Manual Prosedur MANAJEMEN ADMINISTRASI AKADEMIK JURUSAN GIZI FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Transkripsi

1 Manual Prosedur MANAJEMEN ADMINISTRASI AKADEMIK JURUSAN GIZI FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA Universitas Brawijaya, 2008 All Rights Reserved

2 1

3 Manual Prosedur MANAJEMEN ADMINISTRASI AKADEMIK JURUSAN GIZI FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA MP.UJM-JGz-FK-UB.010 Revisi : - Tanggal : 1 Januari 2009 Dikaji ulang oleh : Sekretaris Jurusan Gizi Dikendalikan oleh : Unit Jaminan Mutu Disetujui oleh : Ketua Jurusan Gizi Jurusan Gizi Fakultas Kedokteran Manual prosedur Jurusan Gizi Disetujui Oleh Revisi ke - - MP.UJM-JGz-FK- UB.010 Ttd. Ketua Jurusan 2

4 KATA PENGANTAR Manual prosedur manajemen administrasi akademik adalah pedoman dalam melaksanakan administrasi akademik agar lebih tertib. Tujuan ditetapkan manual prosedur manajemen administrasi akademik adalah Menjamin manajemen pengelolaan administrasi akademik yang efektif dan efisien di Program Studi Ilmu Gizi. Manual Prosedur manajemen administrasi akademik akan selalu diperbarui sesuai dengan perkembangan ilmu dan teknologi serta ketentuan yang berlaku. Malang, 1 Januari 2009 Kajur, Ttd. Dr. dr. Endang Sri Wahyuni, MS 1

5 DAFTAR ISI Kata pengantar... i Daftar isi... ii Tujuan... 1 Definisi... 1 Pihak terkait... 2 Dokumen/formulir... 2 Prosedur... 2 Alur prosedur... 4 Tim penyusun

6 MANAJEMEN ADMINISTRASI AKADEMIK Tujuan: Menjamin manajemen pengelolaan administrasi akademik yang efektif dan efisien. Definisi: 1. Manajemen adalah kegiatan sistematis meliputi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian untuk mencapai tujuan organisasi. 2. Administrasi adalah proses dalam suatu institusi untuk mempermudah dan memperlancar semua aktivitas guna mencapai tuuan organisasi. 3. Akademik adalah kegiatan yang berhubungan dengan ilmu pengetahuan. 4. Ketua Jurusan adalah pemimpin tertinggi di tingkat jurusan yang bertanggungjawab terhadap semua aktivitas jurusan. 5. Sekretaris Jurusan adalah seseorang yang membantu Ketua Jurusan dalam menjalankan aktivitas administrasi akademik jurusan. 6. Koordinator Administrasi adalah pegawai yang mengkoordinasikan semua kegiatan administrasi akademik di jurusan. 1

7 Pihak terkait: 1. Ketua Jurusan 2. Ketua Laboratorium 3. Bendahara Jurusan 4. Dosen 5. Bagian Administrasi Akademik Jurusan 6. Mahasiswa Dokumen/formulir: 1. Job Description 2. IK Up Date Sistem Informasi Akademik (IK.UJM-JGz-FK- UB.014) 3. Kuesioner Evaluasi Administrasi Akademik Prosedur : 1. Ketua Jurusan dibantu oleh Sekretaris Jurusan bertanggung jawab terhadap pelaksanaan kegiatan administrasi akademik dan pengembangannya agar tujuan organisasi tercapai secara efektif dan efisien. 2. Administrasi akademik di tingkat jurusan dilakukan oleh karyawan di bawah tanggungjawab Ketua Jurusan dibantu oleh Sekretaris Jurusan 2

8 3. Kegiatan administrasi akademik dilaksanakan berdasarkan format yang telah dibuat dan uraian pekerjaan (job description) yang ada. 4. Dalam pengembangan manajemen akademik, jurusan secara berkala melakukan update data base. Tata cara update dapat dilihat pada 5. Semua berkas administrasi akademik yang diajukan oleh pengguna harus mendapat persetujuan Ketua Jurusan dan/atau Sekretaris Jurusan dan distribusikan sesuai dengan kebutuhan pengguna serta diarsipkan. 6. Monitoring dan evaluasi kegiatan administrasi akademik dilakukan secara periodik oleh Ketua Jurusan dan/atau Sekretaris Jurusan serta mahasiswa dengan menyebarkan kepada mahasiswa. 7. Hasil pemantauan dilaporkan ke Ketua Jurusan melalui rapat internal. 8. Hasilnya dilaporkan ke Ketua Jurusan melalui rapat internal untuk ditindak lanjuti. 3

9 Alur Prosedur Manajemen Administrasi Akademik Kajur Sekjur Pelaksanaan dan pengembangan kegiatan administrasi kademik Kajur/Sekjur Bag. akademik Kegiatan administasi akademik Job description Kajur Sekjur Update data base Bagian akademik Arsip berkas administasi akademik Kajur/Sekjur Mahasiswa Monitoring & Evaluasi Kuisioner Kajur/Sekjur Rapat internal 4

10 Tim Penyusun : 1. Mira Mutiyani, S.Gz 2. Titis Sari Kusuma, S.Gz 3. Nia Wirawan Novita, STP, M.Sc 4. Nurul Muslihah, SP, M.Kes 5. Laksmi Karunia, S.Gz 5