1.0 Pengurusan Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan 1.1 JKPAK ditubuhkan 1.2 Keanggotaan JKPAK dipatuhi

Transkripsi

1 TERHADAP BERHUBUNG DENGAN KAWALAN PENGURUSAN ASET DAN STOR 1.0 Pengurusan Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan 1.1 JKPAK ditubuhkan 1.2 Keanggotaan JKPAK dipatuhi 1.3 Bermesyuarat sekurang-kurangnya 3 bulan sekali 1.4 Agenda mesyuarat yang ditetapkan dibincangkan 1.5 Hasil mesyuarat dilaporkan kepada Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA) 1.6 Tindakan susulan diambil terhadap keputusan mesyuarat yang lepas. 2.0 Pegawai Aset dan Pegawai Stor 2.1 Pegawai Aset dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal. 2.2 Pegawai Stor dilantik secara bertulis oleh Ketua Jabatan. 2.3 Pegawai Aset Kementerian/Jabatan bertindak sebagai Setiausaha JKPAK. 2.4 Tugas Dan Tanggungjawab Pegawai Aset Dinyatakan Dalam Senarai Tugas.

2 2.5 Tugas Dan Tanggungjawab Pegawai Stor Dinyatakan Dalam Senarai Tugas. 3.0 Penerimaan 3.1 Pegawai Penerima (PP) dilantik oleh Ketua Jabatan. 3.2 Tugas Dan Tanggungjawab Pegawai Penerima Dinyatakan Dalam Senarai Tugas. 3.3 Aset/Bekalan Pejabat diterima oleh Pegawai Penerima yang dilantik. 3.4 Pegawai bertauliah menjalankan pemeriksaan teknikal aset/barang-barang stor. 3.5 Catatan Diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji dibuat pada dokumen penerimaan sekiranya pengesahan penerimaan tidak dapat dilaksanakan serta-merta. 3.6 Bagi penerimaan barang-barang dari pembekal di Stor Pusat/Utama, Borang Terimaan Barang-barang (BTB) KEW.PS-1 disediakan oleh Pegawai

3 Penerima dan diperakukan oleh Pegawai Pengesah. 3.7 Borang Laporan Terimaan Barangbarang (KEW.PS-2) disediakan dan dikemukakan kepada syarikat pembekal dengan serta merta jika terdapat kerosakan atau perselisihan kuantiti barang-barang stor. 3.8 Borang Laporan Penerimaan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-1) disediakan dan dikemukakan kepada syarikat pembekal dengan serta merta jika terdapat kerosakan atau perselisihan kuantiti. 3.9 Aset diterima berserta Surat Jaminan dan manual penggunaan/ penyelenggaraan. (Jika berkaitan). 4.0 Pendaftaran Dan Penyimpanan Daftar 4.1 Aset didaftarkan dalam tempoh 2 minggu daripada tarikh pengesahan penerimaan. 4.2 Cop pengesahan pendaftaran dibuat ke atas punca maklumat (invois atau delivery order).

4 4.3 Semua KEW.PA-2 & KEW.PA-3 diselenggarakan dengan lengkap. 4.4 Semua KEW.PA-2 & KEW.PA-3 diselenggarakan dengan kemas kini. 4.5 Semua KEW.PA-4 & KEW.PA-5 diselenggarakan dengan lengkap. 4.6 Semua KEW.PA-4 & KEW.PA-5 diselenggarakan dengan kemas kini. 4.7 Daftar Pergerakan Harta modal dan Inventori (KEW.PA-6) diselenggarakan dengan lengkap. 4.8 Daftar Pergerakan Harta modal dan Inventori (KEW.PA-6) diselenggarakan dengan kemas kini. 4.9 Senarai Aset di Lokasi (Kew.PA-7) disediakan dalam dua (2) salinan dengan lengkap Senarai Aset di Lokasi (Kew.PA-7) diselenggarakan dengan kemas kini Kad Kawalan Stok [KEW.PS-3 (Stor Pusat dan Stor Utama)] diselenggarakan dengan lengkap.

5 4.12 Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3) diselenggarakan dengan kemas kini Kad Petak [KEW.PS-4 (Stor Pusat, Stor Utama dan Stor Unit) diselenggarakan dengan lengkap Kad Petak (KEW.PS-4) diselenggarakan dengan kemas kini Kad Petak warna merah jambu digunakan untuk stok bertarikh luput 4.16 Senarai Daftar Kad Kawalan Stok KEW.PS-5 disediakan dengan kemas kini Daftar Harta Modal (KEW.PA-2) dan Daftar Inventori (KEW.PA-3) hendaklah disimpan dalam fail kulit keras di kabinet berkunci Buku Pergerakan Harta Modal/Inventori (KEW.PA-6) disimpan di dalam kabinet berkunci Satu (1) salinan KEW-PA.7 hendaklah disimpan oleh Pegawai Aset manakala satu (1) salinan lagi disimpan oleh pegawai yang bertanggungjawab Kad Petak (KEW.PS-4) disimpan bersama bekalan.

6 5.0 Pelabelan Aset 5.1 Aset Diberi Tanda Pengenalan Hak Kerajaan Malaysia 5.2 Semua Aset Ditandakan Dengan Nombor Siri pendaftaran yang betul. 6.0 Penggunaan Aset Dan Barang-Barang Stor 6.1 Aset Yang Dibeli Digunakan. 6.2 Kerosakan Aset Dilaporkan Dengan Menggunakan Borang Aduan Kerosakan Aset (KEW.PA-9) Dan Tindakan Susulan Diambil. 6.3 Pengeluaran Barang-Barang Stor Adalah Teratur. 7.0 Pengeluaran Stok 7.1 Borang Permohonan Stok (KEW.PS-10) (Stor Pusat dan Stor Utama) diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini. 7.2 Borang Permohonan Stok (KEW.PS-11) (Stor Pusat, Stor Utama dan Stor Unit) diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini.

7 7.3 Penyata Pelarasan Stok (KEW.PS-17) disediakan jika perbezaan berlaku disebabkan kesilapan pengiraan. 8.0 Peraturan Penyenggaraan Senarai aset yang memerlukan 8.1 penyenggaraan (KEW.PA-13) perlu dikenal pasti dan disenaraikan. 8.2 Program Penyenggaraan disediakan. 8.3 Program Penyenggaraan dilaksanakan termasuk kenderaan diselenggara mengikut tempoh yang ditetapkan. 8.4 Kos penyenggaraan dan pembaikan direkodkan ke dalam fail kenderaan dan Buku Log Kenderaan. 8.5 Penyenggaraan yang dilaksanakan direkod dengan lengkap dan kemas kini dalam Daftar Penyenggaraan Harta Modal (KEW.PA-14). 9.0 Pelupusan Aset Dan Stok Bernilai Rendah 9.1 Pelupusan aset Pegawai Pengawal/TKSUK melantik Lembaga Pemeriksa Aset berdasarkan jawatan.

8 9.1.2 Pelantikan Lembaga Pemeriksa Aset tidak melebihi 2 tahun Perakuan Pelupusan (PEP) KEW.PA-16 disediakan dan digunakan dalam tempoh 1 tahun Lembaga Pemeriksa melaksanakan pemeriksaan dalam tempoh 1 bulan dari tarikh diarahkan oleh Jabatan Aset yang perlu dilupuskan disenaraikan di dalam Borang KEW.PA-17 oleh Urusetia Pelupusan Lembaga Pemeriksa melengkapkan dan menandatangani Laporan Lembaga Pemeriksa (KEW.PA-17) dan disokong dengan dokumen sokongan yang lengkap sebelum dikemukakan kepada Urus Setia Pelupusan dalam tempoh 2 minggu selepas pemeriksaan dijalankan Kelulusan pelupusan daripada Pihak Berkuasa Melulus diperolehi. 9.2 Pelupusan stok bernilai rendah

9 9.2.1 Ketua Jabatan melantik dua (2) Pegawai Pemeriksa Stok yang hendak dilupuskan daripada kumpulan Pengurusan dan Profesional atau Kumpulan Sokongan 1 atau yang setaraf yang tidak terlibat secara langsung mengurus stok berkenaan Pemeriksaan bagi pelupusan stok menggunakan Borang Laporan Pelupusan Stok Bernilai Rendah (KEW.PS-19) dan dikemukakan kepada Kuasa Melulus berserta dokumen sokongan yang lengkap Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3) dan Kad Petak (KEW.PS-4) dikemas kini Kehilangan 10.1 Tiada Kehilangan Aset Dilaporkan Pada Tahun Semasa 10.2 Pegawai yang bertanggungjawab melaporkan kehilangan kepada Ketua Jabatan dengan serta merta Ketua Jabatan/Pegawai bertanggungjawab membuat laporan polis

10 dalam tempoh 24 jam dari waktu kehilangan Ketua Jabatan/Pegawai Atasan di peringkat Ibu Pejabat menyedia Laporan Awal (Lampiran J Atau KEW.PA-28) dan kemukakan bersama Salinan Laporan Polis kepada Pegawai Pengawal dan Perbendaharaan (Jika Berkenaan) dalam tempoh 2 hari bekerja 10.5 Salinan Laporan Awal dikemukakan kepada KSU, Akauntan Negara, Ketua AuditNegara Dan/Atau Wakil Tempatan Ketua Audit Negara 11.0 Hapus Kira 11.1 Jawatankuasa Penyiasat dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal dalam tempoh 2 minggu dari tarikh Laporan Awal Laporan Akhir (KEW.PA-30/Lampiran K) dikemukakan kepada Kuasa Melulus

11 dalam tempoh 4 bulan dari tarikh Laporan Awal dikemukakan Laporan Hapuskira Kekurangan Stok (KEW.PS-21) dikemukakan kepada Pegawai Pengawal 11.4 Pihak Melulus Hapus Kira adalah Kuasa Melulus yang ditetapkan. (Aset) 11.5 Laporan Tahunan Kehilangan dan hapuskira Stok (KEW.PS-22) dikemukakan kepada Perbendaharaan Tindakan selepas kelulusan adalah teratur. Nota : / - Mematuhi X - Tidak Mematuhi TB Tidak Berkenaan Disediakan oleh: Disemak oleh:

12 Tarikh: Tarikh: Disahkan oleh: Tarikh: