BAB 1 PENDAHULUAN. 1.1 Latar Belakang. Teknologi informasi telah membawa banyak kemajuan dalam kehidupan

Transkripsi

1 1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Teknologi informasi telah membawa banyak kemajuan dalam kehidupan manusia sekarang ini. Dengan teknologi informasi, manusia dapat mengakses informasi yang dibutuhkan dalam waktu yang lebih singkat dan dengan cara yang lebih praktis. Hal ini tentunya membawa dampak yang baik bagi kehidupan manusia terutama dalam mendukung aktivitas serta kebutuhan manusia yang semakin meningkat. Teknologi informasi ini terus berkembang dan telah mengambil peranan penting dalam banyak hal, termasuk dalam dunia bisnis. Persaingan dalam dunia bisnis saat ini juga telah berkembang pesat, dimana perusahaan perusahaan terus berlomba lomba memperoleh keunggulan kompetitif dan ingin selalu berada selangkah lebih maju dari perusahaan lainnya. Hampir seluruh perusahaan memanfaatkan teknologi informasi dan membangun sistem informasi untuk mencapai hal tersebut sehingga tanpa disadari teknologi informasi dan sistem informasi telah menjadi suatu komponen yang tidak terpisahkan dari dalam dunia bisnis, terutama di era globalisasi seperti saat ini. Penggunaan teknologi informasi yang tepat dan didukung oleh sumber daya manusia dalam mengoperasikannya dapat meningkatkan kinerja perusahaan yang bersangkutan. Peranan sistem informasi dalam suatu perusahaan juga dinilai cukup signifikan karena sistem informasi membantu perusahaan dalam menghasilkan

2 2 suatu informasi yang cepat, tepat dan dapat diandalkan untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan. Persaingan bisnis yang ketat saat ini, menuntut perusahaan untuk dapat menghasilkan informasi yang real time yang didukung oleh sistem yang saling terintegrasi sehingga dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi kinerja operasional perusahaan. Salah satu penerapan sistem informasi yang dapat meningkatkan kemajuan serta perkembangan suatu perusahaan adalah dengan penerapan ERP (Enterprise Resource Planning). ERP merupakan suatu konsep sistem yang diimplementasikan dalam suatu perusahaan untuk mengintegrasikan seluruh area fungsional bisnisnya ke dalam suatu sistem informasi yang real time dan dapat diandalkan sehingga perusahaan tersebut mampu mencapai best practice dalam menjalankan proses bisnisnya. Rumah Sakit OMNI Alam Sutera bergerak dalam bidang jasa pelayanan kesehatan (rumah sakit) dan telah diakreditasi dengan enam belas bidang pelayanan. Rumah Sakit OMNI Alam Sutera telah menerapkan sistem ERP sejak tahun Dengan penerapan sistem ERP, aliran informasi dalam Rumah Sakit OMNI Alam Sutera menjadi lebih cepat karena memungkinkan setiap divisi dalam Rumah Sakit OMNI Alam Sutera untuk dapat bertukar informasi sesuai kebutuhan secara real time. Produk ERP yang digunakan oleh Rumah Sakit OMNI Alam Sutera adalah PRO HM S (Hospital Management Solution). PRO HMS merupakan salah satu produk dari PT. QPRO Sukses Mandiri, dimana PRO HMS ini dikembangkan berdasarkan studi yang dilakukan di 25 rumah sakit swasta dan pemerintah. Tim PRO HMS menjadi pilihan USAID (United States Agency for

3 3 International Development) untuk merancang dan mengimplementasi sistem informasi manajemen rumah sakit yang didanai oleh pemerintah. Project PRO HMS disupervisi oleh Departemen Kesehatan Republik Indonesia dan International Science and Technology Institute (ISTI) of the United states of America. PRO HMS menyediakan solusi ERP bagi semua fungsi horizontal dan semua unit vertikal dari sebuah rumah sakit seperti Rawat Jalan, Unit Gawat Darurat, Rawat Inap, Farmasi, Logistik dan Akuntansi. Permasalahan yang dihadapi, berkaitan dengan penerapan PRO HMS pada Rumah Sakit OMNI Alam Sutera adalah terdapat beberapa kegiatan dalam proses bisnis yang tidak dapat didukung oleh PRO HMS. Selain itu, tidak semua laporan yang dibutuhkan oleh perusahaan dapat didukung atau dihasilkan oleh PRO HMS, dimana laporan laporan ini mempunyai peran penting yang digunakan sebagai Business Intelligent (BI) dalam mendukung proses pengambilan keputusan. Penelitian ini akan memaparkan analisa mengenai sejauh mana PRO HMS mendukung proses bisnis Rumah Sakit OMNI Alam Sutera, serta perbaikan perbaikan dan laporan laporan yang dihasilkan selama periode internship (praktik magang) tim penulis yaitu dari tanggal 21 September 2010 sampai dengan 19 November Pada akhirnya penelitian ini akan menghasilkan rekomendasi terbaik dalam usulan perbaikan prosedur proses bisnis, usulan perbaikan pada aplikasi PRO HM S serta usulan penambahan addons untuk aktivitas proses bisnis yang tidak dapat didukung oleh PRO HMS.

4 4 1.2 Ruang Lingkup Modul ERP yang telah diterapkan di Rumah Sakit OMNI Alam Sutera antara lain adalah Modul Rawat Inap (InPatient Care), Modul Rawat Jalan (OutPatient Care), Modul Unit Gawat Darurat (Emergency Care), Modul Akuntansi (Accounting & Fixed Asset), Modul Farmasi (Pharmacy Inventory Control) dan beberapa modul lainnya. Rawat inap merupakan salah sat u bagian yang penting dalam siklus pendapatan rumah sakit dan modul rawat inap merupakan salah satu modul ERP yang diterapkan pada Rumah Sakit OMNI Alam Sutera. Rawat inap merupakan proses yang cukup kompleks yang bermula dari penerimaan pasien rujukan dari dokter poliklinik atau UGD rumah sakit OMNI, pasien dari rumah sakit lain atau dokter praktek luar yang memerlukan perawatan lanjutan atau intensif hingga pasien diperbolehkan pulang oleh dokter. Mengingat luasnya cakupan ruang lingkup penerapan sistem ERP pada rumah sakit dan dengan adanya berbagai keterbatasan waktu, biaya, sumber informasi dan tenaga, maka pembatasan ruang lingkup skripsi ini mencakup: 1. Rentang waktu penelitian dilakukan pada bulan September sampai dengan Desember Penelitian dilakukan di Rumah Sakit OMNI Alam Sutera, khususnya mengenai siklus rawat inap. 3. Analisis proses bisnis berjalan dengan menggunakan metode fit/gap analysis. 4. Analisis sejauh mana aplikasi QPRO mendukung proses bisnis dengan metode fit/gap analysis.

5 5 5. Penelitian hanya membahas modul rawat inap dengan jaminan pribadi dan asur ansi. 6. Penelitian tidak membahas lingkup bagian akuntansi dan keuangan. Bagian terkait yang akan dievaluasi terbatas pada bagian FO, keperawatan, dokter, farmasi, laboratorium, radiologi, billing, dengan bagian terkait lainnya yang terkait dengan kegiatan bisnis pada modul rawat inap, di luar bagian akuntansi dan keuangan. 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan tujuan yang diperoleh dari penyusunan skripsi internship ini antara lain: 1. Melakukan analisis terhadap proses bisnis dan sistem ERP pada Rumah Sakit OMNI Alam Sutera. 2. Memberikan penilaian terhadap sistem ERP berjalan (modul rawat inap) pada Rumah Sakit OMNI Alam Sutera. 3. Memberikan usulan perbaikan perbaikan pada prosedur bisnis berjalan dan sistem ERP pada perusahaan. Manfaat manfaat yang diperoleh dari penyusunan skripsi internship ini antara lain: 1. Memperoleh penilaian atas penerapan ERP dalam keseharian operasional proses bisnisnya.

6 6 2. Dapat mempersiapkan rencana untuk melakukan perubahan pada prosedur bisnis, re-implementasi sistem ERP ataupun penambahan addons. 1.4 Metodologi Penelitian Metodologi penelitian yang digunakan meliputi: Metodologi yang digunakan untuk mengumpulkan data yang dibutuhkan dalam penyusunan skripsi internship ini antara lain: 1. Metode studi pustaka Metode ini digunakan untuk mengumpulkan teori teori yang bersangkutan dengan topik skripsi, dilakukan dengan mempelajari literatur literatur yang membahas konsep ERP khususnya PRO HMS dan analisa fit/gap. 2. Wawancara Melakukan tanya jawab secara langsung dengan user yang menggunakan sistem, manajer MIS (Management Information System) dan internal auditor mengenai berbagai hal seputar penelitian berdasarkan pertanyaan pertanyaan yang telah disiapkan sebelumnya guna mendapatkan informasi yang dibutuhkan dalam melakukan evaluasi terkait topik skripsi. 3. Observasi Melakukan observasi secara langsung untuk mendapatkan informasi yang lebih rinci mengenai hal hal yang berkaitan dengan penelitian, seperti proses bisnis, aliran data serta berbagai kegiatan yang dilakukan oleh

7 7 pihak pihak terkait dalam siklus rawat inap Rumah Sakit OMNI Alam Sutera. Metodologi analisa yang digunakan adalah berdasarkan konsep fit/gap analysis. 1.5 Sistematika Penulisan Secara garis besar, penulisan skripsi internship ini terbagi dalam lima bab. Adapun pokok pokok bahasan dari masing masing bab adalah sebagai berikut: BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini membahas latar belakang dilakukannya penelitian, ruang lingkup pembahasan, tujuan dan manfaat dari penelitian, metodologi penelitian serta sistematika penyusunan skripsi. BAB 2 LANDASAN TEORI Bab ini menjelaskan teori teori yang menjadi dasar dalam penyusunan skripsi ini. Teori dalam bab 2 ini dibedakan menjadi teori dasar/umum dan teori khusus. Teori yang termasuk dalam teori dasar/umum meliputi teori teori mengenai sistem informasi, proses bisnis, OAD (Overview Activity Diagram), teknik pengumpulan data, ERP dan lain lain. Sedangkan teori mengenai PRO HMS, metode fit/gap analysis, dan lain sebagainya terdapat dalam teori bagian khusus.

8 8 BAB 3 AN ALIS A S IS TEM YANG BERJALAN Bab ini berisi tentang sejarah dan latar belakang perusahaan, struktur organisasi, uraian tugas dan tanggung jawab para karyawannya, proses bisnis berjalan, overview aplikasi QPRO serta Length of Effort (LOE). BAB 4 HASIL EVALUASI Bab ini berisi hasil dan pembahasan analisa dengan menggunakan metode fit/gap yang akan menghasilkan rekomendasi terbaik untuk perbaikan perbaikan prosedur proses bisnis dan perbaikan perbaikan pada aplikasi QPRO Rumah Sakit OMNI Alam Sutera. Bab ini juga memaparkan hasil hasil perbaikan dan laporan yang telah dikerjakan oleh tim penulis selama periode internship (praktik magang) di Rumah Sakit OMNI Alam Sutera. BAB 5 S IMPULAN DAN S ARAN Bab ini berisi mengenai kesimpulan dari keseluruhan isi skripsi berdasarkan analisa yang telah dilakukan, beserta saran saran untuk perusahaan di masa mendatang.