OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN. KOLEJ-KOLEJ Kod Dokumen: UPM/OPR/KOLEJ/P002. PROSEDUR PENEMPATAN PELAJAR BAHARU Tarikh: 12/10/2018

Transkripsi

1 Halaman: 1/5 1.0 TUJUAN Prosedur ini disediakan bagi tujuan menerangkan proses persediaan penempatan dan pendaftaran masuk pelajar baharu. 2.0 SKOP Prosedur ini merangkumi semua proses kelulusan permohonan, semakan, pemantauan, dan penyelenggaraan bagi persediaan penempatan dan pendaftaran pelajar baharu di kolej. 3.0 TANGGUNGJAWAB, TWP PP dan sesiapa bertanggungjawab memastikan prosedur ini dilaksanakan dan dipatuhi. 4.0 DOKUMEN RUJUKAN Nombor Tajuk - Sistem Maklumat Pelajar MS ISO 9001: 2015 Quality Management Systems- Requirements MS ISO/IEC 27001:2013 Information Security Management Systems- Requirements Online Panduan Kemasukan Pelajar Baharu

2 Halaman: 2/5 5.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN BAKD : Bahagian Kemasukan dan Bahagian Urus Tadbir Akademik BHEP : Bahagian Hal Ehwal Pelajar : Bahan Bercetak atau Media Elektronik FU/PU : Fasilitator Universiti/Pembantu Universiti idec : Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi Serah : yang diserahkan kepada pihak luar untuk diuruskan Urus Online : Sistem Atas Talian : Ketua Jabatan dalam universiti yang mengetuai dan menguruskan tempat kediaman pelajar atau entiti yang berkaitan dengan pengurusan tempat tinggal pelajar atau apaapa juga nama yang disebut bagi tujuan pengurusan tentangnya PJP : Pengerusi Jemaah PJSD : PJS Development Sdn Bhd (pihak swasta yang mengendalikan urusan penginapan Serumpun) PK : Pengurus PPK : Penolong Pengurus PPPA : Pejabat Pembangunan dan Pengurusan Aset PT (P/O) : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) PYB : Pegawai ng Bertanggungjawab SMP : Sistem Maklumat Pelajar TNC (HEPA) : Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar & Alumni) TPKD PP : Timbalan Pegawai Kawalan Peneraju Proses TWP PP : Timbalan Wakil Pengurusan Peneraju Proses UPMKB Universiti Putra Malaysia Kampus Bintulu, Sarawak WP : Wakil Pengurusan

3 Halaman: 3/5 6.0 PROSES TERPERINCI Tanggungjawab Carta Alir Perincian Rekod/ Rujukan 6.1 Mula PT(P/O) 6.4 Laksana Pembelian 6.2 Kenalpasti Kemudahan penginapan 6.3 Mencukupi? 6.5 Terima Jumlah Pelajar 6.2 Kenalpasti dan laksanakan semakan kemudahan penginapan yang diperlukan oleh kolej berdasarkan Borang Inventori Bilik Penginapan Pelajar (OPR/KOLEJ/BR02/PEN001) atau Borang Inventori Bilik Penginapan Pelajar (UPM/KK/BOT/BR01). 6.3 Mencukupi (a) Jika, ikut langkah 6.5 (b) Jika, ikut langkah Laksanakan proses pembelian/ penggantian/ baikpulih mengikut keperluan semasa dan keutamaan. 6.5 Terima jumlah pelajar baharu daripada Bahagian Hal Ehwal Pelajar dan laksanakan semakan kapasiti semasa bilik pelajar berdasarkan Statistik Penempatan Pelajar di. Borang Inventori Bilik Penginapan Pelajar (OPR/KOLEJ/BR 02/PEN001)/ Borang Inventori Bilik Penginapan Pelajar (UPM/KK/BOT/ BR01) Statistik Penempatan Pelajar di PT(P/O) PK/ PPK 6.7 Hubungi IDEC/PPPA 6.6 Cetak Senarai Pelajar Baharu? 6.6 Cetak senarai nama pelajar baharu daripada BAKD melalui SMP dan dapatkan pengesahan Pengurus/Penolong Pengurus pada setiap helaian senarai tersebut. (a) Jika ya, ikut langkah 6.8 (b) Jika tidak, ikut langkah Hubungi pihak idec/ PPPA sekiranya berlaku gangguan internet dan elektrik untuk tujuan pembaikan. Senarai Nama Pelajar Baharu Cetakan SMP FU/PU 6.8 Semak Surat Tawaran Pelajar Baharu 6.8 Semak surat tawaran, Kad Pengenalan dan Slip Pengesahan Pendaftaran daripada pelajar baharu di kaunter semakan berdasarkan senarai nama pelajar daripada cetakan SMP. 6.9 Ada Surat Tawaran PK/ PPK 6.10 Rujuk BAKD 6.9 Surat tawaran? (a) Jika ya, ikut langkah 6.11 (b) Jika tidak, ikut langkah Arahkan pelajar mendapatkan surat tawaran dengan merujuk BAKD PJSD/PYB 6.11 Sahkan Kehadiran Pelajar Baharu 6.11 Sahkan kehadiran pelajar di SMP serta serahkan kunci bilik kepada pelajar dan dapatkan Borang Terima dan Serah Kunci dari pelajar. Seterusnya, cop pengesahan pada Senarai Semak Pendaftaran Pelajar Baharu di ruangan Kaunter dan kembalikan senarai semak tersebut kepada pelajar. Borang Terima dan Serah Kunci 6.12 Tamat

4 Halaman: 4/5 7.0 REKOD Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod 1. UPM. (PTJ).700-4/1/1 PENDAFTARAN PELAJAR BAHARU DI KOLEJ Surat makluman jumlah pelajar baharu daripada BHEP Senarai nama pelajar baharu daripada Bahagian Kemasukan dan Bahagian Urus Tadbir Akademik melalui SMP Statistik Penempatan Pelajar di 2. Borang Terima dan Serah Kunci Borang Terima dan Serah Kunci 3. Inventori Bilik Penginapan Pelajar Borang Inventori Bilik Penginapan Pelajar (OPR/KOLEJ/BR02/ PEN001) atau Borang Inventori Bilik Penginapan Pelajar (UPM/KK/BOT/BR01) Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh PT (P/O) Tempat PT (P/O) Tempat PT (P/O) Tempat Kuasa Melupus

5 Halaman: 5/5 8.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia dan Disemak Dilulus/ diluluskan semula Tarikh Kuatkuasa Keluaran Pertama untuk satu persijilan TNC (HEPA) WP 03/01/ /2011 Pengurusan ISO Kali ke-32 TNC (HEPA) WP 25/05/ OPR : 4/2011 Pengurusan ISO Kali ke-34 TNC (HEPA) WP 22/08/ OPR : 5/2011 2/2012 3/2012 KOLEJ 1/2013 KOLEJ 2/2014 KOLEJ 2/2015 Pengurusan ISO Kali ke-35 Pengurusan ISO ( ) Pengurusan ISO ( ) Mesyuarat Pengurusan ISO kali ke-41 ( ) Pengurusan ISO ( ) Pengurusan ISO (18/11/2015) TNC (HEPA) WP 18/11/2011 TNC (HEPA) WP 09/05/2012 TNC (HEPA) WP 14/08/2012 TNC (HEPA) WP 30/04/2013 TNC (HEPA) WP 12/12/2014 TNC (HEPA) WP 19/11/ KOLEJ 3/2017 Pengurusan ISO ( 3 Ogos 2017) TPKD PP TWP PP 18/08/ QMS (OPR): KOLEJ- 04/2018 ISO (28 September 2018) TPKD PP TWP PP 12/10/2018