MANUAL PROSEDUR PROSEDUR PEMBUATAN KARTU HASIL STUDI DAN PENGAMBILAN TRANSKRIP

Transkripsi

1 MANUAL PROSEDUR Tanggal Terbit Edisi I : 25 Nopember 2008 Tanggal Terbit Edisi II : 23 Oktober 2013 Tanggal Terbit Edisi III : 1 Agustus 2017 Status Direvisi : Gugus Kendali Mutu Program Studi Magister Teknik Arsitektur Fakultas Teknik USU Diperiksa dan Disetujui : Ketua Gugus Jaminan Mutu Fakultas Teknik USU Disahkan : Dekan Fakultas Teknik USU Ir. Seri Maulina, M.Si, PhD FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS SUMATERA UTARA AGUSTUS 2017

2 DAFTAR ISI i Lembar Pengesahan Prosedur Pembuatan Kartu Hasil Studi dan Pengambilan Transkrip 1 Daftar Distribusi 2 Catatan Perubahan Pembuatan Kartu Hasil Studi dan Pengambilan 3 Transkrip 1 Tujuan 4 2 Ruang Lingkup 4 3 Definisi 4 4 Referensi 4 5 Ketentuan Umum 4 6 Tujuan Kegiatan 5 7 Persyaratan 5 8 Tatacara Pelaksanaan 5 i

3 Halaman : 1-8 PENGAMBILANTRANSKRIPAKADEMIK USU Disiapkan Ir. Nurlisa Ginting, MSc Ketua Program 25/11/2008 Disahkan Studi Prof. Dr. Ir. Armansyah Ginting. M.Eng Dekan 25/11/2008 Disiapkan Disahkan Dr. Ir. Dwira Nirfalini Aulia, M.Sc Ketua Program Studi 23/10/2013 Prof. Dr. Ir. Bustami Syam, MSME Dekan 23/10/2013 Disiapkan Disahkan Ir. Nurlisa Ginting, MSc, PhD, IPM Ketua Program Studi 01/08/2017 Ir. Seri Maulina, M.Si, Ph.D Dekan 01/08/2017

4 Halaman : 2-8 DAFTAR DISTRIBUSI No Penerima Personil Tanda tangan Tanggal 1 Fakultas Teknik USU Dekan Ir. Seri Maulina, M.Si, Ph.D PD I Prof. Dr. Ing. Ir. Johannes Tarigan PDII Ir. Syahrizal, MT 2 Program Studi Magister Teknik Arsitektur Fakultas Teknik USU Ketua Ir. Nurlisa Ginting, MSc, Ph.D, IPM Sekretaris Ir. N. Vinky Rahman Pegawai Novi Yanthi IkatanMahasiswa

5 Revisi ke Halaman : 3-8 CATATAN PERUBAHAN PROSEDUR PEMBUATAN USU Tanggal Halaman Paragraf Alasan 1 25/11/2008 Perubahan No. Dokumen Manual Prosedur 2 23/10/2013 Perubahan dari Penanggung Jawab menjadi Tujuan Kegiatan Disahkan Prof. Dr. Ir. Armansyah Ginting. M.Eng Prof.Dr.Ir. Bustami Syam, MSME Fungsi/ Jabatan Dekan Dekan Tanda Tangan 3 01/08/2017 Perubahan No. Dokumen Manual Prosedur 1 Perubahan Pejabat Pengesah 2 Perubahan Daftar Distribusi 4 Penambahan Referensi Ir. Seri Maulina, M.Si, Ph.D Dekan

6 Halaman : TUJUAN Prosedur Pembuatan Kartu Hasil Studi dan Transkrip Akademik disusun sebagai satu pedoman bagi penyelenggara akademik di lingkungan Program Studi Magister Teknik Arsitektur USU dalam membuat kartu hasil studi dan transkrip akademik mahasiswa Program Studi Magister Teknik Arsitektur USU. 2. RUANG LINGKUP Ruang lingkup pembuatankartu Hasil Studi dan transkrip adalah: a. Prosedur pembuatan kartu hasil studi mahasiswa Program Studi Magister Teknik Arsitektur USU. b. Prosedur pembuatan transkrip akademik mahasiswa Program Studi Magister Teknik Arsitektur USU. 3. DEFINISI a. Kartu Hasil Studi (KHS) : Dokumen yang memuat penilaian terhadap keberhasilan mahasiswa setelah mengikuti kegiatan akademik sesuai pada Kartu Rencana Studi (KRS) selama satu (1) semester. b. Transkrip Akademik : Dokumen resmi sebagai bukti sah tentang rangkuman kumpulan kegiatan yang telah diikuti sesuai dengan kurikulum yang berlaku untuk Program Studi Magister Teknik Arsitektur yang diikuti dan dilengkapi dengan bobot kredit, penilaian hasil belajar yang dinyatakan dengan huruf serta indeks prestasi kumulatif dan data lain yang diperlukan untuk mendukung kelengkapan keberadaan transkrip akademik tersebut. 4. REFERENSI a. Undang-undang No. 20/2003 tentang Sisdiknas. b. PP No. 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan. Pasal 45 tentang Pengendalian Mutu dan Pasal 18, 19 tentang standar kompetensi Pendidikan Tinggi. c. Keputusan Rektor Universitas Sumatera Utara No. 1023/JO5/SK/PP/2005 tentang Peraturan Akademik ProgramPascaSarjana (S-2) Universitas Sumatera Utara. d. Manual MutuSPs USU e. Manual MutuProgram Studi Magister Teknik Arsitektur USU f. Peraturan Rektor Universitas Sumatera Utara Nomor 06 Tahun 2017 Tentang Peraturan Akademik Program Magisterdan Program DoktorUniversitas Sumatera Utara. 5. KETENTUAN UMUM a. Kartu Hasil Studi dibuat olehprogram Studi Magister Teknik Arsitektur dan ditandatangani oleh KetuaProgram Studi Magister Teknik Arsitektur USU. b. Transkrip Akademik dibuat olehprogram Studi Magister Teknik Arsitektur USUdan

7 Halaman : 5-8 ditandatangani oleh KetuaProgram Studi Magister Teknik Arsitektur USU. c. Untuk keadaan tertentu (jika dibutuhkan), transkrip akademik dapat dibuat olehsekolah Pasca Sarjana USUberdasarkan data yang diperoleh dari Program Studi Magister Teknik Arsitektur USUdan ditandatangani olehdekan Fakultas Teknik USU. 6. TUJUAN KEGIATAN Pembuatan Kartu Hasil Studi dan Transkrip Akademik dilakukan untuk: Dokumentasi tingkat keberhasilan studi mahasiswa bagi mahasiswa dan Program Studi Magister Teknik Arsitektur USU. 7. PERSYARATAN a. Pembuatan Kartu Hasil Studi dilakukan bila nilai dari mata kuliah yang diselenggarakan telah diserahkan ke Bagian AkademikProgram Studi Magister Teknik Arsitektur USU. b. Pembuatan Transkrip Akademik dilakukan jika seorang mahasiswa dinyatakan telah menyelesaikan studinya atau karena kepentingan tertentu. 8. TATA CARA PELAKSANAAN Prosedurpelaksanaan pembuatan Kartu Hasil Studi (KHS) adalah sebagai berikut: a. Staf adminstrasi Program Studi Magister Teknik Arsitektur USU menerima nilai dari dosen langsung atau dari Ketua/Sekretaris Program Studi Magister Teknik Arsitektur USU biladosen menyerahkan nilai ke departemen. b. Staf adminstrasi Program Studi Magister Teknik Arsitektur USU menjalankan perangkat lunak Sistem Informasi Akademik Program Studi Magister Teknik Arsitektur USU dari portal akademik c. Petugas dari Staf Administrasi memasukkan nilai sesuai dengan nilai yang diberikan dosen. d. Bila seluruh nilai telah dimasukkan, dilakukan pencetakan KHS menggunakan kertas khusus, contoh cetakan KHS dapat dilihat pada Lampiran 1. e. KHS ditandatangani oleh Ketua Program Studi Magister Teknik Arsitektur USU. f. KHS diserahkan ke Program Studi Magister Teknik Arsitektur untuk diberikan kepada mahasiswa. Prosedur pelaksanaan pembuatan Transkrip Akademik adalah sebagai berikut: a. Program Studi Magister Teknik Arsitektur USU memeriksa ulang arsip KHS mahasiswa atau Kartu Kemajuan Mahasiswa. b. Program Studi Magister Teknik Arsitektur USU membuat Transkrip Akademik mahasiswa sesuai dengan KHS mahasiswa. c. KetuaProgram Studi Magister Teknik Arsitektur USUmenandatangani Transkrip Akademik. d. Program Studi Magister Teknik Arsitektur USU memberikan Transkrip Akademik kepada mahasiswa.

8 Halaman : 6-8 Adapun alur dokumen yang terdapat pada Prosedur Pembuatan Kartu Hasil Studi dan Transkrip Akademik dapat dilihat pada Tabel 1. Tabel 1 Alur dokumen pada Prosedur Pembuatan Kartu Hasil Studi dan Transkrip Akademik KetuaProgram Mahasiswa Dosen PS MTA USU Bagian Akademik Studi Magister Teknik Arsitektur USU Pembuatan Kartu Hasil Studi Menyerahkannilai Menerima & Menyerahkan nilai Menerima nilai Menjalankan Memasukkan nilai mahasiswa Mencetak KHS mahasiswa Menandatangani KHS Menerima KHS Membagi KHS mahasiswa Pembuatan Transkrip Akademik Menyerahkan KHSmahasiswa Memeriksanilai pd arsip KHS Membuat dan Mencetak Transkrip Akademik Menandatangani Transkrip Akademik Menerima Transkrip Akademik Menyerahkan Transkrip Akademik

9 LAMPIRAN Halaman : 7-8 Lampiran 1: Contoh Kartu Hasil Studi Program Studi Magister Teknik Arsitektur USU

10 Halaman : 8-8 Lampiran2: ContohTranskrip Nilai ProgramStudi Magister Teknik Arsitektur USU