KETUA JABATAN JABATAN PEPERIKSAAN DAN PENGANUGERAHAN INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA. Jawatan: INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA

Transkripsi

1 KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA NO.KELUARAN : 10 NO.PINDAAN : 00 PROSEDUR KUALITI TERAS TARIKH KUAT KUASA : PENGURUSAN PEPERIKSAAN MUKA SURAT : 1/18 IPGM-PPK-PT-07 PENGURUSAN PEPERIKSAAN Disediakan oleh: Diluluskan oleh: Jawatan: KETUA JABATAN JABATAN PEPERIKSAAN DAN PENGANUGERAHAN INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA Jawatan: REKTOR INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA Tarikh: 29 Disember 2017 Tarikh: 29 Disember 2017 SALINAN TERKAWAL Dokumen ini ialah salinan digital dan tidak memerlukan tanda tangan- Jawatankuasa Kawalan Dokumen IPGM

2 1.0 OBJEKTIF Prosedur ini bertujuan untuk memastikan pengurusan peperiksaan, pemprosesan dan pengesahan keputusan pentaksiran dijalankan secara teratur dan sistematik mengikut keperluan KPM dan MQA. 2.0 SKOP Prosedur ini digunakan oleh semua pegawai dan pensyarah yang terlibat dengan pengendalian peperiksaan bertulis serta pemprosesan keputusan peperiksaan pra perkhidmatan, Program Ijazah Sarjana Muda Perguruan (PISMP) termasuk Program Persediaan Ijazah Sarjana Muda Perguruan (PPISMP) dan Program Diploma Perguruan Lepas Ijazah (PDPLI), Program Diploma Perguruan Malaysia (PDPM) yang dikendalikan oleh Institut Pendidikan Guru Malaysia dan Institut Pendidikan Guru. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN 3.1 Peraturan-Peraturan Pendidikan (Institut-Institut Pendidikan Guru) P.U.(A) Tatacara Senat. 3.3 Manual Kualiti (IPGM-PPK-MK-01). 3.4 Panduan dan Syarat Penganugerahan Sijil/Diploma/Ijazah Institut Pendidikan Guru. 3.5 Manual Prosedur Peperiksaan Pendidikan Guru (Kuatkuasa Jun 2012). 3.6 Code Of Practice for Programme Accreditation (COPPA) 2nd Edition (2017). 3.7 Arahan Keselamatan.

3 4.0 DEFINISI 4.1 Istilah Calon merujuk kepada pelajar Institut Pendidikan Guru yang menduduki peperiksaan Jawatankuasa Pengurusan Peperiksaan dan Penganugerahan Merujuk kepada jawatankuasa yang ditubuhkan untuk menyediakan maklumat dan membuat verifikasi keputusan peperiksaan sebelum diperaku dan disahkan dalam mesyuarat Senat Jawatankuasa Peperiksaan dan Penilaian Institut Pendidikan Guru Merujuk kepada jawatankuasa yang ditubuhkan di IPG untuk mengesahkan dan memperakui semua keputusan peperiksaan dan pentaksiran di IPG masing-masing sebelum dikemukakan kepada Jawatankuasa Pengurusan Peperiksaan dan Penganugerahan. Keahlian ahli mesyuarat JKPPIPG terdiri daripada Pengarah, Timbalan Pengarah, Setiausaha Akademik, semua Ketua Jabatan, Ketua Unit Praktikum dan Ketua Unit Kokurikulum, Ketua Unit Peperiksaan dan Penilaian, Ketua Unit Kaunseling, dan Urusetia Peperiksaan Pemantau merujuk kepada seseorang yang dilantik oleh Pengarah IPG untuk menjalankan pemantauan di pusat-pusat peperiksaan Ketua Pengawas merujuk kepada seseorang pegawai yang dilantik untuk mengendalikan pentadbiran peperiksaan yang dijalankan Penolong Ketua Pengawas merujuk kepada seseorang yang dilantik untuk membantu mengendalikan pentadbiran peperiksaan yang dijalankan Pengawas merujuk kepada seseorang pegawai yang dilantik untuk mengawas peperiksaan yang dijalankan Peperiksaan semester merujuk kepada peperiksaan yang dijalankan pada setiap semester/pengajian.

4 4.1.9 Peperiksaan khas merujuk kepada peperiksaan yang diambil oleh seseorang calon yang tidak menduduki peperiksaan asal disebabkan tidak hadir bersebab Peperiksaan ulangan merujuk kepada peperiksaan yang dijalankan untuk calon yang gagal dalam peperiksaan asal atau calon yang tidak dibenarkan menduduki peperiksaan asal yang telah diputuskan oleh Jawatankuasa Peperiksaan dan Penilaian Institut Pendidikan Guru dan pihak berkuasa tatatertib Ketua Pemeriksa merujuk kepada seseorang pegawai yang dilantik menjadi ketua bagi pemeriksaan skrip jawapan calon Pemeriksa merujuk kepada seseorang pegawai yang dilantik untuk memeriksa skrip jawapan calon Lampiran merujuk kepada borang atau surat yang disimpan oleh pensyarah untuk tujuan rujukan.

5 4.2 Singkatan PA IPGM : Pengurusan Atasan IPGM (Rektor dan Timbalan Rektor) PA IPG : Pengurusan Atasan IPG (Pengarah dan Timbalan Pengarah) BIKP : Borang Induk Keputusan Peperiksaan APJW : Akuan Penerimaan Jadual Waktu JM : Jadual Markah BKC : Borang Kehadiran Calon BKKP : Borang Kerja Kursus dan Peperiksaan e-bkkp IPGM IPG JPP : : : Borang Kerja Kursus dan Peperiksaan dalam Talian Institut Pendidikan Guru Malaysia Institut Pendidikan Guru Jabatan Peperiksaan dan Penganugerahan JHEP : Jabatan Hal Ehwal Pelajar JKPPIPG : Jawatankuasa Peperiksaan dan Penilaian Institut Pendidikan Guru KJ KJA : : Ketua Jabatan Ketua Jabatan Akademik KP : Ketua Pemeriksa : Ketua Pengawas Peperiksaan KUK : Ketua Unit Kokurikulum : Ketua Unit Peperiksaan dan Penilaian KUPr : Ketua Unit Praktikum P : Pemeriksa P : Penolong Ketua Pengawas SUA : Setiausaha Akademik TDMP : Dibenarkan Menduduki Peperiksaan THB : Hadir Bersebab THTS : Hadir Tanpa Sebab

6 5.0 RINGKASAN PROSES PENDAFTARAN KURSUS, KERJA PENDAFTARAN e-bkkp PROSES PENDAFTARAN KELAYAKAN MENDUDUKI PEPERIKSAAN, DAN PROSES PENGESAHAN KEPUTUSAN PEPERIKSAAN PLAN-DO-CHECK-ACT (PDCA) 1. Mencetak Slip Pendaftaran Kursus. 2. Mesyuarat JKPPIPG. 3. Melaksanakan pelan risiko jika ada. 1. Mendapatkan maklumat program, bidang dan kursus yang ditawarkan mengikut semester semasa daripada SUA. 2. Menerima enrolmen terkini daripada HEP. 3. Mendapatkan maklumat pensyarah yang mengajar daripada Ketua Jabatan 4, Berbincang dengan Pengerusi (Tarikh, masa dan tempat). 5. Mengkaji dan menyediakan Pelan Risiko. 1. Menyemak pendaftaran kursus. 2. Menyemak status penghantaran e- BKKP. 3. Menganalisis pencapaian kerja kursus pelajar dalam Sistem items. 4. Pengesahan keputusan peperiksaan oleh ahli mesyuarat. 1. Menyemak dan mengemaskini maklumat program, bidang dan kursus ke dalam Sistem items. 2. Melengkapkan pendaftaran kursus. 3. Memasukkan dan menyemak markah peperiksaan. 4. Menghantar BKKP kepada Unit Peperiksaan dan Penilaian. 5. Membentangkan laporan keputusan kerja kursus serta analisis kehadiran dan kes-kes tatatertib (jika ada). 6. Membentangkan keputusan peperiksaan mengikut program semester. 7. Pemulangan skrip ke Unit Peperiksaan dan Penilaian.

7 6.0 PROSES KERJA 6.1 Pendaftaran Kursus SUA Mendapatkan maklumat program, bidang dan kursus yang ditawarkan mengikut semester semasa daripada PPA Surat/Memo Menyemak dan mengemaskini maklumat program, bidang dan kursus ke dalam Sistem items Sistem dalam talian Memaklumkan kepada pelajar tarikh mula dan tamat pendaftaran kursus Memo/Makluman dalam talian PELAJAR Pelajar melengkapkan pendaftaran kursus. Analisis pendaftaran Menyemak dan mengesahkan pendaftaran kursus oleh pelajar / KJ Menyemak status pendaftaran kursus pelajar Sistem dalam talian Sistem dalam talian

8 6.2 Borang Kerja Kursus Dan Peperiksaan ( e-bkkp) Mendapatkan maklumat pensyarah yang mengajar daripada Ketua Jabatan. Memo KJA KoKu KuPr Memasukkan maklumat pensyarah ke dalam e-bkkp Sistem items. e BKKP Ketua Pemeriksa Pemeriksa Ketua Pemeriksa dan Pemeriksa memasukkan dan menyemak markah. e BKKP KJA KoKu KuPr Pengesahan markah oleh Ketua Jabatan/Ketua Unit Koku/ KuPr. e BKKP Ketua Pemeriksa/ Pemeriksa Ketua Jabatan Akademik/ Penyelaras Ketua Pemeriksa/Pemeriksa mencetak BKKP. Ketua Jabatan/ Penyelaras Peperiksaan Jabatan/ Unit menghantar BKKP yang telah disahkan oleh Ketua Jabatan ke Unit Peperiksaan dan Penilaian BKKP LAM PT BKKP LAM PT-07-01

9 6.3 Kelayakan Menduduki Peperiksaan Berbincang dengan PA IPG (Tarikh, masa dan tempat) Mengedarkan surat panggilan mesyuarat kepada ahli mesyuarat. Surat/ Memo KJ AKADEMIK KU KOKU KJ AKADEMIK KU KOKU KJ HEP KJ Akademik/ KU Kokurikulum melaporkan dan membentangkan kesempurnaaan kerja kursus yang ditawarkan mengikut program semester. KJ Akademik/ KU Kokurikulum melaporkan dan membentangkan analisis kehadiran yang ditawarkan mengikut program semester. KJ HEP melaporkan kes-kes tatatertib (jika ada). Analisis KK Analisis Kehadiran Laporan tatatertib Minit mesyuarat

10 6.4 Pengesahan Keputusan Peperiksaan Berbincang dengan PA IPG (Tarikh, masa dan tempat) Mengedarkan surat panggilan mesyuarat kepada ahli mesyuarat Surat/Memo AHLI MESYUARAT JKPPIPG melaporkan dan membentangkan keputusan peperiksaan setiap kursus yang ditawarkan mengikut program semester. Pengesahan keputusan peperiksaan oleh ahli mesyuarat. Analisis Keputusan Minit mesyuarat

11 6.5 Pengurusan Jadual Waktu Peperiksaan/Pelantikan Pemantau, Ketua Pengawas Dan Pengawas JPP Menerima Draf Jadual Waktu Peperiksaan daripada IPGM Emel Menyemak draf jadual waktu peperiksaan dengan kursus program dan inden calon peperiksaan Memastikan senarai kursus dan inden sesuai dengan Draf Jadual Waktu Terima Jadual Waktu muktamad daripada IPGM Surat Rektor Menyemak dan dan menyusun Jadual Waktu Peperiksaan mengikut kursus/program pengajian yang terlibat di IPGK KJA/KU Mendapatkan pencalonan pengawas daripada KJA/KU Memo/ emel Menyediakan Jadual Pengawasan Pemantau/Ketua Pengawas/Pengawas Sistem dalam talian /PP Mengedar satu salinan jadual pengawasan kepada Ketua Jabatan Akademik/Unit Memo drp pengarah/ emel /PP/PO /PELAJAR Mengedar satu salinan jadual waktu peperiksaan dan mempamerkan di papan kenyataan dan portal IPGK Memo pengarah /portal

12 6.6 Penerimaan Kertas Soalan/Bahan Peperiksaan JPP/ Menerima kertas/bahan peperiksaan daripada Percetakan IPGM Memo Memastikan bungkusan/kotak dan bilangannya berkeadaan baik dan akur dengan surat/slip penghantaran Lampiran senarai penghantaran Membuka dan menyemak bungkusan/kotak berkenaan dalam bilik kebal Memastikan bahan dokumen peperiksaan yang diterima betul Inden PP Menyusun sampulsampul kertas soalan dalam bilik kebal Jadual waktu peperiksaan Memaklumkan penerimaan bahan/dokumen peperiksaan kepada Pengarah / Timbalan Pengarah IPGK Surat, Borang Penerimaan APJW

13 6.7 Taklimat Peperiksaan / Kepada P Mengedar dan memaklumkan taklimat peperiksaan kepada Ketua Pengawas Memo/ Emel Taklimat pengawasan oleh Analisa Kehadiran semua hadir taklimat Memo tidak hadir. memberi taklimat pengawasan kepada pengawas 30 min sebelum peperiksaan bermula Bahan ringkas taklimat Borang laporan ketua pengawas

14 6.8 Taklimat Peperiksaan Calon Mengedar dan memaklumkan taklimat peperiksaan kepada calon Memo/ Portal /PP Taklimat pelaksanaan peperiksaan kepada calon Merekod kehadiran calon mengikut kumpulan Analisis Kehadiran/ tidak hadir slip tidak boleh dicetak PELAJAR/CALON Cetak slip Kelayakan menduduki peperiksaan Sistem atas talian

15 6.9 Pengambilan Dan Pemulangan Bahan Peperiksaan /PP Menyediakan dan peperiksaan bahan peralatan Beg Sulit / Bekas / Bakul /PP Menyerahkan bahan dan peralatan kepada / Merekod penyerahan bahan Bukti / Rekod pengambilan /PP Menyemak dan memastikan kertas soalan adalah betul Jadual Peperiksaan Memberi taklimat ringkas kepada P & pengawas Memastikan perjalanan dan pelaksanaan peperiksaan berjalan lancar Menghantar bahan dan peralatan peperiksaan ke UPP setelah tamat peperiksaan Buku / Rekod penerimaan bahan /PP Memastikan bahan dan peralatan peperiksaan mencukupi Simpan skrip jawapan yang belum diperiksa di bilik kebal Rekod bahan masuk bilik kebal

16 6.10 Memulakan Peperiksaan P Mengedarkan kertas jawapan dan bahan-bahan yang berkaitan ke setiap meja calon Bahan peperiksaan Membuka sampul buku soalan di hadapan calon dan menandatangani sampul Sampul buku soalan Menyemak dan memastikan buku soalan cukup dan betul. Jadual Peperiksaan/ Inden / Buat salinan di UPP Berurusan dengan /PP P Mengedarkan buku soalan Buku soalan Calon Memberi taklimat ringkas kepada calon Mengarahkan calon menyemak buku soalan Mengumumkan peperiksaan bermula Jam

17 6.11 Mengawas Semasa Peperiksaan P P Menyemak butiran calon Mengawasi calon menjawab soalan peperiksaan Slip kelayakan calon/kad Pengenalan/ Kad Matrik/ BKC Membuat pengumuman peperiksaan dari semasa ke semasa jika ada Memberi arahan berhenti menulis buku jawapan dan buku soalan akan dipungut Sampul skrip P Mengira dan menyusun buku jawapan mengikut angka giliran seterusnya membungkus sampul buku jawapan Mengarahkan calon keluar dari dewan/bilik peperiksaan Sampul skrip, BKC dan bahan- bahan peperiksaan /PP Menyerahkan skrip dan bahan-bahan peperiksaan ke UPP

18 7.0 REKOD KUALITI Bil. Rekod Lokasi Tempoh Disimpan 1. Prosedur Kualiti Teras: Pengurusan Peperiksaan Pejabat Sehingga dipinda Lampiran IPGM-PPK-PT Akta Rahsia Rasmi 1972 Pejabat 1 Tahun - 3. BIKP Bilik Kebal Sepanjang Hayat 4. Borang Kerja Kursus dan Peperiksaan (BKKP) Pejabat 5 Tahun LAM-PT Borang Kehadiran Calon Pejabat 5 Tahun LAM-PT Jadual Markah Pejabat 1 Tahun LAM-PT Buku Daftar Rekod Bilik Kebal 8. Jadual Pengawasan Peperiksaan Bilik Kebal Pejabat 3 Tahun 6 bulan 9. Jadual Waktu Peperiksaan Pejabat 6 bulan 10. Minit Mesyuarat JKPPIPG Pejabat 5 Tahun 11. Salinan Transkrip Akhir Pejabat / JPP IPGM Sepanjang Hayat 12. Skema Pemarkahan Bilik Kebal 5 tahun Sampel Skrip Jawapan Peperiksaan 14. Surat Makluman Jadual Waktu Peperiksaan ke IPG 15. Surat Makluman Kepada Calon Gagal Peperiksaan 16. Surat Panggilan Mesyuarat JKPPIPG 17. Surat Pelantikan Ketua Pengawas dan Pengawas Peperiksaan 18. Borang Pelan Pengurusan Risiko Pejabat 5 tahun - JPP & Pejabat 5 tahun - Pejabat 5 tahun - Pejabat 5 tahun - Pejabat 5 tahun - UPP 3 tahun - - -