SIMPEG UINSA Buku Panduan Sistem Informasi Kepegawaian UIN Sunan Ampel Surabaya 1

Transkripsi

1 i SIMPEG UINSA Buku Panduan Sistem Informasi Kepegawaian UIN Sunan Ampel Surabaya 1

2 KATA PENGANTAR Surabaya, Juli 2014 SIMPEG UINSA Buku Panduan Sistem Informasi Kepegawaian UIN Sunan Ampel Surabaya 2

3 DAFTAR ISI KATA PENGANTAR...2 DAFTAR ISI MULAI MENGGUNAKAN SIMPEG Alamat SIMPEG UINSA Login Halaman Beranda Ganti Password Pengenalan Tampilan, Istilah, dan Tombol pada SIMPEG UINSA...8 Tampilan SIMPEG...8 Menu Utama SIMPEG Logout MENGISI BIODATA PEGAWAI Ringkasan Biodata Riwayat Pendidikan Riwayat Pekerjaan Riwayat Penghargaan Riwayat Penugasan Riwayat Sertifikasi Kemampuan Bahasa Kunjungan Ke LN Keterangan Keluarga Keterangan Organisasi Keterangan Lain Keterangan Publikasi ISIAN BEBAN KERJA DOSEN (khusus dosen) Identitas Data Beban Kerja Kesimpulan MEMBUKA INFORMASI Informasi Kenaikan Pangkat...40 SIMPEG UINSA Buku Panduan Sistem Informasi Kepegawaian UIN Sunan Ampel Surabaya 3

4 4.2. Sanksi Masa Persiapan Pensiun MELAKUKAN PENGAJUAN Cuti Izin Belajar...45 SIMPEG UINSA Buku Panduan Sistem Informasi Kepegawaian UIN Sunan Ampel Surabaya 4

5 1. MULAI MENGGUNAKAN SIMPEG Pada bagian ini akan dijelaskan bagaimana cara mengakses sistem dan keluar dari sistem dengan cara yang tepat sehingga kerahasiaan dan keamanan sistem tetap terjaga. Selain itu, akan dijelaskan pula fungsi tombol-tombol yang terdapat dalam SIMPEG UINSA, sehingga user dapat menggunakan aplikasi ini dengan lebih efektif dan efisien. Sistem Informasi Kepegawaian Universitas Islam Negeri Sunan Ampel Surabaya (SIMPEG UINSA) merupakan salah satu menu utama dari keseluruhan Sistem Informasi terintegrasi yang diterapkan di UIN Sunan Ampel. Sistem ini merupakan aplikasi berbasis web, sehingga untuk memasuki sistem ini, user tidak perlu melakukan instalasi atau setting khusus pada komputer masing-masing. Sistem ini dapat diakses pada seluruh komputer yang berada di UIN Sunan Ampel yang terkoneksi dengan jaringan intranet UINSA maupun dari komputer lain dimanapun berada yang terkoneksi via internet. User yang dapat melakukan koneksi pada SIMPEG UINSA ini adalah seluruh pegawai UINSA, baik itu karyawan, dosen maupun pustakawan. NIP yang dimiliki oleh pegawai UINSA otomatis berlaku sebagai username, lalu setiap user tersebut harus memiliki password agar dapat memasuki sistem. Setiap user harus segera mengganti default password yang diberikan oleh admin. Password harus dijaga kerahasiaannya dan diharapkan tidak memberitahukan password kepada orang lain. Setiap user memiliki hak akses yang berbeda-beda tergantung pada Rule User yang melekat sesuai dengan jabatannya dan sudah di setting oleh pihak yang berwenang. Ada user yang hanya dapat melihat data saja, ada user yang dapat melakukan penambahan data, update data dan menghapus data pada menu-menu tertentu. Buku Panduan ini dibuat khusus untuk user bertipe karyawan, dosen, dan pustakawan Alamat SIMPEG UINSA Untuk membuka Sistem Informasi Kepegawaian Universitas Islam Negeri Sunan Ampel Surabaya (SIMPEG UINSA) ketikkan alamat di browser yang anda gunakan sebagaimana gambar berikut: SIMPEG UINSA Buku Panduan Sistem Informasi Kepegawaian UIN Sunan Ampel Surabaya 5

6 1.2. Login Ketika alamat tersebut diketikkan dan koneksi tidak mengalami masalah maka akan langsung muncul halaman login sebagaimana tampilan berikut. Untuk dapat masuk ke dalam sistem berikut langkah-langkah yang harus anda lakukan: 1. Mengetikkan NIP ke dalam kotak username. 2. Memasukkan password yang diberikan ke dalam kotak password. 3. Kemudian tekan enter atau tombol untuk masuk. 4. Jika username dan password benar maka akan masuk ke tampilan beranda Halaman Beranda Halaman Beranda adalah tampilan yang akan pertama kali muncul saat user berhasil melakukan login. Berikut tampilan halaman beranda: SIMPEG UINSA Buku Panduan Sistem Informasi Kepegawaian UIN Sunan Ampel Surabaya 6

7 SIMPEG UINSA akan otomatis mengenali bertipe apakah user yang login ke dalam sistem. Apabila yang melakukan login bertipe dosen maka akan memiliki menu utama sejumlah 7 (tujuh) sebagaimana terdapat pada gambar. Ketujuh menu tersebut diantaranya adalah: 1. Beranda 2. Biodata Pegawai 3. BKD 4. Informasi 5. Pengajuan 6. Ganti Password 7. Logout Sedangkan apabila yang login selain dosen maka menu BKD (Beban Kerja Dosen) tidak akan muncul pada layar sehingga menu utama hanya berjumlah 6 (enam) Ganti Password Langkah pertama yang disarankan setelah user berhasil masuk ke dalam SIMPEG UINSA adalah melakukan penggantian password. Hal ini dilakukan untuk memastikan keamanan data pribadi anda dari kejadian yang tidak diinginkan. Untuk melakukan ganti password pilih menu kemudian akan muncul tampilan berikut: Setelah tampilan tersebut muncul maka harus dilakukan ganti password dengan langkah-langkah sebagai berikut: 1. Ketikkan password baru yang diinginkan pada kotak di sebelah kanan tulisan Password Baru. 2. Ketikkan ulang password baru yang diinginkan pada kotak di sebelah kanan tulisan Konfirmasi Password Baru. SIMPEG UINSA Buku Panduan Sistem Informasi Kepegawaian UIN Sunan Ampel Surabaya 7

8 3. Tekan enter atau tombol. 4. Jika proses penggantian password berhasil maka akan muncul konfirmasi bahwa Data User Telah terupdate sebagaimana tampilan berikut: 5. Tampilan itu berarti bahwa anda telah berhasil melakukan ganti password, simpan password tersebut dengan baik karena akan digunakan sebagai password untuk login ke SIMPEG UINSA ke depan Pengenalan Tampilan, Istilah, dan Tombol pada SIMPEG UINSA Untuk memudahkan user dalam menggunakan SIMPEG UINSA berikut penjelasan tampilan, istilah, dan tombol pada SIMPEG UINSA. Tampilan SIMPEG Identitas Hak Akses Login Terakhir Informasi Menu Utama Pengumuman Buku Panduan Sebagaimana terlihat pada gambar, ada 7 (tujuh) bagian utama dalam tampilan SIMPEG. Penjelasan dari masing-masing bagian dari SIMPEG terdapat pada deskripsi berikut: SIMPEG UINSA Buku Panduan Sistem Informasi Kepegawaian UIN Sunan Ampel Surabaya 8

9 1. Identitas Menunjukkan identitas user yang login. Untuk SIMPEG UINSA id user adalah NIP pegawai. 2. Hak Akses Menunjukkan hak akses dari tipe user yang login. Jika yang login adalah dosen maka hak akses akan menunjukkan tipe dosen. Jika yang login adalah karyawan maka hak akses akan bertuliskan karyawan. 3. Login terakhir Menunjukkan kapan user melakukan login yang terakhir kali. 4. Menu Utama Berisi tujuh menu utama untuk user SIMPEG UINSA. Pembahasan ketujuh menu utama terdapat pada penjelasan selanjutnya. 5. Pengumuman Berisi pengumuman terbaru dari bagian kepegawaian. 6. Buku Panduan Klik untuk mendapatkan buku panduan SIMPEG UINSA. 7. Dashboard Berisi informasi rekap data kepegawaian SIMPEG UINSA. Menu Utama SIMPEG Ada 7 (tujuh) menu utama yang tersedia untuk user SIMPEG UINSA sebagaimana diberikan pada penomoran gambar di atas, namun tak semua menu tersebut muncul tiap kali user login, tergantung tipenya apakah dosen ataukah karyawan. Berikut penjelasan detil dari ketujuh menu tersebut: SIMPEG UINSA Buku Panduan Sistem Informasi Kepegawaian UIN Sunan Ampel Surabaya 9

10 1. Beranda Halaman utama, berisi ucapan selamat datang dan link untuk mendownload buku panduan user. Buku panduan dapat di download dengan melakukan pada tulisan User Guide. 2. Biodata Pegawai Menu ini tersedia untuk melengkapi daftar riwayat hidup yang dimiliki oleh pegawai. Terdiri dari 12 sub menu, diantaranya yaitu: a) Ringkasan Biodata b) Riwayat Pendidikan c) Riwayat Pekerjaan d) Riwayat Penghargaan e) Riwayat Penugasan f) Riwayat Sertifikasi g) Kemampuan Bahasa h) Kunjungan Ke LN i) Keterangan Keluarga j) Keterangan Organisasi k) Keterangan Lain l) Keterangan Publikasi 3. BKD Menu ini hanya tersedia bagi user dengan tipe dosen. Digunakan untuk mengisi Beban Kerja Dosen setiap periodenya. 4. Informasi Menu informasi menyediakan tiga sub menu bagi user yaitu: a) Info Kenaikan Pangkat b) Info Sanksi c) Masa Persiapan Pensiun 5. Pengajuan Menu pengajuan disediakan untuk user mengajukan cuti atau izin belajar kepada atasan atau yang berwenang melalui dua sub menu yang tersedia di dalamnya yaitu: a) Cuti b) Izin Belajar 6. Ganti Password Menu untuk mengganti password. Untuk alasan keamanan sebaiknya ganti password secara berkala. SIMPEG UINSA Buku Panduan Sistem Informasi Kepegawaian UIN Sunan Ampel Surabaya 10

11 7. Logout Menu yang harus dipilih setiap kali selesai menggunakan SIMPEG UINSA Logout Selalu gunakan fungsi logout setelah selesai memakai SIMPEG UINSA kemudian tutuplah window browser anda. Logout bertujuan untuk menghindari penggunaan aplikasi oleh user lain sehingga mendukung adanya keamanan dan kerahasiaan data. Jangan pernah meninggalkan komputer dengan SIMPEG UINSA dalam keadaan aktif, agar user lain yang tidak memiliki hak untuk mengakses menu ini tidak dapat menggunakan fasilitas pada Sistem Informasi SDM ini. Untuk fungsi logout, user dapat memilih menu. Sistem ini memiliki auto logout jika tidak digunakan dalam jangka waktu yang lama (mode standby). SIMPEG UINSA Buku Panduan Sistem Informasi Kepegawaian UIN Sunan Ampel Surabaya 11

12 2. MENGISI BIODATA PEGAWAI Untuk memulai mengisi biodata pegawai menu Biodata Pegawai sehingga akan muncul tampilan sebagaimana di bawah ini. 12 Sub Menu Sebagaimana telah disebutkan pada Bagian 1, terdapat 12 sub menu untuk Menu Biodata Pegawai ini. Masing-masing sub menu wajib diisi untuk melengkapi biodata user. Panduan pengisian untuk masing-masing sub menu terdapat pada pembahasan di bawah ini Ringkasan Biodata Untuk mengaktifkan sub menu Ringkasan biodata lakukan pada sub menu di sebelah kiri sebagaimana gambar yang ada di atas. Ada 4 (empat) tab yang harus anda isi dalam menu ringkasan biodata sebagaimana terdapat pada gambar di bawah ini. 4 tab SIMPEG UINSA Buku Panduan Sistem Informasi Kepegawaian UIN Sunan Ampel Surabaya 12

13 Semua tab tersebut harus dilengkapi untuk keperluan identitas kepegawaian. Berikut tampilan keempat tab yang harus diisi: 1) Ringkasan Identitas Lengkapi data-data yang diminta pada form di atas, termasuk mengunggah foto dengan melakukan pada tombol. File yang diunggah bertipe.jpg dan besar file maksimal 5 MB. Jika berhasil mengunggah foto maka akan muncul tampilan sebagiamana contoh berikut: Foto yang telah diunggah dapat kembali dihapus dengan melakukan pada tulisan hapus berwarna merah. Dan jika telah yakin dengan semua isian, tombol, kemudian lanjutkan pengisian pada tab selanjutnya. SIMPEG UINSA Buku Panduan Sistem Informasi Kepegawaian UIN Sunan Ampel Surabaya 13

14 2) Informasi Identitas Lengkapi data-data yang diminta pada form di atas, termasuk mengunggah file Kartu Keluarga pada baris KK dengan melakukan pada tombol. File yang diunggah disarankan bertipe.jpg atau.pdf dan besar file maksimal 5 MB. Jika berhasil mengunggah maka akan muncul pada tampilan sebagaimana berikut: Foto yang telah diunggah dapat kembali dihapus dengan melakukan pada tulisan hapus berwarna merah. Dan jika telah yakin dengan semua isian, tombol, kemudian lanjutkan pengisian pada tab selanjutnya. SIMPEG UINSA Buku Panduan Sistem Informasi Kepegawaian UIN Sunan Ampel Surabaya 14

15 3) Informasi Kontak Lengkapi data-data yang diminta pada form di atas. Isikan alamat domisili sesuai tempat tinggal anda saat ini. Dan alamat KTP sesuai yang tertera pada KTP anda. Khusus untuk Propinsi Kabupaten Kecamatan Kelurahan harus dipilih secara berurutan dari mulai Propinsi, tidak bisa dipilih dari Kelurahan. Isi selengkap mungkin identitas pada tab informasi kontak ini, karena sangat diperlukan oleh bagian kepegawaian apabila sewaktu-waktu diperlukan untuk menyampaikan informasi. Jika telah yakin dengan semua isian, tombol pengisian pada tab selanjutnya., kemudian lanjutkan SIMPEG UINSA Buku Panduan Sistem Informasi Kepegawaian UIN Sunan Ampel Surabaya 15

16 4) Informasi Kepegawaian Lengkapi data-data yang diminta pada form di atas. Ada beberapa identitas yang tidak bisa diedit oleh user pada tab informasi kepegawaian ini. Jika telah yakin dengan semua isian, tombol, dan anda telah mneyelesaikan pengisian submenu Ringkasan Biodata. Lanjutkan pada submenu selanjutnya Riwayat Pendidikan Untuk mengaktifkan sub menu Riwayat Pendidikan lakukan pada sub menu di sebelah kiri sebagaimana gambar di bawah ini. 2 tab Ada 2 (dua) tab yang harus anda isi dalam menu riwayat pendidikan sebagaimana terdapat pada gambar di atas, yaitu tab Pendidikan Formal dan tab Pendidikan Non-Formal. Pendidikan Formal berisi riwayat pendidikan sejak SD sampai dengan S3. Sedangkan Pendidikan Non-Formal terdiri dari kursus atau pelatihan yang pernah ditempuh. Default tampilan pada list data adalah kosong. Untuk itu anda harus mengisinya dengan petunjuk di bawah ini. SIMPEG UINSA Buku Panduan Sistem Informasi Kepegawaian UIN Sunan Ampel Surabaya 16

17 Sebagaimana terlihat di gambar, ada dua tab yang harus dilengkapi untuk keperluan identitas kepegawaian. Berikut informasi detil untuk mengisi kedua tab: 1) Pendidikan Formal Untuk mengisi riwayat pendidikan formal dilakukan dengan melakukan pada tombol, sehingga akan muncul tampilan berikut: Scroll ke bawah untuk melengkapi data: Jangan lupa meng-upload file transkrip dan ijazah dengan melakukan pada tombol, jika sudah lakukan penyimpanan dengan melakukan di tombol. Ulangi lagi untuk melengkapi pendidikan dari SD dampai jenjang tertinggi yang pernah anda tempuh. Jika sudah, lanjutkan pengisian pada tab selanjutnya yaitu Pendidikan Non-Formal. SIMPEG UINSA Buku Panduan Sistem Informasi Kepegawaian UIN Sunan Ampel Surabaya 17

18 2) Pendidikan Non-Formal Pastikan tab yang aktif adalah Pendidikan Non-Formal. Tab yang aktif ditunjukkan pada warna putih di background tulisan tabnya sebagaimana pada gambar berikut. Untuk mengisi riwayat pendidikan non-formal dilakukan dengan melakukan pada tombol, sehingga akan muncul tampilan berikut: Isikan sesuai data yang anda miliki, jika sudah lengkap lakukan penyimpanan dengan melakukan di tombol. Ulangi lagi untuk melengkapi data pendidikan informal yang pernah anda tempuh. Jika sudah selesai lanjutkan pada submenu selanjutnya Riwayat Pekerjaan Untuk mengaktifkan sub menu Riwayat Pekerjaan lakukan pada sub menu di sebelah kiri sebagaimana gambar di bawah ini. Ada 2 (dua) tab yang harus anda isi dalam menu riwayat pekerjaan sebagaimana terdapat pada gambar. 2 tab SIMPEG UINSA Buku Panduan Sistem Informasi Kepegawaian UIN Sunan Ampel Surabaya 18

19 Sebagaimana terlihat di gambar, ada dua tab yang harus dilengkapi untuk keperluan identitas kepegawaian. Tab Jabatan terkait dengan jabatan struktural yang pernah dipegang. Sedangkan Pangkat berisi riwayat golongan ruang penggajian. Berikut informasi detil untuk mengisi kedua tab tersebut: 1) Jabatan Untuk mengisi riwayat jabatan dilakukan dengan melakukan pada tombol, sehingga akan muncul tampilan berikut: Isikan sesuai data yang anda miliki, jangan lupa melakukan upload file SK dengan menekan tombol, jika sudah lengkap lakukan penyimpanan dengan melakukan di tombol. Ulangi lagi untuk melengkapi data riwayat jabatan yang pernah anda miliki. Jika sudah selesai lanjutkan pada tab selanjutnya. 2) Pangkat Pastikan tab yang aktif adalah Pangkat. Tab yang aktif ditunjukkan pada warna putih di background tulisan tabnya sebagaimana pada gambar berikut. SIMPEG UINSA Buku Panduan Sistem Informasi Kepegawaian UIN Sunan Ampel Surabaya 19

20 Untuk mengisi riwayat pangkat dilakukan dengan melakukan pada tombol, sehingga akan muncul tampilan berikut: Isikan sesuai data yang anda miliki, jangan lupa melakukan upload file SK dengan menekan tombol, jika sudah lengkap lakukan penyimpanan dengan melakukan di tombol. Ulangi lagi untuk melengkapi data riwayat pangkat yang pernah anda miliki. Jika sudah selesai lanjutkan pada submenu selanjutnya Riwayat Penghargaan Untuk mengaktifkan sub menu Riwayat Penghargaan lakukan pada sub menu di sebelah kiri sebagaimana gambar di bawah ini. Hanya ada 1 (satu) tab yang harus anda isi dalam menu riwayat penghargaan sebagaimana terdapat pada gambar. Pada saat anda melakukan pada sub menu ini, jika telah terdapat isi pada riwayat penghargaan maka akan tampil sebagaimana gambar. Anda bisa melakukan proses edit atau delete dengan SIMPEG UINSA Buku Panduan Sistem Informasi Kepegawaian UIN Sunan Ampel Surabaya 20

21 menggunakan icon ( silahkan pada tombol )yang terdapat di sebelah kanan data. Dan untuk menambahkan data baru, sehingga akan muncul tampilan berikut: Isikan sesuai data yang anda miliki, jangan lupa melakukan upload file SK atau piagam dengan menekan tombol, jika sudah lengkap lakukan penyimpanan dengan melakukan di tombol. Ulangi lagi untuk melengkapi data riwayat penghargaan yang pernah anda miliki. Jika sudah selesai lanjutkan pada submenu selanjutnya Riwayat Penugasan Untuk mengaktifkan sub menu Riwayat Penugasan lakukan pada sub menu di sebelah kiri sebagaimana gambar di bawah ini. Hanya ada 1 (satu) tab yang harus anda isi dalam menu riwayat penugasan sebagaimana terdapat pada gambar. SIMPEG UINSA Buku Panduan Sistem Informasi Kepegawaian UIN Sunan Ampel Surabaya 21

22 Pada saat anda melakukan pada sub menu ini, jika telah terdapat isi pada riwayat penugasan maka akan tampil sebagaimana gambar. Anda bisa melakukan proses edit atau delete dengan menggunakan icon ( silahkan pada tombol )yang terdapat di sebelah kanan data. Dan untuk menambahkan data baru, sehingga akan muncul tampilan berikut: Isikan sesuai data yang anda miliki, jangan lupa melakukan upload file SK atau SPPD dengan menekan tombol, jika sudah lengkap lakukan penyimpanan dengan melakukan di tombol. Ulangi lagi untuk melengkapi data riwayat penugasan yang pernah anda miliki. Jika sudah selesai lanjutkan pada submenu selanjutnya Riwayat Sertifikasi Untuk mengaktifkan sub menu Riwayat Sertifikasi lakukan pada sub menu di sebelah kiri sebagaimana gambar di bawah ini. Hanya ada 1 (satu) tab yang harus anda isi dalam menu riwayat sertifikasi sebagaimana terdapat pada gambar. SIMPEG UINSA Buku Panduan Sistem Informasi Kepegawaian UIN Sunan Ampel Surabaya 22

23 Pada saat anda melakukan pada sub menu ini, jika telah terdapat isi pada riwayat sertifikasi maka akan tampil sebagaimana gambar. Anda bisa melakukan proses edit atau delete dengan menggunakan icon ( silahkan pada tombol )yang terdapat di sebelah kanan data. Dan untuk menambahkan data baru, sehingga akan muncul tampilan berikut: Isikan sesuai data yang anda miliki, jangan lupa melakukan upload file sertifikat dengan menekan tombol, jika sudah lengkap lakukan penyimpanan dengan melakukan di tombol. Ulangi lagi untuk melengkapi data riwayat sertifikasi yang pernah anda miliki. Jika sudah selesai lanjutkan pada submenu selanjutnya Kemampuan Bahasa Untuk mengaktifkan sub menu Kemampuan Bahasa lakukan pada sub menu di sebelah kiri sebagaimana gambar di bawah ini. Hanya ada 1 (satu) tab yang harus anda isi dalam menu kemampuan bahasa sebagaimana terdapat pada gambar. SIMPEG UINSA Buku Panduan Sistem Informasi Kepegawaian UIN Sunan Ampel Surabaya 23

24 Pada saat anda melakukan pada sub menu ini, jika anda pernah mengisi pada riwayat kemampuan bahasa maka akan tampil sejumlah data, namun jika belum terisi maka data akan kosong sebagaimana di gambar. Untuk menambahkan data baru silahkan pada tombol, sehingga akan muncul tampilan berikut: Isikan sesuai data yang anda miliki, jangan lupa melakukan upload file sertifikat dengan menekan tombol, jika sudah lengkap lakukan penyimpanan dengan melakukan di tombol. Ulangi lagi untuk melengkapi data kemampuan bahasa yang anda miliki. Jika sudah selesai lanjutkan pada submenu selanjutnya Kunjungan Ke LN Untuk mengaktifkan sub menu Kunjungan Ke LN lakukan pada sub menu di sebelah kiri sebagaimana gambar di bawah ini. Hanya ada 1 (satu) tab yang harus anda isi dalam menu kunjungan ke luar negeri sebagaimana terdapat pada gambar. SIMPEG UINSA Buku Panduan Sistem Informasi Kepegawaian UIN Sunan Ampel Surabaya 24

25 Pada saat anda melakukan pada sub menu ini, jika anda pernah mengisi pada riwayat kunjungan ke luar negeri maka akan tampil sejumlah data, namun jika belum terisi maka data akan kosong sebagaimana di gambar. Untuk menambahkan data baru silahkan pada tombol, sehingga akan muncul tampilan berikut: Isikan sesuai data yang anda miliki, jika sudah lengkap lakukan penyimpanan dengan melakukan di tombol. Ulangi lagi untuk melengkapi data perjalanan ke luar negeri yang pernah anda lakukan. Jika sudah selesai lanjutkan pada submenu selanjutnya Keterangan Keluarga Untuk mengaktifkan sub menu Keterangan Keluarga lakukan pada sub menu di sebelah kiri sebagaimana gambar di bawah ini. Ada 4 (empat) tab yang harus anda isi dalam menu keterangan keluarga sebagaimana terdapat pada gambar di bawah ini. 4 tab SIMPEG UINSA Buku Panduan Sistem Informasi Kepegawaian UIN Sunan Ampel Surabaya 25

26 Semua tab tersebut harus dilengkapi untuk keperluan identitas keluarga pegawai. Berikut informasi detil untuk mengisi keempat tab tersebut: 1) Suami/Istri Jika anda belum pernah mengisi data pasangan hidup maka list akan kosong sebagaimana gambar di atas. Untuk nambah data suami/istri dilakukan dengan melakukan pada tombol, sehingga akan muncul tampilan berikut: Scroll ke bawah lagi untuk melengkapi: Isikan sesuai data yang anda miliki, jangan lupa melakukan upload scan surat nikah, surat kematian (jika telah meninggal), atau surat cerai (jika cerai) dengan menekan tombol, jika sudah lengkap lakukan penyimpanan dengan melakukan di tombol selesai lanjutkan pada tab selanjutnya.. Jika sudah SIMPEG UINSA Buku Panduan Sistem Informasi Kepegawaian UIN Sunan Ampel Surabaya 26

27 2) Anak Pastikan tab yang aktif adalah Anak. Tab yang aktif ditunjukkan pada warna putih di background tulisan tabnya sebagaimana pada gambar berikut. Jika anda belum pernah mengisi data anak maka list akan kosong sebagaimana gambar di atas. Untuk nambah data anak dilakukan dengan melakukan pada tombol, sehingga akan muncul tampilan berikut: Isikan sesuai data anak yang anda miliki, jangan lupa melakukan upload scan akta kelahiran dengan menekan tombol, jika sudah lengkap lakukan penyimpanan dengan melakukan di tombol. Ulangi jika jumlah anak anda lebih dari satu. Jika sudah selesai lanjutkan pada tab selanjutnya. 3) Orangtua Pastikan tab yang aktif adalah Orangtua. Tab yang aktif ditunjukkan pada warna putih di background tulisan tabnya sebagaimana pada gambar berikut. SIMPEG UINSA Buku Panduan Sistem Informasi Kepegawaian UIN Sunan Ampel Surabaya 27

28 Jika anda belum pernah mengisi data orangtua maka list akan kosong sebagaimana gambar di atas. Untuk nambah data orangtua dilakukan dengan melakukan pada tombol, sehingga akan muncul tampilan berikut: Isikan sesuai data orangtua dan mertua anda, jangan lupa menyesuaikan tipe orangtua dengan melakukan pada pilihan: Jika sudah lengkap lakukan penyimpanan dengan melakukan di tombol. Ulangi untuk ayah mertua, ibu kandung, dan ibu mertua. Jika sudah selesai lanjutkan pada tab selanjutnya. 4) Saudara Pastikan tab yang aktif adalah Saudara. Tab yang aktif ditunjukkan pada warna putih di background tulisan tabnya sebagaimana pada gambar berikut. Jika anda belum pernah mengisi data saudara maka list akan kosong sebagaimana gambar di atas. Untuk nambah data saudara dilakukan dengan melakukan pada tombol, sehingga akan muncul tampilan berikut: SIMPEG UINSA Buku Panduan Sistem Informasi Kepegawaian UIN Sunan Ampel Surabaya 28

29 Isikan sesuai data saudara yang anda miliki, jika sudah lengkap lakukan penyimpanan dengan melakukan di tombol. Ulangi jika jumlah saudara anda lebih dari satu. Sampai tab iini data pada submenu Keterangan Keluarga telah lengkap. Silahkan lanjutkan pada submenu Keterangan Organisasi Keterangan Organisasi Untuk mengaktifkan sub menu Keterangan Organisasi lakukan pada sub menu di sebelah kiri sebagaimana gambar di bawah ini. Hanya ada 1 (satu) tab yang harus anda isi dalam menu keterangan organisasi sebagaimana terdapat pada gambar. Pada saat anda melakukan pada sub menu ini, jika anda pernah mengisi pada keterangan organisasi maka akan tampil sejumlah data, namun jika belum terisi maka data akan kosong sebagaimana di gambar. Untuk menambahkan data baru silahkan pada tombol, sehingga akan muncul tampilan berikut: SIMPEG UINSA Buku Panduan Sistem Informasi Kepegawaian UIN Sunan Ampel Surabaya 29

30 Isikan sesuai riwayat organisasi yang pernah anda miliki, jangan lupa menyesuaikan periode pengalaman organisasi anda tersebut dengan melakukan pada pilihan: Pilih sesuai dengan periode anda bergabung pada organisasi tersebut, apakah SLTA (ke bawah), saat menempuh kuliah (Universitas), setelah kuliah (Setelah Pendidikan) atau saat telah menjadi Pegawai. Sesuaikan juga tipe organisasi dengan memilih pada pilihan: Jika sudah lengkap lakukan penyimpanan dengan melakukan di tombol. Ulangi sejumlah pengalaman organisasi yang anda miliki. Jika sudah selesai lanjutkan pada submenu selanjutnya, yaitu Keterangan Lain Keterangan Lain Untuk mengaktifkan sub menu Keterangan Lain lakukan pada sub menu di sebelah kiri sebagaimana gambar di bawah ini. Hanya ada 1 (satu) tab yang harus anda isi dalam menu keterangan lain sebagaimana terdapat pada gambar. SIMPEG UINSA Buku Panduan Sistem Informasi Kepegawaian UIN Sunan Ampel Surabaya 30

31 Pada saat anda melakukan pada sub menu ini, jika anda pernah mengisi pada keterangan lain maka akan tampil sejumlah data, namun jika belum terisi maka data akan kosong sebagaimana di gambar. Untuk menambahkan data baru silahkan pada tombol muncul tampilan berikut:, sehingga akan Pilih jenis keterangan lain yang diminta oleh SIMPEG, pada pilihan: Isikan sesuai data keterangan lain yang anda miliki, jangan lupa melakukan upload file surat keterangan dengan menekan tombol, jika sudah lengkap lakukan penyimpanan dengan melakukan di tombol. Ulangi untuk ketiga jenis keterangan yang ada. Jika sudah selesai lanjutkan pada submenu selanjutnya Keterangan Publikasi Submenu ini hanya akan muncul jika anda bertipe dosen. Jika anda karyawan maka submenu ini tidak muncul pada tampilan SIMPEG anda. Untuk mengaktifkan sub menu Keterangan Publikasi SIMPEG UINSA Buku Panduan Sistem Informasi Kepegawaian UIN Sunan Ampel Surabaya 31

32 lakukan pada sub menu di sebelah kiri sebagaimana gambar di bawah ini. Hanya ada 1 (satu) tab yang harus anda isi dalam menu keterangan lain sebagaimana terdapat pada gambar. Pada saat anda melakukan pada sub menu ini, jika anda pernah mengisi pada keterangan publikasi maka akan tampil sejumlah data, namun jika belum terisi maka data akan kosong sebagaimana di gambar. Untuk menambahkan data baru silahkan pada tombol, sehingga akan muncul tampilan berikut: Jangan lupa sesuaikan jenis publikasi anda dengan pilihan yang tersedia, apakah seminar, jurnal, buku, atau artikel koran. Lengkapi juga klasifikasi sesuai dengan jenis publikasi, misal apabila anda memilih artikel koran maka pilihan klasifikasinya adalah: nasional ataukah internasional. SIMPEG UINSA Buku Panduan Sistem Informasi Kepegawaian UIN Sunan Ampel Surabaya 32

33 Kemudian ccroll ke bawah untuk melengkapi: Isikan sesuai data publikasi yang anda miliki, jangan lupa melakukan upload file publikasi dengan menekan tombol, jika sudah lengkap lakukan penyimpanan dengan melakukan di tombol. Ulangi untuk ketiga publikasi-publikasi yang ada. Sampai sini pengisian Biodata Pegawai anda telah lengkap. Lanjutkan pada menu-menu selanjutnya. SIMPEG UINSA Buku Panduan Sistem Informasi Kepegawaian UIN Sunan Ampel Surabaya 33

34 3. ISIAN BEBAN KERJA DOSEN (khusus dosen) Sebagaimana telah disebutkan sebelumnya, menu Beban Kerja Dosen hanya akan muncul apabila user yang melakukan login bertipe dosen. Anda bisa melewati Bab ini apabila bukan dosen. Untuk masuk ke dalam menu ini pada tombol BKD. Menu Beban Kerja Dosen terdiri dari tiga submenu yaitu: Identitas, Beban Kerja, dan Kesimpulan. Penjelasan lengkap untuk masing-masing sub menu terdapat pada penjelasan di bawah ini. 3 Sub Menu 3.1. Identitas Tampilan yang akan muncul saat user memilih menu BKD adalah identitas sebagaimana tampilan di bawah ini. SIMPEG UINSA Buku Panduan Sistem Informasi Kepegawaian UIN Sunan Ampel Surabaya 34

35 Isian identitas yang tampil diambil dari isian di menu Biodata Pegawai. Terkait dengan isian Beban Kerja Dosen yang harus diisikan setiap semester, maka ada dua isian yang harus diisikan lagi oleh user, yaitu status dan periode. Untuk mengisinya pada tombol akan berubah sebagaimana gambar di bawah ini. sehingga tampilan Sesuaikan status dan periode anda, jika telah sesuai tekan tombol. Lalu lanjutkan pengisian pada sub menu selanjutnya dengan melakukan pada tombol submenu Beban Kerja sebagaimana tampilan berikut. SIMPEG UINSA Buku Panduan Sistem Informasi Kepegawaian UIN Sunan Ampel Surabaya 35

36 3.2. Data Beban Kerja Setelah anda memilih submenu beban kerja maka akan muncul tampilan awal dari submenu beban Kerja akan sebagaimana gambar di bawah ini. Ada 4 tab untuk sub menu beban kerja, yaitu: A. Pendidikan, B. Penelitian, C. Pengabdian Masyarakat, D. Penunjang. 4 tab Semua tab harus diisi sesuai dengan kegiatan dosen selama semester berjalan. Penjelasan detil untuk masing-masing tab ada pada penjelasan berikut. 1) A. Pendidikan Secara deafult apabila submenu Beban Kerja diaktifkan maka tab pendidikan akan muncul sebagaimana tampilan gambar di atas. Apabila user belum pernah mengisi data maka akan Bidang sesuai tab kosong sebagaimana gambar. Untuk mengisinya pada tombol akan muncul tampilan berikut: sehingga Klik untuk memilih rubrik sesuai kegiatan yang dilakukan. Isikan deskripsi pada kolom kegiatan. SKS otomatis akan terisi sesuai dengan rubrik yang anda pilih. Lengkapi bukti penugasan dengan menekan tombol dan memilih file yang akan diupload. Jika telah selesai tekan tombol dan lanjutkan pada tab selanjutya. SIMPEG UINSA Buku Panduan Sistem Informasi Kepegawaian UIN Sunan Ampel Surabaya 36

37 2) B. Penelitian Pastikan tab yang aktif adalah penelitian. Sama dengan dengan tab sebelumnya, apabila user belum pernah mengisi data maka list akan kosong sebagaimana gambar. Untuk mengisinya pada tombol sehingga akan muncul tampilan berikut: Bidang sesuai tab Klik untuk memilih rubrik sesuai kegiatan yang dilakukan. Isikan deskripsi pada kolom kegiatan. SKS otomatis akan terisi sesuai dengan rubrik yang anda pilih. Lengkapi bukti penugasan dengan menekan tombol dan memilih file yang akan diupload. Jika telah selesai tekan tombol dan lanjutkan pada tab selanjutya. 3) C. Pengabdian Masyarakat Pastikan tab yang aktif adalah pengabdian masyarakat. Sama dengan dengan tab sebelumnya, apabila user belum pernah mengisi data maka list akan kosong sebagaimana gambar. Untuk mengisinya pada tombol sehingga akan muncul tampilan berikut: SIMPEG UINSA Buku Panduan Sistem Informasi Kepegawaian UIN Sunan Ampel Surabaya 37

38 Bidang sesuai tab Klik untuk memilih rubrik sesuai kegiatan yang dilakukan. Isikan deskripsi pada kolom kegiatan. SKS otomatis akan terisi sesuai dengan rubrik yang anda pilih. Lengkapi bukti penugasan dengan menekan tombol dan memilih file yang akan diupload. Jika telah selesai tekan tombol dan lanjutkan pada tab selanjutya. 4) D. Penunjang Pastikan tab yang aktif adalah penunjang. Sama dengan dengan tab sebelumnya, apabila user belum pernah mengisi data maka list akan kosong sebagaimana gambar di atas. Untuk mengisinya pada tombol sehingga akan muncul tampilan [ada gambar di bawah ini. Klik untuk memilih rubrik sesuai kegiatan yang dilakukan. Isikan deskripsi pada kolom kegiatan. SKS otomatis akan terisi sesuai dengan rubrik yang anda pilih. Lengkapi bukti penugasan dengan menekan tombol dan memilih file yang akan diupload. Jika telah selesai tekan tombol dan isian Beban Kerja Dosen telah selesai anda isikan. Jika tab ini telah selesai silahkan melihat kesimpulan apakah telah memenuhi peraturan dan undang-undang atau belum. SIMPEG UINSA Buku Panduan Sistem Informasi Kepegawaian UIN Sunan Ampel Surabaya 38

39 Bidang sesuai tab 3.3. Kesimpulan Untuk melihat kesimpulan beban kerja dosen yang telah anda isikan, pada submenu kesimpulan yang ada di sebelah kiri sebagaimana gambar di bawah ini. Sehingga akan muncul kesimpulan sebagaimana pada gambar berikut: SIMPEG UINSA Buku Panduan Sistem Informasi Kepegawaian UIN Sunan Ampel Surabaya 39

40 4. MEMBUKA INFORMASI Untuk masuk ke dalam menu informasi menu INFORMASI yang terdapat pada halaman utama SIMPEG. Informasi terkait kepegawaian yang tersedia pada SIMPEG UINSA terdiri dari tiga hal yaitu: informasi kenaikan pangkat, sanksi, dan masa persiapan pensiun. Penjelasan detil untuk ketiga informasi tersebut terdapat pada deskripsi di bawah ini: 4.1. Informasi Kenaikan Pangkat Untuk masuk ke dalam submenu informasi kenaikan pangkat, pastikan submenu yang anda pilih adalah Info Kenaikan Pangkat. Secara default tampilan informasi kenaikan pangkat adalah yang pertama kali tampil saat anda memilih menu Informasi. Informasi kenaikan pangkat memberikan empat informasi sebagaimana gambar, informasi tersebut adalah: 1. Tanggal sekarang 2. TMT SK terakhir 3. Periode Pangkat Terakhir 4. Informasi Waktu Kenaikan Pangkat Bagian yang perlu mendapat perhatian khusus pada submenu ini adalah informasi kenaikan pangkat. Di kolom tersebut anda dapat melihat berapa lama lagi proses kenaikan pangkat dapat SIMPEG UINSA Buku Panduan Sistem Informasi Kepegawaian UIN Sunan Ampel Surabaya 40

41 diajukan. Apabila anda telah melewati periode kenaikan pangkat maka pesan akan berubah seperti tampilan di bawah ini: Dengan informasi perhitungan periode kenaikan pangkat tersebut diharapkan user dapat mempersiapkan persyaratan yang diperlukan untuk mengurus kenaikan pangkat dengan lebih optimal Sanksi Untuk masuk ke dalam submenu informasi sanksi, pastikan submenu yang anda pilih adalah Info Sanksi dengan melakukan pada tombol submenu sehingga muncul tampilan sebagaimana gambar berikut. Kemudian perhatikan informasi yang tampil di dalamnya. Gambar di atas adalah tampilan dari sanksi pribadi yang anda miliki. Apabila pejabat yang berwenang tidak pernah menjatuhkan sanksi terhadap anda, maka list sanksi akan kosong sebagaimana gambar tersebut. Namun jika anda pernah beberapa kali melakukan pelanggaran maka akan tercatat dalam daftar di atas Masa Persiapan Pensiun Untuk masuk ke dalam submenu informasi masa persiapan pensiun, pastikan submenu yang anda pilih adalah Masa Persiapan Pensiun dengan melakukan pada tombol submenu sehingga muncul tampilan sebagaimana gambar berikut. SIMPEG UINSA Buku Panduan Sistem Informasi Kepegawaian UIN Sunan Ampel Surabaya 41

42 Informasi masa persiapan pensiun memberikan empat informasi sebagaimana gambar, informasi tersebut adalah: 1. Tanggal sekarang 2. Tanggal lahir 3. Usia 4. Masa persiapan pensiun Bagian yang perlu mendapat perhatian khusus pada submenu ini adalah informasi masa pensiun. Di kolom tersebut anda dapat melihat berapa lama lagi anda pensiun. Informasi ini akan selalu berubah (dihitung mundur) berdasarkan tanggal sekarang. SIMPEG UINSA Buku Panduan Sistem Informasi Kepegawaian UIN Sunan Ampel Surabaya 42

43 5. MELAKUKAN PENGAJUAN Ada dua jenis pengajuan yang tersedia dalam SIMPEG ini. Yaitu pengajuan cuti dan pengajuan izin belajar. Untuk melakukan pengajuan tersebut silahkan PENGAJUAN di menu 2 Sub Menu utama sehingga muncul tampilan berikut Cuti Tampilan default ketika menu pengajuan di adalah submenu Cuti. Dalam submenu cuti terdapat dua tab sebagaimana gambar berikut: 2 tab Tab Riwayat Pengajuan Cuti berisi daftar pengajuan yang pernah anda lakukan. Sedangkan Riwayat Ambil Cuti berisi daftar cuti yang pernah anda ambil. Penjelasan detil kedua tab tersebut terdapat pada bagian berikut ini: 1) Riwayat Pengajuan Cuti Pastikan tab yang anda adalah Riwayat Pengajuan Cuti. Tab ini akan tampil secara default saat anda masuk ke dalam submenu cuti. Apabila user pernah mengajukan cuti maka akan tampil sebagaimana gambar di atas. Namun jika belum pernah maka list akan kosong. Untuk mengajukan cuti silahkan ke tombol sehingga muncul tampilan di bawah ini. SIMPEG UINSA Buku Panduan Sistem Informasi Kepegawaian UIN Sunan Ampel Surabaya 43

44 Isikan sesuai dengan data dan pengajuan yang akan dilakukan, scroll ke bawah untuk melengkapi: Jika isian sudah lengkap tombol berwenang. dan tunggu sampai direview oleh yang 2) Riwayat Ambil Cuti Pastikan tab yang aktif adalah riwayat ambil cuti. Pada tab ini seluruh riwayat cuti yang pernah diambil akan tampil. SIMPEG UINSA Buku Panduan Sistem Informasi Kepegawaian UIN Sunan Ampel Surabaya 44

45 5.2. Izin Belajar Untuk masuk ke dalam submenu ini silahkan pada submenu Izin Belajar sebagaimana terlihat pada gambar di bawah ini. Submenu izin belajar terdiri dari dua tab yaitu pengajuan ijin belajar dan riwayat ijin belajar sebagaimana terdapat pada gambar berikut: 2 tab Tab pengajuan ijin belajar berisi pengajuan yang sedang anda sampaikan, sedangkan riwayat ijin belajar berisi daftar ijin belajar yang telah disetujui. Penjelasan untuk masing-masing tab terdapat pada deskripsi di bawah ini: 1) Pengajuan Ijin Belajar Tampilan default dari submenu ijin belajar adalah tab pengajuan. Apabila anda belum pernah melakukan pengajuan ijin belajar maka isinya akan kosong sebagaimana gambar di atas. Untuk melakukan pengajuan ijin belajar pada tombol akan muncul tampilan sebagai berikut: 3 tab sehingga SIMPEG UINSA Buku Panduan Sistem Informasi Kepegawaian UIN Sunan Ampel Surabaya 45

46 Ada tiga tab yang harus diisi untuk melengkapi pengajuan ijin belajar. Tab tersebut adalah: data pribadi, rencana studi, dan dokumen pendukung. Pembahasan masing-masing tab ada di bagian berikut ini: a) Data Pribadi Isikan data pribadi anda, kemudian simpan dengan menekan tombol yang tersedia di bawahnya. Setelah itu lanjutkan pada tab selanjutnya yaitu rencana belajar. b) Rencana Studi Lanjutkan dengan pengisian rencana studi, setelah lengkap tekan tombol simpan. Kemudian lanjutkan pada tab selanjutnya: dokumen pendukung. Catatan: khusus untuk isian tempat/lembaga pendidikan berada, anda harus mengisikan provinsi dan kabupaten/kotamadya. SIMPEG UINSA Buku Panduan Sistem Informasi Kepegawaian UIN Sunan Ampel Surabaya 46

47 c) Dokumen Pendukung Lengkapi dengan mengunggah dokumen pendukung yang anda miliki. Klik pada tombol browse dan kemudian unggah. Jika telah selesai jangan lupa tekan tombol simpan. Sampai di sini berkas pengajuan telah lengkap, silahkan menunggu sambil mengecek status dari pengajuan anda. 2) Riwayat Ijin Belajar Apabila pengajuan anda disetujui, maka akan muncul pada stab ini. Untuk mengaktifkan tab riwayat ijin belajar pastikan tombol pada tab telah di. Pada tab ini anda juga dapat melihat riwayat ijin belajar yang pernah anda tempuh sebelumnya. SIMPEG UINSA Buku Panduan Sistem Informasi Kepegawaian UIN Sunan Ampel Surabaya 47