaran gaji pegawai 7. FI-Financial Accounting Mencakup standard accounting cash management (treasury), general ledger dan konsolidasi untuk tujuan financial reporting. 8. CO-Controlling Mencakup cost accounting, mulai dari cost center accounting, cost element accounting, dan analisa profitabilitas 9. AM-Asset Management Membantu pengelolaan atas keseluruhan fixed assets, meliputi proses asset accounting tradisional dan technical assets management, sampai ke investment controlling 10. PS-Project System Mengintegrasikan keseluruhan proses perencanaan project,pengerjaan dan kontrol. 11

12 2.3 Paket AplikasiSAP ERP Gambar SAP ERP Solution Map Dari Solution Map di atas terlihat berbagai fungsi yang termasuk dalam Solusi SAP ERP. Sesungguhnya ada empat fungsi utama aplikasi yang membentuk produk ini yaitu: 1. SAP ERP Financials, yang meliputi Financial Accounting, Financial dan Manajemen Pelaporan, corporate governance and compliance, Manajemen Modal, dan Corporate Performance Management. SAP ERP Financial merupakan inti dari semua implementasi SAP secara global. Fitur dalam SAP ERP Financial ini membantu organisasi merampingkan proses keuangan, mengoptimalkan modal kerja, dan mengelola resiko yang dapat mempengaruhi nilai aset keuangan, membantu proses pembayaran, dan pengaturan margin keuntungan. Juga membantu mempercepat arus kas dan meningkatkan cara pengelolaan uang tunai untuk memaksimalkan liquiditas dan meningkatkan hasil investasi. 2. SAP ERP Human Capital Management, meliputi proses manajemen karyawan untuk Manajemen Sumber Daya Manusia, administrasi kepegawaian dan proses penggajian. Berbagai fungsi pada modul ini mulai dari proses dari applicant sampai menjadi employee, life cycle pekerjaan seperti mutasi, promosi, demosi sampai terminasi dan pensiun. Fitur di HCM ini berkontribusi dalam hal produktivitas dan profitabilitas sebuah organisasi dengan menjalankan biaya yang efektif dan efisien dalam operation di HR mulai dari Hire, pengembangan dan mempertahankan talentatalenta terbaik di semua level. Mengelola tugas Sumber Daya Manusia dengan memberikan informasi yang lengkap, real time yang pada akhirnya akan membantu 12

13 dalam mengelola karyawan secara lebih efective, meningkatkan kepuasan karyawan, dan mengontrol semua biaya yang dikeluarkan untuk karyawan. 3. SAP ERP Operations, menggabungkan proses penyediaan produk dan services kepada customer. Fungsi-fungsi yang didukung antara lain Procurement dan Logistic execution, pengembangan produk, manufacturing, sales dan service. 4. SAP ERP Corporate Services, meliputi banyak fungsi corporate yang biasanya diluar ketiga group yang di atas. Seperti Real Estate Management, Asset Management, Manajemen produk dan Porfolio, environment, health and safety management, dan quality management. Apakah service ini mau dibuat sentralisasi atau desentralisasi, service corporate ini dapat dimanage di dalam SAP ERP corporate services. 2.4 SAP NETWEAVER SAP Business Suite adalah sekumpulan aplikasi bisnis yang menyediakan integrasi informasi dan proses, fungsionalitas utk spesifik Industri, unlimited scalability, dan kolaborasi yang mudah melalui internet. SAP Business Suite didasarkan pada platform teknologi SAP yang disebut NetWeaver. SAP Business Suite menyediakan best industry practices dengan aplikasi yang spesifik dengan industri tersebut. Core aplication dari SAP Business Suite yaitu: 1. SAP CRM (Customer Relationship Management) 2. SAP ERP (Enterprise Resource Planning) 3. SAP PLM (Product Lifecycle Management) 4. SAP SCM (Supply Chain Management) 5. SAP SRM (Supplier Relationship Management) 13

14 2.5 Target Customer SAP Pengguna SAP kebanyakan adalah perusahaan berukuran menengah ke besar, dengan 80% merupakan pengguna SAP ERP dan 20% sisanya menggunakan solusi SAP lainnya. Untuk pasar ERP, SAP merupakan pemimpin pasar di dunia dengan penggunaan pasar lebih dari 65%. SAP kini juga menyediakan paket solusi ERP untuk perusahaan kecil menengah, yaitu SAP Bussiness One dan SAP All-in-one. Di Indonesia, saat ini SAP banyak digunakan oleh beberapa perusahaan besar,dalam berbagai bentuk kombinasi modul, fitur atau fasilitas. Perusahaan tersebut antara lain: Garuda Indonesia, Telkom, PLN, Pertamina, Astra Internasional, Astra Honda Motor, Indofood, Aqua Danone, Bentoel Prima, Bank Mandiri, dan lain-lain. Keunggulan : Tingkatan set fitur dan fungsionalitas perangkat lunak Perangkat Lunak fleksibilitas dan konfigurabilitas ekstrim Workflow dan otomatisasi proses bisnis Skalabilitas untuk mengakomodasi perusahaan pelanggan dan pemerintah terbesar di dunia. Kelemahan : Perangkat Lunak kompleksitas baik dalam pelaksanaan dan pemanfaatan implementasi Biaya perangkat lunak yang tinggi, terutama ketika mengakui jasa profesional yang tinggi dan biaya pemeliharaan Sulit dan implementasi aplikasi perangkat lunak risiko tinggi Tingginya biaya perawatan perangkat lunak berulang dan biaya upgrade software Waktu untuk menyebarkan Akses data. BAB III Study Kasus Penerapan ERP di Perusahaan PT. Java Jati Visions Raya (Java Jati) PT. Java Jati adalah salah satu perusahaan manufaktur furniture dan desain interior Indonesia yang berdiri pada tahun Produk-produknya dipasarkan baik untuk pasar lokal maupun internasional, terutama pasar Amerika Serikat dan Eropa. Didukung oleh sekitar 500 pekerja, Java Jati berkomitmen bahwa kepuasaan pelanggan adalah prioritas utama dan akan terus 14

15 berupaya untuk selalu memberikan nilai tambah terbaik bagi kustomer serta memberikan layanan kustomer hingga ke tingkat maksimal. Java Jati telah mendapatkan sertifikat ISO 9001:2000, Quality management System, CE and UL Certification. Perusahaan juga telah menerima sejumlah penghargaan, diantaranya adalah Best Exhibit Award dari the International Singapore Furniture Fair pada tahun Tantangan bisnis Sebagai perusahaan yang telah berkembang selama bertahun-tahun, hal yang penting bagi Java Jati untuk mengimplementasikan solusi terintegrasi guna mendapatkan kontrol yang lebih baik di seluruh proses internal dan menyediakan tingkat layanan yang maksimal kepada kustomer. Sistem teknologi informasi yang telah terpasang sebelumnya tidak mampu lagi untuk memenuhi kebutuhan perusahaan yang telah tumbuh, dan malah melahirkan sejumlah masalah. Salah satu contohnya adalah, seringkali departemen pemasaran dan produksi tidak terintegrasi, sehingga sering memunculkan data-data yang tidak akurat. Akibat lebih jauh yang ditimbulkan dari ketidakakuratan data adalah, menyebabkan keterlambatan dalam waktu penghantaran, sehingga memunculkan berbagai keluhan dari para pelanggan. Solusi Untuk menghadapi tantangan bisnis tersebut Java Jati memilih SAP yang memberikan solusi SAP Business One (SBO) yang memiliki kemampuan material requirements planning (MRP), suatu fitur baru untuk mengelola perencanaan sebagai suatu elemen yang terintegrasi secara penuh. Versi terbaru SAP Business One tersebut mampu menghapuskan kebutuhan bisnis untuk mengelola berbagai aplikasi yang terisolasi satu dengan yang lain dengan menyediakan software tunggal dan terintegrasi yang mampu memberikan suatu pandangan seragam atas up-to-the minute information. Kenapa Memilih SAP Business One Setelah melalui perbandingan secara mendalam dengan solusi serupa yang ada dipasar, Java Jati melihat bahwa SAP Business One memberikan nilai terbaik dari segi keuangan. Hari Selasa (26/4/2005) perusahaan tersebut mengumumkan secara resmi penggunaan SAP Business One, suatu solusi SAP dengan harga terjangkau dan mudah di gunakan bagi perusahaan SMB (small and midsize businesses). Saya berharap dengan para kustomer kata Farry Tandean MSCS MSEE, Direktur Java Jati. Farry optimis implementasi SAP Business One akan mempercepat perusahaan untuk mencapai tujuan, tumbuh dengan memperluas penetrasi pasar ke sejumlah negara-negara kecil di Eropa dan memperluas penawaran produknya dalam berbagai jenis produk, dan 15

16 dengan SAP Business One, perusahaan merasa memiliki kekuatan untuk mewujudkan tujuan perusahaan tersebut dengan sukses. Evaluasi Untuk dapat mengembangkan bisnisnya dan menghadapi tantangan yang ada, perusahaan Java Jati telah mengadopsi suatu produk ERP yang ditawarkan oleh SAP dengan tipe paket SAP Business One. Dimana paket Business One ini merupakan produk dari SAP untuk perusahaan kecil dan menengah yang dapat selesai diimplementasikan dalam waktu 1 hingga 3 bulan. Perusahaan Java Jati percaya bahwa SAP Business One akan membantu mempertajam visibilitas perusahaan dan meningkatkan daya saing perusahaan. Sehingga hal ini akan meningkatkan kepuasan pelanggan, dengan harapan mampu mempersingkat secara signifikan waktu yang dibutuhkan perusahaan untuk merespon kebutuhan kustomer, meningkatkan layanan kustomer dan membangun hubungan jangka panjang yang berkesinambungan. Perusahaan ketika berusaha untuk mengimplementasikan suatu paket ERP maka pertama yang perlu dilakukan adalah berusaha mengidentifikasikan dan merumuskan masalah serta sasaran yang akan dicapai, dimana masalah yang terjadi pada perusahaan Java Jati adalah sistem teknologi informasi yang telah terpasang sebelumnya tidak mampu lagi untuk memenuhi kebutuhan perusahaan yang telah tumbuh, dan malah melahirkan sejumlah masalah. Salah satu contohnya adalah, seringkali departemen pemasaran dan produksi tidak terintegrasi, sehingga sering memunculkan data-data yang tidak akurat. Akibat lebih jauh yang ditimbulkan dari ketidakakuratan data adalah, menyebabkan keterlambatan dalam waktu penghantaran, sehingga memunculkan berbagai keluhan dari para pelanggan. Oleh karena itu Java Jati berusaha untuk mengatasi masalah ini dengan solusi mengintegrasikan sistem informasi yang ada dengan paket ERP. Pemilihan SAP business one sebagai solusi terbaik didasari oleh kapabilitas vendor yakni SAP yang merupakan pemimpin pasar di seluruh dunia dengan penguasaan pasar lebih dari 65%. Paket SAP business one merupakan paket ERP yang ditujukan bagi perusahaan kecil menengah, dimana hal ini sesuai dengan perusahaan Java Jati yang memiliki 500 karyawan. Kesesuaian fungsional yang dibutuhkan perusahaan merupakan salah satu aspek penting dalam mengevaluasi paket ERP, sistem yang akan dipilih harus sesuai dengan proses bisnisnya, fitur MRP yang dapat mengintegrasikan antara produksi, pengadaan dan manajemen inventory, sesuai dengan proses bisnis Java Jati yang merupakan perusahaan manufaktur furniture, mengingat aktivitas dalam rantai pasok tidak dapat dikelola secara sendiri-sendiri karena terdapat ketergantungan antara satu dengan lainnya dimana penjadwalan proses produksi sangat tergantung pada penyediaan material dan perencanaan pembelian bahan baku, sehingga keterlambatan akan menyebabkan layanan terhadap kustomer tidak maksimal. 16

17 Salah satu aspek yang perlu diperhatikan adalah aspek perubahan yang terjadi pada perusahaan Java Jati sebagai konsekuensi dari implementasi sistem yang baru. Perubahan dapat terjadi meliputi perubahan aliran informasi, pengetahuan, kultur dan tugas, dimana setiap keputusan ERP yang diambil akan menyebabkan perubahan teknik bisnis yang akan mempengaruhi sebagian besar karyawan. Perlu diingat bahwa teknologi informasi yang baru ini akan digunakan oleh seluruh karyawan perusahaan, sehingga perusahaan perlu untuk memperhatikan aspek perubahan ini dengan seksama. Sosialisasi awal perlu dilaksanakan untuk membangun awareness dari para karyawan sehingga mereka tidak shock akan perubahan yang akan terjadi, perusahaan perlu menyediakan program-program pelatihan baik formal maupun informal, dimana untuk pelatihan formal dapat dilakukan dengan menjadwalkan pelatihan-pelatihan yang wa jib diikuti oleh karyawan dengan format web based virtual training, computer based training, video course, self study books, dan pop up help screens, serta untuk pelatihan informal dapat dilaksanakan dengan membuat media-media informasi seperti news letter, bulletin, mailling list ataupun dapat dengan story telling kepada sesama karyawan mengenai cara-cara penggunaan sistem informasi yang baru serta kendala-kendala yang dihadapi oleh karyawan tersebut. Peran aktif para pimpinan manajemen dari Perusahaan Java Jati ini juga mempunyai dampak yang signifikan terhadap kesuksesan implementasi dari sistem ERP tersebut, perusahaan seharusnya membuat sebuah tim yang terdiri dari orang-orang yang mempunyai reputasi dan integritas pada bidangnya dan didukung oleh pimpinan puncak yang memiliki akses dan pengaruh yang kuat di perusahaan sehingga dapat menjaga agar proyek implementasi tetap berjalan pada jalurnya. Tim yang ideal sebaiknya melibatkan user, spesialis teknologi informasi dari dalam perusahaan, orang-orang yang dapat bekerja sama dengan berbagai grup yang berbeda, dan orang yang memahami proses bisnis dengan baik. Jangan dilupakan kendali atas dukungan vendor dan jasa konsultasi implementasi ERP yang harus selalu dijaga dan diperhatikan oleh pihak internal perusahaan agar implementasi SAP business one dapat berjalan dengan baik. Secara umum terdapat tiga faktor kritis utama yang perlu diperhatikan baik bagi perusahaan Java Jati maupun perusahaan lain pada umumnya, dalam mencapai keberhasilan implementasi ERP pada sebuah perusahaan: Dukungan manajemen Keterlibatan user Sasaran proyek yang jelas. Pada dasarnya IT harus menghasilkan sesuatu yang strategis (cause & driver) untuk kemajuan bisnis dari perusahaan, dimana penggunaan IT diharapkan dapat menangkap peluang-peluang bisnis yang ada yang ada yang dapat membawa perusahaan merengkuh 17

18 keunggulan kompetitif. Setiap pemimpin perusahaan harus dapat menyikapi secara bijak penggunaan IT dengan tidak terlalu mempentingkan aspek teknologi dengan mencari solusi yang terbaru, terbaik dan termahal dengan berorientasi keuntungan jangka pendek tanpa mengidahkan keuntungan-keuntungan jangka panjang. Perlu diingat bahwa penggunaan teknologi yang canggih, terbaru, dan terbaik tidak akan berarti apa-apa bila tidak didukung oleh elemen manusia (people) yang baik serta proses bisnis yang merupakan komponen utama dari sistem informasi di perusahaan. Implementasi SAP ini melibatkan beberapa aktivitas yaitu : 1. Mengitegrasikan aktivitas perusahaan pemrosesan data di dalam ERP sistem terjadi secara cross-functional dengan data yang terhimpun dalam satu sistem sehingga menyebabkan hilangnya batas antar unit atau lokasi dalam organisasi 2. Memberikan kesempatan untuk mengadopsi best practice Paket software standard ERP terdiri dari ribuan atau bahkan lebih best practice dari proses bisnis yang dapat meningkatkan performance dan produktivitas perusahaan bila diimplementasikan 3. Menyediakan informasi secara real-time dan on-line, dimungkinkan dengan terhubungnya semua end-user perusahaan dalam satu sistem informasi secara on-line 4. Memberikan fasilitas komunikasi dan kolaborasi di dalam satu perusahaan ERP memberikan kemampuan kepada user dari berbagai fungsi dan lokasi dalam organisasi untuk berkomunikasi dan kolaborasi dengan adanya proses yang saling berhubungan. 3.3 KESIMPULAN DAN SARAN KESIMPULAN Jika diberi pelatihan secara berkelanjutan, para personnel akan terbiasa menggunakan ERP. Ada beberapa keuntungan yang di dapat perusahaan dengan mengimplementasikan SAP ERP HCM ini, beberapa di antaranya adalah : 1. Mendorong ke arah kemampuan decision-making yang lebih baik dengan parameter yang terukur secara kuantitatif, seperti misalnya penentuan gaji, penambahan & pengurangan personel, percepatan pengolahan laporan dan lain-lain. 2. Meningkatnya efisiensi perusahaan 3. Menghasilkan laporan-laporan akurat yang berkelas dunia 4. mendukung perusahaan untuk mentransformasikan organisasi secara menyeluruh 5. adanya proses yang standar mengurangi potensi konflik 18

19 SARAN Sebelum mengeluarkan budget untuk pengimplementasian ERP ini, ada baiknya perusahaan berpikir lagi untuk membeli software tersebut, apakah benar-benar sebanding antara hasil yang diterima dengan yang dikeluarkan. Mungkin pengimplementasian ERP ini bisa memakan biaya yang cukup besar maka diperlukan seorang yang jeli untuk menganalisa dengan tepat agar pembelian software itu tidak sia-sia. DAFTAR PUSTAKA diunduh tanggal /09:20PM 4. Suryonugroho D.I., Implementasi ERP yang berhasil (sebuah ringkasan singkat) 5. Indrajit E., Implementasi ERP Berakibat PHK, 6. Thamura F., Compiere Smart ERP, 2005,SDA Asia Magazine 7. Hossain, Liaquat, dkk, 2002, Enterprise Resource Planning: Global Opportunities & Challenges, Idea Group Publishing 8. Sanjaya I., mudahkah Implementasi ERP diperusahaan tradisional Indonesia? 9. Kegagalan Dalam Implementasi System ERP MemilihAplikasi ERP, cid=4&id= Susrini N.K., - detikinet, Penerapan ERP Perlu Kemauan, /i dnews/182949/idkanal/ Kurniawan S.A., 2005, Meningkatkan Efisiensi & Efektifitas Proses Bisnis dengan ERP, SDA Asia Magazine 14. Untoro U.W., Kisah ERP, Wallace,ThomasF.danKremzar,Michael H., 2001, ERP Making It 19

20 Happen : The Implementor s Guide tosuccess with Enterprise Resource Planning, John Wiley and Sons Inc 16. Hidayat W., - detikinet, Banyak ERP Gagal Karena Terlalu Rumit, /i dnews/185635/idkanal/ Diunduh Tanggal lecturer.ukdw.ac.id/anton/download/.../sap%20-%20praktikum.pdf 20