MANUAL PROSEDUR GUGUS KENDALI MUTU DEPARTEMEN SASTRA INGGRIS FAKULTAS ILMU BUDAYA UNIVERSITAS SUMATERA UTARA SEPTEMBER 2018 MEDAN

Transkripsi

1 Prosedur Dokumen : Penundaan Kegiatan Akademik : MP-GKM-SAE-FIB-6-12 TANGGAL TERBIT : 27 September 2018 STATUS REVISI : 05 DIREVISI OLEH : TIM GKM FIB USU DIPERIKSA DAN DISETUJUI OLEH : GJM FIB USU DISAHKAN OLEH : Dr. Budi Agustono M.Si GUGUS KENDALI MUTU DEPARTEMEN SASTRA INGGRIS FAKULTAS ILMU BUDAYA UNIVERSITAS SUMATERA UTARA SEPTEMBER 2018 MEDAN

2 Halaman : i PENYUSUN 1. Prof. Dr. T. Silvana Sinar, MA. Ph. D Ketua GKM 2. Rahmadsyah Rangkuti, MA. Ph. D Sekretaris GKM 3. Dr. Deliana, M.Hum Anggota Departemen Sastra Inggris FIB USU

3 Halaman : ii KATA PENGANTAR Puji syukur dipanjatkan ke hadirat Allah SWT atas disusunnya Buku Manual Prosedur Prosedur Penundaan Akademik (PKA) Departemen Sastra Inggris FIB USU. Ucapan terima kasih juga disampaikan kepada semua pihak yang terlibat langsung atau tidak langsung dalam usaha penyusunan Manual Prosedur Departemen Sastra Inggris FIB USU ini. Buku Manual Prosedur Pengajuan Departemen Sastra Inggris FIB USU ini berisi Prosedur Penundaan Akademik (PKA) Departemen Sastra Inggris FIB USU dan Manual Prosedur untuk proses operasional lainnya. Manual Prosedur Departemen Sastra Inggris FIB USU ini menguraikan isi Manual Mutu (MM) menjadi kegiatan- kegiatan operasional yang dilakukan di Departemen/Program Studi S-1 Sastra Inggris, dan unit- unit penunjang lainnya pada Fakultas Ilmu Budaya, Universitas Sumatera Utara. Manual Prosedur ini memberikan rujukan tatacara pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu di lingkungan Departemen Sastra Inggris FIB USU. Pada setiap prosedur, dilaksanakan dengan tekad menyelenggarakan usaha- usaha perbaikan dan peningkatan mutu secara berkelanjutan dalam hal pendidikan, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat dengan moto mutu hari ini menentukan mutu akan datang. Medan, 27 September 2018 Ketua, Prof. Dr. T. Silvana Sinar, MA. Ph. D NIP : Departemen Sastra Inggris FIB USU

4 Halaman : 1 dari 10 PENUNDAAN KEGIATAN AKADEMIK (PKA) PENUNDAAN KEGIATAN AKADEMIK (PKA) Nama Jabatan Tanda Tangan Tanggal Disiapka n Oleh 1. Prof. Dr. T. Silvana Sinar, MA. Ph. D Ketua 2. Rahmadsyah Rangkuti, MA. Ph. D Sekretari s 3. Dr. Deliana, M.Hum Anggota Disahka n Oleh Nama Jabatan Tanda Tangan Tanggal Dr. Budi Agustono, N. Si Dekan DAFTAR DISTRIBUSI No. Penerima Personel Tanda Tangan Tanggal 1 Dosen yang bersangkutan Dosen 2 Admisnistrasi Umum Departemen Sastra Inggris FIB USU 3 Administrasi Akademik Departmen Sastra Inggris FIB USU 4 Administrasi Keuangan Departmen Sastra Inggris FIB USU 5 Administrasi Kemahasiswaan Departmen Sastra Inggris FIB USU Tata Usaha Pendidikan Keuangan Kemahasiswaan

5 Halaman : 2 dari 10 PENUNDAAN KEGIATAN AKADEMIK (PKA) CATATAN PERUBAHAN PENUNDAAN KEGIATAN AKADEMIK (PKA) Revi si ke Tanggal Septemb er 2018 Halama n Paragr af Alasan 1 Pergantian TIM Penyusun GKM Disahk an Oleh Fungsi/ Jabata n Tanda Tangan

6 Halaman : 3 dari 10 PENUNDAAN KEGIATAN AKADEMIK (PKA) 1. TUJUAN Prosedur Penundaan Kegiatan Akademik (PKA) disusun sebagai satu pedoman bagi setiap mahasiswa dan penyelenggara akademik untuk menciptakan keteraturan, tata tertib, dan kejelasan mekanisme di lingkungan Departemen Sastra Inggris FIB USU tentang proses permohonan mahasiswa untuk penundaan kegiatan akademik. 2. RUANG LINGKUP Ruang lingkup prosedur penundaan kegiatan akademik adalah : a. Urutan permohonan Penundaan Kegiatan Akademik (PKA) b. Persiapan yang dilakukan oleh Departemen dan Fakultas. 3. DEFINISI 3.1. Penundaan Kegiatan Akademik (PKA) : Masa penundaan akademik oleh seorang mahasiswa untuk sementara tidak melakukan kegiatan akademik termasuk bimbingan skripsi karena alasan tertentu Masa studi : Jumlah semester yang dijadwalkan dalam kurikulum untuk diikuti mahasiswa. 4. REFERENSI 4.1 Undang- Undang No. 20/2003 tentang Sisdiknas. 4.2 PP No. 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan. Pasal 45 tentang Pengendalian Mutu dan Pasal 18,19 tentang standar kompetensi Pendidikan Tinggi. 4.3 Keputusan Rektor Universitas Sumatera Utara No. 1023/JO5/SK/PP/2005 tentang Peraturan Akademik Program Sarjana (S-1) Universitas Sumatera Utara. 4.4 Keputusan Rektor Universitas Sumatera Utara No. 3128/JO5/AK/2004 tentang Peraturan Akademik Program Diploma Universitas Sumatera Utara. 4.5 Manual Mutu SMM USU Manual Mutu FIB USU 2007

7 Halaman : 4 dari 10 PENUNDAAN KEGIATAN AKADEMIK (PKA) 5. KETENTUAN UMUM a. Mahasiswa dapat dibebaskan dari kegiatan akademik dengan melaksanakan Penundaan Kegiatan Akademik (PKA), jika mahasiswa tidak aktif tanpa PKA selama dua semester berturut- turut, mahasiswa dinyatakan mengundurkan diri. b. Mahasiswa tidak aktif tanpa PKA, masa aktif tidak dihitung sebagai masa studi dan membayar SPP penuh. c. Jumlah keseluruhan lamanya PKA tidak boleh melebihi 4 (empat) semester selama studi. 6. TUJUAN PENUNDAAN KEGIATAN AKADEMIK (PKA) Penundaan kegiatan akademik diberikan kepada mahasiswa agar mahasiswa tersebut dibebaskan dari kegiatan akademik tanpa mengurangi masa studi. 7. PERSYARATAN a. Mahasiswa yang boleh mengajukan Penundaan Kegiatan Akademik (PKA) adalah mahasiswa yang telah mengikuti pendidikan sekurang- kurangnya 2 (dua) semester. b. Mahasiswa memberikan alasan yang kuat sebagai pertimbangan untuk mendapat izin melaksanakan PKA, jika mahasiswa tidak memperoleh izin PKA maka masa tidak aktif dihitung sebagai masa studi. 8. PELAKSANAAN Prosedur pelaksanaan ini mempunyai rincian sebagai berikut : a. Mahasiswa mengajukan permohonan untuk Penundaan Kegiatan Akademik (PKA) kepada Dekan (contoh terlampir). Mahasiswa juga harus menyertakan bukti setoran SPP terakhir. b. Ketua/Sekretaris Departemen memeriksa persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi oleh mahasiswa, dan membuat rincian beban studi yang telah diselesaikan oelh mahasiswa pemohon PKA (contoh terlampir). c. Pembantu Dekan Bidang Akademik memeriksa persyaratan- persyaratan akademik dan menyiapkan berkas usulan PKA ke Rektor. Berkas usulan PKA terdiri dari : i. Surat pengantar dari Dekan ii. Tabel Permohonan PKA ( sebagai Lampiran-1) iii. Data Permohonan PKA dari Departemen ( sebagai Lampiran-2) iv. Permohonan PKA dari mahasiswa ( sebagai Lampiran-3) v. Bukti setoran SPP terakhir ( sebagai Lampiran-4) d. Dekan mengajukan berkas usulan PKA kepada Rektor untuk dapat disetujui.

8 Halaman : 5 dari 10 PENUNDAAN KEGIATAN AKADEMIK (PKA) 9. MATRIK TUGAS Matrik tugas unsur- unsur yang ada pada pelaksanaan kegiatan Penundaan Kegiatan Akademik Mahasiswa adalah sebagai berikut : Kegiatan Mahasiswa PS Sastra Inggris Program Studi Bagian Akademik Dekan FIB Rektor USU Pengambilan Formulir Pengisian dan Pengembalian Formulir Pemeriksaan berkas persyaratan Menyiapkan berkas Usulan ke Rektor Pengajuan Usulan ke Rektor dan persetujuan Pemberitahuan Mahasiswa yang PKA

9 Halaman : 6 dari 10 PENUNDAAN KEGIATAN AKADEMIK (PKA) DIAGRAM ALIR Mahasiswa Mengambil Formulir ke Bagian Akademik Mahasiswa Mengisi & Mengembalikan Formulir ke Bagian Akademik PS Bagian Akademik & Dekan Memeriksa Berkas Persyaratan Dari Mahasiswa Rektor USU Menyetujui Usulan Dari Dekan Dekan FIB Mengajukan Usulan ke Rektor Dekan FIB Menyiapkan Berkas Usulan ke Rektor Dekan FIB Mengirimkan Berkas PKA ke PS Bagian Akademik PS Bagian Akademik Memberitahukan Berkas PKA ke Mahasiswa Yang PKA

10 Halaman : 7 dari 10 PENUNDAAN KEGIATAN AKADEMIK (PKA) LAMPIRAN 1 Contoh Permohonan PKA ke Rektor No. : Lamp. : 1 (satu) berkas Hal : Permohonan PKA Kepada Yth. Rektor Universitas Sumatera Utara di Medan Dengan hormat. Dengan ini kami sampaikan berkas : No. Jenis Berkas Banyaknya Keterangan 1 Permohonan PKA mahasiswa: 1 (satu) berkas Nama : NIM : Departemen : Kami bermohon agar berkas tersebut dapat diproses selanjutnya, untuk hal tersebut kami ucapkan terima kasih. Medan, Dekan NIP :

11 Halaman : 8 dari 10 PENUNDAAN KEGIATAN AKADEMIK (PKA) LAMPIRAN 2 Contoh Tabel Permohonan PKA ke Rektor PERMOHONAN PENUNDAAN KEGIATAN AKADEMIK (PKA) FAKULTAS ILMU BUDAYA USU No. Nama NIM Tahun Masuk Dept. Alasan PKA Bukti SPP 1 Winda Kompt. Kerja Sem Genap 08/09 SKS diprogram SKS diperoleh A :- B/B+:10. Masa PKA Sem Genap 08/0 Tanggapan : Rekomendasi Dekan atas permohonan PKA Pada prinsipnya tidak keberatan yang bersangkutan PKA. Medan,.. Pembantu Dekan I. NIP :

12 Halaman : 9 dari 10 PENUNDAAN KEGIATAN AKADEMIK (PKA) LAMPIRAN 3 Contoh Berkas Data Permohonan PKA UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS ILMU BUDAYA DEPARTEMEN SASTRA INGGRIS PROGRAM STUDI S-1 SASTRA INGGRIS A. PEMOHON Nama : NIM : Departemen : Alasan PKA : Lama PKA : DATA PERMOHONAN PENUNDAAN KEGIATAN AKADEMIK (PKA) B. DATA PEMOHON Masuk pertama studi tahun : Masa studi yang telah dijalani :.. semester Beban studi yang telah diambil mulai Semester I s/d sedang berjalan :.. SKS Beban studi yang berhasil diselesaikan : SKS A =.. SKS B/B+=.. SKS C/C+=.. SKS D = SKS C. REKOMENDASI DEKAN Total = SKS Medan,. Ketua/ Sekretaris Departemen No. Dokumen NIP : : MP-GKM-SAE-FIB-6-11 Halaman : 10 dari 10

13 PENUNDAAN KEGIATAN AKADEMIK (PKA) LAMPIRAN 4 Contoh Pengusulan Penundaan Kegiatan Akademik (PKA) dari Mahasiswa Kepada Yth. Dekan Fakultas FIB USU di Tempat Dengan hormat. Saya yang bertanda tangan dibawah ini: Nama : NIM :... Departemen : Sastra Inggris Program Studi : S-1 Sastra Inggris Memohon keizinan untuk Penundaan Kegiatan Akademik (PKA) atas diri saya pada : Semester : T.A. :... Lama PKA :.. Semester (maks 2 semester berturut- turut) Alasan : PKA sebelumnya : Pernah/ Tidak Pernah (coret yang tidak perlu) Jika Pernah, PKA sebelumnya : Semester. T.A.. Semester. T.A.. Semester. T.A.. Semester. T.A.. Demikianlah permohonan PKA ini saya sampaikan, dan saya akan mematuhi semua ketentuan yang berlaku. Terima Kasih. Medan, Hormat saya, NIM :