PANDUAN PENGGUNA SISTEM MAKLUMAT PENGURUSAN SUMBER MANUSIA (HUMAN RESOURCE MANGEMENT INFORMATION SYSTEM) MODUL PENGURUSAN SARAAN, FAEDAH DAN GANJARAN

Transkripsi

1 PANDUAN PENGGUNA SISTEM MAKLUMAT PENGURUSAN SUMBER MANUSIA (HUMAN RESOURCE MANGEMENT INFORMATION SYSTEM) MODUL PENGURUSAN SARAAN, FAEDAH DAN GANJARAN SUBMODUL PENGURUSAN CUTI -PENTADBIR SISTEM- JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA

2 2.0 CARA PENGGUNAAN Langkah-langkah untuk mendapatkan Menu Pengurusan Cuti. 1. Dari Menu Pengurusan Saraan, Faedah dan Ganjaran, klik Pengurusan Cuti (lihat Rajah 1-1). Rajah 1-1: Menu Pengurusan Saraan, Faedah dan Ganjaran 2. Pengguna akan melihat Menu Pengurusan Cuti seperti di Rajah 1-2. Rajah 1-2: Menu Pengurusan Cuti 2

3 1.2 KELAYAKAN CUTI Fungsi ini membolehkan pengguna menjana kelayakan cuti secara individu atau Unit/Bahagian/Jabatan serta secara Berkelompok. Membuat penyemakan & pengemaskinian kelayakan cuti Pemilik Kompetensi. Pengguna juga boleh melihat status pemprosesan berkelompok. Pengguna: Pentadbir Cuti Pentadbir Cuti Agensi Pentadbir Cuti Pusat Langkah-langkah untuk mendapatkan Menu Kelayakan Cuti 1. Dari Menu Pengurusan Cuti, klik Kelayakan Cuti (lihat Rajah 1.2-1). Rajah 1.2-1: Menu Pengurusan Cuti 2. Dari menu ini, pengguna boleh melakukan operasi-operasi berikut: Proses Kelayakan Cuti Secara Berkelompok Menjana Kelayakan Cuti Selenggara Kelayakan Cuti Status Pemprosesan Berkelompok Proses Kelayakan Cuti Secara Berkelompok Fungsi ini membolehkan pengguna memproses kelayakan cuti secara berkelompok. Langkah-langkah: 3

4 1. Dari Menu Kelayakan Cuti, klik Proses Kelayakan Cuti Secara Berkelompok (lihat Rajah ). Rajah : Menu Kelayakan Cuti 2. Pengguna akan melihat skrin Proses Kelayakan Cuti Secara Berkelompok seperti di Rajah Rajah : Skrin Proses Kelayakan Cuti Secara Berkelompok 3. Isikan maklumat-maklumat berikut: Unit Organisasi: Gunakan fungsi Cari. Tahun Kelayakan: Pilih dari senarai drop-down Tarikh & Masa Penjanaan: Gunakan fungsi Kalendar dan pilih dari senarai dropdown Klik Menjana Pengguna akan melihat Mesej Makluman seperti di Rajah Rajah : Mesej Makluman 4

5 Klik OK. 4. Pengguna akan kembali ke Menu Utama Kelayakan Cuti yang menunjukkan operasi Menjana Proses Kelayakan Cuti Secara Berkelompok telah selesai dilakukan (lihat Rajah ). Rajah : Menu Menjana Proses Kelayakan Cuti Secara Berkelompok Menjana Kelayakan Cuti Fungsi ini membolehkan pengguna menjana rekod Kelayakan Cuti. Hasil dari janaan cuti akan menyebabkan pegawai memperolehi baki dan kelayakan cuti. Ini termasuklah cuti rehat dan cuti-cuti lain untuk tujuan permohonan cuti. Pengguna: Pentadbir cuti Langkah-langkah untuk Menjana Kelayakan Cuti Pegawai. 1. Dari Menu Kelayakan Cuti, klik Menjana Kelayakan Cuti (lihat Rajah ). Rajah : Menu Kelayakan Cuti 2. Pengguna akan melihat skrin Menjana Kelayakan Cuti seperti di Rajah

6 Rajah : Skrin Menjana Kelayakan Cuti 3. Pilih Unit Organisasi, Status Penjanaan, Tahun Kelayakan dan Jenis Penjanaan dari senarai drop-down. Contoh: SEKTOR APLIKASI SUMBER MANUSIA 3, Kelayakan Cuti yang belum dijana, 2005, Cuti Rehat dan Cuti Lain-lain 4. Klik Teruskan. 5. Pengguna akan melihat skrin Senarai Pemilik Kompetensi seperti di Rajah Rajah : Skrin Senarai pemilik Kompetensi 6. Dari skrin ini, pengguna boleh melakukan operasi Menjana Kelayakan Cuti 7. Klik di petak (satu atau lebih) No KP/Polis/Tentera yang dikehendaki. Contoh: Pengguna akan melihat skrin di bawah: 6

7 Rajah a: Skrin pemilik Kompetensi 9. Klik Menjana. 10. Pengguna akan melihat Mesej Gesaan seperti di Rajah Rajah : Mesej Gesaan 10. Klik Yes untuk menjana rekod, atau klik No untuk membatalkan operasi. 11. Jika memilih Yes, pengguna akan melihat Mesej Makluman seperti di Rajah Klik OK. Rajah : Mesej Makluman 13. Pengguna akan kembali ke skrin Senarai Pemilik Kompetensi yang menunjukkan operasi Menjana telah selesai dilakukan (lihat Rajah ). 7

8 Rajah : Skrin Senarai Pemilik Kompetensi Setelah Operasi Menjana 14. Klik Batal untuk keluar dari skrin Selenggara Kelayakan Cuti Melalui Menu Menjana Kelayakan Cuti Operasi ini membolehkan pengguna melihat maklumat terperinci Kelayakan Cuti. Selain daripada memaparkan kelayakan cuti, pegawai boleh kemaskini maklumat cuti rehat, tambah kelayakan cuti-cuti lain, kemaskini cuti-cuti lain dan juga hapus kelayakan cuti-cuti lain. Langkah-langkah untuk mendapatkan skrin Selenggara Kelayakan Cuti bagi Kelayakan Cuti Rehat. 1. Dari skrin Selenggara Kelayakan Cuti, isikan No KP/Polis/Tentera yang dikehendaki (lihat Rajah ). Contoh: Rajah : Skrin Senarai Pemilik Kompetensi 8

9 2. Pengguna akan melihat skrin Selenggara Kelayakan Cuti Rehat dan skrin Selenggara Kelayakan Cuti-cuti Lain seperti di Rajah Rajah : Skrin Kelayakan Cuti Rehat 3. Dari skrin ini, pengguna boleh melakukan operasi-operasi berikut: Kemaskini Maklumat Cuti Rehat Tambah Kelayakan Cuti-cuti Lain Kemaskini Kelayakan Cuti-cuti Lain Hapus Kelayakan Cuti-cuti Lain Kemaskini Maklumat Cuti Rehat Operasi ini membolehkan pengguna mengemaskini rekod yang sedia ada. Langkah-langkah: 1. Dari skrin Kelayakan Cuti Rehat, klik Tahun yang dikehendaki (lihat Rajah ). Contoh:

10 Rajah : Skrin Kelayakan Cuti Rehat 2. Pengguna akan melihat skrin Kemaskini Maklumat Cuti Rehat seperti di Rajah Rajah : Skrin Kemaskini Maklumat Cuti Rehat 3. Pilih Sebab-sebab yang dikehendaki. Jika memilih Bersara, pengguna perlu mengisi Tarikh Bersara: Gunakan fungsi Kalendar Jika memilih Berubah Gred, pengguna perlu mengisi Gred Baru: Pilih dari senarai drop-down Contoh: Sebab-sebab Lain 4. Klik Teruskan. 5. Pengguna akan melihat skrin Kemaskini Maklumat Cuti Rehat seperti di Rajah

11 Rajah : Skrin Kemaskini Maklumat Cuti Rehat 6. Kemaskini maklumat-maklumat berikut, jika perlu: Cuti Dibawa Dari Tahun Lepas Kelayakan Tahun Semasa Cuti Diambil Gantian Cuti Rehat Cuti Luput Catatan 7. Klik Hantar. 8. Pengguna akan melihat Mesej Gesaan seperti di Rajah Rajah : Mesej Gesaan 9. Klik Yes untuk mengemaskini rekod, atau klik No untuk membatalkan operasi. 11

12 10. Jika memilih Yes, pengguna akan melihat Mesej Makluman seperti di Rajah Rajah : Mesej Makluman 11. Klik OK. 12. Pengguna akan kembali ke skrin Kelayakan Cuti Rehat yang menunjukkan operasi Kemaskini telah selesai dilakukan (lihat Rajah Rajah : Skrin Kelayakan Cuti Rehat Setelah Operasi Kemaskini 13. Klik Batal untuk keluar dari skrin Tambah Kelayakan Cuti-Cuti Lain Operasi ini membolehkan pengguna menambah rekod yang baru ke dalam senarai. Langkah-langkah: 1. Dari skrin Kelayakan Cuti-Cuti Lain, klik Tambah (lihat Rajah ). 12

13 Rajah : Skrin Kelayakan Cuti-cuti Lain 2. Pengguna akan melihat skrin Tambah Kelayakan Cuti-cuti Lain seperti di Rajah Rajah : Skrin Tambah Kelayakan Cuti-cuti Lain 3. Isikan maklumat-maklumat berikut: Kategori: Pilih dari senarai drop-down Jenis Cuti :Pilih dari senarai drop-down Bil Hari Kelayakan Cuti Cuti Diambil Jumlah Kali Diambil Baki: Akan diisi oleh sistem 4. Klik Simpan. 13

14 5. Pengguna akan melihat Mesej Gesaan seperti di Rajah Rajah : Mesej Gesaan 7. Klik Yes untuk menghantar permohonan, atau klik No untuk membatalkan operasi. 8. Jika memilih Yes, pengguna akan melihat Mesej Makluman seperti di Rajah Klik OK. Rajah : Mesej Makluman 10. Pengguna akan kembali ke skrin Kelayakan Cuti-cuti Lain yang menunjukkan operasi Tambah telah selesai dilakukan (lihat Rajah ). Rajah : Skrin Kelayakan Cuti-cuti Lain Setelah Operasi Tambah 11. Klik Batal untuk keluar dari skrin. 14

15 Kemaskini Kelayakan Cuti-cuti Lain Operasi ini membolehkan pengguna mengemaskini rekod yang sedia ada. Langkah-langkah: 1. Dari skrin Kelayakan Cuti-Cuti Lain, klik Jenis Cuti yang dikehendaki (lihat Rajah ). Contoh: Cuti Sakit (Kerajaan/Panel) Rajah : Skrin Kelayakan Cuti-cuti Lain 2. Pengguna akan melihat skrin Kemaskini Kelayakan Cuti-Cuti Lain seperti di Rajah Rajah : Skrin Kemaskini Kelayakan Cuti-Cuti Lain 3. Kemaskini maklumat-maklumat berikut, jika perlu: Bil Hari Kelayakan Cuti 15

16 Cuti Diambil Jumlah Kali Diambil 4. Klik Hantar. 5. Pengguna akan melihat Mesej Gesaan seperti di Rajah Rajah : Mesej Gesaan 6. Klik Yes untuk mengemaskini rekod, atau klik No untuk membatalkan operasi. 7. Jika memilih Yes, pengguna akan melihat Mesej Makluman seperti di Rajah Klik OK. Rajah : Mesej Gesaan 9. Pengguna akan kembali ke skrin Kelayakan Cuti-cuti Lain yang menunjukkan operasi Kemaskini telah selesai dilakukan (lihat Rajah ). 16

17 Rajah : Skrin Kelayakan Cuti-cuti Lain Setelah Operasi Kemaskini 10. Klik Batal untuk keluar dari skrin Hapus Kelayakan Cuti-Cuti Lain Operasi ini membolehkan pengguna menghapus rekod yang tidak lagi berkenaan. Langkah-langkah: 1. Dari skrin Kelayakan Cuti-Cuti Lain, klik di petak bagi Jenis Cuti yang hendak dihapus (lihat Rajah ). Contoh: Cuti Separuh Gaji 17

18 2. Klik Hapus. Rajah : Skrin Kelayakan Cuti-cuti Lain 3. Pengguna akan melihat Mesej Gesaan seperti di Rajah Rajah : Mesej Gesaan 4. Klik Yes untuk menghapus rekod, atau klik No untuk membatalkan operasi. 5. Jika memilih Yes, pengguna akan melihat Mesej Makluman seperti di Rajah Rajah : Mesej Makluman 6. Klik OK. 7. Pengguna akan kembali ke skrin Kelayakan Cuti-Cuti Lain seperti di Rajah Rekod yang dihapus telah dikeluarkan dari senarai. 18

19 Rajah : Skrin Kelayakan Cuti-cuti Lain Setelah Operasi Hapus 8. Klik Batal untuk keluar dari skrin Selenggara Kelayakan Cuti Fungsi ini membolehkan pengguna menambah, mengemaskini dan menghapus rekod Kelayakan Cuti. Pengguna: Pentadbir cuti Langkah-langkah: 1. Dari Menu Kelayakan Cuti, klik Selenggara Kelayakan Cuti (lihat Rajah ). Rajah : Menu Kelayakan Cuti 2. Pengguna akan melihat skrin Selenggara Kelayakan Cuti seperti di Rajah

20 Rajah : Skrin Selenggara Kelayakan Cuti 3. Isikan maklumat-maklumat berikut jika diketahui. No KP/Polis/Tentera; atau ID Pemilik Kompetensi ; atau Nama ; atau Unit Organisasi ; atau Tahun Kelayakan: Pilih dari senarai drop-down 4. Klik Teruskan. 5. Pengguna akan melihat skrin Senarai Pemilik Kompetensi seperti di Rajah Rajah : Skrin Senarai Pemilik Kompetensi 6. Klik pada Radio Button 7. Pengguna akan melihat maklumat Senarai Pemilik Kompetensi dimasukkan ke medan Selenggara Kelayakan Cuti seperti di Rajah Rajah : Skrin Selenggara Kelayakan Cuti 20

21 8. Klik Teruskan. 9. Pengguna akan melihat skrin Selenggara Kelayakan Cuti Rehat dan Kelayakan Cuti- Cuti Lain seperti di Rajah Rajah : Skrin Selenggara Kelayakan Cuti Rehat dan Kelayakan Cuti-Cuti Lain 10. Didalam Selenggara Kelayakan Cuti,terdapat empat proses utama yang boleh dilaksanakan iaitu: a. Proses Kemaskini Maklumat Cuti Rehat (Sila rujuk Kemaskini Maklumat Cuti Rehat muka surat 14-16) b. Proses Tambah Kelayakan Cuti-Cuti Lain (Sila rujuk Tambah Kelayakan Cuti-Cuti Lain muka surat 17-19) c. Proses Kemaskini Kelayakan Cuti-cuti Lain (Sila rujuk Kemaskini Kelayakan Cuti-cuti Lain muka surat 20-22) d. Proses Hapus Kelayakan Cuti-Cuti Lain (Sila rujuk Hapus Kelayakan Cuti-Cuti Lain muka surat 23-24) 21

22 1.2.4 Status Pemprosesan Berkelompok Fungsi ini membolehkan pengguna melihat maklumat terperinci Status Pemprosesan Berkelompok. Pengguna: Pentadbir Cuti Agensi Pentadbir Cuti Pusat Langkah-langkah: 1. Dari Menu Kelayakan Cuti, klik Status Pemprosesan Berkelompok (lihat Rajah ). Rajah : Menu Kelayakan Cuti 2. Pengguna akan melihat skrin Status Pemprosesan Berkelompok seperti di Rajah Rajah : Skrin Status Pemprosesan Berkelompok 22

23 3. Klik Bilangan yang dikehendaki. Contoh: 3 4. Pengguna akan melihat skrin Paparan Terperinci seperti di Rajah Rajah : Skrin Paparan Terperinci 5. Klik Keluar untuk keluar dari skrin. 1.3 DATA SEJARAH Fungsi ini membolehkan pentadbir mengemaskini maklumat cuti pegawai bagi tahun semasa atau tahun-tahun sebelumnya. Bagi Submodul Pengurusan Cuti, Menu Data Sejarah terbahagi kepada dua bahagian iaitu: Maklumat Sejarah Cuti Data Sejarah GCR Cuti Pengguna: Pentadbir Cuti 23

24 1.3.1 Data Sejarah Maklumat Sejarah Cuti Langkah-langkah: 1. Dari Menu Halaman Utama, klik Pentadbiran Sistem seperti rajah di bawah: Langkah 1: Klik [Pentadbiran Sistem] Langkah 2: Klik [Data Sejarah] Rajah : Menu Halaman Utama Rajah : Capaian pada Maklumat Sejarah Cuti Langkah 3: Klik menu [Pengurusan Saraan, Faedah & Ganjaran], klik menu [Pengurusan Cuti], klik menu [Maklumat Sejarah Cuti] 24

25 2. Skrin dibawah akan terpapar. Rajah : Menu Maklumat Sejarah Cuti Langkah 4: Klik butang [Teruskan] untuk memastikan sama ada anda mempunyai data untuk diselia ataupun tidak. 3. Senarai Pemilik Kompetensi seperti dibawah akan terpapar sekiranya Pentadbir Level 1 atau 2 semasa memberi peranan, tapisan kriteria telah dimasukkan. Rajah : Menu Senarai Pemilik Kompetensi 25

26 5. Bagi meneruskan proses seterusnya, Langkah 5: Masukkan No. KP baru pegawai yang hendak diselenggara maklumat sejarah/transaksi cutinya. Rajah : Paparan Kemasukan Maklumat Pemilik Kompetensi Langkah 7: Klik radio button disebelah No. KP untuk meneruskan proses. Langkah 6: Kemudian klik butang [Teruskan]. Senarai Pemilik Kompetensi yang dicari terpapar. 6. Selepas radio button diklik, otomatik data pada ruang Maklumat Sejarah Cuti terpapar. 7. Skrin Senarai Sejarah Cuti Pemilik Kompetensi akan dipaparkan. Rajah : Paparan Kemasukan Maklumat Pemilik Kompetensi Langkah 9: Klik butang [Tambah]. 8. Skrin dibawah akan terpapar. Langkah 8: Klik butang [Teruskan]. 26

27 Rajah : Paparan Kemasukan Transaksi Cuti Langkah 10: Pilih tahun untuk membuat pengemaskinian maklumat sejarah/transaksi cuti Rajah : Paparan Pemilihan Tahun Bagi Proses Pengemaskinian Maklumat Transaksi Cuti 9. Selepas selesai pilih tahun, sila kemaskini maklumat sejarah/transaksi cuti berdasarkan buku perkhidmatan pegawai di lampiran penyata cuti. Masukkan Jenis Cuti, Tarikh Mula & Tamat Cuti, serta Jumlah Hari Bercuti. Nota penting: Jumlah hari bercuti bagi maklumat sejarah cuti tidak dikira secara otomatik mengikut kalendar cuti kerana kalendar data sejarah cuti tidak boleh diselenggara: a. Mengikut pegawai kerana pegawai sentiasa bertukar kementerian/jabatan. b. Manakala kedudukan kementerian/jabatan pula mengikut negeri-negeri yang berbeza-beza. Langkah 11: Kemudian klik butang [Simpan]. Rajah : Paparan Pemilihan Jenis Cuti Yang Dikemaskini 27

28 Langkah 12: Mesej Gesaan dipaparkan. Kemudian klik butang [Yes]. Langkah 13: Mesej Makluman dipaparkan. Klik butang [OK]. 10. Seterusnya skrin akan kembali ke Senarai Maklumat Sejarah Cuti setelah proses kemaskini Maklumat Sejarah Cuti selesai dibuat. Rajah : Paparan Maklumat Transaksi Cuti Yang Telah Dimasukkan Data Sejarah Maklumat GCR Langkah-langkah: 1. Dari Menu Halaman Utama, klik Pentadbiran Sistem dan klik menu [Data Sejarah seperti rajah di bawah: Rajah : Menu Halaman Utama 28

29 2. Klik menu [Pengurusan Saraan, Faedah & Ganjaran], klik menu [Pengurusan Cuti], klik menu [Maklumat GCR] 3. Skrin Klik butang [Teruskan]. Rajah : Carian pada Maklumat GCR Rajah : Paparan Carian Pemilik Kompetensi 4. Skrin dibawah akan terpapar. Senarai Pemilik Kompetensi seperti dibawah akan terpapar sekiranya: a. Semasa Pentadbir Level 1 atau 2 memberi peranan, tapisan kriteria telah dimasukkan. Rajah : Paparan Senarai Carian Pemilik Kompetensi 29

30 5. Masukkan No. KP baru pegawai yang hendak diselenggara maklumat GCRnya. Kemudian klik butang [Teruskan]. Senarai Pemilik Kompetensi yang dicari terpapar. Klik radio button disebelah No. KP untuk meneruskan proses Rajah : Paparan Proses Carian Pemilik Kompetensi 6. Selepas radio button diklik, otomatik data pada ruang Maklumat GCR terpapar. Kemudian pilih Jenis Cuti dan klik butang [Teruskan]. Senarai Maklumat GCR akan dipaparkan. Kemudian klik butang [Tambah] Rajah : Paparan Maklumat GCR Pemilik Kompetensi 7. Skrin Tambah Maklumat GCR akan dipaparkan. 30

31 Rajah : Paparan Halaman Untuk Tambah Maklumat GCR 8. Sila klik combo box Tahun bagi memilih tahun yang ingin dikemaskini Maklumat GCR. 1 Rajah : Paparan Pemilihan Tahun 9. Setelah Tahun dipilih, sila kemaskini medan-medan pada no Rajah : Paparan Maklumat GCR Yang Dikemaskini 31

32 10. Kemudian klik butang [Simpan] Mesej Gesaan dipaparkan. Kemudian klik butang [Yes]. 12. Mesej Makluman dipaparkan. Klik butang [OK]. 13. Jika anda ingin menambah maklumat GCR untuk tahun berikutnya, sila klik butang [Yes]. Jika anda ingin membatalkan proses seterusnya sila klik butang [NO]. 14. Jika anda klik butang [NO], data bagi tahun yang dimasukkan telah selesai dikemaskini. 15. Seterusnya skrin akan kembali ke Senarai Maklumat GCR setelah proses kemaskini Maklumat GCR selesai dibuat. 32

33 Rajah : Paparan Halaman Senarai GCR yang telah ditambah 33