SOKONGAN KEWANGAN. PEJABAT BURSAR Kod Dokumen : UPM/SOK/KEW/P010 PROSEDUR PENGURUSAN PENDAHULUAN DAN KAD KORPORAT

Transkripsi

1 Halaman: 1/9 1.0 TUJUAN Prosedur ini disediakan untuk menerangkan tatacara permohonan wang pendahuluan dan kad korporat. 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi semua jenis pembayaran wang pendahuluan dan permohonan kad korporat tidak termasuk pelarasan wang pendahuluan dan kad korporat yang dibuat kepada staf kecuali staf sambilan dan pembantu penyelidik siswazah. 3.0 TANGGUNGJAWAB Naib Canselor, Wakil an dan Timbalan Wakil an bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat perlu mematuhi prosedur ini. 4.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen Peraturan dan Perakaunan UPM Perintah Am Bab B Pekeliling Perbendaharaan berkaitan yang berkuatkuasa Surat Pekeliling Perbendaharaan berkaitan yang berkuatkuasa Arahan Perbendaharaan berkaitan yang berkuatkuasa Surat Arahan Perbendaharaan berkaitan yang berkuatkuasa Pekeliling, Garis Panduan dan Dokumen Pejabat berkaitan yang berkuatkuasa

2 Halaman: 2/9 5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN Batching PK PA PTK Pentadbir PPPTJ PTJ Pusat Kos Advance Report : Baucar-baucar dikumpul mengikut payment entry (tidak melebihi 5 baucar) : Pegawai yang bergred dari W41 dan ke atas di bawah Skim Perkhidmatan SSM : Penolong Akauntan : Pembantu Tadbir : Pegawai yang bergred 41 dan ke atas di bawah Skim Perkhidmatan SSM : Pembantu Pentadbir yang terdiri daripada pegawai UPM yang bergred 40 dan ke bawah, di bawah Skim Perkhidmatan SSM di Pusat : Pusat : Kod Pusat : Laporan Transaksi KPTJ Wang Diri Wang Gaji Wang Pelbagai : Ketua Pusat : Wang pendahuluan untuk membiayai bayaran sewa hotel/lojing dan elaun makan bagi perjalanan dalam dan luar negara. : Gaji yang didahulukan oleh kerana tidak sempat dibayar melalui proses biasa pada bulan pegawai melapor diri atau pegawai yang akan bercuti belajar bagi tempoh melebihi 2 bulan atau pegawai yang baru melapor diri setelah bercuti tanpa gaji yang melebihi 2 bulan : Wang yang diberi terlebih dahulu untuk membiayai suatu perbelanjaan atau aktiviti yang perlu dibayar secara tunai. Kad : Kad caj yang boleh membantu pegawai dalam urusan perbelanjaan semasa menjalankan tugas rasmi di luar ibu pejabat. SAGA : Standard Accounting for Government Agencies Penyata Kad : Penyata perbelanjaan yang dikeluarkan oleh bank kepada pemegang kad korporat

3 Halaman: 3/9 6.0 PROSES TERPERINCI Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan 6.1 Mula Pemohon Lengkapkan Borang Permohonan 6.2 Lengkapkan dan Hantar Diri/Pelbagai Borang Permohonan (SOK/KEW/BR018/BYR) melalui / Borang permohonan Kad modul e-claim atau Borang Permohonan Gaji (SOK/KEW/BR054/BYR) bagi permohonan pendahuluan atau Borang Permohonan Kad bagi KPTJ yang layak memohon Kemudahan Kad. Rujuk Senarai Semak Permohonan Wang dan Kad (SOK/KEW/SS012/BYR) untuk dokumen sokongan berkaitan Hantar borang permohonan pendahuluan yang lengkap berserta dengan dokumen sokongan yang berkaitan kepada PPPTJ. Bagi permohonan Kad terus ke Langkah 6.7. a) Borang Permohonan Diri/ Pelbagai (SOK/KEW/BR018/BYR) b) Borang Permohonan Gaji (SOK/KEW/BR054/BYR) c) Senarai Semak Permohonan Wang dan Kad (SOK/KEW/SS012/BYR) PPPTJ Terima borang permohonan 6.3 Terima Dokumen pendahuluan beserta dengan dokumen sokongan yang berkaitan Cop tarikh terima pada muka hadapan borang permohonan pendahuluan. Lengkap 6.4 Semak Dokumen A Tidak Lengkap Semak borang permohonan pendahuluan yang lengkap berserta dengan dokumen sokongan yang berkaitan. Rujuk Senarai Semak Permohonan Wang dan Kad (SOK/KEW/SS012/BYR) untuk dokumen sokongan berkaitan.

4 Halaman: 4/9 A PPPTJ/ Pemohon 6.5 Pengesahan dan Kelulusan KPTJ Dapatkan pengesahan dan kelulusan daripada Ketua Pusat PPPTJ/ Pemohon 6.6 Hantar Dokumen ke Pejabat Lengkapkan Perakuan Penerimaan Dokumen Tuntutan Bayaran Daripada Staf (SOK/KEW/DF034/BYR) hantar bersama dokumendokumen yang berkaitan dengan merujuk Rujuk Senarai Semak Permohonan Wang dan Kad (SOK/KEW/SS012/BYR) Hantar dokumen permohonan/tuntutan ke Zon/ Pejabat bagi pendahuluan diri/pelbagai/gaji (staf kontrak) atau ke Staf bagi pendahuluan gaji (staf tetap) PA/PTK i) Cop tarikh terima pada 6.7 Terima Dokumen Permohonan Wang Perakuan Penerimaan / Kad Dokumen Tuntutan Bayaran Daripada Staf (SOK/KEW/DF034/BYR) dan muka hadapan borang permohonan pendahuluan. ii) Cop tarikh terima pada Borang Permohonan Kad PA/PTK Semak dokumen yang telah diterima berpandukan Senarai 6.8 Semak Dokumen Tidak Lengkap Semak Permohonan Wang dan Kad (SOK/KEW/SS012/BYR) a) Perakuan Penerimaan Dokumen Tuntutan Bayaran Daripada Staf (SOK/KEW/DF034/BYR) b) Senarai Semak Permohonan Wang dan Kad (SOK/KEW/SS012/BYR) c) Borang Permohonan Diri/ Pelbagai (SOK/KEW/BR018/BYR) d) Borang Permohonan Diri/ Pelbagai (SOK/KEW/BR054/BYR) e) Borang Permohonan Kad f) Daftar Format Memo Pembetulan Dokumen (OPR/BEN/DF030/BYR). Lengkap B Bagi permohonan yang tidak lengkap, kembalikan dokumen permohonan melalui Daftar Format Memo Pembetulan Dokumen (OPR/BEN/DF030/BYR).

5 Halaman: 5/9 B Failkan salinan Daftar Format Memo Pembetulan Dokumen (OPR/BEN/DF030/BYR) mengikut PTJ dan tarikh ke dalam fail di zon/seksyen kewangan masing-masing. PA/PTK 6.9 Kelulusan Permohonan Dapatkan kelulusan daripada pegawai yang diberi kuasa Bagi permohonan Diri/Pelbagai teruskan ke langkah 6.10 manakala bagi permohonan Gaji ke langkah 6.11 dan bagi permohonan Kad teruskan ke langkah 6.12 PK/PA 6.10 Sah & Lulus Permohonan melalui Sistem eclaim Sah dan lulus melalui Sistem eclaim dan input tarikh pelarasan. Teruskan ke langkah 6.13 selepas permohonan pendahuluan diluluskan melalui sistem eclaim. Borang Permohonan Diri/Pelbagai (SOK/KEW/BR018/BYR) PA/PTK Permohonan Gaji hendaklah di input melalui 6.11 Input Permohonan Sistem SAGA/IHRMS mengikut Gaji amaun yang diluluskan Borang Permohonan Gaji (SOK/KEW/BR054/BYR) 6.12 Hantar Ke Bank untuk Permohonan Kad Hantar borang beserta dokumen sokongan ke bank. Borang Permohonan Kad PA/PTK 6.13 Penyediaan Baucer Sediakan baucar bagi permohonan yang lengkap dan telah diluluskan berpandukan Manual Kemaskini Permohonan Dan Penyediaan Baucar Wang Melalui Modul Claim And Advance (M007). Manual Kemaskini Permohonan Dan Penyediaan Baucar Wang Melalui Modul Claim And Advance (M007). PK/PA/PTK 6.14 Pengesahan Baucer Serah baucar dan dokumen sokongan kepada PK/PA/PTK untuk pengesahan mengikut kuasa yang telah diluluskan C Bagi baucar yang tidak disahkan, kembali ke langkah 6.8 untuk tindakan semakan semula

6 Halaman: 6/9 C PK/PA/PTK Serah baucar dan dokumen sokongan kepada PK/PA/PTK 6.15 Kelulusan Baucer untuk kelulusan mengikut kuasa yang telah diluluskan PA/PTK Pastikan setiap baucar lengkap mengikut payment entry yang 6.16 Batching telah disahkan dan diluluskan Rekod dalam buku daftar batching baucar/jernal perkaraperkara berikut:- (i) Nombor payment entry, (ii) Jumlah payment entry, (iii) Bilangan baucar, (iv) Tarikh batching, dan (v)ruang untuk tandatangan penerimaan oleh Perakaunan Salinan asal payment entry bersama dokumen sokongan hendaklah dihantar kepada Perakaunan. PK/PA 6.17 Pemantauan Tempoh Pelarasan Diri, Pelbagai dan Kad hendaklah diselaraskan mengikut tempoh yang telah ditetapkan. Rekod pendahuluan diri, pelbagai dan kad korporat hendaklah diperiksa setiap bulan bagi tujuan pemantauan melalui sistem eclaim dan SAGA Laporan pemantauan pendahuluan diri, pelbagai dan kad korporat 6.18 Tamat TAMAT

7 Halaman: 7/9 Bil REKOD Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Mengumpul dan Memfail 1. Baucar Pembayaran Asal PTK Perakaunan Menyelenggara PTK Perakaunan Tempat dan Tempoh Simpanan Pejabat 7 tahun Kuasa Melupus Arkib Negara 2. UPM/BEN/ZK@SK(X) an Salinan Baucar dan dokumen sokongan Daftar Format Arahan potongan gaji (OPR/BEN/DF045/BYR) Daftar Format Makluman Baki Pelarasan Wang /Kad (OPR/BEN/DF059/BYR) Laporan Pemantauan 3. UPM/BEN/ZK@SK(X)an Kad Salinan Baucar Pembayaran dan dokumen sokongan Surat Edaran Penyata Kad korporat Laporan Pemantauan Kad korporat 4. UPM/BEN/ZK@SK(X)/Permohonan Dan Penamatan Kad Borang Permohonan Kad Surat Lantikan Surat Penamatan Kad

8 Halaman: 8/9 Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 5. Pemantauan Kad UPM Laporan Pemantauan Kad mengikut bulan Mengumpul dan Memfail Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus 6. dan Jernal Kad Salinan Jernal Salinan Baucer Dokumen Sokongan Salinan Cek 7. Edaran Penyata Kad Surat Edaran Penyata Kad 8. Perakuan Penerimaan Dokumen Tuntutan Bayaran Daripada Staf (SOK/KEW/DF034/BYR) 9. Daftar Format Memo pembetulan Dokumen (OPR/BEN/DF030/BYR) 10. Buku Daftar Batching Baucar/Jernal

9 Halaman: 9/9 8.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan Disemak Dilulus/ diluluskan semula Tarikh Kuatkuasa Keluaran Pertama Untuk Satu Persijilan Bendahari WP 03/01/ SOK:Kew 09/2011 Mesyuarat an kali ke-5/2011 Bendahari WP 22/08/ SOK: Kew 02/2016 Mesyuarat an Kali ke-6/2016 TPKD TWP 18/8/2016