KEMENTERIAN KEWANGAN MALAYSIA PEKELILING KONTRAK PERBENDAHARAAN BIL. 9 TAHUN 2013

Transkripsi

1 S/K.KEW/PK/TM/1100/242900/110/223 JLD 4 SJ 1 (16) KEMENTERIAN KEWANGAN MALAYSIA PEKELILING KONTRAK PERBENDAHARAAN BIL. 9 TAHUN 2013 Semua Ketua Setiausaha Kementerian Semua Ketua Jabatan Persekutuan Semua Setiausaha Kerajaan Negeri Semua Pihak Berkuasa Tempatan KONTRAK PUSAT PEMBEKALAN ALAT PROPRIETARY ELEKTRONIK DAN ALAT GANTI YANG BERKAITAN TUJUAN 1. Pekeliling Kontrak Perbendaharaan (PKP) ini bertujuan untuk memaklumkan semua Agensi Kerajaan mengenai pelanjutan kontrak pusat bagi Pembekalan Alat Proprietary Elektronik dan Alat Ganti Yang Berkaitan kepada semua Kementerian, Jabatan Kerajaan termasuk Jabatan Kerajaan Negeri dan Pihak Berkuasa Tempatan di seluruh Semenanjung Malaysia untuk tempoh lapan (8) bulan, berkuat kuasa mulai 1 Mei 2013 hingga 31 Disember LATAR BELAKANG 2. Tempoh kontrak PKP Bil. 4 Tahun 2010 bagi Pembekalan Alat Proprietary Elektronik Dan Alat Ganti Yang Berkaitan kepada semua Agensi Kerajaan di seluruh Semenanjung Malaysia berakhir pada 30 April NOMBOR KONTRAK DAN BUTIR-BUTIR SYARIKAT Bil Perkara Butiran 1. Nombor Kontrak PERB/PK/7/ Nama dan Alamat Syarikat Central Management Catalogue Agency Sdn. Bhd. No.9 & 11, Blok C1 Jalan PJU 1/41, Dataran Prima Petaling Jaya SELANGOR DARUL EHSAN 3. No. Telefon No. Faks

2 Bil Perkara Butiran 5. Nama dan Alamat Bank 1. Public Bank Berhad (6463-H) (Bills Department) Jalan Sultan Sulaiman Branch 6, Jalan Sultan Sulaiman KUALA LUMPUR 2. Bank Muamalat (Malaysia) Berhad (6175-W) Project Account No. 45, Jalan SS 2/ Petaling Jaya SELANGOR DARUL EHSAN 6. No. Akaun Bank 1. Public Bank : Bank Muamalat : TEMPOH PELANJUTAN KONTRAK 3. Tempoh pelanjutan kontrak ialah selama lapan (8) bulan mulai 1 Mei 2013 hingga 31 Disember HARGA 4. Kontrak ini hanya meliputi alat proprietary elektronik dan alat ganti yang berkaitan yang disenaraikan di dalam Senarai Harga Perjanjian yang telah disahkan oleh Bahagian Perolehan Kerajaan, Kementerian Kewangan. 5. Senarai harga alat proprietory elektronik dan alat ganti yang berkaitan di bawah kontrak ini adalah berdasarkan Senarai Harga Pembuat/Pengedar (Manufacturer s/distributor Price List) yang telah disahkan oleh Bahagian Perolehan Kerajaan, Kementerian Kewangan. Harga tersebut adalah bersih termasuk semua jenis cukai, kos pembungkusan dan pengiriman/penghantaran. 6. Bagi alat proprietary elektronik dan alat ganti yang berkaitan buatan tempatan, harga adalah dalam Ringgit Malaysia yang mana ianya termasuk semua jenis cukai yang dikenakan oleh Kerajaan Malaysia. 7. Bagi penghantaran ke Sabah dan Sarawak, tambahan 5% akan dikenakan sebagai kos pengangkutan dan insurans. 8. Agensi dibenarkan membuat pembelian di luar kontrak sekiranya harga yang ditawarkan di pasaran adalah lebih murah berbanding harga kontrak mengikut spesifikasi, kualiti, kuantiti dan tempoh waranti yang sama. Perolehan ini hendaklah dilaksanakan mengikut tatacara perolehan semasa yang berkuat kuasa. 9. Agensi dibolehkan membuat rundingan harga dengan pihak Syarikat tertakluk kepada peraturan rundingan harga Kementerian Kewangan yang berkuatkuasa. 10. Bayaran kepada Syarikat akan dibuat berdasarkan kepada kadar pertukaran mata wang asing yang ditetapkan oleh Bank Negara Malaysia pada tarikh setiap pesanan dibuat. 2

3 11. Bagi alat proprietary elektronik dan alat ganti yang berkaitan yang dibekalkan oleh Syarikat melalui Perjanjian ini yang memerlukan kerja-kerja pemasangan dan pentauliahan, hak keutamaan bagi kerja pemasangan dan pentauliahan akan diberikan kepada Syarikat. Syarikat akan menyediakan latihan asas bagi penggunaan alat proprietary elektronik dan alat ganti yang berkaitan yang asas secara percuma. 12. Kos pemasangan, pentauliahan dan latihan lanjutan/khas adalah berasingan daripada harga alat proprietary elektronik dan alat ganti yang berkaitan yang tersenarai di dalam Senarai Harga Perjanjian. Penjelasan tentang skop pemasangan, pentauliahan dan latihan lanjutan/khas adalah seperti di Lampiran A. Conversion Factor yang diperuntukkan seperti di jadual di bawah adalah asas kepada penetapan kos pemasangan, pentauliahan dan latihan lanjutan/khas tersebut. Walau bagaimanapun, kos yang terlibat hendaklah berdasarkan kepada kerja sebenar yang dilaksanakan dan dirundingkan ke paras yang terendah yang munasabah. Conversion Factor bagi kos pemasangan, pentauliahan dan latihan lanjutan/khas adalah seperti berikut: Bil Item Conversion Factor Catatan Installation, Commissioning and Acceptance Installation, Commissioning, Acceptance and Advanced Training Installation, Commissioning, Integration, Acceptance and Advanced Training Basic equipment installation with local resources System installation with local resources Complex system integration with expert from overseas TEMPOH WARANTI 13. Tempoh waranti bagi alat proprietary elektronik dan alat ganti yang berkaitan adalah dua belas (12) bulan dari tarikh penyerahan dan disahkan terima oleh Jabatan Pengguna. Waranti ini adalah juga tertakluk kepada tiada kelalaian yang dilakukan oleh pihak Kerajaan atau Jabatan dalam penggunaan alat proprietary elektronik dan alat ganti yang berkaitan sepertimana yang disyorkan oleh pengilang dan/atau pengedar. PESANAN DAN TEMPOH PENYERAHAN 14. Semua pesanan alat proprietary elektronik dan alat ganti yang berkaitan di atas boleh dibuat mengikut kategori berikut: (i) Pesanan Secara Ex-Stock Tempoh penyerahan hendaklah tidak melebihi empat belas (14) hari dari tarikh pesanan rasmi dikeluarkan oleh Jabatan Pengguna. Sekiranya Syarikat gagal membuat bekalan dalam tempoh tersebut, Jabatan Pengguna boleh menuntut daripada Syarikat sebanyak 0.5% daripada nilai alat proprietary elektronik dan alat ganti yang berkaitan yang lewat dibekalkan bagi setiap hari lewat bagi tempoh maksimum empat belas (14) hari. Syarikat dibenarkan membekal pesanan dalam tempoh dua (2) bulan dari tarikh pesanan dibuat. 3

4 Sekiranya Syarikat tidak dapat membekalkan pesanan dalam tempoh dua (2) bulan, Jabatan Pengguna boleh membatalkan pesanan alat proprietary elektronik dan alat ganti yang berkaitan yang dibuat kepada Syarikat dan membeli alat proprietary elektronik dan alat ganti yang berkaitan daripada punca-punca lain. Kelewatan penghantaran hendaklah dilaporkan kepada Kementerian Kewangan dalam bentuk format seperti di Lampiran B. Pembatalan pesanan dan pembelian daripada punca lain hendaklah dimaklumkan kepada Kementerian Kewangan. (ii) Pesanan Secara Bulk Indent Jabatan Pengguna adalah digalakkan membuat pesanan di bawah kategori Bulk Indent. Tempoh penyerahan hendaklah tidak melebihi empat (4) bulan daripada tarikh pesanan rasmi dikeluarkan oleh Jabatan Pengguna. Jika Syarikat mendapati pihaknya tidak mampu membuat bekalan dalam tempoh tersebut, Syarikat hendaklah memohon pelanjutan tempoh penyerahan kepada Jabatan Pengguna secara bertulis dalam tempoh tiga (3) minggu sebelum tarikh tamat tempoh penyerahan dengan menyatakan sebab-sebab bagi kelewatan bekalan alat-alat tersebut. Permohonan ini hendaklah disalinkan kepada Kementerian Kewangan. Tempoh penyerahan boleh dilanjutkan oleh Jabatan Pengguna tidak melebihi satu (1) bulan lagi jika alasan yang diberikan adalah munasabah. Jika Syarikat masih lagi gagal membuat bekalan dalam tempoh tambahan yang diberikan, Jabatan Pengguna boleh menuntut daripada Syarikat sebanyak 5% bagi setiap bulan daripada nilai alat proprietary elektronik dan alat ganti yang berkaitan dan tempoh maksimum enam (6) bulan. Sekiranya Syarikat tidak dapat membekalkan pesanan dalam tempoh sebelas (11) bulan dari tarikh pesanan dibuat, Jabatan Pengguna boleh membatalkan pesanan alat proprietary elektronik dan alat ganti yang berkaitan yang dibuat kepada Syarikat dan membeli alat proprietary elektronik dan alat ganti yang berkaitan daripada punca-punca lain melalui tatacara perolehan semasa yang berkuat kuasa. Kelewatan penghantaran hendaklah dilaporkan kepada Kementerian Kewangan dalam bentuk format seperti di Lampiran B. Pembatalan pesanan dan pembelian daripada punca lain hendaklah dimaklumkan kepada Kementerian Kewangan. 15. Jabatan Kerajaan adalah dibenarkan untuk membuat pindaan kepada tempoh penyerahan ini kepada suatu tempoh yang lain tertakluk kepada syarat-syarat berikut: (i) (ii) Pegawai Pengawal atau wakilnya dan Syarikat bersetuju dengan pindaan tempoh penyerahan ini dan dibuat secara bertulis; dan Jabatan berkenaan bertanggungjawab sepenuhnya terhadap pesanan yang dibuat di bawah peruntukan ini. 16. Tertakluk kepada perenggan 24, 25 dan 26, barang-barang yang diserahkan oleh Syarikat pada masa dan tarikh yang ditetapkan di dalam Borang Pesanan tidak boleh ditolak melainkan secara bertulis daripada Pegawai yang membuat pesanan. Jika penolakan dibuat secara ad hoc tanpa memberitahu terlebih dahulu kepada Syarikat, tindakan boleh diambil terhadap pegawai berkenaan termasuk menanggung segala tuntutan ganti rugi oleh Syarikat berhubung dengan perkara ini. Sebarang penangguhan atau pindaan kepada tarikh penyerahan 4

5 hendaklah dibuat secara bertulis dan dimaklumkan kepada unit yang membuat bayaran di jabatan-jabatan berkenaan. 17. Jabatan Pengguna adalah dikehendaki memberi alamat yang lengkap serta nama pegawai dan nombor telefon masing-masing kepada pihak Syarikat supaya bekalan dapat dibuat dengan lancar dan tepat ke tempat yang ditetapkan. 18. Semua pesanan rasmi hendaklah dibuat terus kepada Syarikat dengan mencatatkan nombor kontrak, item, nombor pengenalan alat ganti dan kuantiti alat proprietary elektronik dan alat ganti berkaitan yang diperlukan. Nombor pengenalan alat ganti yang dimaksudkan adalah nombor yang telah dikodifikasikan oleh Syarikat. Pesanan terakhir oleh Jabatan Pengguna mestilah dibuat tidak lewat daripada dua (2) minggu sebelum tarikh tamat kontrak. 19. Sekiranya Jabatan Pengguna telah mematuhi perenggan 17, 18 dan 20 dan Syarikat gagal membuat bekalan dalam tempoh penyerahan yang ditetapkan dan ianya adalah keperluan segera selain daripada perenggan 14, Jabatan-jabatan Kerajaan dibenarkan membeli daripada punca-punca lain. Pembelian tersebut hendaklah dilaporkan dengan serta merta ke Bahagian Perolehan Kerajaan, Kementerian Kewangan dengan menyertakan sesalinan pesanan tempatan dan invois/bil terlibat. ANGGARAN KEPERLUAN 20. Semua Jabatan Pengguna dikehendaki menghantar jadual anggaran serta jangka masa keperluan bagi setiap bulan kepada Syarikat dengan segera untuk memudahkan dan membolehkan Syarikat membuat perancangan pembekalan. 21. Sekiranya Jabatan Pengguna tidak mematuhi arahan pada perenggan 18 dan 20, Syarikat berkenaan tidak boleh dipersalahkan jika berlaku kelewatan bekalan kelak. PEMBUNGKUSAN 22. Semua alat proprietary elektronik dan alat ganti yang berkaitan hendaklah dibungkus oleh Syarikat dengan sempurna mengikut kaedah/spesifikasi alat-alat yang dipesan bagi memastikan alat-alat tersebut selamat dan tidak mengalami sebarang kerosakan. 23. Semua pembungkusan yang besar hendaklah mempunyai label atau stensil pada sekurang-kurangnya kedua-dua belah bahagian luar bungkusan tersebut dan mempunyai catatan alamat pemesan, keterangan kuantiti dan berat alat proprietary elektronik dan alat ganti berkaitan. Bagi bekalan yang mengandungi lebih dari satu bungkusan/kotak, bilangan bungkusan/kotak hendaklah dinyatakan. PEMERIKSAAN 24. Semua alat proprietary elektronik dan alat ganti yang berkaitan yang dibekalkan mestilah tulen (genuine) dan baru. 25. Jabatan Pengguna hendaklah memeriksa bekalan yang diterima untuk memastikan bahawa jenis dan jumlah alat proprietary dan alat ganti yang dibekalkan tersebut adalah sama seperti mana yang dipesan. Sekiranya didapati jumlah alat-alat tersebut kurang, Syarikat 5

6 hendaklah diminta membekalkan jumlah yang kurang dengan segera tanpa sebarang kos tambahan. 26. Semua alat proprietary elektronik dan alat ganti yang berkaitan yang dibekalkan mestilah berada dalam keadaan baik dan memuaskan. Sekiranya alat-alat tersebut didapati rosak atau cacat semasa penyerahannya, alat-alat tersebut hendaklah ditolak dengan serta-merta secara bertulis kepada Syarikat. Pihak Syarikat hendaklah diminta menggantikannya dengan bekalan yang baru tanpa sebarang kos tambahan. KAWALAN KUALITI 27. Sekiranya terdapat sebarang keraguan mengenai kualiti alat proprietary elektronik dan alat ganti yang dibekalkan, Jabatan Pengguna hendaklah meminta Syarikat menggantikan alat proprietary elektronik dan alat ganti yang berkaitan yang diragui kualitinya tersebut dengan bekalan baru tanpa sebarang kos tambahan. Penolakan hendaklah dibuat secara bertulis kepada Syarikat. Syarikat hendaklah menggantikan alat-alat ganti tersebut dalam tempoh dua (2) minggu bagi barangan tempatan dari tarikh pemberitahuan dikeluarkan dan empat (4) minggu untuk barangan import. TEMPOH AKHIR PENGADUAN 28. Jabatan Pengguna hendaklah mengemukakan apa-apa aduan mengenai kontrak ini kepada Bahagian Perolehan Kerajaan, Kementerian Kewangan dengan serta-merta dan tidak lewat daripada tiga (3) minggu selepas tarikh tamat tempoh pelanjutan kontrak. Kementerian Kewangan Malaysia tidak akan bertanggungjawab ke atas sebarang masalah yang berbangkit akibat daripada kegagalan Jabatan Pengguna mematuhi arahan ini. BIL PEMBAYARAN 29. Pembayaran terhadap bil-bil yang dikemukakan oleh Syarikat hendaklah dibuat mengikut tatacara yang berkuat kuasa yang ditetapkan oleh Jabatan Akauntan Negara Malaysia. 30. Bagi pesanan yang telah disempurnakan oleh Syarikat dengan memuaskan, bayaran hendaklah dijelaskan dalam tempoh empat belas (14) hari dari tarikh bil berserta dokumen yang lengkap diterima. 31. Pengesahan penerimaan barang-barang mestilah dibuat dengan segera pada hari bekalan disempurnakan untuk membolehkan Syarikat mengemukakan bil pembayaran dengan seberapa segera. PENGGUNAAN KONTRAK 32. Semua Kementerian, Jabatan Kerajaan termasuk Jabatan Kerajaan Negeri dan pihak Berkuasa Tempatan dan Agensi-Agensi yang berkenaan di bawah kelolaan masing-masing hendaklah menggunakan kontrak ini sahaja dan tidak dibenarkan membeli daripada punca lain tanpa kelulusan Bahagian Perolehan Kerajaan, Kementerian Kewangan Malaysia atau Pegawai Kewangan Negeri mengikut mana yang berkenaan kecuali berlaku keadaan seperti di perenggan 8, 14 dan 19 di atas. 6

7 33. Semua Badan Berkanun dan Institusi Latihan adalah dikecualikan daripada pemakaian kontrak ini dan hendaklah melaksanakan perolehan mengikut tatacara perolehan semasa yang berkuat kuasa. PEMBELIAN MELALUI SISTEM eperolehan 34. Bagi semua Jabatan Pengguna yang telah eperolehan enabled, pembelian melalui kontrak pusat ini hendaklah dibuat melalui sistem eperolehan. Manakala bagi Jabatan Pengguna yang belum eperolehan enabled/tidak menggunakan sistem eperolehan maka pembelian boleh dibuat di luar sistem eperolehan. Fi perkhidmatan bagi perolehan secara elektronik adalah tertakluk kepada pekeliling bagi perolehan yang dilaksanakan melalui Sistem eperolehan bagi kontrak bermasa. HAL-HAL LAIN 35. Sekiranya terdapat sebarang kemusykilan mengenai kontrak ini, Jabatan Pengguna boleh menghubungi Bahagian Perolehan Kerajaan, Kementerian Kewangan seperti di alamat di bawah: Ketua Setiausaha Perbendaharaan Kementerian Kewangan Bahagian Perolehan Kerajaan (Seksyen Teknologi Maklumat dan Elektronik) Aras 4, Blok Utara Kompleks Kementerian Kewangan, Presint 2 Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan PUTRAJAYA KUAT KUASA 36. PKP ini berkuat kuasa mulai 1 Mei 2013 sehingga 31 Disember Dengan berkuat kuasanya PKP ini, PKP Bil. 4 Tahun 2010 adalah terbatal. Sekian, terima kasih. BERKHIDMAT UNTUK NEGARA s.k. Ketua Audit Negara Malaysia Akauntan Negara Malaysia Semua Pegawai Kewangan Negeri 7

8 Lampiran A SKOP PEMASANGAN, PENTAULIAHAN DAN LATIHAN LANJUTAN/KHAS Penggunaan Conversion Factor untuk kos pemasangan, pentauliahan dan latihan lanjutan/khas adalah seperti berikut: Bil. Item Conversion Factor Catatan Pemasangan asas diperlukan untuk peralatan yang dibeli oleh pengguna Kerajaan. 1. Installation, Commissioning and Acceptance 1.11 Pemasangan, pentauliahan dan penerimaan untuk peralatan tersebut dibuat oleh pembekal tempatan. Latihan asas penggunaan peralatan diberi kepada pengguna Kerajaan. 2. Installation, Commissioning, Acceptance and Advanced Training 1.25 Pemasangan sistem diperlukan untuk peralatan yang dibeli oleh pengguna Kerajaan. Pemasangan, pentauliahan dan penerimaan untuk peralatan dan sistem berkaitan dibuat oleh pembekal tempatan. Latihan asas dan lanjutan penggunaan peralatan dan sistem berkaitannya diberi kepada pengguna Kerajaan. Pemasangan sistem diperlukan untuk peralatan yang dibeli oleh pengguna Kerajaan. 3. Installation, commissioning, Integration, Acceptance and Advanced Training 1.45 Pemasangan, pentauliahan dan penerimaan untuk peralatan dan sistem berkaitan tersebut dibuat oleh pembekal tempatan. Pemasangan atau integrasi bagi sistem yang kompleks dibuat dengan bantuan pakar luar negara. Latihan asas dan lanjutan penggunaan peralatan dan sistem berkaitan diberi kepada pengguna Kerajaan. 8

9 LAPORAN KELEWATAN PENGHANTARAN Lampiran B KEMENTERIAN / JABATAN: NO. KATEGORI ITEM KUANTITI NILAI NILAI TARIKH TARIKH JUMLAH NILAI LAD PESANAN PESANAN ITEM KESELURUHAN SEPATUTNYA BEKALAN KELEWATAN YANG DAN (EX-STOCK (RM) (RM) DIBEKALKAN SEBENAR HARI DIKENAKAN TARIKH / BULK (RM) INDENT) JUMLAH * LAD = Liquidated And Ascertained Damages (Tuntutan Denda Lewat) Disediakan oleh: Disahkan oleh: Nama: Jawatan: Kementerian / Jabatan: Tarikh: Nama: Jawatan: Kementerian / Jabatan: Tarikh: 9