KANDUNGAN. C1 - Latar Belakang Jabatan/Pejabat/Unit C2 - Objektif Jabatan/Pejabat/Unit C3 - Piagam Pelanggan Jabatan/Pejabat/Unit

Transkripsi

1

2 KANDUNGAN Senarai Kandungan BAHAGIAN A : BAHAGIAN B : BAHAGIAN C : Kawalan Dokumen Rekod Pindaan Latar Belakang Jabatan/Pejabat/Unit C1 - Latar Belakang Jabatan/Pejabat/Unit C2 - Objektif Jabatan/Pejabat/Unit C3 - Piagam Pelanggan Jabatan/Pejabat/Unit BAHAGIAN D : BAHAGIAN E : BAHAGIAN F : Carta Organisasi Fungsi D1 - Carta Organisasi Bahagian Hal Ehwal Pelajar D2 - Carta Fungsi Bahagian Hal Ehwal Pelajar D3 - Carta Organanisasi D4 - Carta Fungsi Senarai Fungsi Utama Dan Aktiviti Altiviti Fungsi Utama Proses Kerja Bagi Aktiviti Utama F01 - Pentabiran Am F02 - Pengurusan Tabung Kebajikan Pelajar F03 - Pengurusan Tabung Kecemasan Pelajar (Kes Kecederaan) F04 - Pengurusan Tabung Kecemasan Pelajar (Kes Kematian) F05 - Pengurusan Pengurangan /Pengecualian Yuran Pengajian Pelajar F06 - Pengurusan Bantuan Pelajaran (Bantuan Kewangan OKU, Pinjaman Pelajaran, Biasiswa Dan Dermasiswa) Senarai Proses Kerja Aktiviti Utama BAHAGIAN G : Senarai Borang Yang Digunakan ii/ii

3 UiTM SHAH ALAM No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/UPKP/A Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 02/04/2018 BAHAGIAN A: KAWALAN DOKUMEN Manual Prosedur Kerja ini disediakan untuk panduan Jabatan bagi memastikan pelaksanaan aktiviti dan proses-proses Jabatan adalah menepati perundangan, dasar dan peraturan yang berkuatkuasa di Universiti Teknologi MARA selaras dengan sistem pengurusan kualiti supaya penyampaian perkhidmatannya memenuhi keperluan dan memuaskan hati pelanggan serta mematuhi piawaian MS ISO 9001:2000. Dokumen ini adalah dokumen kualiti dan senggaraan dokumen adalah tertakluk kepada Klausa ISO 9000:2015. Manual Prosedur Kerja ini adalah hak terpelihara Jabatan. Sebarang bahagian dokumen ini tidak boleh dicetak atau disimpan dalam cara yang boleh dipergunakan lagi, ataupun dipindahkan, dalam sebarang bentuk, tanpa izin daripada Ketua Jabatan. Bahagian Hal Ehwal Pelajar Tingkat 3, Banguan Budisiswa UiTM Shah Alam Tel: / daripada 01

4 No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/UPKP/B Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 02/04/2018 BAHAGIAN B: REKOD PINDAAN Bil Bahagian/ Mukasurat Ringkasan Tarikh Kelulusan Tandatangan 1 daripada 01

5 UiTM SHAH ALAM No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/UPKP/C Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 02/04/2018 BAHAGIAN C: LATAR BELAKANG JABATAN/BAHAGIAN C.1 Latarbelakang Jabatan/Pejabat adalah unit yang membantu pelajar menyelaras biasiswa, pinjaman dan dermasiswa kepada pelajar pelajar melalui Agensi Kerajaan atau Agensi Swasta yang terlibat. Selain itu juga membantu pelajar yang mengalami kemalangan atau kecederaan melalui Tabung Kecemasan Pelajar serta membantu pelajar yang mengalami masalah berkaitan kewangan melalui bantuan Tabung Kebajikan Pelajar. C.2 Objektif Jabatan/Pejabat 85% pelajar berpuashati dengan perkhidmatan dan kemudahan yang disediakan. C.3 Piagam Pelanggan Jabatan/Pejabat Memberi perkhidmtan yang professional, beretika dan mesra kepada pelajar. Memberi perkhidmatan tabung kebajikan, tabung kecemasan kepada pelajar yang layak dengan tempoh masa kurang daripada 14 hari. Menyelaras bantuan pelajaran yang ditawakan daripada agensi kerjaan atau agensi swasta mengikut tempoh masa yang telah ditetapkan. Membantu pelajar yang mengalami masalah tajaan terus kepada pihak penaja. 1 daripada 01

6 No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/UPKP/D Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 02/04/2018 D1. Carta Organisasi Bahagian Hal Ehwal Pelajar Lampiran D1 1 daripada 02

7 No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/UPKP/D Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 02/04/2018 D2. Carta Fungsi Bahagian Hal Ehwal Pelajar Lampiran D2 1 daripada 02

8 No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/UPKP/D Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 02/04/2018 D3. Carta Organanisasi Lampiran D3 1 daripada 02

9 No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/UPKP/D Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 02/04/2018 D4. Carta Fungsi Lampiran D4 1 daripada 02

10 CARTA ORGANISASI BAHAGIAN HAL EHWAL UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA MENTERI PENGAJIAN TINGGI LEMBAGA PENGARAH UNIVERSITI J/K HAL EHWAL KAKITANGAN J/K AUDIT J/K KEWANGAN DAN PEMBANGUNAN J/K PELABURAN Strategik Mengubal dasar, matlamat dan memantau prestasi dan terlibat dengan membuat keputusan penting (peruntukan Seksyen 14, 15, & 16 Akta UiTM SENAT NAIB CANSELOR J/K EKSEKUTIF Eksekutif Bertanggungjawab dalam keseluruhan perancangan, pemantauan, pelaksanaan keputusan, arahan dan keputusan Lembaga Pengarah Universiti dan mencapai matlamat organisasi. Ketua Audit Dalam Penasihat Undang- Undang Operasi dan Pengurusan Memikul tanggungjawab melaksana aktiviti teras dan terpilih. JAWATANKUASA EKSEKUTIF HEP JAWATANKUASA KUALITI HEP TIMBALAN NAIB CANSELOR (HEP) JAWATANKUASA & KESEJAHTERAAN JAWATANKUASA AKAUN AMANAH (HEP) Pengurusan dan Pentadbiran Memikul tanggungjawab melaksana aktiviti teras dan terpilih dengan 2 fungsi utama HEP iaitu menjalankan aktiviti pembangunan dan kepimpinan pelajar serta menyediakan kemudahan dan memberi perkhidmatan serta menjaga kebajikan pelajar UiTM 21 Kolej Bersekutu (Kokurikulum & Pro-KI) 13 Timbalan Rektor (HEP) UiTM Kampus Negeri 25 Timbalan Dekan (HEP) Fakulti UiTM Shah Alam Unit Kewangan Zon (3/1/23/16) Pengarah Pembangunan Pelajar Pengarah Pusat Kokurikulum Pengarah Pusat Sukan Pengarah Institut Kepimpinan Pelajar Timbalan Pendaftar Kanan Pengarah Pusat Kesihatan Ketua Pusat Kerjaya & Kaunseling Pengarah Akademi Kepolisian UiTM PDRM Pengetua-Pengetua Kolej Kediaman/ NR Pejabat Pengarah - [Pembangunan Pelajar, Kepimpinan Pelajar, Peralatan Teknikal serta Pengurusan Akaun Amanah HEP] Pusat Kegiatan Pelajar Pusat Kebudayaan Pengurusan Akademik Kokurikulum Pengurusan Aktiviti Kokurikulum Unit Pentadbiran dan Operasi Penggalakan & Pembangunan Sukan Program Kecemerlangan Sukan Program Kemahiran Insaniah (KI) Pelajar UiTM Kualiti, Latihan dan Perhubungan Luar Pej. Pentadbiran HEP - [Pentadbiran Am, Pengurusan Kewangan, Pengurusan dan Pembangunan Sumber Manusia serta Sekretariat Kualiti HEP] Unit Kenderaan Unit Pengurusan Kebajikan Pelajar Kesihatan Awam Kesihatan Mulut Perubatan Diagnostik dan Perkembangan Perubatan Pembangunan Kerjaya Pembangunan Kaunseling dan Komuniti Penempatan Pekerjaan dan Perhubungan Majikan Pengurusan Akademi Kepolisian Pengurusan Ko SUKSIS Unit Kemudahan Kolej Kolej Mawar Kolej Melati Kolej Perindu Kolej Seroja Kolej Teratai Unit Pengurusan NR Unit Korporat & Tugas-Tugas Khas [Sekretariat Majlis Perwakilan Pelajar - MPP] Unit Debat Unit Pengurusan Ruang Niaga Perkhidmatan Kaunseling dan Psikologi Kolej Anggerik Kolej Delima Unit ICT Kolej Meranti PEMBANGUNAN DAN KEPIMPINAN Status Jabatan : Pejabat Pusat/Institut Kolej Unit PENTADBIRAN, PERKHIDMATAN DAN

11 TIMBALAN NAIB CANSELOR (HEP) Memikul tanggungjawab melaksana aktiviti teras dan terpilih dengan 2 fungsi utama HEP iaitu menjalankan aktiviti pembangunan dan Kepimpinan pelajar serta menyediakan kemudahan dan memberi perkhidmatan kepada pelajar PEMBANGUNAN DAN KEPIMPINAN PERKHIDMATAN DAN PENG. PEMB. PEJABAT PENGARAH PEMBANGUNAN - Pentadbiran kepada Pejabat Pengarah Pembangunan Pelajar - Mengurus dan menyelaras aktiviti dan program Pembangunan pelajar bagi seluruh sistem UiTM - Merancang dan mengawalselia aktiviti dan program kepimpinan pelajar seluruh sistem UiTM PUSAT KEGIATAN - Merancang Keperluan Aktiviti dan Program Pembangunan Pelajar - Menyelaras dan memantau aktiviti pelajar di peringkat Pusat/Unit/Kolej/Fakulti/UiTM - Menyelaras Aktiviti dan pertandingan di dalam negara dan antarabangsa - Menyedia dan menyelenggara pangkalan data persatuan pelajar / kelab pelajar - Sekretariat tabung amanah PUSAT KEBUDAYAAN - Merancang dan menyelaras aktiviti kebudayaan dan kesenian pelajar - Menyediakan prasarana bagi mengembangkan bakat pelajar dalam bidang kesenian dan kebudayaan - Memberi latihan melalui penganjuran aktiviti kebudayaan UNIT DEBAT - Merancang dan menyelaras aktiviti kebudayaan dan kesenian pelajar - Menyediakan kemudahan dan latihan bagi mengembangkan bakat pelajar dalam bidang pengucapan awam dan debat - Menyertai pertandingan debat di peringkat UiTM, Kebangsaan dan Antarabangsa Kemudahan Teknikal - Merancang, mengurus dan mengawalselia alatan dan kemudahan dan peralatan teknikal HEP - Menyedia dan mengawal perolehan dan peminjaman peralatan dan kemudahan teknikal di HEP PUSAT KOKURIKULUM - Merancang dan melaksana Dasar Kokurikulum UiTM. - Melantik, melatih, memantau dan menilai jurulatih kokurikulum. - Merancang dan melaksana program pengukuhan Kemahiran Insaniah kepada kepada pelajar kokurikulum. - Merancang dan melaksana program Kesukarelawanan dalam kalangan pelajar dan staf UiTM. - Merancang dan melaksanakan program University Community Engagement (UCE) kepada pelajar kokurikulum. - Membuat kajian impak terhadap pelaksanaan kursus kokurikulum UiTM. PUSAT SUKAN - Merancang dan melaksana Dasar Pembangunan Sukan UiTM - Menyediakan prasarana dan kemudahan sukan yang kondusif dan perkhidmatan yang berkualiti kepada pelajar, staf dan pelanggan - Meningkatkan kemudahan sukan bertaraf antarabangsa dan mengurus, mengawal serta menyelenggara kemudahan sukan - Menganjurkan aktiviti dan program pembangunan sukan kepada pelajar dan staf UiTM - Menyertai pertandingan sukan di peringkat Komuniti, IPT, KPT, Kebangsaan dan Antarabangsa - Menyelaras dan melaksanakan kokurikulum Sukan - Meningkatkan imej UiTM melalui pencapaian sukan dalam dan luar negara INSTITUT KEPIMPINAN Program Kepimpinan Pewaris Bangsa - Menyedia, melaksana dan memantau modul Program Kepimpinan Pewaris Bangsa - Membuat penilaian dan laporan pelaksanaan modul - Melaksanakan TOT PKPB untuk pensyarah dan kakitangan - Menggubal, menyemak semula kandungan modul mengikut keperluan semasa. - Menyelaras program Kepimpinan Profesional (jangka pendek) - Melaksanakan latihan- latihan (jangka pendek) Pembangunan Kerjaya -Menyelaras peruntukan pelaksanaan program Pembangunan Kerjaya di fakulti -Menyelaras pelaporan Modul Finishing School AKADEMI KEPOLISAN UiTM-PDRM Bekerjasama dengan fakulti berkaitan untuk mengendalikan penawaran program akademik di peringkat Sarjanamuda dan Diploma secara mod pengajian luar kampus kepada pegawai dan anggota PDRM. Menggubal dan melaksanakan kursus-kursus jangka pendek menggunakan kepakaran UiTM kepada pegawai dan anggota polis. Menguruskan pelaksanaan latihan kepolisan Kor Sukarelawan Simpanan Polis Siswa di seluruh kampus Universiti Teknologi MARA. Merancang dan menyelaras pelaksanaan Program Gap Year Khidmat Negara yang melibatkan seluruh pelajar Universiti. Awam bersama Angkatan Tentera Malaysia dan Angkatan Pertahanan Awam Malysia PUSAT KESIHATAN - Menyediakan perkhidmatan pesakit luar dan farmasi kepada warga UiTM - Menyediakan perkhidmatan kesihatan awam yang meliputi perkhidmatan kawalan penyakit berjangkit, kawalan mutu makanan dan promosi kesihatan - Menyediakan perkhidmatan pergigian - Merancang dan melaksanakan dasar perkhidmatan perubatan dan kesihatan UiTM di kampus induk dan kampus cawangan PUSAT KERJAYA DAN KAUNSELING Kerjaya - Merancang dan melaksana program dan pembangunan kerjaya - Bimbingan dan informasi kerjaya - Menjalin hubungan dengan industri dan majikan - Pendaftaran, temuduga dan penempatan pekerjaan - Merancang dan melaksana program finishing school - Menyediakan pengkalan data dan maklumat kerjaya Kaunseling - Mengendali perkhidmatasn psikologi dan kaunseling termasuk perkhidmatan kaunseling individu dan berkelompok serta kaunseling kerjaya dan akademik - Menjalankan aktiviti dan program peningkatan kemahiran pelajar - Mengurus dan mengumpul maklumat berkaitan dengan kaunseling, psikologi dan penyelidikan perundingan - Menyelaras dan memberi perkhidmatan berkaitan dengan kebajikan pelajar UiTM - Menyelaras serta menguruskan bantuan kewangan pelajar/biasiswa, PTPTN, Tabung Dermasiswa dan Tabung Kecemasan Pelajar Perkhidmatan Kaunter Setempat - Menyediakan maklumat berkaitan UiTM - Memberi perkhidmatan di kaunter - Membantu pusat/unit/kolej menyebarkan maklumat berkaitan dengan kemudahan dan perkhidmatan UNIT KENDERAAN - Mengendalikan / Merancang kemudahan dan keperluan kenderaan serta permohonan kenderaan UiTM - Merancang keperluan dan menyediakan penjadualan kenderaan UiTM - Menyelaras perolehan, pembaikan penyelenggaraan kenderaan UiTM Shah Alam - Jadual kenderaan UiTM Shah Alam KOLEJ KEDIAMAN - Menyediakan kemudahan penginapan kepada pelajar yang layak - Merancang dan menyediakan kemudahan dan perkhidmatan di kolej - Mengurus dan memantau perkhidmatan perkhidmatan pemberian elaun makan - Mengendalikan aktiviti pelajar di Kolej - Melaksanakan program pembangunan pelajar di Kolej UNIT KEMUDAHAN KOLEJ - Menyelaras dan menyemak dasar kemudahan kolej dan dasar pemberian elaun makan - Merancang keperluan kemudahan kolej seluruh sistem UiTM (pembelian peralatan/sewa dan naik taraf kolej) - Menyelaras permohonan dan rayuan kolej - Melaksanakan sistem e-kolej, e-rayuan kolej dan e-insentif NR - Menyelaras permohonan pelajar NR mendapatkan tempat tinggal dan insentif makanan - Menyediakan NR Direktori untuk memudahkan pelajar mendapatkan rumah sewa - Membantu persatuan NR menjalankan aktiviti dengan pihak yang berkaitan - Memantau dan menjaga keselamtan pelajar NR TIMB. PENDAFTAR KANAN PENTADBIRAN HEP - Pentadbiran Am, Dasar dan Perluasan Skop HEP - Menguruskan perkhidmatan, perjawatan dan kebajikan staf HEP - Pengurusan dan Pembangunan Sumber Manusia - Penyediaan bajet mengurus, agihan bajet dan pengurusan kewangan - Penyediaan bajet perjawatan dan pengurusan penempatan staf - Merancang, menyemak dan memantau perancangan strategik HEP - Skim Khidmat Pelajar - Perolehan Peralatan dan Keperluan Pejabat - Inventori dan verifikasi harta - Pencapaian dan penilaian sasaran tahunan HEP - Menguruskan Hal Ehwal Khidmat Pelanggan HEP Urusetia Kualiti HEP - Sekretariat kepada Jawatankuasa Kualiti HEP - Menyelenggara Sistem Pengurusan Kualiti di Peringkat HEP - Menjalankan aktiviti kualiti dan pengauditan - Perluasan skop pengurusan Kualiti / ISO HEP Unit Korporat dan Tugas-Tugas Khas - Menguruskan Hal Ehwal Korporat HEP - Menyelaras hubungan antara HEP dengan komuniti, IPT, KPT, fakulti dan kampus negeri - Menjaga kebajikan dan kemudahan MPP - Menyelaraskan program yang diadakan oleh / untuk MPP - Urusetia Pendaftaran Pelajar Baru & Minggu Mesra Siswa - Sekretariat Pilihanraya MPP Kemudahan ICT - Merancang, mengurus dan mengawalselia alatan dan kemudahan ICT di HEP. - Menyelaras, menyelenggara dan menaiktaraf 17 sistem elektronik (sistem e) dan portal web HEP - Menyedia dan mengawal perolehan dan peminjaman peralatan dan kemudahan ICT di HEP Unit Pengurusan Ruang Niaga - Menyelaras aktiviti penggunaan ruang oleh pihak dalaman dan luar - Menjalankan kerja-kerja pembaikan dan naik taraf yang perlu bagi memastikan fasiliti yang disediakan adalah sesuai dan berada dalam keadaan baik serta selamat - Menjalankan pemantauan terhadap semua aktiviti penggunaan ruang dan aktiviti perniagaan yang melibatkan penyediaan kemudahan dan perkhidmatan kepada pelajar dan pelanggan UiTM mengikut prosedur dan peraturan UiTM - Menguruskan ruang niaga melalui sebutharga rasmi UiTM bagi ruang yang melibatkan syarikat luar yang diuruskan dibawah Jawatankuasa Ruang Niaga UiTM manakal bagi tawaran perniagaan kepada usahawanan UiTM, ianya diuruskan melalui Mesyuarat Pengurusan Perniagaan UiTM (Keusahawanan) - Jawatankuasa Keusahawanan UiTM. - Platform bagi melatih lebih ramai Persatuan / Kelab Usahawan dan peserta Tunas Mekar secara praktikal dalam bidang keusahawanan. - Menyediakan kemudahan penting kepada warga UiTM melalui perkhidmatan bank, perkhidmatan pos, perkhidmatan telekomunikasi (prepaid card) dan sebagainya.

12 CARTA ORGANISASI TIMBALAN NAIB CANSELOR Prof. Dato Dr. Abdullah Mohamad Said TIMBALAN PENDAFTAR KANAN (N52) En. Khairul Anuar Haji A Rahim PEGAWAI EKSEKUTIF KANAN (N32) Pn. Faradewi Bee Binti A. Rahman PEMBANTU TADBIR (N17) PEMBANTU TADBIR (N17) Pn. Norhasliani Zakaria PEGAWAI KHIDMAT PELANGGAN (N17) PEGAWAI KHIDMAT PELANGGAN (N17) Pn. Nurul Akma Abdul Rahim PEMBANTU OPERASI KANAN (N14) En. Ahmad Azrin Bin Ahmad Anwal

13 D.4 Carta Fungsi PENTADBIRAN AM Mengambil tindakan suratsurat/ laporan yang berkaitan Unit Pengurusan Kebajikan Pelajar seperti yang diarahkan. Mengurus Prestasi Staf melalui sisterm HR2U. Mengurus Tuntutan lebihan kerja masa Unit Pengurusan Kebajikan Pelajar. Merancang dan menguruskan peruntukan Unit Pengurusan Kebajikan Pelajar. Memberi taklimat kebajikan pelajar semasa Minggu Destini Siswa. PENGURUSAN TABUNG Menguruskan permohonan tabung kebajikan pelajar melalui e-kebajikan. Menguruskan permohonan bagi proses kelulusan dari Jawatankuasa Kebajikan Pelajar UiTM Shah Alam. Menyediakan arahan bayaran kepada bendahari setelah mendapat kelulusan dari Jawatankuasa. Menyediakan laporan penuh tabung kebajikan pelajar mengikut sesi kemasukan. Menguruskan mesyuarat bersama Jawatankuasa Kebajikan Pelajar di Peringkat UiTM Shah Alam, 2 kali setahun. PENGURUSAN TABUNG KECEMASAN (KES KECEDERAAN) Menguruskan permohonan tabung kecemasan pelajar (Kes Kecederaan) melalui e-kebajikan. Menguruskan permohonan bagi proses kelulusan dari Jawatankuasa Kebajikan Pelajar UiTM Shah Alam. Menyediakan arahan bayaran kepada bendahari setelah mendapat kelulusan dari Jawatankuasa. Menyediakan arahan bayaran kepada bendahari setelah mendapat kelulusan dari Jawatankuasa. Menyediakan laporan penuh tabung kecemasan pelajar mengikut sesi kemasukan. Menguruskan mesyuarat bersama Jawatankuasa Kebajikan Pelajar di Peringkat UiTM Shah Alam, 2 kali setahun. PENGURUSAN TABUNG KECEMASAN (KES KEMATIAN) Menguruskan tututan tabung kecemasan pelajar (Kes Kecederaan) melalui e-kebajikan. Menguruskan wang pendahuluan RM 3,000 bagi jenazah yang masih belum dikebumikan. Menguruskan tuntutan baki bayaran RM 7,000 bagi tututan tabung kecemasan pelajar. Membuat hebahan pelajar yang meninggal dunia kepada warga UiTM melalui , laman portal pelajar dan laman web HEP serta laman web rasmi UiTM Menghantar laporan punca kematian pelajar ke bahagian Governace UiTM. Menyediakan laporan penuh tabung kecemasan pelajar mengikut sesi kemasukan. Menguruskan mesyuarat bersama Jawatankuasa Kecemasan Pelajar di Peringkat UiTM Shah Alam, 2 kali setahun. PENGURUSAN PENGURANGAN /PENGECUALIAN YURAN PENGAJIAN Pelajar. Menguruskan permohonan pengurangan/pen gecualian yuran pengajian Mengadakan mesyuarat/fail Edaran bagi kelulusan jawatankuasa Menyediakan surat kelulusan kepada para pelajar Menjadi setiausaha bagi Jawatankuasa Pengurangan dan Pengecualian yuran pengajian. PENGURUSAN BANTUAN AN (BANTUAN KEWANGAN OKU, PINJAMAN AN, BIASISWA DAN DERMASISWA) Menguruskan hebahan tawaran kepada pelajar melalui FB Page UPKP dan Website HEP. Menyelaraskan penghantaran borang permohonan bagi permohonan yang perlu melalui Universiti. Menguruskan sesi serahan atau temuduga bagi angesi yang terbabit. Menguruskan serta mengesahkan status pelajar bagi pelajar yang tidak menerima bayaran atau pelajar yang menghadapi masalah tajaan.

14 Tajuk : Senarai Fungsi Utama dan Aktiviti-aktiviti Fungsi Utama No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/UPKP/E Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 02/04/2018 Fungsi Utama Aktiviti Fungsi Utama 1. Pentadbiran Am 1. Mengambil tindakan surat-surat/ laporan yang berkaitan seperti yang diarahkan. 2. Mengurus Prestasi Staf melalui sisterm HR2U. 3. Mengurus Tuntutan lebihan kerja masa Unit Pengurusan Kebajikan Pelajar. 4. Merancang dan menguruskan peruntukan Unit Pengurusan Kebajikan Pelajar. 5. Memberi taklimat kebajikan pelajar semasa Minggu Destini Siswa. 1 daripada 06

15 Tajuk : Senarai Fungsi Utama dan Aktiviti-aktiviti Fungsi Utama No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/UPKP/E Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 02/04/2018 Fungsi Utama Aktiviti Fungsi Utama 2. Pengurusan Tabung Kebajikan Pelajar 1. Menguruskan permohonan tabung kebajikan pelajar melalui e-kebajikan. 2. Menguruskan permohonan bagi proses kelulusan dari Jawatankuasa Kebajikan Pelajar UiTM Shah Alam. 3. Menyediakan arahan bayaran kepada bendahari setelah mendapat kelulusan dari Jawatankuasa. 4. Menyediakan laporan penuh tabung kebajikan pelajar mengikut sesi kemasukan. 5. Menguruskan mesyuarat bersama Jawatankuasa Kebajikan Pelajar di Peringkat UiTM Shah Alam, 2 kali setahun. 2 daripada 06

16 Tajuk : Senarai Fungsi Utama dan Aktiviti-aktiviti Fungsi Utama No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/UPKP/E Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 02/04/2018 Fungsi Utama Aktiviti Fungsi Utama 3. Pengurusan Tabung Kecemasan Pelajar (Kes Kecederaan) 1. Menguruskan permohonan tabung kecemasan pelajar (Kes Kecederaan) melalui e-kebajikan. 2. Menguruskan permohonan bagi proses kelulusan dari Jawatankuasa Kebajikan Pelajar UiTM Shah Alam. 3. Menyediakan arahan bayaran kepada bendahari setelah mendapat kelulusan dari Jawatankuasa. 4. Menyediakan arahan bayaran kepada bendahari setelah mendapat kelulusan dari Jawatankuasa. 5. Menyediakan laporan penuh tabung kecemasan pelajar mengikut sesi kemasukan. 6. Menguruskan mesyuarat bersama Jawatankuasa Kebajikan Pelajar di Peringkat UiTM Shah Alam, 2 kali setahun. 3 daripada 06

17 Tajuk : Senarai Fungsi Utama dan Aktiviti-aktiviti Fungsi Utama No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/UPKP/E Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 02/04/2018 Fungsi Utama Aktiviti Fungsi Utama 4. Pengurusan Tabung Kecemasan Pelajar (Kes Kematian) 1. Menguruskan tututan tabung kecemasan pelajar (Kes Kecederaan) melalui e-kebajikan. 2. Menguruskan wang pendahuluan RM 3,000 bagi jenazah yang masih belum dikebumikan. 3. Menguruskan tuntutan baki bayaran RM 7,000 bagi tututan tabung kecemasan pelajar. 4. Membuat hebahan pelajar yang meninggal dunia kepada warga UiTM melalui , laman portal pelajar dan laman web HEP serta laman web rasmi UiTM. 5. Menghantar laporan punca kematian pelajar ke bahagian Governace UiTM. 6. Menyediakan laporan penuh tabung kecemasan pelajar mengikut sesi kemasukan. 7. Menguruskan mesyuarat bersama Jawatankuasa Kecemasan Pelajar di Peringkat UiTM Shah Alam, 2 kali setahun. 4 daripada 06

18 Tajuk : Senarai Fungsi Utama dan Aktiviti-aktiviti Fungsi Utama No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/UPKP/E Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 02/04/2018 Fungsi Utama Aktiviti Fungsi Utama 5. Pengurusan Pengurangan /Pengecualian Yuran Pengajian Pelajar. 1. Menguruskan permohonan pengurangan/pengecualian yuran pengajian 2. Mengadakan mesyuarat/fail Edaran bagi kelulusan jawatankuasa 3. Menyediakan surat kelulusan kepada para pelajar 4. Menjadi setiausaha bagi Jawatankuasa Pengurangan dan Pengecualian yuran pengajian. 5 daripada 06

19 Tajuk : Senarai Fungsi Utama dan Aktiviti-aktiviti Fungsi Utama No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/UPKP/E Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 02/04/2018 Fungsi Utama Aktiviti Fungsi Utama 6. Pengurusan Bantuan Pelajaran (Bantuan Kewangan OKU, Pinjaman Pelajaran, Biasiswa Dan Dermasiswa) 1. Menguruskan hebahan tawaran kepada pelajar melalui FB Page UPKP dan Website HEP. 2. Menyelaraskan penghantaran borang permohonan bagi permohonan yang perlu melalui Universiti. 3. Menguruskan sesi serahan atau temuduga bagi angesi yang terbabit. 4. Menguruskan serta mengesahkan status pelajar bagi pelajar yang tidak menerima bayaran atau pelajar yang menghadapi masalah tajaan. 6 daripada 06

20 Tajuk : Senarai Proses Kerja Aktiviti Utama No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/UPKP/F No. Proses Kerja Tajuk Proses Kerja (Pemunya Proses) Input Output Petunjuk Prestasi Proses Kerja Kawalan Sumber Risiko F 01 F 02 Pentabiran Am Pengurusan Tabung Kebajikan Pelajar Surat masuk Permohonan online e- Kebajikan Surat kelulusan / laporan Bayaran mengikut skop bantuan Jangkamasa Jangkamasa Hubungan yang baik dengan rakan sekerja setiap jabatan/unit yang terlibat Tarikh penghantaran dokumen yang jelas. Permohonan atas talian Data tidak hilang kerana maklumat tersimpan. Surat arahan Fail pentadbir an Punca kuasa terlibat Sistem e- kebajikan Arahan kerja sedia ada bertindih dengan kerja hakiki dan Tarikh akhir penghantaran adakala terlalu singkat Permohonan layak tetapi dokumen tidak lengkap tidak dapat diproses. F 03 Pengurusan Tabung Kecemansan Pelajar (Kes Kecederaan) Permohonan online e- Kebajikan Bayaran mengikut skop bantuan Jangkamasa Permohonan atas talian. Data tidak hilang kerana maklumat tersimpan Sistem e- kebajikan Intranet bagi Jawatankuasa Muka surat 1 daripada 2

21 Tajuk : Senarai Proses Kerja Aktiviti Utama No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/UPKP/F No. Proses Kerja Tajuk Proses Kerja (Pemunya Proses) Input Output Petunjuk Prestasi Proses Kerja Kawalan Sumber Risiko F 04 Pengurusan Tabung Kecemansan Pelajar (Kes Kematian) Permohonan online e- Kebajikan Bayaran mengikut skop bantuan Jangkamasa Permohonan atas talian. Data tidak hilang kerana maklumat tersimpan. Sistem e- kebajikan Perebutan bayaran dari waris F 05 Pengurusan Pengurangan /Pengecualian Yuran Pengajian Pelajar Permohonan Borang Pengurusan Pengurangan /Pengecualian Yuran Pengajian Pelajar Edaran kelulusan Jangkamasa Dokumen sokongan yang diperlukan Pemohon an Pelajar Permohonan masih dibuat secara manual F 06 Pengurusan Bantuan Pelajaran (Bantuan Kewangan OKU, Pinjaman Pelajaran, Biasiswa Dan Dermasiswa) Infomasi Bantuan Surat Edaran Makluman Jangkamasa Jaringan Industri yang baik Agensi Swasta /Kerajaan Terlibat Maklumat pelajar mengikut tajaan tidak relevan Muka surat 2 daripada 2

22 Tajuk : Pentabiran Am No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/UPKP/F.01 STATUS DOKUMEN Petunjuk 01 daripada /04/ /04/ TUJUAN Prosedur ini diwujudkan bagi proses kerja berkaitan dengan pentadbiran Am di. 2.0 SKOP Proses kerja ini meliputi aktiviti pentadbiran. 3.0 DEFINISI 3.1 HEP - Hal Ehwal Pelajar PEK - Pegawai Eksekutif Kanan PT - Pembantu Tadbir POK - Pembantu Operasi Kanan 4.0 RUJUKAN Tiada Mula surat 1 daripada 04

23 Tajuk : Pentabiran Am No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/UPKP/F PROSES KERJA Bil Proses Kerja 1. Menerima surat/dokumen rasmi bersama arahan (lisan/bertulis) yang perlu di ambil tindakan dari ketua bahagian. 2. Meneliti arahan dan membuat perancangan bagi tindakan yang perlu di ambil. Pegawai Yang Melulus/Dirujuk PEK PEK Seksyen Undang Undang /Peraturan 3. Mendapatkan fail yang berkaitan sebagai rujukan bagi surat yang berkaitan. PEK/PT 4. Menghubungi pegawai yang berkaitan jika perlu bagi urusan perbincangan dan pengesahan. PEK 5. Menyediakan surat bagi tindakan susulan. PT 6. Mendapatkan kelulusan/tandatangan ketua bahagian. POK 7. Rekod POK Mula surat 2 daripada 04

24 Tajuk : Pentabiran Am No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/UPKP/F CARTA ALIR Pegawai Yang Bertanggung Jawab PEK Aliran Kerja Mula Proses Kerja Menerima surat/dokumen rasmi bersama arahan (lisan/bertulis) yang perlu di ambil tindakan dari ketua bahagian. Rekod Kualiti Fail Am 100,200,300,400, 500&600 (yang berkaitan) Pejabat Pentadbiran HEP Jangka Masa 1 2 hari PEK Meneliti arahan dan membuat perancangan bagi tindakan yang perlu di ambil. PEK/PT Mendapatkan fail yang berkaitan sebagai rujukan bagi surat yang berkaitan. PEK Menghubungi pegawai yang berkaitan jika perlu bagi urusan perbincangan dan pengesahan. PT Menyediakan surat bagi tindakan susulan. 3-5 hari POK PEK/PT/POK Tidak Lulus Lulus Mendapatkan kelulusan/tandatangan ketua bahagian. Rekod 1 2 hari Tamat Mula surat 3 daripada 04

25 Tajuk : Pentabiran Am No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/UPKP/F PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN Bil Tajuk Rekod Tempoh Simpanan Lokasi 1. Fail Am 100,200,300,400, 500&600 (yang berkaitan) Pejabat Pentadbiran HEP 5 Tahun Unit Pengurusan Kebajikan Pelajar 8.0 BORANG TINDAKAN KERJA Tiada 9.0 BORANG SENARAI SEMAKAN Tiada Mula surat 4 daripada 04

26 Tajuk : Pengurusan Tabung Kebajikan Pelajar No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/UPKP/F.02 STATUS DOKUMEN Petunjuk 01 daripada /04/ /04/ TUJUAN Prosedur ini diwujudkan bagi proses kerja berkaitan dengan Tabung Kebajikan Pelajar yang terdiri daripada skop bantuan kewangan: 1. Bantuan Pinjaman : Bantuan pinjaman diberikan kepada pelajar -pelajar yang memerlukan bantuan kewangan pinjaman sepanjang tempoh pembelajaran di UiTM. Kadar pinjaman adalah RM Bantuan Sara Diri : Bantuan sara diri diberikan kepada pelajar - pelajar yang memerlukan bantuan kewangan sepanjang tempoh pembelajaran di UiTM. Kadar bantuan adalah antara RM RM 500 diberikan secara one-off sepanjang tempoh pengajian 3. Bantuan Bencana Alam: Bantuan bencana alam diberikan keatas kepada pelajar - pelajar yang ditimpa bencana alam seperti banjir, kebakaran, dipanah petir dan lain - lain. Kadar bantuan adalah antara RM 100 RM 3000 berdasarkan kerugian harta benda pelajar sahaja. Bayaran saguhati akan diberikan kepada setiap mangsa sebanyak RM 50 seorang jika tiada sebarang kerugian. Mula surat 1 daripada 07

27 Tajuk : Pengurusan Tabung Kebajikan Pelajar No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/UPKP/F Bantuan Bantuan Kes Kecurian/ Kehilangan: 5. Bantuan tambang perjalanan kematian ibu/bapa kandung Bantuan kes kecurian atau kehilangan duit dalam akaun, dompet.. (Kehilangan dokumen rasmi peribadi seperti kad pengenalan, lesen memandu, kad ATM dan sebagainya). Kadar bantuan adalah antara RM 50 - RM 500. Bantuan bayaran tambang perjalanan kematian ibu bapa kandung. Kadar sumbangan adalah mengikut jadual sumbangan yang telah ditetapkan oleh Jawatankuasa. Kadar sumbangan antara antara RM RM SKOP Proses kerja ini meliputi proses pengurusan permohonan Tabung Kebajikan Pelajar sebelum dan selepas sesi permohonan dilaksanakan. 3.0 DEFINISI UKZ3 - Unit Kewangan Zon 3 HEP - Hal Ehwal Pelajar TNC - Timbalan Naib Canselor PBK - Penolong Bendahari Kanan TPK - Timbalan Pendaftar Kanan PEK - Pegawai Eksekutif Kanan PT - Pembantu Tadbir Mula surat 2 daripada 07

28 Tajuk : Pengurusan Tabung Kebajikan Pelajar No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/UPKP/F RUJUKAN 1. Keputusan Mesyuarat Lembaga Pengarah Universiti (LPU) ke-161 pada 22 Januari 2009 meluluskan Agenda D 3115 Cadangan Perluasan Skop Tabung Kebajikan Pelajar Unit Biasiswa Dan Bantuan Kewangan, Bahagian Hal Ehwal Pelajar Dan Alumni. Berkuatkuasa mulai semester Julai Keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan & Pembangunan (JKP) ke-163 pada 29 Jun 2009 meluluskan Agenda D 3200 Cadangan Memindahkan Kadar Bayaran Tambang Perjalanan Kematian Ibu/Bapa Dan Bantuan Bencana Dari Tabung Kecemasan Pelajar Ke Tabung Kebajikan Pelajar Berkuatkuasa mulai Semester Julai Keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan & Pembangunan (JKP) ke-176 pada 07 Mac 2012 meluluskan Agenda D 3706 Cadangan Penetapan Kadar Bantuan Bagi Kes Kecurian dan Bencana Alam Tabung Kebajikan Pelajar Berkuatkuasa mulai 01 Mac Mula surat 3 daripada 07

29 Tajuk : Pengurusan Tabung Kebajikan Pelajar No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/UPKP/F PROSES KERJA Bil Proses Kerja Pegawai Yang Melulus/Dirujuk 1. Pelajar mohon bantuan Tabung Kebajikan Pelajar melalui portal pelajar.. 2. Semakan status kelayakan permohonan. PEK Seksyen Undang Undang /Peraturan 3. Pelajar perlu menghantar dokumen sokongan bagi pelajar yang layak. 4. mengemaskini permohonan pelajar dan menghantar permohonan kepada Ahli Jawatankuasa Kebajikan Pelajar secara talian bagi proses Kelulusan. 5. Ahli Jawatankuasa membuat kelulusan secara atas talian. 6. Permohonan telah diluluskan diberi status berjaya. 7. Permohonan dan dokumen sokongan dihantar ke UKZ3 bagi proses bayaran ke akaun pelajar. 8. Pelajar dihubungi bagi memaklumkan bahawa bayaran akan ke akaun pelajar. PEK PBK, TPK, Pendaftar, TNC HEP PEK PT,PBK PT 9. Rekod PT Mula surat 4 daripada 07

30 Tajuk : Pengurusan Tabung Kebajikan Pelajar No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/UPKP/F CARTA ALIR PEGAWAI YANG BERTANGGUNG JAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD KUALITI JANGKA MASA MULA Pelajar mohon bantuan Tabung Kebajikan Pelajar melalui portal pelajar. 400 HEP (UPKP.5/2/2/1) PEK Semakan status kelayakan permohonan Pelajar perlu menghantar dokumen sokongan bagi pelajar yang layak. Unit Pengurusan Kebajikan PEK Pelajar mengemaskini permohonan pelajar dan menghantar permohonan kepada Ahli Jawatankuasa Kebajikan Pelajar secara talian bagi proses Kelulusan. PBK, TPK, Ahli Jawatankuasa Pendaftar, membuat kelulusan secara TNC HEP atas talian. PEK Permohonan telah diluluskan diberi status berjaya. Permohonan dan dokumen PT,PBK sokongan dihantar ke UKZ3 bagi proses bayaran ke akaun pelajar. PT Tidak Layak Layak 1 2 hari 1 14 hari 1 2 hari 1 7 hari 1 2 hari 1 hari 1 14 hari A B Mula surat 5 daripada 07

31 Tajuk : Pengurusan Tabung Kebajikan Pelajar No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/UPKP/F.02 A B PT Pelajar dihubungi bagi memaklumkan bahawa bayaran akan ke akaun pelajar. Rekod 1 hari Tamat Mula surat 6 daripada 07

32 Tajuk : Pengurusan Tabung Kebajikan Pelajar No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/UPKP/F PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN Bil Tajuk Rekod Tempoh Simpanan Lokasi HEP (UPKP.5/2/2/1) 5 Tahun Unit Pengurusan Kebajikan Pelajar 8.0 BORANG TINDAKAN KERJA Tiada 9.0 BORANG SENARAI SEMAKAN Tiada Mula surat 7 daripada 07

33 Tajuk : Pengurusan Tabung Kecemasan Pelajar (Kes Kecederaan) No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/UPKP/F.03 STATUS DOKUMEN Petunjuk 01 daripada /04/ /04/ TUJUAN Prosedur ini diwujudkan bagi proses kerja berkaitan dengan Tabung Kecemasan Pelajar bagi kes kecederaan yang bukan membawa kes kematian. 2.0 SKOP Proses kerja ini meliputi proses pengurusan permohonan Tabung Kecemasan Pelajar sebelum dan selepas sesi permohonan dilaksanakan. 3.0 DEFINISI UKZ3 - Unit Kewangan Zon 3 HEP - Hal Ehwal Pelajar TNC - Timbalan Naib Canselor PPKU - Pengarah Pusat Kesihatan Universiti PBK - Penolong Bendahari Kanan TPK - Timbalan Pendaftar Kanan PEK - Pegawai Eksekutif Kanan PT - Pembantu Tadbir Mula surat 1 daripada 06

34 Tajuk : Pengurusan Tabung Kecemasan Pelajar (Kes Kecederaan) No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/UPKP/F RUJUKAN 1. Keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan Dan Pembangunan (JKP) ke-125 pada 29 Mac 2001 meluluskan Agenda C 1884 Cadangan Memperluaskan Skop Dan Jumlah Bantuan Tabung Kecemasan Pelajar. Berkuatkuasa mulai semester 01 Julai Keputusan Mesyuarat Lembaga Pengarah Universiti (LPU) ke-142 pada 24 Februari 2005 meluluskan Agenda C 2433 Permohonan Untuk Menaikkan Kadar Yuran Tabung Kecemasan Dan Menaikkan Kadar Bantuan Kewangan Mengikut Kecederaan. Berkuatkuasa mulai semester Jun Keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan Dan Pembangunan (JKP) ke-181 pada 17 Oktober 2012 meluluskan Agenda D 3840 Permohonan Cadangan Pindaan Bagi Tabung Kecemasan Pelajar Universiti Teknologi MARA Berkuatkuasa mulai 01 Januari Mula surat 2 daripada 06

35 Tajuk : Pengurusan Tabung Kecemasan Pelajar (Kes Kecederaan) No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/UPKP/F PROSES KERJA Bil Proses Kerja Pegawai Yang Melulus/Dirujuk 1. Pelajar mohon bantuan Tabung Kecemasan Pelajar melalui portal pelajar 2. Semakan status kelayakan permohonan PEK Seksyen Undang Undang /Peraturan 3. Pelajar diminta menghantar dokumen sokongan bagi pelajar yang layak. 4. mengemaskini permohonan pelajar dan menghantar permohonan kepada Ahli Jawatankuasa Kebajikan Pelajar secara talian bagi proses Kelulusan. 5. Ahli Jawatankuasa membuat kelulusan secara atas talian. 6. Permohonan telah diluluskan diberi status berjaya. 7. Permohonan dan dokumen sokongan dihantar ke UKZ3 bagi proses bayaran ke akaun pelajar. 8. Pelajar dihubungi bagi memaklumkan bahawa bayaran akan ke akaun pelajar. PEK PPKU, PBK Pendaftar, TNC HEP PEK PT,PBK PT 9. Rekod PT Mula surat 3 daripada 06

36 Tajuk : Pengurusan Tabung Kecemasan Pelajar (Kes Kecederaan) No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/UPKP/F CARTA ALIR PEGAWAI YANG BERTANGGUNG JAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD KUALITI JANGKA MASA Mula Pelajar mohon bantuan Tabung Kecemasan Pelajar melalui portal pelajar PEK Tidak Layak Semakan status kelayakan permohonan 400 HEP (UPKP.5/2/1/2) 1 2 hari Layak Pelajar diminta menghantar dokumen sokongan bagi pelajar yang layak. PEK Unit Pengurusan Kebajikan Pelajar mengemaskini permohonan pelajar dan menghantar permohonan kepada Ahli Jawatankuasa Kebajikan Pelajar secara talian bagi proses Kelulusan. PPKU, PBK Ahli Jawatankuasa Pendaftar, membuat kelulusan secara TNC HEP atas talian. PEK Permohonan telah diluluskan diberi status berjaya. PT,PBK Permohonan dan dokumen sokongan dihantar ke UKZ3 bagi proses bayaran ke akaun pelajar hari 1 2 hari 1 7 hari 1 2 hari 1 hari A B Mula surat 4 daripada 06

37 Tajuk : Pengurusan Tabung Kecemasan Pelajar (Kes Kecederaan) No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/UPKP/F.03 A B PT PT Pelajar dihubungi bagi memaklumkan bahawa bayaran akan ke akaun pelajar. Rekod 1-14 hari 1 hari Tamat Mula surat 5 daripada 06

38 Tajuk : Pengurusan Tabung Kecemasan Pelajar (Kes Kecederaan) No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/UPKP/F PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN Bil Tajuk Rekod Tempoh Simpanan Lokasi HEP (UPKP.5/2/2/1) 5 Tahun Unit Pengurusan Kebajikan Pelajar 8.0 BORANG TINDAKAN KERJA Tiada 9.0 BORANG SENARAI SEMAKAN Tiada Mula surat 6 daripada 06

39 Tajuk : Pengurusan Tabung Kecemasan Pelajar (Kes Kematian) No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/UPKP/F.04 STATUS DOKUMEN Petunjuk 01 daripada /04/ /04/ TUJUAN Prosedur ini diwujudkan bagi proses kerja berkaitan dengan Tabung Kecemasan Pelajar bagi kes kecederaan yang membawa kes kematian. 2.0 SKOP Proses kerja ini meliputi proses pengurusan permohonan Tabung Kecemasan Pelajar sebelum dan selepas sesi permohonan dilaksanakan. Kadar bantuan kepada waris pelajar adalah RM 10, DEFINISI UKZ3 - Unit Kewangan Zon 3 HEP - Hal Ehwal Pelajar TNC - Timbalan Naib Canselor PBK - Penolong Bendahari Kanan TPK - Timbalan Pendaftar Kanan PEK - Pegawai Eksekutif Kanan PT - Pembantu Tadbir POK - Pembantu Operasi Kanan SRK - Staf Residen Kolej NR - Unit Non Residen Mula surat 1 daripada 06

40 Tajuk : Pengurusan Tabung Kecemasan Pelajar (Kes Kematian) No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/UPKP/F RUJUKAN 1. Keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan Dan Pembangunan (JKP) ke-125 pada 29 Mac 2001 meluluskan Agenda C 1884 Cadangan Memperluaskan Skop Dan Jumlah Bantuan Tabung Kecemasan Pelajar. Berkuatkuasa mulai semester 01 Julai Keputusan Mesyuarat Lembaga Pengarah Universiti (LPU) ke-142 pada 24 Februari 2005 meluluskan Agenda C 2433 Permohonan Untuk Menaikkan Kadar Yuran Tabung Kecemasan Dan Menaikkan Kadar Bantuan Kewangan Mengikut Kecederaan. Berkuatkuasa mulai semester Jun Keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan Dan Pembangunan (JKP) ke-181 pada 17 Oktober 2012 meluluskan Agenda D 3840 Permohonan Cadangan Pindaan Bagi Tabung Kecemasan Pelajar Universiti Teknologi MARA Berkuatkuasa mulai 01 Januari Keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan dan Pembangunan ke- 201 pada 7 Disember 2016 meluluskan Agenda D 4680 Permohonan Cadangan Kenaikan Kadar Dan Penyediaan Wang Pendahuluan Tabung Kecemasan (Kematian) Pelajar Universiti Teknologi Mara Berkuatkuasa mulai 01 Januari Mula surat 2 daripada 06

41 Tajuk : Pengurusan Tabung Kecemasan Pelajar (Kes Kematian) No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/UPKP/F PROSES KERJA Bil Proses Kerja Pegawai Yang Melulus/Dirujuk 1. Maklumat kematian pelajar diterima. PEK Seksyen Undang Undang /Peraturan 2. Sekiranya jenazah masih belum dikebumikan bayaran pendahuluan RM 3,000 diberikan kepada waris. Sekiranya telah dikebumikan bayaran penuh akan diproses. 3. Wang Pendahuluan diberikan kepada waris bersama borang penerimaan pendahuluan 4. Borang penerimaan diserahkan kepada bagi urusan bayaran baki. 5. Permohonan Tabung Kecemasan melalui sistem online setelah sijil kematian diterima daripada waris. 6. Ahli Jawatankuasa membuat kelulusan secara atas talian. 7. Permohonan telah diluluskan diberi status berjaya. 8. Permohonan dan dokumen sokongan dihantar ke UKZ3 bagi proses bayaran ke akaun waris. SRK/NR/HEP Fakulti SRK/NR/HEP Fakulti SRK/NR/HEP Fakulti PT PPKU, PBK, Pendaftar, TNC HEP PEK PT/PBK Surat takziah dikeluarkan dan waris dihubungi bagi memaklumkan bahawa bayaran akan ke akaun waris. Rekod PT, POK PT Mula surat 3 daripada 06

42 Tajuk : Pengurusan Tabung Kecemasan Pelajar (Kes Kematian) No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/UPKP/F CARTA ALIR PEGAWAI YANG BERTANGGUNG JAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD KUALITI JANGKA MASA PEK Mula Maklumat kematian pelajar diterima. 400 HEP (UPKP.5/2/1/4) SRK/NR/HEP Fakulti SRK/NR/HEP Fakulti SRK/NR/HEP Fakulti Sekiranya jenazah masih belum dikebumikan bayaran pendahuluan RM 3,000 diberikan kepada waris. Sekiranya telah dikebumikan bayaran penuh akan diproses. Wang Pendahuluan diberikan kepada waris bersama borang penerimaan pendahuluan Borang penerimaan diserahkan kepada Unit Pengurusan Kebajikan Pelajar bagi urusan bayaran baki PT Permohonan Tabung Kecemasan melalui sistem online setelah sijil kematian diterima daripada waris. PPKU, PBK, Pendaftar, TNC HEP Belum Telah Ahli Jawatankuasa membuat kelulusan secara atas talian. 1 2 hari 1 14 hari 1 7 hari A B Mula surat 4 daripada 06

43 Tajuk : Pengurusan Tabung Kecemasan Pelajar (Kes Kematian) No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/UPKP/F.04 A B PEK Permohonan telah diluluskan diberi status berjaya. 1 2 hari PT/PBK Permohonan dan dokumen sokongan dihantar ke UKZ3 bagi proses bayaran ke akaun waris. 1 hari PT, POK Surat takziah dikeluarkan dan waris dihubungi bagi memaklumkan bahawa bayaran akan ke akaun waris hari PT Rekod 1 hari Tamat Mula surat 5 daripada 06

44 Tajuk : Pengurusan Tabung Kecemasan Pelajar (Kes Kematian) No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/UPKP/F PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN Bil Tajuk Rekod Tempoh Simpanan Lokasi HEP (UPKP.5/2/1/4) 5 Tahun Unit Pengurusan Kebajikan Pelajar 8.0 BORANG TINDAKAN KERJA Tiada 9.0 BORANG SENARAI SEMAKAN Tiada Mula surat 6 daripada 06

45 Tajuk : Pengurusan Pengurangan /Pengecualian Yuran Pengajian Pelajar No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/UPKP/F.05 STATUS DOKUMEN Petunjuk 01 daripada /04/ /04/ TUJUAN 2.0 SKOP Prosedur ini diwujudkan bagi proses kerja berkaitan dengan Pengurangan /Pengecualian Yuran Pengajian Pelajar. Proses kerja ini meliputi proses bantuan pengurangan/pengecualian bayaran yuran pengajian UiTM kepada pelajar yang menghadapi masalah kewangan untuk membayar yuran pengajian di UiTM. Kadar pengurangan RM 50 RM DEFINISI UKZ3 - Unit Kewangan Zon 3 HEA - Hal Ehwal Akademik PPP - Pengarah Pembangunan Pelajar KPK&K - Ketua Pusat Kerjaya & Kaunseling PP - Penolong Pendaftar PBK - Penolong Bendahari Kanan PEK - Pegawai Eksekutif Kanan PT - Pembantu Tadbir POK - Pembantu Operasi Kanan Mula surat 1 daripada 05

46 Tajuk : Pengurusan Pengurangan /Pengecualian Yuran Pengajian Pelajar No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/UPKP/F RUJUKAN 1. Keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan dan Pembangunan (JKP) ke -117 pada 8 Mac 1999 meluluskan Agenda C 1589 Cadangan Penyerangaman Kadar Permohonan Pengurangan Bayaran Wang Sumbangan/Yuran Pengajian Bagi Semester di ITM Berkuatkuasa mulai 01 Januari Mula surat 2 daripada 05

47 Tajuk : Pengurusan Pengurangan /Pengecualian Yuran Pengajian Pelajar No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/UPKP/F PROSES KERJA Bil Proses Kerja 1. Pelajar membuat permohonan secara manual dan menghantar permohonan bersama dokumen sokongan ke Unit Pergurusan Kebajikan Pelajar 2. Dokumen sokongan dan permohonan diterima. 3. Edaran kelulusan dibuat kepada Jawatankuasa bagi kelulusan. 4. Jawatankuasa meluluskan permohonan secara edaran. 5. Pelajar dihubungi bagi memaklumkan status kelulusan Pegawai Yang Melulus/Dirujuk Pelajar PT/PEK PT/POK PPP,Pendaftar, PBK,KPK&K Dan PP HEA PT Seksyen Undang Undang /Peraturan 6. Permohonan dan dokumen sokongan yang lulus dihantar ke UKZ3 bagi proses bayaran ke akaun pelajar. PT 7. Rekod PT Mula surat 3 daripada 05

48 Tajuk : Pengurusan Pengurangan /Pengecualian Yuran Pengajian Pelajar No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/UPKP/F CARTA ALIR PEGAWAI YANG BERTANGGUNG JAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD KUALITI JANGKA MASA Mula 400 HEP (UPKP.35/8) Pelajar Pelajar membuat permohonan secara manual dan menghantar permohonan bersama dokumen sokongan ke Unit Pergurusan Kebajikan Pelajar. 1 hari PT/PEK Dokumen sokongan dan permohonan diterima. PT/POK Edaran kelulusan dibuat kepada Jawatankuasa bagi kelulusan. 1 hari PPP,Pendaftar, PBK,KPK&K Dan PP HEA Jawatankuasa meluluskan permohonan secara edaran. PT Pelajar dihubungi bagi memaklumkan status kelulusan hari 1 2 hari PT Tidak Permohonan dan dokumen Layak sokongan yang lulus dihantar ke UKZ3 bagi proses bayaran ke akaun pelajar. PT Layak Rekod Tamat Mula surat 4 daripada 05

49 Tajuk : Pengurusan Pengurangan /Pengecualian Yuran Pengajian Pelajar No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/UPKP/F PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN Bil Tajuk Rekod Tempoh Simpanan Lokasi HEP (UPKP.38/8) 5 Tahun Unit Pengurusan Kebajikan Pelajar 8.0 BORANG TINDAKAN KERJA Tiada 9.0 BORANG SENARAI SEMAKAN 1. Borang Permohonan Pengurangan /Pengecualian Yuran Pengajian Pelajar. Mula surat 5 daripada 05

50 Tajuk : Pengurusan Bantuan Pelajaran (Bantuan Kewangan OKU, Pinjaman Pelajaran, Biasiswa Dan Dermasiswa) No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/UPKP/F.06 STATUS DOKUMEN Petunjuk 01 daripada /04/ /04/ TUJUAN 2.0 SKOP Prosedur ini diwujudkan bagi proses kerja berkaitan dengan Pengurusan Bantuan Pelajaran (Bantuan Kewangan OKU, Pinjaman Pelajaran, Biasiswa Dan Dermasiswa). Proses kerja ini meliputi aktiviti Bantuan Kewangan Pelajaran atau elaun yang ditawarkan kepada Pelajar UiTM daripada Agensi Kerajaan atau Agensi Swasta. Ia adalah tertakluk kepada dasar yang dikeluarkan oleh pihak penaja atau pihak yang memberikan pinjaman dan dermasiswa. 3.0 DEFINISI PEK - Pegawai Eksekutif Kanan PT - Pembantu Tadbir POK - Pembantu Operasi Kanan Mula surat 1 daripada 06

51 Tajuk : Pengurusan Bantuan Pelajaran (Bantuan Kewangan OKU, Pinjaman Pelajaran, Biasiswa Dan Dermasiswa) No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/UPKP/F RUJUKAN Tiada 5.0 PROSES KERJA Bil Proses Kerja Pegawai Yang Melulus/Dirujuk 1. Terima maklumat dari agensi terlibat PEK Seksyen Undang Undang /Peraturan 2. Hebahan di kepada Kampus Cawangan. PEK Hebahan dalam dibuat edaran kepada Fakulti, Pejabat NR dan Kolej Kediaman. Hebahan dimuat naik di FB Page UPKP dan Website HEP. 3. Pelajar akan menghantar permohonan terus kepada agensi sekiranya permohonan adalah secara online atau tanpa melalui Universiti. Pelajar/PT Sekiranya permohonan melalui Universiti dokumen permohonan akan dikumpul dan disahkan mengikut syarat pegawai pengesah yang diperlukan. 4. Mendapat pengesahan dari pegawai pengesah terlibat. Pelajar/PT/POK Mula surat 2 daripada 06

52 Tajuk : Pengurusan Bantuan Pelajaran (Bantuan Kewangan OKU, Pinjaman Pelajaran, Biasiswa Dan Dermasiswa) No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/UPKP/F.06 Bil 6. Proses Kerja Dokumen dihantar kepada agensi terlibat. Pegawai Yang Melulus/Dirujuk POK/Pelajar Seksyen Undang Undang /Peraturan 7. Menguruskan sesi serahan atau temuduga sekiranya agensi yang terbabit memerlukan perkara tersebut. PEK 8. Sesi Serahan Atau Temuduga. PEK 9. Rekod PT Mula surat 3 daripada 06

53 Tajuk : Pengurusan Bantuan Pelajaran (Bantuan Kewangan OKU, Pinjaman Pelajaran, Biasiswa Dan Dermasiswa) No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/UPKP/F CARTA ALIR PEGAWAI YANG BERTANGGUNG JAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD KUALITI JANGKA MASA PEK Mula. Terima maklumat dari agensi terlibat. 500 HEP (UPKP.14/3/3/15) 1 5 hari PEK Hebahan di kepada Kampus Cawangan. Hebahan dalam dibuat edaran kepada Fakulti, Pejabat NR dan Kolej Kediaman. Hebahan dimuat naik di FB Page UPKP dan Website HEP. Melalui Pelajar/PT Terus Ke Universiti Pelajar akan menghantar Agensi permohonan terus kepada agensi sekiranya permohonan adalah secara online atau tanpa melalui Universiti. Mengikut tarikh akhir yang ditetapkan Sekiranya permohonan melalui Universiti dokumen permohonan akan dikumpul dan disahkan mengikut syarat pegawai pengesah yang diperlukan. A B Mula surat 4 daripada 06

54 Tajuk : Pengurusan Bantuan Pelajaran (Bantuan Kewangan OKU, Pinjaman Pelajaran, Biasiswa Dan Dermasiswa) No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/UPKP/F.06 A B Pelajar/PT/POK Mendapat pengesahan dari pegawai pengesah terlibat. 1-2 hari POK/Pelajar Dokumen dihantar kepada agensi terlibat. 1 3 hari PEK Tiada Temuduga/ Serahan Ada Temuduga/ Serahan Menguruskan sesi serahan atau temuduga sekiranya agensi yang terbabit memerlukan perkara tersebut. 1-5 hari PEK Sesi Serahan Atau Temuduga. Mengikut tarikh Angensi terbabit PT Rekod 1-2 hari Tamat Mula surat 5 daripada 06

55 Tajuk : Pengurusan Bantuan Pelajaran (Bantuan Kewangan OKU, Pinjaman Pelajaran, Biasiswa Dan Dermasiswa) No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/UPKP/F PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN Bil Tajuk Rekod Tempoh Simpanan Lokasi HEP (UPKP.14/3/3/15) 5 Tahun Unit Pengurusan Kebajikan Pelajar 8.0 BORANG TINDAKAN KERJA Tiada 9.0 BORANG SENARAI SEMAKAN Tiada Mula surat 6 daripada 06

56 No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/UPKP/G Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 02/04/2018 BAHAGIAN G: SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNA Nama/No. Borang Tajuk Borang - Borang Permohonan Pengurangan/Pengecualian Yuran Pengajian Pelajar. - Borang Edaran Bagi Permohonan Permohonan Pengurangan/Pengecualian Yuran Pengajian Pelajar. - Borang Kaji Selidik Kepuasan Hati Pelajar Yang Memohon Bantuan Kewangan Terhadap Perkhidmatan Yang Diberikan. Nama Jabatan/Pejabat 1 daripada 01

57 CARTA ALIR PROSES PENTADBIRAN AM F01 PEGAWAI YANG BERTANGGUNG JAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD KUALITI JANGKA MASA PEK Mula Menerima surat/dokumen rasmi bersama arahan (lisan/bertulis) yang perlu di ambil tindakan dari ketua bahagian. Fail Am 100,200,300, 400,500 & 600 (yang berkaitan) Pejabat Pentadbiran HEP 1 2 hari PEK Meneliti arahan dan membuat perancangan bagi tindakan yang perlu di ambil. PEK/PT Mendapatkan fail yang berkaitan sebagai rujukan bagi surat yang berkaitan. PEK Menghubungi pegawai yang berkaitan jika perlu bagi urusan perbincangan dan pengesahan. PT Menyediakan surat bagi tindakan susulan. 3-5 hari POK PEK/PT/POK Tidak Lulus Lulus Mendapatkan kelulusan/tandatangan bahagian. Rekod ketua 1 2 hari Tamat 1

58 CARTA ALIR PROSES PENGURUSAN TABUNG F02 PEGAWAI YANG BERTANGGUNG JAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD KUALITI JANGKA MASA Mula Pelajar mohon bantuan Tabung Kebajikan Pelajar melalui portal pelajar.. PEK Semakan status kelayakan permohonan. Pelajar perlu menghantar dokumen sokongan bagi pelajar yang layak. PEK Unit Pengurusan Kebajikan Pelajar mengemaskini permohonan pelajar dan menghantar permohonan kepada Ahli Jawatankuasa Kebajikan Pelajar secara talian bagi proses kelulusan. PBK, TPK, Ahli Jawatankuasa Pendaftar, membuat kelulusan secara TNC HEP atas talian. PEK Permohonan telah diluluskan diberi status berjaya. PT,PBK Permohonan dan dokumen sokongan dihantar ke UKZ3 bagi proses bayaran ke akaun pelajar. PT Pelajar dihubungi bagi memaklumkan bahawa bayaran akan ke akaun pelajar. PT Tidak Layak Layak Rekod 400 HEP (UPKP.5/2/2/1) 1 2 hari 1 14 hari 1 2 hari 1 7 hari 1 2 hari 1 hari 1 14 hari 1 hari Tamat 2